Brukertips i Visma.net Project Management

Ved tilbakebetaling av en faktura, har du to valgmuligheter med tanke på håndtering av faktura-radene: Opprett kun tilbakebetaling: Gjentakende utgift blir markert som et ikke-fakturerbar på prosjekt og den gjentakende syklusen ender.  Opprett tilbakebetaling og en ny faktura: Gjentakende faktura blir lagt til automatisk som en fakturarad. Ingen endringer på gjentakende faktura.

Prosjektkort Prosjektkort er delt inn i 5 betegnelser: Salg: Informasjon relatert til salgsprosessen og aktiviteter tilknyttet salget. Prosjektplan: Faser for prosjektet, arbeidstimer og estimater samt tidslinjen for prosjektet. Samarbeid: Notater og oppgaver relatert til prosjektet på et kanban kort. Økonomi: Pris på prosjektet, utgifter og kostnader, og økonomi. Prosjektinnstillinger: Innstillinger på prosjektnivå, som standard faktureringsinformasjon og generelle innstillinger. Navn på prosjekt, prosjektnummer og prosjektleder vises på toppen og du kan endre på dette i samsvar med tilgangen du har fått tildelt. Kundenavn vises som en lenke under prosjektnavnet så du enkelt kan manøvrere deg fra prosjekt til kundekort. Du kan selv velge om prosjektbeskrivelsen skal være synlig, det du velger vil være gjeldende for alle prosjekter og fungerer som en standard.    Status på prosjekt kan bli bestemt ved å klikke på menyen ved siden av Prosjektleder. Dersom du velger en status, vil statusen vises direkte og du er nødt til å endre status på prosjekt for å kunne se om en beskrivelse er lagt til.    Hvis du skal lukke eller slette et prosjekt, vil du ha muligheten til dette til høyre for fakturerbar knappen. Det er ikke mulig å slette et prosjekt hvis det registrert timer, aktiviteter, utgifter eller andre kostnader, tilbud eller fakturaer.    Du kan enkelt fakturere på prosjekt ved å klikke på (betalbar) knappen. Knappen vil vise beløpet som skal bli fakturert. Dersom du ikke har noe som trenger å bli fakturert enda, kan du opprette et utkast til faktura og legge til rader manuelt. 

Dersom en gjentakende utgift er fakturert og så blir fakturaen slettet eller utgiften fjernet fra fakturaen, vil utgiften bli tilgjengelig i prosjektet igjen for vanlig fakturering som en vanlig utgift og endringer vil ikke påvirke den gjentakende utgiften.  

Det har nå kommet en ny funksjon til Project Management som lar deg automatisere faktureringsflyten. Med Planlagt fakturering kan du sette opp kjøringer som oppretter faktuarer automatisk.   Det må hakes av på adgangsprofilen eller direkte på den ansatte for å tilgang til Planlagt fakturering.     Vi skal nå se på hvordan du oppretter en kjøring. Gå til Fakturering - Planlagt fakturering.    Her ser du eksisterende jobber og overføringslogg. Vi velger Ny planlagt kjøring Da kommer vi til dette bildet: Du velger hva jobben/kjøringen skal hete og legger til beskrivelse hvis du ønsker det. Varighet er feil oversettelse, skal være regelmessighet og blir rettet. Om du ønsker at det skal faktureres daglig, ukentlig eller månedlig. Så velger du hvor ofte og på hvilken dag kjøringen skal være.   Under Prosjekter som skal faktureres så kan du begrense hvilke(t) prosjekt som det skal opprettes faktura på. Og så kan du velge intervall i NOK på verdien faktura må ligge innenfor for å bli opprettet.    Så kommer du til Opprettelse av faktura.  Du setter opp ønsket fakturastatus på fakturaene denne jobben oppretter. Og videre fakturadato og registreringsdato for fakturaene. Til slutt så kan du velge å motta e-post når kjøring er fullført.   Før du lagrer kan du trykke på Forhåndsvis, da får du se hva som vil innkludere i neste kjøring.   Merk at alle kjøringer går på kvelden norsk tid, rundt 21-22.

ine idéer er viktige for oss og vi tar alle på alvor. Før du oppretter en idé, bør du se over retningslinjene. Retningslinjer for opprettelse av idéer Husk søkefeltet. Ikke glem å gjøre et søk i Visma Community før du oppretter en ny idé. Vi vil ikke at du skal kaste bort tiden din på å skrive noe som allerede er lagt inn eller har et svar. Skriv et utkast til idéen din. For å hjelpe alle til å forstå hva du foreslår, er det lurt å skrive ideen i form av en brukerhistorie. Skriv begrunnelsen for idéen din og hvilken verdi dette gir deg og andre som brukere. Jo mer vi vet om ideen din - hvem den er for, hva motivasjonen er og hva selve idéen er, jo mer nøyaktig kan vi prioritere og utvikle den.   Bruk følgende format på brukerhistorien:   Som en [rolle] vil jeg ha [noe] slik at [fordelen].   Beskrivelse av elementene: Rollen: hvem (hvilken type bruker) er funksjonen for? Ansatt, Leder, Tillitsvalgt, Lønnsmedarbeider, Systemansvarlig el. Noe: hva er det du ønsker å gjøre - målet og / eller ønsket? Fordelen: Hvorfor trenger du det - hva ønsker du å oppnå? Hvilken verdi får du fra funksjonen?   Hvis det finnes, legg til ekstra beskrivende eksempler, for eksempel: Skjermbilder, bilder, illustrasjoner etc. NB! Personopplysninger skal ikke fremgå i eventuelle skjermbilder grunnet personvern Eksempler på andre steder eller produkter hvor du har sett funksjonen eller noe liknende   Eksempel: Som en ansatt vil jeg ha oversikt over alle mine vakter og fravær i samme kalender slik at jeg enkelt kan ha en totaloversikt over min egen arbeidssituasjon. Som en leder vil jeg enkelt kunne få oversikt over alle timelister fra mine ansatte og godkjenne disse fra mobil eller webmodul. Og til slutt; ikke glem å bidra med å “stemme/like” og kommentere på idéer du er enig i!

