Kennisbank Visma.net HRM

In deze releaseupdate worden de volgende 2 aanpassingen gedaan: - Oplossing van een issue dat kon ontstaan in een actie in persoonsgegevens - Het overzicht met medewerkers die nog niet naar Payroll zijn verzonden is beschikbaar. Dit is een aanvulling op de functionaliteit die in release 1.139.00 is uitgebracht. Lees de bijlage voor meer details!

De vakantie staat voor de deur! Nog even het verlof inboeken via de mooie nieuwe verlof kalender. Maar wat is dat irritant. Je wilt 2 weken vrij nemen, je hebt nog 20 uur wettelijk verlof over. Nu moet je 2 aparte aanvragen doen: 1 voor de 20 overgebleven wettelijke verlofuren en 1 aanvraag voor de resterende uren op bovenwettelijk verlof. Moet dat echt? Nee, gelukkig hoeft dit niet als de boekingsgroepen zijn ingericht! Boekingsgroepen Om verlof definities in 1 aanvraag te kunnen gebruiken is het mogelijk om een boekingsgroep aan te maken. Deze boekingsgroep wordt vervolgens gekoppeld aan de betreffende verlofdefinities. De medewerker kan dan 1 aanvraag doen. Eerst wordt dan de verlofdefinitie gebruikt met de hoogste prioriteit. Zijn alle uren gebruikt, dan wordt de verlofdefinitie met de 2e prioriteit gebruikt, enzovoort. Aanmaken van een boekingsgroep Stap 1 is het aanmaken van een boekingsgroep. Dit doe je bij Verlof - Onderhoud - Boekingsgroepen. Klik met de rechtermuisknop op ‘Groepen boekbaar verlof’ en kies voor nieuwe boekingsgroep toevoegen. Geef de boekingsgroep en richt de velden in.   Bij Naam kies je een naam die de medewerker in de verlofkalender te zien krijgt.  De ingangsdatum is de datum per wanneer de boekingsgroep beschikbaar dient te zijn. Bij registratie in uren of dagen is het belangrijk dat dit overeenkomt met het type verlofdefinitie wat je wilt koppelen. Als deze in uren is moet ook bij de boekingsgroep uren worden gekozen. Onder het kopje aanvragen geef je aan hoe de goedkeuringsworfklows moeten verlopen. Wanneer het verlof via de boekingsgroep wordt aangevraagd wordt deze goedkeurings workflow gebruikt, niet de goedkeuring die op de verlofdefinitie(s) zelf is vastgelegd.  Een ingerichte boekingsgroep ziet er bijvoorbeeld zo uit:   Boekingsgroep koppelen aan verlofdefinitie Stap 2 is het koppelen van de boekingsgroep aan de verlofdefinities. Dit kun je selecteren als de versie van de verlofdefinitie overeenkomt met of valt na de ingangsdatum van de boekingsgroep en waar de volgende velden overeenkomen met de verlofdefinitie:  Standaard aantal uren per dag Verwerkingsprioriteit Afrondingsregels Registratie in uren/dagen Dan kan de boekingsgroep gekozen worden in de verlofdefinitie en de prioriteit worden ingesteld.   Als je vervolgens bij bovenwettelijk verlof dezelfde boekingsgroep selecteert, kan je bijvoorbeeld prioriteit 2 kiezen.   In dit geval zal eerst het wettelijk verlof en vervolgens het bovenwettelijk verlof worden afgeschreven.  Bij de verlofaanvraag wordt eerst gekeken of er in het jaar van de datum van de aanvraag verlof komt te vervallen. Als dit het geval is, wordt dat verlof eerst gebruikt. Daarna wordt er gekeken naar de ingestelde prioriteit van de boekingsgroep op de verlofdefinities. In bovenstaande voorbeeld wordt dan eerst het wettelijk verlof volledig benut en daarna bovenwettelijk verlof    

Je kan een voorstel of wens voor verbetering van de applicatie in de community via de optie Ideeën inbrengen. In de open Visma community kan iedereen op ideeën stemmen door Kudos (likes) te geven. Het aantal Kudos geeft aan hoe populair het idee is en dat is een maatstaf van de behoefte aan de realisatie. Enige tijd na het inbrengen van een idee beoordelen we dat op populariteit en haalbaarheid, maar ook op de aansluiting met de productstrategie.

