Kennisbank Youforce App

In deze video leggen we uit hoe je de functionaliteiten van 'Aanvragen & uploaden' activeert.

Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘SKJ’ of ‘Kosten SKJ in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Hoe overstappen? In het volgende artikel helpen we je hoe je deze overstap eenvoudig kan doen: Hulp bij overstap standaard velden voor 'SKJ-(her)registratie'   Waarom overstappen? Aansluiten bij de standaard is altijd verstandig. Daarnaast is Visma|Raet gestart met een initiatief om fraude te voorkomen. Bijvoorbeeld met diploma's, VOG en BIG-registraties. Lees hierover meer in Oproep: Youforce tegen fraude samen ontwikkelen. Om soepel te kunnen aansluiten op dit soort ontwikkelingen is het altijd verstandig om je te conformeren aan de standaard.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de genoemde velden in de handleiding toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken.

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de diploma/certificaat hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw het eerder ingediende diploma/certificaat alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Het test diploma/certificaat is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubrieken verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de diploma/certificaat hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende SKJ-registratie alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. De test SKJ is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de SKJ heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Visma|Raet beheert de tabel van het  veld SKJ register (rubriek PI0164). Deze tabel is exact gelijk aan de officiele tabel vanuit het SKJ-register (bron:  https://informatiebank. skjeugd.nl/vragen/wat-is-de- titel-van-mijn-registratie/#:~ :text=Het% 20Kwaliteitsregister%20Jeugd% 20bestaat%20uit,Jeugd%2D%20en% 20gezinsprofessional%20SKJ)   Dat betekent dat op dit moment de volgende tabel wordt gehanteerd: Rubriekcode Prompt Weergave PI0164 SKJ register 01: Jeugd- en gezinsprofessional SKJ 02: Jeugdzorgwerker SKJ 03: Master-psycholoog SKJ 04: Master-orthopedagoog SKJ 05: Master-pedagoog SKJ 06: Kinder- en jeugdpsycholoog SKJ 07: Postmaster-orthopedagoog SKJ     Eind 2024 wordt de tabel opgenomen in HR Core Beaufort. Via de release notes van HR Core Beaufort kan je de voortgang daarvan lezen.   Wil je nu al aan de slag? Dan kan je de tabel exact als hierboven opnemen in 'rubrieken'.  

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten: Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) Aanvragen werkgeversverklaring woning (voor hypotheek of huurwoning) Uploaden diploma of certificaat   Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.  

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke 2 rubrieken verplicht op het formulier moeten staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Behandelen PA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de VOG hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerder ingediende VOG alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test VOG is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de VOG heeft geupload: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moet staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Fiatteren SA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de werkgeversverklaring aanvraag hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerdere aanvraag werkgeversverklaring alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test 'werkgeversverklaring woning' is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de aanvraag heeft geprobeerd: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

Gebruik je andere velden gebruiken voor ‘BIG’ of ‘Kosten BIG in €’? Kijk dan of je kunt overstappen op de standaard rubrieken.   Hoe overstappen? In het volgende artikel helpen we je hoe je deze overstap eenvoudig kan doen: Hulp bij overstap standaard velden voor 'BIG-(her)registratie'   Waarom overstappen? Aansluiten bij de standaard is altijd verstandig. Daarnaast is Visma|Raet gestart met een initiatief om fraude te voorkomen. Bijvoorbeeld met diploma's, VOG en BIG-registraties. Lees hierover meer in Oproep: Youforce tegen fraude samen ontwikkelen. Om soepel te kunnen aansluiten op dit soort ontwikkelingen is het altijd verstandig om je te conformeren aan de standaard.   Wil/kan dat niet? Voeg dat toch de genoemde velden in de handleiding toe, zet exporteren uit en gebruik een javascript om de waarden over te zetten naar je eigen rubrieken.

De rubrieken die in de handleiding staan beschreven voor de BIG zijn allen op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat: Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan van verschillende BIG-registraties. Een medewerker kan bijvoorbeeld zowel geregistreerd zijn als 'Verpleegkundige' als ook als ' 'Physician assistant'. In dergelijke gevallen zal er vaak sprake zijn van een medewerker die 2 functies uitvoert en daarmee ook 2 dienstverbanden heeft. Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw bewijs van een actuele BIG-registratie aan te leveren.

