Geldigheid activatielink langer dan 5 dagen

[KdeBreuk]

Nieuwe medewerkers en stagiaires krijgen voordat ze in dienst komen de activatielink van Youforce.

Ik loop er tegenaan dat deze link maar 5 dagen geldig is.

De stagiaires worden vaak al voor de zomervakantie aangemeld en gaan vlak voordat ze met stage beginnen nog eens goed kijken wat ze moeten aanleveren en dan is de link al verlopen. Ik moet nu telkens nieuwe activatielinken sturen. En nieuwe medewerkers wachten soms te lang met reageren dat ze geen link hebben ontvangen terwijl hij in de spam staat. Als ze er achter komen is de link verlopen. Kan de termijn worden verlengd naar minimaal 2 weken maar liever zelfs nog iets langer.

[Frans Bekkers]

Ik ben het helemaal met KdeBreuk eens, hier hebben wij ook veel last van.

Van mij mag het gerust op 4 weken komen te staan.

[Lieke Sterk Huis]

Ook wij hebben hier ontzettend veel vragen over vanuit nieuwe medewerkers/stagiaires. Als de activatielink langer geldig is, voorkomt dit ook veel mailverkeer en frustratie vanuit de nieuwe medewerker. Daarnaast kan het indienstproces een kortere doorlooptijd hebben hierdoor.

[Raymond_de_Rozario]

Met regelmaat krijg ik dezelfde opmerking dat 5 dagen te weinig tijd is. Onze ziekenhuismedewerkers en stagiairs loggen in via SSO. Het gaat bij ons om de ANIOS, AIOS of specialisten die via @onyouforce moeten inloggen. Deze nieuwe medewerkers krijgen de eerste dagen al meer dan genoeg informatie over zich heen. men komt er pas achter wanneer ze voor het eerst hun loonstrookje willen bekijken. Het is dan niet alleen frustrerend, maar ook onvriendelijk dat ze eerst weer met de P&O Servicedesk contact moeten opnemen omdat "het niet werkt". Dit geeft een verkeerd signaal af richting de medewerker terwijl het haar/zijn "eigen schuld" is. 

Aanvragen, diensten of accountaanvragen in het algemeen worden in veel gevallen bij ons in het ziekenhuis (ver) van te voren aangevraagd, mede omdat iedere functioneel beheerder van een applicatie een doorlooptijd heeft voor het verwerken van een aanvraag. Op deze wijze is alles dan geregeld op het moment dat de medewerker begint.

Hetzelfde liepen wij heel vaak tegen aan bij het aanmaken van een SC2 account. Deze waren in het begin ook maar 5 dagen geldig. De aanvraag voor Beaufort was dan op tijd aangevraagd, maar omdat de medewerker pas na een maand o.i.d. daadwerkelijk begon was het SC2 account weer verlopen. Moest er via 4Me weer een ticket worden aangemaakt...

Voorkom de frustratie van de nieuwe medewerker en het feit dat er weer twee partijen onnodig werkt hoeven te verrichten en zet de geldigheid van de link op 4 weken

[L Weegenaar]

Of nog beter: zelf kunnen instellen als organisatie zijnde.

[Rob99]

Goed laat ik nu net de bedoeling hebben om hier iets iets over te posten na mijn vakantie. Ook wij hebben hier heel veel last van namelijk, zo erg dat we de nieuwe medewerkers moeten verzamelen en deze pas in te voeren vlak voordat ze gaan beginnen. Er wachten er nu 14 op mij die vrijdag 1 september gaan in dienst komen en wat in de meeste gevallen inhoudt dat ze maandag 4/9 gaan starten. Eerder opvoeren is inderdaad geen optie want dan is er weer gedoe met mailverkeer over verlopen activatielinks. Ik zou denken: het werk kan maar vast gedaan zijn en dus helemaal mee eens om de activatieperiode te verlengen naar minimaal 2 weken.

