Kennisbank YouServe

​Zoals je in de Release notes kunt lezen, hebben we de afgelopen maanden hard gewerkt aan de nieuwe functionaliteit voor ouderschapsverlof.   Daarnaast hebben we een aantal Workshops over betaald ouderschapsverlof georganiseerd waarin we hebben uitgelegd hoe de functionaliteit werkt en je het ouderschapsverlof vanaf de januari release van 2023 kunt inrichten.   In de Handleiding ouderschapsverlof 2023 hebben we de informatie over het inrichten van ouderschapsverlof gebundeld. Ook vind je hierin een aantal veelgestelde vragen en informatie van de Rijksoverheid over ouderschapsverlof.   Download Handleiding ouderschapsverlof 2023 (pdf)  

In Payroll Business hebben we enige tijd al de vernieuwde proforma berekening. Hieronder vind je meer uitleg hoe deze optie in Payroll Business te gebruiken is, met daarbij ook de nodige voorbeelden die vaak gebruikt worden.     Uitleg Proforma Met de Proforma berekening maakt u een salarisberekening voor één medewerker onafhankelijk van de reguliere salarisberekening. De Proforma berekening gebruikt de bestaande inrichting en medewerker gegevens van Payroll Business. Dit resulteert in een Proforma salarisstrook die u via Mijn rapporten kunt opvragen.    Na het starten van de functie Proforma berekening selecteert u de medewerker waarvoor u Proforma berekeningen wilt uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld eerst de berekening uitvoeren op basis van de gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn. Daarna kunt u in het scherm bepaalde arbeidsvoorwaarde gegevens activeren of deactiveren en medewerker gegevens aanpassen en na iedere berekening het effect van de wijzigingen op de bruto-netto (of netto-bruto berekening) bekijken.    Uitgangspunten De Proforma berekening kan op ieder moment voor een medewerker worden uitgevoerd De berekening gaat altijd uit van de laatst berekende salarisverwerking voor het betreffende bedrijf en de betreffende medewerker. Dit houdt in dat de Proforma berekening rekening houdt met de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de actuele periode.  Voorbeeld 1: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni gestart. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juni Voorbeeld 2: een bedrijf heeft de salarisberekening van de maand juni afgesloten. In dat geval is de Proforma berekening gebaseerd op de inrichting en arbeidsvoorwaarden van de maand juli   De Proforma resultaten worden niet vastgehouden of bewaard. Na het verlaten van het scherm zijn alle eventueel gewijzigde waardes ongedaan gemaakt In de Proforma berekening wordt rekening gehouden met cumulatieve waarden tot en met de vorige aan de actuele periode Als een Proforma berekening wordt uitgevoerd in de maand waarin de betaling van vakantiegeld of eindejaarsuitkering plaatsvindt, dan wordt de totale betaling getoond zoals in de reguliere berekening Er worden geen TWK-berekeningen uitgevoerd: alle mutaties die u opgeeft worden beschouwd als mutaties voor de actuele periode Als er alternatieve omschrijvingen zijn gedefinieerd voor gegevenselementen, ziet u deze alternatieve omschrijvingen ook in Proforma. Menu Proforma De Proforma berekening zie je onder onderstaande menu:   Beheer/Salarisberekening/Proforma Berekening   Uitleg scherm en velden Proforma berekening Medewerker zoeken   Kies in het menu Beheer -> Salarisberekening -> Proforma berekening  Zoek en selecteer de gewenste medewerker. U ziet nu in het scherm Proforma de gegevens van de medewerker zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn  Berekening starten  Via de knop Start berekening rechtsonder in het scherm kunt u een berekening uitvoeren  U kunt ervoor kiezen om als eerste een berekening uit te voeren op basis van de huidige gegevens van de medewerker, door na het selecteren van de medewerker meteen op Start berekening te klikken Onderin het scherm ziet u dan de berekeningsgegevens onder Resultaat voor gekozen medewerker, deze zullen in principe altijd gelijk zijn aan de meest recente (voorlopige) salarisstrook. Gegevens pro forma wijzigen en ten behoeve van de berekening Klik bij Elementen rechts op het icoon en zoek via de zoekfunctie de gegevenselementen die u wilt wijzigen, bijvoorbeeld het Salaris bedrag. Bij huidige waarde ziet u de waarde die op dat moment bij de medewerker is vastgelegd  U kunt bij Rekenwaarde een waarde opgeven waarmee gerekend moet worden  Let op: dit is een Proforma-waarde; deze gegevens worden niet opgeslagen bij de medewerker. Klik op Start berekening om de Proforma berekening uit te voeren.    Output Het PDF-rapport  Als de berekening het gewenste resultaat oplevert en u wilt dit delen met iemand anders, bijvoorbeeld een collega of medewerker, klik dan op de knop Maak rapport om een pdf van de berekening te maken.    Ga vervolgens naar Rapporten -> Mijn rapporten om de pdf te bekijken en eventueel elders op te slaan.  De presentatie van de berekening is hetzelfde als de presentatie in het scherm  Op de tweede pagina van de pdf staan de gewijzigde velden van de Proforma berekening, die ook in het scherm worden getoond.  Medewerker Naam  Bovenin staat de naam van de medewerker vermeld. Dit komt ook terug in het PDF-rapport. Als de berekening bedoeld is voor iemand anders, bijvoorbeeld een sollicitant met soortgelijke arbeidsvoorwaarden als de gekozen medewerker, pas dan de naam aan voordat u het PDF-rapport aanmaakt.    Let op:  Als u na het bekijken van het rapport weer terugkeert naar het scherm Proforma berekening, ziet u in het scherm weer de actuele gegevens zoals die op dat moment in Payroll Business aanwezig zijn De wijzigingen die u had aangebracht, zijn ongedaan gemaakt Het Proforma rapport is geen salarisstrook, je kunt het logo bijvoorbeeld niet aanpassen   Definities Als een bepaald reken scenario vaker voorkomt, is het handig om de gekozen elementen op te slaan als definitie. De werkwijze is hetzelfde als bij een aantal rapporten.    Een definitie aanmaken  Vul een naam voor de definitie in bij Definitie-omschrijving Klik rechtsonder op Definitie opslaan (rechts onder)  De verzameling velden is nu opgeslagen onder de opgegeven naam. Een definitie gebruiken  Kies het keuzerondje Bestaande definitie  Kies een definitie uit de lijst met definities De eerder opgeslagen lijst met elementen wordt nu getoond en kan gebruikt worden.  