Kennisbank Youforce App

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van aanvragen & uploaden. In dit document wordt de werking en inrichting van aanvragen & uploaden beschreven. Dit betreft de functionaliteiten: Uploaden en declareren VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) Aanvragen werkgeversverklaring woning (voor hypotheek of huurwoning) Uploaden diploma of certificaat   Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.  

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van declaraties. In dit document wordt de werking en inrichting van declaraties beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van vervanging. In dit document wordt de werking en inrichting van vervanging beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

De Youforce app (& desktop) kent net zoals Self Service het zogenaamde 'opschakel-mechanisme'. Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer een 'manager' een dienstverband heeft op de afdeling waar hij/zij ook zelf manager van is.   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Graag lichten we het toe aan de hand van enkele voorbeelden   Opschakeling Youforce app werkt meerdere niveaus naar boven Stel je gebruikt 'declaraties' in de Youforce app en hebt ingericht dat de rol manager (MGR) een declaratie moet goedkeuren. Dan wil je dat een manager nooit zijn eigen declaratie goedkeurt. Daarom wordt in een dergelijk geval opgeschakelt tot er een andere manager gevonden wordt. Natuurlijk moet de bovenliggende organisatorische eenheid wel een rol manager (MGR) hebben. Heeft een organisatielaag geen rol manager (MGR) dan gaat de opschakeling niet door naar nog één laag hoger.       Opschakeling Youforce app werkt voor alle rollen Stel je gebruikt de rol 'salarisadministratie' om declaraties goed te keuren. Ook andere rollen dan manager (MGR) worden opgeschakeld.     Opschakeling Youforce app alleen indien noodzakelijk Het kan voorkomen dat één afdeling twee managers (MGR) heeft. In een dergelijk voorbeeld hoeft opschakeling niet toegepast worden. Immers 'de andere manager' heeft gewoon de rechten om een declaratie goed te keuren.

Via zowel de app als Mijn Youforce kan een medewerker, afhankelijk van toegekende autorisaties, de volgende gegevens wijzigen: Adresgegevens (zowel woon- als postadres) Contactgegevens (zowel privé als werk)  Persoonlijke gegevens (o.a. gewenst naamgebruik & partner gegevens) Contactpersonen bij nood Betalingsgegevens

Om het proces in de Youforce app zo makkelijk mogelijk te houden is er bewust voor gekozen om niet het ziektepercentage te kunnen aanpassen bij het doen van een ziekmelding. Dit scheelt weer ruimte op het scherm en in de overgrote meerderheid van de ziekmeldingen is dat niet nodig. Daarnaast is ziekmelden voor 50% (of elk ander percentage dan 100%) eigenlijk wettelijk gezien niet toegestaan.    Indien je toch iemand voor bv. 50% wil ziekmelden kan dit nog altijd supereenvoudig via de Youforce app.    Doe eerst de normale ziekmelding zonder percentage Open hierna de ziekmelding door te klikken op de knop "Naar ziekmelding" Druk in het Herstelschema op het potloodje en pas het % hersteld aan naar het gewenste percentage Hieronder een aantal schermafdrukken van hoe dit eruit ziet voor de manager.   Open de app en ga naar de gewenste ziekmelding Klik op het potloodje in het herstelschema                                                                           Pas het percentage aan                                                                           Klik op wijzigen en de ziekmelding is aangepast naar 50%  

Hier vind je enkele templates voor medewerker en manager met een korte instructie (Quick Reference Card). De templates zijn beschikbaar als PDF en MS Word document zodat je deze eenvoudig kunt aanpassen.   💡Als Visma|Raet zien we dat medewerkers & managers nóg enthousiaster worden van video's dan van instructie van een Quick Reference Card. Kijk dus ook in de 'kennisbank met filter Video's' naar welke video's je kunt delen binnen jouw organisatie.

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die zowel in de Youforce app als in Youforce op de desktop gebruik maken van gewerkte dagen. In dit document wordt de werking en inrichting van gewerkte dagen beschreven.    Dit document is niet bedoeld als gebruikershandleiding voor eindgebruikers zoals medewerkers en managers, maar het document beschrijft welke functionaliteit beschikbaar is en hoe het gebruikt kan worden.