[canan]

de link op 4 weken!  mee eens

[Sabine Koelewijn]

Hoi @KdeBreuk, 

Bedankt voor dit idee. We begrijpen dat het verlengen van de geldigheid jullie leven een stuk makkelijker kan maken, doordat je daarmee minder vragen krijgt. En hoewel gebruikersgemak bij ons hoog in de vaandel staat, vinden wij de veiligheid van de accounts nog belangrijker. Daarom blijven wij bij de standaard van 5 dagen. 

Zoals jullie zelf ook aangeven kun je de activatiemail opnieuw sturen wanneer de activatielink verlopen is. Mochten jullie andere ideeën hebben om dit proces te verbeteren hebben, dan horen we deze natuurlijk graag! 

[Rob99]

Hmm, status 'Realisatie onwaarschijnlijk' omdat de veiligheid belangrijker gevonden wordt. Er zou op zijn minst een tussenoplossing gevonden kunnen worden want 5 dagen is toch wel heel erg kort, zeker als er ook nog eens feestdagen en weekenden in het geding zijn. Ik zit niet te wachten op 'dubbel' en onnodig nieuwe activatielinks te moeten versturen omdat de activatietijd te kort is. Bovendien wacht ik vanwege de 5 dagen periode al langer met het aanmaken van gebruikers in portaalbeheer en ook dat is niet wenselijk voor de werkzaamheden. Waarom de activatielinks niet verlengen met een X-aantal dagen en waarbij de beveiliging ook niet al teveel in gevaar komt?

[Yvonne1261]

5 dagen is wel erg kort, zeker bij medewerkers in de zorg, waar veel medewerkers parttime werken. Voorbeeld weekendhulpen, die alleen op zaterdag of zondag aanwezig zijn. De activatie binnen 1 week  (7 dagen) zou dan al  wat mij betreft fijner zijn.

[Sabine Koelewijn]

@Rob99 en @Yvonne1261, een aantal dagen is een ander verhaal dan de 2 tot 4 weken. Ik kan nog niks beloven, maar ga wel onderzoeken of dit wellicht wel een optie is. 

[Rob99]

@Sabine Koelewijn 
We zijn inmiddels meer dan een maand verder. Kun je aangeven wat de status is van de gevraagde of gewenste aanpassing is?
Zelf heb ik op dit moment alweer meer dan 10 personen in 'de wachtrij' staan om per 1-11 a.s. te gaan beginnen. Vanwege het aanstaande weekend en het verlopen van de activatiemail na 5 dagen kan ik deze personen het beste pas aanstaande maandag 30-10 invoeren. Niet iedereen zal er namelijk ook aan toe komen om op de eerste werkdag met de activatiemail aan de slag te gaan. Heel vervelend om zo te moeten werken, vind ik persoonlijk.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Rob99,

We zijn dit idee nog steeds aan het onderzoeken. Het verlengen van de geldigheidsduur is helaas geen optie vanwege de beveiliging van de accounts. Maar we hebben wel een ander idee waarover we nu in gesprek zijn met onze security afdeling en daarnaast moeten we kijken of dit technisch ook uit te voeren is. Het zal dus nog niet zo snel opgelost zijn, maar we doen ons best om tot een goede oplossing te komen. 

[Lieke Sterk Huis]

@Sabine Koelewijn, is er ook een mogelijkheid om niet geactiveerde accounts allemaal in een keer de activatie code te laten versturen? Wij merken dat medewerkers die al lang in dienst zijn hun account nog niet geactiveerd hebben. Graag willen wij hen opnieuw de activatiecode versturen. Is dat mogelijk? En is het dan ook mogelijk om te selecteren op indienstdatum? 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Lieke Sterk Huis, 

Sorry voor mijn late reactie. Ik heb jouw opmerking gemist. Op dit moment is dat nog niet mogelijk. Maar je kan hier altijd een apart idee voor aanmaken zodat we kunnen volgen of deze wens voor meerdere klanten van belang is. 

