Rubriek P15013 vervangt rubriek P05013 (Youforce gebruiker)

[#1]

Tot op heden kon je met rubriek P05013 (Youforce gebruiker) op dienstverbandniveau aangeven of de betreffende medewerker een Youforce login diende te ontvangen. De waarde van deze rubriek P05013 werd vervolgens naar het Portaal geëxporteerd met de functie 180127 - Aanmaken exp. gebruikersbeheer.

Omdat het Portaal in tegenstelling tot Beaufort geen dienstverbandniveau kent, leidde de verwerking van P05013 regelmatig tot problemen bij het inloggen op Youforce (foutmeldingen als "Forbidden - user not found".

Deze situaties  moesten vervolgens handmatig op een bewerkelijke wijze met behulp van de Servicedesk gecorrigeerd worden. Wat hierbij ook niet hielp was dat er door dit niveau verschil geen sprake was van een 1 op 1 relatie tussen de P05013 waarde in Beaufort en de corresponderende ‘nologin’ waarde in Youforce. Het inzicht in de keten ontbrak daardoor.

Om deze issues te voorkomen, hebben we besloten de aansturing vanuit Beaufort op persoonsniveau te laten plaatsvinden, wat in lijn is met de werking van het Youforce Portaal. Bijkomend voordeel is de 1 op 1 relatie tussen de waarde in Beaufort en de ‘nologin’ waarde in Youforce. Dat maakt de inzichtelijkheid en voorspelbaarheid in de keten vele malen groter.

Om dit te verwezenlijken wordt de bestaande rubriek P05013 op dienstverbandniveau vervangen door een vergelijkbare nieuwe rubriek P15013 op persoonsniveau.

In de 2022-02 release komt een conversie in Beaufort Service beschikbaar waarmee de waarden zullen worden geconverteerd (en aangeleverd aan het Portaal). Omdat deze nieuwe rubriek tot aanpassingen in Self Service formulieren kan leiden, kan deze conversie uitgevoerd worden op het moment dat het de organisatie daar klaar voor is. Tot dat moment blijft alles werken zoals het nu werkt. Pas na de conversie zal de nieuwe rubriek P15013 van kracht worden en vervalt de werking van rubriek P05013.

Vergeet ook niet rubriek P05013 uit de Beaufort profielen te verwijderen (indien van toepassing).

Wat betreft de Self Service formulieren is het advies om in alle formulieren waar P05013 is opgenomen óók P15013 toe te voegen. Zo zullen in eerste instantie beide rubrieken aan Beaufort worden aangeleverd. Zodra alle formulieren zijn aangepast kan de conversie worden uitgevoerd.

Op deze wijze wordt de juiste rubriek vanuit Self Service aan Beaufort aangeleverd en vanuit Beaufort naar Youforce. Op enig moment daarna kan de oude rubriek P05013 uit de Self Service formulieren verwijderd worden.

Voor meer informatie zie de release notes van 2022-02.

[Peter Leenes]

Waarom is er niet voor gekozen om "onder water" (HR Core conversie / Beaufort Service) de rubriek van DV om te zetten naar PS. 

* Dient de nieuwe rubriek in de HSSK tabel opgenomen te worden voor gebruik in Youforce

* Moeten diverse formulieren in HR Self Service worden aangepast

* Meerdere malen een conversie in HR Core worden uitgevoerd (Beaufort Service)

Met vriendelijke groet,

Peter

[Astrid Mulder]

Ook kun je P15013 niet eerst opnemen in profielen, voordat je conversie uitvoert. Dit is wel een noodzaak, voordat wij de conversie kunnen uitvoeren. Wij werken met verschillende organisatie in een database. Nog niet alle organisaties zijn over naar instroomprocessen via Self Service en deze organisaties gebruiken nog steeds HR Core online profielen.  

mvgr. Astrid Mulder

[mellev]

Vraag:

Stel, je bent in dienst geweest, je datum uit dienst was 31 januari 2022, en de P05013 staat nog steeds op ja, want je wil de jaaropgave nog downloaden en personeelsdossier bekijken, etc.

