We ontvingen meerdere meldingen van journaalposten die niet in balans zijn en recent dat er ook berekeningsissues zijn. Het is gerelateerd aan ziekte, ziekte ten gevolge van zwangerschap en zwangerschapsverlof met uitvoercodes 00985, 01337, 01338, 01339 en 01422 zo lijkt het nu.
@Fabienne_ Dag Fabienne, deze tekst staat klaar voor de februari release notes en die heb je van de servicedesk gehad denk ik. We kijken of dit idd de lading dekt en of we dit als advies moeten geven mocht je nu willen overdraaien. Wordt (spoedig) vervolgd..
@Evert van Manen dank het voor het bericht. Hopelijk komt er snel een reactie met een advies.
Bij sommige klanten zijn de betalingen al gedaan en kan het niet meer hersteld worden. Bij sommige klanten kunnen we nu nog ingrijpen, afhankelijk van de reactie snelheid.
Wij zien in elk geval dat er gevallen zijn waarbij de medewerker echt veels te veel betaald krijgt.
Naast het verschil in de journaalpost zit er ook verschil in de salarisstroken. De verschillen hebben wij weg kunnen krijgen door de rubrieken P02472 (inv.code 02472) en P08486 (inv.code 02486) in Beaufort naar 0 (nul) dagen te muteren in januari 2025.
Dat de uitvoercodes 01337, 01338, 01339 en 01422 bepalend worden in het bruto - netto traject willen wij niet hebben. We werken met ziekte uren en daarbij afhankelijk van roosteraars. Dat kan toch niet de bedoeling zijn.
Graag weer de mogelijkheid zoals die was tot en met 2024.
Hier ook verschillen in de journaalpost en uitbetalingen op de strook. Er wordt over het verschil loonheffing ingehouden bij de medewerkers. Ook het SV-loon wordt verhoogd.
De uitleg van de servicedesk aan Fabienne is helder.
Wij zien dat bij een aantal werknemers de ZW uitkering (01338) hoger is dan het ziekteverzuim (01337). Voorheen werd dit dan met 01339 negatief gecorrigeerd, vanaf 2025 niet meer. De berekening van het loon voor loonheffingen voor de in te houden loonheffingen klopt (m.b.t. tot de aangepaste methode). Echter op de loonstrook komt dit niet overeen met de kolom loon voor loonheffingen. Ook de totalen Betaling minus de totalen Inhouding klopt dan niet. Er zou eigenlijk een regel bij moeten komen 'Aanvulling ZW uitkering' oid, zodat de kolom Betaling minus Inhouding overeenkomt met het nettobedrag. Is hier een oplossing voor?
En hoe gaan we dit aan iedereen uitleggen die nu zo'n groot verschil heeft op de salarisstrook? Als ik het stukje informatie lees die straks in de release van februari komt te staan, begrijp ik niet goed hoe ik kan zien of de berekening op de strook juist is gegaan en dat de werknemer recht heeft op deze betaling. Sommige hebben een betaling van 400 netto extra.
RAET: Hoe kunnen we dit narekenen, zodat we dit goed kunnen uitleggen naar de werknemers?
Mijn excuses voor twee berichten, maar het leek erop dat er één niet was opgeslagen. Vandaar mijn nieuwe bericht, maar nu zie ik dat ze alle twee tegelijkertijd hier komen te staan.
Update bericht: We hebben helaas verzuimd om in de release notes van januari 2025 te schrijven over een wijziging met betrekking tot het afschaffen van een negatieve aanvulling ZW / Zwangerschapsuitkering. Met de aanpassing die is gedaan omtrent uitvoercode 01339 wordt de regelgeving correct toegepast. De belastingdienst heeft aangegeven dat ze strenger gaan controleren op de vastlegging van uitkeringen. Daarom is het van belang dat zwangerschaps-en ZW-uitkeringen correct worden vastgelegd en is deze aanpassing gedaan.
