Kennisbank Youforce App

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van declaraties. In dit document wordt de werking en inrichting van declaraties beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten: Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) Aanvragen werkgeversverklaring woning (voor hypotheek of huurwoning) Uploaden diploma of certificaat   Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.  

Het inloggen op de Youforce app is vergelijkbaar met het inloggen op Mijn Youforce op een laptop. Afhankelijk van wat binnen jouw organisatie gebruikelijk is gaat dit via: Single Sign On van jouw organisatie Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com)   De medewerker vult zijn haar account in op het volgende scherm en wordt dan doorgeleid naar het Single Sign On scherm van jouw organisatie of de inlog van het Youforce account:     Om de medewerker te helpen met deze keuze hebben we daar een help-toelichting toegevoegd:     Inloggen via je organisatie (SSO) Nadat de medewerker zijn/haar werk-email heeft ingevuld verschijnt het scherm van jouw organisatie (het zogenaamde scherm wat behoort bij jouw eigen Identity Provider (IDP)), Vanaf dit punt gelden de procedures, voorwaarden, regels van de organisatie.   Inloggen met je Youforce account Bij het invullen van een Youforce account (account dat eindigt op @onyouforce.com) is een tweede factor verplicht. Na het invoeren van gebruikersnaam en wachtwoord, zal deze gevraagd worden. In dit voorbeeld maken we gebruik van PING als tweede factor (het voordeel hiervan is dat er actief een push bericht verzonden wordt)       Na het inloggen (authenticatie) Na de eerste inlog vraagt de app om een pincode (6 cijfers) in te geven. Veelal wordt de pincode als backup gebruikt, als biometrische opties (vingerafdruk, gezichtsherkenning) niet beschikbaar zijn. (dit kan zijn omdat de telefoon dit niet ondersteund of andere redenen, zoals het dragen van een mondkapje waardoor de gezichtsherkenning simpelweg niet werkt) Vanaf nu hoeft de gebruiker in principe niet meer in te loggen, de Youforce app kan geopend worden via gezichtsherkenning of vingerafdruk. (in het ergste geval met de pincode) Swiped de gebruiker de Youforce app naar de achtergrond, zullen we na 30 seconden ook weer de gezichtsherkenning, vingerafdruk of pincode vragen. We minimaliseren hiermee misbruik van gegevens en functionaliteit indien men de telefoon onbeheerd laat. Je ziet, we doen er alles aan om het simpel en veilig te houden! Toch kan het voorkomen dat de Youforce app de gebruiker vraagt om opnieuw in te loggen. De app vernieuwd uit zichzelf de sessie, maar dit kan tot maximaal 300 dagen, hierna moet de gebruiker zich opnieuw aanmelden.   Bekijk ook de bijbehorende video's, Download en eerste inlog in de Youforce app voor Android en Download en eerste inlog in de Youforce app voor Apple

Hier vind je enkele templates voor medewerker en manager met een korte instructie (Quick Reference Card). De templates zijn beschikbaar als PDF en MS Word document zodat je deze eenvoudig kunt aanpassen.   💡Als Visma|Raet zien we dat medewerkers & managers nóg enthousiaster worden van video's dan van instructie van een Quick Reference Card. Kijk dus ook in de 'kennisbank met filter Video's' naar welke video's je kunt delen binnen jouw organisatie.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van vervanging. In dit document wordt de werking en inrichting van vervanging beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de Youforce app. Dit document geeft inzicht in welke inrichting noodzakelijk is voordat de Youforce app gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van verzuim. In dit document wordt de werking en inrichting van verzuim beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van gewerkte dagen. In dit document wordt de werking en inrichting van gewerkte dagen beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Om het proces in de Youforce app zo makkelijk mogelijk te houden is er bewust voor gekozen om niet het ziektepercentage te kunnen aanpassen bij het doen van een ziekmelding. Dit scheelt weer ruimte op het scherm en in de overgrote meerderheid van de ziekmeldingen is dat niet nodig. Daarnaast is ziekmelden voor 50% (of elk ander percentage dan 100%) eigenlijk wettelijk gezien niet toegestaan.    Indien je toch iemand voor bv. 50% wil ziekmelden kan dit nog altijd supereenvoudig via de Youforce app.    Doe eerst de normale ziekmelding zonder percentage Open hierna de ziekmelding door te klikken op de knop "Naar ziekmelding" Druk in het Herstelschema op het potloodje en pas het % hersteld aan naar het gewenste percentage Hieronder een aantal schermafdrukken van hoe dit eruit ziet voor de manager.   Open de app en ga naar de gewenste ziekmelding Klik op het potloodje in het herstelschema                                                                           Pas het percentage aan                                                                           Klik op wijzigen en de ziekmelding is aangepast naar 50%  

