Uitbreidingen Declaraties en Gewerkte dagen

[#1]

Met ruim 2,5 miljoen declaraties en een Customer Effort Score (Hoe makkelijk was het om …) van 6,4 op een schaal tot 7 zijn we enorm blij en trots op onze declaratie-module!

Het aantal suggesties voor nóg verdere verbeteringen is vanwege het enorme gebruik ook gegroeid; heel veel ideeën op onze community, en feedback van jullie medewerkers rechtstreeks vanuit de Youforce app en Mijn Youforce.

Ons team werkt op dit moment volledig gefocust aan Verlof, maar we nemen jullie graag mee hoe we de komende tijd verder gaan met de ideeën voor Declaraties en Gewerkte dagen.

Gewerkte dagen

Gewerkte dagen is de - door medewerkers zeer gewaardeerde - module om eenvoudig en snel Thuiswerken en Woon-werk te kunnen declareren. 

Het is onze bedoeling om op onderstaande punten verbeteringen door te voeren.

• Vergoeding op basis van vervoermiddel
  Diverse CAO’s en bedrijfsregelingen kennen inmiddels een differentiatie in de vergoeding van Woon-werk. In de regel zien we een hogere vergoeding bij een vervoermiddel met lage CO2 uitstoot. Dit hadden we ook al opgenomen in de sectie “Waar gaan we later aan werken” van de roadmap.
  
  Link naar idee op de community
  
  
• Meerdere werklocaties
  Een groot deel van de organisaties kent meer dan één werklocatie. Daarnaast zijn we steeds minder gebonden aan een vaste werkplek en werken we op de werklocatie die op een bepaald moment het meest geschikt is.
  
  Link naar idee op de community
  
  
• Enkele reis woon-werk
  Op het moment dat eerst een werklocatie wordt bezocht en daarna gereisd wordt naar een andere locatie (klant, client, partner, etc.) is er sprake van een deel Woon-werk en een dienstreis. In dit geval is “Woon-werk” dus geen retour zoals nu het uitgangspunt is.
  
  
• Tonen van feestdagen en/of bedrijfsverlof
  Om te voorkomen dat medewerkers per ongeluk een Thuiswerkdag of Woon-werk registreren op een feestdag willen we deze zichtbaar maken in het overzicht.
  
  Link naar idee op de community

We zien dat een aantal klanten de functionaliteit voor KM-declaraties (dienstreizen) gebruikt om Woon-werk te registreren. KM-declaraties is enorm flexibel en lost de meeste van bovenstaande punten eigenlijk al op, maar… is niet optimaal geschikt voor herhaalde reizen zoals Woon-werk.

Samen zullen we moeten kijken hoe we de flexibiliteit van KM-declaraties combineren met de eenvoud van Gewerkte dagen.

Declaraties

Meerdere bijlagen
Er is veel vraag naar het kunnen toevoegen van extra bijlagen bij onkosten-declaraties. We zijn van plan om naast de huidige bijlage (het bewijs van betaling, waar de module geheel automatisch de datum uitgave en het bedrag uit haalt), een aantal aanvullende bijlagen toe te voegen.

Er zijn nog een aantal onbeantwoorde vragen, maar de inspanning is relatief klein en daarom zullen we kijken hoe we dit onderwerp prioriteit kunnen geven.

Idee op de Youforce App community

Vaste vergoeding reiskosten (VVT)

Volgens de CAO VVT ontvangen medewerker een vast bedrag in het geval reizen per fiets (elektrische fiets, speed-pedelac, brommer, etc.). De afstand van de betreffende reis is voor deze vergoeding irrelevant (uiteraard is de afstand wel van belang voor het berekenen van de fiscale ruimte).

We willen ervoor zorgen dat per KM-declaratie een vast bedrag kan worden vergoed.

Idee op de Youforce App community

Overzicht reeds gecontroleerde declaraties

Gebruikers die declaraties controleren (bijv. managers) hebben behoefte aan inzicht in de door hen reeds gecontroleerde declaraties, met name om dubbele declaraties te voorkomen. We bekijken graag met jullie of we dit overzicht ook kunnen zitten voor professionals zoals de collega’s van de Salaris- en Personeels-administratie.

Idee op de Youforce App community

Vermindering Woon-werk enkele reis

Zoals beschreven bij Gewerkte dagen is het niet altijd zo dat Woon-werk een retour betreft. Met name voor onze klanten die nog een vaste Woon-werk vergoeding gebruiken, is het relevant om ook een enkele reis Woon-werk in mindering te brengen op een KM-declaratie (dienstreis).

Idee op de Youforce App community en nog een idee

Persoonsnummer tonen

Om de juiste persoon te selecteren is het soms onvoldoende om alleen de naam van de medewerker te tonen. We gaan daarom het persoonsnummer toevoegen om een beter onderscheid te maken (en het eenvoudiger te maken om de betreffende persoon in een andere module op te zoeken).

Idee op de Youforce App community

Verbetering bulk controleren declaraties

Er zijn een aantal zaken die we kunnen verbeteren om het controleren van declaraties efficiënter en accurater uit te voeren. Bijvoorbeeld het highlighten van declaraties die retour zijn gestuurd of het kunnen sorteren en filteren van de lijst.

