Kennisbank Youforce Payroll Gemal

  1. Algemeen  1.1 Inleiding  Dit onderwerp bevat informatie over de gegevensverwerking in het salarissysteem bij de jaarovergang. Hieronder een beschrijving van de afkortingen die gebruikt worden.   ACP - Aanvullende correctie productie (alleen aanvullende mutatie opgeven, er volgt een extra salarisstrook die je ook moet publiceren). Bij een jaarwerksessie in HR Core Beaufort heeft de ACP de functie als een aanvullende correctieproductie op het afsluitende jaar; in de loop van een jaar kun je ook altijd een ACP gebruiken maar dit wordt bij reguliere dienstverbanden niet vaak gedaan vanwege de meerdere stroken die gepubliceerd moeten worden. GDI - Gemal Direct Inrichting RBM - Raet Betaal Manager VCP - Vervangende correctie productie (altijd de mutaties van de salarisproductie kopiëren ten behoeve van deze correctieproductie; er volgt een vervangende salarisstrook die je publiceert in plaats van de eerdere salarisstrook)   2. Jaarovergang  2.1 Algemeen  Vanaf dinsdag 29 november 2022 t/m 29 januari 2023 kun je een aanvullende correctie productie (verder aangeduid met ACP) over december 2022 afroepen. Dit doe je nadat je de december salarisproductie hebt laten vervaardigen.    2.2 Proefproductie van de aanvullende correctie productie Voor iedere productie kun je een proefproductie afroepen waarmee de verwachting duidelijk wordt en dit is ook mogelijk voor een aanvullende correctieproductie tijdens de jaarovergang. Je selecteert werkgever / productie en vult het afgelopen jaar (nu 2022) in. Daarna selecteer je een volgnummer dat in de proefproductie (en begrotingsproductie en speciale productie) geen binding heeft met de periode. Het volgnummer is alleen bedoeld om je proefproducties te kenmerken, zodat je ze later per nummer kunt terugvinden. Verder heeft dit nummer geen betekenis. Hieronder is productievolgnummer 99 gekozen.     Vanuit HR Core kun je de werknemermutaties aanleveren. Voor mutaties vanuit Bo4 geldt dat deze in een jaarwerksessie worden aangemaakt en door Gemal Direct Inrichting (GDI) herkend wordt.  In Bo4 geldt wel de begrenzing van periode 13 t/m 15; wanneer je de mutaties in GDI vastlegt, geldt geen begrenzing en kun je onbeperkt proefproducties afroepen.   Onderstaande werkgevercodes waarmee de soort afroep wordt gedaan doe je uitsluitend in instelling 0001 (ook al zit daar geen personeel in voor verloning).   Leg het volgende vast bij ‘afroep instellingsnummer 0001’.   werkgevercode 99236 waarde 4 (proefproductie laten werken als een correctieproductie) werkgevercode 99231 waarde 2 (aanvullende correctieproductie) werkgevercode 99232 waarde 1 (automatische herrekeningen toepassen) (zie onderaan) werkgevercode 99239 waarde 1 (speciale verwerking eenmalige mutaties)     Zoals gebruikelijk zie je het resultaat aan stroken/loonstaten in Salarisdossier bij het blok proefproducties. Ook gebruikelijk: de resultaten van proefproducties blijven 2 maanden zichtbaar in salarisdossier en worden daarna verwijderd.   Let op..bij invoer van werkgevercode 99232 met waarde 1: Wanneer je in een proefproductie 99232 met waarde 1 vastlegt gaat Gemal bij alle medewerkers in je Ceanummer controleren, of er medewerkers zijn die onder de herrekening vallen zoals dit in de Releasenotes bij ‘automatische herrekeningen’ staan beschreven. Wanneer voor de medewerkers in je ACP-proefproductie geen herrekening is te verwachten, omdat bijvoorbeeld de beschreven automatische herrekening niet voor jou medewerkers van toepassing zijn, dan kun je de werkgevercode 99232 achterwege laten. Gemal hoeft dan niet het hele Ceanummer te doorlopen of er medewerkers zijn die aan de herrekening, door Gemal aangestuurd, voldoen waardoor de proefproductie iets sneller zal verlopen. 2.3 Afroep Aanvullende Correctie Productie (ACP) In januari (nu 2023) altijd minimaal één ACP afroepen Na de salarisproductie en eventuele VCP van periode 12, is het mogelijk om een ACP af te roepen. Draai altijd in januari (nu 2023) een ACP omdat Payroll Gemal op 2 januari de maandrelease uitvoert. Daarin is het mogelijk dat er nog CAO-aanpassingen worden doorgevoerd of er sprake kan zijn van foutherstel met een herrekening. Deze aanpassingen werken alleen maar door als je na 2 januari 2023 nog een ACP afroept, desnoods zonder werknemermutaties. ACP en de automatische vulling werkgevercodes ten behoeve van de afroep Wanneer je wel mutaties vanuit HR Core naar GDI zendt, dan herkent GDI dit HR Core mutatiebestand. Bij het verzenden ervan naar GDI worden enkele werkgevercodes bij de afroep voor-ingevuld, waardoor het bestand werkt als een aanvullende correctieproductie.    Let op: als de salarisproductie periode 01 al is afgeroepen, dan moet je bij de ACP in Gemal Direct Inrichting de Productieperiode handmatig  op 202212 zetten (202213 bij vierwekenverloning).  Volg de volgende stappen om een ACP af te roepen in Gemal Direct Inrichting. Wij gaan ervan uit dat het eindejaarsbestand vanuit je HR systeem aan GDI is aangeleverd, op de gebruikelijke wijze. Kies in Gemal Direct Inrichting bij Selecteren werkgever / productie voor Correctieproductie. Vul bij Productieperiode 2022-12 in. Klik onderaan op Akkoord.  Je kunt nu eventueel nog desgewenst werkgevergegevens aanpassen. Als dit niet nodig is, ga je naar de volgende stap.    Ga naar het scherm Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001.    Automatisch voor-ingevuld bij HR Core bestand: De Code correctieproductie (werkgevercode 99231) is voor ingevuld met waarde 2 (aanvullende correctieproductie).   De code Automatisch herrekening aanvullende correctieproductie (werkgevercode 99232) is voor ingevuld met de waarde 1 (automatische herrekening). De code Speciale verwerking eenmalige mutaties (werkgevercode 99239) is gevuld met de waarde 1 (speciale verwerking eenmalige  mutaties).  De Betaaldatum (werkgevercode 99211) vul je in bij iedere instelling waarvoor mutaties zijn aangeleverd.      Klik onderaan op Opslaan.    Ga naar het scherm Aanleveren productie > Zenden en vul een Volgnummer zending in.   Klik onderaan op Akkoord.    Vervolgens krijg je de melding dat het zenden goed is gegaan.    Als je nog niet tevreden bent met de berekeningsresultaten uit een ACP, of je bent een mutatie vergeten, dan kun je nogmaals deze afroepen met daarin de gewenste mutatie(s). Dit doe je met aanlevering van de mutatie, waarbij je het volgnummer in de afroep ophoogt. Daardoor worden alleen de nieuwe mutaties verwerkt. Ook moet je een nieuwe betaaldatum vastleggen bij alle mee afgeroepen instellingen, omdat de ACP altijd een aanvullende strook en betaling aanmaakt. Het is verstandig bij iedere ACP een unieke betaaldatum te hanteren.   Je kunt een ACP meerdere keren afroepen totdat je van mening bent dat het jaar 2022 voltooid is, rekening houdend met het feit dat je rond 27 januari 2023 klaar moet zijn. Je hoeft niet met een code aan te geven dat het 'jaarwerk' nu definitief is; je stopt met de aanvullende correctieproducties waardoor de laatste eindstand leidend is voor bijvoorbeeld de jaaropgaven. Hieronder een afbeelding van GDI     In de afbeelding hierboven worden de onderste 3 werkgevercodes voor-ingevuld wanneer er een JWP mutatiebestand beschikbaar is van HR Core.   