De Youforce app (& desktop) kent net zoals Self Service het zogenaamde 'opschakel-mechanisme'. Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer een 'manager' een dienstverband heeft op de afdeling waar hij/zij ook zelf manager van is.   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Graag lichten we het toe aan de hand van enkele voorbeelden   Opschakeling Youforce app werkt meerdere niveaus naar boven Stel je gebruikt 'declaraties' in de Youforce app en hebt ingericht dat de rol manager (MGR) een declaratie moet goedkeuren. Dan wil je dat een manager nooit zijn eigen declaratie goedkeurt. Daarom wordt in een dergelijk geval opgeschakelt tot er een andere manager gevonden wordt. Natuurlijk moet de bovenliggende organisatorische eenheid wel een rol manager (MGR) hebben. Heeft een organisatielaag geen rol manager (MGR) dan gaat de opschakeling niet door naar nog één laag hoger.       Opschakeling Youforce app werkt voor alle rollen Stel je gebruikt de rol 'salarisadministratie' om declaraties goed te keuren. Ook andere rollen dan manager (MGR) worden opgeschakeld.     Opschakeling Youforce app alleen indien noodzakelijk Het kan voorkomen dat één afdeling twee managers (MGR) heeft. In een dergelijk voorbeeld hoeft opschakeling niet toegepast worden. Immers 'de andere manager' heeft gewoon de rechten om een declaratie goed te keuren.

In deze video leggen we stap voor stap uit hoe een Apple/iPhone gebruiker de Youforce app kan downloaden en vervolgens eenvoudig kan inloggen.

De rechten voor de Youforce app zijn onderdeel van 'autorisatiebeheer'. Hoe je de autorisaties toekend is beschreven in de handleiding van Autorisatiebeheer. 

