Releases Youforce Flex Benefits

Mededelingen Ruimere overstapperiode nieuwe gebruikersinterface We hebben u zo vroeg mogelijk geïnformeerd dat wij op zaterdag 30 maart de huidige gebruikersinterface definitief willen vervangen door de nieuwe versie. Een aantal klanten heeft echter aangegeven meer tijd nodig te hebben om de overgang in hun organisatie te organiseren. Dit heeft ertoe geleid het overgangsmoment tot nader order uit te stellen. We laten u zo snel mogelijk weten wat de nieuwe overgangsdatum gaat worden. Let op Het is nog steeds mogelijk om per direct over te gaan naar de nieuwe gebruikersinterface. We stellen alleen het moment uit waarop we de oude gebruikersinterface gaan deactiveren. Instructie Instructie voor het beschikbaar stellen van de nieuwe gebruikersinterface aan uw medewerkers. Open Flex Benefits als beheerder. Open het venster Beheer > Onderhouden werkgever. Op dit onderhoudsvenster staan een aantal kenmerken van uw organisatie. Vink de vinkbox achter het kenmerk Gebruik nieuwe gebruikersinterface aan. Klik op de knop Opslaan. Vanaf dit moment komen uw medewerkers automatisch in de nieuwe gebruikersinterface als zij in het Youforce portaal op de tegel Flex Benefits hebben geklikt. Nieuw Welkomstpagina toegevoegd in nieuwe gebruikersinterface Waarom Als een medewerker de oude gebruikersinterface opende, werd als eerste de welkomstpagina getoond. De inhoud van deze pagina kon u zelf bepalen. De welkomstpagina was nog niet beschikbaar in de nieuwe gebruikersinterface. Een aantal klanten heeft gevraagd om de welkomstpagina toe te voegen aan de interface. Hoe De welkomstpagina is toegevoegd aan het Dashboard van de nieuwe gebruikersinterface. Als medewerkers inloggen, wordt de welkomstpagina geopend in een venster bovenop het Dashboard. De medewerker kan dit venster sluiten door op OK te klikken. De welkomstpagina bevat dezelfde tekst als de welkomstpagina in de oude gebruikersinterface. Uw actie U kunt de welkomstpagina activeren door een flexpakket parameter aan te zetten. Activeren welkomstpagina Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op Parameters. Selecteer de parameter PARR_WelcomeTextOrLegalDisclaimer_Enable. Klik op Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op Opslaan. Aanpassen tekst op welkomstpagina Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. Selecteer uw flexpakket. Klik op Flexpakket Help. Selecteer Help_ID 72. Klik op Helptekst. Pas de tekst aan in de sectie Helptekst specifiek. Klik op Opslaan. Gewijzigd en verbeterd Melding als een te hoog bedrag wordt ingevoerd (change 981843) Melding Als een medewerker in de nieuwe gebruikersinterface via een keuzevenster een bedrag invoerde dat hoger is dan de maximumwaarde, werd dit bedrag niet geaccepteerd door het programma. Het programma verwijderde het ingevoerde bedrag en zette automatisch een 0 in het tekstvak. Er volgde geen melding. Het verzoek was de medewerker een melding te tonen dat het bedrag te hoog is. Oplossing De controles op de keuzevensters voor de doelen zijn aangepast. Als een medewerker een bedrag invoert dat hoger is dan de maximumwaarde, toont het programma de melding Maximum waarde is: <variabele maximum waarde>. Het programma zet automatisch deze maximumwaarde in het tekstvak. Waarschuwingsmeldingen verplaatst (change 994838) Melding Als een medewerker een keuze heeft ingevoerd en daarna op Opslaan of Indienen klikt, voert het programma een aantal productcontroles uit. Onder andere of de som van de bronnen gelijk is aan de waarde (kosten) van het doel. Als een doel is geconfigureerd met een verplichte bijlage wordt Stap 3 toegevoegd aan de stappen van het keuzevenster. De productcontroles werden uitgevoerd nádat de medewerker in Stap 3 de bijlagen had geüpload. Deze werkvolgorde is niet handig. Enkele klanten hebben verzocht de productcontroles uit te voeren aan het eind van Stap 2 zodat de medewerker niet eerst de bijlagen hoeft te uploaden. Oplossing De keuzevensters voor de doelen zijn aangepast. Als een doel is geconfigureerd met een verplichte bijlage vinden de productcontroles plaats na het klikken op Doorgaan naar bijlagen in Stap 2. Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Melding 'invalid product' op keuzevenster Budget uitbetalen (change 1188424) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Budget uitbetalen voor de maand maart. De medewerker had al eerder een keuze gemaakt voor Budget uitbetalen voor de maand februari en die keuze is al goedgekeurd. Nadat de medewerker de bedragen voor de keuze voor maart heeft ingevoerd op het keuzevenster toont het programma de rode melding Invalid product. Oplossing Het functionaliteit van het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen is verbeterd. Bijlage van keuze uit 2018 (change 1234885) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Aanvullend pensioen voor het jaar 2019. De organisatie heeft in de inrichting van dit doel geconfigureerd dat een bijlage voor dit doel verplicht is. De medewerker vult het doelbedrag in op het venster van Stap 1. Hij vult de bron in op het venster van Stap 2. Daarna opent het programma het venster van Stap 3 voor het toevoegen van de bijlagen. Op dit venster wordt de bijlage van de keuze van de medewerker voor het doel Aanvullend pensioen uit het jaar 2018 getoond. Dit is niet correct. Oplossing De keuzevensters voor alle doelen zijn aangepast. Bij het openen van het venster van Stap 3 worden alleen bijlagen getoond die behoren bij de keuze voor het huidige jaar en de gekozen maand. Declaratie-bedrag wordt vermenigvuldigd met 100 (change 1253671) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker voert een declaratie in voor het doel Uitruilen OV- en taxikosten. Hij klikt op Declaratie toevoegen. De declaratie is nu zichtbaar in de lijst met declaraties. De medewerker klikt op Bijwerken. Het invoervenster wordt weer geopend. Het declaratiebedrag is nu vermenigvuldigd met een factor 100. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Uitruilen OV- en taxikosten is verbeterd. Als een medewerker een declaratie heeft ingevoerd en daarna deze declaratie weer gaat bijwerken, blijft het declaratiebedrag het juiste bedrag. Aanvragen OV-jaarkaart zonder accepteren van voorwaarden (change 1274053) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel OV-jaarkaart aanvragen. Voor dit doel moeten medewerkers aanvinken dat zij akkoord gaan met de door de organisatie opgestelde voorwaarden. De medewerker vinkt de vinkbox Ik accepteer de voorwaarden niet aan maar kan toch de keuze opslaan en indienen. Dit is niet gewenst. Oplossing Het keuzevenster voor het doel OV-jaarkaart aanvragen is aangepast.  Het is nu niet meer mogelijk de keuze op te slaan en in te dienen, zonder de vinkbox Ik accepteer de voorwaarden aan te vinken. Bij medewerkers met twee dienstverbanden komt een leeg wit venster (change 1270445) Melding Een medewerker heeft twee dienstverbanden. Het eerste dienstverband heeft geen flexpakket. Het tweede dienstverband heeft wel een flexpakket. De medewerker opent Flex Benefits. Het programma toont nu een leeg wit venster op de bruin/grijze achtergrond. Oplossing Deze urgente melding is opgelost door middel van een tussentijdse upgrade op 18 februari 2019. De functie voor het ophalen van medewerkergegevens is verbeterd zodat Flex Benefits de juiste informatie toont. Bij medewerkers met twee dienstverbanden ontbreekt het tabblad Budget (change 1297946) Melding Een medewerker heeft twee dienstverbanden. Het eerste dienstverband heeft geen flexpakket. Het tweede dienstverband heeft wel een flexpakket. De medewerker opent Flex Benefits. Het programma opent de