Mijn Communities
Help

Update verlof

door Bastiaan Friederichs (Bijgewerkt ‎13-07-2023 11:13 door Bastiaan Friederichs VISMA )

De afgelopen periode is ons team bezig geweest met het synchroniseren van gegevens uit Beaufort Online die nodig zijn voor de nieuwe verlofmodule.

 

Tijdens mijn vakantie (die ik nog niet heb kunnen invoeren via de nieuwe module 😉 ) gaan we deze synchronisatie naar productie brengen en activeren voor enkele klanten uit onze klantgroep Verlof. We hopen zo meer te leren over hoe verlof gebruikt wordt in productie, onze testen zijn uitgebreid maar nooit volledig omdat er zoveel is in te richten.

Hierna zullen we ons gaan richten op aanpassingen in de declaratie-module voor de “Werkgebonden personenmobiliteit’. Hier zal ik later een inhoudelijk bericht over publiceren.

 

Vervolgens zullen we verder werken aan verlof. Hieronder lees je een korte opsomming van de belangrijkste punten die we hebben besproken met de eerder genoemde klantgroep.

Meerdere verlofsoorten

De medewerker kan ervoor kiezen om meerdere verlofsoorten in te zetten binnen 1 opname (of aanvraag).

 

In dit voorbeeld betreft het een opname 64 uur regulier Verlof (voor een aaneengesloten periode) waarbij deze gesplitst is in 43 uur Wettelijk verlof en 21 uur Bovenwettelijk verlof.

 

BastiaanFriederichs_0-1689239019444.png

 

Als beheerder richt je in welke verlofsoorten horen bij een bepaald type verlof. Voorbeelden van typen verlof:

 

  • Verlof
  • Ouderschapsverlof
  • Geboorteverlof
  • Zorgverlof
  • Etc.

BastiaanFriederichs_1-1689239043388.png

 

De typen verlof gaan door Raet beheerd worden zodat we later ook specifieke controles kunnen toevoegen op basis van het verloftype.

Synchronisatie verlofopname naar Beaufort Online

We zorgen dat Self Service (tijdelijk) naast de nieuwe module kan werken. We starten namelijk met de ondersteuning van een opname en intrekking van (regulier) verlof, de overige verloftypen zullen dus gewoon via Self Service lopen totdat we deze ook beschikbaar hebben. We zullen dan tijdig laten weten wanneer de ondersteuning van verlof in Self Service stopt.

 

Alle functionaliteit in Youforce zal blijven werken zoals voorheen.

Hoe doen we dat dan?
Op het moment dat er sprake is van een verlofopname met meerdere verlofsoorten, dan zullen we deze opname splitsen in meerdere verloftijdvakken.

 

In het voorbeeld hieronder zie je dus een opname van 2 weken (maandag 7 augustus t/m vrijdag 18 augustus), waarbij de medewerker zowel wettelijk- als bovenwettelijk verlof heeft ingezet.

BastiaanFriederichs_2-1689239075817.png

 

In de Youforce app & desktop zie je 1 verlofopname van 2 weken, lekker makkelijk. Kijk je in Self Service (of Beaufort Online) zie je 2 verloftijdvakken.

Hiermee zorgen we ervoor dat alles blijft werken zoals het voorheen ook deed, denk aan rapportages op verlof bijvoorbeeld.

 

Verlofoverzicht

Het verlofoverzicht toont toont de saldo informatie gegroepeerd op verloftype. Heb je aan een bepaald verloftype meerdere verlofsoorten gekoppeld dan kun je doorklikken naar een overzicht van de verlofsoorten en bijbehorend saldo.

 

In onderstaand voorbeeld zie je dat er nog 184 uur saldo is voor verloftype Verlof en dat er 4 verlofsoorten zijn die onder Verlof vallen.

BastiaanFriederichs_3-1689239098276.png

BastiaanFriederichs_4-1689239106287.png

 

We tonen hier alleen de verlofsoorten waar de medewerker in het betreffende jaar ook rechten voor heeft (gehad). Is er bijvoorbeeld geen sprake van een (toegekend) recht voor Geboorteverlof dan zal de betreffende verlofsoort (en verloftype) niet getoond worden. Ook al is de betreffende verlofsoort opgenomen in de toegekende verlofregeling.

 

Urenvoorstel (Verlofvoorstel)

Op het moment dat voor een medewerker het werkrooster is gevuld, dan zal de verlofmodule deze gebruiken om een urenvoorstel te doen.

BastiaanFriederichs_5-1689239134971.png

 

Is er geen werkrooster bekend, dan volgt er geen voorstel en vult de medewerker zelf per dag in hoeveel uur verlof genoten wordt.