Een definitie beschikbaar stellen  Ben je tevreden over een bepaalde definitie? Dan kunt u deze ook delen met collega's. Dit werkt hetzelfde als bij de Ad-hoc rapportage:  Geef in het veld Definitie beschikbaar op voor wie u de definitie beschikbaar wilt stellen. Als u een specifiek bedrijf invult, dan is de definitie alleen beschikbaar om toe te passen bij dat bedrijf.  Vult u de klant in, dan is de definitie te gebruiken bij alle bedrijven.  Klik op Definitie opslaan  Let op: als u een definitie deelt met uw collega's houdt dat in dat ook zij de definitie kunnen wijzigen en/of verwijderen.  Tip: bedenk bij het opslaan van definities duidelijk herkenbare namen. Verwijder definities die u niet meer gebruikt, zodat de lijst overzichtelijk blijft.   Voorbeelden Hieronder hebben we een aantal veelvoorkomende vragen uitgewerkt met de benodigde elementen.   Salariswijziging   Wanneer je gebruik maakt binnen jouw organisatie van salarisschalen kun je onderstaande elementen gebruiken:   Uren / dagen wijziging ( Deeltijdfactor wijziging) Met het aanpassen van Uren periode wijzig je het aantal uren dat een medewerker wil gaan werken. Hiermee verandert automatisch de deeltijdfactor en het bijbehorende salaris.   Auto van de zaak Zorg dat je bij het element Auto van de zaak (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Standaard variant “ muteert. Wanneer iemand al een auto van de zaak heeft zal deze al ingevuld staan.   Verlof Zorg dat je bij elementen Loondoorbetaling bij verlof  “Uitsplitsing” (AV)muteert. Hieronder een voorbeeld van Betaald ouderschapsverlof. Mocht je een ander soort verlof willen muteren kun je deze zoeken. De benodigde velden zijn hiervoor verder hetzelfde.   Generatiepact  Zorg dat je bij het element Generatiepact (AV) de arbeidsvoorwaarden op “Ja” muteert.     Nieuwe Medewerker Wanneer je voor een nieuwe medewerker een Proforma loonstrook wilt maken kun je het beste gebruik maken van een bestaande medewerker met dezelfde functie. LET OP: Pas de naam van de medewerker die je hiervoor gebruikt wel aan naar een fictieve naam / naam van de nieuwe medewerker! Hierdoor start de Proforma berekening automatisch met alle gegevens van deze persoon. Met alle elementen die hierboven staan aangegeven kun je bijvoorbeeld het salaris, uren per week etc. dan aanpassen naar wat er voor deze nieuwe medewerker van toepassing is.   Een andere optie is om een testbedrijf aan te maken met daarin 1 of meerdere test medewerkers die je kan gebruiken voor Proforma berekeningen.

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2023 voor het oude jaar en 2024 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren  Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters  Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online help, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken. afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feestdagencluster op het icoon Waarde wijzigen   en selecteer het feestdagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  De functionaliteit voor Ouderschapsverlof is gewijzigd: informatie over het inrichten van onbetaald en betaald ouderschapsverlof vind je in de online help van HR Core / Payroll Business: zoeken op ouderschapsverlof en op de community in de Handleiding ouderschapsverlof 2023. Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2024. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2023. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2023 t/m 4 januari 2024. In het actieve verlofjaar (2023) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2023 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2024 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2023 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2024. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2023. 4. Het verlofjaar 2023 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.  afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteits die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2024 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2023 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2023). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2023) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2023. 2. Als een medewerker per 1-1-2024 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2023 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2024 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2023 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2023 menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.  

Voorbereiden nieuw verlofjaar Hieronder lees je welke stappen je moet doorlopen bij de jaarovergang naar het nieuwe verlofjaar. 1. Acties Wij adviseren om het volgende verlofjaar al vast voor te bereiden door het uitvoeren van de volgende acties:  werkroosters genereren collectief verlof aanvragen feestdagen inrichten  feestdagencluster(s) inrichten verlofregelingen controleren Basisinrichting verlof gereed? Let er op dat de basisinrichting voor verlof gereed is. Dit houdt in dat: De Feestdagen zijn geselecteerd OF Dat de Feestdagenclusters zijn gedefinieerd en aan de medewerkers zijn gekoppeld. De benodigde werkpatronen zijn gedefinieerd en dat in de HR stuurgegevens de juiste aansturing voor verlof en werkpatroon aanwezig is. De verlofregeling bijgewerkt moet zijn en voldoet aan de eisen van het nieuwe jaar. Zijn bovenstaande 3 punten in orde, genereer dan de werkpatronen. Zijn bovenstaande 4 punten in orde, genereer dan verlofrecht. Aandachtspunten Let op: de jaartallen in de afbeeldingen kunnen afwijken In de afbeeldingen hieronder kunnen andere jaartallen staan. Je kunt waar een afwijkend jaartal staat, natuurlijk 2022 voor het oude jaar en 2023 voor het nieuwe verlofjaar invullen.  Nieuw verlofjaar zo laat mogelijk activeren  Wij adviseren om het nieuwe verlofjaar zo laat mogelijk te activeren, bij voorkeur in het volgende jaar. 2. Werkroosters toekennen en genereren 2a Feestdagen cluster Let op: als je gebruik maakt van Feestdagen (stap 3), kun je stap 2a overslaan. Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters  Maak je gebruik van feestdagenclusters, volg dan de stappen hieronder. Meer informatie over feestdagenclusters vind je in de online, zoekterm Feestdagenclusters.  