Mijn Communities
Help

Kennisbank Youforce Portaal

Sorteren op:
In Gebruikersbeheer kan je door de verschillende schermen/statussen zien of een e-mail verstuurd is en/of een account door de gebruiker geactiveerd is. Wanneer het account nog niet geactiveerd is, ziet de status er als volgt uit:      Als je op Account aanmaken klikt krijg je deze status:     Zodra het account is aangemaakt, wordt een e-mail verstuurd naar de gebruiker. In Gebruikersbeheer verandert het scherm dan naar deze status:     Je kunt zien dat het account nog niet geverifieerd is. Dat houdt in dat de gebruiker nog geen gebruikersnaam en wachtwoord heeft aangemaakt voor dit account. Wanneer dit wel in gebeurt verandert het scherm weer en krijg je deze status:     Je kunt nu voor dit account de bypass aanzetten en/of apparaten ontkoppelen.    Voor een uitgebreidere uitleg van deze functionaliteit verwijs ik je door naar de handleiding Handleiding Gebruikersbeheer . 
Volledig artikel weergeven
02-07-2024 10:33
  • 0 Antwoorden
  • 1 kudos
  • 141 Weergaven
In deze handleiding nemen we je mee in alle processen omtrent gebruikers die beschikbaar zijn in Gebruikersbeheer. Denk hierbij aan het aanmaken, wijzigingen, blokkeren en verwijderen van gebruikers. Daarnaast wordt hierin ook vermeld hoe een onyouforce account aangemaakt kan worden. Deze handleiding is geschreven voor beheerders.   
Volledig artikel weergeven
18-04-2024 12:27 (Bijgewerkt op 10-06-2024)
  • 2 Antwoorden
  • 6 kudos
  • 1805 Weergaven
In sommige gevallen komt het voor dat een HR-professional twee verschillende accounts heeft voor Youforce. Veelal is dit bekend onder de term IC-account (als professional) en R-account (medewerker-account). De reden hiervoor zijn divers. Denk aan: Een HR-professional werkt al erg lange tijd met Youforce. Misschien zelfs al vóór de introductie van de digitale salarisstrook en Self Service. Vroeger hadden medewerkers nog geen toegang tot Youforce. Enkel en alleen HR-professional hadden toegang, voor bijvoorbeeld Gemal of Betaalmanager. In de loop van de jaren hebben medewerkers toegang gekregen tot Youforce, waarmee deze HR-professional ook automatisch een extra tweede Youforce account kreeg. Een HR-professional is gestart op interim basis. Mogelijk worden/werden externe/ZZp-ers niet vastgelegd in HR Core. Daarom was het logisch om een los IC-account aan te maken voor deze interim collega. Maar na verloop van tijd bevalt deze interim collega het werk zo goed dat hij/zij besluit om indienst te komen. De indiensttreding als medewerker heeft gezorgd voor een nieuw extra account als medewerker.   Naast deze scenario’s zijn er nog diverse redenen te bedenken zoals, fusies, splitsingen, outsourcing etc. etc. Maar allen met dezelfde uitkomst. Iemand heeft zowel een IC-account als een R-account voor Youforce. Er zijn diverse reden waarom je voortaan wil dat de HR-professional voortaan nog maar één account heeft. Relevante argumenten kunnen zijn: Gebruiksgemak voor de HR-professional. Immers één gebruikersnaam en wachtwoord (eventueel met Single Sign On) is altijd makkelijker Noodzakelijk in het gebruik van roltoewijzing. Steeds meer onderdelen binnen Youforce maken gebruik van de vastgelegde roltoewijzing in de organisatiestructuur. Deze kan enkel en alleen gekoppeld worden aan een persoon die is opgenomen in HR Core. Meer controle over autorisaties. De IC-accounts zijn handmatig aangemaakte accounts. Dit betekent veelal extra procedures om te zorgen dat het account goed wordt afgesloten zodra een HR-professional uitdienst gaat. Als de rechten van  HR-professional zijn gekoppeld aan de reguliere R-accounts dan werken alle gebruikelijke controle mechanismen. Het is bijvoorbeeld veel eenvoudiger om de uitdienst gegevens van dienstverbanden te controleren met nog actieve roltoewijzingen.   