Graag zouden wij een notificatie e-mail willen ontvangen/verzenden op het moment dat een medewerker of manager in het ondertekenportaal alsnog de documenten afkeurt. Kan dit ingeregeld worden? Nu moeten wij expliciet naar de Batch Sign om daar te kijken of een document is afgekeurd. Dat is niet gebruikersvriendelijk.
Dankjewel voor je idee. Om een goed idee te krijgen van precies je voorstel is, zou je iets meer kunnen uitleggen over hoe en waar je dit in zou willen stellen? Denk daarbij aan o.a. de ontvanger en de gewenste data in de mail (denk om AVG). We hebben nu juist alle informatie -en de mogelijkheid om opnieuw te verzenden- gebundeld in Batch Sign als centrale locatie binnen een beveiligde omgeving.
Op dit moment acht ik de kans klein dat wij hier iets mee willen doen, maar met bovenstaande krijgen we in ieder geval een beter beeld van je verwachtingen.
@Christiaan Sluis, op het moment dat in het ondertekenportaal op afkeuren wordt geklikt en de reden aangegeven wordt, zou ik graag een mail notificatie willen instellen dat er naar onze algemene HR mailbox aangegeven wordt met naam medewerker, reden van afkeuring. Onze HR afdeling heeft deze signaleringsfunctie en op deze manier kunnen wij direct handelen.
@Christiaan Sluis, willen jullie ook meenemen of rekening houden met de vervolgstappen die in sommige gevallen gedaan moeten worden. Op het moment dat in het ondertekenportaal wordt afgekeurd en de mutatie moet in het proces naar een voorgaande stap/activiteit, dan moeten we nu eerst de mutatie deblokkeren. Hopen dat de actiehouders die in de stap na het ondertekenportaal in die tussentijd de mutatie niet oppakken. Vanuit deze activiteit dient de mutatie retour gestuurd te worden naar de stap ervoor en uiteindelijk nog een keer vanuit die stap naar een stap aan het begin van het proces. Dus dat wil zeggen dat we soms door het afkeuren 4 tot 5 handelingen moeten doen. Graag dit ook meenemen in het verbeterproces.
Goed dat je het aangeeft. Dit hebben wij inderdaad al meegenomen in de feedback dusver. Maar dan weet ik ook wie ik moet vragen als ik meer details nodig heb 😉.
Ik kon er verder geen informatie over vinden, maar ik haak hier even op aan, omdat dit het dichtst bij onze vraag komt.
Na afwijzing van een overeenkomst door de manager, deblokkeren we de mutatie en zetten 'm terug naar PSA.
In Batch Sign stond de reden van afwijzing onder een 'i-tje' [informatie], maar als je de mutatie deblokkeert en terugzet naar PSA verdwijnt de afwijzing en dus ook de reden van de afwijzing. Waar is de reden van afwijzing dan te vinden?
De huidige werkwijze is inderdaad absoluut niet handig ingericht.
Wat mogelijk zou helpen is dat je een herkenning hebt in de Te doen lijst dat een e-signing afgewezen is met de daarbij opgegeven reden. Hierdoor zal het sneller opvallen en hoef je niet zelf op zoek naar je informatie.
Daarnaast zou het ook handig zijn als je er een mail verstuurd wordt naar een intern mailadres (zelf in te stellen) bij een afwijzing. Het gebeurd nog weleens dat klanten als laatste stap in de workflow de e-signing hieraan koppelen. Indien er dan een afwijzing komt is er geen openstaande mutatie meer dus een herkenning in de te doen lijst werkt dan niet.
Nog beter zou zijn wanneer de mutatie niet naar de nieuwe activiteit gaat totdat de e-signing daadwerkelijk afgerond is.
Ben het helemaal eens met @Angela Heins1 en @Jeroen Coret Kennemerhart. Wij willen de digitale handtekening introduceren, maar de huidige werkwijze is zeer gebruikersonvriendelijk. Wij hebben ook de onderstaande wensen:
- Notificatie versturen bij afwijzing naar geautoriseerden van vorige activiteit
Wij zijn nog steeds volop in gesprek om te kijken hoe wij een nieuwe signing oplossing kunnen bieden waarbij wij bovenstaande meenemen. Onder andere het concept "tekenresultaat-vervolg" hebben wij hier nadrukkelijk in zitten.
Onze klanten werken reeds met het nieuwe Digitaal Ondertekenen (API Intradata). De reden van afkeuring is momenteel (slechts 2 weken) te zien in het Dashboard Digitale Ondertekening. De duur van 2 weken is sowieso niet voldoende.
Daarnaast is de reden van afkeuring binnen Visma alleen te zien via Workflow Plus - Procesmonitor - werknemer kiezen - Vernieuwen - workflow openen, in het veld Samenvatting, kolom Notitie.
Dat is niet werkbaar voor onze collega's van de salarisadministratie. Zij willen en notificatie en/of taak ontvangen van de afkeuring.
Jouw voorbeeld gaat over de standalone, die een eigen community heeft voor ideeën en feedback. Je kunt deze hier vinden. Ik wil je niet van het kastje naar de muur sturen, maar naar het juiste kastje zodat de feedback ook opgepakt kan worden door degenen die er verantwoordelijk voor zijn🙂.
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
.gif "VISMA"){kind=icon}
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Nederland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika