Kennisbank YouServe

  1. Aanpassingen wet- en regelgeving 1.1 Inleiding In deze Vooraankondiging vind je informatie over de aanpassingen in Payroll Business voor de jaarovergang van 2024 naar 2025.  Aandachtspunten In deze Vooraankondiging vind je de definitieve informatie over de aanpassingen voor de jaarovergang. Als er naderhand aanvullingen zijn op de informatie in deze Vooraankondiging, vermelden we deze in de Release notes van januari 2025. Diverse wettelijke wijzigingen voor 2025 hebben we al in oktober, november en december in Payroll Business doorgevoerd, om de jaarovergang zo makkelijk mogelijk te maken. In deze Vooraankondiging vatten we alle zaken nog eens samen, zodat je alles op een plek kunt raadplegen. Nieuwsbrief Belastingdienst Zie voor de wijzigingen in wet- en regelgeving ook de Nieuwsbrief Loonheffingen 2025 van de Belastingdienst die je kunt downloaden van www.belastingdienst.nl . 1.2 Arbeidskorting De arbeidskorting voor lagere inkomens gaat van € 5.532 in 2024 omhoog in 2025 naar € 5.559. De arbeidskorting voor de hogere inkomens wordt afgebouwd. Als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking meer is dan € 43.071 ( 2024: € 39.957)  per jaar, wordt de arbeidskorting in 2025 verminderd met 6,510% van dit inkomen. De arbeidskorting is € 0 als het inkomen uit tegenwoordige dienstbetrekking hoger is dan € 129.077 (2024: € 124.934). 1.3 Algemene heffingskorting De algemene heffingskorting gaat van € 3,362 in 2024 omlaag in 2025 naar € 3.068. De algemene heffingskorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Bij een jaarinkomen boven het grensbedrag € 28.406 ( 2024: € 24.812) wordt de algemene heffingskorting afgebouwd met een percentage van 6,337% (2024: 6,095%) en is volledig afgebouwd vanaf het inkomen € 76.820 (2024: € 75.518).  Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat. 1.4 Ouderenkorting De ouderenkorting gaat van € 2.010 in 2024 omhoog in 2025 naar € 2.035.  De ouderenkorting kent een inkomensafhankelijke afbouw. Het maximale bedrag van de afbouw bedraagt eveneens € 2.035. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Loonheffingskorting op Ja staat en de medewerker de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. 1.5 Alleenstaande ouderenkorting Tot 1-1-2024 mocht de alleenstaande ouderenkorting alleen maar door de Sociale Verzekeringsbank (SVB) worden toegepast. Met ingang van 1-1-2024 mogen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande ouderenkorting toepassen en wordt deze in zowel de groene als in de witte tabellen gepresenteerd. Vanaf 1-1-2024 kan een AOW-gerechtigde die je verloont, verzoeken om ook de alleenstaande ouderenkorting toe te passen.  De alleenstaande ouderenkorting gaat van € 524 in 2024 omhoog in 2025 naar € 531.  Medewerker > Arbeidsrelatie > Loonheffingen (medewerker) Binnen Payroll Business is deze nieuwe korting geïmplementeerd en is het mogelijk om deze te laten berekenen. Per 1-1-2024 is hiervoor aan het scherm Loonheffingen (medewerker) het veld Alleenstaande ouderenkorting toegevoegd. Standaard heeft dit veld de waarde Nee. Als je hier Ja invult en de medewerker is AOW gerechtigd, dan zal Payroll Business bij het berekenen van de verschuldigde loonheffing ook de alleenstaande ouderenkorting toepassen.    1.6 Bijzondere beloningen Voor het berekenen van de loonheffing voor bijzondere beloningen De al bestaande tabellen voor de bijzondere beloningen zijn aangepast aan de cijfers van 2025. 1.7 Jonggehandicaptenkorting De jonggehandicaptenkorting gaat van € 899 in 2024 omhoog in 2025 naar € 909.  Dit bedrag bestaat uit de volgende vier heffingscomponenten: loonbelasting premie AOW premie Anw premie Wlz Het bedrag € 909 geldt voor werknemers jonger dan de AOW-leeftijd die over de eerste tariefschijf de gecombineerde loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn verschuldigd. Dat betekent dat er één of meer heffingscomponenten moeten worden geëlimineerd als de medewerker of de uitkeringsgerechtigde zijn loon geniet: vanaf de eerste dag van de maand waarin hij de AOW-leeftijd bereikt (de AOW-component) in een herleidingssituatie (één of meer van de vier componenten) bij wonen in het buitenland (de loonbelastingcomponent) Payroll Business berekent het juiste bedrag aan Jonggehandicaptenkorting. Hiervoor hebben wij in de referentietabel Loonheffing jonggehandicaptenkorting de bedragen van 2025 opgenomen. Payroll Business berekent deze korting automatisch, als bij de medewerker in het scherm Loonheffingen de Jonggehandicaptenkorting op Ja staat.    2. Minimum uurloon ingaande per 1 januari 2025 2.1 Controle op wettelijk minimumloon In Payroll Business kun je opgeven dat het uitbetaalde loon gecontroleerd moet worden op het wettelijke minimumloon. Dit doet je via het gegevenselement Controleren op wettelijk minimumloon. Hiervoor kun je de volgende waardes vastleggen: Niet controleren De controle vindt niet plaats. Alleen controleren. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag.  Controleren en aanvullen. De controle vindt plaats en als het uitbetaalde loon onder het wettelijk minimumloon ligt, dan krijg je hiervan een signaal in het Signaleringsverslag en er vindt een aanvulling plaats tot aan het minimumloon. 2.4 Percentages en parameters Sociale Verzekeringen Maximum premieloon Het maximum premieloon gaat van € 71.628 in 2024 omhoog in 2025 naar € 75.864. Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds laag Dit premiepercentage gaat van 2,64% in 2024 omhoog in 2025 naar € 2.74%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het lage percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf uitkering / Aof uitkering.  Premiepercentage Algemeen Werkloosheidsfonds hoog Dit premiepercentage gaat van 7.64% in 2024 omhoog in 2025 naar € 7.74%.  Premie Arbeidsongeschikheidsfonds laag Dit premiepercentage gaat van 6.18% in 2024 omhoog in 2025 naar € 6.35%.  Premie Arbeidsongeschikheidsfonds hoog Dit premiepercentage gaat van 7.54% in 2024 omhoog in 2025 naar € 7.58%. Als er sprake is van een uitkering, moet deze tegen het hoge percentage worden berekend. De looncomponenten die betrekking hebben op de uitkering, moet je koppelen via Instellingen > Grondslag > Looncomponenten Awf laag / Aof uitkering.  Premie Wet Kinderopvang (WKO) Dit premiepercentage is per 1 januari 2025 ongewijzigd ten opzichte van 2024 en blijft 0,50% . Premie werknemersbijdrage Zorgverzekeringswet (laag) Het percentage voor de premie werknemersbijdrage ZVW gaat van 5.32% in 2024 omlaag in 2025 naar € 5.26%. Premie werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (hoog) Het percentage voor de premie werkgeversheffing ZVW gaat van 6.57% in 2024 omlaag in 2025 naar € 5.51%. Vrije vergoeding per kilometer(reiskosten) Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor reiskosten, blijft per 1 januari 2025 0,23 cent per kilometer. Vrije vergoeding thuiswerken Het bedrag dat je aan vrije vergoeding mag geven voor thuiswerken gaat van €2.35 in 2024 omhoog in 2025 naar €2.40%. 2.5 Premie Private Aanvulling Werkloosheidswet (PAWW) Het percentage voor de premie PAWW gaat van 0.08% in 2024 omhoog in 2025 naar 0.10%.   2.6 Loonheffing – verschil Ook dit jaar zit er, net als vorig jaar, mogelijk een verschil in de loonheffing die is berekend in de salarisadministratie en de belasting die een medewerker moet betalen op basis van de inkomstenbelasting. Dit verschil wordt veroorzaakt door de opbouw en de afbouw in de arbeidskorting, de algemene heffingskorting en de ouderenkorting, waarbij bij de bijzondere beloningen onvoldoende rekening wordt gehouden in de loonberekening. Dit is geen fout in de salarissoftware, maar is wettelijk zo vastgesteld. 3. Wijzigingen 30% regeling 2024 3.1 WNT-norm De WNT norm gaat van €233.000 in 2024 omhoog in 2025 naar €246.000.  4. Pensioenwijzigingen 2025 4.1 Uniforme Pensioen Aangifte Pensioenfondsen die overstappen op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) Vanaf het jaar 2025 zullen de onderstaande Fondsen aansluiten bij de UPA: PNO Media Loyalis PMT Pensioenfonds (Zie: Inrichtingsdocument PMT Pensioenfonds 2025) Regelingen die voor 2025 worden toegevoegd / verwijderd Voor 2025 worden er vanuit de diverse pensioenregelingen en CAO's een aantal regelingen verwijderd en toegevoegd. Hieronder vermelden we de wijzigingen per fonds via ons CAO-nieuws op de community. 4.2 UPA 2025 - Verlofuren voor Regeling 4.2.1 Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) nieuwe aangifte elementen voor Verlofuren Waarom Vanaf 2025 moet er voor de Uniforme Pensioen aangifte (UPA) de uren worden doorgegeven wanneer er sprake is van vrijwillige voortzetting van het pensioen tijdens bijzonder verlof.  Hoe Uniforme Pensioen Aangifte >Beheer > Aangifte > IKV tijdvakken > Regelinggegevens Uniforme Pensioen Aangifte >Rapporten > Aangifte details > Tabblad Regelingen Actie Geen acties nodig. Deze gegevens worden direct gevuld vanuit de payroll resultaten 4.2.2 Voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen vast en doorgifte aan UPA Waarom Voor betaald en onbetaald ouderschapsverlof kon al worden opgegeven of de premieopbouw tijdens dat verlof wel of niet moest doorlopen. Dit gold specifiek voor de PMT en de PME.  Vanuit pensioenfondsen worden er steeds meer mogelijkheden geboden om pensioen volledig voort te zetten wanneer er sprake is van vormen van onbetaald verlof (zoals onbetaald verlof, onbetaald en betaald ouderschapsverlof, etc.). In de UPA aangifte wordt verwacht dat de verlofuren waarover de premie voortgezet wordt, dat deze apart doorgegeven worden. Om deze uren correct te gaan bepalen, is eerst de pensioenregeling aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2025 zijn er voor de arbeidsvoorwaarde Pensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag) de volgende aanpassingen gedaan, waarmee de berekening correct gaat bij voortzetting. Op het bedrijfsscherm en het medewerkers scherm zijn de volgende aanpassingen gedaan.  Om op te geven of de premieopbouw tijdens het verlof wel of niet moet doorlopen. De omschrijving van het veld Voortzetting pens (Bet ouderschapsverl - PMT) is aangepast naar Voortzetting pensioen (Bet ouderschapsverlof). De omschrijving van het veld Voortzetting pens (Onb ouderschapsverl - PME/PMT) is aangepast naar Voortzetting pensioen (Onbet. ouderschapsverlof). Het veld Voortzetting pensioen (Onbetaald verlof) is toegevoegd.  Het veld Voortzetting pensioen (Aanv geboorteverlof) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Zorgverlof lang) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Studieverlof) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 1) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 2) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 3) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 4) is toegevoegd. Op het bedrijfsscherm zijn de volgende aanpassingen gedaan.  Om aan te geven welk percentage van de pensioenpremie over het gedeelte van het onbetaalde verlof op de werkgever en op de werknemer verhaald moet worden.  De omschrijving van het veld Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PMT) is aangepast naar Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PMT) is aangepast naar Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Onbet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PME/PMT) is aangepast naar Onbet ouderschapsverlof proc. WG-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Onbet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PME/PMT) is aangepast naar Onbet ouderschapsverlof proc. WN-deel (Pens.). Het veld Onbetaald verlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Onbetaald verlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Aanvullend geboorteverlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Aanvullend geboorteverlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Zorgverlof lang proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Zorgverlof lang proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Studieverlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Studieverlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 1 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 1 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 2 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 2 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 3 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 3 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 4 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 4 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Standaard is ingesteld dat het voortzettingspercentage van pensioen voor de genoemde verlofsoorten 100% bedraagt. Dit betekent dat de premie bij pensioen voortzetting door de werkgever en de werknemer volledig wordt betaald. Volgens de procentuele verdeling die in de bovenstaande velden is opgegeven.  Voor een aantal CAO’s is echter ingesteld dat het voortzettingspercentage van pensioen 50% bedraagt. Dit betekent dat de premie bij pensioen voortzetting voor 50% door de werkgever en de werknemer wordt betaald en 50% door het pensioenfonds. Dit geldt alleen voor onbetaald en betaald ouderschapsverlof en voor de volgende CAO’s.  487 Metalektro. Hier geldt de 50% voortzetting alleen voor onbetaald ouderschapsverlof. 488 Metalektro Hoger Personeel. Hier geldt de 50% voortzetting alleen voor onbetaald ouderschapsverlof.    822 M&T Carrosseriebedrijf. 823 M&T Motorvoertuigen- en tweewielerbedrijf. 824 M&T Metaalbewerkingsbedrijf. 826 M&T Isolatiebedrijf. 1285 Tankstationbranche. 2297 M&T Technisch installatiebedrijf. Bovenstaande aanpassingen gaan wij ook uitvoeren voor de volgende arbeidsvoorwaarden. Pensioen aanvulling met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Pensioen overbrugging met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   Pensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   VUT met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   AOP met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte, dan dien je gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit.  4.2.3 Voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen variabel en doorgifte aan UPA Waarom Vanuit pensioenfondsen worden er steeds meer mogelijkheden geboden om pensioen volledig voort te zetten wanneer er sprake is van vormen van onbetaald verlof (zoals onbetaald verlof, onbetaald en betaal ouderschapsverlof, etc.). In de UPA aangifte wordt verwacht dat de verlofuren waarover de premie voortgezet wordt, dat deze apart doorgegeven worden. Om deze uren correct te gaan bepalen, is de pensioenregeling aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2025 zijn er voor variabel pensioen aanpassingen gedaan waarmee de berekening correct gaat bij voortzetting. Dit geldt voor de arbeidsvoorwaarden Pensioen, Pensioen aanvulling, Pensioen overbrugging en Pensioen extra. In de arbeidsvoorwaarde van deze pensioensoorten zijn zowel op het bedrijfsscherm als op het medewerkerscherm voor 10 verlofsoorten Ja/Nee velden toegevoegd om aan te geven of de pensioenpremie bij verlof voortgezet wordt of niet: Voortzetting pensioen (Onbetaald verlof) Voortzetting pensioen (Bet ouderschapsverlof) Voortzetting pensioen (Onbet. ouderschapsverlof) Voortzetting pensioen (Aanv geboorteverlof) Voortzetting pensioen (Zorgverlof lang) Voortzetting pensioen (Studieverlof) Voortzetting Pensioen (Overig verlof 1 t/m 4)   Daarnaast zijn er 10 nieuwe grondslagen aangemaakt, waarin de kortingsbedragen per verlofsoort zijn vastgelegd, namelijk: Voortzetten (Pens.) var grsl - Aanv geb verlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Bet.ouderschapsverlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Onbet verlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Onbet Oudersch.verl. Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 1 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 2 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 3 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 4 Voortzetten (Pens.) var grsl - Studieverlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Zorgverlof lang Standaard zit in deze grondslagen het looncomponent Salaris het sublooncomponent Korting (van de betreffende verlofsoort) gekoppeld. Let op! Deze grondslagen zullen eenmalig ingericht moeten worden. Wanneer er meer looncomponenten zijn die gekort worden bij verlof, dan dient het sublooncomponent met de Korting toegevoegd worden in de grondslagen van dezelfde verlofsoort!   Wanneer het veld van de voorzetting op Ja staat, dan vindt er over de korting uit de grondslag geen berekening van de premie meer plaats. In de UPA aangifte zal automatisch de correcte grondslag, premie en uren doorgegeven worden.   Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte, dan zal er gebruik gemaakt moeten worden van deze functionaliteit. Controleer de genoemde grondslagen dat hier de juiste sublooncomponenten in gekoppeld worden en zet de voortzettingsveld voor de betreffende verlofsoorten op het bedrijfsscherm of medewerkerscherm op Ja. 4.3 Wijzigingen APG Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces / Periodieke Interface APG Voor APG geldt er 1 wijziging. Vanaf 2025 stopt de regeling BEXC met regelingvariant BE. Deze geldt voor de CAO Bouw en CAO Baksteen. Vanaf 2025 zal Payroll Business dit niet meer berekenen en doorgeven aan de APG Pensioenaangifte. 5. Aanpassingen Payroll Business 2025 5.1 Jaarlijks controleren en aanpassen op basis van beschikking Belastingdienst Waarom Ieder jaar ontvang je vanaf medio november van de Belastingdienst een beschikking waarin staat of jouw organisatie voor het eerstvolgende jaar (nu dus 2025) wordt beschouwd als kleine werkgever, middelgrote werkgever of grote werkgever. Ook vind je in deze beschikking de nieuwe percentages van de Werkhervattingskas die voor jouw onderneming van toepassing zijn.  Actie Controleer op basis van de beschikking of deze gegevens voor het komende jaar correct zijn vastgelegd.  Ga naar Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Controleer of in het veld Keuze Aof premie laag / hoog berekenen de juiste waarde is ingevuld per 1-1-2025. Leg de nieuwe percentages voor de Werkhervattingskas uitgesplitst vast in de velden ZW flex perc werkgever en WGA perc werkgever; als je de helft van de WGA premie verhaalt op de medewerker, vul dan ook het percentage in bij het veld WGA perc werknemer. 5.2  Code Invloed Verzekeringsplicht Waarom De omschrijvingen van de codes voor de waarde van het veld Invloed verzekeringsplicht zijn in 2025 gewijzigd door de belastingdienst.  Hoe Menu: Medewerker > Contract > Arbeidscontract De omschrijvingen die vanaf 1 januari getoond worden zijn veranderd, maar de code zelf niet. De omschrijvingen in Payroll Busienss komen nu overeen met de nieuwe omschrijvingen van de belastingdienst. Daarnaast is de '1' van de omschrijving van het dataelement verwijderd; vroeger waren er 3 elementen, maar Invloed verzekeringsplicht 2 en 3 zijn buiten gebruik. Actie Er is geen verdere actie vereist.  5.3 Uitzondering voor herziening van de lage WW (AWF) is verruimd  Waarom  Voor arbeidsovereenkomsten met een gemiddelde arbeidsomvang van 35 uur of meer, gold dat deze waren uitgezonderd voor de eventuele herziening van de lage WW. Hiervoor geldt dat de WW niet herzien hoeft te worden als de verloonde uren de contractuele uren met meer dan 30% overschrijden.  Om de wendbaarheid binnen vaste contracten te vergroten wordt deze uitzondering per 1-1-2025 verruimd. De grens van een gemiddelde arbeidsomvang van 35 uur of meer per week wordt aangepast naar een gemiddelde arbeidsomvang van meer dan 30 uur per week. Hieronder valt dus bijvoorbeeld ook een gemiddelde arbeidsomvang van 30.1 uur. Het gevolg hiervan is dat de 30% herzieningssituatie vaker is uitgezonderd en dat voor een grotere groep werknemers middels de mogelijkheid tot overwerk meer wendbaarheid binnen het vaste contract is gerealiseerd onder de lage WW-premie.       Hoe  Vanaf 1-1-2025 wordt de verhouding tussen de verloonde uren en de contractueel overeengekomen uren niet meer berekend als de gemiddelde arbeidsomvang meer dan 30 uur per week bedraagt. Dit was eerst bij een gemiddelde arbeidsomvang van 35 uur of meer.  Actie Er is geen verdere actie vereis 6. Wijzigingen in signaleringen 2025 Waarom Bij de controle door de Belastingdienst van de Loonaangifte zijn per 1-1-2025 de volgende aanpassingen doorgevoerd.  De controle 2217 - Reden uitdienst niet gevuld is vervangen door de controle 2501 - Reden uitdienst niet gevuld. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Soort inkomen is gelijk aan 11, 13 of 15. Datum uitdienst is gevuld. Reden uitdienst is niet gevuld.   De controle 2502 - Contract voor onbepaalde tijd is verplicht is toegevoegd. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Soort inkomen is gelijk aan 15. Fase indeling F en Z is gelijk aan 4 (Fase 4) of 19 (Fase C).  Contract onbepaalde / bepaalde tijd is ongelijk aan Onbepaalde tijd.    De controle 2503 - Oproepovereenkomst moet Ja zijn is toegevoegd. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Fase indeling F en Z is gelijk aan 38 (Fase A zonder uitzendbeding, met loonuitsluiting) of 43 (Fase 1-2 zonder uitzendbeding, met loonuitsluiting).  Oproepovereenkomst is ongelijk aan Ja.    De controle C1124 - Soort inkomstenverhouding / werkgeversbijdrage fout is vervangen door de controle 2509 - Werkgeversheffing Zvw moet 0 zijn. De Belastingdienst geeft dit signaal als bij een medewerker het volgende van toepassing is.  Soort inkomen is gelijk aan 17.  Werkgeversheffing Zvw heeft een waarde.  Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Met ingang van 1-1-2025 zijn de oude signaleringen beëindigd en de nieuwe signaleringen toegevoegd. U vindt deze op het Signaleringsverslag als ze bij een medewerker van toepassing zijn.  Actie Wanneer een bepaald signaal op het signaleringsverslag komt te staan vanaf 1-1-2025 dient deze opgelost te worden. Voor de controles L2501 en C2509 zullen wij de desbetreffende klanten een mail sturen, zodat dit opgelost kan worden voor 2025.     

  1. Hoe sluit ik het jaar 2024 af? Het jaar wordt definitief afgesloten, zodra de eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart. Let op Als er eenmaal een eerste verwerking van het nieuwe jaar is opgestart, kun je geen salarisverwerking over het oude jaar meer uitvoeren. Wel heb je bij het rekenen in 2025 de keuze tussen rekenen in de nabetaalmodus of de correctiemodus (zie vraag 6). Aanvullende verwerking als laatste periode al is afgesloten Let op: een aanvullende verwerking wordt gestart voor alle medewerkers. Als er tussen de laatste (definitieve) verwerking en het tijdstip van uitvoeren van de aanvullende verwerking, mutaties zijn ingevoerd voor het af te sluiten jaar, neemt Payroll Business deze allemaal mee in de aanvullende verwerking. Uiterste aangiftedatum Voor alle periodiciteiten geldt als uiterste aangiftedatum 31-01-2025. Op die datum moet ook de laatste betaling over 2024 door de Belastingdienst zijn ontvangen. Rekening houdend met een maximale verwerkingstijd van drie dagen, adviseren wij om uiterlijk 25 januari 2025 een laatste definitieve (aanvullende) verwerking voor 2024 uit te voeren.  2. Hoe kan ik jaaropgaven afroepen? Het afroepen van jaaropgaven is mogelijk zodra je 2024 definitief hebt afgesloten. Vanaf dat moment kun je zelf bepalen wanneer je de jaaropgaven aanvraagt en hoe de distributie plaatsvindt. Let op: controleer de instellingen voordat je de jaaropgave opvraagt. Via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven vraag je de jaaropgaven per bedrijf aan.  Als je vanaf periode 01 in nabetaalmodus werkt (zie vraag 6), zorg er dan voor dat je de jaaropgaven pas afroept als je er zeker van bent dat je geen aanvullende verwerking over 2024 meer uitvoert. De doorlooptijd tot het moment waarop de jaaropgaven worden verzonden is twee tot drie werkdagen. Als je in periode 01 in de correctiemodus gaat werken, heb je twee opties: Je wacht met het verzenden van de jaaropgaven totdat periode 01 is afgesloten, schakelt daarna over op nabetaalmodus en roept dan de jaaropgaven af voor alle medewerkers. Maar je kunt er ook voor kiezen om bij het afsluiten van 2024 alle medewerkers een normale jaaropgaaf te sturen en pas in februari of maart vervangende jaaropgaven te sturen naar de medewerkers waarvoor correcties zijn uitgevoerd. Let op dat je bij het opvragen het juiste jaar afroept. Via Instellingen > Salarisspecificaties > Afdrukken en verzenden jaaropgaven leg je vast hoe je de jaaropgaaf wilt laten verzenden. Controleer voordat je de jaaropgaven afroept, de ingevulde gegevens. Als je voor een bedrijf voor de eerste keer jaaropgaven afroept, klik dan eerst op de knop Toevoegen    . Selecteer het bedrijf en vul daarna de gewenste velden in het scherm Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Via het scherm Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie kun je in het veld Jaaropgaven afdrukken de waarde Ja of Nee invullen. Hiermee kun je per medewerker afwijken van de bedrijfsinstellingen. Gebruik hierbij als ingangsdatum uiterlijk de laatste dag van de laatste afrekenperiode. Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) selecteer je het gegevenselement Jaaropgaven afdrukken om de instellingen per medewerker te controleren. Kies als ingangsdatum de laatste dag van de laatste periode, op deze manier selecteer je ook medewerkers die in de loop van de laatste periode pas in dienst zijn gekomen. Dit rapport laat de waarden zien die voor de betreffende medewerkers worden toegepast. Als er bij de medewerker een mutatie is vastgelegd, zie je die waarde. Als er bij een medewerker géén mutatie is vastgelegd, zie je de default inrichting die je hebt vastgelegd via Instellingen > Salarisspecificaties  > Afdrukken en verzenden jaaropgaven. Als je alleen de medewerkers wilt zien waarvoor een afwijkende waarde is vastgelegd, kun je het beste het mutatieverslag gebruiken. Medewerkers voor wie Algehele blokkering en Blokkeren interface Loonaangifte op Ja staat, maar die wel een verloningsresultaat hebben in 2024, neemt Payroll Business mee in het proces voor het aanvragen van de jaaropgaven. Salarisdossier Maak je gebruik van het Salarisdossier? Dan gelden de volgende aandachtspunten: Controleer eventuele afwijkingen op medewerkerniveau. Dit doe je via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid): gegevenselement Jaaropgaven afdrukken. De jaaropgaven worden pas in het  Salarisdossier  geplaatst nadat je via Beheer > Jaarafsluiting > Aanvraag jaaropgaven de jaaropgaven hebt aangevraagd. In uitzonderingsgevallen kun je er in het  Salarisdossier  voor kiezen om specifieke jaaropgaven niet te publiceren richting de medewerker. In  Salarisdossier  kun je op medewerkerniveau de jaaropgave afkeuren en niet publiceren. 3. Hoe worden de referentietabellen Pensioenen/fondsen en Salarisschaal aangepast? De manier waarop de referentietabellen Pensioenen/fondsen worden aangepast, hangt af van de vraag of het gaat om een benoemde of eigen pensioenregeling (of fonds). Via Rapporten > Instellingen > Overzicht bedrijfsinrichting >  optie  Referentietabellen kun je de inrichting van de eigen regelingen controleren. Benoemde (CAO-)regelingen Pensioenen/fondsen Benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen zijn CAO-regelingen die Visma Youserve ondersteunt. Aanpassingen in de referentietabellen voor benoemde regelingen voor Pensioenen/fondsen worden door Visma Youserve verwerkt. Wij informeren je hierover via de Community. Eigen regelingen Pensioenen/fondsen en Salarisschalen Aanpassingen in de referentietabellen Pensioenen/fondsen eigen regeling en in de referentietabel Salarisschaal kun je zelf uitvoeren via Instellingen > Berekening > Referentietabellen.  4. Waar kan ik de percentages van de Gedifferentieerde premie Whk invoeren? De Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas bestaat uit de volgende delen: Premiedeel WGA Premiedeel ZW-flex De premiepercentages kun je invoeren in het scherm: Instellingen > Berekening > Gegevens UWV. Deze premies worden door de Belastingdienst verstrekt. 5. Wordt het Jaarloon bijzondere beloningen automatisch berekend? Ja het Jaarloon bijzondere beloningen wordt automatisch berekend op basis van de laatste verwerkingsperiode van het voorgaande jaar. In de volgende gevallen stelt Payroll Business geen jaarloon bijzondere beloningen vast: als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon BT berek blokkeren op Ja staat. als in het scherm  Loonheffingen (medewerker)  het veld Jaarloon bijz. bel. handmatig is ingevoerd. Rapport opvragen voor controle Via Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) vraag je het gegevenselement Jaarloon bijz. bel. op. Voor medewerkers met een Jaarloon bijz. bel. op een grens van de bijzonder tarieftabellen, is het raadzaam om in overleg met hen dit jaarloon naar boven bij te stellen, om te voorkomen dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden. 6. Hoe ga ik om met correcties en nabetalingen over 2024? Veel wijzigingen die je straks in 2025 met terugwerkende kracht (TWK) vastlegt in 2024, kun je op twee manieren verwerken: als correctie of als nabetaling. Correctie Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2024 en aangegeven in het betreffende tijdvak van 2024. Nabetaling Loonheffingen en premies worden uitgerekend volgens de regels van 2025 en aangegeven in het actuele tijdvak van 2025. Specifieke verrekeningen zoals de  Fiscale correctie lease auto  en de toepassing van de 30%-regeling moet je altijd in het voorgaande jaar verwerken. Je kunt er voor kiezen om in 2025 in de nabetaalmodus te gaan draaien of je kunt er voor kiezen om eerst in de correctiemodus te blijven.  Aandachtspunten Nabetaalmodus In de nabetaalmodus kiezen veel gebruikers er voor om zo lang mogelijk aanvullende verwerkingen in het oude jaar te blijven draaien en de eerste verwerking van het nieuwe jaar uit te stellen. Zodoende is er maximaal de tijd om nog wijzigingen over 2024 door te voeren.  Als je dan na de eerste verwerking van periode 2025-01 constateert dat er nog mutaties over 2024 moeten plaatsvinden, kun je dit alleen doen met handmatige correcties: Je moet dan handmatige correcties voor 2024 rechtstreeks in de Loonaangifte vastleggen. Daarnaast moet je handmatig een gecorrigeerde jaaropgave aan de medewerker verstrekken. Correctiemodus Het voordeel van de correctiemodus is dat je, zolang als je wilt in de correctiemodus kunt blijven werken, ook als je al bent begonnen met verwerkingen in het nieuwe jaar: Kies je voor de correctiemodus, dan geldt het volgende: Alle herrekenverschillen over vorig jaar worden verwerkt volgens de rekenregels van vorig jaar. Er wordt automatisch een nieuwe loonaangifte van vorig jaar aangemaakt. Voor de medewerkers die het betreft, kun je automatisch een vervangende jaaropgaaf aanmaken. Diverse overzichten bieden de mogelijkheid om op twee manieren naar de gegevens te kijken: actueel, origineel of fiscaal. Controle en wijziging instellingen Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens   In het veld Nabetalingen vanaf periode kun je opgeven vanaf welke periode je wilt beginnen met nabetalen. Vanaf die periode worden alle herrekenverschillen over 2024 belast volgens de rekenregels van 2025 en verwerkt in de loonaangifte van 2025. Zolang de ingestelde periode niet is bereikt, blijf je in de correctiemodus: herrekenverschillen over 2024 worden dan belast volgens de rekenregels van 2024 en verwerkt in de loonaangifte van 2024. Voorbeeld 1 Je brengt geen wijziging aan in de standaard waarde: Nabetalingen vanaf periode =  1 Hierdoor worden vanaf periode 1 alle wijzigingen over 2024 als nabetaling verwerkt. Voorbeeld 2 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  4 Hierdoor worden gedurende periode 1 t/m 3  alle wijzigingen over 2024 als correctie verwerkt. Voorbeeld 3 Je legt vast: Nabetalingen vanaf periode =  99 Hierdoor worden gedurende het hele jaar alle wijzigingen over 2024 als correctie verwerkt. Overige aandachtspunten voor het invullen van  Nabetalingen vanaf periode Kies een periode waarin normaal gesproken in de onderneming geen correcties meer van toepassing zijn.  Als er vóór die periode toch al nabetalingen moeten plaatsvinden, leg deze dan vast met een eenmalige component Moeten er ná die periode toch correcties plaatsvinden, dan geldt daarvoor de werkwijze tot nu toe: je legt de correcties vast via de module Loonaangifte. Wijziging Nabetalingen vanaf periode later in het jaar Zodra je binnen een bepaald afrekenjaar een payrollperiode definitief afsluit in de nabetaalmodus, is het niet meer mogelijk om in datzelfde jaar terug te keren naar de correctiemodus. Je kunt wel altijd als peildatum 1 januari van het volgende jaar kiezen en de instellingen voor het nieuwe jaar wijzigen. Ook kun je het tijdvenster voor correcties verlengen, zolang je nog geen salarisperiode in nabetaalmodus heeft afgesloten. Het is mogelijk om midden in een periode over te stappen van correcties naar nabetalingen. Start daarna een vervolgverwerking: voor zover nodig, voert Payroll Business de berekeningen opnieuw uit, dit keer in nabetaalmodus. Het is mogelijk om halverwege de periode over te stappen van nabetaalmodus naar correctiemodus, zolang er nog geen eerdere periode is afgesloten in de nabetaalmodus. Online help Voor meer uitleg over correcties en nabetalingen, zie de uitleg in de online help, onderwerp  Berekening met terugwerkende kracht over de jaargrens heen  bij de Procedurebeschrijvingen. Hier wordt onder andere uitgelegd hoe je de verschillende rapporten kunt gebruiken voor het controleren van de TWK-mutaties. 7. Wanneer kan ik mijn correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren inzenden? Correcties in de loonaangifte over voorgaande jaren kun je naar verwachting vanaf februari 2025 inzenden naar de Belastingdienst. Heb je de salarisverwerking voor de laatste periode van 2024 definitief gemaakt en direct de loonaangifte verzonden, dan kun je eventuele correctieberichten die voortkomen uit een aanvullende verwerking van de laatste periode van 2024 pas vanaf februari 2025 inzenden. Als je verwacht dat je aanvullende verwerkingen gaat opstarten over december 2024, wacht dan met het inzenden van de initiële loonaangifte december 2024 totdat je zeker weet dat je het jaar kunt afsluiten en de eerste periode voor 2025 gaat openen.

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2024 voor het oude jaar en 2025 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren   Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters   Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken.    afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen   . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen   . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feestdagencluster op het icoon Waarde wijzigen    en selecteer het feestdagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu  Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren . Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop  Toevoegen   . Pas de datum aan en kies bij actie  Genereren werkrooster  (afb. 02).  Klik rechtsonder op  Opslaan  om de actie te voltooien.    afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1 : kies  Instellingen > Vastlegging > Waardencluster . Het scherm  Waardencluster  opent (afb. 03).   afb. 03  Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3 : selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij  Soort doelgroep  kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4 : kies het element  Feestdag .  Stap 5 : klik op de knop  Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via  Instellingen > Verlof > Collectief verlof  (afb. 04).    afb. 04 Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier  geen  uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag   afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar  0,00  (afb.06).    afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting  controleren Vanaf 2024 is er ook een rapport beschikbaar om de inrichting te bekijken. Kies het menu Rapporten > Instellingen > HR inrichting > Selecteer verlof alle. Om zaken aan te passen, kies het menu  Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad  Basisrechten  of bij  Verlofrecht per jaar (in uren)  het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld  Max. over te hevelen uren  correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld  Maximaal negatief  correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad  Bijzondere rechten  leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van  Automatische afboeking , controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste  Afrondingsmethode  is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen   . Het scherm  Verlofrecht toekennen  opent.  Selecteer de actie  Nieuw verlofjaar  en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07).     afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden  alle  verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie  Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via  Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 -  Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een  Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij  vraag 5  van de Veelgestelde vragen . Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2025. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2024. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 30 december 2024 t/m 3 januari 2025. In het actieve verlofjaar (2024) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2024 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08).   afb. 08 Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2025 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2024 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2025. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2024. 4. Het verlofjaar 2024 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.     afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteit die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2025 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2024 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie  Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht . Let op : kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2024). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu  Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand   de definitie  Importeren Extra Individueel Recht  te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).    afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken.   afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).    afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).    afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een  ‘  verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.     afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop  Browse  door via het menu  Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand  de importdefinitie  Importeren Extra Individueel Recht  te selecteren.  Klik op de knop  Importeer bestand  rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15).   a fb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2024) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  Het veld  Max aantal over te hevelen uren  is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu  Instellingen > Verlof > Verlofregeling . Controleer of het veld  Max aantal over te hevelen uren  in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via  Instellingen > Verlof > Verlofrecht  de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.  Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2024. Als een medewerker per 1-1-2025 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2024 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2025 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2024 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2024, menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo .

​Zoals je in de Release notes kunt lezen, hebben we de afgelopen maanden hard gewerkt aan de nieuwe functionaliteit voor ouderschapsverlof.   Daarnaast hebben we een aantal Workshops over betaald ouderschapsverlof georganiseerd waarin we hebben uitgelegd hoe de functionaliteit werkt en je het ouderschapsverlof vanaf de januari release van 2023 kunt inrichten.   In de Handleiding ouderschapsverlof 2023 hebben we de informatie over het inrichten van ouderschapsverlof gebundeld. Ook vind je hierin een aantal veelgestelde vragen en informatie van de Rijksoverheid over ouderschapsverlof.   Download Handleiding ouderschapsverlof 2023 (pdf)  

In Payroll Business hebben we enige tijd al de vernieuwde proforma berekening. Hieronder vind je meer uitleg hoe deze optie in Payroll Business te gebruiken is, met daarbij ook de nodige voorbeelden die vaak gebruikt worden.     Uitleg Proforma Met de Proforma berekening maakt u een salarisberekening voor één medewerker onafhankelijk van de reguliere salarisberekening. De Proforma berekening gebruikt de bestaande inrichting en medewerker gegevens van Payroll Business. Dit resulteert in een Proforma salarisstrook die u via Mijn rapporten kunt opvragen.    Na het starten van de functie Proforma berekening selecteert u de medewerker waarvoor u Proforma berekeningen wilt uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld eerst de berekening uitvoeren op basis van de gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Daarna kunt u in het scherm bepaalde arbeidsvoorwaarde gegevens activeren of deactiveren en medewerker gegevens aanpassen en na iedere berekening het effect van de wijzigingen op de bruto-netto (of netto-bruto berekening) bekijken.    Uitgangspunten De Proforma berekening kan op ieder moment voor een medewerker worden uitgevoerd De berekening gaat altijd uit van de laatst berekende salarisverwerking voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Dit houdt in dat de Proforma berekening rekening houdt met de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de actuele periode.  Voorbeeld 1: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni gestart. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juni Voorbeeld 2: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni afgesloten. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juli   De Proforma resultaten worden niet vastgehouden of bewaard. Na het verlaten van het scherm zijn alle eventueel gewijzigde waardes ongedaan gemaakt In de Proforma berekening wordt rekening gehouden met cumulatieve waarden tot en met de vorige aan de actuele periode Als een Proforma berekening wordt uitgevoerd in de maand waarin de betaling van vakantiegeld of eindejaarsuitkering plaatsvindt, dan wordt de totale betaling getoond zoals in de reguliere berekening Er worden geen TWK-berekeningen uitgevoerd: alle mutaties die u opgeeft worden beschouwd als mutaties voor de actuele periode Als er alternatieve omschrijvingen zijn gedefinieerd voor gegevenselementen, ziet u deze alternatieve omschrijvingen ook in Proforma. Menu Proforma De Proforma berekening zie je onder onderstaande menu:   Beheer/Salarisberekening/Proforma Berekening   Uitleg scherm en velden Proforma berekening Medewerker zoeken   Kies in het menu Beheer -> Salarisberekening -> Proforma berekening  Zoek en selecteer de gewenste medewerker. U ziet nu in het scherm Proforma de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn  Berekening starten  Via de knop Start berekening rechtsonder in het scherm kunt u een berekening uitvoeren  U kunt ervoor kiezen om als eerste een berekening uit te voeren op basis van de huidige gegevens van de medewerker, door na het selecteren van de medewerker meteen op Start berekening te klikken Onderin het scherm ziet u dan de berekeningsgegevens onder Resultaat voor gekozen medewerker, deze zullen in principe altijd gelijk zijn aan de meest recente (voorlopige) salarisstrook. Gegevens pro forma wijzigen en ten behoeve van de berekening Klik bij Elementen rechts op het icoon en zoek via de zoekfunctie de gegevenselementen die u wilt wijzigen, bijvoorbeeld het Salaris bedrag. Bij huidige waarde ziet u de waarde die op dat moment bij de medewerker is vastgelegd  U kunt bij Rekenwaarde een waarde opgeven waarmee gerekend moet worden  Let op: dit is een Proforma-waarde; deze gegevens worden niet opgeslagen bij de medewerker. Klik op Start berekening om de Proforma berekening uit te voeren.    Output Het PDF-rapport  Als de berekening het gewenste resultaat oplevert en u wilt dit delen met iemand anders, bijvoorbeeld een collega of medewerker, klik dan op de knop Maak rapport om een pdf van de berekening te maken.    Ga vervolgens naar Rapporten -> Mijn rapporten om de pdf te bekijken en eventueel elders op te slaan.  De presentatie van de berekening is hetzelfde als de presentatie in het scherm  Op de tweede pagina van de pdf staan de gewijzigde velden van de Proforma berekening, die ook in het scherm worden getoond.  Medewerker Naam  Bovenin staat de naam van de medewerker vermeld. Dit komt ook terug in het PDF-rapport. Als de berekening bedoeld is voor iemand anders, bijvoorbeeld een sollicitant met soortgelijke arbeidsvoorwaarden als de gekozen medewerker, pas dan de naam aan voordat u het PDF-rapport aanmaakt.    Let op:  Als u na het bekijken van het rapport weer terugkeert naar het scherm Proforma berekening, ziet u in het scherm weer de actuele gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn De wijzigingen die u had aangebracht, zijn ongedaan gemaakt Het Proforma rapport is geen salarisstrook, je kunt het logo bijvoorbeeld niet aanpassen   Definities Als een bepaald reken scenario vaker voorkomt, is het handig om de gekozen elementen op te slaan als definitie. De werkwijze is hetzelfde als bij een aantal rapporten.    Een definitie aanmaken  Vul een naam voor de definitie in bij Definitie-omschrijving Klik rechtsonder op Definitie opslaan (rechts onder)  De verzameling velden is nu opgeslagen onder de opgegeven naam. Een definitie gebruiken  Kies het keuzerondje Bestaande definitie  Kies een definitie uit de lijst met definities De eerder opgeslagen lijst met elementen wordt nu getoond en kan gebruikt worden.  Een definitie beschikbaar stellen  Ben je tevreden over een bepaalde definitie? Dan kunt u deze ook delen met collega's. Dit werkt hetzelfde als bij de Ad-hoc rapportage:  Geef in het veld Definitie beschikbaar op voor wie u de definitie beschikbaar wilt stellen. Als u een specifiek bedrijf invult, dan is de definitie alleen beschikbaar om toe te passen bij dat bedrijf.  Vult u de klant in, dan is de definitie te gebruiken bij alle bedrijven.  Klik op Definitie opslaan  Let op: als u een definitie deelt met uw collega's houdt dat in dat ook zij de definitie kunnen wijzigen en/of verwijderen.  Tip: bedenk bij het opslaan van definities duidelijk herkenbare namen. Verwijder definities die u niet meer gebruikt, zodat de lijst overzichtelijk blijft.   Voorbeelden Hieronder hebben we een aantal veelvoorkomende vragen uitgewerkt met de benodigde elementen.   Salariswijziging   Wanneer je gebruik maakt binnen jouw organisatie van salarisschalen kun je onderstaande elementen gebruiken:   Uren / dagen wijziging ( Deeltijdfactor wijziging) Met het aanpassen van Uren periode wijzig je het aantal uren dat een medewerker wil gaan werken. Hiermee verandert automatisch de deeltijdfactor en het bijbehorende salaris.   Auto van de zaak Zorg dat je bij het element Auto van de zaak (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Standaard variant “ muteert. Wanneer iemand al een auto van de zaak heeft zal deze al ingevuld staan.   Verlof Zorg dat je bij elementen Loondoorbetaling bij verlof  “Uitsplitsing” (AV)muteert. Hieronder een voorbeeld van Betaald ouderschapsverlof. Mocht je een ander soort verlof willen muteren kun je deze zoeken. De benodigde velden zijn hiervoor verder hetzelfde.   Generatiepact  Zorg dat je bij het element Generatiepact (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Ja” muteert.     Nieuwe Medewerker Wanneer je voor een nieuwe medewerker een Proforma loonstrook wilt maken kun je het beste gebruik maken van een bestaande medewerker met dezelfde functie. LET OP: Pas de naam van de medewerker die je hiervoor gebruikt wel aan naar een fictieve naam / naam van de nieuwe medewerker! Hierdoor start de Proforma berekening automatisch met alle gegevens van deze persoon. Met alle elementen die hierboven staan aangegeven kun je bijvoorbeeld het salaris, uren per week etc. dan aanpassen naar wat er voor deze nieuwe medewerker van toepassing is.   Een andere optie is om een testbedrijf aan te maken met daarin 1 of meerdere test medewerkers die je kan gebruiken voor Proforma berekeningen.

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2023 voor het oude jaar en 2024 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren  Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters  Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken. afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feestdagencluster op het icoon Waarde wijzigen   en selecteer het feestdagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  De functionaliteit voor Ouderschapsverlof is gewijzigd: informatie over het inrichten van onbetaald en betaald ouderschapsverlof vind je in de online help van HR Core / Payroll Business: zoeken op ouderschapsverlof en op de community in de Handleiding ouderschapsverlof 2023. Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2024. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2023. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2023 t/m 4 januari 2024. In het actieve verlofjaar (2023) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2023 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2024 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2024. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2023. 4. Het verlofjaar 2023 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.  afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteits die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2024 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2023 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2023). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2023) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2023. 2. Als een medewerker per 1-1-2024 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2023 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2024 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2023 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2023 menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.  

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2022 voor het oude jaar en 2023 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren  Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters  Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken. afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feesdagencluster op het icoon Waarde wijzigen   en selecteer het feestadagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  De functionaliteit voor Ouderschapsverlof is gewijzigd: informatie over het inrichten van onbetaald en betaald ouderschapsverlof vind je in de online help van HR Core / Payroll Business: zoeken op ouderschapsverlof en op de community in de Handleiding ouderschapsverlof 2023. Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2023. Het verlofjaar 2022 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2022. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2022 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2022 t/m 4 januari 2023. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2022 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2022 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2022 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2023. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2022. 4. Het verlofjaar 2022 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.  afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteits die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2023 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2022 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2022). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2022) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2022. 2. Als een medewerker per 1-1-2023 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2022 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2023 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2022 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2022 menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.