Releases YouServe

Nieuw Grondslagen CO2 rapportage ( Hotfix 03-02-2025) Waarom  Voor de vastlegging van de elementen die meetellen voor de CO2 rapportage is een nieuwe grondslag aangemaakt en bij een bestaande grondslag standaard een aantal elementen toegevoegd in de grondslag.  Hoe  Instellingen > Berekening > Grondslag Nieuwe grondslag "CO2 Openbaar vervoer declaraties vrije looncomp.": In deze grondslag kunnen vrije looncomponenten worden ingericht die worden gebruikt om openbaar vervoer declaratie te vergoeden. Bestaande grondslag "CO2 Declaratie elementen" In deze Grondslag zijn op nivo Nederland de volgende gegevenselementen voor het vastleggen van km's toegevoegd, die worden gebruikt voor het vergoeden van zakelijke km's: kilometers declaratie aanv. belast 1 - reiskosten kilometers declaratie aanv. belast 2 - reiskosten Kilometers declaratie o.b.v. staffel - Reiskosten OV kilometers declaratie - Reiskosten Zakelijke kilometers CO2 registratie Actie  Wij hebben bovenstaande U kunt de nieuwe grondslag evt verder inrichten met eigen vrije looncomponenten. YouServe toegangsbeheer in HR core HR Core/Payroll Business Inleiding Bij YouServe wordt hard gewerkt aan een eigen Identiteits- en Autorisatie Manager (IAM). Om dit proces eenduidig aan te sturen, is HR Core/Payroll Business leidend voor de werknemersgegevens. Naast de mogelijkheid voor medewerkers om in te loggen in de systemen van YouServe, is er ook functionaliteit ontwikkeld voor medewerkers die nog in dienst moeten treden of al uit dienst zijn, maar bijvoorbeeld nog toegang tot hun salarisdossier nodig hebben. Dit noemen we de "Medewerker Dienstverband Reis" (Employee Journey). Ondersteuning voor de Employee Journey Een belangrijk aspect van de Employee Journey is het gegevenselement "Arbeidsrelatie Status," dat te vinden is in het scherm YouServe Toegang. Dit element kent nu vier waarden, die binnenkort worden uitgebreid naar vijf: 0 - Toekomstig in dienst, geen login vooraf: Wanneer de medewerker al bestaat in HR Core/Payroll Business voor de datum van indiensttreding en er geen begindatum login is, is de status 0. 1 - Toekomstig in dienst, met login vooraf: De medewerker kan inloggen voordat hij of zij in dienst treedt. 2 - Actief dienstverband: Medewerker is momenteel in dienst. 3 - Uit dienst: Medewerker is niet meer in dienst. 4 - Nooit in dienst geweest: Medewerker is aangemaakt maar nooit verschenen (no show). 5 - Uit dienst, kan niet meer inloggen: Toekomstige waarde om de toegang verder te beperken. Deze waarden kunnen in YouServe toegangsbeheer worden gebruikt als filter bij het toekennen van autorisaties. Waarom YouServe streeft naar volledige integratie van HR Core/Payroll Business tot en met het Portaal, waarin elke gebruiker de programma's van YouServe in eigen beheer kan gebruiken. Hiermee wordt de toegang tot de YouServe omgeving vereenvoudigd. Hoe Menu bijvoorbeeld: Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens Klant In dit scherm staan twee gegevenselementen waarmee de Medewerker Dienstverband Reis kan worden ingericht: Aantal maanden login voor indiensttreding: Het aantal maanden dat een toekomstige medewerker eerder kan inloggen. Aantal maanden login na uitdiensttreding: Het aantal maanden na uitdiensttreding dat de medewerker nog kan inloggen. Voor beide elementen geldt dat het gebruik ervan leidt tot extra kosten, die worden meegenomen in de maandelijkse facturatie. Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang Op dit scherm staan de elementen die helpen om te zien E-mail (Zakelijk) Via het scherm Medewerker(s) of Adresgegevens wordt het E-mail zakelijk opgegeven.  Dit is het E-mail dat vanuit de organisatie aan een medewerker wordt gegeven. E-Mail (privé) Via het scherm Medewerker(s) of Adresgegevens wordt het E-mail privé opgegeven. Dit is het E-mailadres dat persoonlijk is van de medewerker E-Mail (login) Op basis van het E-mail Zakelijk, E-mail Privé en de dienstverband status wordt door HR core/Payroll business bepaald wat het E-mail login is.  Medewerker heeft een datum indienst in de toekomst: Email login = Email privé (wordt omgezet naar zakelijk email adres, als de datum indienst is bereikt).  Medewerker in dienst en zakelijk e-mailadres. is gevuld: Email login = Email zakelijk Medewerker in dienst en zakelijk e-mailadres is niet gevuld maar email prive wel : Email login = Email privé Medewerker is uit dienst en privé email is gevuld: Email login = Email privé Medewerker is uit dienst en privé email is niet gevuld maar zakelijk Email wel: Email login = Email zakelijk Indien Geen email prive of zakelijk is gevuld, zal geen email login worden bepaald. Wanneer er geen e-mail login is, zal een medewerker niet in het domein van YouServe kunnen inloggen.   Arbeidsrelatie status Dit veld geeft de status van een medewerker in, er zijn een aantal statussen waaraan een medewerker voldoet: 0 - Toekomstig in dienst, geen login vooraf - Wanneer de medewerker al bestaat in HR core/Payroll business voor de datum in dienst er er is geen begindatum login, is de status 0 1 - Toekomstig in dienst, met login voordat de medewerker in dienst komt. 2 - Actieve dienstverband 3 - Uit dienst 4 - Nooit in dienst geweest, dit is het geval dat een medewerker al aangemaakt is, maar nooit is komen opdagen (no show).  5 - Uit dienst, kan niet meer inloggen  Arbeidsrelatie soort Dit veld geeft weer of een medewerker echt een medewerker is  of een externe. Een medewerker wordt als medewerker aangeduid indien: De medewerker verloond wordt (algemene blokkering = Nee) De Loonaangifte aan staat Aard arbeidsverhouding is niet 11: Uitzendkracht 82 Payrolling 99: Niet van toepassing') Er is een salarisverwerking voor de klant/medewerker Alle andere medewerkers krijgen de indicatie Externe. Medewerker toegangssleutel Hierin wordt de unieke medewerker identiteitscode (GUID) vastgelegd, waarmee de medewerker bekend is in YouServe toegangsbeheer. Begin datum login Dit veld wordt bij berekend bij medewerkers met een arbeidsrelatie status 1 -  Toekomstig in dienst. Als op het scherm Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant de waarde aantal maanden login voor indienst een waarde heeft die groter is dan nu.  Einddatum login Dit veld wordt bij berekend bij medewerkers met een arbeidsrelatie status 3 - uit dienst . Als op het scherm Instellingen > Algemeen > Stuurgegevens klant de waarde aantal maanden login voor na uit dienst een waarde heeft die groter is dan nu.  Type medewerker Type medewerker is een waardenlijst waarin kan worden vastgelegd wat voor soort medewerker een medewerker is, deze inrichting kan in YouServe toegangsbeheer worden gebruikt om autorisaties automatisch aan een medewerker/gebruiker te koppelen.  Het invullen van dit veld gebeurt in het scherm: Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie. Medewerker dienstverband reis (Employee journey) De levenscyclus van een medewerker kent verschillende stappen, zoals weerspiegeld in het gegevenselement "Arbeidsrelatie Status." Specifiek de stappen waarin een medewerker al wel geregistreerd is maar nog niet in dienst is, en wanneer een medewerker uit dienst is maar nog wel kan inloggen, verdient extra aandacht. Toekomstig in dienst Wanneer een medewerker in HR Core wordt vastgelegd, gebeurt dit normaal gesproken op de datum dat de medewerker daadwerkelijk in dienst treedt. Er bestaat echter een mogelijkheid om de medewerker eerder als 'entiteit' aan te maken, terwijl de daadwerkelijke indiensttreding pas later plaatsvindt. Dit wordt geregeld via het gegevenselement "Aantal maanden login voor indiensttreding." Wanneer dit veld een waarde groter dan nul (0) heeft, wordt een begindatum login berekend. Voorbeeld Vandaag = 7 februari  Datum in dienst 1 mei Aantal maanden login voor in dienst komen 1 maand Begindatum login wordt dan ( mei - 1 maand = 1 april De arbeidsrelatie status = 1  Toekomstig in dienst tot  1 mei, dan is het 2 Actief. Bij de workflow "Nieuwe Medewerker" wordt de peildatum opgegeven als 1 mei, zoals standaard gebeurt. Aangezien al bekend is dat de medewerker 1 maand eerder mag inloggen in het YouServe domein, wordt het bestaan van de medewerker in HR Core/Payroll Business 1 maand eerder aangemaakt. In HR Core zul je zien dat sommige velden een ingangsdatum hebben van 1 april en andere velden van 1 mei. Het contract wordt pas aangemaakt vanaf de datum van indiensttreding. Uit dienst en nog mogen inloggen Een medewerker gaat uit dienst, maar mag nog gedurende 1 maand na de uitdienstdatum inloggen. Voorbeeld Vandaag 7 februari Datum uit dienst 7 februari Aantal maanden login na maand uit dienst  1 maanden Bepaling van de Laatste Logindatum: Datum van uitdiensttreding is 7 februari. Het aantal maanden na de uitdienst maand is 1. Er wordt dus gerekend vanaf 1 maart, de eerste maand na het uitdiensttreden. De laatste logindatum wordt dan 1 maart + 1 maand = 1 april. De arbeidsrelatie status veranderd naar "3 - Uit dienst" van 7 februari tot 31 maart en "5 - Uit dienst, geen login" vanaf 1 april. Actie Voorlopig is geen directe actie vereist. YouServe werkt nauw samen met PD&S en Operations om de klanten op tijd live te brengen. Samen met de consultants zal de interface voor YouServe Toegangsbeheer worden geactiveerd en de configuratie in overleg worden bekeken en indien nodig aangepast. Nogmaals: Nu geen actie ondernemen. Gewijzigd en verbeterd Ziek- en herstelmelding in één keer vastleggen (HR Core) (Wens) Er was een wens om het invoeren van een herstelmelding niet mogelijk te maken direct na een ziekmelding, vanwege foutieve registraties die ontstonden. Wij hebben het probleem geanalyseerd en, in plaats van de directe invoer van een herstelmelding onmogelijk te maken, hebben wij het probleem opgelost. Na deze release is het mogelijk om zowel een ziekmelding als een herstel melding direct in te voeren. Deze gegevens kunnen worden ingevoerd via: Medewerker > Ziekte > Ziekteverzuim. Proces rond Wissen persoonsgegevens (AVG) uitgebreid (HR Core & Payroll) Wanneer een medewerker wordt verwijderd via Wissen persoonsgegevens (AVG), zullen na deze release ook de documenten van deze medewerker uit het salarisdossier worden verwijderd. Tot op heden was hier altijd een extra handmatige actie voor nodig in het salarisdossier.  De wissen persoonsgegevens kan worden opgestart via: Workflows > Uitstroom > Wissen persoonsgegevens (AVG). Pensioenregelingen - Toevoegen nieuwe grondslagen (Payroll) Met ingang van 1 januari 2024 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen van de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen. Deze uitbreiding is echter nog niet gedaan in de grondslagen met looncomponenten die voor een bepaalde periode gelden. Deze worden meegenomen bij de berekening van de pensioengrondslag, maar werden niet standaard verhoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overige, die zijn ingericht in de referentietabel van de desbetreffende pensioenregeling. Vanuit onze klanten is de wens geuit om ook voor deze looncomponenten te kunnen bepalen of deze wel of niet, of met een van beide ophogingspercentages verhoogd moet worden voor de pensioengrondslag.  In steeds meer regelingen geldt niet meer dat altijd een standaard inrichting gevolgd kan worden en dus worden er steeds vaker handmatige berekeningen in de systemen gedaan wat maandelijks veel werk met zich meebrengt.   Met ingang van 1 januari 2025 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen met looncomponenten per periode die gelden voor de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen.    Aanpassing in bestaande grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (D) Deze grondslag werkt nog altijd op dezelfde manier en wordt niet opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig.  Nieuwe grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (A) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig. 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (B) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomp. periode (C) = De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage overig Ook hier worden de gebruikelijke payrollelementen aangemaakt zoals deze ook gelden voor de overige grondslagen. Actie Wanneer er looncomponenten per periode zijn die afwijkend opgehoogd moeten worden, dan kan dit ingericht worden met behulp van deze grondslagen. ADVIES: Wij adviseren om deze grondslagen per 1-1-2025 (of later) in te richten, omdat veel regelingen de grondslag vaststellen op basis van het januari inkomen.    Aangiftes - Rapport Aangifte Details (Payroll) Er was een wens om het rapport aangifte details zodanig aan te passen dat deze de laatste actuele waarden laat zien wanneer je het rapport draait met de instelling " Tijdvakken tot en met de gekozen aangifte" bij de optie Selectie tijdvakken.  