Als een feestdagencluster aan het dienstverband van een medewerker is gekoppeld, wordt voor die medewerker rekening gehouden met de specifieke feestdagen die in dat  cluster staan. Stap 1: Kies in het menu Instellingen > Werkpatroon > Feestdagenclusters. Het scherm Feestdagenclusters opent (afb 01), Stap 2: Selecteer de Peildatum waarop je het feestdagencluster wilt aanpassen of aanmaken. afb. 01 Stap 3: nieuw feestdagencluster aanmaken.  Klik rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Vul de clustercode en clusternaam in en klik op Opslaan. Stap 4: Selecteer de feestdagen Klik in deelscherm rechtsboven de groene balk op Toevoegen  . Je ziet het scherm Selecteer feestdagen.  Selecteer één of meer feestdagen: dit kan met de ctrl-toets of shift-toets + klikken.  Klik op Selecteer en vervolgens op Opslaan. Stap 5: Feestdagencluster koppelen aan medewerker. Ga in het menu naar Medewerker > Contract > Dienstverband en selecteer een medewerker. Klik achter het veld Feesdagencluster op het icoon Waarde wijzigen   en selecteer het feestadagencluster door erop te dubbelklikken. Klik in het scherm Dienstverband op Opslaan. Als aan een medewerker een feestdagencluster is gekoppeld, dan zijn in het jaarrooster de feestdagen van dit cluster blauw gekleurd. 2b Werkroosters toekennen en genereren via Werkpatroon Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren Het toekennen en genereren van werkroosters doe je via het menu Instellingen > Werkpatroon > Werkrooster genereren. Let op: deze actie moet je per bedrijf uitvoeren.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Pas de datum aan en kies bij actie Genereren werkrooster (afb. 02).  Klik rechtsonder op Opslaan om de actie te voltooien.  afb. 02 3. Feestdagen activeren Let op: Als je gebruik maakt van het Feestdagencluster, kan je  stap 3 overslaan. Stap 1: kies Instellingen > Vastlegging > Waardencluster. Het scherm Waardencluster opent (afb. 03). afb. 03 Stap 2: selecteer de juiste ingangsdatum. Stap 3: selecteer de gewenste doelgroep. Let er hierbij op dat je bij Soort doelgroep kiest voor het niveau waarop je altijd de feestdagen inregelt: klant- of bedrijfsniveau.  Stap 4: kies het element Feestdag.  Stap 5: klik op de knop Open. Het scherm met de feestdagen opent. Selecteer de algemene en jaarlijkse feestdagen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Collectief Verlof toekennen Voordat je het volgende verlofjaar definitief kunt vrijgeven aan de medewerkers binnen de organisatie, leg je het collectief verlof vast. Een collectieve verlofaanvraag leg je vast via Instellingen > Verlof > Collectief verlof (afb. 04).  afb. 04   Veld Toelichting Datum collectief verlof Je moet per dag een collectieve verlofaanvraag vastleggen. Verlofsoort Selecteer een verlofsoort uit de lijst. Aantal verlofuren Vul hier geen uren in als het collectief verlof verrekend moet worden volgens het werkrooster van de medewerkers. Soort verrekening Selecteer een van de opties: Verrekenen Niet verrekenen met verlofsaldo.  Afdeling Je kunt een collectieve verlofdag vastleggen per afdeling.  Let op: dit raden wij niet aan, tenzij het echt noodzakelijk is. Reden verlof Kies hier een reden voor het verlof. Wij raden je aan om dit te doen. Memo Via dit veld kun je eventueel een vrije tekst vastleggen. Het kan natuurlijk binnen de organisatie voorkomen dat er tijdens een collectieve vakantiedag medewerkers aan het werk zijn. Je kunt het collectief verlof dan per medewerker blokkeren in de verlofaanvraag (afb. 05).  Medewerker > Verlof > Verlofaanvraag afb. 05 Als het verlof wordt geblokkeerd, worden de uren teruggeboekt naar 0,00 (afb.06).  afb. 06 Controles bij overgang naar het volgende verlofjaar  Controleer voordat je het nieuwe verlofjaar start de inrichting van de verlofregeling. Mogelijk zijn er binnen jouw organisatie voor het volgende verlofjaar andere afspraken van toepassing waardoor het nodig is de inrichting aan te passen.  Stappen inrichting controleren Kies het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling, selecteer de regeling en klik op Verlofsoorten om het detailscherm Verlofsoorten te openen.  Dubbelklik op een verlofsoort om de kenmerken van deze verlofsoort op te roepen.  Controleer in het tabblad Basisrechten of bij Verlofrecht per jaar (in uren) het standaard aantal uren verlofrecht per jaar op basis van een voltijds dienstverband correct is ingevuld.  Controleer of het veld Max. over te hevelen uren correct is ingevuld.   Controleer zo nodig of het veld Maximaal negatief correct is ingevuld; bij oneindig niets invullen.  Als je via het tabblad Bijzondere rechten leeftijd- en/of dienstjarenrechten hebt toegekend, controleer dan of de peildatums in de verlofsoort zijn ingevuld.  Wil je voor een verlofsoort gebruik maken van Automatische afboeking, controleer dan of het vinkje is aangezet en de prioriteiten zijn bepaald. Gebruik je Self Service, dan moet je het meest recente verlofformulier gebruiken om er zeker van te zijn dat het automatisch afboeken correct verloopt.  Controleer of de juiste Afrondingsmethode is gebruikt.  Aandachtspunten toekennen verlofrecht Drie aandachtspunten Het verlofrecht wordt alleen berekend voor de verlofsoorten die in de verlofregeling zijn vastgelegd. Als een verlofsaldo van een verlofsoort in een verlofregeling negatief is, wordt dit negatieve verlofsaldo altijd overgeheveld naar het volgende jaar ongeacht de keuze die je hebt gemaakt bij het veld Maximum negatief.  De functionaliteit voor Ouderschapsverlof is gewijzigd: informatie over het inrichten van onbetaald en betaald ouderschapsverlof vind je in de online help van HR Core / Payroll Business: zoeken op ouderschapsverlof en op de community in de Handleiding ouderschapsverlof 2023. Verlofrecht nieuw verlofjaar toekennen  Bij het toekennen van verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar 20JJ, worden de resterende verlofsaldi van de verlofsoorten (als dit zo is ingericht bij de verlofregeling) overgeheveld en worden de verlofrechten voor het nieuwe verlofjaar toegekend. Stappen toekennen verlofrecht nieuw verlofjaar Kies in het menu Instellingen > Verlof > Verlofrecht toekennen.  Klik rechtsboven in het scherm op de knop Toevoegen  . Het scherm Verlofrecht toekennen opent.  Selecteer de actie Nieuw verlofjaar en klik rechts onderin op de knop Starten (afb. 07). afb. 07 Toekennen verlofrechten uitvoeren voor ieder bedrijf afzonderlijk Binnen een bedrijf worden alle verlofregelingen meegenomen. De actie is pas voltooid als je een datum en een tijd ziet in het overzichtsscherm. Houd er rekening mee dat je deze actie voor elk bedrijf afzonderlijk moet uitvoeren.  