YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer: update voortgang en aangepaste invoeringsdata

[#1]

In diverse artikelen, tickets in Xurrent (voorheen 4Me) en andere communicatie-uitingen hebben wij je geïnformeerd over het verbeterde toegangsbeheer. We willen je hierbij laten weten dat de invoeringsdata voor zowel klantgroep 1 als klantgroep 2 iets zijn verruimd.

Wacht echter niet tot het laatste moment. Volg onze instructies zorgvuldig op om tijdsdruk te voorkomen.

De eerder gepubliceerde artikelen in onze community zijn inmiddels hierop aangepast.

Uiterste invoeringsdata

De implementatie voor klantgroep 1 is inmiddels gestart en heeft impact op alle klanten en gebruikers. De uiterste invoeringsdata zijn geworden:

• Klantgroep 1: uiterlijk maandag 2 juni 2025

• Klantgroep 2: uiterlijk maandag 1 september 2025

Indeling klantgroepen

• Klantgroep 1 – klanten die alleen Payroll gebruiken, eventueel in combinatie met Salarisdossier
• Klantgroep 2 – klanten met meerdere applicaties zoals HR Self Service, Personeelsdossier en aanvullende modules.

De lopende migratie van klantgroep 1 wordt uiterlijk op 2 juni 2025 afgerond.
De migratie van klantgroep 2 volgt uiterlijk op 1 september 2025. De communicatie richting klantgroep 2 start vanaf juni 2025.

Overgangsperiode

Na de omzetting (op of vóór de genoemde datum) geldt een overgangsperiode van twee weken waarin je nog kunt inloggen via zowel de oude als de nieuwe methode. Na deze periode is inloggen alleen nog mogelijk via de nieuwe werkwijze.

• Voor klantgroep 1 is dit uiterlijk tot maandag 16 juni 2025

• Voor klantgroep 2 is dit uiterlijk tot maandag 15 september 2025

Let op: na deze data is verder uitstel niet meer mogelijk.

Meer weten?
Lees ook onze andere artikelen over dit onderwerp:

• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer

• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer: projectaanpak- en planning

• YouServe introduceert verbeterd toegangsbeheer: bekijk het webinar en het stappenplan

Beschikbare kennisartikelen:

• Handleiding voor beheerders

• Handleiding inloggen YouServe voor gebruikers

• Webinar on demand (gratis aan te vragen)

• Template om werknemers te informeren

• Instructies voor het inrichten van autorisaties

[CarolienScholl1]

@Léon van Berkel Goedemorgen Léon,

ik hoop dat jij antwoord hebt op mijn vragen:

• We hebben in UM diverse rollen vastgelegd, behalve die van applicatiebeheerder, Salarisadministratie, HR Businesspartner en HR Support Officer. Die lopen nu via Self Service Gebruikersrollen. Is het verstandig om die rollen eveneens aan te maken in User Management?
• Ook sommige vervangende rollen, zoals bijvoorbeeld vervanger van een manager of vervanger voor het tekenen van declaraties, staan nu als gebruikersrollen in Self Service omdat we daar een begin + einddatum kunnen instellen. Adviseer je om ook die rollen in User Management aan te maken?
• En kan dan in de toekomstige autorisatie in toegangsbeheer door de beheerder een einddatum van zo’n specifieke rol ingesteld worden?
• Ik hoor graag, vriendelijke groet, Carolien

[Léon van Berkel]

@CarolienScholl1 

Bedankt voor je vraag en sorry voor mijn late reactie.

Vraag: Is het verstandig om die rollen eveneens aan te maken in User Management?

Ja, in het kader van beheersbaarheid van autorisaties is het zeker aan te raden om ook voor de rol van applicatiebeheerder een aparte rol aan te maken in User Management. Hierdoor kan in Toegangsbeheer gerichter toegang tot specifieke applicaties worden toegekend op basis van deze rol.

Vraag: Adviseer je om ook die rollen in User Management aan te maken?

Op dit moment is de functionaliteit voor het toekennen van vervangers en gedelegeerden alleen beschikbaar binnen HR Self Service. Voor Toegangsbeheer en HR Core is het daarom niet noodzakelijk om hiervoor aparte rollen in Toegangsbeheer aan te maken. Binnen HR Self Service wordt bepaald welke taken deze vervangers kunnen uitvoeren.

Vraag: En kan dan in de toekomstige autorisatie in Toegangsbeheer door de beheerder een einddatum van zo’n specifieke rol ingesteld worden?

In HR Core worden gebruikersrollen gekoppeld aan een medewerker. Wanneer een medewerker uit dienst treedt, worden deze rollen automatisch beëindigd. Dit geldt ook voor rollen van managers van organisatorische eenheden. Zodra een medewerker geen actieve roltoewijzing meer heeft, wordt in Toegangsbeheer automatisch de toegang tot de bijbehorende applicaties ingetrokken.