In de beheerdershandleiding (Handleiding Youforce app voor functioneel beheerders) is beschreven welke informatie hiervoor nodig is.   Vanuit Self Service is het nodig om de volgende informatie te weten De naam van de workflow die gekoppeld moet worden (b.v. Adreswijziging) Note: er kan dus één workflow worden gekoppeld De naam van de activiteit (b.v. Indienen MW) Note: de activiteit moet in Self Service zijn aangemerkt als ''start activiteit'' De naam van de knop (b.v. verzenden) Vervolgens worden de volgende gegevens vanuit de Youforce app naar Self Service verstuurd:   Item in Youforce app Verwerking in Self Service Opmerking Woonadres     Ingangsdatum FS0060   Woonadres met ingang van P01012 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Woonland P01024   Postcode P01020   Huisnummer P01016   Huisnummer toevoeging P01018   Straat P01014   Woonplaats P01022   Postadres     Gebruik een specifiek postadres  A00001 De vraag ''Is dit ook uw postadres ?'' zal de waarde ''Nee'' krijgen. De rubriek A0001 mag dus maar één keer als input veld in het Self Service formulier opgenomen worden  Postadres met ingang van P01011 Deze rubriek is niet noodzakelijk op het Self Service formulier. Land P00847   Postcode P00313   Huisnummer P00367   Huisnummer toevoeging P00368   Straat P00365   Plaats P00847    

Hoewel uit de praktijk blijkt dat de meeste klanten door middel van steekproeven achteraf, de variabele mutaties (declaraties) controleren hebben we een volledige export beschikbaar gemaakt voor de beheerder. Je kunt voor zowel onkosten- als kilometerdeclaraties een CSV-bestand downloaden die je kunt gebruiken om controles en analyses op uit te voeren. Naast een export op basis van de Datum van indiening, kun je ook exporteren op basis van de Verwerkingsperiode Gemal. Zo zorgen we ervoor dat je eenvoudig alle declaraties van een bepaalde salarisrun kunt controleren. (dit kun je op ieder moment doen, dus ook voor het draaien van de betreffende periode)     Daar waar we bij de combinatie HR Self Service / Beaufort zien dat er reeds geaggregeerd wordt in HR Self Service (denk aan de rekenbladen), heb je in dit geval de beschikking over (bijna) alle detail-gegevens. Je kunt dus een zeer gedetailleerde controle uitvoeren.   Ook declaraties die nog niet volledig zijn goedgekeurd, zijn onderdeel van de export:  

In deze video leggen we stap voor stap uit hoe een Apple/iPhone gebruiker de Youforce app kan downloaden en vervolgens eenvoudig kan inloggen.

De rubrieken die in de handleiding staan beschreven voor de BIG zijn allen op dienstverband niveau. Dit is gedaan omdat: Er bij meerdere dienstverbanden sprake kan van verschillende BIG-registraties. Een medewerker kan bijvoorbeeld zowel geregistreerd zijn als 'Verpleegkundige' als ook als ' 'Physician assistant'. In dergelijke gevallen zal er vaak sprake zijn van een medewerker die 2 functies uitvoert en daarmee ook 2 dienstverbanden heeft. Als er bij herindiensttreding na x maanden/jaren op een nieuw dienstverband reden kan zijn om opnieuw bewijs van een actuele BIG-registratie aan te leveren.