Waar is die werktijdenwijziging nou gebleven die ik vanmorgen heb ingediend? Is dat nieuwe contract nu al aangemaakt voor Sandra? Zou ik dat doen of ging mijn collega die invoeren? Wat voor mutaties heb ik eigenlijk gedaan? En welke salariswijzigingen zijn er gedaan voor Hugo?   Zomaar een aantal vragen die je te binnen kunnen schieten tijdens een drukke werkdag. En dan wil je overzicht. Je wilt gemakkelijk en snel het antwoord op je vraag kunnen krijgen. Daarvoor hebben we het actie overzicht beschikbaar gemaakt.     Heb jij dit overzicht (nog) niet beschikbaar? Vraag dan aan je HR afdeling of je de autorisaties hiervoor kunt krijgen!   Nieuwsgierig naar het actieoverzicht? Lees hieronder snel meer of bekijk de video(s) en ga aan de slag!   Actie overzicht Hier vind je een link naar 2 video’s waarin het actieoverzicht wordt toegelicht.   Het actie overzicht moet makkelijk inzicht komen op de volgende vragen: Welke acties heb ik gedaan? Welke acties zijn gedaan voor werknemer x?   Het overzicht is beschikbaar bij Persoonsgegevens - Overzichten - Actie Overzicht. In de volgende alinea’s beschrijven we hoe het overzicht werkt en wat erop getoond wordt. Zoeken werknemer In het overzicht kan er gezocht worden op een werknemer. Dit is handig als je de vraag beantwoord wilt krijgen: Welke acties zijn er gedaan voor werknemer x? Voorwaarden Je kunt alleen zoeken op werknemers waarvoor je ook autorisatie hebt.  Er moeten minimaal 3 letters worden ingevoerd bij het zoeken. Bij het zoeken op het werknemersnummer moet het volledige nummer worden ingegeven.  Bij de zoekresultaten worden de voornaam, achternaam en het werknemersnummer getoond van de betreffende medewerker. De weergave hangt af van de instelling ‘Schrijfwijze verkorte naam werknemer’ die is ingesteld bij Persoonsgegevens - Onderhoud - Instellingen.  Bij het ingeven van de zoekopdracht wordt gezocht op voornaam, roepnaam, achternaam en werknemersnummer. In onderstaande voorbeeld wordt gezocht op ‘ann’.       In de uitkomsten komen onder andere Hanny, Anne en Marianne naar voren. Maar ook bijvoorbeeld Tineke van Aalbers - Hettinga. De reden is dan dat zij in haar voornamen de combinatie ‘ann’ heeft.    Actie filter Naast het werknemer zoekscherm is een actie filter opgenomen.   Hier kan bijvoorbeeld gekozen worden voor alleen de actie nieuw contract.  Zijn er geen werknemers geselecteerd en staat het filter op actie nieuw contract, dan zullen alle nieuwe contract acties getoond worden van de werknemer waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Ook is het hiermee mogelijk een bepaalde wijziging in beeld te brengen voor een specifieke werknemer.  De vraag is: Welke acties zijn er gedaan in sectie y voor werknemer x? Bijvoorbeeld: Je wilt zien wanneer er roosterwijzigingen zijn gedaan voor werknemer Greet Hendriks. Je selecteert dan eerst de werknemer. Vervolgens kies je bij proces de sectie Werktijden.  Alle acties waarin deze sectie is gewijzigd komen nu naar voren.  Filter knoppen Onder de blauwe balk zijn 5 knoppen beschikbaar.   Wie is betrokken Kies hier wie er betrokken is bij de actie. Mijn acties: acties waarbij de ingelogde gebruiker betrokken is geweest. Dat kan zijn dat deze de actie heeft gestart, maar het kan ook (een van) de goedkeurder(s) zijn.  Alle acties: hierbij worden alle acties getoond, ongeacht of de ingelogde gebruiker hieraan gemuteerd heeft. Voor deze knop is een aparte autorisatie (PAY.31978) beschikbaar. Hierdoor kun je deze knop voor gebruikers al dan niet beschikbaar maken. Status Wordt uitgevoerd: alle acties die op dit moment open staan. Dit kan zijn wacht op goedkeuring, of is nog niet ingediend. Gereed: alle acties die gereed zijn. Dat kan zijn doordat de actie is goedgekeurd, maar ook vervallen en afgekeurde acties worden getoond. Alle statussen: een combinatie van de statussen Wordt uitgevoerd en Gereed.  Resultaten De resultaten die worden weergegeven worden bepaald op basis van de combinatie van de ingestelde filters. Ook gegevens van acties die voor de releasedatum zijn ingevoerd worden weergegeven. Standaard wordt het filter op ‘Mijn Acties’ en ‘Wordt uitgevoerd’ gezet. Je ziet dan alle nog niet afgeronde acties waarbij jij als gebruiker betrokken bent geweest. Daarbij worden de volgende gegevens getoond: Werknemer: Werknemer naam en werknemersnummer Actie: De naam van de actie Status: Status van de actie Gestart op: De datum waarop de actie is gestart Effectief vanaf: De datum waarop de wijziging ingaat Status workflow: Meer informatie over de status van de workflow Bekijk details: Wanneer hierop geklikt wordt komt een pop up naar voren met daarin meer informatie over de wijzigingen die zijn gedaan.  Popup actie Er zijn 3 tabbladen beschikbaar in de popup: Overzicht, Details en Invoernotities. Overzicht Dit tabblad toont algemene informatie over de wijzigingen. Welke secties zijn in de actie aanwezig, wie heeft het voltooid, op welke datum. Hoe lang stond de actie open.    Details De details tonen de volledige historie van de actie. Op veldniveau wordt getoond wie wanneer heeft gewijzigd en wie uiteindelijk heeft goedgekeurd. (zie meer informatie in de releasenotes 1.135.00 bij Historie actie of het tips & tricks artikel)       Invoernotities Hier worden de invoernotities getoond. Hierbij worden eventueel de vragen en antwoorden getoond als de actie vragen in gebruik zijn. (zie voor meer informatie in de releasenotes 1.136.00 bij Actie vragen of het tips en tricks artikel)            

