Functionaliteit ‘dienstverband verplaatsen’ niet meer beschikbaar vanaf april 2024

[#1]

Vanaf 02-04-2024 kun je geen gebruik meer maken van de functionaliteit ‘dienstverbanden verplaatsen’. Waarom deze functionaliteit niet meer beschikbaar is, lees je in dit artikel. Ook welk alternatief er is om 2 accounts te combineren tot 1 wordt in dit artikel uitgelegd.

Achtergrond

In HR Core Beaufort creëer je voor iedere medewerker een ‘persoon’. Deze ‘persoon’ kan één of meerdere dienstverbanden hebben. Op basis van de inhoud van rubriek P15013 (Youforce-gebruiker), bepaal je of er voor deze persoon een Youforce-gebruiker moet zijn.

Als je kiest om een gebruiker aan te maken, worden de persoons- en dienstverbandgegevens naar het Youforce Portal verzonden. De portal maakt een gebruiker aan. Deze gebruiker bevat 2 ID’s, zoals bijvoorbeeld:

• Youforce ID: RO123456
• Gebruiker ID: 0a1b23c4-de56-7fg8-90h1-i234jkl5mnop

Het lange ID, de gebruiker ID, is de afgelopen jaren steeds belangrijker geworden. Het is cruciaal geworden voor Youforce (o.a. In de APP, Mijn Youforce, de API’s en ook de Inbox). De combinatie tussen het HR Persoonsnummer (afkomstig van HR Core Beaufort) en de gebruiker ID is uniek. Je zou het kunnen vergelijken met een onbreekbare ketting.

Hoe kan ‘verplaatsen dienstverband’ deze ketting breken?

Laten we een voorbeeld nemen. Wat gebeurt er als je ‘verplaatsing dienstverband’ uitvoert

	Voor	Uitvoeren ‘verplaatsen dienstverband’	Na
HR Persoonsnummer	1000	→ → →	1000
Youforce ID	RO123456		IC987654
GebruikerID	0a1b23c4-de56-7fg8-90h1-i234jkl5mnop		9z8y76x4-wv54-3ut2-10s1-r987qpo6nmlk

Het resultaat is dat het HR persoonsnummer (in dit voorbeeld 1000) nu aan een totaal ander gebruiker ID is gekoppeld dan voorheen. Dus je hebt de ketting verbroken.

Wat ervaart de gebruiker nadat je de ketting stuk maakt?

Er zijn veel voorbeelden waarbij de gebruiker problemen ondervindt nadat je ‘Dienstverband verplaatsen’ hebt uitgevoerd. We zullen een paar voorbeelden geven:

• Steeds meer externe applicaties worden met Youforce verbonden via onze domein-API’s. In veel situaties wordt de wijziging in de gebruiker ID niet verwerkt. Zo kan de gebruiker problemen ervaren in Financiële, IT, Planning, Facilitaire of andere systemen.
• Ook partnermodules van Visma|Raet, zoals Visma|Verzuim of PlusPort, vertrouwen op de onbreekbare ketting. Als de gebruiker ID wordt gewijzigd, kunnen ze dit alleen herstellen na een verzoek in hun ticketsysteem.
• Heeft de gebruiker ‘declaratie onkosten’ al geopend in de Youforce app voordat de functionaliteit ‘Dienstverband verplaatsen’ voor zijn gebruiker werd uitgevoerd? Dan ziet de gebruiker een foutmelding wanneer hij probeert een nieuwe declaratie te doen.
• Maak je gebruik van Flex Beneftis? In Mijn Youforce zijn de directe links naar de doelen niet meer zichtbaar, totdat je een handmatige wijziging doorvoert in het flexpakket.
• De gebruiker zal meldingen van allerlei modules (Self Service, Actieve Signalering, Delegatie enz.) gaan missen in de inbox van Mijn Youforce
• Enz.
• enz.

Maar waarom bestond ‘dienstverband verplaatsen’ als functionaliteit binnen Youforce?

Uit onderzoek met klanten, Interim Professionals, Consultancy, Service Center zijn we verschillende scenario's tegen gekomen wanneer deze functionaliteit gebruikt werd. In veel gevallen was het gewoon ‘trial-and-error’ om een ander probleem op te lossen. Daar is de functionaliteit niet voor ontworpen. Als je een fout ervaart, maak dan een ticket aan en zullen wij onderzoek doen naar dat probleem.

