Kennisbank Youforce App

In deze video leggen worden de diverse mogelijkheden van de app getoond. In de video vindt je onder andere: Veilig en eenvoudig inloggen met gezichtsherkenning Direct inzicht in documenten uit het personeels- en salarisdossier Salaris berekenen Declareer in een paar seconden onkosten Reiskosten declararen Verzuimmelding leidinggevende Reis- of thuiswerkvergoeding

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de Youforce app. Dit document geeft inzicht in welke inrichting noodzakelijk is voordat de Youforce app gebruikt kan worden.

Autorisaties voor de Youforce app worden ingericht via Autorisatiebeheer. Lees dus naast onderstaande kennisbank artikel voor de Youforce app ook het meer algemene artikel Hoe richt ik de rechten voor Mijn Youforce zo overzichtelijk mogelijk in 'autorisatiebeheer'?   Vanuit Visma|Raet adviseren we om de rechten van de Youforce app zo overzichtelijk mogelijk in te richten en zo veel mogelijk gebruik te maken van de rollen uit de organisatiestructuur van HR Core Beaufort. In dat gevallen zijn 3 profielen genoeg.   Rechten voor medewerkers Als een medewerker zowel toegang mag hebben tot eigen salarisstrook & eigen personeelsdossier adres-, persoon- en contact-gegevens mag wijzigen gewerkte (thuis)werkdagen mag declareren reis- en onkosten declaraties mag indienen inzicht heeft in eigen verzuim kan berekenen wat meer/minder werken oplevert Dan ziet dit profiel er als volgt uit:   Rechten voor (back-up) managers en andere rollen Managers, back-up managers en alle andere rollen die je toegang wil geven tot ''declaraties goedkeuren (in bulk)'', ziek- en herstelmeldingen en vervanging kan je in één profiel zetten. In onderstaande voorbeeld is de rol manager gekoppeld aan de volgende rechten:    Rechten voor beheerders of rollen zoals salarisadministratie Ook voor beheerders, salarisadministrateurs of  andere professionals is het werken met rollen de beste oplossing. Stel je gebruikt hiervoor de rol HR Admin (HRA) en deze rollen mogen zowel toegang krijgen tot de rechten van een functioneel beheerder als o.a. tot het ziek- en herstelmelden van alle medewerkers. Dan is het volgende profiel van toepassing:  

Met het in gebruik nemen van de declaraties via de Youforce app & desktop zal de werkwijze voor de Salarisprofessional ook veranderen. Dit betekent dat de Salarisadministratie andere en extra controle mogelijkheden krijgt.   In bijgaande presentatie lichten we toe welke extra controle mogelijkheden er zijn. Ook is zichtbaar hoe dit verschilt ten opzichte van bijvoorbeeld een declaratieformulier in Self Service.  

Nee, een medewerker onder bewindvoering of met een loonbeslag kan géén bankrekening (IBAN) wijzigen. Ook niet als hij/zij het recht  ‘Bankrekening wijzigen' heeft.   In HR Core Beaufort leg je dit vast via rubriek P05030 Loonbeslag met de waarde ‘Ja’.     We hebben hiervoor gekozen omdat: P05030 Loonbeslag is dé standaard rubriek óp persoonsniveau. Dus als een medewerkers meerdere dienstverbanden heeft (met vastlegging bankrekening per dienstverband) wordt gezorgd dat voor geen enkel dienstverband het rekeningnummer kan worden gewijzigd. Deze rubriek werkt door op andere relevante plekken, zoals in Flex Benefits waarmee de mogelijkheid om keuzes te maken tijdens een loonbeslag worden beperkt.   Hoe werkt het voor een medewerker? Stel de medewerker heeft het recht ‘bankrekening wijzigen’ dan kan de medewerker nog steeds zijn eigen rekeningnummer bekijken. Maar de optie ‘wijzigen’ is niet meer beschikbaar.   Voorbeeld zonder loonbeslag mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Voorbeeld met loonbeslag en mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde <leeg> of Nee Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde Ja            