[CarolienScholl1]

@Léon van Berkel hoi Léon, bedankt voor je antwoorden.

Gaat het mogelijk worden om als beheerder zelf een einddatum in UM te plaatsen? Bij onze organisatie gebeurt het vaak dat een medewerker een andere functie krijgt waardoor de UM-rol uitgezet moet worden. Dat kan momenteel alleen door die rol te verwijderen en daardoor verlies ik mijn historie.

Het zou erg handig zijn als er een apart invoegveld voor de beheerder komt om de rol te beeindigen in geval van bijv. functiewijziging.

Kun je ook antwoord geven op onderstaande vragen:

* als een medewerker uit dienst is, dan wordt het account aan zijn privé emailadres gekoppeld.

Als een medewerker 2 dienstverbanden had en 1 prive emailadres, komen dan beide dvb-en aan dit prive emailadres te hangen of slechts één dvb?

En welk dvb is dat dan?

En hoe krijgt hij dan toegang tot het andere afgesloten dienstverband?

* medewerker is overgestapt van provider (bijv. van KPN naar Vodafone). Het KPN emailadres wordt niet meer gebruikt/is niet meer actief door de overstap.

Is er dan nog een manier om in te loggen?

Ik hoor graag.

Groet, Carolien

Hoe kan medewerker aangeven dat het Vodafone emailadres gebruikt moet worden?

[Léon van Berkel]

@CarolienScholl1 

Wederom bedankt voor je vragen!

Vraag 1: Einddatum toekennen aan UM-rol

Gaat het mogelijk worden om als beheerder zelf een einddatum in UM te plaatsen? Bij onze organisatie gebeurt het vaak dat een medewerker een andere functie krijgt waardoor de UM-rol uitgezet moet worden. Dat kan momenteel alleen door die rol te verwijderen en daardoor verlies ik mijn historie.

Bedankt voor je suggestie, Carolien. We begrijpen het belang van het behouden van historische gegevens bij functiewijzigingen. Op dit moment is het inderdaad alleen mogelijk om rollen te verwijderen, wat impact heeft op de rol historie. 

Vraag 2: Privé e-mailadres en meerdere dienstverbanden

Als een medewerker uit dienst is, dan wordt het account aan zijn privé e-mailadres gekoppeld. Als een medewerker twee dienstverbanden had en één privé e-mailadres, komen dan beide dienstverbanden aan dit privé e-mailadres te hangen of slechts één? En welk dienstverband is dat dan? 

Goede vraag!
In Toegangsbeheer wordt per dienstverband één uniek e-mailadres gebruikt. Na uitdiensttreding wordt het privé e-mailadres gekoppeld aan het dienstverband dat is beëindigd. Indien er sprake is van meerdere afgesloten dienstverbanden, dan geldt het volgende:

• Het privé e-mailadres wordt gekoppeld aan het eerst beëindigde dienstverband
• Voor later beëindigde dienstverbanden met zelfde privé e-mailadres (indien nog toegang vereist is), wordt automatisch een door ons softwarematig aangemaakt e-mailadres toegewezen als gebruikersnaam, volgens de regel <voornaam>.<achternaam>1@myyouserve.nl. In jouw geval zou dit zijn: carolien.schol1@myyouserve.nl.
  
  

Als een medewerker toegang wil tot documenten of gegevens uit een ander, eerder dienstverband, kan hij/zij inloggen met dit systeem gegenereerde e-mailadres. De medewerker ontvangt daarvoor instructies per e-mail.

Een voorwaarde is uiteraard dat deze medewerker na deze twee dienstverbanden nog toegangsrechten heeft. 

Vraag 3: Hoe krijgt de medewerker toegang tot het andere afgesloten dienstverband?

In dit geval werkt het als volgt na uitdiensttreding:

Bij het eerste dienstverband dat afgesloten is het originele privé e-mail adres van toepassing zijn. Bij het tweede dienstverband genereren wij een e-mail adres als gebruikersnaam volgens de regel: voornaam.achternaam1@myyouserve.nl, bijvoorbeeld carolien.schol1@myyouserve.nl.

Vraag 4: wisselen privé e-mail adres na uitdiensttreding

Een medewerker is overgestapt van provider (bijvoorbeeld van KPN naar Vodafone). Het KPN e-mailadres wordt niet meer gebruikt of is niet meer actief. Is er dan nog een manier om in te loggen?

Ja, via het recovery e-mail adres (meerdere mogelijk) kan deze ex-medewerker het e-mailadres zelf wijzigen van KPN naar Vodafone of een andere provider.