Het meest voorkomende geval was het aanmaken van 1 account voor de HR-professional (in de meeste gevallen bekend als een IC-account) en persoon. Daarom hebben we dit nieuwe kennisbank artikel Hoe kan je realiseren dat een HR-professional nog maar één account nodig heeft voor Youforce?

Verplaatsen dienstverbanden vanaf 2 april niet langer beschikbaar

Kortom, ‘verplaatsen dienstverbanden’ levert meer problemen op dan het oplost. Om problemen bij gebruikers van Youforce te voorkomen hebben we besloten om de functionaliteit vanaf 01-04-2024 niet langer meer te ondersteunen. Dit betekent dat ‘Dienstverband verplaatsen’ vanaf die datum niet meer te gebruiken is.

[Marcel Bouman]

@Remco te Ronde hierover hebben we eerder al eens gesproken, en op zich een duidelijk verhaal.

Toch nog wat vragen: welke gevolgen heeft dit voor de dienstverbanden die nu wel zijn verplaatst (R-nr naar IC-nr)? Die kunnen dus na 2 april niet meer worden verplaatst/ontkoppeld? Is het echt nodig om dit aan te passen en alles op het R-nummer te autoriseren of kan het voor de bestaande gebruikers blijven zoals het nu is? Voor deze gebruikers werkt het nu probleemloos en ik wil hier dus liever niets aan veranderen (een wijs man heeft mij eens geleerd: "if it isn't broken, don't fix it").

[Remco te Ronde]

Hoi @Marcel Bouman ,

Fijn dat helder beschreven is waarom we er mee stoppen.

Als er geen reden is om "dienstverband verplaatsen" te gebruiken, doe het vooral niet.

Maar heb je het toch gebruikt dan kan de impact nihil zijn. Maar het kan ook zijn dat de desbetreffende medewerker "ineens" iets ervaart. Bijvoorbeeld een melding "toegang geweigerd bij openen declaraties", "onbreken link naar FlexBenefits-doel zoals fiets in Mijn Youforce" of "issue in partner applicatie zoals Visma|Verzuim".

In alle gevallen is er altijd een oplossing. Via ons ServiceCenter kunnen we ieder probleem wat de medewerker ervaart. Zowel tot aan april, als ook naar april.

Maar luister vooral naar het genoemde advies, "if it isn't broken, don't fix it".

[FBB Zorgboog]

@Remco te Ronde soms zijn wij genoodzaakt een nieuw personeelsnummer voor iemand aan te maken die al (heel lang) bij ons in dienst is. In een dergelijk geval moet ik gebruik maken van deze optie omdat de medewerker anders 2 YF-accounts heeft. Hoe moet ik dat straks oplossen?

[Paul Wevers Consultancy]

@Remco te Ronde : ik vrees dat de Servicedesk het dan heel druk gaat krijgen.

In het verleden is altijd geadviseerd om voor een professional een IC account aan te maken voor de gebruikers met een certificaat. Daardoor zijn er heel veel gebruiker met een gesplitst account. Wanneer deze gebruiker overgaat naar een van de nieuwe modules (bijvoorbeeld declaraties) waar autorisatie o.b.v. rol plaatsvindt, zullen de dienstverbanden verplaatst moeten worden van het R account naar het IC account.

Wat ik nu begrijp kunnen wij dat straks zelf niet meer en moeten wij dit via de Servicedesk laten lopen.

[Sabine Koelewijn]

Goedemorgen @FBB Zorgboog, 

Waarom geef je deze gebruiker een nieuw personeelsnummer als ze al lang in dients is? Kan dit niet opgelost worden met een nieuw dienstverband? Als het antwoord nee is, dan is het voor deze gebruiker inderdaad dat de gebruiker twee accounts heeft, want het is niet meer mogelijk om één gebruiker twee personeelsnummers te geven. 

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Paul Wevers Consultancy, 

Dat is niet helemaal het geval. Je kunt gebruikers nog steeds met twee accounts laten werken, al adviseren wij inderdaad wel om over te gaan naar één account. Hiervoor kon je inderdaad het dienstverband verplaatsen naar het IC account, maar dit brengt best wel wat problemen met zich mee. De andere optie is dat je het R account de rechten voor professional geeft. Dit is iets meer werk, maar is wel de mooiste oplossing. In het artikel Hoe kan je realiseren dat een HR-professional nog maar één account nodig heeft voor Youforce? licht Remco toe welke stappen je hiervoor kunt nemen. 

