Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn:
Veld
Waarde (Beaufort rubriek)
Persoonsnummer
P01001
Naam
Combinatie P01003 & P01009 & P01008
Geboortedatum
P00321
Gewenst naamgebruik
P00304
Burgerlijke staat
P00329
Naam partner
P00391 & P00390
Als beheerder kan je bepalen of de velden 'roepnaam','burgerlijke staat' en 'naam partner' ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.
Visma|Raet heeft bepaald welke velden er zichtbaar zijn. Dit zijn:
Veld
Waarde (Beaufort rubriek)
Dienstverbandnummer
P01101
Soort arbeidsrelatie
P01102
Begindatum
P00322
Datum in dienst CAO
P00834
Functie
P01107
Uren per week
P01109
Salarisschaal
P01151
Anciënniteit
Als P00600 een waarde heeft. Anders P00326
Berekend bruto salaris
P01161
Laatst toegekende periodiek
P00836
Enkele reisafstand woon-werk
P00372
Loonheffingskorting
P00354
Het is voor ons allemaal zeer belangrijk dat de Youforce app stabiel is en werkt in lijn met de huidige beveiligingsstandaarden. Omdat oudere versies van iOS of Android geen beveiligingsupdates meer ontvangen vanuit Apple en Google is het daarom niet gebruikelijk deze nog te ondersteunen.
Vanaf Youforce app versie 1.8.1 is het minimaal ondersteunde besturingssysteem iOS 15 voor Apple iPhone en Android 8 voor Android telefoons.
Elke keer als er een nieuwe versie van iOS of Android besturingssysteem beschikbaar komt, testen we de Youforce app op compatibiliteit en besluiten of we oudere versies niet meer zullen ondersteunen. We zullen dit steeds op voorhand laten weten zodat jullie je medewerkers hiervan op de hoogte kunnen stellen.
Via de Youforce app & desktop is het mogelijk om de volgende velden voor telefoonnummer te wijzigen:
Vast telefoonnummer (P01027)
Mobiel telefoonnummer (P01036)
Telefoonnummer werk (P01037)
Telefoonnummer 1 contactpersoon 1 bij nood (PI0035)
Telefoonnummer 2 contactpersoon 1 bij nood (PI0036)
Telefoonnummer 1 contactpersoon 2 bij nood (PI0039)
Telefoonnummer 2 contactpersoon2 bij nood (PI0040)
Bij al deze telefoonnummers worden de volgende controles toegepast:
De lengte mag maximaal 15 tekens zijn
Speciale tekens (zoals -) zijn niet toegestaan
Als het telefoonnummer begint met een 0 moet het bestaan uit 10 cijfers (zoals alle Nederlands telefoonnummers). Een Nederlands telefoonnummer kan dus niet beginnen met +31 of 0031
Als e een niet-Nederlands (buitenlands) telefoonnummer wil invoeren moet je beginnen met + of 00 (bijvoorbeeld +32 voor België)
Op deze manier ondersteund de Youforce app dus zowel Nederlandse telefoonnummers, maar ook de contactgegevens van medewerkers die bijvoorbeeld in Duitsland, België of Luxemburg wonen. De aanwezige controles in de Youforce app is niet aan te passen als beheerder.
Ja dat kan, maar is wel onhanding.
Want via de Youforce App kan je als beheerder bepalen of een medewerker de volgende gegevens kan wijzigen:
Adresgegevens (zowel woon- als postadres)
Contactgegevens (zowel privé als werk)
Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens)
Contactpersonen bij nood
Betalingsgegevens
Al deze processen zijn ook als desktop-variant beschikbaar via Mijn Youforce. In de kennisbank van het Portaal vindt je het volgende artikel:
Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?
Daarin is precies uitgelegd welke link je kunt koppelen, zodat de medewerker in Mijn Youforce dezelfde ervaring heeft als in de App.
Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen:
Adresgegevens (zowel woon- als postadres)
Contactgegevens (zowel privé als werk)
Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens)
Contactpersonen bij nood
Betalingsgegevens
Zoals je kunt zien in de Youforce app, voorzien we daar een Inbox. Deze Inbox zal een overzicht van geven van openstaande taken en meldingen voor de ingelogde gebruiker.
We verwachten dat gebruikers een totaal-overzicht willen hebben, dus een combinatie van de bestaande taken (Inbox, Mijn taken) en nieuwe taken zoals deze ontstaan bij het gebruik van de declaratiemodule. Het is dus zeer zeker niet de bedoeling onderscheid te maken.
Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van vervanging. In dit document wordt de werking en inrichting van vervanging beschreven.
Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.
Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van verzuim. In dit document wordt de werking en inrichting van verzuim beschreven.
Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.
Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van gewerkte dagen. In dit document wordt de werking en inrichting van gewerkte dagen beschreven.
Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.
Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van declaraties. In dit document wordt de werking en inrichting van declaraties beschreven.
Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.
Autorisaties voor de Youforce app worden ingericht via Autorisatiebeheer. Lees dus naast onderstaande kennisbank artikel voor de Youforce app ook het meer algemene artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?