Aanpassing per 2025
Als een werknemer ziek is ten gevolge van zwangerschap of een zwangerschapsuitkering krijgt, heeft de werknemer recht op de volledige uitkering. Als deze uitkering hoger is dan het salaris (bijvoorbeeld door een wijziging van het deeltijdpercentage in het jaar voor het verlof), dan heeft de werknemer conform wetgeving recht op het bedrag van de uitkering, ook al is het salaris lager. In het verleden hanteerden we dit niet en werd het verschil met een negatieve uitvoercode 01339 weggepoetst. Dat was niet terecht. Daarom is deze negatieve 01339 niet meer aanwezig vanaf 2025-01. In de release notes van 2025-02 wordt hierover nader gecommuniceerd. Deze communicatie had in 2025-01 moeten plaatsvinden, maar dat is per abuis niet gebeurd. We zien dat onze aanpassing nu tot twee verschillende dingen leidt die hieronder worden beschreven.
Opgave van de ziekte / het zwangerschapsverlof
Allereerst zien we dat het zwangerschapsverlof en de ziekte ten gevolge van zwangerschap niet altijd correct worden opgegeven.
Wij willen benadrukken dat ziekte ten gevolge van zwangerschap en zwangerschapsverlof niet tegelijk kan spelen. Er is of sprake van ziekte ten gevolge van zwangerschap of sprake van zwangerschapsverlof.
Het kan uiteraard wel zo zijn dat er halverwege de maand een overgang plaatsvindt van ziekte ten gevolge van zwangerschap naar het zwangerschapsverlof of andersom. Wij willen daarom hieronder kort aangeven hoe de verschillende situaties moeten worden opgegeven.
Zwangerschapsverlof In dit voorbeeld is de werknemer een fulltime werknemer die halverwege de maand met zwangerschapsverlof gaat. In dat geval moeten de volgende invoercodes worden opgegeven:
invoercode 02484 Dagloon WAZO = € 75,00 (mits al bekend, anders wordt er gerekend met het dagloon bij benadering)
invoercode 02486 Dagen uitkering zwanger = 10
invoercode 02432 Dagen zwanger = 10
Ziekte ten gevolge van zwangerschap
In dit voorbeeld wordt de werknemer halverwege de maand ziek ten gevolge van zwangerschap:
invoercode 02485 Dagloon ziek tgv zwanger = € 75,00
invoercode 02489 Dagen ziek tgv zwanger = 10
invoercode 02472 Dagen uitkering ziek tgv zwanger = 10
Ziekte ten gevolge van zwangerschap en vervolgens zwangerschapsverlof
Deze werknemer gaat halverwege de maand over van ziekte ten gevolge van zwangerschaps naar zwangerschapsverlof:
invoercode 02485 Dagloon ziek tgv zwanger = € 75,00
invoercode 02489 Dagen ziek tgv zwanger = 10
invoercode 02472 Dagen uitkering ziek tgv zwanger = 10
invoercode 02484 Dagloon WAZO = € 75,00
invoercode 02486 Dagen uitkering zwanger = 10
invoercode 02432 Dagen zwanger = 10
Inrichting van de journaalpost
Wat wij ook zien is dat de inrichting van de journaalpost niet altijd correct is. Zo zien we dat soms uitvoercode 01339 Aanvulling ZW wel wordt meegenomen, maar 01337 en 01422 niet.
Echter zien wij dat het nog wel eens voorkomt dat, door een incorrecte inrichting, de journaalpost als volgt is ingericht:
Debet
Credit
Salaris
2.300,-
Uitvoercode 01339
-200,-
Loonheffing
300,-
Netto salaris
1.800,-
Totaal
2.100,-
2.100,-
In dat geval worden uitvoercodes 01337 en 01422 genegeerd en, omdat uitvoercode 01339 nu niet meer negatief wordt berekend, is er in geval nu per januari een verschil in de journaalpost. Het is daarom zaak dat je de inrichting van je journaalpost langsloopt om te kijken of alle uitvoercodes correct zijn ingericht. Uitvoercode 01339 kan wel postief zijn, in het geval dat de uitkering lager is dan het salaris. De journaalpost ziet er dan zo uit:
Debet
Credit
Salaris
2.300,-
Inhouding zwangerschap
-2.300,-
Uitkering zwangerschap
2.100,-
01339
200,-
Loonheffing
300,-
Netto salaris
2.000,-
Totaal
2.300,-
2.300,-
Uitvoercodes 00985, 01337, 01338, 01339 en 01422 dienen daarom alle vijf correct te zijn ingericht in de journaalpostinrichting.