Met ingang van deze release hebben we het rapport zo aangepast dat deze de actuele waarden laat zien met deze instelling en niet de originele waarden. Door deze aanpassing wordt het makkelijk de actuele data aan te sluiten met de actuele rapportages vanuit de Payroll. Het rapport kan gedraaid worden via Loonaangifte > Rapporten > Aangifte Details. Tevens hebben we de aangifte details aangepast naar de nieuwe standaard en zal het Excel rapport direct geopend worden met een filter en vaste kopregel. Aangiftes - Verduidelijking aanduiding aangifte periode (Payroll) Wanneer er meerdere runs zijn over een en dezelfde periode, door bijvoorbeeld correctieperiodes, of handmatige correcties, is het onduidelijk welke run hoort bij de desbetreffende aangifte. Vanaf deze release hebben we in alle schermen waarbij de tijdvakken worden getoond ook de datum van aangifte en tijdstip vermeld. Zo wordt het eenvoudig om de juiste aangiftes te herkennen. Hierbij tonen we naast de datum ook of deze aangifte hoort bij een correctie voortkomend uit de payroll, dan wel een handmatige correctie betreft. Aangiftes - Verwijderen optie bedrijvenlijst in menu (Payroll) Tot op heden was het mogelijk om een bedrijf te selecteren zoals deze bekend is in Payroll Business. De aangiftes werken echter niet bedrijven maar met onderneming. Om deze verwarring en onnodig selecteren van bedrijven te voorkomen hebben we de optie Bedrijven in het Aangifte menu verwijderd.  Aangiftes - Verbeteringen Herberekening en verzenden aangifte (Payroll) Soms is het nodig, bijvoorbeeld na het toevoegen van afdrachtverminderingen, om een aangifte te herberekenen. Wanneer de aangifte uit meerdere afgesloten runs, dan wel bedrijven bestaat gaat het systeem de aangifte weer opnieuw opbouwen uit al deze afgesloten periodes. Tussen elke afgesloten periode werd er een aangifte klaargezet en was deze in te sturen. Dit was echter nog niet volledig omdat er daarna nog meerdere afgesloten runs worden toegevoegd aan de aangifte. Vanaf deze release zal de knop herberekenen en de knop verzenden niet te selecteren zijn zolang niet alle afgesloten runs zijn verwerkt voor een nieuwe volledige aangifte. Hiermee is het niet meer mogelijk om per ongeluk half aangemaakte aangiftes te verzenden. Aangiftes - Verbetering alleen wijzigingen op ondernemingsniveau (Payroll) Wanneer er alleen een wijziging wordt gedaan in een aangifte periode op ondernemingsniveau ( bijvoorbeeld het toevoegen van eindheffingen WKR) en er is in die periode geen enkele wijziging voor een IKV dan werd tot op heden er geen correctie periode aangemaakt in de Loonaangifte. Vanaf deze release zal ook na het wijzigen van alleen een element op ondernemingsniveau een correctieperiode worden aangemaakt in de Loonaangifte, zonder dat je daar een wijziging op IKV niveau voor hoeft door te voeren als workaround. Aangifte UPA - Vasthouden geselecteerde instantie Als je elke maand naar meerdere instanties een UPA aangiftes stuurt, moest je tot nu toe in de aangifte schermen steeds weer opnieuw de juiste instantie kiezen. Dit gaan we verbeteren: vanaf deze release "onthouden" de schermen de instantie waar je mee bezig bent. Die hoef je dan niet steeds weer opnieuw te kiezen. Dit zul je vanaf deze release merken als je wisselt tussen één van deze drie schermen: Aangifte Collectief verzenden aangiftes Aangifte details Aangifteverwerking Aangifte totalen en afdrachten Mutatieverslag aangifte correcties Verder hebben we in deze release er ook voor gezorgd dat in het scherm Collectief verzenden aangiftes de instantie niet verplicht is. Zodoende kun je de aangiftes van alle instanties in één keer verzenden. Nul aangiftes Uniforme Pensioen aangifte (UPA) met correctie voorgaande periodes (Payroll) Bij het genereren van een UPA bericht, waarbij geen een enkele werknemer meer aan een regeling deelneemt die bij een pensioenfonds hoort, worden er onterecht lege correctieperiodes aangemaakt. Volgens de gegevensspecificatie van de UPA dient er dan een volledig lege aangifte gestuurd te worden, zonder enige werknemer in het bestand. Vanaf deze release hebben we deze bijzonderheid ook dermate aangepast dat deze aangiftes volledig juist worden aangemaakt en ingestuurd kunnen worden.  Aangifte APG - Alleen doorgifte soort inkomen 15 en Aard arbeidsverhouding 01 (Payroll) APG verwacht in de aangifte alleen reguliere medewerkers, waar Soort inkomen 15: Loon, overig en Aard arbeidsverhouding in combinatie met 01: Arbeidsovereenkomst (exclusief BBL) is. Medewerkers (zoals stagiaires) die niet voldeden aan deze instellingen dienden handmatig in het interface scherm geblokkeerd te worden. Tot op heden werden deze wel doorgegeven en moest je zelf de overige medewerkers voor de APG aangifte zelf blokkeren.  Vanaf deze release zullen wij alle medewerkers die niet voldoen aan de specificaties van APG in de payroll al blokkeren, zodat de handmatige actie niet meer nodig is. Mochten er om andere redenen mensen geblokkeerd dienen te worden, dan kan dit nog op de gebruikelijke manier worden gedaan. Aangifte APG - Standaardwaarden Beroepencode (Payroll) Bij APG BOUW en APG SGB moet er een code beroep aangeleverd worden in de APG aangifte. APG heeft een standaard lijst met beroepencodes die aangeleverd mogen worden. Tot op heden wordt er gebruik gemaakt van een conversietabel om de eigen functies om te laten zetten naar een voor APG verwachte beroep. Wanneer niet alle functies juist zijn opgenomen in de conversietabel zorgt dit ervoor dat het systeem geen XML maakt, en is er altijd een herstelactie nodig. Vanaf deze release hebben we op het bedrijfsscherm van de interface (Instellingen / Gegevensuitwisseling / Interfaces / APG Bouw en APG SGB) een nieuw veld gemaakt waar een standaardwaarde voor beroep opgegeven kan worden die meegenomen zal worden in de APG aangifte. Hierdoor is de conversietabel niet meer nodig en zal er altijd een XML gemaakt worden en het bestand direct voldoen aan de specificaties van APG. Aangifte APG - Nieuwe signalen bij negatief aantal uren periode (Payroll) APG staat niet toe dat er in een periode een negatief aantal uren wordt doorgegeven. Dit kan ontstaan in Payroll Business als je bijvoorbeeld meer verlofuren hebt opgegeven dan er uren in die periode voor de medewerker zijn. APG zal dan de aangifte afkeuren. In deze release zijn 5 nieuwe signalen in het signaleringsverslag opgenomen die aangeven dat er een negatief aantal uren is ontstaan. Voor iedere soort aangifte naar APG is er een apart signaal. Dit signaal is van de categorie Pensioenaangifte en ernst Fout. Wanneer een van deze signalen aanwezig is op het signaleringsverslag dienen de grondslagen ( vermeld in de online help ) te worden aangepast. Aangifte APG - Controle door APG en terugkoppeling (Payroll) Zodra een aangifte door APG is ontvangen, stuurt APG een zogenaamd "response-bericht" terug, waaraan je kunt zien of de aangifte kan worden verwerkt, en of de inhoud is goedgekeurd. Deze berichten worden voortaan getoond, zodat je kunt zien wat de status is, en zodat je eventueel kunt ingrijpen als dat nodig is. Tot op heden werden de response berichten nog niet getoond in Payroll Business en was je altijd afhankelijk van de berichtgeving in het portaal van APG. De response zal hetzelfde getoond worden zoals deze ook zichtbaar is voor de UPA en de Loonaangifte.  Ook zal, wanneer het bericht verwerkt is met meldingen, er een specificatie te downloaden zijn in Excel. Alle dagelementen weer zichtbaar bij conversieregel externe mutaties Beheer > Externe mutaties > Conversieregel Bij het maken van een conversieregel kon je sommige dagelementen niet selecteren. Dit is opgelost: alle elementen zijn nu selecteerbaar.   Opgeloste meldingen Verlofregeling wordt niet altijd getoond binnen Self Service (change 7826313) (HR Core) Oorzaak Wanneer de verlofregeling op bedrijfsniveau is vastgelegd, wordt deze automatisch overgenomen door de medewerker als er geen afwijkingen zijn. Dit proces staat bekend als het gebruik van "opgeschakelde waarden." In het geval van een opgeschakelde waarde werd deze eerder niet getoond binnen Self Service. Oplossing  Er is een wijziging doorgevoerd waardoor ook opgeschakelde waarden nu zichtbaar zijn binnen Self Service. Nadat een mutatie bij een medewerker wordt doorgevoerd, zal vanaf deze release ook de opgeschakelde verlofregeling worden meegestuurd en weergegeven. Houd er rekening mee dat het enige tijd kan duren voordat de verlofregeling voor alle medewerkers in Self Service beschikbaar is. Invoeren van speciale tekens binnen Vergoedingen en inhoudingen (dagvergoedingen) nu mogelijk (Change 7553926) (Payroll) Oorzaak   Op de pagina Vergoedingen en Inhoudingen (dagvergoedingen) was het eerder niet mogelijk om speciale tekens in te voeren of te zoeken naar woorden die dergelijke tekens bevatten. Oplossing Het is nu mogelijk om op de pagina te zoeken met behulp van de volgende speciale tekens: &, @, #, $, %, ^, *, (, en ). UPA aanvullend geboorteverlof uren (7680362) (Payroll) Oorzaak In periode 1 van 2025 werd het payrollelement "UPA verlof uren (aanv geb verlof)" niet juist berekend en doorgegeven richting UPA. Hierdoor werden er cumulatieve uren doorgegeven in plaats van de gewenste uren over de periode. Oplossing Vanaf deze release wordt met ingang van periode 1 het payrollelement correct berekend. Hier is geen extra actie voor nodig. In de eerstvolgende aangifte zal er een correctieperiode worden aangemaakt in de pensioenaanlevering waarbij alsnog de juiste uren worden doorgegeven over periode 1. Verwekingsverslag toont onjuiste waarden bij periodes met aanvullende verwerking (7655771) (Payroll) Oorzaak Wanneer je een verwerkingsverslag payroll probeert te draaien over een periode waarin ook een aanvullende run is gedraaid geeft deze de verkeerde data. Voor medewerkers die in zowel de aanvullende run als in de gewone run resultaat hebben werden de resultaten uit de gewone run niet meer getoond in het rapport. Oplossing Vanaf deze release is de rapportage zo aangepast dat deze wel weer alle data van de originele run laat zien. Datum notatie binnen Adhoc niet consistent. (change 7575655) (HR Core & Payroll) Oorzaak Bij het genereren van een Adhoc-rapport werd soms de datum weergegeven met een tijd erachter. Dit gebeurde wanneer je een bedrijf in de selectie had opgenomen waarbij de gekozen output geen waarde had. Oplossing  De configuratie is aangepast zodat bij datumvelden nu alleen de datum wordt weergegeven, zonder een tijdsaanduiding erachter. UPA onterecht ingezonden bij instelling op Nee " Automatisch inzenden" Oorzaak Wanneer je voor een onderneming het pensioenbestand naar meerdere instanties moet versturen kun je per instantie kiezen of je het bestand automatisch wilt laten inzenden. Wanneer je bij 1 van de instanties deze optie gebruikt werd voor alle instanties het bericht automatisch verzonden, ook al was de instelling voor een ander bericht "Nee" . Oplossing  De code is aangepast dat vanaf nu alleen de instantie automatisch wordt verzonden als de instelling "automatisch zenden "op ja staat. Looncomponent inhouding "Flow" aangepast van netto naar bruto (56648303) (Payroll) Oorzaak Voor klanten vallen onder de CAO Woondiensten (833) en gebruik maken van de Interface APG SPW werd tot nu toe de inhouding FLOW als onbelast looncomponent berekend. Vanaf 01-01-2025 is dit gewijzigd naar een bruto belaste inhouding. Oplossing  Om gebruik te maken van de bruto inhouding is voor deze CAO de referentietabel voor Pensioen benoemd Extra (04) ingericht. Deze is gekoppeld aan de Interface APG SPW, zodat aan APG de correcte gegevens van de FLOW premie worden doorgegeven. Om de berekening en aangifte juist te laten verlopen dien je de arbeidsvoorwaarde van de netto inhouding (Opleidingsfonds) per 01-01-2025 te verwijderen bij de medewerkers. Vervolgens kan de nieuwe arbeidsvoorwaarde  Pensioen Extra worden toegevoegd voor de betreffende medewerkers zodat er vanaf 01-01-2025 de inhouding bruto berekend zal worden.   APG BOUW BEXC weer actief per 1-1-2025 (Payroll) Oorzaak Vanuit APG hadden wij doorgekregen dat het product voor de Beter excedent (de BEXC-premie) gestopt was per 1-1-2025. Het product werd waarom ook niet meer berekend in de Payroll en niet meer aangeleverd in de APG aangifte. Uit nadere informatie blijkt dat dit product nog een half jaar vrijwillig door kan lopen en in de aangifte aangeleverd dient te worden. Oplossing In deze release is het met ingang van 1-1-2025 mogelijk dat de BEXC-premie weer aangeleverd wordt in de APG aangifte, Wanneer de premie normaal berekend is op de strook, dan adviseren wij om bij de eerste volgende salarisverwerking na de release een geavanceerde salarisberekening te doen per 1-1-2025. Medewerker onterecht in APG aangifte en Signalering Medewerker gekoppeld aan ABP maar geen pensioenln onterecht gegeven (7822075) (Payroll) Oorzaak Op het signaleringsverslag werd het signaal Medewerker gekoppeld aan ABP maar geen pensioenln gegeven wanneer een medewerker uit dienst was en nog een betaling ontving. Ook in een bepaalde situatie kwam de medewerker die uitdienst was onvolledig en onterecht in de APG aangifte. Oplossing Met ingang van 1-1-2025 worden medewerkers die uitdienst zijn automatisch geblokkeerd in de periode na uitdienst via het veld Blokkeren interface APG (pensioenuitvoerder) in het interfacescherm Periodieke interface APG (pensioenuitvoerder). Door deze blokkering wordt het signaal ook niet meer naar voren na uitdienst. (NB. De pensioenuitvoerder kan ABP, SGB, SPW, Bouw of PFAB zijn.)  