 

Ook als er een automatisch voorstel is gedaan, kan de medewerker afwijken door het aantal uur aan te passen.


Om de handmatige invoer zo efficiënt mogelijk te maken zullen we na het vullen van de uren op de eerste dag een knop tonen waarmee de medewerker deze uren kan kopiëren naar de overige dagen.

BastiaanFriederichs_6-1689239153835.png

 

Het werkrooster in Beaufort Online bevat voor iedere dag het aantal uren dat de medewerker zou moeten werken.

BastiaanFriederichs_7-1689239168676.png

 

Het werkpatroon, wat in veel gevallen de bron is voor het werkrooster kan ook in Self Service aangepast worden (door de medewerker), zie dit nieuwsbericht (https://community.visma.com/t5/Kennisbank-Youforce-Self-Service/Een-werk-patroon-formulier-maken-of-...)


Wellicht ten overvloede, de alternatieve methode zoals die in de koppeling tussen Beaufort en Self Service is opgenomen zullen we dus niet overnemen in de nieuwe module.
In grote lijnen kwam dit erop neer dat het aantal contracturen werd gedeeld door het aantal werkdagen en het resultaat als voorstel werd gebruikt.

 

Werkt een medewerker bijvoorbeeld een halve dag op woensdag, dan werd 36 uur gedeeld door 5 werkdagen en bevatte het voorstel dus 7,2 uur per dag. Bij een patroon van 8/8/4/8/8/0/0 dus bij alle dagen onjuist.

BastiaanFriederichs_8-1689239181419.png

 

 

Verlofsoortvoorstel

Is de omvang (uren) van de verlofperiode bekend, zal de module een voorstel geven voor de te gebruiken verlofsoorten.

 

Verlof aanvraag 2 verlofsoorten.jpg

 

De volgorde is in grote lijnen:

 

  1. Verlofsoort met uren die als eerste komen te vervallen
    In het geval van meerdere verlofsoorten met dezelfde vervaldatum, kiezen we de verlofsoort met de meeste uren die komen te vervallen

  2. Verlofsoort in volgorde inrichting
    In het geval dat er geen uren komen te vervallen, geldt de volgorde van de inrichting.
    Dus in het simpele voorbeeld hieronder, eerst Wettelijk verlof dan Bovenwettelijk verlof

BastiaanFriederichs_10-1689239263134.png

 

Net zoals met het urenvoorstel kan de medewerker afwijken van het voorstel. Alle verlofsoorten die gekoppeld zijn aan het verloftype kunnen in principe ingezet worden.

 

Verlofsoort selecteren.jpg

 

Om verwarring bij de medewerker EN een negatief saldo te voorkomen, tonen we tijdens het indienen van verlof alleen verlofsoorten met een (positief) saldo.

Indienen van verlof

De stappen die een medewerker - bij een optimale inrichting - zal doorlopen zijn:

 

  1. Aangeven dag / periode verlof

    BastiaanFriederichs_11-1689239389129.png

  2. Controleren urenvoorstel en verlofsoortvoorstel
    BastiaanFriederichs_12-1689239461413.png

  3. Indienen
    BastiaanFriederichs_13-1689239495889.png

 

17 Opmerkingen
John KVK
CONTRIBUTOR **
door John KVK

Dit ziet er ontzettend veel belovend uit, wordt er bijna enthousiast van, ga vooral zo door 👍

Esmiranda Vermeer
CHAMPION ***
door Esmiranda Vermeer

Gaat inderdaad de goede kant uit. Ik volg de ontwikkelingen met belangstelling.

Anja Brouwer1
CHAMPION ***
door Anja Brouwer1

Is de verlofmodule al beschikbaar voor de App?

Tessa Tukker
CHAMPION *
door Tessa Tukker

Ik volg je vraag ook even @Anja Brouwer1.

@Bastiaan Friederichs is al bekend wanneer deze beschikbaar komt?

 

Er zijn al medewerkers die gebruik maken van de App maar we willen het nieuw leven gaan inblazen en opnieuw onder de aandacht brengen maar wachten hiervoor nog op de verlofmodule.

L Weegenaar
CHAMPION *
door L Weegenaar

Ook hier volg ik graag de voortgang vanwege wensen van de klanten die wij hebben. 

Zou mooi zijn als er een roadmap c.q. richtlijn hiervan is. 

lcheung
CONTRIBUTOR ***
door lcheung

dit ziet er een stuk fijner uit en ook gebruikersvriendelijker. twee vragen die bij mij opkomen als ik dit lees:

1. moet je als medewerker nog steeds je potje verlof kiezen bij indienen verlof?

2. er staat dat er alleen positief saldo wordt getoond, waaruit je verlof kunt opnemen, maar betekent het wel dat je negatief uit kunt komen na opname verlof?