Status definisjoner og prosess Hver idé er verdifull - vi vil etterstrebe å vurdere hver og en innenfor rimelighetens tid. Idéen må igjennom en prosess for å fastslå hvor mange som ønsker dette, verdien for deg som bruker, levedyktighet og i tillegg passe med Visma sin strategiske retning i å effektivisere forretnings norge. Hver idé vil bli flyttet gjennom en “livssyklus”, beskrevet nedenfor.   Åpen idé - Helt nye idéer som er lagt inn og er klare for kvalitetskontroll av. Når ideen har bestått kvalitetskontrollen flyttes den til “Stem - Vi vurderer”.   Stem - Vi vurderer - Vårt produktteam har gjennomgått idéen og har sjekket at den følger retningslinjene for opprettelse av idéer i Community. Idéen er åpen for kommentarer og stemmer/likes fra andre. Flyttes videre etter 6 mnd.   Akseptert - Idéen er er lagt inn i planene for videre utvikling av produktet. Endringen kan komme i en fremtidig versjon!   Prioriteres ikke - Selv om alle idéer har en verdi, er det ikke alle idéer som kan utvikles eller passer for produktets utvikling. Vi vil anbefale å prøve en annen måte å løse dette på eller kanskje en spesialtilpasning ved hjelp av en konsulent vil fungere. Flere av løsningene våre er fleksible og kan tilpasses den enkelte kunde.   Implementert/Løst - Idéer med denne statusen er tilgjengelig i produktet. Se fra hvilken versjon i selve idéen. Sjekk Release-notes for versjonen og/eller brukertips i Community for hvordan du begynner å bruke den. Utvikling av produkter og tjenester i Visma Vi jobber kontinuerlig med å forbedre våre produkter. I Visma over 2000 mennesker  som jobber med utvikling av nye og eksisterende løsninger.   God sikkerhet og personvern for data som lagres i våre systemer er en viktig del av utviklingen av våre produkter. For eksempel med tanke på den nye personvern forordningen, GDPR. En omfattende prosess for å kvalitetssikre våre løsninger gjøres av vårt utviklingsteam.   Vi må ta mange betraktninger når vi velger hva som skal prioriteres og vi må tenke langsiktig. Slik sikrer vi at våre kunder får mest mulig ut av løsningen og at vi er i forkant av den teknologiske utviklingen. I tillegg til at våre produkter alltid følger de lovendringer som kommer.

Det har nå kommet en nyhet til Project Management som lar deg sette opp slik at faser er avhenig av hverandre.   Fordelen med det er er at du slipper manuelt å endre på startdato på en fase når fasen før varer lengre enn planlagt. Eller slippe endre sluttdato på en annen fase når fasen den er koblet til endrer sin sluttdato.  Systemet vil da endrer datoer på bakgrunn av koblingene og betingelsene som da er satt opp.   Vi skal se på noen eksempler på hvordan vi kan koble faser og sette opp avhengigheter. Fase 1 = Overordnet fase Fase 2 = Underordnet fase   Eksempel 1. Start til start. Vi trykker på venstresiden av Fase 1, og kobler den mot venstresiden av Fase 2. Da har det blitt slik: Så vi kan endre startdato på Fase 2, men bare til en senere dato. Endrer vi sluttdato på Fase 1 her så vil det ikke ha noen innvirkning på Fase 2, siden avhengigheten går på Start til start.   Vi endrer så på en betingelse. Vi setter Dager mellom til 5.  Etter vi lagrer så ser vi at Fase 2 får startdato 24. august.  Vi har nå sett på Avhengighetstype "Start til start".  Vi har og "Start til slutt", "Slutt til start" og "Slutt til slutt".  For å få forklaring på hva avhengighetstypen du har valgt betyr, så hold musepekeren over "i"- symbolet.  For å få opp det vinduet klikker du på koblingen og trykker på "Rediger betingelse"     Merk at faseavhengighet bare gjelder fase på samme nivå!

Er du travelt på jobb og vil holde enda bedre kontroll på prosjekter? Ja, det er viktig!  Den nye funksjonaliteten i app`en gir mulighet til å legge vedlegg på reiseutgifter (kvitteringer, fakturaer etc.) på en meget enkel måte.  For å legge til vedlegg trykk på "Reiseutgifter" ikon:    Trykk på "Legg til vedlegg" knapp:    Her du kan velge om du vil ta bilde av kvittering, bruke eksisterende bilde på mobil eller legge vedlegg i pdf-format:    Slik får du vedlegg knyttet mot reiseutgift. Enkelt og greit!