Ter voorbereiding op het vernieuwde toegangsbeheer, ondersteunen we met Salarisdossier, naast het bestaande PING ID, nu ook Visma Connect.   Indien je via het portaal naar Salarisdossier navigeert, verandert er niets. Echter, als je gebruikmaakt van de directe link om naar Salarisdossier te gaan, zal vanaf maandagavond 24-02-2025 een tussenscherm getoond worden. Hierin dient de gebruikersnaam ingevoerd te worden, waarna de gebruikelijke route vervolgd kan worden.     Voor verdere informatie met betrekking tot het toegangsbeheer verwijzen we jullie naar: https://community.visma.com/t5/Nieuws-YouServe/YouServe-toegangsbeheer-wordt-vernieuwd/ba-p/671843    

Mededelingen Onderhoudsbericht tijdens release en hotfix (HR Core & Payroll)  Tijdens het uitrollen van een release en/of een hotfix wordt er vanaf deze release een onderhoudsbericht getoond met de volgende tekst:   Wegens gepland onderhoud is het op dit moment niet mogelijk om in te loggen. We zijn bezig met het onderhoud en zorgen ervoor dat je snel weer toegang hebt. Excuses voor het ongemak en bedankt voor je geduld! Zodra het onderhoud gereed is, is het mogelijk om weer in te loggen in het systeem.  Wijziging in de afzender van verstuurde mail (HR Core & Payroll)  In deze release is de afzender van de e-mails die vanuit het systeem worden verzonden gewijzigd naar:  noreply@youserve.nl. Het is belangrijk om binnen je eigen organisatie te controleren of deze e-mails niet als spam worden gemarkeerd. Zorg ervoor dat de juiste whitelisting maatregelen zijn genomen om een vlotte communicatie te garanderen. Wet- en regelgeving Wijziging XML formaat voor betalingen (Payroll) Waarom De European Payments Council heeft wijzigingen aangekondigd in het XML formaat waarmee betalingen doorgegeven kunnen worden aan de banken, de zogenaamde SEPA Credit Transfers. Het officiële plan dat men gebruikt om deze wijzigingen door te voeren heet "Rulebook 2023". Het gewijzigde formaat wordt SEPA XML versie 2019 genoemd, maar de officiële naam is PAIN 001.001.09. Vanaf deze release is deze wijziging beschikbaar. Je bepaalt zelf in overleg met je bank wanneer je dit in gebruik neemt. Let op: vanaf 22 november 2025 hoeven de banken het oude formaat niet meer te ondersteunen. Stap dus in de loop van 2025 over naar het nieuwe formaat! Hoe Gebruikersgroep Betalingen > Instellingen > Betaalrekening In dit scherm zie je de eigenschappen van de betaalrekeningen die jouw organisatie gebruikt. De Betaalroute bepaalt waar de betalingen naar toe gestuurd worden. Hier is een nieuw element beschikbaar: SEPA Credit Transfer formaat. Deze hebben we standaard op het oude formaat gezet (PAIN 001.001.03), dus er verandert in eerste instantie niets. Pas als jij zelf het formaat wijzigt naar PAIN 001.001.09 zal het nieuwe formaat vanaf dat moment toegepast worden, voor alle betalingen vanaf die betreffende rekening. Actie Als jij verantwoordelijk bent voor het aanmaken van de betaalbestanden, overleg dan met degene die de bestanden verwerkt: dat kan bijvoorbeeld een collega zijn die de bestanden inleest in een betaalapplicatie. Maar als je het betaalbestand rechtstreeks naar een bank stuurt, neem dan contact op met de bank. Controleer of de ontvangende partij klaar is voor het nieuwe SEPA formaat, zodat je deze eventueel vast kan omzetten. Als er twijfel is, of gewoon als je extra voorzichtig wilt zijn, stap dan over bij het afsluiten van een aanvullende payroll verwerking, of als er een tussentijdse betaling plaatsvindt. Zodoende loopt de maandelijkse betaling van alle salarissen geen enkel risico. De bank kan je eventueel meer informatie over dit onderwerp geven. Ook zijn er algemene publicaties over het onderwerp, bijvoorbeeld: European Payments Council: https://www.europeanpaymentscouncil.eu/document-library/rulebooks/2023-sepa-credit-transfer-rulebook-version-11 Betaalvereniging Nederland: https://www.betaalvereniging.nl/betalingsverkeer/standaardisatie/sepa-xml-v2019/ Terugkoppeling afgekeurde betalingen (Worldline CPS) (Payroll) Waarom Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor organisaties die de betalingen verwerken via Worldline CPS. Worldline controleert de betaalbestanden, en stuurt een antwoord terug als één of meer betalingen niet verwerkt kunnen worden. Dit kan bijvoorbeeld in onderstaande situaties voorkomen: Bijvoorbeeld als een medewerker per ongeluk een verkeerde BIC code heeft opgegeven, dan wordt die specifieke betaling afgekeurd.  Ook zijn er situaties waarbij het hele bestand wordt afgekeurd, bijvoorbeeld als er een verkeerd rekeningnummer voor de afschrijvingen is opgegeven. Wanneer bovenstaande zicht voordeed, werd je tot nu toe door ons benaderd. Vanaf deze release gaat dit automatisch, op het e-mailadres (indien aanwezig) dat is opgegeven voor de signalering betalingen. Hoe Gebruikersgroep Betalingen > Beheer > Controleren betaalbestanden Als er één of meer betalingen zijn afgekeurd, krijg je in dit scherm een duidelijke waarschuwing te zien (een rood kruis). In de detailweergave zul je bij het tabblad Verzending en verwerking kunnen zien dat er een terugkoppeling is binnengekomen. In het bijbehorende XML bericht kun je in dat geval zien wat de foutmeldingen zijn. De manier waarop banken eventuele foutcodes in de XML verwerken is niet uniform: Als je hier foutcodes ziet kun je daarom het beste bij je bank navragen wat de foutmelding precies betekent.   Gebruikergroep Betalingen > Instellingen > Betaalrekening In dit scherm zie je de eigenschappen van de betaalrekeningen die jouw organisatie gebruikt. Als bij Betaalroute de keuze Worldline CPS is ingevuld, dan betaal je via Worldline. Onderaan kun je een e-mail adres opgeven. Op het moment dat er betalingen zijn afgekeurd krijg je automatisch een bericht op dit mail adres.   Actie Als jouw organisatie de betalingen via Worldline verzorgt, controleer dan of de instellingen voor het signaleren van afkeuringen zijn ingevuld: Afkeuring betalingen signaleren (Worldline): vul hier Ja in E-mail signalering betalingen (Worldline): vul hier het gewenste e-mailadres in Nieuw Rapport overzicht WAZO, WIEG en OSV (HR Core) Waarom Op verzoek van klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld dat een overzicht biedt van medewerkers voor wie tijdens een specifieke periode gegevens met betrekking tot Zwangerschaps- en Bevallingsverlof (WAZO), Aanvullend Geboorteverlof (WIEG), of Ouderschapsverlof (OSV) zijn geregistreerd. Dit rapport met de basisgegevens van al deze vastgelegde verlofsoorten en bijbehorende informatie werd tot nu toe vaak nog specifiek gemaakt in ons Management Informatie rapportage tool ( MI). Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht WAZO, WIEG en OSV Dit rapport levert een overzicht van medewerkers voor wie in een bepaalde periode WAZO-gegevens zijn geregistreerd, evenals gegevens over aanvullend geboorteverlof of ouderschapsverlof. Eventuele ziekteregistraties die voorafgaand aan een WAZO-periode aansluiten, worden ook weergegeven. Het rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een aanvraag op klantniveau moet worden gespecificeerd voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Het rapport houdt rekening met de instellingen zoals aangegeven in het scherm HR Stuurgegevens (te vinden onder Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens). Het rapport bestaat uit vijf tabbladen: Tabblad Kindgegevens Op dit tabblad worden kinderen weergegeven die jonger zijn dan 6 maanden, of waarvoor het veld 'Ouderschapsverlof opnemen' op 'Ja' staat en het kind jonger is dan 8 jaar. Tabblad WAZO Dit tabblad toont medewerkers waarvoor een WAZO is geregistreerd binnen de aangegeven periode. Alle velden die beschikbaar zijn in het scherm 'Zwangerschaps- en Bevallingsverlof (WAZO)' worden hier weergegeven. Niet alle velden hoeven per se ingevuld te zijn. Indien er een ziekteregistratie is in verband met de zwangerschap voorafgaand aan de WAZO-periode, dan wordt deze ook weergegeven. Tabblad WIEG Op dit tabblad worden medewerkers weergegeven die in de opgegeven periode aanvullend geboorteverlof hebben opgenomen. Als er meerdere opnames van aanvullend geboorteverlof door één medewerker zijn, verschijnt deze medewerker meerdere keren in het rapport. Saldo's kunnen dus meerdere keren worden getoond, maar de begin- en einddatum van het verlof en de opgenomen uren kunnen verschillen. De kolom 'Aantal uren opgenomen' toont het totale aantal uren van de gehele verlofopname, wat meer kan zijn dan de periode waarvoor het rapport werd opgevraagd. Tabblad OSV Op dit tabblad worden medewerkers weergegeven die in de opgegeven periode ouderschapsverlof (zowel betaald als onbetaald) hebben opgenomen. Net als bij het WIEG-tabblad zal het saldo meerdere keren worden getoond als een medewerker meerdere verlofopnamen heeft; echter, de begin- en einddatum van het verlof en de opgenomen uren kunnen verschillen. De kolom 'Aantal uren opgenomen' toont het totale aantal uren van de gehele verlofopname, wat meer kan zijn dan de periode waarvoor het rapport werd opgevraagd.   Tabblad Raport-parameters Dit tabblad toont een overzicht van de opgegeven parameters van dit rapport. Actie Dit rapport kan worden opgevraagd wanneer er een overzicht gewenst is van de medewerkers die in de opgegeven periode gebruikmaken van de Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG), Ouderschapsverlof (OSV) of van Zwangerschaps- en/of bevallingsverlof (WAZO). Terugzetten van een backup in de API Configuratie (HR Core & Payroll) Waarom Vorige maand is in de delivery update een demo gepresenteerd van de API Configuratie. Met deze functionaliteit is een uitbreiding gemaakt, waardoor het mogelijk is de configuratie van alle bestanden naar een specifieke datum terug te zetten.  Hoe Hulpmiddelen >Inrichting terugzetten In het menu aan de linkerkant is er een optie "Hulpmiddelen" toegevoegd, waaronder de mogelijkheid om de inrichting terug te zetten naar een specifieke datum. Het is belangrijk te weten dat de back-ups van de bestanden 's nachts worden gemaakt tussen 00:00 en 02:00. Je kunt maximaal een back-up van 30 dagen geleden herstellen. Let op: de back-up wordt voor alle bestanden teruggezet. Het is niet mogelijk om slechts één van de bestanden afzonderlijk terug te zetten. Actie Onder "Hulpmiddelen" en vervolgens "Inrichting Terugzetten", kies de gewenste dag om de back-up terug te kunnen zetten. Gewijzigd en verbeterd Ad-hoc rapportage verbeteringen (HR Core & Payroll) In de release van december 2024 hebben wij een verbetering van de ad-hoc rapportage naar productie gebracht. Echter, vanwege performance problemen moesten deze aanpassingen worden teruggedraaid. Inmiddels is er een verbetering doorgevoerd, waardoor het rapport niet langer voor performance problemen zal zorgen. Hieronder de tekst die in december 2024 werd gepubliceerd: Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum. Actie De Ad-hoc rapportage opvragen. Payroll berekening voor medewerkers langer dan 2 jaar uitdienst (Payroll) Waarom Alle medewerkers, inclusief de medewerkers die uit dienst zijn, werden standaard geselecteerd voor de payrollberekening van de huidige periode, hoewel er uiteindelijk geen berekening hoefde te worden gedaan. Dit kan in sommige situaties zorgen voor extra lange doorlooptijden van de salarisverwerking wanneer je veel verloop hebt in een bedrijf. Om de doorlooptijden van de payroll te verbeteren zullen we alle medewerkers die voor 1-1-2024 uit dienst zijn gegaan niet meer standaard meenemen in de salarisberekening. Als het toch nodig is dat deze medewerkers nog een berekening moeten krijgen, is het mogelijk om dit aan te sturen via een nieuw gegevenselement. Hoe Medewerker > Medewerker > Arbeidsrelatie Op het scherm Arbeidsrelatie is het nieuwe gegevenselement "Payroll berekening medewerker uitdienst" toegevoegd. Als dit element de waarde "Ja" heeft dan wordt er ook voor medewerkers die langer dan 2 jaar uitdienst zijn een payrollberekening uitgevoerd. Actie Standaard worden de medewerkers zoals hierboven benoemd niet meer meegenomen in de salarisverwerking. Voor medewerkers die langer dan 2 jaar uitdienst zijn en toch een payroll berekening moeten krijgen kun je bovenstaand element op "Ja" zetten. Signaleringsverslag (Payroll) Waarom Om het signaleringsverslag ook op klantniveau beschikbaar te maken, hebben we enkele aanpassingen doorgevoerd. Bovendien hebben we het opvragen van het verslag gebruiksvriendelijker gemaakt door het selecteren van periodes te vereenvoudigen. Met deze wijzigingen is dit rapport in lijn gebracht met de werkwijze die we hanteren voor nieuwe rapporten. Zo is in Excel de kopregel vastgezet en staat filtering standaard ingeschakeld. De inhoud van het rapport is onveranderd gebleven. Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Het vernieuwde rapport kan nu zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau moet worden aangegeven voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Doordat meerdere bedrijven geselecteerd kunnen worden, is het noodzakelijk dat de periodiciteit voor de geselecteerde bedrijven gelijk is. Als dat niet het geval is, kan het voorkomen dat periodes worden geselecteerd waarvoor nog geen data beschikbaar is, waardoor er geen data in het rapport wordt getoond. Actie Geen extra actie nodig, vanaf nu kan het rapport op de verschillende niveaus gedraaid worden. Uitbreiding voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen vast en variabel en doorgifte aan UPA (Payroll) Waarom In de voorgaande release is het voor een aantal arbeidsvoorwaarden van pensioen vast en variabel mogelijk gemaakt om de pensioenopbouw tijdens verlof te laten doorlopen. Zie ook de release notes hierover van release 2025-01. Binnen deze release is het aantal arbeidsvoorwaarden van pensioen vast en variabel, waarvoor dit mogelijk is verder uitgebreid.  Hoe De aanpassingen hiervoor zijn tevens uitgevoerd voor de volgende vaste arbeidsvoorwaarden:  Vroegpensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA Hiaat met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA Hiaat extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). en voor de volgende variabele arbeidsvoorwaarden: VUT met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA hiaat met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). WIA hiaat extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). AOP met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte en bovengenoemde arbeidsvoorwaarden zijn hiervoor van toepassing, dan dien je gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit. Zie ook de release notes 2025-01 voor een nadere uitleg van deze functionaliteit.  Verlofuren Pensioen doorgeven in UPA aangifte (Payroll) Waarom In de uniforme pensioenaangifte wordt verwacht dat de verlofuren apart doorgegeven worden, wanneer de premie opbouw over het verlof voortgezet wordt. Ter voorbereiding hierop zijn in de release van 2025-01 de pensioenregelingen aangepast.  Hoe Vanaf 1-1-2025 worden nu de verlofuren waarmee rekening is gehouden bij de berekening van de pensioenregeling doorgegeven in de uniforme pensioen aangifte. Voor periode 01-2025 zal dit indien nodig met terugwerkende kracht doorgegeven worden. Actie Wanneer er gebruik gemaakt wordt van de uniforme pensioenaangifte, dan zal de pensioenregeling (mogelijk) aangepast moeten worden, wanneer er sprake is van voortzetting bij verlof. Zie hiervoor de release notes van 2025-01. De doorgifte van de uren zal na inrichting automatisch gaan met terugwerkende kracht januari 2025. Dit kan betekenen dat er in de aangifte van februari een correctie aangifte zit over de eerste periode van 2025.  Voor het doorgeven zelf in de pensioenaangifte is geen extra actie nodig. Uitbreiding Kopen, verkopen, verrekenen dagen/uren met Uren verkopen 3 (Payroll) Waarom Bij sommige klanten is er behoefte om een derde variant te hebben voor uren verkopen. Hoe Bij de arbeidsvoorwaarde Kopen, verkopen, verrekenen uren/dagen is er nu een 3de mogelijkheid om uren te verkopen; net zoals bij verkopen uren en verkopen uren 2 kan je de keuze maken uit uurloon standaard, uurloon 2, 3, 4, 5 en vast. Deze keuze maak je op het scherm met bedrijfsinstellingen. Bij de medewerken kan je de te verkopen uren als periode element of als dag element opvoeren. Actie De nieuwe elementen voor verkopen 3 zijn per 1 januari 2025 beschikbaar gesteld en mogelijk te gebruiken. Opgeloste meldingen  OrgSight laat functiecodes zien ipv Functienamen (change 7398219) (Hotfix 13-01-2025) (HR Core & Payroll) Melding In orgsight wordt de functie naam niet weergegeven, maar staat er een code. Oplossing In sommige situaties kon het voorkomen dat er een code getoond werd in plaats van de omschrijving. Dat is op 13 januari opgelost. Actie Bij het openen van OrgSight dienen de functieomschrijvingen getoond te worden. Geen verdere actie noodzakelijk. Autorisatie op bedrijf selectie werk niet volledig door bij het bureaublad (Change 7553814) (HR Core) Waarom Bij een medewerker is ingesteld dat deze maar twee bedrijven mag zien in de autorisatie van de gebruiker. Echter, op het bureaublad worden ook medewerkers getoond die niet binnen de desbetreffende bedrijven vallen. Hoe Met deze release hebben wij het bureaublad zo aangepast dat alleen de medewerkers worden getoond van een bedrijf waarvoor autorisatie bestaat. Het is niet mogelijk om een overzicht voor de volledige klant hier te zien; de gegevens kunnen alleen per bedrijf worden getoond.  Actie Er is geen verdere actie vereist. Instellingen van de waardes in profielen (Change 7328153) (Payroll) Melding Instellingen > Vastlegging > Profielen  Binnen een profiel waren de instellingen voor het code-element niet consistent met de instellingen in het arbeidsvoorwaardenscherm. Dit beperkte de invoer tot waarden met maximaal 2 decimalen. Oplossing In deze release zijn de instellingen van elementen aangepast zodat ze overeenkomen met die in het arbeidsvoorwaardenscherm. Hierdoor is het nu mogelijk om waardes met bijvoorbeeld 1, 3 of 5 decimalen in te voeren. Actie Na deze release kun je waarden met de juiste precisie invoeren in de profielen. Vreemde omschrijving in het signaleringsverslag (Change 7606310) (Payroll) Waarom Vanaf periode 01-2025 kon het voorkomen dat op het signaleringsverslag de melding AOW gerechtigde werknemer: werkn. verz. foutief werd gegeven voor een medewerker die inmiddels al uitdienst was. Hoe Met deze release hebben wij het signaal aangepast dat deze signalering onder de juiste condities afgaat. Actie Er is geen verdere actie vereist.  