Tenslotte: Wanneer je aanvullende correctie producties over december (in Bo4 de 13e run) hebt afgeroepen, dan is het niet meer mogelijk om daarna nog een vervangende correctieproductie over december af te roepen. 2.3 Herrekening voorgaande periodes    Ook in een ACP is een individuele en collectieve herrekening over de voorgaande periodes 01 t/m 12 (01 t/m 13 bij vierwekenverloning) mogelijk.    Om bijvoorbeeld nagekomen informatie van wet- en regelgeving toe te passen of om een ongewenste situatie te corrigeren, is het mogelijk dat wij een automatische herrekening uitvoeren. Deze wordt aangestuurd met werkgevercode 99232 Automatische herrekening aanvullende  correctieproductie; zie bij Aanleveren productie > Afroep instellingsnummer 0001. Deze code is gevuld met de waarde 1 (automatische  herrekening) als je uit een ACP een EJP-bestand vanuit de HR Core systemen gebruikt. Je kunt eventueel de automatische herrekening blokkeren door de waarde 0 vast te leggen.    Let op: in de productie voor periode 01 kun je geen herrekening over het jaar heen afroepen. Deze herrekening moet je in een ACP over periode 12 afroepen.  2.4 Geen mutatie meer mogelijk over 2022 in de salarisproductie januari 2023 (ook niet ontslagdatum 31/12/22)   Omdat mutaties soms te laat in je administratie beschikbaar komen, kan het voorkomen dat je een ontslagdatum moet vastleggen, nadat je productie 01-2023 al hebt gedraaid.    Deze (te late) mutatie moet je in een ACP vastleggen in 2022 en verwerken. Daarna worden de leveringen (loonaangifte/pensioen) bijgewerkt en bijvoorbeeld deze ontslagdatum toegevoegd. De medewerker is echter al afgeroepen in de januari productie 2023 en daar beschikbaar inclusief de output (strook ed) in SDOL.   In verband met in-dienst of uit-dienst in het vorig jaar kun je, nadat de januari-productie al is vervaardigd, in een VCP de werknemer opnieuw laten berekenen. Je legt dan invoercode 03030 variabel 'Opnieuw berekening correctieproductie' vast met de waarde 1.      3. Gegevens doorkoppelen  3.1 Naar nieuw kalenderjaar    Bij het vervaardigen van periode 01-2023, gaat Gemal uit van de werkgever- en werknemergegevens van de daarvoor vervaardigde laatste productie van 2022. Hierbij worden de volgende gegevens door gekoppeld naar het nieuwe kalenderjaar:  vaste invoergegevens  gegevens van de vorige periode (VP): bijvoorbeeld VP-schaalsalaris en VP-uurloon voor ORT  recht vakantietoeslag, saldi en dergelijke  eigen cumulaties  het nieuw bepaalde jaarloon bijzondere beloningen voor 2023  vaste en variabele bedragen afgelopen jaar die moeten meetellen in jaarinkomen ABP volgend jaar werkkosten  De hoofdregel is dat je het oude jaar hebt afgesloten voordat je de januariproductie laat verwerken. Er kunnen zich situaties voordoen waardoor je toch nog een ACP over 2022 moet laten verwerken nadat de januariproductie is verwerkt. Hiervoor gelden enkele aandachtspunten die hierboven beschreven zijn. 3.2 Werkkostenregeling   Ten behoeve van de voorcalculatie maakt Gemal gebruik van het cumulatieve loon voor de loonheffing van het vorige jaar 2022. Dit loon voor de  loonheffing wordt in de salarisproductie van periode 12 vastgesteld en in periode 01 2023 overgeheveld. In verband met voorziene wijzigingen in het nieuwe jaar (bijvoorbeeld groei of krimp van de organisatie), kan het gewenst zijn om dit cumulatieve loon te wijzigen. Met werkgevercode 03332 Correctie van cumulatief loon loonheffing vorig jaar deze instelling kun je een afwijkend loon loonheffingen opgeven. Dit doe je per instelling in de laatste productie van het jaar.    Het is ook mogelijk om in het volgende jaar het loon voor de loonheffingen nog aan te passen. In dat geval gebruik je werkgevercode 03333 Correctie van cumulatief loon loonheffing vorig jaar dit fiscaalnummer. Hiermee kun je gedurende het hele jaar nog inspelen op actuele wijzigingen in je organisatie. Werkgevercode 03333 moet je bij voorkeur in de januariproductie opgeven en geldt dan alleen voor de betreffende instelling. Het bedrag wat je opgeeft overschrijft het loon loonheffing vorig jaar van de instelling. 3.3 Eindheffing    Het berekenen van de eindheffing en het doorsluizen naar de loonaangifte gebeurt nu met een apart lijstnummer in een speciale productie: lijstnummer 0204 Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten. Het bedrag eindheffing wordt bepaald en doorgeven aan de  loonaangifte.    Ook wordt het controleoverzicht werkkosten aangemaakt. De volgende melding verschijnt dan op dit controleoverzicht: DE EINDHEFFING  DEFINITIEF WORDT IN DE LOONAANGIFTE VAN LOONHEFFINGENNUMMER XXXXXXXXX LXX OPGENOMEN.    Als ook lijstnummer 6204: Alleen afdrachtbetalingen synchroniseren Raet Betaalmanager (SEPA betalingen) in een speciale productie is afgeroepen, wordt er ook een afdrachtbetaling aangemaakt voor de Belastingdienst.   LET OP : De betaling van de loonaangifte hoeft pas aan het eind van de volgende maand (na de productiemaand) worden gedaan. Bij het synchroniseren van de afdrachten met lijstnummer 6204 geldt dat dit voor de hele periode 12 wordt gedaan, dus ook voor de afdrachten van de december salaris productie. => Er zijn klanten die de afdracht van de salarisproductie van december 2022 meteen al eind december 2022 betalen. Met lijstnummer 6204 wordt de hele periode gesynchroniseerd wat voor deze groep klanten niet wenselijk is.     3.4 Betalingen   Rond de jaarovergang is het ook mogelijk betalingen te synchroniseren en opnieuw te laten klaarzetten. In RBM kan de betaling alsnog worden voorzien van een andere betaaldatum. Met een speciale Productie kun je naar Afroep overzichten/bestanden / Synchronisatie Betaalmanager waar onderstaand scherm zichtbaar wordt:     Wanneer je bij 'Synchronisatie betalingen en afdrachten Betaalmanager' een vink zet, wordt de betaling aan het personeel en de afdrachten aan instanties (belasting/pensioen) opnieuw klaargezet op periodeniveau. De betalingen en afdrachten van de hele periode worden samengevoegd en met de betaaldatum onderaan het scherm kun je een datum vastleggen voor alleen de synchronisatie van het salaris voor het personeel. De betaaldatum van de afdrachten haalt Gemal uit het afdrachtensysteem. In RBM kun je deze betaaldatum ook nog aanpassen voordat je de betaling uitvoert. Bij iedere gewenste instelling deze vink (lijstnummer 6202) vastleggen.  'Synchronisatie betalingen en afdrachten per productie (opgave bij instelling 1)' vink je aan, als er een betaling/afdracht wenselijk is van bijvoorbeeld enkele ACP's die je wilt samenvoegen. De betalingen en afdrachten vanaf het geselecteerde afroepnummer (in de dropdown) worden samengevoegd en met de betaaldatum onderaan het scherm kun je een datum vastleggen voor alleen de synchronisatie van het salaris voor het personeel. De betaaldatum van de afdrachten haalt Gemal uit het afdrachtensysteem. In RBM kun je deze betaaldatum ook nog aanpassen voordat je de betaling uitvoert. Deze aanvinken alleen in instelling 0001; zorg ervoor dat je bij iedere gewenste instelling de eerste vink (lijstnummer 6202) ook hebt aangevinkt. 