Voltooien duurt enige tijd Na deze actie zijn bij de functie Medewerker > Verlof > Verlofsaldo de verlofkaarten van de medewerkers voor het volgende verlofjaar zichtbaar. Het duurt enige tijd voordat de kolom Overgeheveld is gevuld met het overgehevelde saldo van het voorgaande verlofjaar (indien van toepassing).  Verwerkingsverslag Het verwerkingsverslag kun je oproepen via Rapporten > Mijn rapporten.  Aandachtspunten na toekennen rechten  Als je in HR Core Business het toekennen van verlofrecht voor het komende verlofjaar hebt uitgevoerd, is het verlofrecht berekend en heeft het overhevelen van de restsaldi van het voorgaande verlofjaar plaatsgevonden. Wij vragen extra aandacht voor verlofaanvragen en verlofrechtmutaties over het voorgaande jaar. Zie hierna.  Aandachtspunt 1 - Verlofaanvraag in het vorige jaar boeken Als een medewerker, nadat de verlofrechten voor het nieuwe jaar zijn berekend, alsnog een verlofaanvraag indient die betrekking heeft op het voorgaande verlofjaar, wordt de overheveling van het verlofsaldo van het vorige naar het nieuwe verlofjaar automatisch herrekend. Aandachtspunt 2 - Extra Individueel verlofrecht in het vorige verlofjaar Als je voor een medewerker, nadat het nieuwe verlofjaar is geactiveerd, alsnog een Extra Individueel verlofrecht moet vastleggen met een boekingsdatum die valt in het vorige verlofjaar, dan wijzigen daarmee de rechten van het vorige jaar.  Gewijzigde rechten van het vorige verlofjaar worden niet automatisch verwerkt in het huidige verlofjaar. Zie hiervoor de uitleg bij vraag 5 van de Veelgestelde vragen. Veelgestelde vragen 1. Je zit in het jaar 2023. Het verlofjaar 2022 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het verlofjaar 2022. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag waarbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Op basis van deze gegevens zal de verlofaanvraag verwerkt worden.  2. Het verlofjaar 2022 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van eind december t/m begin januari die dus over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2022 t/m 4 januari 2023. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag van begindatum t/m einddatum getoond, maar alleen de uren voor 2022 (= 24 uur) worden afgeschreven en getoond (afb .08). afb. 08  Hierbij wordt gekeken of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld. Zodra het verlofjaar 2022 actief is, worden de verlofuren die van toepassing zijn op dit verlofjaar verrekend.  3. Het verlofjaar 2022 is nog actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd voor het jaar 2023. Hoe wordt deze verwerkt?  De verlofaanvraag wordt verwerkt op basis van de begindatum van de verlofaanvraag. Hierbij wordt gekeken naar de inhoud van de verlofregeling (op full time basis). De uren van de verlofaanvraag worden gereserveerd. De medewerkers zien wel de verlofaanvraag die is ingelegd, maar niet hun saldo van 2022. 4. Het verlofjaar 2022 is actief. Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd die over de jaargrens heengaat. Hoe wordt deze verwerkt?  Voorbeeld - dit voorbeeld is gebaseerd op een eerder jaar, maar het principe is hetzelfde Er wordt een verlofaanvraag vastgelegd van 29 december 2021 t/m 4 januari 2022. In het actieve verlofjaar (2022) wordt de volledige verlofaanvraag getoond, maar alleen de uren voor 2022 worden afgeschreven en getoond, waarbij het systeem kijkt of er voldoende saldo is en of er een vervaldatum aan de verlofsoort is gekoppeld.  Bij een fulltime dienstverband is dit 8 uur omdat 1 januari als feestdag is aangemerkt (afb. 09). Voor het verlofjaar 2021 zijn de opgenomen 24 uur afgeboekt in 2021 en tevens gecorrigeerd in de kolom overgehevelde uren bij het verlofjaar 2022.  afb. 09 Bij een verlofaanvraag over het jaar heen via automatisch afboeken, worden in het actieve verlofjaar de uren afgeboekt van de verlofsoort waar nog uren voor zijn. Dit houdt in dat de uren die worden afgeboekt, kunnen worden verdeeld over zowel wettelijk als bovenwettelijk verlof. De uren voor het volgende jaar worden opnieuw vastgesteld op basis van de Prioriteits die is vastgelegd in de verlofsoort. Meer informatie - Online help: zie de toelichting in het helponderwerp Verlofregeling voor het veld Prioriteit en de optie Automatische afboeking. 5. Het nieuwe verlofjaar 2023 is toegekend, maar er moet nog Extra Individueel Verlofrecht met boekingsdatum in 2022 worden ingevoerd. Hoe doe je dat?  Als je nog een extra individueel recht wilt toekennen aan een of meer medewerkers, kun je het beste de volgende stappen doorlopen.  Stap 1 Voer de gewenste extra individuele verlofrechten in voor de betreffende medewerker via de functie Medewerker > Verlof > Extra Individueel Verlofrecht. Let op: kies hier voor de juiste peildatum. Stap 2 Ga naar het verlofsaldo van de medewerker.   Selecteer bovenin verlofjaar waarvoor je zojuist Extra individueel recht hebt toegekend (2022). Klik rechts onderin in het scherm op de knop Herberekenen. Na de herberekening wordt het scherm automatisch ververst en zit je in het actieve verlofjaar. Als je teruggaat naar het vorige verlofjaar zie je dat de uren zijn toegekend en in het actieve verlofjaar correct zijn overgeheveld.  6. Hoe kan ik Extra individueel verlofrecht voor meerdere medewerkers tegelijk invoeren in het actieve verlofjaar?  Het is mogelijk om Extra individueel verlofrecht (collectief) te importeren via het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand. Volg hiervoor de volgende stappen  Stap 1 Open het Excel-bestand door bij het menu Beheer > Import/Export > Aanmaken Excel bestand de definitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren en rechts onderin het scherm te klikken op de knop Maak bestand (afb. 10).  afb. 10  Stap 2 Bekijk het Excel-bestand. Dit ziet eruit zoals in afb. 11 en kan voor jou qua kolomindeling afwijken. afb. 11  Stap 3 Selecteer in het Excel-bestand alle kolommen (in dit voorbeeld A t/m I), klik met de linker muisknop en kies de optie: Format cells met de optie Text (Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Tekst (Nederlandse versie). Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 12).  