Voordat je aan de slag kunt met de inrichting zoals beschreven in de handleiding(en) is het belangrijk dat de Youforce app wordt geactiveerd voor jouw klantnummer. Hoe dit proces verloopt beschrijven we in dit kennisbankartikel.   Aanvraag indienen Als je gaat starten met de Youforce app, moeten we deze activeren. Dien daarvoor een aanvraag in bij "Mijn support", via het sjabloon "Activering Youforce app".   In dit ticket worden de volgende gegevens vastgelegd   We bekijken dan op basis van het ticket of je al volop gebruik maakt van 'Autorisatiebeheer'. Bijvoorbeeld omdat je al gebruik maakt van Youforce Reporting of Mijn Youforce.   Heb je nog geen toegang tot 'Autorisatiebeheer'? Dan geven we je toegang. In 'Autorisatiebeheer' zorgen we dat je toegang krijgt tot alle onderdelen van de Youforce app, zoals 'configuratie declaraties' en 'configuratie ziekteverzuim'.   Tevens zorgen we achter de schermen dat alle gegevens vanuit HR Core Beaufort worden gesynchroniseerd naar de Youforce app.   Als dat allemaal is geregeld wordt het ticket afgesloten. Via het ticket wordt je geïnformeerd als je aan de slag kunt met inrichten van de Youforce app.

Nee, 'vervanging' in de Youforce app (& desktop) en Self Service zijn aparte functionaliteiten.   Bij de ontwikkeling van de Youforce app hebben we veel tijd gestoken in het realiseren van de autorisaties. Hierdoor kunnen we o.a. zorgen dat: Een declaratie terecht komt bij de juiste goedkeurder Een (back-up) manager de juiste medewerkers ziek kan melden   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Daarom hebben we o.a. de volgende nieuwsberichten geplaatst over de Youforce app: Verbetering in ophalen gegevens uit organisatiestructuur Vervanging in te stellen door alle rollen   We hebben er dus bewust voor gekozen om de functionaliteit 'vervanging' volledig opnieuw te bouwen voor de Youforce app & desktop. Daarbij rekening houdend met de meest populaire idee bij Self Service om ''vervanging in te kunnen stellen voor andere rollen''.   Door het volledig opnieuw bouwen van 'vervanging' maken we het op lange termijn mogelijk om één oplossing te realiseren voor 'vervanging' die zowel werkt in de processen van de Youforce app (zoals declaraties en ziekte) als in Self Service.   Tot die tijd zal een manager (of andere rol) dus zowel 'vervanging' moeten instellen in Self Service als in de Youforce app.   Op basis van input via het Ideeën forum van de Youforce app hopen we te leren hoeveel prioriteit het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit heeft.

Sommige professionals hebben ervoor gekozen om méér dan één account te hebben voor Youforce. Vaak een specifiek IC-account met een certificaat en een eigen medewerker account (b.v. beginnend met RO).    Het kan voorkomen dat deze accounts op een later moment zijn samengevoegd in Portaalbeheer van Youforce. Weet je daarom niet meer zeker welk account toegang geeft tot je eigen medewerker en dienstverband gegevens? Doorloop de volgende stappen om het te achterhalen: Log in op Mijn Youforce Download het gebruikersoverzicht Open dit overzicht via Excel. In dit overzicht staat een kolom ‘‘HR Persoonsnummer’’ Zoek in Excel het persoonsnummer van jezelf (of collega) waarvan je het juiste Youforce gebruikersnummer wil weten. Dat gebruikersnummer gebruik je  vervolgens in ‘‘Autorisatiebeheer’’ om de juiste autorisatie toe te wijzen.

Ziek- of herstelmeldingen kunnen heel eenvoudig in de Youforce app op je smartphone. Maar we weten dat er ook leidinggevende zijn die het fijner vinden om dit te doen vanaf hun pc/laptop. Daarom zijn er twee mogelijkheden.   De leidinggevende gebruikt de Youforce app In de Youforce app ziet de manager onder de knop Verzuim eenvoudig alle mogelijkheden rondom ziek en herstel melden.   De manager wil ziekteverzuim doen via PC of laptop Alle functionaliteit die beschikbaar is in de Youforce app, is ook te vinden via Mijn Youforce (https://mijn.youforce.com). Indien klikt op de link Overzicht ziekteverzuim zal de applicatie openen in een nieuw tabblad in je browser.          

In deze video leggen we uit hoe je de basis functionaliteiten van de Youforce App activeert.   Denk aan de mogelijkheden van 'inzicht eigen verzuim', 'personeelsdossier', 'salarisdossier' & wijzigen van eigen gegevens  zoals contactgegevens, adresgegevens, veranderingen in burgerlijke staat, et cetera.

