Releases YouServe

Onze collega's van Youforce gaan op maandag 12 oktober a.s. een nieuwe versie van de autorisatiemodule van Personeelsdossier uitrollen. Omdat dit ook impact heeft op de klanten van YouServe worden hieronder de releasenotes van deze aanpassing weergegeven. 2026-10-12 Nieuwe functionaliteit Vernieuwde autorisatiemodule Personeelsdossier Context De autorisatiemodule van Personeelsdossier had nog het uiterlijk van vóór de vernieuwing van Youforce: de menu-opties stonden in een apart menu aan de linkerkant, terwijl andere modules binnen Youforce inmiddels een andere indeling gebruiken. Daarnaast kwam er vanuit gebruikers feedback op een aantal punten in rolbeheer en gebruikersautorisatie. De oplossing De autorisatiemodule is visueel vernieuwd en sluit nu aan op de rest van Youforce: de menu-opties staan niet langer in een apart menu, maar onder de header van Youforce. Ook de schermen voor rolbeheer en gebruikersautorisatie zijn herzien. De diepte in 'Rolbeheer' toont aan de linkerkant de rollen waarmee een gebruiker Personeelsdossier kan starten, en aan de rechterkant de inrichting van de geselecteerde rol. Rollen die in HR Core worden beheerd en waaraan een actieve roltoewijzing is gekoppeld, worden getoond tussen pijltjes met de vermelding “HR Core” en kunnen niet worden verwijderd. Met uitzondering van de rol 'Medewerker' kan per rol worden aangegeven of een gebruiker met die rol Personeelsdossier mag gebruiken.   De rollen die in HR Core worden beheerd, en waarmee een gebruiker op basis van een roltoewijzing Personeelsdossier start, worden getoond tussen pijltjes en met de vermelding HR Core. Deze rollen zijn niet te verwijderen, omdat er actieve roltoewijzingen aan zijn gekoppeld. Met uitzondering van de rol 'Medewerker' kan per rol worden aangegeven of een gebruiker met deze rol Personeelsdossier mag gebruiken. Opmerking: een gebruiker kan overigens wél rechten hebben in Autorisatiebeheer en toch de toegang geweigerd worden, als geen van de roltoewijzingen van die gebruiker een rol bevat die Personeelsdossier mag gebruiken. Gebruikersautorisatie De optie 'Gebruikersautorisatie' is voor het zoeken van een gebruiker gelijkgetrokken met Youforce Gebruikersbeheer: in het zoekfilter volstaan minimaal 3 tekens van de gebruikersnaam of het gebruikersnummer. Aan de linkerkant worden de gevonden gebruikers getoond, aan de rechterkant de autorisatie van de geselecteerde gebruiker.   Heeft een gebruiker nog geen rechten om Personeelsdossier te gebruiken in Youforce Autorisatiebeheer, dan is dat te zien achter de naam van de gebruiker: Nieuwe rapportage: Audit rapportage autorisatiewijzigingen Context Beheerders konden tot nu toe niet inzien welke wijzigingen er in de autorisatiemodule van Personeelsdossier zijn doorgevoerd, en door wie en wanneer. De oplossing Er is een nieuwe rapportage 'Audit rapportage' toegevoegd, te vinden onder Rapportages. Hiermee kunnen beheerders opvragen welke wijzigingen in de autorisatiemodule zijn doorgevoerd binnen een zelf op te geven periode. De diepte in Bij het opvragen van het rapport geeft de beheerder een startdatum op (verplicht) en optioneel een einddatum, en kiest het bestandsformaat: XLSX, CSV of ODS.     Het rapport toont per rij het tijdstip, het klantnummer en de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd, samen met de uitgevoerde bewerking (bijvoorbeeld het opslaan van rechten van een rol of gebruiker). Waar één bewerking meerdere afzonderlijke wijzigingen omvat, worden deze genummerd en met de oude en nieuwe waarde per wijziging getoond.   