In dit artikel delen we praktijk ervaringen hoe organisaties omgaan met zowel de digitale VOG (als PDF) als een VOG per post.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van verlof. In dit document wordt de werking en inrichting van verlof beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Het kan voorkomen dat een gebruiker wel via Single Sign On (SSO) kan inloggen op een laptop/desktop, maar dat dit niet lukt op een telefoon. In het geval van Youforce accounts (gebruiker@onyouforce.com) is Visma|Raet de zogenaamde Identity Provider (IDP) en is dit FAQ-item niet van toepassing. Indien er gebruik gemaakt wordt van Single-Sign-On, is (of beheert) de klant de Identity Provider en geldt dan ook de configuratie zoals deze is ingericht door de klant. Nadat de gebruiker heeft gekozen voor "Inloggen via je organisatie" en het ingeven van het (zakelijk) e-mailadres zal de Youforce app de gebruiker doorsturen naar de inlogpagina van de Identity Provider. Bijvoorbeeld een MS Azure Active Directory. We zijn twee situaties tegengekomen die een wijziging in de configuratie van de Identity Provider vereisen. Omdat de IDP niet tot de infrastructuur van Visma|Raet behoort, kunnen we geen ondersteuning geven, maar wel enkele tips. We raden dan ook om contact op te nemen met de IT afdeling van je organisatie en deze tips te delen. De Youforce app zal na het doorverwijzen een browser openen - als onderdeel van de app - om de inlogpagina van de IDP te tonen. Situatie 1 Indien er tijdens het aanmelden een melding als hier onder komt, staat de IDP niet toe om via de zogenaamde user-agent in te loggen. De user-agent geeft aan welke browser gebruikt wordt. In het geval van een MS Azure Active Directory is gebleken dat een aanpassing van de zogenaamde "Conditional Access" het probleem verhelpt. Zie https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/conditional-access/   Situatie 2 Indien op iOS een blanco pagina wordt getoond Of op een Android telefoon onderstaande foutmelding   dan heeft dit hoogstwaarschijnlijk te maken met Windows Integrated Authentication.  Dit is bijvoorbeeld de meest gebruikelijke configuratie voor ADFS (Microsoft IDP), omdat het enkele voordelen voor gebruikers en Single Sign-on in meerdere toepassingen introduceert. Deze configuratie vraagt ​​om de gebruiker en het wachtwoord via pop-ups van de browser. Omdat onze Youforce app een browser gebruikt om de inlogpagina te tonen en deze geen pop-ups ondersteunt, zal de authenticatie met Windows Integrated Authentication daarom niet werken. De oplossing is om Forms-authenticatie te gebruiken in de mobiele apps. In ADFS kan dit worden geconfigureerd door verschillende configuratieregels in te stellen op basis van user agents.   In dit Microsoft-artikel wordt uitgelegd hoe u deze configuratie uitvoert: https://docs.microsoft.com/en-us/windows-server/identity/ad-fs/operations/configure-intranet-forms-based-authentication-for-devices-that-do-not-support-wia

Hoewel uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten door middel van steekproeven achteraf, de variabele mutaties (declaraties) controleren hebben we een volledige export beschikbaar gemaakt voor de beheerder. Je kunt voor zowel onkosten- als kilometerdeclaraties een CSV-bestand downloaden die je kunt gebruiken om controles en analyses op uit te voeren. Naast een export op basis van de Datum van indiening, kun je ook exporteren op basis van de Verwerkingsperiode Gemal. Zo zorgen we ervoor dat je eenvoudig alle declaraties van een bepaalde salarisrun kunt controleren. (dit kun je op ieder moment doen, dus ook voor het draaien van de betreffende periode)     Daar waar we bij de combinatie HR Self Service / Beaufort zien dat er reeds geaggregeerd wordt in HR Self Service (denk aan de rekenbladen), heb je in dit geval de beschikking over (bijna) alle detail-gegevens. Je kunt dus een zeer gedetailleerde controle uitvoeren.   Ook declaraties die nog niet volledig zijn goedgekeurd, zijn onderdeel van de export:  

In deze video leggen we stap voor stap uit hoe een Android gebruiker de Youforce app kan downloaden en vervolgens eenvoudig kan inloggen.

Voordat je aan de slag kunt met de inrichting zoals beschreven in de handleiding(en) is het belangrijk dat de Youforce app wordt geactiveerd voor jouw klantnummer. Hoe dit proces verloopt beschrijven we in dit kennisbankartikel.   Aanvraag indienen Als je gaat starten met de Youforce app, moeten we deze activeren. Dien daarvoor een aanvraag in bij "Mijn support", via het sjabloon "Activering Youforce app".   In dit ticket worden de volgende gegevens vastgelegd   We bekijken dan op basis van het ticket of je al volop gebruik maakt van 'Autorisatiebeheer'. Bijvoorbeeld omdat je al gebruik maakt van Youforce Reporting of Mijn Youforce.   Heb je nog geen toegang tot 'Autorisatiebeheer'? Dan geven we je toegang. In 'Autorisatiebeheer' zorgen we dat je toegang krijgt tot alle onderdelen van de Youforce app, zoals 'configuratie declaraties' en 'configuratie ziekteverzuim'.   Tevens zorgen we achter de schermen dat alle gegevens vanuit HR Core Beaufort worden gesynchroniseerd naar de Youforce app.   Als dat allemaal is geregeld wordt het ticket afgesloten. Via het ticket wordt je geïnformeerd als je aan de slag kunt met inrichten van de Youforce app.