Deze release update bevat de volgende items: Sortering werknemersgroepen op alfabetische volgorde Status van acties wordt nu correct getoond bij Soorten aanstellingen & Acties Te strikte validatie op einddatum contract opgeheven Vaste uren en werktijdfactor nu wel goed overgenomen van basis contract Nieuwe salarisschalen PO & VO Zie voor meer informatie de bijlage. 

Releasenotes Visma.net HRM 1.138.10 20 Mei 2023   Workflow Plus taak Genereren document: Uploaden PDF bestand Het was in een bepaalde situatie niet mogelijk om een PDF document te uploaden terwijl conversie naar PDF wel was toegestaan. Dit probleem is opgelost.  

Releasenotes Visma.net HRM 1.138.08 13 Mei 2023   Workflow Plus: In de taak schermen voor genereren, bewerken en bekijken van documenten zijn een aantal problemen opgelost.  

Releasenotes Visma.net HRM 1.138.05 22 April 2023   Hierin zijn de volgende aanpassingen gedaan: - Loonkostenverdeling in nieuw contract validaties gewijzigd - Bij rooster leeg in nieuw contract werd bij de goedkeuring de vaste uren en werktijdfactor op 0 gezet - Er kon een foutmelding komen in het onderhoudsscherm soorten aanstellingen en acties.    Lees de bijlage voor meer informatie.