afb. 12 Stap 4  Selecteer in het Excel-bestand alleen de kolommen die met een datum gevuld moeten worden (in dit voorbeeld kolom D). Klik met de linker muisknop en kies de optie Format cells met de optie Date.(Engelse versie) / Cel eigenschappen met de optie Datum (Nederlandse versie).  Klik op OK om de gekozen optie vast te leggen (afb. 13).  afb. 13  Stap 5 Je kunt nu de kolommen vullen met de gegevens van de medewerkers waarvoor een Extra Individueel Verlofrecht moet worden toegekend. Je ziet in dit voorbeeld dat in de kolommen waar een cijfer wordt ingevuld, een ‘ verschijnt. Dit is het juiste format (afb. 13).  Onderaan het Excel-bestand zie je twee tabbladen. Hierin vind je de codes voor Type recht en Verlofsoort (afb.14). Bij de verlofsoort kun je kiezen voor de verlofsoorten die in de verlofregeling(en) zijn opgenomen. Vervolgens sla je het Excel-document lokaal op je PC op.   afb. 14  Stap 6 Selecteer het bij stap 5 opgeslagen Excel-bestand met de knop Browse door via het menu Beheer > Import/Export > Importeer Excel bestand de importdefinitie Importeren Extra Individueel Recht te selecteren.  Klik op de knop Importeer bestand rechts onderin het scherm om het bestand in te lezen en de Extra Individuele Rechten bij de betreffende medewerkers te boeken (afb. 15). afb. 15 7. Bij sommige verlofsoorten wordt het verlofsaldo van vorig jaar (2022) niet overgeheveld. Wat kan hiervan de oorzaak zijn?  De twee meest voorkomende oorzaken zijn:  1. Het veld Max aantal over te hevelen uren is niet correct gevuld in de verlofregeling. Dit kun je aanpassen door het wijzigen van de verlofregeling via het menu Instellingen > Verlof > Verlofregeling. Controleer of het veld Max aantal over te hevelen uren in de betreffende verlofsoort inderdaad niet correct is ingevuld. Als je de verlofregeling aanpast, moet je daarna via Instellingen > Verlof > Verlofrecht de actie Huidig verlofjaar corrigeren uitvoeren.   Let op: correcties in een verlofregeling moet je aanpassen met de juiste peildatum. In deze situatie is dit 1 januari van het voorgaande verlofjaar = 1-1-2022. 2. Als een medewerker per 1-1-2023 een andere verlofregeling krijgt, worden eventuele restsaldi, zowel positieve als negatieve, niet overgeheveld.  We adviseren om hiervoor contact op te nemen met een consultant.  8. Kan ik vervallen verlof bij medewerkers in 2022 nog terugzien?  Bij het starten van het verlofjaar 2023 zijn vervallen uren uit het verlofjaar 2022 niet meer zichtbaar. In HR Core Business kun je deze vervallen rechten nog terugzien via het verlofjaar 2022 menu Medewerker > Verlof > Verlofsaldo.  

De migratie van de Visma Raet Community naar deze community is een feit. Het brengt voor klanten in de zakelijke markt een grote wijziging met zich mee. De oude groepen gaan samen in één nieuwe groep: YouServe HRYou. Dit betekent dat je alle informatie nu op één plek vindt. In dit document lees je hoe het zit. Hoe je je kunt abonneren, is hierin ook beschreven.    

Hier vind je de persoonsgegevens die per de aangegeven release worden gesynchroniseerd van de medewerker naar de persoon.

Bijgevoegde slideset kan handvatten bieden voor het implementeren van een UPI & Personen. 

Inleiding Wet arbeidsmarkt in balans Per 1 januari 2020 treedt de WAB (Wet arbeidsmarkt in balans) in werking. De wet bevat een pakket maatregelen om de balans tussen vast en tijdelijk werk te herstellen. In de praktijk betekent dit een verbetering  voor de positie van tijdelijke werknemers en flexwerkers en dat het voor werkgevers makkelijker wordt werknemers te ontslaan. De maatregelen zijn onder te verdelen naar drie hoofdthema’s. Het ontslagrecht Flexibele arbeid Premiedifferentiatie WW Impact op processen en modules Deze wetgeving heeft impact op zowel de processen als in de administratie. Om uiteindelijk de juiste gegevens naar de belastingdienst te kunnen sturen, zullen er aanpassingen gedaan moeten worden in meerdere modules binnen Youforce. Deze aanpassingen zijn hieronder terug te vinden. WAB-release notes Tot en met ten minste januari 2020 publiceren wij maandelijks gezamenlijke WAB-release notes met alle veranderingen in onze software voor de drie hoofdthema’s. De release notes per module blijven gewoon bestaan en bevatten meer gedetailleerde informatie. De links hiervoor vindt je bij de betreffende onderwerpen. Ontslagrecht De WAB wil de posities van flexwerkers en medewerkers in vaste dienst dichter bij elkaar brengen. Voor werkgevers betekent dit enerzijds een versoepeling van het ontslagrecht en anderzijds een stimulans medewerkers in vast dienst te nemen. Wijzigingen Reden ontslag doorgeven Transitievergoeding Reden ontslag doorgeven in loonaangifte Vanaf 1 januari 2020 moet je bij ontslag een reden doorgeven aan de fiscus via de loonaangifte. De WAB werkt met vaste ontslagredenen die wij in de december-release via een waardenlijst op Nederland niveau toevoegen aan het element 'Reden uit dienst' op het scherm 'Medewerker'. Je kunt dit element ook gebruiken voor een uitdienstproces in Self Service. Je kunt per 1 januari 2020 je eigen waardenlijst stop zetten met een einddatum. Blijf je deze toch hanteren, maak dan gebruik van een conversietabel zodat je de juiste reden doorgeeft aan de Belastingdienst en de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA).  We hanteren de volgende redenen: 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet) 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.) 40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht 41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden 80 Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV 81 Bedrijfseconomische reden met toestemming UWV 90 De arbeidsovereenkomst loopt door, maar de inkomstenverhouding is administratief beëindigd 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden Transitievergoeding De WAB bepaalt dat elke medewerker vanaf de eerste werkdag recht heeft op een transitievergoeding. Ook de hoogte van de transitievergoeding verandert. Op het Youforce portaal vind je een rekentool gebaseerd op de nieuwe regels voor het berekenen van de transitievergoeding in 2020. Je vindt de tool bij ‘Nieuws’ of zoek naar ‘rekentool’ bij de publicaties. In Payroll Business vind je in het eerste kwartaal van 2020 de automatische berekening van een voorgestelde transitievergoeding. Deze kan je toepassen als uitbetaling of prognoseberekening. De voorgestelde transitievergoeding bereken je via Instroom/Uitstroom > Voorstel Transitievergoeding. Uitbetaling transitievergoeding De nieuwe wetgeving betekent in de praktijk dat je veel vaker een transitievergoeding uitbetaalt.  