Hulp bij overstap standaard velden voor 'BIG-(her)registratie'

[#1]

De afgelopen jaren heeft Visma|Raet regelmatig nieuwe standaard rubrieken aangemaakt. Denk bijvoorbeeld aan standaard velden voor 'contact gegevens in geval van nood'. Ditzelfde hebben we ook al enige jaren geleden gedaan voor de velden rondom de BIG-registratie. Daarmee is het niet meer nodig om eigen rubrieken (zogenaamde E-rubrieken) te gebruiken. Visma|Raet hanteert de volgende standaard rubrieken voor BIG:

• P09165 BIG nummer
• PI0381 Beroepstitel BIG registratie
• PI0106 BIG-registratiedatum
• PI0108 BIG-einddatum
• PI0110 Datum ingang herregistratie

Tevens kan je, indien relevant voor jouw organisatie de volgende 2 velden gebruiken voor medewerkers die 2 BIG-registraties hebben.

• PI0409 Eventueel 2e BIG-nummer
• PI0410 Beroepstitel 2e BIG registratie

Aanleiding

We zien dat sommige organisaties nog geen gebruik maken van deze standaard rubrieken. Omdat we in de Youforce app voornemens zijn om ook het proces 'uploaden BIG-(her)registratie' beschikbaar te stellen helpen we je graag op weg bij de overstap naar deze standaard rubrieken. Het overstappen op deze standaard rubrieken heeft de volgende voordelen:

• De velden zitten in de standaard rubriekenset HR Core Beaufort -> Self Service
• Je kunt gebruik maken van het standaard dialoog/formulier in Self Service
• Het is met deze rubrieken eenvoudig om een rapport te maken in Youforce Reporting
• De standaard processen sluiten naadloos aan op de Youforce App

Overstappen op de standaard rubrieken gaat als volgt:

Importeren standaard formulier Visma|Raet

• Ga naar Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Definities importeren

Selecteer ‘Raet Template HRC (9999999)

• Selecteer de dialoog  ‘GEN_D_Uploaden en declareren BIG V01’ met daarin óók het formulier 'GEN_F_Uploaden en declareren BIG V01'

• Kies voor ‘importeren’, controleer of je alleen onderstaande definities importeert en bevestig de keuze

Koppel Visma|Raet standaard aan je eigen workflow

• Ga naar Self Service / Beheer / Workflowdefinitie / Workflowdefinitie 
• Zoek je huidige workflow, bijvoorbeeld ‘BIG uploaden’. Maak een kopie van deze workflow 

• Geef de kopie workflow de verplichte naam 'Uploaden en declareren BIG'
  
• Koppel de dialoog 'GEN_D_Uploaden en declareren BIG V01'
• En zorg er direct voor dat:
  • De startactiviteit 'Indienen MW' is
  • Er minimaal de knop 'verzenden' is
  • Dat bij 'Indienen MW' de volgende 2 typen bijlagen toegevoegd kunnen worden

    • BIG-(her)registratie

    • Betaalbewijs

• Geef de oude workflow een andere naam (bijvoorbeeld V1) en een einddatum, pas de naam van de nieuwe workflow aan en kopieer de autorisaties.

• Beoordeel of de oude workflow nog actieve mutaties in omloop heeft. Mogelijks  is het verstandig om die te verwijderen of contact op te nemen met de persoon waarbij deze nog in de Inbox / Te doen staat.

Collectief muteren oude waarden HR Core Beaufort

Daarnaast wil je natuurlijk dat alle bestaande BIG gegevens in HR Core Beaufort worden overgezet naar de nieuwe rubrieken. In het voorbeeld hieronder leggen we uit hoe je dit rubriek voor rubriek kunt doen.

Overzetten waardes naar nieuwe rubrieken

• Ga naar ‘Collectieve mutaties’ (700120) en selecteer alle dienstverbanden (inclusief uitdienst)
• Vul bij de doelrubriek de nieuwe rubriek in. In dit voorbeeld P09165 BIG nummer
• Kies bij Bewerking doel de optie ‘Overige bewerkingen’’
• Vul bij bronrubriek de oude rubriek in. In dit voorbeeld E000007 BIG nummer
• Selecteer de bewerking ‘kopieren waarde bronrubriek’
  • Note: mochten de eigen-rubrieken onverhoopt géén 'DV'-(Dienstverband)rubrieken zijn dan is collectief muteren niet mogelijk. Dan is het muteren via 'Importeren (kolom) mutaties' een alternatief. Ook kan het zijn dat je eigen rubriek géén of een afwijkende referentietabel heeft. Bijvoorbeeld bij PI0381 Beroepstitel BIG registratie