[Lieke Sterk Huis]

@Sabine Koelewijn, dat idee had ik al aangemaakt; Herinnering activatiecode voor alle openstaande ac... - Visma Community 

[KdeBreuk]

@Sabine Koelewijn kun je aangeven wat de status is van het onderzoeken van het idee met de security afdeling, en het komen tot een goede oplossing. Afgelopen maand zijn er weer allemaal nieuwe stagiaires gestart. Ook komt de link vaak in de spam terecht blijkt en de stagiaires gaan pas vlak voor de start van de stage kijken wat er moet gebeuren.

We horen het graag!

Karin de Breuk. 

[Nicole J]

Wij lopen ook tegen hetzelfde probleem aan. Wij hebben deze rol nu bij een medewerker van de PSA belegd die dan letterlijk mensen zit te mailen en te bellen omdat de activatielink dreigt te verlopen. Zonde van de tijd van deze medewerker.

[Raymond_de_Rozario]

@Sabine Koelewijn Zou je iets meer duidelijkheid kunnen geven wat Visma bedoelt met "de beveiliging van accounts"? Een mailbox is toch beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Waar zit het probleem dan wel?

[Rob99]

Ik denk dat ik eigenlijk nog even tot oktober 2024 moet wachten om te reageren op deze melding want dan kan ik aan geven dat we al meer dan een jaar aan het wachten zijn op een werkbare oplossing. Waarom duurt dit allemaal zo lang @Sabine Koelewijn ? Organisaties hebben hier gewoon last van als ik de reacties hierboven lees. Niet elke organisatie is van de werkverschaffing toch en dat wil men bij Visma toch ook niet? Ik mag toch hopen dat dit ook bij 'Security' toch wel zo uitgelegd kan worden?

[Sabine Koelewijn]

Hoi allemaal, 

De analyse voor dit idee is nog niet afgerond. We zien zeker de meerwaarde van dit idee, maar we hebben ook nog andere prioriteiten waar op dit moment aan gewerkt wordt. Ik kan dus niet beloven dat dit op korte termijn wordt opgelost. 

[Sabine Koelewijn]

Goedemorgen, 

We zijn de mogelijkheden voor dit idee aan het onderzoeken. De geldigheid van de activatielink staat nu op 7 dagen en is niet langer zodat we de beveiliging van de accounts kunnen garanderen. We zijn daarom verschillende opties aan het onderzoeken waardoor de gebruiker zelf bij zijn of haar account kan, ook nadat de link is verlopen, maar dat we wel de beveiliging kunnen garanderen. 

Ik wil hiervoor graag een brainstorm sessie organiseren op  dinsdag 22 oktober van 14:30 tot 15:30 uur. Mocht je aan willen sluiten, stuur dan een mailtje naar sabine.koelewijn@visma.com. Ik hoop dat je aanwezig kunt zijn!

[Sabine Koelewijn]

Goedemiddag @KdeBreuk, @Rob99, @Nicole J en @Lieke Sterk Huis 

Gisteren hebben @Raymond_de_Rozario en ik hierover gebrainstormd en zijn tot de volgende mogelijke opties gekomen. 

Let op: dit zijn de uitkomsten van de brainstorm en deze zijn nog niet getoetst of het technisch ook mogelijk is. 

Het verlengen van de activatielink is niet mogelijk, maar we hebben de volgende opties besproken:

1. Wanneer je in Configuratie Youforce de geboortedatumcheck aanzet moet de gebruiker als extra beveilingingscheck de geboortedatum invullen. In dat geval vervalt de link niet en blijft deze dus geldig. Dit geldt dan alleen voor de gebruikers die uit Beaufort komen en waarvoor we een geboortedatum hebben. 

2. Wanneer de activatielink na 7 dagen is verlopen krijgt de gebruiker wanneer hij of zij op de link klikt een scherm met de mogelijkheid om een activatiecode te laten mailen en deze code vervolgens in te voeren in het scherm. 

3. Dit is dezelfde functionaliteit als 2, maar dan wordt een SMS verstuurd in plaats van een e-mail. 

Ik hoor graag wat jullie van deze opties vinden, welke de voorkeur heeft en waarom en of je wellicht nog een toevoeging hebt.