Aangezien het mogelijk is om additionele rubrieken toe te voegen bij ziekteverzuim via de Youforce app krijgen krijgen we soms de vraag welke rubrieken al standaard gevuld kunnen worden. In dit kennisartikel staat een overzicht van alle HR Core rubrieken die gevuld worden vanuit de Youforce app & desktop met betrekking tot ziekte.    Hou er rekening mee dat dit niet betekent dat altijd alle rubrieken gevuld worden. Een tweetal simpele voorbeelden: Hersteldatum (P01606) zal uiteraard niet gevuld worden bij een registratie ziekteverzuim Soort vangnetgeval (P01645) zal uiteraard alleen gevuld worden bij een specifiek vangnetgeval Rubriekcode Omschrijving scherm Toelichting P01600 Datum eerste ao-dag   P01603 Datum ziekmelding   P01604 Tijdstip ziekmelding   P01609 Wegens Z - Ziekte B - Bedrijsongeval ZW - Zwangerschap (enkel voor ziekte tgv) P01613 Indicatie zwangerschapsverlof Krijgt standaard waarde N mee P01645 Vangnetgeval 03 - Zwangerschap/bevalling 07 - Orgaandonatie P01607 Beter gemeld op   P01606 Hersteld op   P01640 Ziektetijdvak Vanaf   P01641 Ziektetijdvak Tot   P01642 Ziektetijdvak % ziek     Er zijn ook een aantal belangrijke velden die niet expliciet vanuit de Youforce app doorgestuurd worden, maar automatisch bepaalde worden door HR Core (zoals ook wanneer je de mutatie handmatig in HR Core zou doen). P01616 - Startdatum AO P01608 - Nieuw / Doorlopend

Het inloggen op de Youforce app is vergelijkbaar met het inloggen op Mijn Youforce op een laptop. Afhankelijk van wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is gaat dit via: Single Sign On van jouw organisatie Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com)   De medewerker vult zijn haar account in op het volgende scherm en wordt dan doorgeleid naar het Single Sign On scherm van jouw organisatie of de inlog van het Youforce account:     Om de medewerker te helpen met deze keuze hebben we daar een help-toelichting toegevoegd:     Inloggen via je organisatie (SSO) Nadat de medewerker zijn/haar werk-email heeft ingevuld verschijnt het scherm van jouw organisatie (het zogenaamde scherm wat behoort bij jouw eigen Identity Provider (IDP)), Vanaf dit punt gelden de procedures, voorwaarden, regels van de organisatie.   Inloggen met je Youforce account Bij het invullen van een Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com) is een tweede factor verplicht. Na het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord, zal deze gevraagd worden. In dit voorbeeld maken we gebruik van PING als tweede factor (het voordeel hiervan is dat er actief een push bericht verzonden wordt)       Na het inloggen (authenticatie) Na de eerste inlog vraagt de app om een pincode (6 cijfers) in te geven. Veelal wordt de pincode als backup gebruikt, als biometrische opties (vingerafdruk, gezichtsherkenning) niet beschikbaar zijn. (dit kan zijn omdat de telefoon dit niet ondersteund of andere redenen, zoals het dragen van een mondkapje waardoor de gezichtsherkenning simpelweg niet werkt) Vanaf nu hoeft de gebruiker in principe niet meer in te loggen, de Youforce app kan geopend worden via gezichtsherkenning of vingerafdruk. (in het ergste geval met de pincode) Swiped de gebruiker de Youforce app naar de achtergrond, zullen we na 30 seconden ook weer de gezichtsherkenning, vingerafdruk of pincode vragen. We minimaliseren hiermee misbruik van gegevens en functionaliteit indien men de telefoon onbeheerd laat. Je ziet, we doen er alles aan om het simpel en veilig te houden! Toch kan het voorkomen dat de Youforce app de gebruiker vraagt om opnieuw in te loggen. De app vernieuwd uit zichzelf de sessie, maar dit kan tot maximaal 300 dagen, hierna moet de gebruiker zich opnieuw aanmelden.   Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple

In deze video leggen we stap voor stap uit hoe een Android gebruiker de Youforce app kan downloaden en vervolgens eenvoudig kan inloggen.