'Synchronisatie afdrachten Betaalmanager' vink je aan als je alleen de afdrachten wilt synchroniseren voor de hele periode. Dit doe je als de afdrachten van december 2022 nog niet zijn gedaan en je eind januari de complete afdracht van december in RBM wilt synchroniseren en opnieuw wil klaarzetten. Bij iedere gewenste instelling deze vink (lijstnummer 6202) vastleggen.  'Synchronisatie afdrachten per productie (opgave bij instelling 1)' vink je aan, als er een afdracht wenselijk is van bijvoorbeeld enkele ACP's die je wilt samenvoegen. De afdrachten vanaf het geselecteerde afroepnummer (in de dropdown) worden samengevoegd. De betaaldatum van de afdrachten haalt Gemal uit het afdrachtensysteem. In RBM kun je deze betaaldatum ook nog aanpassen voordat je de betaling uitvoert. Deze aanvinken alleen in instelling 0001; zorg ervoor dat je bij iedere gewenste instelling de derde vink (lijstnummer 6204) ook hebt aangevinkt.   Het moet zo zijn dat bij ieder gewenste instelling het lijstnummer beschikbaar is (06202 of 06204) en optioneel het afroepnummer van-waaraf de synchronisatie moet worden gedaan alleen in instelling 0001.   Je kunt ook met lijstnummers 6202 en 6204 werken in een speciale productie 2022:    6202 - Synchroniseren RBM, betalingen en afdrachten, alleen af te roepen in een speciale productie voor het hele tijdvak (let op: gebruik scherm Synchronisatie Betaalmanager voor synchronisatie per productie)    6204 - Synchroniseren RBM, alleen afdrachtbetalingen, alleen af te roepen in een speciale productie voor het hele tijdvak (let op: gebruik scherm Synchronisatie Betaalmanager voor synchronisatie per productie) 3.5 Jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden    In de laatste producties van het jaar, te beginnen in periode 12, berekent Gemal voor de werknemer automatisch het jaarloon bijzondere beloningen voor het volgende jaar. Dit gebeurt op basis van het loon loonheffing, waarbij Gemal rekening houdt met de datums in- en uit-dienst  en bij maandloners met geblokkeerde perioden.    Het jaarloon bijzondere beloningen wordt gepresenteerd met uitvoercode 02842 jaarloon bijz.bel.    Je kunt zelf bepalen of je hiervan wilt afwijken en een ander jaarloon wilt vastleggen. Dit doe je met invoercode 02450 Jaarloon bijzondere beloningen.    Het jaarloon bijzondere beloningen bij meerdere dienstverbanden stelt Gemal automatisch vast door het cumulatieve loon loonheffing van alle gekoppelde actieve dienstverbanden uit het voorgaande jaar bij elkaar te tellen. Dit jaarloon wordt automatisch doorgekoppeld vanuit de laatst vervaardigde productie van het jaar.    In deze productie wordt het cumulatieve loon loonheffing van alle gekoppelde dienstverbanden die nog in dienst zijn aan het einde van het jaar samengeteld en gepresenteerd met uitvoercode  02843 cum.opb.jrln.bb.n.    Let op: als je invoercode 02450 afwijkend vastlegt, moet je het afwijkende bedrag ook vastleggen bij alle te koppelen dienstverbanden. Doe  je dit niet, dan keurt Gemal het koppelen af en meldt dit met foutcode 175: KOPPELING NIET TOEGESTAAN: MDV-GEGEVENS NIET  GELIJK.   Advies: het is altijd verstandig na de januari (nu 2023) productie van iedereen het bijzonder tarief te beoordelen. Geen bijzonder tarief zorgt voor een netto betaling van een bruto variabele betaling. Je kunt zo'n controle eenvoudig doen met een speciale productie met lijstnummer 4802, de loonstaat in CSV (excel). Doe zo'n actie in ieder geval voordat we bij de mei-maand zijn, wanneer voor het merendeel van de medewerkers het vakantiegeld tot uitbetaling komt. 3.6 Koppelen meerdere dienstverbanden na vervaardigen periode 01 niet toegestaan    Als periode 01 van het nieuwe jaar al vervaardigd is, mag je in een ACP geen nieuw dienstverband koppelen (vastleggen van invoercode  02950 Code gekoppeld dienstverband). Als deze situatie zich toch voordoet, meldt Gemal dit op het mutatieverslag met foutcode 093:  DIENSTVERBAND NIET OPGENOMEN IN BESTAND. Een vervallen dienstverband mag je niet meer koppelen aan een bestaand of een nieuw dienstverband. Dit leidt tot problemen in de  berekeningen, omdat vervallen dienstverbanden uit de database worden verwijderd. Opgave van deze koppeling, resulteert ook in foutcode 093.   4. Jaarovergang en gegevensuitwisseling aan pensioenfondsen / loonaangifte    Pensioenfonds APG: In de regel hoor je uren van uurloners vast te leggen op de periode waarop ze betrekking hebben. Voor sommige werkgevers is dit, bijvoorbeeld door hun bedrijfsprocessen (roosterpakket), niet mogelijk: zij leggen de uren een maand achteraf vast. Wanneer een dergelijke medewerker uit-dienst gaat, worden zijn uren vastgelegd na de periode uit-dienst niet meer verantwoord aan APG. Je kunt dan voor deze medewerker de  periode van de mutatie voor APG verruimen door het vastleggen van de afwijkende uittrededatum pensioenfonds (invoercode 02926).    Voorbeeld: een uurloner gaat 31-05-2022 uit-dienst, zijn uren van periode 05 worden vastgelegd in periode 06. Om ervoor te zorgen dat ook deze uren verantwoord worden aan APG, leg je invoercode 02926 vast met datum 30-06-2022.   In verband met de jaarovergang gelden speciale aandachtspunten bij uurloners die per 31-12-2022 uit-dienst gaan en in periode 01 (nieuwe jaar) nog hun uren van periode 12 krijgen. Je moet in dit geval invoercode 02926 met waarde 31-01-2023 pas vastleggen in periode 02. Voor een juiste verantwoording aan APG moet je ook in periode 02 een herrekening over het jaar uitvoeren. Hierdoor wordt in de verantwoording de oorspronkelijke datum  van 31-12-2022 verwijderd uit het bestand van 2022 en de nieuwe datum van 31-01-2023 opgenomen in het bestand van 2023.  4.1 Bewaren gegevens ten behoeve van pensioenfonds  Voor deelnemers aan pensioenfonds ABP, PWRI en PFZW worden ook gegevens over het vorig jaar aangeleverd via Gemal en ofwel  de APG Pensioenaangifte module ofwel de UPA module. Daarom is het noodzakelijk dat je er ook voor kiest om werknemers die het vorig jaar uit-dienst zijn gegaan, te laten bewaren in Gemal. Doe je dit niet, dan kunnen de gegevens van deze werknemers uiteraard ook niet door ons aan APG en PFZW geleverd worden. Als de gegevens over vorig jaar verwijderd zijn, dan wordt bij een afroep van pensioengegevens over het voorgaande jaar (door herrekening of synchronisatie) een intrekking gegenereerd. Alle pensioengegevens van deze persoon worden dan ook bij het pensioenfonds verwijderd.   Om te kunnen herrekenen over de jaargrens (van 2023 met vtwk over 2022) moet uiterlijk in decemberperiode de waarde enkele werkgevercodes correct zijn vastgelegd. Werkgevercode 03050 - code herrekenen vorig jaar 0 = Herberekening vorig jaar niet mogelijk 1 = Herberekening vorig jaar mogelijk Werkgevercode 03051 - bewaren dienstverbanden uit dienst  0 = Dienstverbanden waarvan alle IKV¿s beëindigd zijn in vorig jaar worden verwijderd 1 = Dienstverbanden waarvan alle IKV¿s beëindigd zijn in vorig jaar worden 1 jaar bewaard 2 = Dienstverbanden waarvan alle IKV¿s beëindigd zijn in vorig jaar worden 2 jaar bewaard   <Advies> bij vtwk’s over het voorgaande jaar moet waarde 2 in december zijn vastgelegd.    