Ben je als beheerder aan het testen maar wordt er geen Self Service workflow gestart?    Ga dan als beheerder naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie profiel. Bovenin kan je kiezen voor 'Workflow overzicht' en dan het tabblad 'Aanvragen & uploaden' selecteren. Daar zul je de reden vinden waarom de workflow niet gestart kon worden. Veelal zal het een van de onderstaande redenen zijn: Inrichting Self Service workflow In de handleiding staat exact beschreven waar de workflow aan moet voldoen. Denk aan de naam van de workflow, activiteit, knop en namen van de twee bijlagen. Controleer of je exact hetzelfde gebruikt (inclusief dezelfde opzet kleine/hoofdletters).  Is de 'concurrency eenheid' in Self Service actief? Controleer dan of er geen vergelijkbare workflow nog in omloop is voor de test medewerker/dienstverband. Inrichting Self Service formulier In de handleiding staat exact beschreven welke rubriek verplicht op het formulier moet staan. Controleer of deze rubrieken inderdaad op je formulier staan. Autorisatie Self Service Controleer of je inderdaad rechten hebt op de workflow, bijvoorbeeld als PSA-gebruiker voor 'Fiatteren SA'. En wellicht ook nuttig om te kijken of je inderdaad de autorisatie hebt over de (test)-medewerker waarmee je de werkgeversverklaring aanvraag hebt ingediend. Heb je de inrichting helemaal gecontroleerd? En heb je iets aangepast (b.v. een kleine typfout in de bijlagen) dan zal 's nachts opnieuw de eerdere aanvraag werkgeversverklaring alsnog worden aangeleverd aan Self Service. Dat wordt zelfs 60 nachten opnieuw geprobeerd. Die test 'werkgeversverklaring woning' is dus niet verloren.    Lukt het met bovenstaande stappen toch niet? Maak dan een melding aan bij het ServiceCenter. Daarin ontvangen we bij voorkeur minimaal de volgende gegevens van de test gebruiker die de aanvraag heeft geprobeerd: Persoonsnummer (b.v. 200010) Youforce ID (b.v. RQ267496) Gebruiker ID (b.v. 0e6a62b8-de39-4bc4-92e9-f909abe2abdd) Op basis daarvan zullen we kijken hoe we je verder kunnen helpen bij de test.

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven welke informatie hiervoor nodig is.   Vanuit Self Service is het nodig om de volgende informatie te weten De naam van de workflow die gekoppeld moet worden (b.v. Adreswijziging) Note: er kan dus één workflow worden gekoppeld De naam van de activiteit (b.v. Indienen MW) Note: de activiteit moet in Self Service zijn aangemerkt als ''start activiteit'' De naam van de knop (b.v. verzenden) Vervolgens worden de volgende gegevens vanuit de Youforce app naar Self Service verstuurd:   Item in Youforce app Verwerking in Self Service Opmerking Woonadres     Ingangsdatum FS0060   Woonadres met ingang van P01012 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Woonland P01024   Postcode P01020   Huisnummer P01016   Huisnummer toevoeging P01018   Straat P01014   Woonplaats P01022   Postadres     Gebruik een specifiek postadres  A00001 De vraag ''Is dit ook uw postadres ?'' zal de waarde ''Nee'' krijgen. De rubriek A0001 mag dus maar één keer als input veld in het Self Service formulier opgenomen worden  Postadres met ingang van P01011 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Land P00847   Postcode P00313   Huisnummer P00367   Huisnummer toevoeging P00368   Straat P00365   Plaats P00847