Zodra je ervoor kiest om te stoppen met een IC-account en de rechten toe te kennen aan het R-account dan zijn de volgende stappen raadzaam om na te lopen. We verdelen het in: Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stappen per gebruiker   Eenmalige inrichting van een nieuwe rol Stel je hebt binnen je organisatie meerdere ‘salarisadministrateurs’ die op dit moment nog één IC-account en één R-account hebben. Dan voer je eenmalig de volgende stappen uit:  Applicatie Waar Wat en hoe HR Core Online Ga naar Organisatie / Tabellen org. eenheid / Rollen org. eenheid (170005) Maak een nieuwe rol aan. Zoals ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ HR Core Online Ga naar Organisatie / Roltoewijzing persoon (70010) Geef de collega HR-professionals in één keer de nieuwe rol voor alle relevante organisatorische eenheden Autorisatiebeheer Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatiebeheer Maak een nieuw autorisatieprofiel aan voor de rol  ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’.  Gebruik ter inspiratie de Best Practice Autorisatiebeheer Personeelsdossier Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Autorisatie Personeelsdossier Ga naar de nieuwe rol ‘SAL’ - ‘Salarisadministratie’ en ken alle relevante privileges toe Configuratie Youforce Ga naar Mijn Youforce / Beheer / Configuratie Youforce Overweeg, op basis van het artikel over SSO voor Professionals, om Single Sign On voor Professionals toe te staan.     Stappen per gebruiker Vervolgens voer je per HR-professional de volgende stappen uit. Dit doe je dus voor iedere collega ‘salarisadministrateur’. Natuurlijk afhankelijk van of/hoe de applicaties binnen jouw organisatie worden gebruikt. Applicatie Waar Wat en hoe Digitale Handtekening Portaal Zorg dat er in Dashboard digitale handtekening geen openstaande enveloppen zijn Conform het idee 'meerdere gebruikers inzage in digtale handtekening portaal' kan je nu geen enveloppen inzien die door andere gebruikers zijn aangemaakt. Het is dus raadzaam om alle openstaande enveloppen eerst af te ronden voordat de gebruiker wordt omgezet. Mijn Visma|Raet Maak een ticket aan onder HR Core Beaufort Online via de optie ‘SC2 New Account HR Core online’ Vul de aanvraag in met de gegevens van het R-account. HR Core Online Ga naar Applicatiebeheer / Autorisatie / Gebruikers (100001) Zorg ervoor dat bij de gebruiker ‘Netwerk id’ wordt gevuld met het R-account Self Service Ga naar Beheer / Gebruikers Definitie / PSA gebruikers Voeg de collega met zijn R-account wordt opgenomen in deze lijst Self Service Ga naar Beheer / Autorisatie / Gebruikersrol Koppel het nieuw aangemaakte PSA-account aan het juiste activiteitenprofiel en afdelingsgroep Payroll Gemal Direct Ga naar Autorisatie / Autorisatie Algemeen / Synchroniseer autorisatie Zodra de autorisaties zijn gesynchroniseerd ken je de juiste rechten toe aan het R-account onder ‘Applicatiebeheerders’, 'Autorisatie inrichting’, ‘Autorisatie Integratie’, ‘Autorisatie Payroll Manager’ & ‘Autorisatie Salarisdossier’   Loonaangifte Gemal Ga naar Beheer / Autorisatie Gebruikers Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft Betaalmanager Ga naar Beheer / Autorisaties toekennen Controleer of de collega op zijn  R-account de juiste rechten heeft Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Doorloop daarin de stappen voor het aanmaken van een certificaat. Het certificaat hoeft niet te worden geïnstalleerd. Aanmaken en downloaden is voldoende. Individueel gebruikersbeheer Zoek het R-account op Gebruik je Single Sign On. Controleer