Om de afstand te bepalen tussen 2 of meer locaties zijn het kaartmateriaal en het algoritme (de berekening) van belang.   De kaart bevat de locaties (huizen, panden, bijzondere locaties / POI’s), wegen en allerlei andere informatie (gemiddelde snelheid, eenrichtingsverkeer, verhard/onverhard) die nodig is om een route te bepalen.   Het algoritme bepaalt de route op basis van een aantal criteria en het kaartmateriaal. Bijvoorbeeld wordt de snelste of kortste route gevraagd? Moet de verkeerssituatie meegenomen worden? Etc.   In de Youforce App (en Desktop) bepaal stel je per categorie in of je de snelste of kortste route wil gebruiken. De route wordt bepaald per auto.   Onze instellingen zorgen er voor dat het algoritme Geen rekening houdt met de actuele verkeerssituatie en andere tijdsafhankelijke zaken * Onverharde wegen worden vermeden (tenzij er geen alternatief is) Hiermee proberen we ervoor te zorgen dat de afstand tussen locaties zoveel mogelijk hetzelfde blijft. Dit zal niet in alle gevallen zo zijn; zowel de kaart als het algoritme zijn aan verbeteringen onderhevig en dit heeft invloed op de berekende afstand. Denk bijvoorbeeld aan een straat die van twee- naar eenrichtingsverkeer is gewijzigd. * Langdurige afsluitingen van wegen (d.w.z. huidige afsluitingen die langer dan een dag duren) worden nog steeds meegenomen in de bepaling van de afstand. Dit is sinds 1 december 2023 niet meer het geval, zie dit nieuwsbericht

Via autorisatiebeheer bepaal je of 'alle medewerkers' (iedereen met een actief contract) of ''alle gebruikers' (iedereen, ook zonder actief contract) toegang hebben tot 'uploaden en declareren VOG'.   Op die manier zou je medewerkers vóór hun eerste werkdag toegang kunnen geven tot dit proces. In dat geval wil je natuurlijk dat de nieuwe medewerker de kosten betaald krijgt met zijn/haar eigen salarisstrook.    Hiervoor zijn binnen Youforce meerdere oplossing. Een van de oplossingen is het toevoegen van een PY-rubriek in Self Service. Stel je gebruikt P06932 voor de kosten van de VOG. Dan voeg je in het Self Service formulier toe: PY6932  Startdatum P06932 (als variabel) In die rubriek neem je een script op zoals: var A = GF_SysteemDatum() ; var B = v_P00322#; var C = GF_DagenVerschil(GF_SysteemDatum() , v_P00322#); if(C<=0) {X=A} else {X=B}; return(X)   💡 Note: natuurlijk moet je dus ook de  Datum in dienst (P00322) opgenomen hebben op je formulier.  

In deze video leggen worden de diverse mogelijkheden van de app getoond. In de video vindt je onder andere: Veilig en eenvoudig inloggen met gezichtsherkenning Direct inzicht in documenten uit het personeels- en salarisdossier Salaris berekenen Declareer in een paar seconden onkosten Reiskosten declararen Verzuimmelding leidinggevende Reis- of thuiswerkvergoeding

Nee, een medewerker onder bewindvoering of met een loonbeslag kan géén bankrekening (IBAN) wijzigen. Ook niet als hij/zij het recht  ‘Bankrekening wijzigen' heeft.   In HR Core Beaufort leg je dit vast via rubriek P05030 Loonbeslag met de waarde ‘Ja’.     We hebben hiervoor gekozen omdat: P05030 Loonbeslag is dé standaard rubriek óp persoonsniveau. Dus als een medewerkers meerdere dienstverbanden heeft (met vastlegging bankrekening per dienstverband) wordt gezorgd dat voor geen enkel dienstverband het rekeningnummer kan worden gewijzigd. Deze rubriek werkt door op andere relevante plekken, zoals in Flex Benefits waarmee de mogelijkheid om keuzes te maken tijdens een loonbeslag worden beperkt.   Hoe werkt het voor een medewerker? Stel de medewerker heeft het recht ‘bankrekening wijzigen’ dan kan de medewerker nog steeds zijn eigen rekeningnummer bekijken. Maar de optie ‘wijzigen’ is niet meer beschikbaar.   Voorbeeld zonder loonbeslag mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Voorbeeld met loonbeslag en mét recht ‘bankrekening wijzigen’ Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde <leeg> of Nee Rubriek P05030 Loonbeslag heeft waarde Ja            