[Ingeborg Ebbers]

@Sabine Koelewijn - ik snap niet wat jij zegt in jouw reactie op FBB Zorgboog. Jij zegt:

'Waarom geef je deze gebruiker een nieuw personeelsnummer als ze al lang in dienst is? Kan dit niet opgelost worden met een nieuw dienstverband? Als het antwoord nee is, dan is het voor deze gebruiker inderdaad dat de gebruiker twee accounts heeft, want het is niet meer mogelijk om één gebruiker twee personeelsnummers te geven'. 

Bij onze organisatie(s) (shared service center) komt het ook voor dat medewerkers meerdere personeelsnummers kunnen hebben (max 2). Dit kan dan niet worden opgelost met een nieuw dienstverband (andere opdrachtgever). Dus het antwoord is Nee. Medewerker krijgt dus 2 accounts, niet ideaal maar dat is nog uit te leggen. Maar wat bedoel je dan met 'want het is niet meer mogelijk om één gebruiker twee personeelsnummers te geven'? Bedoel je dat de medewerker 2 unieke gebruikers ID's krijgt? Dat zou ik begrijpen. 

Groet, Ingeborg

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Ingeborg Ebbers, 

Ik was inderdaad benieuwd naar de reden waarom je een gebruiker twee personeelsnummers geeft. Dit is in jullie geval dus vanwege twee verschillende opdrachtgevers. Nu begrijp ik dat het makkelijker voor deze medewerker is als zij in kan loggen met één account bij beide opdrachtgevers, helaas zorgt dit vanuit het systeem voor veel problemen. Daarom hebben we van de zomer ook contact opgenomen met klanten die gebruikers hebben met meerdere persoonsnummers om deze te herstellen en hier hebben we dit artikel over geschreven: 

Wanneer een medewerker dus toch twee personeelsnummers nodig heeft, omdat het om twee opdrachtgevers gaat, dan krijgt deze medewerker twee aparte gebruikers om mee in te loggen. 

[FBB Zorgboog]

@Sabine Koelewijn de reden ligt in de historie. Dit zijn mensen met een heel laag personeelsnummer die dus al héél lang in dienst zijn. Door een nieuw dienstverband bestaat het risico dat het registratienr dat automatisch wordt aangemaakt al bestaat of heeft bestaan. Om die reden is besloten de lage personeelsnummers dus geen nieuw dienstverband te geven, bijv wanneer ze na pensioenering toch blijven werken maar er zijn meer redenen waarom een nieuw dienstverband gewenst is

[Sabine Koelewijn]

Hoi @FBB Zorgboog, Dankjewel voor je reactie. We willen dit scenario graag verder onderzoeken. Ik neem even via de mail contact met je op om dit verder te bespreken.

[Ledoux]

WML gebruikte dienstverband verplaatsen regelmatig en het is niet fijn dat dit plotseling "weg" is.

Mischien ook een idee om dit eerst even te vragen.

Hoe moeten we nu medewerkers "helpen" die niet zo handig zijn met de applicatie en niet op hetzelfde kantoor zitten?

Daarnaast begrijp ik de commotie over IC en R-accounts nu ook niet.

[Sabine Koelewijn]

Hoi @Ledoux, 

Wat vervelend om te horen dat jullie deze functionaliteit gaan missen. Wij hebben in de afgelopen periode met meerdere klanten gesprekken gevoerd met betrekking tot dit onderwerp en met door door deze gespreken hebben we het besluit genomen om toch te stoppen. Hoewel een aantal klanten in deze gesprekken aangaf deze functionaliteit wel te gebruiken, Zijn er ook andere manieren om deze functionaliteit niet te hoeven gebruiken. Zoals ook aangegeven in bovenstaand artikel ondervinden medewerkers is veel gevallen juist problemen na het gebruik van dienstverband verplaatsen en daarom hebben we ook besloten hiermee te stoppen. 

Met de commotie over IC en R-accounts denk ik dat je het hebt over het samenvoegen van de accounts, zodat de gebruiker nog maar één inlog heeft. Dit is een advies dat wij geven, maar als je ervoor kiest om toch meerdere accounts te behouden, dan is dat natuurlijk aan jullie.