dan of hier al de ''netwerknaam en/of identity'' gevuld? Dan is het goed. Controleer ook voor de zekerheid of hetzelfde ''netwerknaam en/of identity'' niet gevuld is bij het IC-account. Flex Benefits Ga naar Configuratie Flex Benefits / Onderhouden beheerder Zorg dat de collega op zijn  R-account de juiste rechten krijgt Verzuim Management Ga naar Gebruikersbeheer Zorg dat bij de gebruiker het Youforce ID (R-account) staat gevuld staat bij het RaetUserID Reporting Heeft gebruiker 'eigen rapporten'? Laat de gebruiker zijn/haar eigen rapporten promoveren. Of laat hem/haar rapporten als bulk exporteren en vervolgens importeren op het nieuwe R-account. Performance Management Ga naar / Performance Management / Beheer / Beheerders. Zoek "oude" IC nummer op, en verwijder dat. Klik nieuwe beheerder Zoek de nieuwe beheerder op, door de eerste drie letters van de naam in te typen, Selecteer die gebruiker en sla op.   💡Heb je alle rechten toegevoegd aan het R-account? Blokkeer tijdelijk het IC-account (zodat je collega daar niet meer mee per ongeluk kan inloggen). Laat je collega meerdere werkdagen alles doen op het R-account. Weet je zeker dat alles volledig werkt op het R-account? Voor dan alle stappen uit voor het opheffen van het oude IC-account, net zoals je zou doen als die collega uitdienst was gegaan.
Volledig artikel weergeven
12-01-2024 10:12 (Bijgewerkt op 17-04-2024)
  • 14 Antwoorden
  • 2 kudos
  • 1910 Weergaven
Doelbinding Deze applicatie vormt de basis van Youforce. Medewerkers kunnen een gebruikersaccount laten aanmaken door de werkgever om zodoende toegang te krijgen tot Youforce. Het gebruikersaccount bevat enkele persoonlijke gegevens die nodig zijn voor het identificeren van een gebruiker en het toekennen van autorisaties. In deze applicatie zijn in beperkte mate bewerkingen op persoonsgegevens mogelijk. De registratie en aanpassing vindt plaats in het HR Core systeem. Alle beschikbare persoonsgegevens in deze applicatie zijn beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn ter identificatie van een medewerker en het toekennen van autorisaties. Bewaartermijnen De bewaartermijn van het gebruikersaccount wordt vastgesteld door de werkgever. De gebruiker blijft toegang houden tot het Youforce Portaal tot een instelbaar aantal maanden na uitdiensttreding. Het gebruikersaccount is daarna op iedere gewenst moment te blokkeren, waardoor de gebruiker niet meer kan inloggen. Het verwijderen van het account is de verantwoordelijkheid van de werkgever. Recht op vergetelheid Gebruikers(accounts) kunnen door de beheerder handmatig worden verwijderd via individueel gebruikersbeheer of via de wizard groepsgewijs gebruikers verwijderen. Een voorwaarde voor het verwijderen van een gebruiker is dat er geen actieve dienstverbanden meer zijn voor de betreffende werknemer. De medewerker of het dienstverband zal allereerst uit het HR Core systeem moeten worden verwijderd. Toegang tot gegevens De gegevens in deze applicatie zijn uitsluitend toegankelijk voor beheerders die geautoriseerd zijn voor gebruikersbeheer. Als beheerders geen toegang meer mogen hebben tot gebruikersbeheer kan een andere beheerder of het master account de expliciete autorisatie voor dit onderdeel verwijderen. Waar gaan persoonsgegevens naar toe? Intern Deze applicatie verstrekt persoonsgegevens aan de volgende Raet applicaties. Bijvoorbeeld het privé of zakelijk e-mailadres om salarisstroken naar de medewerker te mailen. Externe partijen Deze applicatie verstrekt géén persoonsgegevens aan externe partijen.   Publishing Date: 2/28/2019
Volledig artikel weergeven
05-08-2021 15:54 (Bijgewerkt op 12-01-2024)
  • 0 Antwoorden
  • 0 kudos
  • 619 Weergaven