• Voer de collectieve mutatie uit
• Herhaal dit proces voor alle nieuwe rubrieken. In totaal herhaal je dit proces 5 keer voor alle rubrieken bovenaan dit artikel
• Ga naar ‘ verwerken indirecte mutaties’ en verwerk de collectieve mutaties (met procescode CMT Collectieve mutaties)

Leeg maken oude rubrieken

Nadat je alles gemuteerd hebt zijn de oude eigen rubrieken (beginnend met een E) niet meer relevant. Je kunt deze dus leeg maken.

• Ga naar ‘Collectieve mutaties’ (700120) en selecteer alle die een waarde hebben in de ‘oude’ eigen rubrieken. In dit voorbeeld de oude eigen rubriek E00007 is Niet leeg (!=)

• Maak de eigen rubriek (in dit voorbeeld E00007) leeg

• Herhaal dit proces voor alle oude E-rubrieken die in gebruik waren voor BIG
• Ga naar ‘ verwerken indirecte mutaties’ en verwerk de collectieve mutaties (met procescode CMT Collectieve mutaties)

Gebruik de standaard velden op medewerkerkaart in Self Service

Het kan erg handig zijn om de 'BIG-registratie' ook te tonen op de medewerkerkaart in Self Service. 

Via Self Service / Beheer / Formulierdefinitie / Medewerkerkaart beheren kun je de nieuwe rubrieken toevoegen. Maak bijvoorbeeld een nieuw tabblad aan met daarop de volgende rubrieken:

Gebruik standaard velden op venster in HR Core Beaufort

Het kan daarnaast nuttig zijn om de gegevens te kunnen zien op een venster in HR Core Beaufort. Via Applicatiebeheer / Systeemfuncties (100003) kan je de rubrieken op een gewenst venster plaatsen.

Tot slot, enkele tips!

💡Wellicht is BIG ook onderdeel van je indienst proces in Self Service. Pas dan ook daar de rubrieken aan.

💡Wellicht zijn de waarde in PI0381 Beroepstitel BIG registratie iets anders dan je nu gebruikt. Maar dit zijn de exacte waarden uit de webservice van het BIG-register (van Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport). Het is dus verstandig om aan te sluiten bij die standaard.

💡De rubriek PI0108 BIG-einddatum is super nuttig in rapportages of om in combinatie met actieve signalering te kijken welke BIG-registraties verlopen zijn of binnenkort verlopen.

Volg Youforce app community voor informatie wanneer ‘uploaden BIG’ beschikbaar is

Via de community van de Youforce app zullen we je informeren wanneer medewerkers hun BIG-(her)registratie kunnen uploaden via de Youforce app. Op dit moment verwachten we dit in de zomerperiode mogelijk zal zijn.

[Roel_Harmsen]

Dag,

Allereerst een mooie toevoeging. Echter ik mis wel dat je een 2e BIG kunt toevoegen.

Als deze mogelijkheid erbij zou komen, zou het voor ons handig zijn om te gebruiken.

[Schiff01]

@Remco te Ronde Fijn dat je dit onder de aandacht brengt. Wij gebruiken op dit moment nog eigen rubrieken voor dit proces, omdat we in het verleden geen toegevoegde waarde zagen in een conversie naar Raet rubrieken. Als de app dit proces gaat faciliteren dan zie ik zeker de toegevoegde waarde om alsnog de conversie te doen.

Naast de BIG registratie zijn er in onze organisatie (en ongetwijfeld ook bij andere Youforce gebruikers) nog legio andere registraties, waaronder SKJ, Registerplein en LOGO. Worden hier in de toekomst vergelijkbare rubrieken/processen voor gemaakt?

[Remco te Ronde]

Hoi @Roel_Harmsen ,

Graag zou ik wat dieper met je willen doorpraten in hoeverre de 2e BIG voorkomt. Met name dan in combinatie met een medewerker met één dienstverband (dus 1 functie) waarbij een 2e BIG voorkomt. Want bij een medewerker met meerdere dienstverbanden (dus meerdere functies) kan ik met goed voorstellen dat er een 2e BIG wordt vastgelegd. Dat kan natuurlijk omdat het een dienstverband gegeven is.

Zou jij contact met mij willen opnemen via remco.te.ronde@visma.com. Dan kunnen we een afspraak inplannen om samen de diepte in te gaan op dit onderwerp en te kijken welke (on)mogelijkheden er zijn.