Een medewerker zal hier de volgende velden zien: Naam 1e contactpersoon PI0033 Relatie tot medewerker PI0034  Telefoonnummer 1 PI0035  Telefoonnummer 2 PI0036  Naam 2e contactpersoon PI0037  Relatie tot medewerker PI0038  Telefoonnummer 1 PI0039  Telefoonnummer 2 PI0040    Als beheerder kan je bepalen of deze gegevens ook wijzigbaar zijn door de medewerker. Hoe je dit instelt staat beschreven in de handleiding van het onderdeel inloggen, dossier & profiel.    Tip! Gebruik je andere rubrieken dan hierboven beschreven? Lees dan 'Hulp bij overstap standaard velden voor contactgegevens in geval van nood'

Nee, 'vervanging' in de Youforce app (& desktop) en Self Service zijn aparte functionaliteiten.   Bij de ontwikkeling van de Youforce app hebben we veel tijd gestoken in het realiseren van de autorisaties. Hierdoor kunnen we o.a. zorgen dat: Een declaratie terecht komt bij de juiste goedkeurder Een verlof aanvraag of intrekking terecht komt bij de juiste goedkeurder Een (back-up) manager de juiste medewerkers ziek kan melden   Bij de ontwikkeling hiervan hebben we veel gekeken naar de sterke punten, maar ook de verbeterpunten van Self Service. Daarom hebben we o.a. de volgende nieuwsberichten geplaatst over de Youforce app: Verbetering in ophalen gegevens uit organisatiestructuur Vervanging in te stellen door alle rollen   We hebben er dus bewust voor gekozen om de functionaliteit 'vervanging' volledig opnieuw te bouwen voor de Youforce app & desktop. Daarbij rekening houdend met de meest populaire idee bij Self Service om ''vervanging in te kunnen stellen voor andere rollen''.   Door het volledig opnieuw bouwen van 'vervanging' maken we het op lange termijn mogelijk om één oplossing te realiseren voor 'vervanging' die zowel werkt in de processen van de Youforce app (zoals declaraties en ziekte) als in Self Service.   Tot die tijd zal een manager (of andere rol) dus zowel 'vervanging' moeten instellen in Self Service als in de Youforce app.   Op basis van input via het Ideeën forum van de Youforce app hopen we te leren hoeveel prioriteit het realiseren van één centrale 'vervanging' functionaliteit heeft.

De medewerker zal in de Youforce app het onderdeel ''Mijn dossier'' en ''Profiel'' blijven zien. In ''Mijn dossier'' zijn alle oude salarisstroken & jaaropgaven nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. In ''Mijn dossier'' zijn alle documenten uit het personeelsdossier nog beschikbaar als deze rechten zijn toegekend aan het onderdeel ''standaardgebruiker'' in Portaalbeheer / Gebruikersinstellingen / Youforce autorisatieprofielen beheren. Daarnaast is de toegang van de Youforce app voor medewerkers die uitdienst zijn afhankelijk van de rechten die zijn toegekend in Autorisatiebeheer. De volgende inrichting kan bijvoorbeeld voorkomen: Rechten op ''Contact gegevens wijzigen'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog contactgegevens wijzigen via de Youforce app Rechten op ''WorkLocationRegistration'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende werklocatie declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Rechten op ''Expense Management'' zijn toegekend aan ''alle gebruikers''. Een medewerker kan na zijn/haar uitdienst datum nog eerder ingediende declaraties bekijken. Nieuwe declaraties indienen kan niet meer. Een medewerker die dus uitdienst is maar nog wel rechten heeft op ''WorkLocationRegistration" & ''Expense Management" zal de volgende schermen zien als hij/zij een nieuwe declaratie wil indienen:            

Jazeker! Juist door onze App, geloven we dat managers af zullen stappen van een wekelijks HR-uurtje om bijvoorbeeld declaraties goed te keuren, en dit dus veel meer tussendoor zullen doen. De voorwaarde is uiteraard dat er snel en makkelijk te controleren is, en dat is natuurlijk precies de kracht van de Youforce app. We bieden - op basis van een recht - de mogelijkheid voor gebruikers om ook meerdere declaraties in 1 keer goed- of af te keuren. Voorbeeld via Youforce desktop: Voorbeeld via Youforce app: Meer informatie vind je in dit nieuwsbericht en in de handleiding van de Youforce app