Hier vind je de dagen waarop de YouServe releases in 2025 zijn gepland. Tijdens de releases op zaterdag zijn de applicaties tijdelijk niet beschikbaar. Op de geplande zondagen vinden de maandelijkse (security) patches op de Infrastructuur plaats. Hierdoor zijn de applicaties niet beschikbaar tussen 18.00 en 24.00 uur.  Op de geplande dinsdagen vindt onderhoud plaats aan het netwerk. De applicaties blijven beschikbaar, maar er kunnen voor kortere momenten onderbrekingen zijn. Dit onderhoud vindt plaats tussen 20.00 en 24.00 uur. Voor de zaterdag releases melden we vooraf welke producten die dag een release hebben, via onze maandelijkse berichten in Releases.  De release kalender 2025 van Visma Raet vind je hier   Januari 2025   1 2 3 4 5   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22 29   Do 2 9 16 23 30   Vr 3 10 17 24 31   Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26         Februari   5 6 7 8 9   Ma   3 10 17 24   Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28   Za 1 8 15 22     Zo 2 9 16 23         Maart   9 10 11 12 13   Ma   3 10 17 24 31 Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28   Za 1 8 15 22 29   Zo 2 9 16 23 30       April   14 15 16 17 18   Ma   7 14 21 28   Di 1 8 15 22 29   Wo 2 9 16 23 30   Do 3 10 17 24     Vr 4 11 18 25     Za 5 12 19 26     Zo 6 13 20 27         Mei   18 19 20 21 22   Ma   5 12 19 26   Di   6 13 20 27   Wo   7 14 21 28   Do 1 8 15 22 29   Vr 2 9 16 23 30   Za 3 10 17 24 31   Zo 4 11 18 25         Juni   22 23 24 25 26   Ma   2 9 16 23 30 Di   3 10 17 24   Wo   4 11 18 25   Do   5 12 19 26   Vr   6 13 20 27   Za   7 14 21 28   Zo 1 8 15 22 29       Juli   27 28 29 30 31   Ma   7 14 21 28   Di 1 8 15 22 29   Wo 2 9 16 23 30   Do 3 10 17 24 31   Vr 4 11 18 25     Za 5 12 19 26     Zo 6 13 20 27         Augustus   31 32 33 34 35   Ma   4 11 18 25   Di   5 12 19 26   Wo   6 13 20 27   Do   7 14 21 28   Vr 1 8 15 22 29   Za 2 9 16 23 30   Zo 3 10 17 24 31       September   35 36 37 38 39 40 Ma   1 8 15 22 29 Di   2 9 16 23 30 Wo   3 10 17 24   Do   4 11 18 25   Vr   5 12 19 26   Za   6 13 20 27   Zo   7 14 21 28       Oktober   40 41 42 43 44   Ma   6 13 20 27   Di   7 14 21 28   Wo 1 8 15 22 29   Do 2 9 16 23 30   Vr 3 10 17 24 31   Za 4 11 18 25     Zo 5 12 19 26         November   44 45 46 47 48   Ma   3 10 17 24   Di   4 11 18 25   Wo   5 12 19 26   Do   6 13 20 27   Vr   7 14 21 28   Za 1 8 15 22 29   Zo 2 9 16 23 30       December   48 49 50 51 52 1 Ma   1 8 15 22 29 Di   2 9 16 23 30 Wo   3 10 17 24 31 Do   4 11 18 25   Vr   5 12 19 26   Za   6 13 20 27   Zo   7 14 21 28    

Mededelingen Jaarwerk 2025 In de release van zaterdag 28 december zitten alle nieuwe rekenregels en tabellen van 2025.  Voor verdere informatie over alle wijzigingen rondom het jaarwerk verwijzen we je graag naar de reeds gepubliceerde kennisartikelen   Vooraankondiging Jaarovergang Veelgestelde vragen Jaarovergang Jaarovergang verlof Nieuw CO2 Registratie - CO2 Rapport Jaaraantallen Waarom Wanneer je in 2024 de CO2 registratie hebt moeten doen, anders dan de Enquête) dan heb je een jaarrapport nodig met alle jaaraantallen. Deze worden gebaseerd op alle dagelementen die met een verbijzondering CO2 zijn opgegeven. Het Rapport CO2 Jaaraantallen werkt op basis van 2 grondslagen om de juiste waardes te tonen in het de juiste kolommen. Naast de 2 grondslagen worden in de kolom Woon-Werk ook altijd de kilometers geteld van de dagelementen "afwijkende reisdagen en Correctie reisdagen".     Hoe  Instellingen > Berekening > Grondslag > CO2 Declaratie elementen Wij hebben hier reeds de 10 declaratie elementen vanuit de arbeidsvoorwaarden reiskosten toegevoegd. Zijn er nog meer elementen vanuit de arbeidsvoorwaarden reiskosten die je hebt gebruikt om de CO2 te registreren kun je deze toevoegen met een peildatum van 1-7-2024. Afhankelijk van de keuze die is gemaakt bij de verbijzondering zullen de aantallen hiervan in 1 van de 3 daarvoor bestemde kolommen komen. Instellingen > Berekening > Grondslag > Privé verbijzondering Zak. km Mocht je declaratie elementen, vanuit de arbeidsvoorwaarden Reiskosten, gebruiken als Woon werk registratie en NIET voor declaraties dan kun je deze hierin toevoegen met een peildatum van 1-7-2024. Deze worden altijd meegenomen in de kolom" Woon/Werk"  Rapporten: CO2 Aangifte > CO2 Rapport Jaaraantallen Kies hier een jaartal waarvoor je het rapport wilt draaien en te kiezen waar je dit rapport wilt zien ( mijn Rapporten / Gedeelde rapporten ) Actie  Als je de CO2 registratie hebt gedaan voor 2024 is het belangrijk dat bovenstaande grondslagen goed te vullen. Het vullen van de grondslagen met de juiste peildatum is voldoende. Er is geen berekening nodig om het rapport daarna juist te laten tonen. Salarisdossier - Alle salarisspecificaties in één PDF  Waarom Op verzoek van klanten bieden we vanaf deze release de mogelijkheid om een verzamel PDF van de stroken in het dossier te laten landen. Daarmee is het niet meer nodig om alle stroken apart aan te vinken en deze te downloaden.  Hoe  Deze functionaliteit is voor iedereen beschikbaar. Administratiekantoren dienen onderstaande acties uit te voeren om dit te activeren. Administratiebeheer: Instellingen > Rapportage > Rapportsjablonen Hier kun je een nieuw rapportsjabloon aanmaken voor het rapport Salarisspecificaties (verzamel PDF) door middel van het plusje bovenin. Geef eventueel aan of en hoe de specificaties gegroepeerd moet worden (bijvoorbeeld per afdeling) en sla het sjabloon op. Administratiebeheer: Instellingen > Rapportage > Rapportageprofielen Het sjabloon dat je via bovenstaande actie hebt aangemaakt kun je vervolgens aanvinken in éen van de rapportageprofielen. Klantbeheer: inrichting > Gegevensuitwisseling > Interfaces  Mocht je niet meer weten welk rapportageprofiel door een bedrijf gebruikt wordt, dan kun je dit hier terug vinden, bij de interface Automatische rapportage Salarisdossier > Documenten > Medewerker > Salarisspecificaties (verzamel PDF) Op deze plek in het dossier wordt de verzamel PDF vanaf de januari afsluiting geplaatst. Actie  Als je als administratiekantoor zelf rapportageprofielen hebt ingericht kun je het rapport zelf toevoegen. Het rapport Salarisspecificaties (verzamel PDF) zal automatisch in de rapportageprofielen worden toegevoegd die door YouServe worden onderhouden.   Salarisdossier - Alle documenten van één periode in één keer downloaden Waarom Klanten vroegen ons om een optie te maken waarmee je alle documenten van een salarisperiode in één keer in een zip file kunt downloaden. Hoe  Salarisdossier: Beheer > Importverslag Kies in het tabblad Filter een jaartal en een salarisperiode, bijvoorbeeld 2025-01, en ga naar het tabblad Resultaten Hier zie je alle imports die voor deze periode hebben plaatsgevonden, met vermelding van de herkomst, bijvoorbeeld Salarisspecificatie proces, Betaalproces, Automatische rapportage en Journaalpostverwerking. Selecteer alle imports door het vinkje in de kopregel aan te klikken. Klik op de knop Download. Als resultaat krijg je in je download folder een zip file met daarin alle documenten van de opgegeven periode. Actie  Er is geen actie nodig.  Rapport Overzicht jubilea (HR Core) Waarom Op verzoek van klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld dat een overzicht geeft van medewerkers die in een specifiek jaar een jubileummoment hebben. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht jubilea Dit rapport biedt een overzicht van de medewerkers die in het betreffende jaar een jubileummoment hebben. Standaard zijn de jubileummomenten 5, 12,5, 25, 40 en 50 beschikbaar. Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau dient te worden gekozen voor welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Daarnaast kan er gekozen worden om extra elementen of een groepering aan het rapport toe te voegen. Peildatum is bedoeld voor het ophalen van de eventueel gekozen Elementen en/of voor het Groeperen. Met de peildatum worden deze gegevens op die datum getoond. Voor het jubileummoment betekent de peildatum feitelijk een peiljaar. Ligt de peildatum in 2024 (zoals 15-04-2024), dan worden de jubileummomenten voor het volledige jaar 2024 getoond. Hetzelfde principe geldt voor een peildatum in 2025. Ligt de peildatum in 2025 (zoals 01-01-2025), dan worden de jubileummomenten voor het volledige jaar 2025 getoond. Actie  Indien het rapport voor een ander jubileummoment moet worden gedraaid, is het mogelijk deze aan te passen. Met de plusknop kan een jubileummoment worden toegevoegd. Dit kunnen hele jaren zijn (bijvoorbeeld 10), of halve jaren (bijvoorbeeld 10,5). Wanneer een bestaand jubileummoment uit de lijst niet wenselijk is op het rapport, dan is het mogelijk deze te verwijderen door achter het jubileummoment op de x-knop te klikken.  Eventuele aanpassingen zullen bij het 'Rapport uitvoeren' worden meegenomen. Bij het opnieuw openen van het scherm zullen de standaard jubileummomenten weer teruggezet zijn. Uniforme Pensioen Aangifte ( UPA) nieuwe aangifte elementen voor Verlofuren Waarom Vanaf 2025 moet er voor de Uniforme Pensioen aangifte (UPA) de uren worden doorgegeven wanneer er sprake is van vrijwillige voortzetting van het pensioen tijdens bijzonder verlof.  Hoe Uniforme Pensioen Aangifte >Beheer > Aangifte > IKV tijdvakken > Regelinggegevens Uniforme Pensioen Aangifte >Rapporten > Aangifte details > Tabblad Regelingen Actie Geen acties nodig. Deze gegevens worden direct gevuld vanuit de payroll resultaten Gewijzigd en verbeterd Voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen variabel en doorgifte aan UPA Waarom Vanuit pensioenfondsen worden er steeds meer mogelijkheden geboden om pensioen volledig voort te zetten wanneer er sprake is van vormen van onbetaald verlof (zoals onbetaald verlof, onbetaald en betaal ouderschapsverlof, etc.). In de UPA aangifte wordt verwacht dat de verlofuren waarover de premie voortgezet wordt, dat deze apart doorgegeven worden. Om deze uren correct te gaan bepalen, is de pensioenregeling aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2025 zijn er voor variabel pensioen aanpassingen gedaan waarmee de berekening correct gaat bij voortzetting. Dit geldt voor de arbeidsvoorwaarden Pensioen, Pensioen aanvulling, Pensioen overbrugging en Pensioen extra. In de arbeidsvoorwaarde van deze pensioensoorten zijn zowel op het bedrijfsscherm als op het medewerkerscherm voor 10 verlofsoorten Ja/Nee velden toegevoegd om aan te geven of de pensioenpremie bij verlof voortgezet wordt of niet: Voortzetting pensioen (Onbetaald verlof) Voortzetting pensioen (Bet ouderschapsverlof) Voortzetting pensioen (Onbet. ouderschapsverlof) Voortzetting pensioen (Aanv geboorteverlof) Voortzetting pensioen (Zorgverlof lang) Voortzetting pensioen (Studieverlof) Voortzetting Pensioen (Overig verlof 1 t/m 4)   Daarnaast zijn er 10 nieuwe grondslagen aangemaakt, waarin de kortingsbedragen per verlofsoort zijn vastgelegd, namelijk: Voortzetten (Pens.) var grsl - Aanv geb verlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Bet.ouderschapsverlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Onbet verlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Onbet Oudersch.verl. Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 1 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 2 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 3 Voortzetten (Pens.) var grsl - Overig verlof 4 Voortzetten (Pens.) var grsl - Studieverlof Voortzetten (Pens.) var grsl - Zorgverlof lang Standaard zit in deze grondslagen het looncomponent Salaris het sublooncomponent Korting (van de betreffende verlofsoort) gekoppeld. Let op! Deze grondslagen zullen eenmalig ingericht moeten worden. Wanneer er meer looncomponenten zijn die gekort worden bij verlof, dan dient het sublooncomponent met de Korting toegevoegd worden in de grondslagen van dezelfde verlofsoort!   Wanneer het veld van de voorzetting op Ja staat, dan vindt er over de korting uit de grondslag geen berekening van de premie meer plaats. In de UPA aangifte zal automatisch de correcte grondslag, premie en uren doorgegeven worden.   Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte, dan zal er gebruik gemaakt moeten worden van deze functionaliteit. Controleer de genoemde grondslagen dat hier de juiste sublooncomponenten in gekoppeld worden en zet de voortzettingsveld voor de betreffende verlofsoorten op het bedrijfsscherm of medewerkerscherm op Ja. Voortzetten van pensioen bij verlof - Pensioen vast en doorgifte aan UPA Waarom Voor betaald en onbetaald ouderschapsverlof kon al worden opgegeven of de premieopbouw tijdens dat verlof wel of niet moest doorlopen. Dit gold specifiek voor de PMT en de PME.  Vanuit pensioenfondsen worden er steeds meer mogelijkheden geboden om pensioen volledig voort te zetten wanneer er sprake is van vormen van onbetaald verlof (zoals onbetaald verlof, onbetaald en betaald ouderschapsverlof, etc.). In de UPA aangifte wordt verwacht dat de verlofuren waarover de premie voortgezet wordt, dat deze apart doorgegeven worden. Om deze uren correct te gaan bepalen, is eerst de pensioenregeling aangepast. Hoe Met ingang van 1-1-2025 zijn er voor de arbeidsvoorwaarde Pensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag) de volgende aanpassingen gedaan, waarmee de berekening correct gaat bij voortzetting. Op het bedrijfsscherm en het medewerkers scherm zijn de volgende aanpassingen gedaan.  Om op te geven of de premieopbouw tijdens het verlof wel of niet moet doorlopen. De omschrijving van het veld Voortzetting pens (Bet ouderschapsverl - PMT) is aangepast naar Voortzetting pensioen (Bet ouderschapsverlof). De omschrijving van het veld Voortzetting pens (Onb ouderschapsverl - PME/PMT) is aangepast naar Voortzetting pensioen (Onbet. ouderschapsverlof). Het veld Voortzetting pensioen (Onbetaald verlof) is toegevoegd.  Het veld Voortzetting pensioen (Aanv geboorteverlof) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Zorgverlof lang) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Studieverlof) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 1) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 2) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 3) is toegevoegd. Het veld Voortzetting pensioen (Overig verlof 4) is toegevoegd. Op het bedrijfsscherm zijn de volgende aanpassingen gedaan.  Om aan te geven welk percentage van de pensioenpremie over het gedeelte van het onbetaalde verlof op de werkgever en op de werknemer verrekend moet worden.  De omschrijving van het veld Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PMT) is aangepast naar Bet ouderschapsverlof proc. WG-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PMT) is aangepast naar Bet ouderschapsverlof proc. WN-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Onbet ouderschapsverlof proc. WG-deel (PME/PMT) is aangepast naar Onbet ouderschapsverlof proc. WG-deel (Pens.). De omschrijving van het veld Onbet ouderschapsverlof proc. WN-deel (PME/PMT) is aangepast naar Onbet ouderschapsverlof proc. WN-deel (Pens.). Het veld Onbetaald verlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Onbetaald verlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Aanvullend geboorteverlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Aanvullend geboorteverlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Zorgverlof lang proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Zorgverlof lang proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Studieverlof proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Studieverlof proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 1 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 1 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 2 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 2 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 3 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 3 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Het veld Overig verlof 4 proc. WG-deel (Pens.) is toegevoegd.  Het veld Overig verlof 4 proc. WN-deel (Pens.) is toegevoegd. Standaard is ingesteld dat het voortzettingspercentage van pensioen voor de genoemde verlofsoorten 100% bedraagt. Dit betekent dat de premie bij pensioen voortzetting door de werkgever en de werknemer volledig wordt betaald. Volgens de procentuele verdeling die in de bovenstaande velden is opgegeven.  Voor een aantal CAO’s is echter ingesteld dat het voortzettingspercentage van pensioen 50% bedraagt. Dit betekent dat de premie bij pensioen voortzetting voor 50% door de werkgever en de werknemer wordt betaald en 50% door het pensioenfonds. Dit geldt alleen voor onbetaald en betaald ouderschapsverlof en voor de volgende CAO’s.  487 Metalektro. Hier geldt de 50% voortzetting alleen voor onbetaald ouderschapsverlof. 488 Metalektro Hoger Personeel. Hier geldt de 50% voortzetting alleen voor onbetaald ouderschapsverlof.    822 M&T Carrosseriebedrijf. 823 M&T Motorvoertuigen- en tweewielerbedrijf. 824 M&T Metaalbewerkingsbedrijf. 826 M&T Isolatiebedrijf. 1285 Tankstationbranche. 2297 M&T Technisch installatiebedrijf. Bovenstaande aanpassingen gaan wij ook uitvoeren voor de volgende arbeidsvoorwaarden. Pensioen aanvulling met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Pensioen overbrugging met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   Pensioen extra met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   VUT met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag). Vroegpensioen met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   AOP met de arbeidsvoorwaarde varianten Benoemd (vaste grondslag) en Eigen regeling (vaste grondslag).   Actie Wanneer er sprake is van voortzetting van de pensioenpremie bij verlof en er is sprake van aanlevering van de gegevens via de UPA aangifte, dan dien je gebruik te maken van deze nieuwe functionaliteit.  Brutering Jubileumuitkering  (7240264) (payroll) Waarom  Het is mogelijk om via de arbeidsvoorwaarde "Jubileumuitkering" aan te geven dat een Jubileum uitkering gebruteerd moet worden. In sommige gevallen werd de jubileumuitkering 2 en 3 niet gebruteerd. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Contract > > Arbeidsvoorwaardenpakket > Jubileumuitkering De regeling is aangepast per 01-01-2025, zodat de jubileumuitkering weer wordt gebruteerd als dit is zo ingericht. Actie Er is geen actie nodig.   Payrolls Geblokkeerd voor 2023 Waarom Soms zien we dat klanten per ongeluk een run opstarten voor een heel oud bedrijf wat nog wel in Payroll Business staat. Omdat de laatste payroll te ver in het verleden ligt (voor 2023-01) wordt deze niet meer juist door de Payroll opgepakt. Dit is omdat deze maximaal 1 kalenderjaar terug kan rekenen. Hierdoor krijg je in het scherm de mededeling te zien dat de salarisverwerking in een fout is gelopen. Hoe Beheer > Salarisberekening > Salarisberekening We hebben op systeem niveau de payroll geblokkeerd vanaf de maand dat de laatste salarisverwerking heeft plaatsgevonden. Hierdoor is het niet meer mogelijk om een salarisverwerking op te starten. Mocht je een verwerking opstarten dan krijg je de melding krijgen dat de salarisverwerking is geblokkeerd per datum xxx. Actie Geen actie nodig.  Opgeloste meldingen Zoeken op speciale tekens binnen de Alternatieve omschrijvingen en de Boekingsdefinitie (7119035) (Payroll) Melding   Bij het inrichten van de journaalpost of bij het toevoegen van een alternatieve omschrijving lukt het niet meer om speciale tekens in te voeren of te zoeken naar een woord met die tekens. Ook overige speciale tekens worden niet allemaal geaccepteerd om op te zoeken. Oplossing  Het is nu mogelijk om op de volgende tekens te zoeken binnen de alternatieve omschrijvingen en binnen de boekingsdefinitie: & @ # $ % ^ & * ( ) Actie Er is geen actie vereist. Het is nu mogelijk om binnen de genoemde pagina's te zoeken op de genoemde speciale tekens. OrgSight aanpassingen (7369949, 7369973, 7369998 en 7374291) (HRCore) (Hotfix 13-12-2024) Melding   Na de recente update van OrgSight traden er problemen op waarbij de codes van organisatorische eenheden niet werden weergegeven. In sommige gevallen werd de verkeerde persoon als manager getoond. Ook functioneerde de zoekfunctionaliteit niet zoals verwacht. Oplossing  De volgende verbeteringen zijn doorgevoerd: De correcte codes van de organisatorische eenheden worden nu weer correct in OrgSight weergegeven. De juiste manager wordt nu getoond. De zoekfunctionaliteit werkt weer zoals gewend. Actie Er is geen actie vereist. 