Releasenotes Visma.net HRM v.1.137.01- datum 20 december 2022   In deze update:   Diverse kleine verbeteringen in het actie overzicht Vaste uren en deeltijdfactor weer beschikbaar wanneer rooster niet in gebruik is

In deze releaseupdate zijn 3 aanpassingen gedaan:   - Gewijzigde doelgroep pNPS  - Nieuwe AOW leeftijd geimplementeerd - Autorisaties officiele documenten aanpepast

Toch maar die maandag vrij nemen in plaats van die woensdag? Een medewerker kan dit gemakkelijk zelf doorgeven in Visma.net HRM. Bij het doorgeven van deze wijziging moet het niet mogelijk zijn om de totale omvang van het rooster te wijzigen. Daar zou namelijk een andere goedkeuringsflow aanhangen en er zal een wijziging op de arbeidsovereenkomst gegenereerd moeten worden.  Bij een werkpatroon wijziging is dit niet nodig.   Het is mogelijk om dit in te richten in het mutatieformulier. Zie het voorbeeld hieronder waarbij de totale omvang (per ongeluk) wordt gewijzigd. Op woensdag worden uren toegevoegd maar op maandag worden deze uren niet weggehaald. Deze wijziging kan niet worden opgeslagen.   Als vervolgens de uren op de maandag worden weggehaald, komt het totaal weer op 32 uur. Dan kan het rooster wel worden opgeslagen.   Wil je weten hoe je dit mutatieformulier aanmaakt? Lees hieronder snel meer over het inrichten hiervan, en ga aan de slag!   En zie je de invoer van de uren per dag in het rooster nu voor het eerst? Wellicht gebruiken jullie de klassieke bedrijfsroosters. Stap dan snel over op de werknemerroosters!  Mogelijkheid tot alleen roosterdagen wijzigen en niet totale uren In het mutatieformulier is het nu mogelijk om aan te geven dat er een roosterwijziging gedaan kan worden, maar dat daarbij niet de totale uren mogen veranderen. Hierdoor is het mogelijk een apart proces in te richten voor alleen een roosterdagen wijziging en een daadwerkelijke uren wijziging waarbij de deeltijdfactor wijzigt. Dit kan dus wel: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Vrijdag 8 = totaal 24 uur  Dit kan dan niet: Marleen wijzigt haar roosteruren van:  Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8 = totaal 24 uur naar Maandag 8, Dinsdag 8, Donderdag 8, Vrijdag 8 = totaal 32 uur    Er is een nieuwe optie toegevoegd aan het inrichtings scherm van het mutatieformulier om deze restrictie in het formulier mogelijk te maken. Deze optie is alleen beschikbaar als alleen het rooster is toegevoegd aan het mutatieformulier. Als de vaste uren en/of deeltijdfactor/werktijdfactor is geselecteerd is de optie niet beschikbaar. Als het vinkje is aangezet en later worden de vaste uren en of deeltijdfactor aan het mutatieformulier toegevoegd dan zal de instelling alsnog genegeerd worden. Het is dan wel mogelijk om de totale uren aan te passen.    Wanneer deze optie aanstaat wordt er een blokkerende melding getoond wanneer de gebruiker uren probeert op te slaan die niet overeenkomen met het totaal aantal uren in het rooster.   Dit werkt ook als het mutatieformulier onderdeel is van een actie:     Gebruiken werknemerroosters Om werknemerroosters in gebruik te nemen zet je de volgende vinkjes aan  ‘Gebruik werknemerroosters’ en ‘Maak werknemerroosters leidend.’   Let op, dit heeft wel consequenties. Neem hierover contact op met jullie consultant om dit verder te bespreken.