Daarnaast heb je een dienstverband als vrijwilliger of externe, waarbij de P05013 op Nee staat. Dan wordt de P15013 veranderd naar Nee. en dan kan je dus niet meer in Youforce bij je oude dienstverband. Of zie ik dat verkeerd?

[Timo van Son - AAG]

Nee want de medewerker in je voorbeeld heeft al een account. Het Youforce Portaal heeft nog nooit op die manier gereageerd op een omzetting van P05013 van J naar N als er al sprake is geweest van een aanlevering waarmee een account was aangemaakt. Dit is ook in de nieuwe situatie het geval. 

[mellev]

Hoi Timo, helaas, ik kan je niet volgen.

Volgens mij wordt door de conversie de P15013 op Nee gezet, omdat dit de waarde is die bij het actieve dienstverband hoort (want geen datum uit dienst bekend in het dienstverband van vrijwilliger).

Dus misschien zie ik dat verkeerd en begrijp ik je reactie niet goed?

[Timo van Son - AAG]

Je opmerking over de conversie is juist, ervan uitgaande dat het vrijwilligersdienstverband recenter is vastgelegd. Als het dienstverband met de nieuwste ingangsdatum contract, P05013 met de waarde N betreft, zal de conversie naar P15013 resulteren in een N. 

Mijn reactie hiervoor ging in op je vraag of de medewerker in het voorbeeld na de conversie niet meer bij het oude dienstverband zou kunnen. Dat is niet juist. Het Youforce portaal reageert niet op de omzetting van J naar N, door vervolgens de reeds bestaande account te verwijderen of te blokkeren.  De bestaande Youforce account wijzigt niet. Echter zodra je de account verwijderd, zul je deze echter niet meer opnieuw aan kunnen maken op basis van de aansturingen na de conversie.

[wmvanee]

Hallo,

Voor conversie is P15013 niet toe te voegen aan de profielen in beaufort. Na de conversie ook niet.

In de rubrieken tabel staat wel toestaan profielen aan. Hoe wordt dit opgelost?

vriendelijke groet, Willem van Ee

[FBB Zorgboog]

ik wil de noodzakelijke aanpassingen door gaan voeren in de verschillende HRSS-formulieren, maar loopt toch nog steeds tegen onduidelijkheden aan. Wanneer het een nieuwe medewerker betreft, dan is mij wel duidelijk welke waarde de rubrieken moeten krijgen. Maar wanneer het een nieuw dienstverband betreft (dus een bestaande medewerker), dan wordt het lastig. 

In de formulieren van bepaalde groepen medewerkers hebben we nu standaard P05013 = N en P05023 = G staan. Dat zijn de groepen die nu voor dat dienstverband geen YF-account krijgen.

Maar veel van die medewerkers hebben ook nog een ander dienstverband waarvoor ze wel een YF-account krijgen en waarbij dus P05013=J en P05023=A geldt.

Klopt mijn aanname dat je het beste in alle gevallen P15013 = J kunt hanteren en dat je uiteindelijk d.m.v. P05023 bepaalt of iemand voor dat dienstverband daadwerkelijk gebruik kan maken van Youforce?

[Sita Wennekes]

In de release/berichtgeving staat: Aan Beaufort Service is een nieuwe conversie toegevoegd: "Conversie Youforce gebruiker (P05013)".

Ik wil nu de conversie uitvoeren. Onder Beaufort Service zie ik alleen niet de functie staan?

[wmvanee]

Dag Sita, de onderste optie kies je. Dan accepteren. Dan staat ie op de volgende scherm.

[Sita Wennekes]

Met onderste optie bedoel je Uitvoeren conversie Beaufort.

[wmvanee]

klopt hoor.