De uitbetaling van de transitievergoeding in Payroll Business vindt plaats door het kopiëren van een medewerker. Hier voer je vervolgens een nieuwe Inkomensverhouding (IKV) op voor de uitbetaling van  transitievergoeding via een vrije looncomponent tegen groene tabel. Per januari komt een nieuwe wizard ‘Kopiëren medewerker’ beschikbaar. De waardes voor de afhandeling tegen groene tabel zijn in deze wizard al ingevuld, net als de toepassing van de vrije looncomponent. Je vult dan nog slechts het bedrag in.  Uiteindelijk willen we in het eerste kwartaal van 2020 de uitbetaling van de transitievergoeding tegen groene tabel ondersteunen door bij uitdiensttreding automatisch een nieuwe IKV te maken. Je hoeft dan niet meer eerst een medewerker te kopiëren. In voorbereiding hierop is het nummer van de inkomstenverhouding beschikbaar gemaakt op het scherm Arbeidscontract. Meer informatie hierover zal te vinden zijn in de release notes Payroll Business 2019 - 12 IKV Nummer ook op scherm Arbeidscontract.  Flexibele arbeid Een belangrijk doel van de WAB is het beperken van de negatieve gevolgen van flexibele arbeid. Het aantal flexwerkers is de afgelopen jaren stormachtig gegroeid en de wet schrijft een aantal maatregelen voor om deze groep beter te beschermen. Momenteel ondersteunt Payroll Business de ketenbepaling niet. Verplicht aanbod contract oproepkrachten De WAB verplicht per 1 januari 2020 medewerkers met een oproepcontract na twaalf maanden schriftelijk een vast contract aan te bieden voor het gemiddeld aantal gewerkte uren in deze periode. Hiervoor geldt geen overgangsrecht, dus mogelijk moet je in januari al een aanbod doen voor een oproepkracht die dan 12 maanden in dienst is.   In Self Service kun je een proces inrichten voor een automatisch aanbod na twaalf maanden dat beide partijen (digitaal) ondertekenen. Ook automatische vastlegging in Personeelsdossier is mogelijk. In HR Core Business kan je na de release van januari 2020 via actieve signaleringen het gegevenselement ‘Oproepovereenkomst’ toevoegen. Dit element signaleert dat de oproepkracht die 12 maanden in dienst is en een aanbod moet krijgen. Nieuwe verplichte velden op de salarisstrook Vanaf 1 januari 2020 moet je drie nieuwe gegevens op de salarisstrook vermelden. In Payroll Business gaat het om de volgende elementen: Contract onbep. / bep. tijd * Schriftelijk arbeidsovk. Oproepovereenkomst Wij passen onze standaard salarisspecificatie hierop aan.  Voor medewerkers die WW-verzekerd zijn, berekent Payroll Business de WW-premie (WW-hoog, WW-laag of Herzien) op basis van de volgende drie gegevenselementen in het scherm 'Arbeidscontract'.   Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Defaultwaarde = Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Defaultwaarde = Ja Beschikbaar met ingang van 1-11-2019 Oproepovereenkomst Defaultwaarde = Nee Beschikbaar met ingang van 1-11-2019   Berekening WW-premie Lage WW-premie Payroll Business berekent de lage WW-premie als de gegevenselementen onderstaande waardes hebben:   Gegevenselement Waarde Contact onbep./bep. tijd Onbepaalde tijd Schriftelijke arbeidsovk Ja Oproepovereenkomst Nee   Meer informatie is te vinden in de release notes Payroll Business 2019 -11 Wet Arbeidsmarkt in Balans: https://community.raet.com/information/release-information/w/releases-2019/1118/payroll-business-2019-11#Wet_Arbeidsmarkt_in_Balans_WAB   Hoge WW-premie In alle andere gevallen behalve voor de uitzonderingssituaties die hiervoor zijn beschreven bij 'Altijd lage WW-premie', berekent Payroll Business de hoge WW-premie. Uitzonderingsituaties automatische berekening hoge WW-premies Werknemers met een leerovereenkomst op grond van de Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) Pad: Medewerker > Interfaces > Loonaangifte In het scherm Interfaces > Loonaangifte voegen we per 1 januari 2020 de waarde ‘83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’ toe aan de lijst ‘Aard arbeidsverhouding’. Leg je deze waarde bij een medewerker vast, dan berekent Payroll Business de lage WW-premie ongeacht de ingevulde waarde in het scherm ‘Arbeidscontract’ bij de velden ‘Contact onbep./bep. Tijd’, ‘Schriftelijke arbeidsovereenkomst’ en ‘Oproepovereenkomst’. Werknemers die bij aanvang van het aangiftetijdvak jonger zijn dan 21 jaar en in dat aangiftetijdvak maximaal 48 verloonde uren (vierwekenaangifte) of 52 verloonde uren (maandaangifte) hebben Pad: Medewerker > Medewerker > Medewerker(s) Op basis van de geboortedatum in het scherm ‘Medewerker(s)’ en het payrollelement ‘Verloonde uren’ bepaalt Payroll Business automatisch of een medewerker voldoet aan deze uitzonderingssituatie. Hierbij wordt gekeken naar de leeftijd aan het begin van de afrekenperiode. Als een medewerker tot deze uitzonderingsgroep behoort, berekent Payroll Business de lage WW-premie.  Uitkeringen werknemersverzekeringen - uitkeringen door UWV, betalingen door een eigenrisicodrager ZW en WGA en werkgeversheffingen Pad: Instellingen > Berekening > Grondslag Op basis van de grondslag ‘Looncomponenten AWF laag’ berekent Payroll Business voor de looncomponenten in deze grondslag de lage WW-premie. Let op: bij een samenloop van salaris en uitkering moet je aan de Belastingdienst de totale WW-premie onder de rubriek ‘AWF-premie hoog' aanleveren. Daarom zie je in de ‘Afrekenmatrix medewerker’ en ‘Afrekenmatrix werkgever’ payrollelementen voor 'AWF hoog'. Herzien lage WW-premie Aan het scherm Loonheffingen hebben we het veld ‘WW herzien’ toegevoegd. Als hier ‘Ja’ is ingevuld, wordt de lage WW-premie herzien en de hoge WW-premie berekend en in de ‘Afrekenmatrix medewerker’ opgenomen in de kolom ‘AWF herz’. De eerder berekende lage WW-premie wordt op 0 gesteld. Voor de volgende uitzonderingssituaties voert Payroll Business het herzien van de lage WW-premie automatisch uit - deze functionaliteit komt beschikbaar in de loop van 2020: Beëindiging arbeidsovereenkomst binnen twee maanden Verloonde tijdelijke uren zijn meer dan 30% van het aantal vaste contracturen In de loop van 2020 krijg je een rapport met medewerkergegevens voor wie je meer dan 30% tijdelijke uren van het aantal vast contracturen aan het eind van het kalenderjaar hebt verloond. Direct na de novemberrelease