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 28 december 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 30 november 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

Nieuw  Salarisdossier - Notities  Waarom  In het oude salarisdossier was het mogelijk om notities ("gele briefjes") toe te voegen aan een document. Deze functionaliteit is nu ook beschikbaar in het nieuwe dossier. Hoe  Salarisdossier > Documenten > tabblad Weergave Via het plusteken rechtsboven in het scherm kun je notities toevoegen. Hierbij is het nodig om een 1 document geopend te hebben in de weergave. Bij het opslaan kun je aangeven of een notitie alleen voor jou bedoeld is of dat andere professional gebruikers van het dossier de notities ook mogen zien.  Als je een notitie openbaar maakt, blijf jij de eigenaar. Andere gebruikers kunnen de notitie niet wijzigen of verwijderen. Een notitie bij een medewerker document zal nooit getoond worden in de YourServe App of in het medewerker portaal. Salarisdossier > Documenten > tabblad Filter Via de nieuwe optie Met notities kun je gericht naar zoeken naar documenten waar eerder een notitie aan is toegevoegd. Kies in dat geval Ja en vervolgens op het tabblad Resultaten. Salarisdossier > Documenten > tabblad Resultaat Als het notitie-symbool    bij een document wordt getoond, zijn er notities beschikbaar. Actie  Er is geen actie nodig. Rapport CO2 Rapport Jaaraantallen Waarom  Wanneer je de CO2 registratie in Payroll Business vastlegt, moet je dit in 2025 rapporteren. Om dit op een juiste manier te rapporteren is er door het Ministerie een voorbeeld gedeeld hoe deze aantallen moeten worden getoond in het rapport. Om hieraan te kunnen voldoen is dit rapport gemaakt. Hoe  Rapporten > Controle > CO2 Rapport Jaaraantallen Via dit rapport worden de totalen per Kamer van Koophandel nummer getoond in de kolommen zoals deze zijn voorgeschreven door het Ministerie. In de online help staat een complete uitleg hoe het rapport is opgebouwd en wat je in welke kolom kan terugvinden. Actie  Wanneer je in 2024 de CO2 registratie hebt vastgelegd in Payroll Business kun je dit rapport draaien om de registratie te controleren, om in 2025 aangifte te doen. Rapport Overzicht vervallen verlofrechten (HR Core) Waarom Op verzoek klanten is er een nieuw rapport ontwikkeld om een overzicht te geven van vervallen verlofrechten per medewerker. Dit rapport biedt meer inzicht in de verlofrechten per verlofsoort die reeds zijn vervallen in het huidige jaar of die zullen vervallen vanaf de opgegeven peildatum. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht vervallen verlofrechten. Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, worden alle medewerkers getoond. Daarnaast kan er ook een selectie worden gemaakt op verlofsoorten. Indien er geen keuze wordt gemaakt, worden alle verlofsoorten getoond. Bij een opvraag op klantniveau dient te worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Actie Wanneer je een overzicht wilt krijgen van de verlofsaldo's die komen te vervallen bij medewerkers, kun je dit rapport gebruiken. Let op, er moet een verlofjaar aanwezig zijn, voor de peildatum die wordt opgegeven. Het rapport wordt toegevoegd aan de gebruikersprofielen die door Visma YouServe worden onderhouden. Maak je gebruik van een ander profiel, dan moet het rapport nog aan dat profiel worden toegevoegd. Rapport Aansluiting Payroll/Loonaangifte (Payroll) Waarom  Om snel een aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de loonaangifte is er een grote behoefte aan een geautomatiseerd rapport. Tot nu toe was het nodig om een aansluiting te maken door diverse rapportages zelf te draaien en deze te vergelijken met de klaargezette Loonaangifte. Dit kost elke maand enorm veel tijd en is foutgevoelig wanneer handmatig zaken moeten worden berekend. Om dit proces vanuit te ondersteunen is er vanaf nu een rapport beschikbaar waarin je direct kunt zien of de Loonaangifte aansluit met de Payroll. Hoe  Loonaangifte > Rapporten > Aansluiting Payroll/Loonaangifte Via dit rapport worden de totalen van alle bedrijven behorende bij de onderneming opgehaald vanuit de rapportages "Afrekenmatrix Werknemer" en "Afrekenmatrix Werkgever" en worden deze vergeleken met het rapport "Aangifte Afdracht en Totalen" In het rapport zie je een 3-tal blokken: 1) Verschillen: hierbij wordt per periode een vergelijk gedaan op aangifte element tussen de Afrekenmatrix en de aangifte 2) Loonaangifte Totalen en Afdrachten: Hierin worden alle bedragen per periode getoond zoals ook in het PDF document per bladzijde worden weergegeven. Voor correctie periodes gaat het hier om de kolom verschil. 3) Afrekenmatrix MW + WG origineel: Hierin worden alle totalen getoond vanuit de afrekenmatrix medewerker en werkgever. Actie  Je kunt nu dit rapport gebruiken om de aansluiting te maken tussen de payroll resultaten en de aangifte. Hiermee kun je snel boordelen of het bestand klaar is om in te zenden. Gewijzigd en verbeterd Rapport Toetsingsplicht Co2 Waarom  Het rapport was tot deze release alleen te draaien met de keus om een jaartal op te geven, waarbij het systeem altijd de eerste dag van het opgegeven jaar gebruikt om de data op te halen. De wens vanuit klanten en consultants was om het jaartal te veranderen in een peildatum zodat het rapport ook eventueel te gebruiken kan worden voor toetsing voor de Enquête. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagent > Toetsingsplicht Co2 Het keuzeveld "jaartal" is vervangen door het keuzeveld "peildatum". Actie Wanneer je het rapport wilt gebruiken om de toets te doen of je aangifteplichtig bent voor de CO2 dan moet je de peildatum altijd op de eerste van het jaar vullen. Als je dit rapport voor andere doeleinden wilt gebruiken kun je ook voor een andere peildatum kiezen. Wijziging schermen t.b.v. YouServe Toegang Waarom Er zijn in de afgelopen maanden een aantal nieuwe velden aangemaakt ten behoeve van het toegangsbeheer. Dit zijn informatieve velden waarbij je kan aflezen welke indicaties werknemers hebben en of hij/zij met deze indicaties ook als werknemer richting het portaal zal worden gestuurd. Om ervoor te zorgen dat je in de toekomst niet al deze velden van verschillende schermen moet gaan opzoeken hebben we besloten om deze velden weg te halen van de huidige schermen en deze samen te voegen op èèn nieuw scherm. Zo kun je straks sneller en makkelijker alles opzoeken. Hoe Medewerker > Arbeidsrelatie > YouServe toegang  We hebben onderstaande velden op dit nieuwe scherm toegevoegd. In de 2e kolom hebben we aangegeven wat het vorige scherm was waar deze velden op stonden.   Leesveld op nieuw scherm Verplaatst vanaf scherm E-mail adres (Zakelijk) Extra veld voor alleen raadplegen E-mail adres (prive) Extra veld voor alleen raadplegen E-Mail adres Login Scherm Adresgegevens Arbeidsrelatie status Scherm Arbeidsrelatie Arbeidsrelatie Soort Scherm Arbeidsrelatie Medewerker toegangs sleutel Scherm Identiteit Type Medewerker Extra veld voor alleen raadplegen Actie Er is geen actie nodig. Overzicht uitdiensttredingen (HR Core) Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, het Overzicht uitdiensttredingen rapport, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Personeelsmanagent > Overzicht uitdiensttredingen Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de Begin- of Einddatum. Actie Het rapport overzicht uitdiensttredingen opvragen Ad-hoc rapportage verbeteringen Waarom  In het kader van standaardisatie en vermindering van handmatige acties is bij het openen van een rapport in Excel, de Ad-hoc rapportage, bij het uitvoeren de kopregel vastgezet en staat automatisch het filter aan.   In de situatie waarin op klantniveau bedrijven waren geselecteerd en je daarna de peildatum aanpaste, werden de geselecteerde bedrijven verwijderd. Hoe  Rapporten > Controle > Ad-hoc rapportage (uitgebreid) Enige aanpassing is dat op klantniveau geselecteerde bedrijven niet meer worden opgeschoond bij het aanpassen van de peildatum. Actie Het rapport overzicht uitdiensttreding opvragen HR inrichtingen Rapport (HR Core) Waarom  Bij de rapporten die geselecteerd kunnen worden onder HR inrichtingen is een kleine aanpassing doorgevoerd. De kolommen in het rapport 'Start' en 'Eind' zijn hernoemd naar 'Begindatum' en 'Einddatum'. Hiermee is de benaming duidelijker. Hoe  Rapporten > Instellingen > HR inrichting  Een aanpassing doorgevoerd, zodat 'Start' is gewijzigd naar 'Begindatum' en 'Eind' is gewijzigd naar 'Einddatum'.  Actie Rapporten binnen HR inrichting opvragen Niet doorgeven van enkele pensioengegevens bij geen premie (Payroll)  Waarom Als een excedentregeling (pensioen over salaris boven de basisregeling) gekoppeld is aan een medewerker terwijl die medewerker onder het minimumsalaris verdient voor die excedentregeling dan werden er toch regeling gegevens doorgegeven in de UPA aangifte. Je moet dan die regeling verwijderen bij de medewerker om dat te voorkomen. Als de excedentregeling in het arbeidsvoorwaardencluster zit en automatisch aan een medewerker gekoppeld wordt zorgt dat voor handmatige acties. Hoe Menu bijvoorbeeld: Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Vanaf januari 2025 wordt voor de volgende regelingkenmerken het regelingblok niet meer doorgegeven in de UPA aangifte als er geen premie berekend is: U0393-1002 (PMT) U0711-1001 (ASR) Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Aansturen voor het verbergen van een Organisatorische eenheid vanuit HR Core (HR Core) Waarom Op 2 december 2024 zal het ophalen van de gegevens voor OrgSight op een andere manier plaatsvinden. De uitkomst blijft hetzelfde. Omdat we streven naar zoveel mogelijk centralisatie binnen één bronsysteem, is ook de inrichting voor het verbergen van een OE overgezet naar Core. Tot nu toe werd deze instelling binnen OrgSight zelf beheerd. Vanaf deze release dient de inrichting binnen Core te gebeuren, zodat Core het bronsysteem blijft. Hoe Instellingen > Formatie en Organisatie > Organisatorische eenheden > Open een Organisatorische eenheid Het veld 'Verbergen in Orgsight (inclusief onderliggende)' is toegevoegd op de pagina. Indien een OE niet getoond mag worden binnen Orgsight dient dit veld op Ja gezet te worden.  Let op! Indien een OE wordt uitgesloten, worden automatisch ook alle onderliggende OE's uitgesloten. Het is niet mogelijk om een onderliggende OE wel te tonen, terwijl een bovenliggende is uitgesloten. Actie Indien er op dit moment Organisatorische Eenheden worden uitgesloten in OrgSight, zullen wij op 2 december deze inrichting overzetten naar Core.  Opgeloste meldingen Geboortenaam op notificatiemail strook voor emailnotificaties (7163517) (HOTFIX 07-11-2024) Melding  Bij het versturen van de nieuwe notificaties vanuit het nieuwe dossier was per abuis de geboortenaam opgenomen in de aanhef in plaats van de opgemaakte naam.  Oplossing We hebben dit probleem opgelost met een fix op 7-11-2024 zodat vanaf nu weer altijd de opgemaakte naam in de notificatie wordt meegenomen en niet de geboortenaam. Actie Er is geen actie nodig, alle nieuwe mails krijgen de juiste aanhef mee.   Geen Export journaalpost zichtbaar met Extentie .txt (7008640) (Payroll) Melding  Wanneer er een export journaalpost wordt gedraaid en deze heeft de extentie .txt dan is er een probleem en wordt deze niet aangemaakt getoond in "mijn rapporten". Oplossing We hebben dit met ingang van de release van december opgelost. Actie Voor nieuwe journaalposten vanaf deze release zal deze weer verschijnen in mijn rapporten. Mocht je nog journaalpost export bestanden nodig hebben van eerdere maanden dan kun je deze journaalposten opnieuw draaien en dan zullen ook deze in mijn rapporten te zien zijn. Loonaangifte Knelpunten ernstige aard komt niet door vanuit de Payroll (7008728) ( Payroll) Melding Wanneer er een eindheffing is ingevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing bij een medewerker dan komt deze niet door in de Loonaangifte. Hierdoor diende je in de loonaangifte zelf nog een keer het totaalbedrag vullen. Oplossing Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer er een eindheffing wordt gevuld in de arbeidsvoorwaarde Eindheffing wordt deze overgenomen in de desbetreffende loonaangifte. Actie Voor nieuwe gevallen is er geen actie nodig. De loonaangifte pakt vanaf deze release de bedragen over vanuit de arbeidsvoorwaarden. Wanneer je voor deze release zaken handmatig hebt ingevuld in de aangifte vanwege dit probleem dan dien je deze bedragen te verwijderen, omdat ze anders dubbel worden opgepakt. Vanuit zowel de aangifte als de arbeidsvoorwaarden. Jubileumuitkering pro rato bij uitdienst (7022703) ( Payroll) Melding Wanneer een medewerker gedurende de periode uitdienst werd gemeld en er is sprake van een Jubileumuitkering, dan werd de grondslag voor de jubileumuitkering pro-rato werkdagen indienst berekend. Oplossing Vanaf ingangsdatum 01-01-2025 is dit opgelost, als een medewerker gedurende de periode uitdienst wordt gemeld, dan wordt de jubileumuitkering bepaald op basis van de grondslag van de vorige (volledige) periode. Actie Er is geen actie nodig. Terugdraaien afgekeurde loonstroken verkeerd weergegeven in Importverslag (7115286) ( Payroll) Melding Wanneer je in eerste instantie een loonstrook voor een specifieke medewerker afkeurt, worden het aantal afkeurde stroken ook getoond in een aparte kolom bij het importverslag. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt gaat dit goed bij het rapport zelf, echter op het Importverslag blijft het systeem de aantallen weergeven die waren afgekeurd. Oplossing Salarisdossier > Beheer > Importverslag > Tabblad Resultaten Vanaf de huidige release is dit opgelost. Wanneer je de afkeuring ongedaan maakt zal het aantal afgekeurde documenten in het scherm "Importverslag" de juiste waarden weergeven. Dit is terug te vinden in het tabblad "Resultaten" Actie Er is geen actie nodig. Het systeem laat vanaf nu als je documenten afkeurt de juiste tellingen zien bij Importverslag. Als je nog verkeerde tellingen ziet bij oude importverslagen kun je, om deze goed te krijgen, een willekeurig document afkeuren en vervolgens weer niet-afkeuren. De telling in het importverslag wordt dan alsnog goed bijgewerkt.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe. Zaterdag 02 november 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL  Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Mededelingen Rebranding Waarom Vanwege de gehele rebranding van YouServe hebben we op de stroken en jaaropgaven ook ons logo veranderd. Nieuw Salarisdossier - Bij het wisselen van documentsoort meteen naar het resultaat Waarom Als je vanuit het tabblad Resultaten wisselt van een documentsoort, nadat je een filter had toegepast, kwam je vervolgens bij een ander documentsoort terecht in het tabblad Filter. Hierdoor heb je een extra handeling om dan weer naar het tabblad Resultaten te gaan, Hoe Salarisdossier > Documenten Voortaan, als je in het tabblad Resultaat zit, en je kiest in het menu een andere documentsoort, dan kom je meteen terecht in het tabblad Resultaat van die andere documentsoort (de zoekcriteria uit het filter blijven nog steeds actief, totdat je in het tabblad Filter voor Wissen kiest).  Actie Er is geen actie nodig.   Conversie Emailadres (Login), Arbeidsreleatie status en Arbeidsreleatie soort  Waarom In de release van augustus 2024 is het veld 'E-mailadres (login)' geïntroduceerd en in de release van oktober 2024 zijn de velden 'Arbeidsrelatie status' en 'soort' geïntroduceerd voor de nieuwe YouServe portal (toegangsbeheer). Op dit moment worden de velden automatisch gevuld bij nieuw ingevoerde medewerkers of wijzigingen in de velden die de basis vormen voor het betreffende veld. Echter, deze velden moeten nog worden ingevuld voor alle medewerkers, wat we met een conversie gaan verzorgen. De conversie zal plaatsvinden in de week van maandag 11 november. In die week zal de conversie ’s avonds starten voor deze drie velden voor alle medewerkers die op dat moment in dienst zijn of een uitdiensttredingsdatum hebben na 30-06-2023. Deze velden worden gevuld op basis van de conversieregels die te lezen zijn in de release notes van 2024-08 (E-mailadres login) en 2024-10 (Arbeidsrelatie).     Gewijzigd en verbeterd  Overzicht verlofsaldo (HR Core) (klantwens) Waarom  Op verzoek van verschillende gebruikers is het rapport 'verlofsaldo' uitgebreid met de mogelijkheid om een uurloon toe te voegen. Daarnaast is het scherm geüpdate met een nieuwe lay-out en mogelijkheden die we als standaard gebruiken. Toegevoegd zijn de opties voor groeperen en een selectie te maken van bedrijven. Daarnaast kan voor dit rapport nu ook de definitie worden bewaard. Het rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Bij een opvraag op klantniveau moet worden aangegeven over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Hoe Navigeer naar: Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht verlofsaldo Als er een uurloon wordt gekozen, zal deze aan het einde van het rapport worden toegevoegd. Actie Voor het ophalen van het verlofsaldo dient op de knop 'Rapport uitvoeren' te worden geklikt. Het rapport zal dan worden aangemaakt.   Aanpassing loondoorbetaling bij ziekte (CAO Transport) ( Payroll) Waarom  Voor de volgende CAO’s is een afzonderlijke regeling ingericht: Beroepsgoederenvervoer over de weg (21) Goederenvervoer Nederland (20) Via deze CAO’s is geregeld dat bij ziekte het overwerk bedrag van een referteperiode per ziektedag of ziekte uur wordt gecompenseerd. Dit wordt afgetopt op een maximaal aantal overuren per week. Als er sprake is van een bedrijfsongeval dan zijn de maximale overuren 15. Is er geen sprake van een bedrijfsongeval zijn dit momenteel 7 overuren per week.  De berekening van deze compensatie was onjuist en vanaf deze release is dit hersteld. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardegegevens > Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing (Transport) Aan dit scherm zijn per 1-11-2024 de volgende twee velden toegevoegd. Maximaal aantal overuren p/w geen bedrijfsongeval. Hier leg je het aantal overuren per week vast, die van toepassing zijn voor het berekenen van de maximale compensatie die verstrekt mag worden, indien het geen bedrijfsongeval betreft.  Maximaal aantal overuren p/w wel bedrijfsongeval. Hier leg je het aantal overuren per week vast, die van toepassing zijn voor het berekenen van de maximale compensatie die verstrekt mag worden, indien het wel een bedrijfsongeval betreft.  Van dit scherm is per 1-11-2024 het volgende veld verwijderd. Maximaal aantal overuren in berekening.   Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Loondoorbetaling bij ziekte Uitsplitsing (Transport) Aan dit scherm is per 1-11-2024 het volgende veld toegevoegd.  Bedrijfsongeval. Hier kun je vastleggen of het wel of niet een bedrijfsongeval betreft. Dit veld is alleen van belang als je onder de hierboven genoemde twee CAO’s valt.   De compensatie wordt volledig berekend, mits het geen geen bedrijfsongeval betreft. Bij een bedrijfsongeval wordt de compensatie gekort met de waarde die is vastgelegd in het veld Kortingspercentage overuren in berekening op bedrijfsniveau. Indien de berekende compensatie hoger is dan de maximale compensatie, dan wordt de compensatie afgetopt op de maximale compensatie.  Actie De regeling is per 1-11-2024 aangepast. Indien je gebruik maakt van deze afzonderlijke regeling dient u per 1-11-2024 op bedrijfsniveau de waarden vast te leggen die van toepassing zijn. Salarisdossier - Aantal weergegeven documenten van 1000 naar 250 Waarom In het salarisdossier kreeg je tot nu toe maximaal 1000 documenten te zien. Zo'n groot aantal documenten tonen zorgt ervoor dat het scherm te lang bezig is om alle regels op je scherm te tonen. Hoe Salarisdossier > Documenten Het maximaal aantal weer te geven documenten is gewijzigd naar 250. Daardoor komt de lijst met documenten nog sneller op je scherm te voorschijn en zul je de te zoeken resultaten sneller kunnen vinden. Actie Er is geen actie nodig.  Verwijderen payrollelementen voor contractindicaties Waarom Zoals in eerdere releases sessies aangegeven zullen we de komende tijd onnodige payrollelementen stopzetten. Deze worden soms onnodig bij medewerkers in dienst, maar ook bij medewerkers uitdienst nog berekend. In deze release hebben we onderstaande payroll elementen, die nergens meer voor gebruikt worden, stopgezet. Hoe Vanaf 01-11-2024 worden de volgende 3 payrollelementen niet meer berekend: Aangifte - Ind. arbeidsovk. onbep. tijd (t/m 2021) Aangifte - Ind. oproepovereenkomst (t/m 2021) Aangifte - Ind. schriftelijke arbeids ovk (t/m 2021) Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Routechecker.nl en routeberekening in HR Core geven kleine verschillen in berekening Melding In sommige gevallen komt HR Core met een andere uitkomst van de afstandsberekening dan de website. Dit heeft te maken met een klein afrondingsverschil. Op het moment dat de GEO coördinaten opgehaald worden en vertaald worden naar GPS coördinaten om de afstand op te halen zat een klein verschil tussen HR Core en de website.  Oplossing Met ingang van deze release is dit opgelost. Dit betekent dat bij nieuwe aanvragen het systeem de juiste afronding gebruikt wanneer de route wordt berekend. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je het met oude berekeningen niet eens bent kun je HR Core de route opnieuw laten berekenen door een vestiging, dan wel een wijziging op het adres van de werknemer te doen zodat de route berekening opnieuw gaat rekenen. Verpleegadres gegevens niet te wissen (6915271) (HR Core) Melding Het blijkt niet mogelijk de gegevens van een verpleegadres te wissen. Indien je dat probeerde krijg je een foutmelding dat een aantal velden verplicht zijn. Oplossing Medewerker > Ziekte > Verpleegadres Met ingang van deze release zijn er geen verplichte velden meer op het scherm. Hierdoor is het mogelijk geworden een opgeslagen verpleegadres te verwijden. Actie Er is geen actie nodig. Wanneer je alle gegevens van het verpleegadres wilt wissen kan dat vanaf nu. Aanlevering Pensioengegevens in UPA na uitdienst (6655378) (Payroll) Waarom Wanneer er nabetalingen gedaan werden aan medewerkers die uitdienst zijn en er was sprake van dat dit pensioengevend salaris is, dan werd dit niet aangeleverd in de uniforme pensioen aangifte. Dit kan voornamelijk voorkomen wanneer de variabele pensioenregelingen van toepassing zijn. Hoe Met ingang van 1-1-2024 is er een aanpassing gedaan die er voor zorgt dat bij nabetalingen na uitdienst de pensioengegevens via de uniforme pensioen aangifte aangeleverd worden. Uw actie Er is geen verdere actie nodig. Indien deze situatie zich voordoet zal in de volgende UPA aangifte deze correctie regels automatisch worden meegenomen. Berekening Loonheffing parttimer gedurende de periode in of uitdienst (6872550) (Payroll) Melding Indien een medewerker minder dan 5 dagen werkt en gedurende de periode in of uitdienst gaat, dan geldt de uitzondering dat de tijdvaktabel voor de loonheffingsberekening mag worden toegepast in plaats van de dagtabel. In sommige gevallen werd deze uitzondering niet goed toegepast in Payroll Business. Voor fulltimers, medewerkers die 5 dagen of meer werken geldt deze uitzondering niet en wordt in deze situatie de dagtabel toegepast. Oplossing Met ingangsdatum 01-11-2024 is de berekening aangepast, zodat de Loonheffing voor deze parttimers correct wordt berekend. Actie Er is geen actie nodig AOF loon bij uitkeringen (6961480) (Payroll) Melding Als er naast het normale loon ook nog doorbetaald uitkeringen van het UWV worden verloond, dan moeten deze worden ingericht in de Grondslag "Looncomponenten AWF uitkering / AOF uitkering". Deze inrichting zorgt ervoor dat dan de hoge premie voor AOF wordt berekend over deze looncomponenten. Bij nabetalingen over voorgaand jaar ging dit niet altijd goed en kon dit ook leiden tot berichten van de Belastingdienst. Oplossing Met ingangsdatum 01-12-2023 is de berekening aangepast, zodat de premie en grondslagen voor de AOF in deze situatie correct worden berekend. Actie Voor de betreffende medewerkers moet er worden herrekend vanaf 01-12-2023. Dubbele reservering in aangifte bij periodieke uitbetaling gratificatie en winstdeling (6972194) (Payroll) Melding Als bij Gratificatie of Winstdeling gekozen wordt om per periode uit te betalen wordt de reservering voor die periode verdubbeld in de payroll. Daarom is in de loonaangifte het element OpbAvwb  - Opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag ook te hoog, terwijl de uitbetaling OpnAvwb - Opname arbeidsvoorwaardenbedrag in die periode wel correct is.  Oplossing Dit is gecorrigeerd in deze release per 1 januari 2024. Na de berekening van november zal de opbouw vanaf januari gecorrigeerd zijn en zal een correctie worden opgenomen in de aangifte. Actie Als je na de berekening van november nog steeds een te hoge opbouw arbeidsvoorwaardenbedrag ziet kan je een payroll berekening met terugwerkende kracht vanaf 1 januari inleggen. Fout in bepaling 30%-regeling (7034789 ) (Payroll) Melding Bij medewerkers die gekoppeld zijn aan de 30% regeling, variant Excl extraterritoriale kosten, waarbij een lager percentage dan 30% was opgegeven, werd in de oktober berekening toch 30% toegepast Oplossing Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket Dit was een fout in de code, waarbij altijd 30% werd toegepast en niet het opgegeven percentage; dit is in deze release opgelost. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. Bij de berekening van november zal de berekening van oktober gecorrigeerd worden.    Pensioenaangiftes Keylane ( Payroll) Melding Omdat de pensioenaangifte met Keylane niet werkt met responsebestanden dient de aangifte voor Keylane direct na het verzenden op " goedgekeurd 'komen te staan. Tot nu toe bleef de aangifte op verzonden staan. Dit zorgde ervoor dat er voor een nieuwe periode geen aangifte beschikbaar kwam en deze status door YouServe aangepast diende te worden. Oplossing Vanaf deze release zal een aangifte die klaar is gezet voor Keylane om opgehaald te worden direct de status goedgekeurd krijgen in plaats van dat deze op verzonden bleef staan. Actie Er is geen actie nodig.  