Werkgevercode 07830
Er is een werkgevercode (07830) waarmee kan worden aangestuurd dat ziekte en uitkeringen (uitvoercodes 01337, 01338, 01339 en 01422) niet worden gepresenteerd op de salarisstrook. Gezien uitvoercode 01339 nu niet meer als een sluitpost in alle gevallen zorgt dat het totaal van 01337, 01338 en 01422 op 0 komt, kan de waarde 1 (Geen presentatie op salarisspecificatie) voor een discrepantie op de salarisstrook zorgen. Het totaal van alle bruto uitbetalingen en inhoudingen op de strook komt dan niet overeen met de grondslag voor de loonheffing. Op de loonstaat worden alle uitvoercodes gepresenteerd en daar is er geen verschil. Wij adviseren om de waarde 1 niet te gebruiken. Wij gaan beoordelen of deze werkgevercode nog toegevoegde waarde heeft.
Wij hebben opnieuw een proefproductie afgeroepen, het verschil is wel gewijzigd maar er is nog steeds verschil. Zijn er meer bedrijven die hier last van hebben?
@Evert van Manen de gemal ziekengeld berekening zou een fictieve berekening moeten zijn. Ik ben het niet eens met deze oplossing. Nu wordt er soms ingegrepen waardoor er door ziek zijn iemand een hoger salaris krijgt! Dat lijkt mij niet de bedoeling. Er zijn feitelijk nu stroken onjuist en voor controle bij accountants niet uit te leggen.
Tevens mbt wg code 7830 is ook een keuze van de klant omdat werknemers alleen maar vragen hierover kunnen hebben.
Handboek loonheffingen 2024 versie oktober geeft inderdaad aan dat de ontvangen uitkering VOLLEDIG doorbetaald moet worden aan werknemers. Correctie is dus juist maar te laat. Medewerker krijgt nu eindelijk idd een uitkering op basis van de referte periode en werkgever ontvangt nu niet meer dan hij uitgeeft.
Berekeningen gaan op basis van dagloon bij benadering / dagloon UWV. Dit is op basis van SV loon en dus incl VT en EJU e.d. Wordt hier dan ook rekening mee gehouden in de berekening van de uitkering, m.a.w. wordt dit dan uit de uitkering verwijderd? anders worden deze dubbel betaald en dan krijgt de medewerker dus meer dan rechten zijn. Of gaan jullie standaard deze codes (01337 e.d.) opnemen in de diverse grondslagen.
Het lijkt erop dat er niet gekeken wordt naar medewerkers met meerdere dienstverbanden. Het salaris van een van onze medewerkers wordt op het laagste parttimepercentage flink aangevuld terwijl dit niet juist is. Wordt hier wel rekening mee gehouden?
Dank allen voor jullie reacties en ook werkgevers waarmee we rechtstreeks contact hadden en hier niet bijstaan.
We realiseren ons, door jullie reacties, dat de doorgevoerde wijziging in januari 2025 niet zomaar kan worden verwerkt door werkgevers. Het tijdstip waarop dit bekend werd bij ons (startend met een verschil in JP's) zorgde ervoor dat we in januari niet meer wilden ingrijpen. We kunnen weliswaar iedere dag een aanpassing doorvoeren, maar een generieke aanpassing doen terwijl je zo dicht op de betaling zit, beperkt de speelruimte.
We denken echter nog steeds dat we op de goede weg zitten qua aansturing met de benoemde invoercodes voor het bruto/netto traject en de vulling van de loonaangifte, want dat is een aanleiding voor deze actie.
We zijn nog in overleg met enkele werkgevers over deze nieuwe berekening; wellicht levert dat nog een verbetering op.
