E-mails niet verzonden vanuit workflow

[Gea Bussink-Veerbeek]

We lopen er steeds weer tegenaan dat niet altijd de e-mails worden verzonden vanuit de workflows. Soms is het te relateren aan een verstoring in Self Service, maar heel vaak ook niet. 

We voegen altijd een bijlage toe bij alle e-mails en notificaties, zodat we in ieder geval in het archief kunnen controleren óf er e-mailverzending is geweest. Het is ook niet bij één specifieke workflow, maar het kan bij alle workflows gebeuren. Het wordt niet gelogd in het uitvalsverslag, waardoor we het gevoel hebben dat we onvoldoende grip hebben op onze werkprocessen. We gebruiken namelijk e-mailverzending om vervolgacties aan te maken in ons meldingensysteem, of een voorschot aan te vragen bij financiën. 

In november 2020 heb ik hiervan al melding gemaakt bij Visma|Raet, maar de prio is laag omdat het maar is aangetast bij één gebruiker. Nu ben ik gewoon benieuwd of we echt de enige gebruiker zijn die hiervan last hebben, of dat er meer gebruikers zijn. Herkennen jullie het probleem?

[Lonneke van der Aar]

@Gea Bussink-Veerbeek , wij hebben er nu ook last van sinds 1 december.
Mails t.b.v. het aanmaken van accounts die niet worden verstuurd. Hier heb ik melding van gedaan.

Het antwoord dat ik kreeg is:

Bedankt voor je melding.
Helaas zien we dat deze notificatie mails de afgelopen tijd niet altijd verstuurd worden. Het issue is bekend bij PD. Ik ga je aanvraag daarom doorzetten naar PD zodat het aan de huidige change gehangen kan worden en jullie op de hoogte gehouden worden.

[Gea Bussink-Veerbeek]

@Lonneke van der Aar , ik heb in mijn melding (staat al twee jaar open) verwezen naar jouw opmerking in deze post.

[Esmiranda Vermeer]

@Gea Bussink-Veerbeek ook wij hebben hier dit probleem dat notificaties niet altijd verstuurd worden. 

Ook bv een mailbevestiging dat iets ingestuurd is wordt niet meer verzonden. En daar is het niet echt handig om dit met een bijlage op te lossen. We hebben een melding gemaakt bij de Servicedesk, maar nog geen reactie gehad.

Ook bij ons gaat het om onze eigen @tilburg.nl maildressen.

[Gea Bussink-Veerbeek]

Er is een wens van mij in onderzoek: Inzicht in verstuurde e-mails vanuit de workflow (... - Visma Community

Anderen hebben deze wens ook: Logging van verzenden aanvullende mail uit workflo... - Visma Community, Overzicht verstuurde e-mails vanuit Self Service (... - Visma Community

[FBB Zorgboog]

@Gea Bussink-Veerbeek heb je wellicht al kunnen achterhalen of het steeds gaat om bijv mail die naar een GMail-adres worden gestuurd? Daar hebben wij nl regelmatig problemen mee gehad. Uiteindelijk lijkt dat veroorzaakt te worden door de afwijkende afzender die wij gebruikten. 

[Gea Bussink-Veerbeek]

Het gaat niet om een g-mailadres, maar adressen in ons eigen domein. In de workflow zijn deze opgegeven als vaste adressen. Meestal gaat het goed, maar soms gaat het fout. 

[Jar1k]

@Gea Bussink-Veerbeek het is lastig te weten wat je niet weet, tenzij je daar door iemand anders over wordt geïnformeerd ('ik heb de mail niet ontvangen'). Het staat me niet bij dat ik die opmerking de afgelopen tijd heb gehoord, behalve t.a.v. Easycruit, maar dat is een andere module.

Jij geeft aan dat jullie alles loggen middels bijlages. Dan heb je ook terug herleidbaar wanneer iemand aangeeft iets niet ontvangen te hebben. Heb je daar al analyse (door Raet) op los gelaten?

[Gea Bussink-Veerbeek]

Ik heb voorbeelden bijgevoegd in de melding, maar ik krijg nauwelijks tot geen reactie.

[marjavanderkolk]

Gea ik herken het probleem niet. Wij werken ook met emailtemplates en daarvan stuur ik er altijd 1 naar mijzelf zodat ik de vinger aan de pols kan houden of de mails wel of niet worden verstuurd. Het gaat tot nu toe in 99,99 procent van de gevallen altijd goed. Mogelijk is dat een optie om een vinger aan de pols te houden door het emailadres van functioneel beheer erbij te zetten? Gr. Marja

[Gea Bussink-Veerbeek]

Dat is helaas geen oplossing. Het gaat om een workflowstap van waaruit meerdere mails worden verzonden. Als het fout gaat, wordt er geen enkele mail verzonden, ook niet naar applicatiebeheer. Het loggen door een bijlage bij te voegen gaat goed, dus de mailbox van functioneel beheer overspoelen is niet nodig ;).

Ik zou graag willen dat er een melding in het uitvalsverslag kwam als een mail niet wordt verzonden terwijl dat volgens de workflowinrichting wel zou moeten.