Verdere uitleg waarde 2: Bij waarde 2 worden er 2 jaren bewaard. Dit is nodig bij bijvoorbeeld de APG levering. Deze kun je vervaardigen met een synchronisatie vanaf januari voorgaand jaar; wanneer er echter extra uren zijn opgevoerd in januari vorig jaar, worden deze berekend op basis van het uurloon van de december maand daarvoor. Wanneer echter deze maand niet meer beschikbaar is als je 1 jaar hebt bewaard, dan vallen de extra uren van januari vorig jaar ook weg en daarmee wordt de pensioenopbouw over de extra gewerkte uren in de januari-vorig-jaar levering ook verwijderd. Werkgevercode 03052 - Categorie werknemers herrekenen 0 = Standaard: alle werknemers in-dienst in het huidige jaar of vorige jaar herrekenen. 1 = Alle werknemers nog in-dienst in het huidige jaar herrekenen. 2 = Werknemers herrekenen voor wie in het betreffende jaar een berekening heeft plaatsgevonden. Werkgevercode 03053 - Blokkade bij TWK in-dienstmelding 0 = Standaard: geen blokkade bij TWK in-dienstmelding 1 = Blokkade vaste gegevens bij TWK in-dienstmelding 2 = Blokkade vaste en variabele gegevens bij TWK in-dienstmelding Tenslotte: Lees de informatie in de handleiding en toelichting in de rechter kantlijn in GDI door bij deze werkgever codes. Wanneer je bijvoorbeeld in werkgevercode 03051 de waarde 0 hebt vastgelegd in december, (beëindigde dienstverbanden niet bewaren), dan kunnen deze beëindigde dienstverbanden vanaf februari in het nieuwe jaar ook niet herrekend worden. Ook niet wanneer je werkgevercode 03050 met waarde 1 (Herberekening vorig jaar mogelijk) hebt vastgelegd omdat deze dienstverbanden dan van de Gemal database zijn verwijderd. 4.2 APG gegevensuitwisseling tijdens jaarovergang    Je dient zoals gebruikelijk uiterlijk de vijfde werkdag van de maand volgend op de productiemaand je gegevens te verzenden naar APG. Je gegevens van de 'reguliere' decemberproductie dien je dus uiterlijk vrijdag 6 januari 2023 te verzenden naar APG.  Voor je ACP die je daarna over december doet, geldt dat deze uiterlijk vrijdag 27 januari 2023 verzonden moeten zijn.    Let op: na iedere ACP volgt een APG-levering. Deze moet je niet meteen inzenden. Je moet pas inzenden als alle correcties van december zijn  afgerond.  Met ingang van 28 januari 2023 zal, als je een productie laat vervaardigen, tijdelijk (vanwege onderhoud) de APG-bestanden niet zichtbaar zijn in  de module Pensioenaangifte APG. De bestanden van periode 01 die nog niet verzonden zijn naar APG, kun je dan nog wel verzenden en moeten uiterlijk op 7 februari 2023 bij APG binnen zijn (binnen 5 werkdagen na einde tijdvak). 4.3 UPA gegevensuitwisseling tijdens jaarovergang    Voor de aansluiting in de loonadministratie is het nodig om eerst de aangifte van de lopende maand in te sturen voordat de salarisproductie van  de nieuwe maand wordt vervaardigd. Dit geldt voor de maanden januari t/m november 2022. Voor de maand december 2022 geldt dit niet, omdat de  salarisproductie van januari 2023 van het volgende jaar geen invloed heeft op de aangifte van december 2022.  Mutaties over het voorgaande jaar zijn in januari immers niet toegestaan. De UPA wordt na iedere ACP bijgewerkt.    Je kunt de UPA versturen op het moment dat je verwacht geen correctieproducties over december meer te draaien, maar uiterlijk op 31 januari 2023 in verband met de aanlevertermijn die PFZW hanteert. Als je na het verzenden van het aangiftebericht nog producties afroept over het oude jaar 2022, dan wordt er een correctie aangiftebericht aangemaakt  over het oude jaar 2022. In dit bericht worden de aanvullende mutaties opgenomen die na je laatste zending zijn toegevoegd. Het exacte moment waarop je de UPA over december afroept is minder kritiek dan bij de loonaangifte. In de UPA kunnen correcties over voorgaand jaar automatisch worden doorgegeven, waar dat bij de loonaangifte niet het geval is. Zie ook de sectie hieronder. 4.4 Loonaangifte    Voor de aansluiting in de loonadministratie is het nodig om eerst de aangifte van de lopende maand in te sturen voordat de salarisproductie van  de nieuwe maand wordt vervaardigd. Dit geldt voor de maanden januari t/m november 2022. Voor de maand december 2022 geldt dit niet, omdat de  salarisproductie van januari 2023 van het volgende jaar geen invloed heeft op de aangifte van december 2022.  De loonaangifte wordt na iedere ACP bijgewerkt. Wanneer de correcties op december zijn afgerond, kun je deze inzenden. Wij adviseren je daarom om de loonaangifte over december te laten staan tot eind januari 2023. Wat gebeurt er als je de loonaangifte van december 2022 toch hebt ingezonden maar in januari met een ACP over 2022 toch aanpassingen doorvoert De wijzigingen worden niet aan de belastingdienst geleverd maar de wijzigingen worden wel aan onze loonaangifte module geleverd. Daarin zie je wijzigingen staan die je niet kunt inzenden. Deze wijzigingen gaan automatisch mee met de februari 2023 levering. Daardoor heb je met de februari levering van 2023 niet zomaar aansluiting met de februari 2023 loonaangifte output en moet je de ACP wijziging daarin betrekken. Laat daarom de loonaangifte staan tot rond 27 januari 2023 en stuur deze dan pas in.   5. Salarisspecificatie    De salarisspecificatie uit een ACP van december is altijd een herrekende strook die aanvullend is en daarmee ook gepubliceerd dient te worden.   6. Correcties na januariproductie    Als je een ACP over periode 12 van het oude jaar afroept nadat periode 01 al verwerkt is en je geeft in deze ACP nog stammutaties op, houd dan rekening met het volgende: Een stammutatie in de ACP over periode 12 werkt door in periode 01 van het nieuwe jaar. Je moet periode 01 voor de betreffende werknemer dus opnieuw verwerken.   Dit is onafhankelijk van of je in periode 01 dezelfde waarde hanteert als in periode 12. Stel je had in je eerste verwerking van periode 01 stamwaarde 1 vastgelegd. In je ACP periode 12 wijzig je dit in waarde 2. Dit is eigenlijk een mutatie met terugwerkende kracht en zo wordt deze in Gemal ook weggeschreven. Je dient nu opnieuw periode 01 te verwerken en stamwaarde 1 vast te leggen. Doe je dat niet, dan zal Gemal in periode 02 de waarde 2 uit periode 12 overnemen. Stel je had in je eerste verwerking van periode 01 geen stamwaarde vastgelegd. In je ACP periode 12 leg je waarde 2 vast. Die waarde blijft normaal gesproken staan in periode 01 tenzij je een mutatie vastlegt. Eigenlijk is periode 01 achteraf gezien onjuist verwerkt zonder stamwaarde, waar dat waarde 2 had moeten zijn. Om deze reden moet je periode 01 opnieuw verwerken. Met andere woorden, heb je periode 01 reeds gedraaid en draai je daarna nog een ACP periode 12 met stammutaties, dan dien je altijd periode 01 opnieuw te verwerken voor deze werknemer. Je kunt dat doen middels een VCP over periode 01 (zie ook sectie 2.4).  Het jaarloon bijzondere beloningen stelt Gemal niet opnieuw vast. Zo nodig moet je dit zelf vastleggen (invoercode 02450). Ook de  jaargrondslag ABP (invoercode 02407) wordt niet opnieuw vastgesteld.   7. Loonaangifte/jaaropgaves en afwijkende tenaamstelling    Als je meerdere instellingen in je cea-nummer hebt waarbij het loonheffingsnummer gelijk is, worden op de jaaropgaaf altijd de naam- en adresgegevens van de laatste instelling gepresenteerd. Ook bij de loonaangifte worden deze NAW-gegevens gebruikt. Als je hiervan wilt  afwijken, dan leg je de onderstaande gegevens vast, zie bij Werkgevergegevens > Naam, adres, woonplaats.    