We gaan wel een mogelijkheid aanbieden vanaf februari 2025, om de oude berekening weer te kunnen aansturen met een tijdelijke oplossing; met een werkgevercode kun je de oude berekening desgewenst weer gebruiken. Dit gaan we nog toevoegen aan de release notes van februari die volgende week woensdag 29 januari worden gepubliceerd. Dit heeft een tijdelijk karakter en als we definitief overgaan, moeten we voor die tijd iedereen via de release notes erin meenemen.
Er zijn ook werkgevers die deze uitkering(en) geen onderdeel laten zijn van het bruto/netto traject. Dit is wel nodig zodat de loonaangifte een juiste vulling krijgt. Deze doelgroep is nu weliswaar niet 'geraakt' maar moeten ook nadenken over de manier waarop een uitkering wordt meegenomen in de salarisadministratie.
Mochten er nog aanvullende vragen zijn, dan kan je ons benaderen via de gebruikelijke kanalen.
Wij zien (Gemeente) dat de volledige reservering voor de EJU in de reservering IKB terecht komt maar ook is opgenomen in het te betalen dagloon. Hierdoor ontvangt de medewerker eigenlijk 2 maal zijn eindejaarsuitkering. Kunnen we dit aanpassen in de berekening van het dagloon of is hier een andere oplossing voor? Dit zijn echt enorme bedragen die de medewerkers nu uitbetaald krijgen.
We zijn dit jaar gestart met het draaien van de ziekteadministratie.
De zwangerschapsuitkering wordt ook niet correct berekend als iemand gedeeltelijk ziek is. Er wordt zolang er geen dagloon is vastgelegd alleen gerekend met het voorlopige dagloon en volgens mij wordt in de berekening van de zw uitkering geen rekening gehouden met het aangeleverde percentage ziek.
We gaan wel een mogelijkheid aanbieden vanaf februari 2025, om de oude berekening weer te kunnen aansturen met een tijdelijke oplossing; met een werkgevercode kun je de oude berekening desgewenst weer gebruiken. .
Wanneer kies je voor het aansturen van de oude berekening?
De journaalposten zijn wel in balans door toevoegen van de verschillende uitvoercodes, maar bij het salaris worden de verschillen tussen 01337 Ziekteverzuim en 01422 Zwangerschapsuitkering (indien hoger) bij de medewerker uitbetaald. (Berekening o.b.v. Gemal, zonder dat er een dagloon van het UWV ingevuld is.)
Wij kiezen voor de oude berekening (werkgevercode 07800 waarde 1 per 1-1-2025) omdat je de inhoud van uitvoercode 01337 niet kunt vergelijken met uitvoercodes 01338 en 01442. Dat is appels en peren vergelijken. Zie o.a. de issues/redenen die hierboven door andere gebruikers van Payroll Gemal zijn vermeld.
De rekenmethode van 01337 (obv sv dagen voorgaande maand met een dagloon) en 01442 (obv werkdagen huidige maand met dagloon WAZO) wijken inderdaad zo van elkaar af dat je altijd op een verschil positief of negatief uitkomt.
Wat ik begrijp van het stuk van de Belastingdienst is dat indien het dagloon wat het UWV hoger is, dan waar in ons geval Gemal mee rekent, je dit verschil uit moet betalen aan de werknemer. Wat op zich logisch is, anders zou een werkgever 'winst' kunnen maken als een medewerker zwanger is. (Ditzelfde doe je eigenlijk ook al bij BOSV en AGBV.)
Zonder opgave van het door het UWV vastgestelde dagloon, zou Gemal geen verschil moeten geven.
(Maar ik kan het ook helemaal verkeerd begrijpen.)
U moet een geregistreerde gebruiker zijn om hier een opmerking toe te voegen. Als u al geregistreerd bent, moet u zich aanmelden. Als u zich nog niet hebt geregistreerd, moet u zich registreren en aanmelden.
Visma Nederland
Visma Denemarken
Visma Finland
Visma Letland
Visma Noorwegen
Visma Zweden
Visma Developers & Partners
Visma Latijns-Amerika