Data leert dat de workflow ‘aanvragen werkgeversverklaring woning (hypotheek)’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

In steeds meer sectoren is het gebruikelijk dat medewerkers iedere 3 of 5 jaar een nieuwe Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten inleveren. In dit kennisbank artikel leggen we vanuit Visma|Raet uit wat het meest ideale proces is.   Wat leg je vast bij indiensttreding? Veelal neem je het inleveren van de VOG op als ontbindende voorwaarde.  Zodra een medewerker de VOG aanlevert (al dan niet via App, Self Service of aanlevering per post) registreer je de datum uitgifte op: PI0379 VOG datum uitgifte   Hoe gebruik je deze datum voor het vernieuwen? Met de optie 'actieve signalering start workflow' zorg je ervoor dat er na x jaar (b.v. 3 jaar) een workflow wordt gecreerd voor de Personeelsadministratie of HR. Dit kan bijvoorbeeld via de volgende inrichting:    Workflow voor de Personeelsadministratie of HR De workflow is de actie voor de Personeelsadminstratie of HR om bij Justis het aanvraagproces voor een nieuwe VOG te starten.   De meest ideale inrichting is dat je formulier (of template) precies de velden in de volgorde laat zetten die nodig zijn op de website. Zo kan de Personeelsadministratie of HR ze vlot invullen, of is het zelfs mogelijk om het proces te robotiseren.    De workflow en template kan er als volgt uitzien:   Mail aan de medewerker vanuit de workflow In de workflow koppel je een e-mail (template) die wordt verstuurd aan de medewerker zodra de Personeelsadminstratie of HR de aanvraag heeft ingediend bij Justis.   Deze mail kan de volledige instructie hebben over hoe het proces werkt. Ter illustratie een voorbeeld.     Mail vanuit Justis De medewerker krijgt vanuit Justis vervolgens een mail zoals hieronder:     Gevolgd door het bewijs van aanvraag en betaling.     VOG ontvangen - Medewerker upload VOG en betaalbewijs Via de Youforce App of Mijn Youforce kan de medewerker het proces 'Uploaden en declareren VOG' opstarten. Dit proces gaat naar Self Service, waarmee ook de volgende datum wordt geupdate: PI0379 VOG datum uitgifte   Op die manier wordt er over 3 jaar opnieuw hetzelfde proces gestart.     Hoe monitoren welke VOG's nog ontbreken? In Youforce Reporting kan je eenvoudig bijhouden bij welke medewerkers de VOG datum (PI0379 VOG datum uitgifte) in het verleden ligt. Deze medewerkers behoeven dus extra aandacht van HR.        

Vanuit de Youforce App (& desktop) worden de volgende 2 zaken doorgezet naar een Self Service workflow: FS1701 Datum diploma/certificaat De bijlage   Het veld 'FS1701 Datum diploma/certificaat' biedt in Self Service de mogelijkheden om eigen werkwijze toe te passen. Je kan bijvoorbeeld via een bewerking in de rubriek FS0060 Ingangdatum zorgen dat de ingangsdatum gelijk wordt aan de datum van diploma/certificaat. Dit kan je doen met het volgende script: return(v_FS1701#)   In het Te Doen/Gedaan/Archief blijft de ingangsdatum de dag dat de medewerker het diploma heeft geupload.   Maar in het personeelsdossier wordt de datum van het diploma/certificaat (die je dus via een script het ingevuld in FS0060) overgenomen.  

De overheid heeft enige jaren geleden de diplomahulp van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gemaakt.  Hiermee zijn de meeste diploma's digitaal beschikbaar. Waarbij het grote voordeel (als werkgever) is dat een download uit Mijn diploma's een gewaarmerkt officiele PDF betreft. Dit kan helpen bij het voorkomen van diploma fraude.   Om medewerkers te stimuleren deze échte diploma's toe te voegen hebben we eenvoudige link opgenomen met het diploma register. Dit werkt als volgt:   1) Vanuit de app kan medewerker direct naar diploma register 2) Er opent een nieuw scherm (browser van telefoon) waarop medewerker kan inloggen met DigiD app 3) Na inloggen met DigiD ziet medewerker al zijn/haar diploma's 4) Medewerker kan diploma('s) downloaden en vervolgens terug gaan naar de app  5) In de app kan het gedownloade diploma worden geselecteerd 6) De datum wordt herkend en medewerkers ziet een preview