starten we een proces voor het vullen van de velden ‘Oproepovereenkomst’ en ‘Aard arbeidsverhouding’ met de waarde 83 ‘Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’. Dit proces kan een aantal dagen duren dus wellicht kloppen de waardes niet direct. Via berichtgeving op de Portal houden we je op de hoogte van de status. Na afronding van het proces, adviseren wij de waarde van deze velden zorgvuldig te controleren. Het veld ‘Oproepovereenkomst’ en de waarde ‘83 Beroepsbegeleidende leerweg (BBL)’ bij het veld ‘Aard arbeidsverhouding’ zijn beschikbaar per 1-11-2019 met ingangsdatum 1-1-2020. Voor een correcte verwerking van je processen en de loonaangifte in januari doe je het volgende: Controleer de velden ‘Bepaalde tijd /  Onbepaalde tijd’, ‘Schriftelijke arbeidsovereenkomst’ en ‘Oproepcontract’. Deze hebben direct invloed op de premieberekening. Controleer overige systemen en processen waar je mutaties mee aanlevert aan Payroll Business zoals importbestanden, Self Service etc. Aan de Afrekenmatrix medewerker / werkgever / per periode voegen we in de release van december 2019 voor hoge, lage en herziene WW-premie de volgende kolommen toe: ‘AWF laag’, ‘AWF hoog’ en ‘AWF herzien’. Neem deze kolommen op in je journaalpost. Met de peildatum 1-1-2020 in de module ‘Journalisering’ voeg je de kolommen al toe voor 2020. Vul de grondslagen voor de uitzonderlijke situaties zoals hierboven beschreven. Publishing Date : 11/12/2019

Deze lijst geeft korte, bondige antwoorden op de meest gestelde vragen. De details vind je in de release notes van de WAB of die van de betreffende applicatie. Algemeen Vraag Antwoord Wanneer gaat de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) in? Per 1 januari 2020 treedt de WAB in werking. Welke impact heeft de WAB? De WAB heeft impact op HR-processen en de (financiële) administratie. Dus op zowel de HR Core applicatie alsop de Payroll-engine. Hoe informeert Visma | Raet mij over de impact van de WAB? Wij publiceren maandelijks specifieke WAB-release notes met informatie over de combinatie van de HR Core applicatie en de Payroll-engine De release notes per applicatie bevatten de meer gedetailleerde informatie. Welke middelen krijg ik voor afhandeling van de WAB ter beschikking? Onder meer nieuwe rubrieken en invoercodes om de juiste gegevens in de applicatie in te voeren en via de Payroll-engine te laten verwerken. Transitievergoeding Vraag Antwoord Kan ik al berekeningen uitvoeren voor de transitievergoeding? Op het Youforce portaal vind je een rekentool gebaseerd op de nieuwe regels voor 2020. Kijk bij ‘Nieuws’ of zoek naar ‘rekentool’ bij de publicaties. Wat gebeurt er als een nabetaling (eindafrekening) van een variabele beloning plaatsvindt ná uitbetaling van de transitievergoeding? Een nabetaling (eindafrekening) wordt niet meegenomen in de berekening van de transitievergoeding omdat deze buiten de referteperiode valt. Ik heb een medewerker die onder de 18 jaar was bij de ingangsdatum van het dienstverband. Hoe wordt de transitievergoeding berekend in Payroll Business.  Payroll Business berekent de transitievergoeding vanaf de datum in dienst, ongeacht de leeftijd van de medewerker. Wanneer de medewerker onder de 18 jaar is en minder dan 12 uur per week heeft gewerkt, wordt deze periode ook meegenomen in de bepaling van de dienstjaren door Payroll Business. Ondanks dat in dit geval de periode voor het 18e jaar, waarbij minder dan 12 uur per week verloond is, uitgesloten mag worden voor de bepaling van de dienstjaren voor de berekening van de transitievergoeding.  In deze situatie kun je op twee manieren vastleggen dat de dienstverbandperiode voor de bepaling van de transitievergoeding moet worden gecorrigeerd: Je kunt afwijkende jaren, maanden en dagen opgeven als je de duur van het dienstverband berekent. Hierin kun je rekening houden met de periode dat de medewerker nog geen 18 was én minder dan 12 uur per week heeft gewerkt. Je kunt de afwijkende datum in dienst opgeven op basis van de datum dat de medewerker 18 jaar werd en/of gemiddeld meer dan 12 verloonde uren per week heeft.  Payroll Vraag Antwoord Vallen min/max contracten onder het hoge percentage? De uitbetaalde meeruren vallen onder de 30% toets. Welke uren worden meegenomen voor de 30% toets? Alle verloonde (gewerkte) uren voor de Loonaangifte tellen mee: meeruren, overuren, uitbetaalde verlofuren, et cetera. Via een grondslag kan je uren aan de verloonde uren toevoegen. Contracten Vraag Antwoord Hoe ga ik om met het aanbieden van een contract aan oproepkrachten? In Self Service kun je een proces inrichten voor een automatisch aanbod na twaalf maanden dat beide partijen (digitaal) ondertekenen. Moet een oproepkracht worden omgezet bij acceptatie van een vast contract? Als een oproepkracht besluit om een vast contract te accepteren, moet u voor de medewerker een nieuw contract aanmaken. Hoe kan ik in Payroll Business een tijdelijke uitbreiding van uren vastleggen en hoe vindt de 30% toets plaats voor de premiedifferentiatie? Bij een vastgelegde tijdelijke uitbreiding van uren, dient dit via een nieuw IKV tegen WW hoog aangegeven te worden. U kunt dit in ons applicatie vastleggen door middel van het kopiëren van de medewerker en een tijdelijk contract ten behoeve van de tijdelijke uitbreiding van uren vast te leggen.  Is er sprake van een meerwerk, of overwerk, dan adviseren wij dit via meeruren vast te leggen. Op deze wijze worden deze uren meegenomen in de 30% toets van de verloonde uren versus de contracturen en eventuele herziening. Er vindt een inventarisatie plaats op basis van de marktbehoefte voor toekomstige uitbreidingen. Wat moet ik doen als ik meeruren hebt toegepast bij een tijdelijke contractuitbreiding in januari/februari van dit jaar? Splits de contracturen en de Tijdelijke uitbreiding in 2 dienstverbanden vanaf januari zoals vermeld door middel van het kopiëren van de medewerker. Dit resulteert in een dienstverband voor het vaste dienstverband en een dienstverband voor de Tijdelijke uitbreiding. Loonstroken Vraag Antwoord Er moeten nieuwe verplichte velden op de loonstrook komen, hoe doe ik dat? Vanaf 1 januari 2020 moet je drie nieuwe gegevens op de salarisstrook weergeven. HR Core Beaufort biedt hiervoor de benodigde rubriekcodes.   Publishing Date : 3/10/2020

In de bijlage ondersteunend materiaal voor HR Core Business in het kader van de WIEG.