Naam instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02101)  Adres instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02102)  Woonplaats instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02103)  Postcode instelling loonaangifte/jaarwerk (werkgevercode 02104)    Let op: om verwarring te voorkomen, adviseren wij je om bij alle instellingen binnen hetzelfde loonheffingennummer deze afwijkende gegevens vast te leggen.   8. Vervallen registratienummers niet opnieuw gebruiken    Wij gaan er in principe ervan uit dat de combinatie van opdrachtgever-, instellings- en registratienummer (OIR-nummer) uniek is voor één specifieke werknemer. Stel dat een werknemer uit-dienst gaat en zijn registratienummer opnieuw in gebruik wordt genomen, dan zal de pensioenopbouw plaatsvinden bij het eerste OIR-nummer. Daarom mag je een vervallen registratienummer niet opnieuw in gebruik nemen.   9. Lichten instelling    Als je een bepaald instellingsnummer van je cea-nummer niet meer wilt gebruiken in de loop van het jaar, dan kun je dat instellingsnummer laten vervallen, bijvoorbeeld  in de productie van periode 01. Zie de handleiding onderwerp Afroep producties bij 2.10 Lichten instelling. Wanneer je een instelling hebt gelicht gebeuren er 2 dingen: bij de maandelijkse mutatieverwerking wordt deze instelling niet verwerkt maar is geblokkeerd. In de schoningsactie van Gemal wordt in februari, het jaar nadat de instelling is gelicht, geschoond in Gemal.   10. Nulstellen cumulaties alleen na overleg    Je hebt de mogelijkheid in de afroep de cumulatieve gegevens van de personeelsleden te verwijderen. Dit doe je met de Code nulstellen cumulaties (werkgevercode 99242).  Om fouten te voorkomen, verzoeken wij je deze mogelijkheid uitsluitend te gebruiken als je dit hebt besproken met je contactpersoon bij ons. Deze mogelijkheid wordt meestal gebruikt, als in 2022 met een instelling enkele schaduwproducties zijn vervaardigd om met ingang van 1 januari  2023 officieel te starten.    Let op: als je de Code nulstellen cumulaties (werkgevercode 99242) hebt vastgelegd in de afroep van periode 01 en je laat een correctieproductie in periode 01 vervaardigen, dan zal Gemal deze code bij de afroep automatisch overnemen. Dit om te voorkomen dat het nulstellen niet plaatsvindt bij de werknemers voor wie je de correctieproductie afroept. Bovendien zou anders bij een later uitgevoerde (algemene) herrekening met  terugwerkende kracht tot 1 januari het op nul stellen van de cumulaties ongedaan worden gemaakt.   11. Verhuizen van een cea-nummer    Bij fusies en reorganisaties kun je gebruik maken van onze dienstverlening. Voor sommige aspecten die daarbij aan de orde kunnen komen, is onze ondersteuning zelfs een vereiste. Dit doet zich bijvoorbeeld voor wanneer daarbij gegevens van meer dan één cea-nummer zijn betrokken,  bijvoorbeeld een verhuizing van het ene cea-nummer naar een ander. Voor ondersteuning bij een verhuizing naar een ander cea-nummer kunt je  contact opnemen met het Service Center. 11.1 Verhuizen van een registratienummer    Niet in correctieproductie  In een correctieproductie mag je geen registratienummers verhuizen (in HR Core: verhuizen van een dienstverband). Bovendien is een correctieproductie niet mogelijk om mutaties op te geven voor een registratienummer dat in de normale salarisproductie is verhuisd. Correcties verwerk je  in dat geval dus in een volgende productieperiode. In de correctieproductie mag je ook geen verhuizingen vastleggen.    Niet meer doorverhuizen in de jaarwerk-periode  In de jaarwerkperiode d.w.z. de termijn waarin je de december- januari- en februari-producties laat vervaardigen, mag een registratienummer slechts eenmaal worden verhuisd. Bij een tweede verhuizing binnen deze periode keurt Gemal deze mutatie af met vermelding van foutcode 077:  VERHUIZING: DOORVERHUIZING TIJDENS JAARWERKPERIODE. Pas met ingang van de maart-productie (periode 03) mag je het  registratienummer weer verhuizen.   12. Speciale producties afroepen    Voor het afroepen van speciale producties over het vorige kalenderjaar gelden de volgende regels:    Tot en met de laatste productiedag van 2022 (1 januari 2023) is het mogelijk om speciale producties over 2021 af te roepen. Dit is vanaf de eerste productiedag van 2023 niet meer mogelijk.    Het gehele jaar 2023 kun je zowel speciale producties over 2022 als 2023 afroepen. Dit mag zelfs tegelijk op één productiedag. Natuurlijk kun je in januari pas een speciale productie over 2023 afroepen nadat je je eerste salarisproductie over 2023 heeft laten vervaardigen.   13. Jaarwerkproducten via speciale productie    Het vervaardigen van de jaarwerkoverzichten en bestanden dien je (per instelling) af te roepen in een speciale productie. Dit heeft als voordeel dat deze het hele jaar af te roepen zijn.    Let op: het betreft een speciale productie over vorig jaar: 2022. Je dient zelf het juiste productiejaar te kiezen bij je keuze voor een speciale productie!    In Gemal Direct Inrichting is een apart scherm Jaarwerk gemaakt met alle jaarwerkoverzichten en/of bestanden. Door deze aan te vinken worden er afroepmutaties aangemaakt. Uiteraard blijft het mogelijk om overzichten en/of bestanden ook op de standaard manier af te roepen via  Afroep overzichten/bestanden.  Scherm Jaarwerk met (per instelling) af te roepen overzichten en bestanden Het scherm Jaarwerk is een hulpmiddel om eenvoudig de meest bij jaarafsluitingen gebruikte overzichten en bestanden te selecteren. Dit scherm is alleen van toepassing bij een speciale productie over het voorgaande productiejaar (kalenderjaar - 1). Na uw keuze van overzicht/lijstnummers en een klik op Opslaan, worden mutaties in de categorie Afroep variabel aangemaakt. Overeenkomstige via Afroep variabel aangemaakte mutaties worden daarom ook op dit scherm zichtbaar. Afroep voor alle instellingsnummers (kopiëren naar andere instellingen)   9906 - Jaaropgave werknemers exclusief tussentijdse [niet tegelijk met 9907 afroepen] 9907 - Jaaropgave werknemers inclusief tussentijdse [niet tegelijk met 9906 afroepen] 4801 - Individuele loonstaat 4802 - Loonstaat in csv-formaat 9904 - Verzamelloonstaat 1501 - Overzicht vaste personeelsgegevens 3902 - Personeel niet in loondienst, UBD-bestand; alleen op te geven bij instelling 0001 3301 - Controle-overzicht loonaangifte 3302 - Controle-overzicht loonaangifte (historisch) 0204 - Synchronisatie Loonaangifte inclusief eindheffing werkkosten 0601 - Resultatenoverzicht 1 0602 - Resultatenoverzicht 1 cumulatief 0603 - Resultatenoverzicht 2 0604 - Resultatenoverzicht 2 cumulatief 0605 - Resultatenoverzicht CSV-bestand 3701 - Journaalpost 1 - Overzicht 4703 - Journaalpost 1 - Via Youforce 4713 - Journaalpost 1 - CSV 3801 - Journaalpost 2 - Overzicht 4704 - Journaalpost 2 - Via Youforce 4714 - Journaalpost 2 - CSV 4705 - Journaalpost FAP 9499 - Matrix werking uitvoercodes   14. HR Core Beaufort upgrades en jaarwerk    Op de Community vind je zo nodig de laatste informatie over het jaarwerk. Hierna lees je een aantal aandachtspunten voor HR Core Beaufort en het jaarwerk. 