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 28 september 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL  Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Nieuw Nieuwe signaleringen voor de loonaangifte (Payroll) Waarom Vanuit de Belastingdienst ontvangen wij als software leverancier elke maand meldingen die in de loonaangiften aangeleverd zijn. De klant ontvangt deze meldingen via een brief met meer details. Deze meldingen moeten in een toekomstige aangifte opgelost worden. Daarnaast ontvangen wij van de Belastingdienst meldingen die mogelijk in te toekomst erbij komen. Voor bepaalde situaties wordt nu geen signalering gegeven en kon dit niet tijdens de salarisverwerking opgelost worden.  Hoe Met ingang van 1-10-2024 hebben wij 3 signaleringen gemaakt: 1823 - WAO/IVA/WGA verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer WAO/IVA/WGA verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de medewerker is jonger dan de AOW-leeftijd en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar). 1824 - WW verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer WW verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de medewerker jonger dan de AOW-leeftijd is en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar). 1825 - ZW verzekerd moet Ja zijn Dit signaal gaat af wanneer ZW verzekerd op Nee staat en Soort inkomen is 15 in combinatie met aard arbeidsverhouding 01 of Soort inkomen is 53 en de invloedverzekeringsplicht 1 is ongelijk aan A (familie eigenaar ) en ongelijk aan B (vorige eigenaar).. Deze signalen hebben de ernst Fout en zijn onder de categorie Loonaangifte aangemaakt. Wanneer deze fout voorkomt, dan zal er ook bij de salarisverwerking een rood uitroepteken zichtbaar zijn. Deze 3 signaleren zijn een toevoeging op de bestaande signalen 1823 - Indicatie verzekerd WAO/IVA/WGA onjuist, 1823 - Indicatie verzekerd WW onjuist en 1823 - Indicatie verzekerd ZW onjuist. Actie Wanneer deze signalen gegeven worden, dan zal het betreffende verzekeringsveld aangepast moeten worden. Dat kan gedaan worden op het scherm ( Medewerker > Contract > ) Loonheffingen (Contract. Als zowel signaal 1823 en 1824 gegeven wordt, kan het zijn dat de Aard arbeidsverhouding (zie scherm ( Medewerker > Contract > Arbeidscontract ) verkeerd gevuld is. Signalen belastingdienst rondom Verzekeringswetten en AOW (Payroll) Waarom Binnen Payroll Business komen een groot aantal fouten voor die ontstaan omdat niet op de juiste datum de WW en WAO verzekeringen worden aangepast wanneer iemand de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. De indicatoren WW verzekerd en WAO/IVA/WGA verzekerd moeten namelijk op de eerste van de maand waarop de AOW leeftijd wordt bereikt op Nee worden gezet (zie handboek loonheffingen 2024, paragraaf 18.21). Hoe Medewerker > Contract >  Loonheffingen (contract). Met ingang van deze release zal Payroll Business de indicatoren WW verzekerd en WAO/IVA/WGA verzekerd op Nee muteren in de periode dat de medewerker de AOW gerechtigde leeftijd bereikt. Dit gebeurt per de eerste van de betreffende maand; bij 4 wekenverloning zal dit meestal in de loop van de afrekenperiode zijn. Als je een medewerker die al de AOW leeftijd heeft bereikt in dienst neemt en de indicatoren staan op Ja zal Payroll Business die muteren naar Nee per de datum in dienst. Dit zal met name voorkomen als op hoger niveau de indicatoren op Ja zijn opgevoerd.  Let wel op, als je de indicatoren zelf op Ja hebt gezet op medewerker niveau op de datum in dienst, dan kan Payroll Business deze niet aanpassen. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen;  vanaf oktober 2024 zal Payroll Business deze mutaties uitvoeren in de periode waarin de AOW leeftijd wordt bereikt of in de periode dat de medewerker in dienst komt. Bij medewerkers waar deze indicatoren al incorrect zijn gezet vòòr oktober 2024 moet je dit zelf handmatig aanpassen. Geen contracturen bij kwartaalverloning in loonaangifte (L2202) (Payroll) Waarom Bij een kwartaalverloning wordt niet altijd het element Aantal contracturen per week gevuld; dit element wordt maar bij een van de drie aangiftes per kwartaal gevuld en dit resulteert in een brief van de belastingdienst met de foutcode L2202 bij de 2 periodes waarin een NUL aangifte wordt gedaan. Hoe Dit is aangepast in de loonaangifte; ook in maanden dat je de nul aangifte doet wordt nu dit element gevuld. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen. De wijziging gaat in per januari 2024 en Payroll Business zal correcties voor de eerdere perioden opnemen in de nieuwe aangiftes. Foutcode Belastingdienst veroorzaakt door "No-Show"(L2202) (Payroll) Waarom Het komt regelmatig voor dat een werknemer is opgevoerd in het systeem, maar toch niet gaat starten met werken. Dit kun je vooraf al constateren, maar soms gebeurd dit achteraf. In deze gevallen wordt de uitdienst datum gemuteerd met dezelfde datum als dat de persoon in dienst zou komen. Je ziet in dit geval dan ook dat het veld datum in dienst leeg wordt gepoetst. Hierdoor gebeurd het dat de einddatum IKV niet wordt gemuteerd wat resulteert in dat deze persoon zonder gegevens in de loonaangifte terecht komt. Wanneer je later erachter komt dat de persoon niet is gestart met werken en je hebt deze al eenmaal aangeleverd aan de Loonaangifte moeten de onterecht aangeleverde periodes ingetrokken worden. Omdat deze acties regelmatig vergeten worden zorgt dit voor het signaal L2202 bij de Belastingdienst. Hoe Medewerker/ Contract / Inkomstenverhouding Met ingang van deze release zal bij nieuwe gevallen de "einddatum IKV" gevuld worden met dezelfde datum als de begindatum IKV en zal het veld "Intrekken IKV" op Ja worden gezet om bovenstaande zaken voor te zijn. Hiermee zullen de signalen L2202 zijn opgelost per deze release. Actie Voor nieuwe gevallen hoef je geen actie te ondernemen. Heb je voor deze release nog signalen L2202 die veroorzaakt worden door bovenstaande situatie dien je zelf nog de einddatum IKV te vullen en het veld "Intrekken IKV". CO2 Grondslag voor reiskosten declaraties Waarom Er zijn klanten die de declaratie elementen (1-10) vanuit de reiskosten gebruiken voor andere zaken dan declaraties. Daarom moet het mogelijk zijn om deze te kunnen uitsluiten voor de CO2 registratie en rapportage. Hoe Menu : Instellingen > Berekeningen > Grondslag Standaard zijn de declaratie elementen (1-10) voor de zakelijke kilometers op niveau Nederland toegevoegd.  Actie Indien de declaratie elementen voor iets anders worden gebruikt, kunnen ze uit deze Grondslag worden verwijderd zodat deze niet mee worden geteld in de CO2 rapportages. Nieuwe gegevenselementen Classificatiekenmerk 4 en 5 Waarom Deze nieuwe gegevenselementen zijn een uitbreiding op de bestaande Classificatiekenmerken (1-3). Deze kunnen worden gebruikt om gegevens te kunnen groeperen en verbijzonderen. Hoe Menu : Medewerker > Contract > Arbeidscontract Met ingang van  01 Jan 2024  zijn de nieuwe gegevenselementen op het scherm Arbeidscontract geplaatst. Actie Indien u de nieuwe gegevenselementen wil gaan gebruiken is het mogelijk om hiervoor waardenlijsten aan te maken. Rapport: E-mail controle YS toegang Waarom Voor de nieuwe inlogportal bij YouServe is het essentieel dat minimaal het zakelijke e-mailadres of het privé-e-mailadres is ingevuld. Dit rapport is gemaakt om te controleren of dit het geval is. Het rapport toont alleen die medewerkers die zowel geen zakelijk e-mailadres als geen privé-e-mailadres hebben. Zonder deze informatie kan ook het E-mail (login) niet worden bepaald. Hoe Rapporten > Personeelsmanagement > E-mail controle YS toegang Via de navigatiebalk kies voor "Klant"; in het veld "Opslaan in" kies voor "Mijn rapporten" of "gedeelde rapporten". Standaard staat de keuze op "Mijn rapporten". Uitvoer: header uitleg Bedrijfscode Code van bedrijf waar medewerker in wordt verloond Bedrijfsnaam Naam van het bedrijf waarin medewerker wordt verloond Medewerkercode   Organisatorische eenheid De Organisatorische eenheid waar de werknemer on der valt Peildatum Toetsingsmoment  E-mail zakelijk   E-mail pvive   De velden voor het zakelijke e-mailadres en privé-e-mailadres zullen in het rapport leeg zijn; een van beide moet een waarde hebben zodat een werknemer ook kan inloggen bij YouServe. Actie Ter voorbereiding op de nieuwe login bij YouServe, is het nodig om dit overzicht af te drukken en waar nodig het zakelijke e-mailadres en/of het privé-e-mailadres in te voeren. E-mailadres (login) In de release van augustus 2024 is het veld 'E-mailadres (login)' geïntroduceerd; echter, vanwege een fout is deze wijziging teruggedraaid. In deze release is de functionaliteit om het veld weer te vullen geactiveerd. Dit betekent dat vanaf zaterdag 28 september, bij wijzigingen of invulling van het e-mailadresveld, het veld 'E-mailadres (login)' automatisch wordt ingevuld. De conversie van andere medewerkers zal op een later tijdstip plaatsvinden.   Gewijzigd en verbeterd Verloonde uren Pensioen afkappen bij deeltijdfactor groter dan 1 (Payroll) Waarom Wanneer in de referentietabel Pensioenen/fondsen benoemde regeling (vast) of Pensioenen/fondsen eigen regeling (vast) is aangegeven dat de deeltijdfactor moet worden afgetopt (via respectievelijk veld 18 Deeltijdfactor franchise aftoppen of 20 Deeltijdfactor franchise aftoppen), dan verwacht het pensioenfonds dat de uren voor de pensioenregeling ook gemaximeerd aangeleverd worden. Tot deze release werden de volledige verloonde uren voor de pensioenregeling bepaald en doorgegeven in de pensioenaangifte en werden deze niet afgetopt. Deze situatie kan voorkomen wanneer een medewerker een groter aantal uren per week werkt dan de bedrijfsuren per week die standaard gelden in het bedrijf, of wanneer een parttime medewerker met extra gewerkte uren boven de maximale normuren (bedrijfsuren of CAO uren) van de maand komt.  Hoe Met ingang van 1-1-2024 is er een aanpassing gedaan zodat de maximale uren die gebruikt zijn bij de berekening van de pensioenpremie bepaald en doorgegeven wordt. Deze uren zijn terug te vinden in het payrollelement Uren - (pensioensoort). Actie Wanneer in de referentietabel is aangegeven dat het veld 18 Deeltijdfactor franchise aftoppen of 20 Deeltijdfactor franchise aftoppen) de waarde 1 Franchise aftoppen op 1,000000, dan zullen de uren automatisch herberekend worden vanaf 1-1-2024. Indien er sprake is van een pensioeninterface (UPA/APG), dan zullen de uren voor de pensioenregeling gecorrigeerd aangeleverd worden. Signalen voor de 30% regeling (Payroll) Waarom Er bestaan meerdere signalen die informatie en/of waarschuwingen geven over de uitvoering van de 30% regeling. Deze signalen gaan soms af na uitdienst van de medewerker, andere signalen beschreven in de online help konden nooit in het signaleringsverslag voorkomen. Hoe Dit is nu aangepast in Payroll Business en in de online help: type omschrijving opmerking W Belastbaar inkomen onder norminkomen 30%-regeling Verwijderd uit online help W 30 procent rgl: fiscaal loon onder toetsloon Toegevoegd aan online help I Medewerker 30 jaar, toetsink. van Laag naar Hoog Toelichting gecorrigeerd I 30% - cumulatieve berekening master loopt door Toelichting gecorrigeerd Zal niet meer verschijnen na uitdienst I 30% - cumulatieve berekening master opnieuw begonn Zal niet meer verschijnen na uitdienst I 30% - geen keuze gemaakt voor splitsen master  Verwijderd uit online help F 30% regeling slechts gedeeltelijk toegestaan Verwijderd uit online help Actie Deze wijzigingen gaan in vanaf de oktober release; in signaleringsrapporten van perioden voor oktober 2024 kunnen deze signalen nog staan. Paginering toegevoegd aan de Conversietabel Waarom Op de pagina 'Conversietabel' worden alle ingevoerde conversieregels in één lijst weergegeven. Wanneer deze lijst zeer uitgebreid is, kan dit leiden tot veel scrollen en een minder overzichtelijke weergave van de gegevens.  Hoe Menu: Instellingen > Gegevensuitwisseling > Conversietabel  De lijst met conversieregels is nu verdeeld over meerdere pagina's, waarbij elke pagina 25 regels bevat. Dit maakt het mogelijk om sneller door de gegevens te navigeren zonder dat je door een lange lijst hoeft te scrollen. Actie Als een verwachte conversieregel niet op de eerste pagina zichtbaar is, kun je eenvoudig naar de volgende pagina klikken om verder te zoeken. Hierdoor wordt het eenvoudiger om specifieke conversieregels te vinden, zelfs als de lijst zeer lang is. Overzicht HR rapport (Core) Waarom Bij rapporten die worden gegenereerd vanuit het Overzicht HR Inrichting wordt de kopregel vastgezet en een filter toegevoegd aan de Excel-uitvoer. Dit zorgt voor een betere leesbaarheid en functionaliteit van de rapporten. In de komende maanden zullen we dit ook voor andere rapportages gaan doen wanneer wij deze gaan verbeteren. Hoe Rapporten > Mijn rapporten of Gedeelde rapporten Bij Mijn rapporten of Gedeelde rapporten kun je de uitvoer van de gekozen rapporten bekijken. Vanaf de septemberrelease zal bij deze rapporten in de Excel-uitvoer de kopregel vastgezet zijn, en zal er standaard een filter actief zijn op de kolommen. Actie Je hoeft geen actie te ondernemen.     Arbeidsrelatie Medewerker > Arbeidsrelatie > Arbeidsrelatie  Waarom Ter voorbereiding op een soepele aanmelding van medewerkers van HR Core naar de Youserve portal worden twee velden aangemaakt en automatisch door HR Core gevuld. De gegevenselementen zijn: Arbeidsrelatie soort Arbeidsrelatie status Hoe De vulling van deze elementen wordt uitgevoerd door HR Core op basis van de onderstaande voorwaarden: Arbeidsrelatie soort      Dit veld kent twee mogelijke waarden: 1- Externe 2- Medewerker Een medewerker wordt aangeduid als extern voor de datum indienstneming. Er zijn extra regels voor het bepalen of het om een medewerker gaat, namelijk: Het gegevenselement 'Aard arbeidsverhouding' bevat NIET de waarde: 11 - Uitzendkracht 79 - Opting in regeling 82 - Payrolling 99 - Niet van Toepassing EN Algehele blokkering is leeg of heeft de waarde 'Nee'  EN Interface loonaangifte voor het bedrijf staat aan EN Bij de medewerker is de interface loonaangifte niet in geblokkeerd   Arbeidsrelatie status Het gegevenselement 'Arbeidsrelatiestatus' kent 4 mogelijke waarden en wordt automatisch gevuld met de volgende opties: Toekomstig in dienst Actief dienstverband Uit dienst Nooit in dienst geweest. De voorwaarden zijn als volgt: Op basis van het gegevenselement 'Dienstverbandindicatie' en de ingangsdatumstatus 'In dienst (1)' ten opzichte van de systeemdatum, kan een van de genoemde waarden worden ingevuld: 1.Toekomstig in dienst Een medewerker is nu al aangemaakt in HR Core/Payroll business maar is nog niet in dienst; het actieve dienstverband ligt in de toekomst en is al vastgelegd. 2.Actief dienstverband De medewerker is op de huidige peildatum in dienst (Dienstverbandstatus is 1 - In dienst). 3. Uit dienst De medewerker is in het verleden in dienst geweest of komt in de toekomst in dienst, maar is dat op de huidige peildatum niet. 4. Nooit in dienst geweest De medewerker is aangemaakt in HR Core/Payroll business maar heeft nooit een actief dienstverband gehad. Actie Als gebruiker hoeft er geen specifieke actie te worden ondernomen. Op basis van de genoemde regels kan worden gecontroleerd of de inhoud van de velden correct is. Opgeloste meldingen Eerste verwerking toont in scherm verkeerde periode (6002615) (Payroll) Melding Wanneer een eerste salarisverwerking wordt opgestart en je direct het scherm ververst om te zien dat de verwerking is opgestart kan het heel soms voorkomen dat het scherm de verkeerde periode aangeeft (1 periode verder dan je opgestart hebt). Dit is alleen een visueel probleem, omdat de salarisverwerking zelf wel de juiste periode opstart. Dit is echter wel verwarrend en kan vragen oproepen. Oplossing Beheer / Salarisberekening / Salarisberekening Met ingang van deze release is dit probleem opgelost. Het scherm salarisberekening laat nu altijd in de "geplande verwerkingen "de juiste periode zien waar het systeem mee aan het berekenen is. Actie Er is geen actie nodig. Het systeem laat nu altijd de juiste periode zien wat is opgestart. Eenmalige uitkering (bedrag) niet uitbetaald aan wn ID na periode 1 (6776113) (Payroll) Melding De eenmalige uitkering (bedrag) wordt niet uitgekeerd aan medewerkers die na 1/1/2024 in dienst zijn gekomen. Oplossing In de arbeidsvoorwaarde Eenmalige uitkering (zowel bij de variant bedrag als bij de variant percentage) zit een conditie dat medewerkers op 1 januari van het jaar in dienst moeten zijn om tot uit betaling te komen. Deze restrictie is niet beschreven in de online help en is overbodig aangezien er ook al gecontroleerd wordt of de medewerker in dienst is op de peildatum in dienst (op het bedrijfsscherm). Deze restrictie is nu verwijderd; als de medewerker in dienst is op de peildatum in dienst wordt de eenmalige uitkering berekend. Daarnaast blijkt dat in de online help, bij de variant percentage, niet is beschreven hoe je looncomponenten kunt toevoegen aan de berekening. Dat kan namelijk via de grondslag Loon (eenmalige uitkering). Om duidelijk te maken dat deze grondslag alleen wordt gebruikt bij de berekening van de eenmalige uitkering variant percentage is deze grondslag hernoemt naar: Eenmalige uitkering (perc) - aanvullende grondslag. Tevens is dit beschreven in de online help. Actie De ingangsdatum van de wijziging is 1 januari 2025. Als je in 2024 gebruik maakt van de eenmalige uitkering moet je nog wel rekening houden met de restrictie dat de medewerker op 1 januari 2024 in dienst moet zijn en desgewenst de eenmalige uitkering via een vrije looncomponent uitkeren aan die medewerkers. De wijziging in de omschrijving van de grondslag is wel vanaf deze release actief. Berekening 30% bij uitdienst (6337524) (Payroll) Melding Bij medewerkers waarbij de 30% regeling, variant excl. extraterritoriale kosten, actief is en in de periode na uitdienst een nabetaling ontvangen, wordt soms wel een bruto inhouding gedaan, maar geen netto vergoeding uitgekeerd. Oplossing Dit kan voorkomen bij medewerkers waarbij sprake is van een verlaagd percentage voor de 30% regeling. Omdat in de periode na uitdienst het cumulatieve loon is gewijzigd, is er ruimte om de nabetaling in zijn geheel als netto vergoeding uit te keren. Maar het resultaat van het bruto en de bruto inhouding is nul, waardoor de verdere verwerking van de looncomponent(en) in de salarisverwerking stopt. Dit is nu aangepast; als na de bruto inhouding het resultaat nul is wordt de berekening wel verder uitgevoerd en wordt de netto vergoeding wel uitgekeerd. Een nadeel van de oplossing is dat als er sprake is van meerdere looncomponenten die worden betaald in de periode na uitdienst de bruto inhouding wel per looncomponent wordt getoond, maar dat de volledige netto vergoeding bij slechts één looncomponent op de strook staat. Ook kan er 1 cent verschil zijn tussen de netto vergoeding en het netto op de strook. Actie Deze wijziging is actief per 1 oktober 2024. Als je dit probleem voor 1 oktober hebt gezien en gecorrigeerd hoef je niets te doen; heb je het nog niet opgelost dan adviseren wij je de nabetalingen in de laatste periode van in dienst te boeken, dan treedt dit probleem niet op. Na 1 oktober zal het niet meer optreden. Jaarloon bijzonder tarief niet herrekend bij correcties vorig jaar (6749200) (Payroll) Melding Het Jaarloon bijzonder tarief wordt vastgesteld aan de hand van het fiscale loon van het voorgaande jaar. In geval er in het huidige jaar nog correcties worden gedaan over het voorgaande jaar, moeten deze correcties ook worden meegerekend voor de berekening van het nieuwe jaarloon BT.  Dit geldt alleen wanneer er sprake is als er nog gebruik wordt gemaakt van de correctiemodus. Oplossing Wanneer een Bedrijf nog in correctiemodus is, dat geldt wanneer het gegevenselement "nabetalingen vanaf periode" kleiner is dan de salaris periode, dan worden met ingangsdatum 01-01-2025 eventuele correcties over voorgaand jaar ( in dit voorbeeld 2024) meegeteld in de berekening van het Jaarloon BT. In geval van meerdere correcties in verschillende perioden zal het Jaarloon BT steeds opnieuw berekend worden. Dit kan gevolgen hebben voor de uitbetalingen tegen bijzonder tarief in het huidige jaar. Zodra het Bedrijf overgaat na de nabetaalmodus zal het Jaarloon BT niet meer herrekend worden. Actie Er is geen actie nodig. Verschil in Fiscaal Jaarloon Rapport Werkkosten en Verzamelloonstaat (6593337) (Payroll) Melding Wanneer er voor een medewerker op meerdere IKV's uitbetalingen zijn gedaan dan kan het fiscaal  jaarloon op de werkkosten rapportage de verkeerde waarde geven.  Wanneer er reeds een uitbetaling Transitievergoeding had plaatsgevonden, en daarna vond er nog een uitbetaling plaats op het gewone contract dan werden niet het juiste cumulatieve Fiscaal Jaarloon opgehaald van deze medewerker. Oplossing We hebben dit opgelost door de telling van het Fiscaal Jaarloon op alle rapportages gelijk te trekken. Hierdoor kunnen er geen verschillen meer ontstaan in de uitkomst van de diverse rapportages. Actie Er is geen actie nodig. Bij het draaien van het werkkosten rapport zal deze automatisch de juiste jaarlonen tonen. Foutmelding salaristrede Proforma berekening (6749320) (payroll) Melding Bij wijzigiging van een Salaristrede voor de proforma berekening kon het voorkomen dat de nieuwe trede niet goed werd meegenomen. Oplossing Vanaf nu worden wijzigingen van Salaristredes goed meegenomen in de Pro-forma berekening. Actie Er is geen actie nodig.

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag 28 september 2024   Op zaterdagochtend 28 september 2024 brengen wij de oktober release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   English: On Saturday morning, September 28, 2024, we will release the October release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application will be temporarily unavailable.