Inrichting aanvullend geboorteverlof Self Service - HR Core Business - Payroll In het kader van de aanvullend geboorteverlof dat vanaf 1 juli a.s. opgenomen kan worden door partners bij de geboorte van hun kind, hebben wij aanpassingen doorgevoerd binnen onze software. Naast deze aanpassingen in de software hebben wij ook best practice processen binnen Self Service ontwikkeld voor klanten die gebruik maken van HR Core Business. De processen zullen later deze maand beschikbaar worden gesteld via 999998 (Raet Template HRCB). Via Self Service  - Beheer - Formulierdefinitie - Definities importeren kunnen de best practice processen worden geïmporteerd in jullie eigen Self Service omgeving. In onderstaand stappenplan nemen we je mee in de diverse stappen die gezet kunnen worden, van aanvraag door de medewerker tot het verwerken van het opgenomen verlof op de salarisspecificatie. Bij elke stap verwijzen we ook naar de releasenotes van de desbetreffende modules, waar meer detail informatie is na te lezen. Met behulp van de releasenotes is het mogelijk om deze processen zelf in te richten. Uiteraard kunnen wij jullie daar ook bij helpen. Onze dienstverlening is beschreven in onze  WIEG menukaart . HR Core Business Om het mogelijk te maken voor de medewerker om aanvullend geboorteverlof aan te vragen via Self Service of de aanvraag te registeren in HR Core Business, dienen eerst de volgende stappen in HR Core Business uitgevoerd te worden. Om het automatisch genereren van het extra individueel recht voor aanvullend geboorteverlof mogelijk te maken, moet je in het scherm HR Stuurgegevens bij het veld ‘ Verlofsoort aanv. Geboorteverlof’ opgeven welke verlofsoort je hiervoor wil gebruiken. Wij adviseren hier de nieuwe verlofsoort ‘Aanvullende geboorteverlof’ voor gebruiken. Kijk voor meer informatie op Release notes HR Core Business juni 2020 Voeg, indien nog niet aanwezig, de verlofsoort toe aan alle van toepassing zijnde verlofregelingen binnen je organisatie. Let op dat je de juiste peildatum gebruikt (01-07-2020). Kijk voor meer informatie op Release notes HR Core Business mei 2020 Automatische verlofkoppeling met Payroll Business Het doel van de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof (uitsplitsing) is om het salaris en eventueel andere vaste loonbestanddelen uit te splitsen bij verlof en het loon bij verlof afzonderlijk te presenteren. Als er niet volledig wordt doorbetaald, wordt er een korting berekend. Per 1 juli is het mogelijk om ook aanvullend geboorteverlof in te regelen in deze arbeidsvoorwaarde. Welke looncomponenten je wilt laten uitsplitsen, kan vastgelegd in de looncomponentenregeling Aanvullend geboorteverlof (Loondoorb bij verlof). Om de loondoorbetaling bij verlof te automatiseren op basis van een aanvraag geboorteverlof (via Self Service of rechtstreeks in HR Core Business), dien in de arbeidsvoorwaarde bij Aanvullend geboorteverlof, invoer via te kiezen voor HR Core. Wanneer je geen gebruik maakt van de verlofkoppeling met HR Core Business kun je het verlof voor de medewerker handmatig vastleggen in de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof voor de uitsplitsing van de vaste loonbestanddelen. Kijk voor meer informatie op Payroll Business productpagina De laatste stap om de automatische verlofkoppeling te activeren is de verlofsoort Aanvullend geboorteverlof van HR Core Business koppelen aan de arbeidsvoorwaarde loondoorbetaling bij verlof in Payroll Business. Kijk voor meer informatie op HR Core Business productpagina De opgenomen uren aanvullende geboorteverlof (Aanvullend geboorteverlof uren  (HRE) van de periode kunnen getoond worden op de salarisspecificaties. Dit kan ingesteld worden via Instellingen > Salarisspecificatie > Loonstrookelementen Activeren Self Service processen Voor aanvraag aanvullend geboorteverlof hebben we twee formulieren gebouwd, die geïmporteerd kunnen in je klantomgeving (Beheer > Formulierdefinitie > Definities importeren). Het gaat om: Dialoog STA Kindgegevens Dialoog STA Aanvraag aanvullende geboorteverlof Op het formulier kindgegevens geeft de medewerker het gewenste aantal weken aanvullend geboorteverlof op in hele weken en de (vermoedelijke) geboortedatum. Verder kunnen de relevante kindgegevens ingevuld worden van het kind waarvoor aanvullend geboorteverlof aangevraagd wordt. De medewerker is niet verplicht om de naam van het kind vast te leggen. In verplichte velden kan een andere omschrijving worden opgegeven. Als de gegevens zijn vastgelegd en opgeslagen, genereert HR Core Business automatisch het recht voor het aanvullende geboorteverlof (via extra individueel recht). Het systeem vult de expiratiedatum automatisch in; deze datum ligt 6 maanden na de geboortedatum. Zodra het recht is verwerkt in het verlofsaldo (dit duurt enkele minuten), kan de medewerker via het formulier Aanvraag aanvullende geboorteverlof de daadwerkelijke aanvraag indienen. Voor beide formulieren moet je een workflow definiëren en de activiteiten opnemen in de gewenste activiteitenprofielen. Kijk voor meer informatie op HR Core Business productpagina Aanvraag bij UWV De aanvraag bij het UWV kan rechtstreeks via de website van het UWV gedaan worden. Vanaf de juli release wordt de arbeidsvoorwaarde Loondoorbetaling bij verlof uitgebreid. Hierdoor wordt het mogelijk om het uitbetaalde bedrag van het UWV vast te leggen en daarmee ook een eindberekening te laten plaatsvinden. Houd voor meer informatie de Payroll Business productpagina en HR Core Business productpagina in de gaten.   Publishing Date : 7/27/2020