Nieuwe functionaliteit Rapportage 'Expliciete Autorisaties' Dit rapport toonde voorheen alle gebruikers voor wie ooit expliciete rechten waren ingericht, ook als hun account al was verwijderd of ze inmiddels geen recht meer hadden om Personeelsdossier te starten. Dat werkte verwarrend bij gebruik voor audit-doeleinden, en niet bij elke gebruiker was de gebruikersnaam bekend zolang er geen mutatie was doorgevoerd. Het rapport toont nu alleen de expliciete autorisaties van gebruikers die daadwerkelijk toegang hebben tot Personeelsdossier, inclusief hun gebruikersnaam — ook als ze zelf geen mutaties hebben doorgevoerd. Ook gebruikers die wel expliciete rechten hadden, maar waarbij in de praktijk de rechten van de roltoewijzing werden gebruikt, stonden voorheen niet op het eerste tabblad; hun toegekende rechten op afdelingen en dienstverbanden waren alleen te zien op het tweede en derde tabblad. Deze gebruikers zijn nu ook op het eerste tabblad te zien, met de vermelding “(op basis van roltoewijzing)” in de kolom 'Rol':   Dit betekent dat wanneer de gebruiker Personeelsdossier start, de toegewezen rol (of de gekozen rol bij meerdere roltoewijzingen) de privileges bepaalt: eerst wordt bepaald welke medewerkers zichtbaar zijn op basis van die rol, waarna de expliciet toegekende afdelingen en/of dienstverbanden daaraan worden toegevoegd of daarvan worden uitgesloten. Opmerking: bij grotere organisaties kan het ophalen van gebruikers met het recht om Personeelsdossier te starten langer duren. Wacht in dat geval tot het voortgangsicoon is gestopt en het rapport door de browser wordt aangeboden. Aandachtspunten voor beheerders Groepsgewijs autoriseren niet langer mogelijk Vanaf deze release is het niet langer mogelijk om gebruikers groepsgewijs te autoriseren voor Personeelsdossier. Deze optie was bedoeld om in bulk rechten toe te kennen, maar is de afgelopen jaren grotendeels vervangen door toegang op basis van roltoewijzingen in HR Core. Gebruikt uw organisatie deze functie nog, dan is het advies om over te stappen op roltoewijzingen in HR Core.

Rapport: Gebruikersconfiguratie Reeds opgeleverd:   In toegangsbeheer is een nieuw rapport gemaakt, wat dit rapport toont zijn alle gebruikers die rechten hebben voor applicaties voor de klant waarin het rapport wordt opgevraagd.    Voorbeeld Voor klant 100 - We zoeken hulp zijn er drie gebruikers werkzaam als administratieve kracht, maar komen van klant 50 - We bieden hulp.    Wanneer klant 100 het rapport gebruikersconfiguratie opvraagt zullen de gebruikers van klant 50 ook zichtbaar zijn met daarbij de applicatie en vanuit welk autorisatie de applicatie is toegekend.   Wanneer de  knop boven de selectie rapport wordt gebruikt, worden alle gebruikers getoond. Een overige keuze is om via de selectie vakjes vooraan bij de gebruikers aan te vinken en dan is via het hamburger menu het rapport op te vragen. Dan worden in het rapport alleen die gebruikers weergegeven die zijn aangevinkt. De kolommen: Klant ID: Klantcode KlantNaam: Naam van de klant voor wie gebruikers rechten hebben Gebruikersnaam: Naam van de gebruiker Gebruiker Geblokkeerd: Indicatie of gebruiker toegang is geblokkeerd Klant ID gebruiker: Klantcode van waar de gebruiker is opgevoerd (ook wel Home tenant genoemd) Klantnaam gebruiker: Naam van de bovenstaande klantcode Autorisatie: De autorisatie van waar applicaties worden toegekend Type Auth: Type authorisatie (Alle gebruikers, Medewerkers, Specifieke gebruikers, Rollen of Multi authorisatie) Applicatie: Naam van de applicatie die is toegekend Rollen: De Applicatie rol die is toegepast Prof: Indicatie of de applicatie in de portal in de professionele tabblad staat Youforce: Indicatie of het een Youforce applicatie is In gebruik: Indicatie of de applicatie vanuit de autorisatie actief is Ja: Applicatie is in gebruik Nee: Applicatie is niet in gebruik omdat de applicatie via een andere autorisatie al in gebruik is.