  Mededelingen  Releasenotes De releasenotes van HR Core Business en Payroll Business zijn samengevoegd in één bericht. Dit hebben we gedaan vanwege de toenemende overlap tussen beide systemen en om ervoor te zorgen dat alle gebruikers op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen. Aanmaken gebruiker Waarom Ter voorbereiding op een eigen toegangsbeheer bij YouServe worden alvast een aantal voorbereidingen uitgevoerd. Eén daarvan is het toevoegen van het veld YS Gebruikers-ID in HR Core / Payroll Business.  Met dit nieuwe veld hoeft nog niets gedaan te worden, pas wanneer we de YouServe toegangsbeheer gaan uitrollen, zullen we hierover meer uitleg geven en ook wat in dit veld wordt geplaatst.   Let op: Wanneer je een waarde opgeeft in dit veld, er gebeurt nog niets mee. Actie Wanneer gebruik gemaakt gaat worden van de nieuwe YouServe toegangsbeheer, zal dit veld gebruikt worden.   Wensen van de klant  Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo (Core) In een vorige release hebben we deze functionaliteit geïntroduceerd, samen met de wijziging voor het bijwerken van verlofaanvragen na een roosterwijziging. Helaas ontdekte we een fout die verband hield met het beëindigen en herberekenen van het verlofsaldo na uitdiensttreding. We hebben deze fout inmiddels opgelost en stellen deze functionaliteit in deze release opnieuw beschikbaar. Zie de onderstaande informatie voor details. Waarom  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, moet de gebruiker momenteel handmatig het verlof inkorten voor verlof dat is aangevraagd na de datum van uitdiensttreding. Dit proces wordt nu geautomatiseerd. Alle lopende verloven na de datum van uitdiensttreding worden automatisch beëindigd en het verlofsaldo wordt bijgewerkt voor: Reguliere verlofsoorten:  Voor reguliere verlofsoorten wordt het nieuwe saldo na rato herrekend op basis van het dienstverband en de uitdienstdatum, minus het verlof dat is opgenomen voor de datum van uitdiensttreding. Extra individueel verlof zoals Ouderschapsverlof of Aanvullend verlof: Hierbij worden de uren die zijn opgenomen na de datum van uitdiensttreding verwijderd, waardoor het totale verlofsaldo toeneemt. Deze verlofsoorten worden niet naar rato dienstverband omgerekend. Met name bij ouderschapsverlof is dit correct, het nieuwe saldo dat overblijft, gaat mee met de medewerker naar een nieuw dienstverband. Verlof beëindigen niet uitvoeren bij uit dienst gaan: Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens  Medewerker > Contract > dienstverband Wanneer het niet wenselijk is dat verlof automatisch wordt afgeboekt bij uitdiensttreding, kan de waarde van het veld 'Automatisch verlof bepalen' op 'Nee' worden gezet. Dit kan via: Instellingen > Algemeen > HR Stuurgegevens Hoe  Wanneer een medewerker uit dienst gaat, zal op de achtergrond een proces worden gestart dat alle verlof na de datum van uitdiensttreding verwijdert en het verlofsaldo opnieuw berekent. De doorlooptijd kan maximaal 5 minuten duren. Een uitzondering hierop is zwangerschapsverlof; dit wordt niet automatisch stopgezet. In de volgende schermen kan het nieuwe verlofsaldo en het totaal opgenomen verlof tot en met de datum van uitdiensttreding worden bekeken: Medewerker > Verlof > Verlofsaldo  Medewerker > Verlof > Opgenomen verlof Actie Voor medewerkers die al uit dienst zijn gemeld, zal de automatische verwerking niet worden uitgevoerd. Hier blijft handmatige verwerking nodig. Voor medewerkers die uit dienst worden gemeld na deze release (31-08-2024). Het verwijderen van verlofaanvragen kan enige tijd duren.   Indien een medewerker nog zwangerschapsverlof heeft als deze uit dienst gaat, zal dit handmatig stopgezet moeten worden. Als het niet wenselijk is dat bij een uitdiensttreding het verlof wordt beëindigd, moet het gegevenselement 'Automatisch verlof bepalen' op 'Nee' worden gezet. Let op! Indien een medewerker achteraf onterecht uit dienst is gemeld, zullen de verwijderde verloven handmatig opnieuw moeten worden ingevoerd. Deze zijn terug te zien op het mutatieverslag. De aanpassing waarbij het verlof wordt herberekend bij het wijzigen van het werkpatroon is nog niet actief gemaakt. Kortom, alleen het weghalen van verloven (verlofaanvragen) op en na de datum van uitdiensttreding wordt verwerkt.   Gewijzigd en verbeterd Veld "Verwijderen IKV" benaming aangepast (Payroll) Waarom In sommige gevallen is het noodzakelijk om een medewerker in te trekken voor een aangifte. Dit kan zijn doordat de medewerker eerst wel is aangeleverd, maar later voor die periode helemaal niet aangeleverd had mogen zijn. Om dit te doen bestaat er op het scherm inkomstenverhouding het veld 'Verwijderen IKV'. Dit geeft verwarring omdat er onderaan ook een knop " Verwijderen IKV" staat. Om die reden hebben we de naam van het veld veranderd. Hoe Medewerker > Contract > Inkomstenverhouding We hebben vanaf 1-1-2024 het veld "Verwijderen IKV" aangepast naar "Intrekken IKV". Hiermee is de naam van het veld aangepast naar de functionaliteit wat het ook echt doet. Actie Er is geen actie nodig. De naam is aangepast op het scherm. Namen Interfaces aangepast (Payroll) Waarom Bij de live-gang afgelopen jaar voor de verschillende aangiftes (Betalingen, Loonaangifte en Uniforme Pensioenaangifte) hebben we nieuwe interfaces aangemaakt. Hierin hadden we elke keer de naam omschreven als (nieuw) zodat het duidelijk was wat de oude interface en wat de nieuwe interface was. De oude interfaces staan echter al een langere tijd uit en dus is het tijd om het woord "Nieuw" te laten vervallen. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > Interfaces Beheer > Gegevensuitwisseling > Handmatig starten interfaces We hebben vanaf 1-1-2024 de interface namen van onderstaande interfaces aangepast naar de naam zonder het woord (nieuw). - Loonaangifte - Uniforme Pensioenaangifte - Overboekingen SEPA Tevens hebben we de regel aangepast bij het herstarten van de aangifte als deze verkeerd is gegaan. Hier stond "Loonaangifte t/m 2022" Deze is ook aangepast en is t/m 2022 weggehaald. Actie Er is geen actie nodig. De namen zijn aangepast. Let op: Herstarten loonaangifte is alleen zichtbaar indien er een herstart noodzakelijk is.  Pensioenregelingen - Toevoegen nieuwe grondslagen (Payroll) Waarom In de vaste pensioenregelingen had je de mogelijkheid om specifieke looncomponenten mee te nemen in de pensioengrondslag. Deze werden standaard verhoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overige, deze is ingericht in de referentietabel van desbetreffende pensioenregeling. Vanuit onze klanten is de wens geuit om te bepalen of een looncomponent wel of niet, of met een van beide ophogingspercentages verhoogd moet worden voor de pensioengrondslag.  In steeds meer regelingen geldt niet meer dat altijd deze inrichting gevolgd kan worden en dus worden er steeds vaker handmatige berekeningen in de systemen gedaan wat maandelijks veel werk met zich meebrengt. Hoe Met ingang van 1 januari 2024 hebben wij een uitbreiding gedaan in de grondslagen van de arbeidsvoorwaarden van de pensioenregelingen. Aanpassing in bestaande grondslagen (hier is als voorbeeld Pensioen genomen): 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (A) 01(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag is hernoemd naar 01(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (A) Deze grondslag werkt nog altijd op dezelfde manier en wordt standaard opgehoogd met zowel het ophogingspercentage vakantietoeslag en het ophogingspercentage overig.   Nieuwe grondslagen: 02(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (B) 02(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (B) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage vakantietoeslag  03(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (C) 03(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (C) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden alleen opgehoogd met het ophogingspercentage overig 04(Pensioen) Vaste grdslg - looncomponenten (D) 04(Pensioen) Vaste grdslg - vaste toeslag (D) De looncomponenten die in deze grondslagen worden gezet, worden niet opgehoogd met een van de ophogingspercentages   Deze grondslagen zijn terug te vinden in de volgende payrollelementen: Looncomponent (A) (Pens.) Looncomponent (B) (Pens.) Looncomponent (C) (Pens.) Looncomponent (D) (Pens.) Vaste toeslag ft (A) (Pens.) Vaste toeslag ft (B) (Pens.) Vaste toeslag ft (C) (Pens.) Vaste toeslag ft (D) (Pens.) Vaste toeslag pt (A) (Pens.) Vaste toeslag pt (B) (Pens.) Vaste toeslag pt (C) (Pens.) Vaste toeslag pt (D) (Pens.) Actie Wanneer er looncomponenten zijn die afwijkend opgehoogd moeten worden, dan kan dit ingericht worden met behulp van deze grondslagen.  ADVIES: Wij adviseren om deze grondslagen per 1-1-2024 (of later) in te richten, omdat veel regelingen de grondslag vaststellen op basis van het januari inkomen.      Opgeloste meldingen    V.T. combinatiemethode past voorgaande periode niet aan na salarisverhoging (6581374) (Payroll) Melding Als in de arbeidsvoorwaarde Vakantietoeslag (peil- of combinatiemethode) de vakantietoeslag per periode wordt uitbetaald en het salaris in de peilperiode is veranderd, dan wordt dit niet toegepast in de periodieke betaling van de vakantietoeslag. Er ontstaat een verschil in betaling van de vakantietoeslag als je eenmaal per jaar of iedere periode laat uitkeren. Oplossing Om wijzigingen in het salaris van de peilperiode correct te kunnen verwerken moet het cumulatieve recht over het gehele rechtjaar, ook bij periodieke betaling, bijgehouden worden. Hiervoor is een nieuw payroll element aan Payroll Business toegevoegd (Vak.toeslag periodiek betalen - recht in rechtjaar) en worden enkele andere cumulatieve payroll elementen voor de vakantietoeslag toch bijgehouden (deze werden na de introductie van de betaling per periode niet meer bijgehouden). Als het salaris in de peilperiode wijzigt, zal in de actuele periode een correctie plaatsvinden waardoor er die periode een hogere (of lagere) vakantietoeslag zal worden uitgekeerd. Actie Deze wijziging gaat in per 1 juni 2024, dit is gedaan omdat de meeste reservering regelingen op dat moment starten. Je hoeft geen actie te ondernemen, indien het reservering jaar in juni start. Payroll Business zal na de release een herrekening vanaf juni doen. Indien het reserverings jaar op een ander moment start, zal er voor deze eerdere maanden geen inhaalslag in de uitbetaling plaatsvinden. Het verschil dat niet automatisch gecorrigeerd is, kan handmatig via een eenmalige vrije looncomponent uitbetaald worden.  Let op: Dat de eenmalige vrije looncomponent waar het verschil op wordt uitbetaald, is opgenomen in de grondslag vakantietoeslag t.b.v. de loonaangifte.  Instellingen > Berekening > Grondslag  NB de korting bij opgenomen verlof (in de grondslag verlaging sub looncomponenten) wordt altijd als periode element verwerkt. Verandert het salaris in de peilperiode dan wordt de basis grondslag hierop aangepast, maar de korting niet; de korting is altijd gebaseerd op het actuele salaris in de periode. Dit verschijnsel treedt op zowel bij betaling per periode als bij betaling per jaar.   Uitbetaling 13e maand niet in Loonaangifte (6661245) (Payroll) Melding Wanneer er voor de uitbetaling van de 13e maand gebruikt wordt gemaakt van de Arbeidsvoorwaarde "Gratificatie" of "Winstdeling" en er is gekozen om het gegevenselement "Gratificatie/Winstdeling iedere periode uitbetalen" op "Ja" te zetten dan werd de uitbetaling indien het een vaste aanspraak is, niet goed doorgegeven aan de Loonaangifte. Oplossing Vanaf 01-01-2024 is de regeling aangepast, zodat de Loonaangifte nu correct is. Actie Voor de betreffende medewerkers moet er herrekend worden vanaf 01-01-2024. Het verzoek tot herrekening kan bij de service desk, via een ticket, ingediend worden.    Zoeken binnen Signaallijst Beheerder werkt niet juist (6521439) (Core) Melding  Wanneer je op het scherm van signaallijst beheerder wilt zoeken geeft het systeem niet in alle gevallen het juiste resultaat. Wanneer er op een deel van de tekst wordt gezocht geeft deze niet altijd het juiste resultaat, maar ook laat het de regels zien die leeg zijn( dus geen resultaat op het gevraagde veld ). Oplossing Beheer > Actieve signalering > Signaallijst beheerder Met ingang van deze release hebben we dit aangepast. Wanneer je gaat zoeken zal het systeem alleen nog de regels weergeven waarvoor de zoekactie geldt. Tevens hebben we de kolommen waar het zoeken niet bij werkt weggehaald uit de lijst "Zoekveld"  Actie Er is geen specifieke actie nodig. Vanaf deze release werkt het zoeken en filteren juist. Gewijzigde werking -> Rapporten -> Personeelsmanagement (6594823) Melding Wanneer een gebruiker alleen rechten heeft op bepaalde bedrijven binnen een klant, dan kwam er geen resultaat uit het rapport 'Overzicht Uitdiensttredingen'. Oplossing Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Nu worden bij het scherm op klantniveau alleen die bedrijven getoond waar de gebruiker rechten toe heeft. Wanneer deze bedrijven zijn geselecteerd, worden alleen die medewerkers getoond die in de gekozen bedrijven verloond worden, samen met de bijbehorende data inzake de uitdiensttreding. Actie Wanneer een overzicht nodig is van alle uitdiensttredingen over een bepaalde periode, kan dit rapport opgevraagd worden. Routeplanner berekening loopt niet gelijk tussen HR core en HR self Service (6699780) (Hotfix 07-08-2024) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat er een verschil was in de routeberekening tussen HR Core en HR Self Service.   Oplossing Dit verschil ontstond doordat de routeberekening beïnvloed werd door het tijdstip van de berekening, waarbij rekening werd gehouden met de verkeersdrukte op dat moment. Vanaf 07-08-2024 om 13:30 wordt de route berekend zonder rekening te houden met eventuele verkeersdrukte. Dit zorgt voor consistente routeberekeningen tussen HR Core en HR Self Service. Actie Er is geen specifieke actie nodig. Email (login) wordt niet correct gevuld (Hotfix 08-08-2024) Melding In sommige situaties kon het voorkomen dat het veld E-mail (login) een onjuist e-mailadres bevatte. Oplossing Het probleem is verholpen en zal niet meer voorkomen. Het probleem ontstond indien er een import van e-mailadressen (zakelijk en/of privé) werd gedaan. Vanaf dit moment wordt het veld Email (login) niet meer ingevuld. In een latere fase zullen alle Email (login) velden worden ingevuld.  Actie Er is geen specifieke actie nodig. De fouten die waren ontstaan zijn inmiddels door ons gecorrigeerd. In een mutatieoverzicht is een eventuele correctie zichtbaar als: fixed@by.youserve met de muteerder RPD Technisch beheer. In een latere fase zullen alle Email (login) velden worden ingevuld bij alle werknemers waar dit noodzakelijk is. 

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.    Zaterdag 31 augustus 2024   Product Release Opmerkingen YouServe HR Core Business - NL  Ja  Samengevoegd met Payroll YouServe Payroll Business Ja Samengevoegd met HR Core   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

HR Core/Payroll Business - Release op zaterdag 31 augustus 2024   Op zaterdagochtend 31 augustus 2024 brengen wij de september release van HR Core en Payroll Business naar productie. Hierdoor is onze applicatie tijdelijk niet beschikbaar.   English: On Saturday morning, August 31st 2024, we will bring the September release of HR Core and Payroll Business to production. As a result, our application will be temporarily unavailable.