14.1 Ingangsdatum wijziging  In HR Core Beaufort worden wijzigingen in de werknemergegevens voorzien van een (geldige) ingangsdatum. In specifieke gevallen voer je zelf de ingangsdatum in. In alle overige gevallen stelt HR Core Beaufort de ingangsdatum automatisch vast en maakt daarbij onder andere gebruik van de periodekalender. Deze methodiek heeft gevolgen voor de werkwijze tijdens de jaarwerksessies. In de periodekalender zijn immers geen begin- en einddatums aanwezig voor de salarisproducties van de jaarwerksessies. Dit zijn data die HR Core Beaufort normaliter gebruikt bij  het vastleggen van de mutaties.    Een jaarwerksessie is in HR Core Beaufort herkenbaar aan de productiesoort JWP en is in Gemal gekoppeld aan een ACP (ACP13 bij  vierwekenverloning).    Als je tijdens een jaarwerksessie mutaties invoert zonder een ingangsdatum, zal HR Core Beaufort hieraan automatisch de ingangsdatum 01-12- 2022 toekennen en de mutaties onder het juiste nummer van de salarisproductie naar het salarissysteem sturen. De combinatie van de ingangsdatum 01-12-2022 en het juiste nummer van de salarisproductie, leidt in Gemal niet tot een herrekening.  14.2 Periodekalender invullen  Omdat HR Core Beaufort automatisch de ingangsdatum vaststelt, als je die niet expliciet heeft vastgelegd, is het daarnaast van groot belang dat je in de periodekalender de juiste begin- en einddatums vastlegt voor de salarisperiodes van het komende productiejaar.    Als je de periodekalender niet vastlegt, schakelt HR Core Beaufort over op de datum die je hebt vastgelegd voor gebruik bij het toekennen van een ingangsdatum aan niet salarisgerelateerde mutaties. Dit leidt tot onbedoelde herrekeningen.    Bij het ophalen van het nieuwe kalenderjaar volgt een melding: Periodekalender is initieel gevuld. Wijzig de data indien nodig. Bevestig de  periodekalender met OK en Opslaan (de kalender wordt weggeschreven).    In Gemal hoef je geen rekening houden met een productiekalender. Standaard gaat een mutatie per de eerste dag van de productieperiode in.  Alleen als je gebruik maakt van vierwekenverloning moet je bij herrekening mutaties een afwijkende ingangsdatum vastleggen die overeenkomt  met de eerste dag van de periode van vier weken.   15. HR Core Education en jaarwerk    Op de community van HR Core Education vind je bij Kennisbank een speciale handleiding voor het jaarwerk.      

12-02-2024 Er is een nieuwe versie 1.4 beschikbaar. De wijzigingen per versie zijn in het document beschreven.   10-08-2023 Er is een nieuwe versie 1.3 beschikbaar. De wijzigingen per versie zijn in het document beschreven.   21-02-2023 Er is een nieuwe versie 1.2 beschikbaar. De wijzigingen per versie zijn in het document beschreven.   30-11-2022 Artikel verplaatst van Nieuws naar Kennisbank   26-10-2022 Er is een nieuwe versie 1.1 beschikbaar. De wijzigingen per versie zijn in het document beschreven.   20-09-2022 De verscherping van het begrip IKV heeft grote impact op alle administratieve processen en systemen. Hoewel de daadwerkelijke regelgeving is uitgesteld tot 2025, zullen wij in de komende jaren onze systemen al stap voor stap aanpassen aan de nieuwe situatie. Per 2023 zullen in Gemal voor het eerst grootschaliger wijzigingen live gaan in verband met IKV. Wij hebben een handleiding samengesteld waarin al deze wijzigingen zijn opgenomen.    Alle wijzigingen uit de handleiding gaan in per release 01-2023. In de release notes van die release zullen we hier nogmaals aandacht aan besteden. Door deze handleiding echter nu al aan te bieden, willen we je de mogelijkheid bieden om op tijd werkprocessen, rapportages en systemen aan te passen indien dat nodig mocht zijn. 

De payroll jaarkalender voor 2023 is nu beschikbaar!   Dit jaar zijn de productieloze dagen aangegeven op de kalender. Dit zijn de dagen waarop Gemal wordt bijgewerkt naar een nieuwe versie. Als je op zo'n dag je productie afroept, dan wordt deze pas de volgende dag verwerkt.   Op de kalender zijn tijdvakken aangegeven. Deze tijdvakken geven aan wanneer Gemal is bijgewerkt naar de versie van een bepaalde maand. Na elk tijdvak volgt een productieloze dag. Wij adviseren je bij de afroep van producties deze tijdvakken aan te houden, maar dat is niet noodzakelijk. Je kunt je januariproductie bijvoorbeeld ook in februari afroepen.    Als je dezelfde productie afroept in twee verschillende tijdvakken, dan kan dat leiden tot onverwachte verschillen. Dat is bijvoorbeeld het geval als je je salarisrun 01-2023 op 15 januari afroept en de correctierun 01-2023 op 3 februari. Je gebruikt dan voor je salarisrun de Gemal versie van januari en voor de correctierun de Gemal versie van februari.  

Welkom bij dit kennisartikel over de Specificatie Manager. In dit artikel nemen we je mee in:   Wat is de Specificatie Manager? Voorbeeld van een salarisspecificatie Waarom zou je een “eigen” salarisspecificatie willen? Hoe activeer ik de Specificatie Manager? Waar moet ik op letten bij ingebruikname van de Specificatie Manager?   1. Wat is de Specificatie Manager? Met de Specificatie Manager kun je zelf de salarisspecificatie (het werknemersexemplaar) en de jaaropgave vormgeven. De lay-out, het bedrijfslogo en de achtergrond van de salarisspecificatie en de jaaropgave kunnen onafhankelijk van elkaar worden aangepast, voor het hele relatienummer, per cea-nummer of per werkgever (cea-/instellingsnummer).   2. Voorbeeld van een salarisspecificatie       3. Waarom zou je een “eigen” salarisspecificatie willen? Met een eigen vormgeving van de salarisspecificatie en jaaropgave creëer je documenten die aansluiten bij de huisstijl van de organisatie. Bovendien heb je ook de mogelijkheid om bepaalde data op de strook te beïnvloeden of anders te positioneren. Met een eigen salarisspecificatie en jaaropgave geef je als werkgever een mooi intern visitekaartje af aan de medewerker. En de medewerker ontvangt een herkenbaar en visueel aantrekkelijk document met toegankelijke inhoud.    Wanneer de Specificatie Manager in Payroll Gemal is geactiveerd kun je in het Salarisdossier ook gebruik maken van de Dynamic Payslip. Zie hiervoor ook het bericht op de community van Youforce Dossier: Dynamic Payslip Live per 20 mei 2022.   De Dynamic Payslip is een vereenvoudigde presentatie van de salarisstrook.   Medewerkers krijgen hiermee op een andere wijze inzicht in de opbouw van hun salarisstrook.   4. Hoe activeer ik de Specificatie Manager? We hebben een Quick guide Specificatie Manager waarin staat beschreven hoe je de salarisspecificatie en jaaropgave kunt vormgeven en activeren.   5. Aandachtspunten De salarisspecificaties en jaaropgaven uit de Specificatie Manager kunnen niet door ons (via een printstraat / printprovider) worden afgedrukt. Vanuit het Salarisdossier is het mogelijk om zelf salarisspecificaties en/of jaaropgaven af te drukken. Je kunt in het Salarisdossier maximaal 1.000 salarisspecificaties en/of jaaropgaven selecteren en opslaan in pdf-formaat. Dit pdf-bestand kan vervolgens worden afgedrukt. Alle Payroll Gemal-afnemers kunnen gebruik maken van de Specificatie Manager, dit is standaard onderdeel van de bundel. Een medewerker moet formeel akkoord gaan met een digitale salarisstrook. Hiervoor zou een passage in de arbeidsovereenkomst kunnen worden opgenomen. Zo heb je automatisch een akkoord bij nieuwe medewerkers.  