Vanuit Visma|Raet adviseren we om de rechten van de Youforce app zo overzichtelijk mogelijk in te richten en zo veel mogelijk gebruik te maken van de rollen uit de organisatiestructuur van HR Core Beaufort. In dat gevallen zijn 3 profielen genoeg.
Rechten voor medewerkers
Als een medewerker zowel toegang mag hebben tot
eigen salarisstrook & eigen personeelsdossier
adres-, persoon- en contact-gegevens mag wijzigen
gewerkte (thuis)werkdagen mag declareren
reis- en onkosten declaraties mag indienen
inzicht heeft in eigen verzuim
kan berekenen wat meer/minder werken oplevert
Dan ziet dit profiel er als volgt uit:
Rechten voor (back-up) managers en andere rollen
Managers, back-up managers en alle andere rollen die je toegang wil geven tot ''declaraties goedkeuren (in bulk)'', ziek- en herstelmeldingen en vervanging kan je in één profiel zetten. In onderstaande voorbeeld is de rol manager gekoppeld aan de volgende rechten:
Rechten voor beheerders of rollen zoals salarisadministratie
Ook voor beheerders, salarisadministrateurs of andere professionals is het werken met rollen de beste oplossing. Stel je gebruikt hiervoor de rol HR Admin (HRA) en deze rollen mogen zowel toegang krijgen tot de rechten van een functioneel beheerder als o.a. tot het ziek- en herstelmelden van alle medewerkers. Dan is het volgende profiel van toepassing:
De rechten voor de Youforce app zijn onderdeel van 'autorisatiebeheer'. Hoe je de autorisaties toekend is beschreven in de handleiding van Autorisatiebeheer.
Een medewerker zal hier de volgende velden zien:
Naam 1e contactpersoon
PI0033
Relatie tot medewerker
PI0034
Telefoonnummer 1
PI0035
Telefoonnummer 2
PI0036
Naam 2e contactpersoon
PI0037
Relatie tot medewerker
PI0038
Telefoonnummer 1
PI0039
Telefoonnummer 2
PI0040
Als beheerder kan je bepalen of deze gegevens ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.
Tip! Gebruik je andere rubrieken dan hierboven beschreven? Lees dan 'Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood'
In deze video leggen worden de diverse mogelijkheden van de app getoond. In de video vindt je onder andere:
Veilig en eenvoudig inloggen met gezichtsherkenning
Direct inzicht in documenten uit het personeels- en salarisdossier
Salaris berekenen
Declareer in een paar seconden onkosten
Reiskosten declararen
Verzuimmelding leidinggevende
Reis- of thuiswerkvergoeding
Het zou kunnen dat een bepaalde locatie wel beschikbaar is maar dat de aanvullende gegevens onjuist zijn of ontbreken.
Je ziet in bovenstaand voorbeeld dat we zoeken op de tekst “raet” en ons adres (Plotterweg 38) een aantal keren voorkomt. Dit komt omdat bij onze locatie aanvullende gegevens zijn opgenomen, bijvoorbeeld omdat we beschikken over een parkeerplaats… Dit soort plaatsen noemen we POI's, Point of Interests
Mocht jouw organisatie niet bekend zijn onder de juiste naam, dan kun je zelf onze leverancier hier op attenderen via de volgende website: https://wego.here.com/
Je zult daarvoor eerst een account moeten aanmaken als je dat nog niet gedaan hebt
Zodra je dit gedaan hebt, en bent ingelogd, kun je wijzigingen voorstellen:
Zoek de locatie en klik op “Een bewerking voorstellen”
Voer de juist informatie in en klik op “Verzenden ter beoordeling”
Jouw aanvraag zal worden beoordeeld en indien goedgekeurd, worden doorgevoerd in het kaartmateriaal.
De Youforce app (& desktop) kent net zoals Self Service het zogenaamde 'opschakel-mechanisme'. Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer een 'manager' een dienstverband heeft op de afdeling waar hij/zij ook zelf manager van is.
Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Graag lichten we het toe aan de hand van enkele voorbeelden
Opschakeling Youforce app werkt meerdere niveaus naar boven
Stel je gebruikt 'declaraties' in de Youforce app en hebt ingericht dat de rol manager (MGR) een declaratie moet goedkeuren. Dan wil je dat een manager nooit zijn eigen declaratie goedkeurt. Daarom wordt in een dergelijk geval opgeschakelt tot er een andere manager gevonden wordt. Natuurlijk moet de bovenliggende organisatorische eenheid wel een rol manager (MGR) hebben. Heeft een organisatielaag geen rol manager (MGR) dan gaat de opschakeling niet door naar nog één laag hoger.
Opschakeling Youforce app werkt voor alle rollen
Stel je gebruikt de rol 'salarisadministratie' om declaraties goed te keuren. Ook andere rollen dan manager (MGR) worden opgeschakeld.
Opschakeling Youforce app alleen indien noodzakelijk
Het kan voorkomen dat één afdeling twee managers (MGR) heeft. In een dergelijk voorbeeld hoeft opschakeling niet toegepast worden. Immers 'de andere manager' heeft gewoon de rechten om een declaratie goed te keuren.