[Remco te Ronde]

Hoi @Schiff01 ,

Inderdaad het is herkenbaar dat de toegevoegde waarde van de standaard rubrieken in het verleden niet zo zichtbaar was. Maar omdat we zien dat BIG steeds breder wordt gebruikt binnen Youforce (denk aan API's, App en Reporting) wordt het gebruiken van deze standaard rubrieken steeds logischer.

Voor de SKJ zijn er inderdaad ook standaard rubrieken. Dit zijn:

• PI0163 SKJ nummer
• PI0164 SKJ register
• PI0165 SKJ niveau
• PI0166 SKJ functie
• PI0167 SKJ vestigingsplaats
• PI0168 SKJ registratiedatum
• PI0169 SKJ startdatum periode
• PI0170 SKJ einddatum periode
• PI0171 SKJ datum herregistratie

Op basis van het idee Beroepsregistratie SKJ toevoegen met bijbehorende bijlagen in de App als declaratie ben ik bezig met interviews met meerdere organisaties. Het lijkt daarbij nu dat de meeste organisaties enkel 'SKJ nummer', en 'einddatum periode' gebruiken.

Maar het onderzoek voor SKJ is nog niet afgerond. Dus ik zou ook graag jou interviewen voor dit idee. Als jij mij per mail een aantal data en tijden doorgeeft dat jou schikt dan plannen we een online interview. Je mag me rechtreeks mailen op remco.te.ronde@visma.com.

En tot slot voor Registerplein en LOGO hebben we (nog) geen standaard rubrieken. 

[Paul Wevers - Ikazia]

@Remco te Ronde 

Wij kennen ook medewerkers met 2 BIG registraties bijvoorbeeld:

• Verpleegkundige en Physician assistant
• Gezondheidszorgpsycholoog en Psychotherapeut
• Verpleegkundige en Diabetes verpleegkundige
• Verpleegkundige en Verpleegkundig specialist
• Arts en Tandarts
• Verloskundige en Physician assistant

Ik hoop dat de rubrieken set uitgebreid kan worden zodat deze ook via de app meegenomen kunnen worden.

Bedankt,

Paul

cc @Roel_Harmsen 

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Ikazia ,

We zijn inderdaad bekend dat medewerkers (= personen) meerdere BIG-registraties kunnen hebben. Alleen tot op heden komen we meestal tegen dat die persoon dan ook meerdere dienstverbanden heeft.

Uit jouw voorbeeld. De persoon die zowel 'Arts en Tandarts' is. Heeft hij/zij binnen jouw organisatie maar één dienstverband en één functie? Zo ja, welke is dat dan? 

Of heeft deze persoon zowel een dienstverband als 'Arts' en een ander dienstverband als 'Tandarts'? Want in dat geval zou je met de huidige standaard rubrieken zijn/haar registatie goed kunnen neerzetten.

Hoor het graag hoe jullie hier mee omgaan.

[Paul Wevers - Ikazia]

@Remco te Ronde 

Deze medewerker is kaakchirurg en heeft op 1 dienstverband twee BIG registraties.

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Ikazia,

Dat klinkt als een begrijpbare situatie. Zoeken in het openbare BIG-register leert dat die combantie wel vaker voorkomt. Google maar eens op  'kaakchirug BIG' dan kom je uit bij enkele voorbeelden.

In die gevallen heeft de persoon wel een apart BIG-nummer als Arts en een apart BIG-nummer als Tandarts. Waarbij mogelijk de  einddata van de geldigheid ook kunnen verschillen. Als jij daar eens in jullie voorbeeld naar wil kijken is het fijn. In dat geval klinkt het logischer om wellicht 2 volledig nieuwe rubrieken aan te maken zoals:

• PI0XXX Eventueel 2e BIG nummer
• PI0XXX Beroepstitel BIG registratie 2e BIG nummer

Zou dat wat jou betreft niet een logischere stap zijn in plaats van uitbreiden van de tabel 'Beroepstitel BIG registratie'?

[Paul Wevers - Ikazia]

Hoi @Remco te Ronde,

Wij houden de einddatums niet bij in HRcore, omdat wij maandelijks een controle doen op de BIG nummers in het bigregister (dmv Robotics). Niet meer geregistreerd is big registratie verwijderen uit HRcore.

Maar volgens mij kan het technisch inderdaad zo zijn dat de arts registratie op een andere datum vervalt dan de tandarts registratie. Dus is het logisch om deze op aparte velden te registeren.