Idee op de Youforce App community

Overige ideeën

Hierboven hebben we toegelicht welke ideeën we het meest waarschijnlijk achten om te implementeren. Dat betekent dat we ook eerlijk zijn over wat we niet gaan doen.

Dat is te verdelen in ideeën die sympathiek zijn, maar minder prioriteit hebben en ideeën die we definitief afwijzen.

Ideeën met lagere prioriteit:

• Notificatie ter herinnering voor het indienen van Gewerkte dagen
  
  
• Selectie onkosten-categorieën verbeteren
  
  
• Concept KM-declaratie
  
  

Ideeën waar we geen invulling aan geven:

Afgekeurde declaraties retour naar medewerker

Wordt een declaratie in de tweede controle-stap afgekeurd, dan wordt deze retour gestuurd naar de verantwoordelijke(n) van de eerste controle-stap.

We zullen hier geen wijzigingen in doorvoeren omdat er voldoende alternatieven zijn. Bijvoorbeeld de rollen van de controle-stappen omdraaien (eerst PSA en daarna de manager).

Idee op de Youforce App community

Bijlage voor KM-declaraties

Enkele organisaties hebben aangegeven specifieke afspraken te hebben gemaakt met medewerkers (die veel locaties bezoeken) rondom de bewijsvoering van de gedeclareerde afstand; namelijk het bewijs in de vorm van een bijlage toe te voegen.

Eventuele verbeteringen liggen wat ons betreft in de module zelf, denk bijvoorbeeld aan het idee van Concept KM-declaratie, niet in het toevoegen van een bijlage.

Idee op de Youforce App community

Hoe nu verder?

Als team werken we volop aan de nieuwe Verlof-oplossing zodat jullie daar zo snel mogelijk gebruik van kunnen gaan maken.

In dit bericht heb je kunnen lezen waar we ons op gaan focussen na Verlof. Samen met jullie gaan we de ideeën verder uitwerken. Dit zal rond de herfst zijn verwachten we.

Als we dat hebben gedaan zullen we de ideeën updaten naar status “Realisatie waarschijnlijk” of “Ingepland”.

[Brian de Graaf]

Beste Visma,

In de ogen van de klant is de controle op de declaraties nu niet afdoende. Dit betekend dat we in de problemen gaan komen met 1 van de belangrijkste bedrijfsprocessen namelijk de salaris uitbetaling.

Ik hoop dat Visma begrijpt dat dit niet kan wachten tot ergens in de herfst (waarna er mogelijk nog maanden van ontwikkeling bij komen).
Verlof is een werkend geheel maar declaraties niet. Graag zouden we zien dat declaraties welke nu een blokkade zijn voor de verwerking van de salarissen met spoed naar voren worden gehaald. Zodat er geen issue met de salaris verwerking ontstaat.

Met vriendelijke groet,

Brian

[Bastiaan Friederichs]

@Brian de Graaf dank voor je opmerking! Wat vervelend dat het controle-proces niet toereikend is in jullie optiek.

Er zijn diverse ideeën geopperd om het proces te verbeteren en ik heb samengevat welke we op gaan pakken. Dit zal inderdaad gebeuren nadat we een eerste versie van Verlof hebben geleverd. 

Op het moment dat je (ernstige) hinder ervaart wil ik je vragen om een ticket aan te maken, dan kunnen ik en mijn collega's van het Service Center mogelijk advies geven.

Ook zie ik regelmatig vragen - en goede antwoorden - op het forum, dus ook dat is een route die je zou kunnen bewandelen. Misschien zijn er alternatieven waar nog niet aan gedacht is.

[Schiff01]

@Bastiaan Friederichs Fijn dat er nieuwe functionaliteiten toegevoegd worden!
Ook wij werken met veel ambulante collega's die meerdere cliënten per dag bezoeken. Deze collega's reageerden massaal toen we vorige week overstapten naar declareren via de app. In de praktijk houden ze zelf niet bij welke reisbewegingen ze maken. Daar gebruiken ze een app voor, de ritmeter. Die zetten ze 's ochtends aan als ze aan het werk gaan, en uit als ze 's middags klaar zijn met werken (24/7 aan laten staan is ook een optie). Eens per maand draaien zij een overzicht van de door hun gemaakte diensten en trekken daar indien van toepassing hun km's woon-werkverkeer zelf vanaf.

Voor de medewerkers die op deze manier werken is het handmatig moeten vastleggen van elke locatie (of dat nu tussentijds of aan het einde van de dag of maand is) extra administratie.