Als beheerder kan het handig zijn om een overzicht te hebben van alle gebruikers binnen de organisatie die werken met de software van Visma. Hiervoor is nu het self service portaal Authentication Settings beschikbaar. Authentication Settings maakt het mogelijk om het loginproces zelfstandig in te richten. Wanneer je een authenticatie beleid wilt instellen dat afwijkt van het door Visma ingestelde standaardbeleid, dan zijn hiervoor nu mogelijkheden beschikbaar.   In dit artikel laten we zien hoe gebruik gemaakt kan worden van de basisfunctionaliteit. De basisfunctionaliteit maakt het mogelijk om vanuit Authentication Settings een lijst met alle beschikbare gebruikers op te vragen binnen een bepaald domein (tab Gebruikers) waarbij gebruikersgegevens direct bewerkt kunnen worden (voornaam, achternaam, e-mailadres, land, taal). Ook is er informatie te vinden wanneer een gebruiker voor het laatst ingelogd is en het aantal keer dat een gebruiker in een bepaalde applicatie heeft ingelogd.   De beheerder krijgt tevens uitgebreide informatie te zien over het wachtwoord en de tweestapsverificatie (2FA)-opties van de desbetreffende gebruiker. Ook kan hij vanuit het venster gebruikers een aantal acties uitvoeren, zoals;   Verzenden reset wachtwoord e-mail (Send reset password e-mail) Genereer een eenmalig wachtwoord (Generate a one-time password) Genereer een eenmalige 2FA-backupcode (Generate a one-time emergency code) De verantwoordelijke medewerker kan via de volgende stappen toegang krijgen tot de Authentication Settings service. Voor Visma.net-gebruikers kan de Authentication Settings service op bedrijfsniveau worden ingeschakeld via Visma.net Admin. Dit kan voor ieder willekeurig bedrijf geactiveerd worden, dit kan dus ook een testbedrijf zijn.    Hierna kan op gebruikersniveau de rol Authentication administrator worden toegekend waarna de gebruiker rechten zal krijgen tot Authentication Settings.   De verantwoordelijke medewerker kan nu inloggen in Visma Home waar de tegel Authentication Settings zichtbaar is geworden. Om gebruik te maken van de functionaliteit moet via Authentication Settings een domein geregistreerd worden. Na het registreren van het domein is de hierboven beschreven basisfunctionaliteit direct beschikbaar..    Wanneer je gebruik wilt maken van de geavanceerde opties zoals Single Sign-On dan kan een koppeling met een eigen identiteitsprovider opgezet worden op de tab Single Sign-On. Lees hierover meer in de volgende veelgestelde vraag. Let op: deze geavanceerde opties zijn niet gratis.   Binnen het portaal in het Help centre is een uitgebreide handleiding terug te vinden hoe het domein vastgelegd en geverifieerd kan worden, deze is ook beschikbaar via de volgende link.

Releasenotes Visma.net HRM 1.137.19 14 Februari 2023   In deze releaseupdate zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd in de layout en het gebruikersgemak van declaraties.   Lees hierover meer in de bijlage van dit artikel!  

Releasenotes Visma.net HRM 1.136.03 22 oktober 2022.   De onderwerpen in deze release update zijn: - Er zijn 10 extra mutatieformulier sjablonen beschikbaar - Bij officiele documenten de upload knop beschikbaar - Omschrijving van actie layout wijzigingen - Knop toevoegen bij keuzelijsten in alle gevallen beschikbaar - Aanmaken inhuurcontract zonder belastingstap mogelijk - Aanpassing in Vervangingsplanner API gegevens

Releasenotes Visma.net HRM 1.136.01 11 oktober 2022.   In deze release worden de salarisschalen uit de nieuwe CAO Bestuurders Funderend Onderwijs beschikbaar gemaakt (PO+VO bestuurders).

Loonkostenverdeling foutmelding bij apostrof   Bij het wijzigen of toevoegen van een loonkostenverdeling waarbij er een apostrof in de naam van een dimensie verwerkt is, resulteerde dit in een foutmelding. Dit wordt opgelost in versie 1.138.04 op zaterdag 8 April 2023. Voorbeeld kostenplaats: Afdeling Support in ‘s Hertogenbosch