Data leert dat de workflow ‘uploaden diploma of certificaat’ vrijwel nooit retour wordt gestuurd. Tenzij iemand per ongeluk een verkeerde bijlage toevoegd. Of een zwemdiploma heeft aangeleverd die niet relevant is voor het dossier. Gebeurt dit toch? Dan zijn er 2 mogelijkheden: Is er een activiteit zoals ‘retour MW’. Dan komt de retour gestuurde workflow in de Inbox van de medewerker. Alleen via de desktop kan deze Self Service workflow opnieuw worden ingediend door de medewerker Gaat de knop ‘retour MW’ naar een eindstatus zoals *afgekeurd? Zorg er dan voor dat hier een heldere aanvullende e-mail ingericht is voor de medewerker. Zodat de medewerker de reden ziet van afkeuring en via de App of MijnYouforce nogmaals het proces kan starten.

Als een medewerker een diploma/certifcaat upload wordt in de meeste gevallen automatisch de datum dat het diploma is behaald herkend. Deze datum wordt meegenomen in Self Service. Hiervoor wordt de standaard rubriek FS1701 gebruikt die is geintroduceerd  in november 2023. Dit is een zogenaamde Self Service hulp-rubriek die niet wordt geexporteerd naar HR Core Beaufort.   Dit laadt ruimte om een organisatie specifieke werkwijze toe te passen rondom te gebruiken rubrieken. Er zijn daarbij diverse mogelijkheden: Leg je het vast op een eigen rubriek op persoonsniveau of dienstverband niveau? Een medewerker kan meerdere diploma's hebben, mogelijk heb je daarom meerdere rubrieken? Wellicht heb je per type certificaat of opleiding (MBO, HBO, EHBO) een eigen rubriek die je vastlegd. Wellicht noteer je de datum ook in het Personeelsdossier.   Door te werken met één standaard rubriek FS1701 garanderen we dat het proces vanuit de App (en Mijn Youforce) naadloos aansluit op Self Service. Waarbij je binnen Self Service de flexibiliteit kunt gebruiken die gewenst is in jouw eigen organisatie.

Vanuit de Youforce App & Desktop wordt een Self Service workflow opgestart. Dit proces loopt via een api die ook wordt gebruik in meerdere situaties waarbij een workflow wordt opgestart.    In Self Service wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de hulprubriek A00001. Bijvoorbeeld voor een tekstblok, maar ook voor een getal, datum of een label. De diversiteit van deze rubriek is groot. Zo kan een A00001 rubriek misschien wel 2x voorkomen op hetzelfde formulier als tekstblok. Waarbij éénmaal voor de medewerker als input en éénmaal voor de PSA-gebruiker als input.   Om te zorgen dat vanuit de Youforce App & dekstop altijd de toelichting van de medewerker in het juiste veld terecht komt introduceerden wij daarom in november 2023 de reeks FS1700 - FS1799. Al deze rubrieken zullen door Visma|Raet worden beheerd voor specifieke doeleinden waarbij een waarde niet naar HR Core geëxporteerd hoeft te worden.   Daarbij is rubriek FS1700 specifiek aangemaakt voor 'Wensen voor werkgeversverklaring' als tekstblok met 240 karakters. Zo garanderen we de perfecte aansluiting tussen Self Service en de Youforce App.  

In het artikel 'Welke mogelijkheden zijn er voor de digitale VOG (PDF) en de VOG per post?' hebben we toelichting geschreven over de 'digitale VOG'.   Omdat op het moment van het maken van dit kennisbankartikel (april 2024) nog niet alle organisaties bekend zijn met het digitale proces bijgaande enkele voorbeelden hoe de medewerker gaat ervaren. De printscreeens zijn afkomstig vanuit de Berichtenbox vanuit de Overheid en kunnen dus in de loop van tijd veranderen (dit wordt niet beheerd door Visma|Raet). 1. Medewerker krijgt mail & push melding in berichtenbox 2. Medewerker klikt op push melding en logt in op Berichtenbox 3. Medewerker opent bericht van Justis 4. Medewerker opent digitale VOG en kan deze openen met een andere app 5. Vanuit daar kan medewerker VOG downloaden  

Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.   Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.    Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe: PY6932  Startdatum P06932 (als variabel) In die rubriek neem je een script op zoals: var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)   💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de  Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.