Het is alweer najaar 2023 en dat betekent dat de jaarovergang nadert. Bij de jaarovergang hoort sinds 2022 ook het herzien van WW premie, indien je geen eigenrisicodrager bent (overheidssector). Na een aantal jaar uitstel wegens het Coronavirus, werd halverwege 2022 besloten dat het herzien van WW premie echt verplicht zou worden.    Het automatiseren van dit proces bleek, net als de toetsingscriteria, helaas erg complex. Afgelopen jaarovergang heeft dat geleid tot een aantal foutsituaties en nieuwe inzichten. De technische fouten zijn tijdens of vlak na de jaarovergang verholpen. Voor een enkele uitzonderlijke situatie hebben we moeten accepteren dat deze bestaat. Het automatiseren van elke uitzondering brengt ook risico’s met zich mee: regels kunnen met elkaar in conflict raken waardoor nieuwe fouten ontstaan. Het proces als geheel wordt onoverzichtelijk waardoor reparaties moeilijker worden.   Gezien de vele aanpassingen tijdens en na de jaarovergang begrijpen we dat je het overzicht wellicht kwijt bent. Daarom hebben we de acties voor dit jaar voor je op een rijtje gezet. Na de acties volgt een samenvatting van fouten die tijdens de jaarovergang zijn gemeld en de actuele status daarvan.   Hoe werkt het automatisch herzien van WW premie? Het automatisch herzien van de WW premie bestaat uit deze 5 stappen: 1 - Vooraf: controleren en selecteren 2-  Daarna: de functionaliteit testen in een proefproductie 3 - Dan: afroep en verwerking 4 - Onverhoopt: corrigeren nadat je automatisch herzien hebt uitgevoerd 5-  Tot slot: de januariproductie - automatische nulmutaties Vooraf: controleren en selecteren Er zijn twee manieren om vooraf te controleren bij welke werknemers Gemal de WW premie automatisch zal gaan herzien.   Signaleringsoverzicht 32 - overschrijding contracturen Je maakt zelf een rapportage. Op uitvoercodes 02460 t/m 02468 worden de gegevens getoond die ook op signaleringsoverzicht 32 aanwezig zijn. Uitvoercode 02467 toont het percentage overschrijding contracturen over alle dienstverbanden heen. Als de waarde van deze uitvoercode in de laatste periode van het jaar 31% of groter is, wordt de werknemer automatisch herzien.   Een volledige toelichting bij alle rubrieken op signaleringsoverzicht 32 en de criteria om dienstverbanden te tonen, vind je in de Gemal handleiding - Sociale verzekering, algemeen - 4.7.   Nu je weet bij welke dienstverbanden de premie zal worden herzien, bepaal je of dit overeenstemt met je verwachting. Als je werknemers wilt toevoegen of verwijderen aan het proces voor automatisch herzien WW premie, dan leg je invoercode 02266 vast.    Let op: Dit doe je in een reguliere salarisproductie of correctieproductie. In de productie voor automatisch herzien WW premie (zie hieronder) kun je geen invoercodes meer vastleggen. Gemal gebruikt altijd de actuele waarde van invoercode 02266 op het moment dat je de functionaliteit voor automatisch herzien gebruikt en past deze toe op het hele jaar. Je kunt dus niet specifieke perioden in het jaar blokkeren. 0 (of niet vastgelegd) - automatisch herzien 1 - wel herzien 2 - niet herzien Daarna: de functionaliteit testen in een proefproductie Als je een proefproductie wilt afroepen om de functionaliteit voor automatisch herzien te testen, dan roep je ook een proefproductie af alsof het een aanvullende correctieproductie is. Dit doe je door bij de afroep van de proefproductie werkgevercode 99231 Code correctieproductie vast te leggen met waarde 2 - Aanvullende correctieproductie. Bovendien leg je werkgevercode 99236 - Code selectie proefproductie vast met waarde 4 - Proefproductie laten werken als correctieproductie. Dan: afroep en verwerking Het automatisch herzien van WW premie doe je door werkgevercode 99234 vast te leggen met waarde 1 bij de afroep van je productie.  Je legt deze werkgevercode vast bij al je instellingen. Alleen dan wordt het proces correct uitgevoerd bij werknemers die dienstverbanden in meerdere instellingen hebben.  In de productie voor automatisch herzien kun je geen invoercodes vastleggen. Ook niet invoercode 02266 voor het handmatig toevoegen of verwijderen van werknemers uit het proces voor herzien van WW premie. Alle invoercodes worden afgekeurd. Je doet dit altijd in een aanvullende correctieproductie (werkgevercode 99231 code correctieproductie = 2) , nadat je alle andere producties van het jaar hebt afgeroepen. Je weet dan zeker dat na het herzien van de premie geen nieuwe mutaties meer komen die invloed hebben op de verloonde uren of contracturen van de werknemer. In de productie waarin je de WW premie herzien kun je geen andere mutaties op invoercodes vastleggen, omdat deze het proces kunnen verstoren. Ook kun je geen werkgevercodes wijzigen. Je kunt alleen werkgevercodes vastleggen die worden gebruikt voor de afroep van een productie (de reeks 99XXX) Het is niet noodzakelijk om werkgevercodes 99232 automatische herrekening aanvullende correctieproductie en 99239 speciale verwerking eenmalige mutaties vast te leggen in deze productie. Gemal start vanzelf een proces dat alle perioden van het jaar behandelt. Invoercodes zijn niet toegestaan, speciale verwerking van eenmalige mutaties is daardoor niet van toepassing. Bij het inzenden van de productie vraagt Gemal of je 'Alle mutaties wilt opnemen in deze zending', je kiest dan voor "N". Hiermee voorkom je dat ten onrechte invoercodes of werkgevercodes vanuit je voorgaande run worden gekopieerd naar de run voor automatisch herzien. Na het herzien van de WW premie roep je het jaarwerk af. De WW premie wordt dan correct getoond in het jaarwerk.   Gemal controleert per periode het WW tarief en genereert elke periode een stammutatie op invoercode 02170 Code WW tarief. Als de WW premie in de betreffende periode herzien wordt, genereert Gemal waarde 3, als herzien in de betreffende periode niet van toepassing is waarde 0. Je ziet deze mutaties terug in MSG.    Onverhoopt: corrigeren nadat je automatisch herzien hebt uitgevoerd Als je na het automatisch herzien onverhoopt toch nog mutaties wilt toevoegen, dan adviseren wij je bij de betreffende werknemers het WW tarief zelf te controleren en indien nodig met invoercode 02170 per maand zelf het juiste tarief vast te leggen.  Als het om veel werknemers gaat, kun je er ook voor kiezen om met een collectieve mutatie invoercode 02170 bij alle werknemers weg te halen (waarde 0 stam vastleggen vanaf 01-2023). Vervolgens roep je in een aanvullende correctieproductie de functie voor automatisch herzien WW premie nogmaals af. Gemal past dan automatisch de juiste waarde toe voor invoercode 02170. Let op: als je collectief invoercode 02170 nulstelt, dan kan het zijn dat je de invoercode verwijdert bij dienstverbanden waar je de code gedurende het jaar zelf had vastgelegd, om andere redenen dan het automatisch herzien van WW premie. Je dient dit zelf te controleren.   