 

Angela Heins1
CHAMPION ***
door Angela Heins1

Ik volg dit onderwerp ook graag.

door Bastiaan Friederichs

@Angela Heins1 , @L Weegenaar , @Tessa Tukker , @Anja Brouwer1 , @Esmiranda Vermeer 

 

Ik heb zojuist een nieuwe update gepubliceerd, inclusief demo!
Zie https://community.visma.com/t5/Nieuws-Youforce-App/Update-verlof-met-demo/ba-p/656681

@lcheung ik geef in de video ook antwoord op jouw vragen:

1. Moet je als medewerker nog steeds je potje verlof kiezen?
Nee, de module geeft een voorstel op basis van vervaltermijn en ingerichte prioriteit!

2. Er staat dat er alleen positief saldo wordt getoond, waaruit je verlof kunt opnemen, maar betekent het wel dat je negatief uit kunt komen na opname verlof?
Nee, via de nieuwe module is het niet mogelijk om met een verlofopname in een negatief saldo te eindigen. De klantgroep gaf hier de voorkeur aan t.o.v. wel een negatief saldo kunnen krijgen.

Angela Heins1
CHAMPION ***
door Angela Heins1

@Bastiaan Friederichs 

 

Je kan hier meerdere verlof aanvragen tegelijk doen. In de opname heb je de eerste volledige week alle te vervallen uren opgenomen van Wettelijk verlof. Maar in de de tweede week aanvraag zie je deze uren nog altijd als te vervallen staan.

 

Stel ik neem daarom wettelijk op, daar daarbij staat dat het vervalt, dan doe ik dit niet terecht. Kan je om dit te voorkomen dat je maar 1 aanvraag per keer kan doen? 

Christian Brussaard
CHAMPION ***
door Christian Brussaard

@Bastiaan Friederichs 

Goede middag,

 

Ik ben erg nieuwsgierig of er nog ontwikkelingen zijn?

Wellicht is Verlof via de Youforce app al bijna klaar voor lancering?

 

Groet, 

 

Christian

door Bastiaan Friederichs

@Christian Brussaard de klanten die onderdeel zijn van de klantgroep "Verlof" en dus meedenken en helpen besluiten te nemen m.b.t. de nieuwe verlofmodule, kunnen inmiddels toegang krijgen om de module te proberen.

Zodra we dichter bij het moment zitten dat de module voor iedereen beschikbaar gaat komen (General Available) laat ik dat uiteraard weten via de community.

Je kunt overigens nu al jouw Customer Succes Manager vragen om meer informatie, die geven ze graag!

Christian Brussaard
CHAMPION ***
door Christian Brussaard

@Bastiaan Friederichs , 

 

Goede middag, 

 

Is er al bekend wanneer verlof via de Youforce app "General available" wordt?

 

Groet, 

 

Christian

door Bastiaan Friederichs

hi @Christian Brussaard, ik verwacht dat we de module vrijgeven per 1 januari aanstaande.

Esmiranda Vermeer
CHAMPION ***
door Esmiranda Vermeer

@Bastiaan Friederichs 

Ik kreeg zojuist een vraag van een medewerker die ouderschapsverlof heeft doorlopend in 2025.

Zij kreeg bij de aanvraag verlof  in januari 2025 de melding dat er onvoldoende saldo was, maar doordat bij ons een negatief saldo mag kon ze deze melding doorklikken. Maar dit triggerde mij wel om te bedenken hoe dit straks met de app werkt, aangezien daar geen negatief saldo is toegestaan (tenminste dat zeg je hier boven).


Het saldo staat nu dus bij 2024 en nog niet bij 2025. In januari wordt door Applicatiebeheer verlof gedraaid, waardoor evt. verlof komt te vervallen en het saldo van 2024 door gaat naar tegoed vorig jaar van 2025.
Betekent dit dat bij de overgang naar de app iemand nog geen opnames voor januari kan doen totdat de restanturen van 2024 overgegaan zijn naar 2025? Of werkt dat bij de app anders en gaat dit dan wel goed?

Anita Roffel
VISMA
door Anita Roffel

@Esmiranda Vermeer ik bel je even, want Bastiaan is niet aanwezig.

MdeBeer
CHAMPION ***
door MdeBeer

@Anita Roffel @Esmiranda Vermeer 

 

Interessante vraag. Misschien handig om het antwoord hier te vermelden...

Esmiranda Vermeer
CHAMPION ***
door Esmiranda Vermeer

@MdeBeer 

Heb Anita uitgelegd wat het issue was. Oplossing zou zijn om de jaarovergang in een batch te zetten zodat deze regelmatig gedraaid wordt. Dan hebben deze medewerkers al wel uren overgenomen van het voorgaande jaar.