In steeds meer sectoren is het gebruikelijk dat medewerkers iedere 3 of 5 jaar een nieuwe Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moeten inleveren. In dit kennisbank artikel leggen we vanuit Visma|Raet uit wat het meest ideale proces is.   Wat leg je vast bij indiensttreding? Veelal neem je het inleveren van de VOG op als ontbindende voorwaarde.  Zodra een medewerker de VOG aanlevert (al dan niet via App, Self Service of aanlevering per post) registreer je de datum uitgifte op: PI0379 VOG datum uitgifte   Hoe gebruik je deze datum voor het vernieuwen? Met de optie 'actieve signalering start workflow' zorg je ervoor dat er na x jaar (b.v. 3 jaar) een workflow wordt gecreerd voor de Personeelsadministratie of HR. Dit kan bijvoorbeeld via de volgende inrichting:    Workflow voor de Personeelsadministratie of HR De workflow is de actie voor de Personeelsadminstratie of HR om bij Justis het aanvraagproces voor een nieuwe VOG te starten.   De meest ideale inrichting is dat je formulier (of template) precies de velden in de volgorde laat zetten die nodig zijn op de website. Zo kan de Personeelsadministratie of HR ze vlot invullen, of is het zelfs mogelijk om het proces te robotiseren.    De workflow en template kan er als volgt uitzien:   Mail aan de medewerker vanuit de workflow In de workflow koppel je een e-mail (template) die wordt verstuurd aan de medewerker zodra de Personeelsadminstratie of HR de aanvraag heeft ingediend bij Justis.   Deze mail kan de volledige instructie hebben over hoe het proces werkt. Ter illustratie een voorbeeld.     Mail vanuit Justis De medewerker krijgt vanuit Justis vervolgens een mail zoals hieronder:     Gevolgd door het bewijs van aanvraag en betaling.     VOG ontvangen - Medewerker upload VOG en betaalbewijs Via de Youforce App of Mijn Youforce kan de medewerker het proces 'Uploaden en declareren VOG' opstarten. Dit proces gaat naar Self Service, waarmee ook de volgende datum wordt geupdate: PI0379 VOG datum uitgifte   Op die manier wordt er over 3 jaar opnieuw hetzelfde proces gestart.     Hoe monitoren welke VOG's nog ontbreken? In Youforce Reporting kan je eenvoudig bijhouden bij welke medewerkers de VOG datum (PI0379 VOG datum uitgifte) in het verleden ligt. Deze medewerkers behoeven dus extra aandacht van HR.        

Net als Mijn Youforce (dekstop) worden de rechten in de Youforce App bepaald door 'autorisatiebeheer'. Voor Mijn Youforce is dit beschreven in: Welke proces/module link in Mijn Youforce is gekoppeld aan welk recht in Autorisatiebeheer?   Voor de Youforce App is de werking als volgt HR voor anderen Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Declaraties Declaraties / Declaraties bulk controleren Verzuim Ziekteverzuim / Ziekte registreren Vervanging Vervanging en delegatie / Vervanging instellen     Persoonlijk Functionaliteit Zichtbaar met rechten op Gewerkte dagen Gewerkte dagen / Gewerkte dagen indienen Declaraties Declaraties / Declaraties indienen en controleren Verzuim Ziekteverzuim / Toegang tot eigen verzuim Salaris berekenen Salaris Simulator / Toegang tot Salaris Simulator Aanvragen & uploaden Profiel / Uploaden Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Mijn dossier Medewerkersdossier / Toegang tot Medewerkerdossier (persooneelsdocumenten) of Toegang tot Medewerkerdossier (salarisdocumenten)    

Straatnaam Wist je dat er steeds meer lange straatnamen bestaan? Gelukkig is er een vaste norm (NEN 5825) Zo hoort bij de postcode 6922 KZ en huisnummer de volgende straatnaam: Laan van de landinrichtingscommissie Duiven-Westervoort   Conform de norm wordt deze straatnaam ingekort naar de officiele afkorting van maximaal 24 karakters. In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) zal een medewerker dus automatish zien: Ln vd l D-Westervoort   Postcode In de optie 'adresgegevens' (zowel beschikbaar in de App als via Mijn Youforce) hanteren we voor Nederlandse postcodes het volgende formaat: 1234 AB (= met een spatie tussen de nummers en letters). 

Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.   Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.    Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe: PY6932  Startdatum P06932 (als variabel) In die rubriek neem je een script op zoals: var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)   💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de  Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.  

Alle processen die onderdeel zijn van 'aanvragen en uploaden' ondersteunen de volgende bestandstypen: afbeeldingen (*.png, *,jpg, *.jpeg) PDF De keuze om dit te ondersteunen is: Dit is vergelijkbaar met de mogelijkheden bij 'declaratie onkosten' Bovenstaande bestandsformaten zijn toegestaan in Self Service Zowel afbeeldingen en PDF-bestanden bieden mogelijkheden voor zogenaamde Optical Character Recognition (OCR). Simpel gezegd bijvoorbeeld automatisch herkennen van de 'datum' of 'bedrag' van de bijlage.  

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten: Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) Aanvragen werkgeversverklaring woning (voor hypotheek of huurwoning) Uploaden diploma of certificaat   Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.