Kun jij zo verder?

Bedankt,

Paul

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Ikazia ,

Grotendeeld kan ik wel verder. Jouw input is vergelijkbaar met hetgeen eerder @Roel_Harmsen heeft gedeeld. Ik ga er verder mee, maar vandaag (en ook morgen en overmorgen) is er nog geen structurele oplossing voor deze situatie.

Maar wellicht heb jij ook al gelezen over ons initiatief:

Oproep: Youforce tegen fraude samen ontwikkelen

BIG is daarvan één van de onderdelen. Wellicht heeft Ikazia veel nuttige input (en ook wensen voor de toekomst). Wellicht zou je eens kunnen vragen aan een van jouw collega's bij HR of ze deel willen nemen aan dit nieuwe initiatief.

[Paul Wevers - Ikazia]

Hoi @Remco te Ronde : Dus donderdag is het al wel gerealiseerd? 😉

Nee hoor, ik ben blij om te lezen dat we gezien worden!

Bedankt en je vraag is doorgestuurd naar mijn collega's.

Groet,

Paul 

[Remco te Ronde]

Goedemorgen @Paul Wevers - Ikazia en @Roel_Harmsen ,

Goed nieuws, op basis van jullie verzoek en inhoudelijke toelichting (b.v. met het voorbeeld van een 'kaakchirurg') worden in de eerstvolgende HR Core Beaufort release (zaterdag 31 augustus 2024) de volgende rubrieken toegevoegd:

• PI0409 Eventueel 2e BIG-nummer
• PI0410 Beroepstitel 2e BIG registratie (met tabel)

Na zaterdag 31 augustus 2024 zijn deze 2 rubrieken beschikbaar. Wij zullen ze dan ook (hidden) gaan toevoegen aan het standaard formulier beschikbaar in de template omgeving ‘Raet Template HRC (9999999). Maar je kunt ze ook eenvoudig zelf toevoegen aan je eigen formulier.

[Paul Wevers - Ikazia]

Hoi @Remco te Ronde ,

Is er ook al een kijkrichting voor het inrichten van deze codes in de big registratie van de app/webmodule?

Groet,

Paul

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Ikazia ,

Eerder heb ik met @Roel_Harmsen gebrainstormed over de beste toepassing. Als je zoekt in het BIG-register op iemand met 2 nummers dan zie je altijd beide nummers. Je kunt niet zeggen dat het ene nummer belangrijker is dan het andere.

Vanuit dat oogpunt lijkt het logisch dat het huidige proces in de app/Mijn Youforce niet wordt aangepast. Het nummer, beroep en data wordt herkend.

Vervolgens gaan de gegevens naar Self Service. In Self Service toon je de HR-administratie wel de velden voor 2e BIG-nummer. Hierdoor kan de HR-administratie de laatst aangeleverde gegevens controleren met de huidige/oude waarden. En dan eventueel het veld 2e BIG-nummer updaten. Vanzelfsprekend is Self Service ook zó flexibel dat je dat helemaal kunt verwerken met een java-script.

Sluit dat aan bij jouw denkrichting?

[Paul Wevers - Ikazia]

Hoi @Remco te Ronde ,

Het sluit niet helemaal aan bij ons gerobotiseerd controle proces. De robot controleert namelijk op individuele nummers en gaat niet kijken staan er nog meer nummers in het scherm.

Omdat 1 van de meerdere nummers kunnen vervallen is het wel noodzakelijk om deze te controleren.

Is het wel mogelijk een tekst in het scherm om te nemen dat als je een tweede big registratie nummer hebt dat je deze dan aan de HR afdeling van jouw organisatie moet door geven? Dan krijgen wij het nummer wel in onze administratie en kunnen we het controleren.

De mensen met 2 bignummers is namelijk ook weer niet de meerderheid!

Hopelijk kan je wat met mijn feedback en bedankt voor het "online sparren".

Groet,

Paul

[Remco te Ronde]

Hoi @Paul Wevers - Ikazia ,

Per mail zal ik je even de video sturen van de oplossing die bij @Roel_Harmsen is toegepast. Ik ken niet alle details van de robotics oplossing. Maar als die werkt met een rapportage (Youforce Reporting) dan heb ik goede hoop dat je daarmee altijd beide BIG-nummers kunt opnemen. En als iemand van één BIG naar twee BIG-nummers gaat zou het naar mijn inzien ook goed moeten werken. Op die manier is een extra eigen tekst niet nodig.

Hoop dat het voorbeeld je verder helpt.