Tot slot: de januariproductie: automatische nulmutaties In de januariproductie van het volgende jaar  wordt invoercode 02170 weer nulgesteld bij alle dienstverbanden. Het herzien van de WW premie wordt immers getoetst per jaargang. Ook deze mutatie wordt getoond in MSG Je weet dus altijd welke aanpassingen door Gemal zijn doorgevoerd. Bijzondere situaties Werknemer met vast contract treedt binnen 2 maanden uit dienst Volgens de WAB moet de WW premie herzien worden als een werknemer met een vast, schriftelijk contract dat geen oproepcontract is worden herzien indien de werknemer binnen 2 maanden weer uit dienst treedt. Het herzien van WW premie bij deze groep maakt geen deel uit van het proces om automatisch WW premie te herzien bij 30% overschrijding van de contracturen.    Actie Als deze situatie zich voordoet, dien je zelf de WW premie te herzien door invoercode 02170 Code WW tarief vast te leggen met waarde 3 - herzien tarief. Je hoeft hiermee niet te wachten tot het einde van het jaar.   Werknemers jonger dan 21 jaar Bij werknemers jonger dan 21 jaar moet maandelijks vastgesteld worden of zij over alle aanwezige dienstverbanden 52 uur of minder per maand hebben gewerkt. Als dat het geval is dan hoeft in die specifieke maand de WW premie nooit herzien te worden. Elke maand wordt afzonderlijk getoetst. Als de werknemer meer verloonde uren heeft, dan gelden de gebruikelijke regels voor 30% overschrijding.    Wij hebben het herzien van de WW premie voor deze groep voor 2023 geautomatiseerd. Zie ook Release notes 2023-10/4. Als de werknemer voldoet aan de standaardcriteria voor automatisch herzien van WW premie, neemt Gemal de werknemers mee in het proces. Vervolgens toetst Gemal per maand of de uitzondering van toepassing is. Ook als de werknemer gedurende het jaar 21 wordt, past Gemal de regels correct toe. In tegenstelling tot vorig jaar, leg je bij deze groep invoercode 02266 niet vast om ze buiten het proces van automatisch herzien te houden. Deze werknemers neem je mee in het gebruikelijke proces.   Let op: signaleringsoverzicht 32 is een overzicht op jaarbasis. Op dit overzicht worden werknemers jonger dan 21 jaar alleen getoond indien zij voldoen aan de reguliere regels voor het herzien van WW premie.    BBL’ers De WW premie van BBL contracten (invoercode 02268 code aard arbeidsverhouding = 83) hoeft nooit herzien te worden. Gemal past deze uitzondering automatisch toe. De contracturen en verloonde uren van het BBL dienstverband tellen wel mee voor de toetsing van eventuele andere dienstverbanden. Om die reden kan een BBL dienstverband wel worden getoond op signaleringsoverzicht 32, maar altijd in combinatie met een regulier dienstverband. In dat geval wordt de WW premie alleen bij het reguliere dienstverband herzien. Let op: Wij hebben signalen ontvangen dat sommige werkgevers op het moment dat een BBL contract wordt omgezet in een regulier contract geen nieuw dienstverband aanmaken. Naast het feit dat dit fiscaal niet is toegestaan (je mag de aard arbeidsverhouding niet wijzigen gedurende een IKV), leidt dit ook tot een foutieve toetsing voor het herzien van WW premie. Gemal zal op basis van de actuele waarde van invoercode 02268 code aard arbeidsverhouding vaststellen dat het een regulier contract is en de BBL uitzondering in het hele jaar niet toepassen.   Werknemers met gemiddeld 35 of meer vaste contracturen en meer dan 30% overschrijding die gedurende het jaar uit dienst gaan Er is geconstateerd dat in bijzondere gevallen medewerkers onterecht op het overzicht staan en dus onterecht zouden worden herzien.  Werknemers met gemiddeld 35 of meer vaste contracturen per maand zijn uitgesloten van het herzien van WW premie. Als zo'n werknemer gedurende het jaar uit dienst is gegaan, blijkt Gemal ook de maanden na uitdienst mee te tellen voor het gemiddelde aantal vaste uren en komt daarom op een gemiddelde onder de 35 uur. De toets op 30% overschrijding wordt daarom ten onrechte ook bij deze werknemers uitgevoerd. Als bij zo'n werknemer de verloonde uren de contracturen dan tevens met meer dan 30% overschrijden, kan de WW premie ten onrechte worden herzien.  We benadrukken dat dit een zeer uitzonderlijke situatie is. In praktijk is er bij een hoog aantal vaste uren praktisch minder gelegenheid om extra te werken en bovendien wordt 30% overschrijding van die vaste uren ook minder snel bereikt.  Wij hebben besloten op dit punt geen aanpassing door te voeren voor de komende jaarovergang. Dit omdat de foutsituatie erg uitzonderlijk is en we bij aanpassing risico nemen op de introductie van andere fouten. Dat risico willen we op dit moment niet nemen bij een proces dat voor veel werkgevers een belangrijke functie vervult.   Actie Als je toch vermoedt deze deze situatie zich bij je voordoet, dan vind je meer informatie en een stappenplan in dit nieuwsbericht onder ‘melding 2’.   Opgeloste meldingen Technische fout tijdens productie Er ontstond een volledig onjuiste situatie als je Niet bij alle instellingen werkgevercode 99234 - automatisch herzien WAB vastlegde Je in dezelfde productie bij instellingen waar werkgevercode 99234 niet is vastgelegd wel invoercodes op.   Deze melding is opgelost in een tussentijdse release op 12-01-2023.   We raden nog steeds met klem aan om werkgevercode 99234 - automatisch herzien WAB vast te leggen bij alle instellingen. Gemal houdt anders geen rekening met dienstverbanden in instellingen die in de afroep ontbreken. Dat kan ertoe leiden dat het herzien van WW premie onjuist verloopt als een werknemer dienstverbanden in meerdere instellingen heeft.   Ook het vastleggen van invoercodes in de productie waarin je de WW premie herziet is niet toegestaan. Dit leidt niet meer tot een foutsituatie, maar de invoercodes worden wel afgekeurd. Signaleringsoverzicht 32 wordt niet meer aangemaakt bij geen signalen Als er geen werknemers aan de signalering voldoen, dan zou het overzicht wel gegenereerd moeten worden, maar dan met de melding 'Aan gevraagde signalering voldoet niemand'. Je weet daardoor dat zich geen fout heeft voorgedaan. Deze melding is opgelost in Release 2023-03/9     Werknemers met minimaal 35 vaste contracturen op signaleringsoverzicht Voor werknemers met gemiddeld minimaal 35 vaste contracturen per week geldt de uitzondering dat de WW premie nooit herzien hoeft te worden. Het bleek dat deze werknemers toch op signaleringsoverzicht 32 getoond werden en dat de WW premie herzien werd indien de verloonde uren de contracturen met meer dan 30% overschreden. Deze melding is opgelost in een tussentijdse release op 11-01-2023. 

Dit document is bedoeld voor functioneel beheerders van organisaties die gebruik maken van de functionaliteit 'salaris berekenen' via de Youforce app & Mijn Youforce. Dit document beschrijft de mogelijkheden in 'Configuratie Salaris Simulator'.