Uit bovenstaande begrijp ik dat er geen optie zal komen om een bijlage aan een km-declaratie toe te voegen, maar dat de optie gezocht wordt binnen de app, in bijv. tussentijds opslaan. Kijkend naar bovenstaande situatie voegt dit voor onze ambulante collega's weinig toe. De administratie blijft. Als er gekeken wordt naar andere functionaliteiten binnen de app, dan is het eerder wenselijk dat de app zelf de ritten gaat bijhouden. Als die optie in de toekomst niet mogelijk gemaakt wordt, zou het toch fijn zijn als we een categorie km-declaratie kunnen aanmaken, waarbij een bijlage verplicht is, en waarbij bij voorkeur het aantal km's handmatig ingevuld wordt, of waarbij maximaal mag worden afgeweken van het aantal km's van een opgegeven dienstreis. Met het idee dat we dit declaratieformulier alleen beschikbaar stellen aan de ambulante groep medewerkers die toestemming heeft om met een app als ritmeter de gereisde afstand te registreren. 

[ArianneB]

Blijf het toch jammer vinden dat de focus schijnbaar alleen op verlof ligt. Is ook belangrijk, maar dat daardoor de doorontwikkeling van een paar zeer cruciale zaken blijft liggen vind ik echt heel erg jammer.

Aangezien de herfst al het hele jaar duurt heb ik echter goeie hoop.... 😁

[Maurice van de Pol]

Allereerst hartelijk dank voor dit overzicht. We maken sinds een paar weken/maanden nu gebruik van een aantal onderdelen van Declaraties en Gewerkte dagen waarvan sommige nog als test maar de reacties van de medewerkers hierop zijn vooralsnog enthousiast.

Wat betreft de uitbreidingen zijn we vooral heel blij met:

• Vergoeding op basis van vervoermiddel: nu hebben we de grootste groep (fietsers) toegang gegeven tot gewerkte dagen maar de andere groep (autorijders) zouden daarmee ook op die wijze hun woon-werkverkeer kunnen declareren.
• Tonen van feestdagen: Wellicht zou afwezigheid wegens ziekte ook meegenomen kunnen worden?
• Meerdere bijlages bij declaraties
• Overzicht reeds gecontroleerde declaraties

Wat betreft de ideeën waar jullie geen invulling aan gaan geven de volgende opmerkingen:

• Afgekeurde declaraties retour naar medewerker: Wordt een declaratie in de tweede controle-stap afgekeurd, dan wordt deze retour gestuurd naar de verantwoordelijke(n) van de eerste controle-stap. Dat is voor mij onbegrijpelijk dat dit de routing is want dan moet de manager die weer retour sturen naar de medewerker (wat in nagenoeg alle gevallen zal moeten gebeuren). Over het alternatief wat jullie aandragen verbaas ik me nog het meest: “de rollen van de controle-stappen omdraaien (eerst PSA en daarna de manager).” Dus voor de 5% afkeuringen moet 100% van de controle stappen omgedraaid worden?
• Bijlage voor km-declaraties: Als een medewerker nu zakelijk met zijn eigen reist en parkeerkosten maakt dan moet hij 2 declaraties maken: een km-declaratie en een onkostendeclaratie. Dat is extra werk maar de 2 kosten hebben daarnaast ook nog een fiscale relatie omdat parkeerkosten loon voor de werknemer is maar door elk bedrijf in Nederland aangewezen wordt als eindheffingsloon in het lader van de werkkostenregeling. Helaas is het niet zo eenvoudig om te stellen dat als een medewerker geen leaseauto heeft dan zijn de parkeerkosten dus belast omdat zo iemand ook gebruik kan maken van een deelauto waardoor de parkeerkosten weer niet belast zijn.

Waar ik ook nog nieuwsgierig naar ben is of er ook al plannen zijn voor een module waarmee over- en meeruren te declareren zijn?

[Bart Kok - Gemeente Venlo]

@Bastiaan Friederichs dank voor het overzicht. Mooi dat een aantal ideeën opgepakt worden. We zijn ook heel erg blij met de mogelijkheid om straks meerdere bijlagen toe te voegen.

Wel wil ik reageren op het idee 'Afgekeurde declaratie retour medewerker'.

Wij werken nu sinds twee weken met de declaratie in de app. Voor onze parkeerkosten hadden wij twee controle stappen ingericht. De eerste is de manager en de tweede is de salarisadministratie. Waar onze salarisadministratie tegen aan loopt is dat indien zij een declaratie afkeuren deze retour gaat naar de manager en niet naar de medewerker. De manager zou de mutatie dan weer moeten afkeuren om ervoor te zorgen dat deze retour gaat naar de medewerker. Dit is voor ons niet werkbaar.

We hebben hiervoor nu een workarround bedacht door het proces aan te passen. De salarisadministratie heeft nu de eerste controle stap en de manager de tweede controle stap. Dit is het alternatief zoals jij ook beschrijft door de rollen om te draaien. Dit is voor ons alleen geen structurele oplossing omdat we dan een proces volledig omdraaien voor een klein percentage declaraties die afgekeurd worden. Daarnaast is dit in het kader van rechtmatigheid niet wenselijk omdat de salarisadministratie nu de eerste controle stap heeft terwijl de manager primair verantwoordelijk is.

Wij zien dan ook graag dat dit idee meegenomen wordt in de herfst. Zeker ook als we meer declaratievormen gaan inrichten in de YF app. Hiermee kunnen we het controle proces ook flexibeler inrichten.