  Mededelingen Nieuw Digitaal Dossier Waarom Vanaf 1 oktober 2024 zullen we het huidige Salarisdossier en Medewerker dossier vervangen voor een nieuwe module.   Vanaf de release van zaterdag 27 juli 2024 zullen de nodige functionaliteiten rondom dit nieuwe Digitale Dossier al worden uitgerold met de release. Wil je volledig op de hoogte worden gehouden van de planning, de status en de werking van dit nieuwe dossier dan adviseren wij vanaf nu onze community pagina Community Nieuw Dossier in de gaten te houden.   Wensen van de klant Toevoegen Signaal UPA / vaste bedragen Waarom Wanneer een bedrijf de pensioengegevens via de UPA-aangifte moet aanleveren en er is sprake van een hard opgegeven premiebedrag in het arbeidsvoorwaardescherm van een van de 16 vaste of variabele pensioenregelingen bij de medewerker, dan worden de gegevens niet volledig en correct doorgegeven in de UPA-aangifte. Hiervan werd geen melding gegeven. Hoe Rapporten > Berekening > Signaleringsverslag Met ingang van 1 januari 2024 wordt in deze situatie de volgende melding op het signaleringsverslag gegeven als Waarschuwing: Vast bedrag (pens soort) icm pensioeninterface. Dit signaal wordt per pensioensoort gegeven en kan gelden voor zowel de vaste of variabele pensioenregelingen. Actie Wanneer dit signaal gegeven wordt in het signaleringsverslag, dan zal het hard opgegeven premiebedrag in de velden Premie werknemer (pens soort) en/of Premie werkgever (pens soort) leeg gemaakt moeten worden. De premie zal (indien de pensioeninrichting verder correct is) dan op de normale wijze berekend worden en met de juiste gegevens aangeleverd worden. Wij adviseren om een signaleringsverslag te draaien voor geheel 2024 om te zien dat deze melding niet voorkomt. Uitbreiding Arbeidsvoorwaarden Jubileumuitkering Waarom Via de arbeidsvoorwaarde jubileumuitkering is het mogelijk om automatisch jubileumuitkeringen te berekenen. In deze release zijn aanvullende wensen meegenomen om deze berekening verder in te kunnen richten. Hoe Instellingen > Berekening > Arbeidsvoorwaardengegevens > Jubileumuitkering: Per 1 januari 2024 zijn de volgende aanpassingen gedaan:   Bedrijf scherm Voor jubileumjaren 1-5 zijn er 5 nieuwe gegevenselementen aangemaakt: namelijk “Ophogingspercentage jubileum 1-5”.    Op dit nieuwe gegevenselement kunt u per jubileumjaar een afwijkend ophogingspercentage opgeven. Het vaste deel van de grondslag wordt hiermee verhoogd. Let op: als op een van deze gegevenselementen een percentage is opgegeven dan overschrijft dit het gegevenselement “Ophogingspercentage jubileum algemeen”. Dit gegevenselement heette voorheen “Ophogingspercentage jubileum” en is nu hernoemd naar “Ophogingspercentage jubileum algemeen”.   Voor jubileumjaren 1-5 zijn er 5 nieuwe gegevenselementen aangemaakt, namelijk: “Netto te bruteren jubileumuitkering 1-5” (JA/NEE). Op dit gegevenselement kunt u per jubileumjaar een waarde opgeven of de jubileumuitkering gebruteerd moet worden. Let op: als op een van deze gegevenselementen een waarde is opgegeven dan overschrijft dit het gegevenselement “Netto te bruteren jubileumuitkering algemeen”. Dit gegevenselement heette voorheen “Netto te bruteren jubileumuitkering” en is nu hernoemd naar “Netto te bruteren jubileumuitkering algemeen”.    Verder zijn de gegevenselementen “Uitkeringsfactor 1-5” hernoemd naar “Uitkeringsfactor jubileum 1-5”.   Medewerker scherm Medewerker > Contract > Arbeidsvoorwaardenpakket > Jubileumuitkering De hierboven beschreven nieuwe gegevenselementen “Ophogingspercentage jubileum 1-5” en “Netto te bruteren jubileumuitkering 1-5” staan ook op het medewerker scherm. Hiermee kunt u de waarde van het Bedrijfsscherm indien gewenst overschrijven. Actie Indien je de nieuwe gegevenselementen wilt gebruiken, dan kun je deze inrichten. In andere gevallen is er geen actie nodig.   Gewijzigd en verbeterd APG Woondiensten/ABP Originele resultaten i.p.v actueel overige pensioensoorten (vervolg) Waarom In de release van 2024-07 hebben wij voor de 5 pensioenregelingen die gebruik moeten worden voor de aanlevering pensioenfonds APG Woondiensten en ABP de regelingen aangepast zodat er bij een salarisverhoging met terugwerkende kracht de pensioenpremie nog op basis van het originele salaris berekend blijft worden. Nu is deze functionaliteit ook beschikbaar voor de overige 11 vaste pensioenregelingen Pensioen aanvulling, Pensioen overbrugging, Pensioen Extra, VUT, Vroegpensioen, Vroegpensioen extra, Sociaal fonds, Opleidingsfonds en Extra fonds 1 t/m 4. Hoe Op de bedrijf- en medewerkersschermen van deze pensioenregelingen is het veld Toepassen salarisverhoging (pens.srt) toegevoegd. Het veld heeft twee waardes:   1. Actueel Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het huidige pensioenjaar meegenomen. Dit is de huidige werking en de default instelling. 2. Origineel Salarisverhogingen die per pensioenpeildatum met terugwerkende kracht worden opgevoerd, worden in het nieuwe pensioenjaar meegenomen.  Actie Wanneer het pensioenfonds dit wenst, kan dit nu ingericht worden bij deze pensioenregelingen, door het veld Toepassen salaris verhoging (pens.soort) op Origineel zetten.   Anders is er geen actie nodig. CO2 waardenlijsten op scherm arbeidscontract Waarom Voor het vastleggen van de juiste gegevens voor de CO2 vastlegging hebben we een 2-tal velden vastgelegd op het arbeidscontract scherm.  Hiermee kon je dan een standaardwaarden instellen voor de CO2 registratie. Deze velden doen echter niets in de vastlegging van de CO2 registratie omdat je per dag de mutatie doorvoert en deze dus ook per dag moet registreren. We hebben hierom besloten deze velden van het scherm te verwijderen. Hoe Medewerker > Contract > Arbeidscontract We hebben vanaf 1-1-2024 de volgende 2 velden van het scherm verwijderd: Mobiliteit C0-2 Vervoermiddel / Brandstof CO-2 Actie Er is geen actie nodig. Het is niet meer nodig deze zaken standaard vast te gaan leggen bij de medewerker op het arbeidscontractscherm. Hernoemen rapport Overzicht bedrijfsinrichting  Van Overzicht bedrijfsinrichting naar Payroll inrichting Waarom Naast het rapport Payroll inrichting is een nieuw scherm met rapporten gemaakt die HR inrichting heet. Om de functionele deel gebieden overzichtelijk te houden wordt de naam van de huidige rapport Overzicht bedrijfsinrichting aangepast. Hoe Rapporten > Instellingen > Payroll inrichting Met deze rapporten kan een overzicht worden opgevraagd over de inrichting van de payroll. Actie Wanneer er een rapport nodig is voor het ophalen van de inrichting van de salarisverwerking, kies één van de rapporten in dit rapport.   Opgeloste meldingen UPA aangifte uurloner ontbreekt in aangifte (6398337) Melding  Voor medewerkers met een oproepcontract, worden de regeling gegevens niet doorgegeven in de UPA aangifte in de perioden waarin zij niet gewerkt hebben. Dit gaat niet juist wanneer de medewerker een andere arbeidsvoorwaarden heeft dan " Salaris Variabel". Oplossing Het gegevenselement UPA einde regelingenblok wordt niet bepaald indien een medewerker met oproepcontract in een periode niet gewerkt heeft. Alleen voor variabel salaris (uurloon) gebeurde dit wel.    De code van de pensioenregelingen en UPA doorgifte is hierop aangepast zodat dit element toch bepaald wordt bij andere oproepcontracten (zoals netto uurloon, loonkosten variabel en daglonen) . Actie De code is aangepast per 1 januari 2024. Indien je dit geconstateerd hebt bij een medewerker moet je een salarisverwerking met terug werkende kracht voor die periode opstarten zodat het gegevenselement bepaald wordt. Als het element aanwezig is zal in de nieuwe UPA aangifte een correctie worden geschreven. Extra korting Betaald Ouderschapsverlof 1, Betaald Ouderschapsverlof 2 en Aanvullend geboorteverlof niet goed bepaald (6450009) Waarom Bij betaald ouderschapsverlof werd in bepaalde gevallen de extra korting die ingehouden wordt, niet goed bepaald wanneer het maximum dagloon wordt getoetst. Dit was in de situatie dat er in de arbeidsvoorwaarden is ingesteld dat er van de Bedrijfsuren moet worden uitgegaan EN er bij de medewerker zowel een percentage als uren zijn vastgelegd. Hierdoor vond een deling door foutieve uren plaats, waardoor het uurloon niet correct bepaald werd. Dit uurloon werd vergeleken met het uurloon van het maximum dagloon. En het verschil werd als extra korting in mindering gebracht. Uit verdere analyse kwam naar voren dat dit ook kan voorkomen bij Betaald ouderschapsverlof 2 en Aanvullend geboorteverlof. Hoe Met ingang van 1 januari 2024 zijn voor de regelingen Betaald ouderschapsverlof 1, Betaald ouderschapsverlof 2 en Aanvullend geboorteverlof aanpassingen gedaan dat deze extra korting anders wordt berekend. Actie Er is geen verdere actie vereist. Wanneer het verlof berekend wordt op basis van de bedrijfsuren en er vindt een toetsing met het maximum dagloon plaats, dan kan het zijn dat er een correctie met terugwerkende kracht plaatsvindt op de korting. Garantieloon ten onrechte op de strook (6450861)  Melding Indien bij een parttimer het opgegeven fulltime Garantie inkomen gelijk is aan het opgegeven fulltime salaris, dan kon er door afrondingsverschillen ten onrechte een bedrag van 0,01 op de salarisstrook komen als Garantieloon.  Oplossing Dit heeft te maken dat er in de regeling in sommige delen met 2 cijfers werd gerekend en in sommige delen met 6 cijfers achter de komma.   Met ingang van 1 januari 2024 is dit aangepast, waardoor er geen afrondingsverschillen meer zijn en dit niet meer kan voorkomen.  Actie Er is geen verdere actie vereist. Indien van toepassing vindt er een automatische herberekening plaats.  Melding signaleringslijst na mutatie overschrijven uitbetaling vakantiegeld (6429933)  Melding Als de onderstaande situaties van toepassing zijn, werd ten onrechte de volgende Signalering gegeven: Opgebouwd recht gratificatie 2 nog opgeven. Bij de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 is opgegeven dat deze behandeld moet worden als vakantietoeslag Bij de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 is opgegeven dat er sprake is van een vaste afspraak. In de betaalperiode van de arbeidsvoorwaarde Gratificatie 2 wordt er een handmatig bedrag vastgelegd dat uitbetaald moet worden via het gegevenselement Gratificatie (grat 2).   Oplossing Met ingang van 1 januari 2024 is dit aangepast en verschijnt het signaal niet meer ten onrechte op het Signaleringsverslag. Actie Er is geen verdere actie vereist.   APG - Element Datum Einde Inkomstenperiode alleen bij uitdienst (Hotfix 18-07-2024) Waarom Wij leveren in de APG aangifte de datum einde inkomstenperiode aan voor alle medewerkers die aangeleverd worden. Dit veld wordt in de regel niet gebruikt bij de meeste pensioen-fondsen die via APG de aangifte laten verzorgen. Bij de aangifte richting het APG/ABP gaf dit echter problemen. Hoe Met ingang van deze release hebben wij een aanpassing doorgevoerd dat de datum einde inkomstenperiode alleen geleverd wordt wanneer de datum einde inkomstenverhouding wordt aangeleverd. Actie Er is geen verdere actie vereist.

  Mededelingen In de vorige release hebben we 2 nieuwe functionaliteiten gemaakt vanuit de wensen van de klanten. Dit betreft de onderstaande 2 aanpassingen die betrekking hebben op automatische berekening rondom het verlof. Helaas zijn we erachter gekomen op basis van een aantal tickets dat bepaalde instellingen en gebruik van de verlofregistratie voor grote problemen heeft gezorgd. Om te voorkomen dat deze problemen groter worden en steeds meer klanten hier heel veel werk extra aan hebben, hebben we besloten dit terug te draaien. Op 18 juli hebben we dit met een fix teruggedraaid, waarbij de werking weer terug is gezet als voor de release van juli 2024. Dit betekent concreet dat het verlof na uitdienst en na een wijziging van het werkpatroon weer handmatig aangepast dient te worden. We gaan de komende tijd druk aan de slag, met de voorbeelden van de diverse tickets, om deze aanpassingen alsnog volledig werkend uit te rollen.   Uit dienst - Beëindigen verlof en herrekenen verlofsaldo Opgenomen verlof wordt aangepast na wijziging van het werkpatroon   Nieuw HR koppeling Waarom Ter voorbereiding van een eigen toegangsportal bij Youserve wordt alvast functionaliteit uitgerold. De koppeling voor medewerkergegevens van HR Core/Payroll Business naar de nieuwe (USM/IAM) Gebruikersbeheer applicatie is een nieuwe interface definitie toegevoegd aan de opties bij HR Koppelingen. Hoe Instellingen > Gegevensuitwisseling > HR koppelingen In de keuzelijst van de knop is de interface Youserve gebruikersbeheer toegevoegd. Door op het vinkje Automatische export te klikken, wordt deze interface geactiveerd. Met het veld UPI verplicht worden, indien de persoonslaag aan staat, alleen medewerkers geëxporteerd naar het gebruikersbeheer wanneer ze gekoppeld zijn aan de persoonslaag en een UPI hebben. Met de vinkjes bij Type medewerker kunnen bepaalde type medewerkers worden uitgesloten voor toegang tot het Youserve domein. Actie Vooralsnog hoeft u niets te doen. Vanuit Product Development zal op termijn een eenmalige conversie worden uitgevoerd om deze interface te vullen.   Hierbij zullen de waarden worden overgenomen van de interfaces: Youforce gebruikers en roltoewijzing (v1) of Youforce gebruikers uitgebreid (v3) Indien er al waarden zijn ingevuld, zal er geen conversie/migratie worden uitgevoerd. E-mailadres (login) Waarom Ter voorbereiding op een soepele aanmelding van medewerkers van HR Core naar de Youserve portal, is het veld E-mailadres (login) aangemaakt. Dit veld wordt automatisch gevuld wanneer bij een medewerker het E-mailadres (zakelijk) of E-mailadres (privé) wordt ingevuld. Hoe HR Core: Medewerker > Medewerkers Payroll: Medewerker > Medewerker Beide: Medewerker > Adresgegevens De logica voor het vullen van het E-mailadres (login) is als volgt:   Medewerker komt in dienst, maar de indiensttredingsdatum ligt nog in de toekomst: e-mailadres (privé) wordt weggeschreven in het element e-mailadres (login). Medewerker is in dienst: e-mailadres (zakelijk) wordt weggeschreven in het element e-mailadres (login). Medewerker is uit dienst: e-mailadres (privé) wordt weggeschreven in het element e-mailadres (login). Hierbij geldt dat wanneer een van de twee e-mailadressen (zakelijk of privé) niet aanwezig is, alleen gebruik wordt gemaakt van het aanwezige e-mailadres (zakelijk of privé). Met dit e-mailadres (login) kan een medewerker die nog niet in dienst is of uit dienst is gegaan, voor bepaalde zaken toch nog inloggen in het Youserve domein. Bijvoorbeeld om een jaaropgave op te vragen wanneer de medewerker uit dienst is. Actie Wanneer in HR Core/Payroll Business er nog geen e-mailadres (privé) en/of e-mailadres (zakelijk) is ingevuld, zorg er dan voor dat deze velden wel worden ingevuld in HR Core/Payroll Business. Op termijn zal dit namelijk een verplicht veld worden dat bij alle medewerkers gevuld moet zijn.    Gewijzigd en verbeterd Overzicht HR rapport Waarom Het rapport, nu te vinden via het menu: Rapporten > Instellingen > Overzicht HR inrichting is hernoemd naar Rapporten > Instellingen > HR inrichting.   In het rapport scherm zijn onderwerpen toegevoegd die niet alleen gelden voor de HR Core inrichting, maar die ook gebruikt kunnen worden voor de Payroll. Door de naam aanpassing sluit dit beter aan.   Daarnaast worden twee rapportonderdelen aan dit rapport toegevoegd: Actieve signalering condities - dit rapport geeft een weergave van de actieve signaleringen, of er voorwaarden aan gekoppeld zijn en of een signaal afgaat Actieve signalering ontvangers - dit rapport geeft aan naar wie een signaal moet worden gestuurd.  Hoe Rapporten > Instellingen > Inrichtingsoverzicht Kies één of meer rapporten door op het keuzevakje te klikken en maak het rapport aan. In Mijn rapporten of Gedeelde rapporten volgt de uitvoer van de gekozen rapporten. Actie Bij het ophalen van bedrijfs-/klantinrichting op de onderwerpen die op het scherm Inrichtingsoverzicht staan, vinkt u het rapport aan en voert u het uit. Identiteit Youserve domein Waarom Het gegevenselement Medewerker toegangssleutel is toegevoegd aan het scherm Identiteit. Dit is een veld dat niet gewijzigd kan worden. Het veld bevat de waarde waarmee een gebruiker bekend is voor het inloggen binnen het Youserve domein. Via een interface zal deze waarde automatisch gevuld worden. Hoe Medewerker > Medewerker > Identiteit Onderaan het scherm staat het nieuwe gegevenselement. Actie Om te zien wat de gebruikers toegangscode (sleutelveld) is, gaat u naar dit scherm. Zodra gebruik gemaakt gaat worden van de Youserve Gebruikersbeheer en portaal, zal dit gegevenselement gevuld worden. Tot die tijd zal dit veld nog leeg blijven.

De Visma YouServe releases van deze maand   Zodra release notes beschikbaar zijn, voegen we de hyperlinks toe.  Zaterdag 27 juli 2024   Product Release Opmerkingen Release notes HR Core Business 2024-08  Ja  -  YouServe HRYou - HR Core Business EN Ja geen release notes Release notes Payroll Business 2024-08  Ja -   Continuous releases Deze producten release zodra aangepaste of nieuwe functionaliteit beschikbaar is. Via de link ga je naar de releaseberichten.  Continuous release YouServe Self Service Business YouServe API's

  Nieuw Overzicht Uitdiensttredingen: Nieuw Rapport Waarom  Op verzoek van verschillende gebruikers is er een nieuw rapport voor uitdiensttredingen gemaakt. Dit rapport biedt meer inzicht in de medewerkers die tussen twee opgegeven datums uit dienst zijn gegaan. Dit betekent dat het huidige rapport 'Overzicht uitdiensttredingen' uit de verschillende profielen zal worden verwijderd.    Het nieuwe rapport kan zowel op klant- als op bedrijfsniveau worden opgevraagd. Wanneer het rapport op bedrijfsniveau wordt opgevraagd, kunnen één of meer medewerkers worden geselecteerd om over te rapporteren. Als er geen medewerker is geselecteerd, zullen alle medewerkers die uit dienst gaan tussen de opgegeven datums worden getoond. Bij een opvraag op klantniveau moet worden gekozen over welke bedrijven het rapport moet worden uitgevoerd. Hoe Navigeer naar: Rapporten > Personeelsmanagement > Overzicht uitdiensttredingen Het rapport bevat een overzicht van wie er uit dienst is gegaan, met de reden van uitdiensttreding, en biedt toegang tot verschillende tabbladen: Basis: Overzicht van de medewerkers die uit dienst zijn gegaan, met een indicatie of de medewerker valt in een van de volgende tabbladen. Manager: Indicatie of de medewerker manager is van een organisatorische eenheid. Backup Manager: Indicatie of de medewerker backup manager is van een organisatorische eenheid. Roltoewijzing: Indicatie voor welke organisatorische eenheid de medewerker een rol heeft en welke rol. Verzuim: Indicatie of er een actief verzuim open staat bij het uit dienst gaan. Verlof: Overzicht van actief verlof van de medewerker vanaf de datum dat hij uit dienst gaat en daarna. OSV: Overzicht van het totaal opgenomen ouderschapsverlof. Loonbeslag: Overzicht van lopende loonbeslagen bij een medewerker. Wazo: Overzicht van zwangerschapsverlof tijdens het uit dienst gaan. Actie  Wanneer je een overzicht van medewerkers wilt hebben die tussen twee opgegeven ingangsdatums uit dienst zijn gegaan, kun je dit rapport gebruiken. Dit rapport wordt in de profielen die door Visma YouServe worden onderhouden toegevoegd. Maakt je gebruik van een ander profiel, dan dient het rapport hier nog te worden toegevoegd.    Gewijzigd en verbeterd  Organisatorische Eenheid: Toevoeging Vervanger en Reden Vervanging Waarom  Ter voorbereiding op de wensen om vanuit de YouServe App vervanging te kunnen toekennen, is de optie geïntroduceerd om tijdelijk een vervanger voor een manager toe te wijzen bij de organisatorische eenheid. Daarbij kan ook aangegeven worden wat de reden voor de vervanging is.  Hoe Navigeer naar: Instellingen > Formatie en organisatie > Organisatorische eenheden Aan dit scherm zijn twee elementen toegevoegd: Vervanger Reden Vervanging Bij het element 'Vervanger' kan elke medewerker binnen de organisatie worden gekozen. De 'Reden Vervanging' is een waardenlijst die via het menu: Instellingen > Vastlegging > Waardenlijst kan worden gevuld.   Hiermee kunnen redenen worden gedefinieerd die specifiek voor de organisatie gelden. Beide velden zijn tijdsgebonden, wat betekent dat je de juiste peildatum moet kiezen om een vervanging in te richten en de juiste peildatum om deze weer te beëindigen. Het beëindigen wordt gedaan door de velden 'Vervanger' en 'Reden Vervanging' weer leeg te maken op de juiste peildatum. Actie Omdat dit een voorbereiding in de software is, zijn op dit moment de nieuwe velden nog niet muteerbaar. In een volgende PI zullen deze velden muteerbaar worden. Roltoewijzing User Management: Gedelegeerde  Waarom Ter voorbereiding op de wens om vanuit de YouServe App een gedelegeerde te kunnen toekennen, is de optie geïntroduceerd om een gedelegeerde aan een rol toe te wijzen. Daarbij kan ook aangegeven worden wat de reden voor het toewijzen van de gedelegeerde taak is. Hoe Navigeer naar: Medewerker > Arbeidsrelatie > Roltoewijzing UM De onderliggende velden zijn tijdsgebonden, dat betekent dat de peildatum juist moet zijn om een rol te delegeren. Om een gedelegeerde te beëindigen, kies eerst de juiste peildatum.   In dit scherm zijn drie velden toegevoegd: Gedelegeerde: Kies een medewerker aan wie de rol moet worden gedelegeerd. Reden Delegeren: Kies een vooraf gedefinieerde reden waarom de rol wordt gedelegeerd. Onderliggende Niveaus Uitsluiten: Wanneer de optie 'Inclusief Onderliggende Niveaus' in een rol op Ja is gezet, kunnen gedelegeerden nu individuele onderliggende eenheden (OE's) uitsluiten van toegang door deze optie naar 'Nee' te wijzigen. Dit stelt je in staat om onderliggende OE's uit te sluiten van de toegang van gedelegeerden, zelfs als de rol normaal gesproken toegang heeft tot deze onderliggende eenheden. Actie Omdat dit een voorbereiding in de software betreft, zijn op dit moment de nieuwe velden nog niet muteerbaar. In een volgende PI zullen deze velden muteerbaar worden.