nieuwe gebruikersinterface met de gegevens van het tweede dienstverband maar er zijn nu vier tabbladen. Het tabblad Budget ontbreekt, ondanks dat de medewerker wel een persoonlijk budget (IKB) heeft. Oplossing Deze melding is opgelost door middel van een tussentijdse upgrade op 7 maart 2019. De functie voor het ophalen van medewerkergegevens is verbeterd zodat Flex Benefits de juiste informatie toont. Planning Planning release 2019-05 In release 2019-05 verwachten wij de onderstaande functionaliteiten toe te voegen aan de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. Helptekst beschikbaar op het keuzevenster De helptekst van een doel kan de medewerker nu openen op het tabblad Arbeidsvoorwaarden. We gaan een knop toevoegen aan het keuzevenster waarmee de medewerker de helptekst van het betreffende doel ook kan openen. Kaart informatie op dashboard Op het dashboard komt een nieuwe kaart waarin de hyperlinks naar externe websites worden opgenomen. Deze kaart vervangt de menugroep Informatie van de oude gebruikersinterface. Ondersteuning numeriek toetsenbord De punt op het numerieke toetsenbord wordt ondersteund voor het snel invoeren van bedragen met cijfers achter de komma. Oranje waarschuwingsmeldingen De keuzevensters van de oude gebruikersinterface bevatten, naast de blokkerende rode meldingen, ook oranje waarschuwingsmeldingen. Deze oranje meldingen worden nu ook toegevoegd aan de keuzevensters van de nieuwe gebruikersinterface. Publishing Date : 3/22/2019

Nieuw Nieuwe koppeling met Personeelsdossier Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits Waarom Organisaties die de programma's HR Self Service en Personeelsdossier gebruiken, kunnen HR Self Service zodanig inrichten dat de overeenkomsten, die gegenereerd worden als een medewerker een keuze indient, worden doorgestuurd naar Personeelsdossier. Deze koppeling is dus afhankelijk van het gebruik en de juiste inrichting van HR Self Service. Flex Benefits is nu uitgebreid met een directe koppeling met Personeelsdossier, zodat de overeenkomsten en bijlagen van Flex Benefits kunnen worden toegevoegd aan het Personeelsdossier van de medewerker. Hoe Functie Goedkeuren keuzes werknemer De functie Goedkeuren keuzes werknemer is aangepast. Deze functie wordt gestart via het menu Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes werknemer. Als de koppeling met Personeelsdossier is geactiveerd, en de beheerder selecteert een keuze en klikt op de knop Accorderen, dan worden de overeenkomst, die is gegenereerd door Youforce Docs, en de eventuele bijlagen, die zijn geüpload door de medewerker, doorgestuurd naar het Personeelsdossier van de medewerker. Uw actie Als u gebruik wilt maken van deze directe koppeling, dan moet u deze activeren in Flex Benefits. Dit doet u als volgt: Login als beheerder Open het menu Beheer > Onderhouden werkgever Vink de vinkbox Bestanden naar Personeelsdossier aan Klik op de knop Opslaan. Verwijderen van overeenkomsten uit Personeelsdossier Waarom Medewerkers kunnen in Flex Benefits keuzes maken voor de meermaals doelen voor toekomstige maanden.  Bijvoorbeeld, in februari kan een medewerker een keuze maken voor het doel Verlof kopen voor de maand augustus. Deze keuzes worden meestal direct of vrij snel goedgekeurd in HR Self Service of in Flex Benefits. In beide gevallen kan de overeenkomst worden opgestuurd naar het Personeelsdossier van de medewerker. Op een later tijdstip, bijvoorbeeld in april,  kan de medewerker beslissen om de gemaakte keuze aan te passen en opnieuw in te dienen. Als deze aangepaste keuze ook wordt goedgekeurd, dan kunnen er 2 overeenkomsten in het Personeelsdossier van de medewerker komen te staan van dezelfde keuze voor dezelfde maand. Om dubbele overeenkomsten in Personeelsdossier te voorkomen, is Flex Benefits nu uitgebreid met een functie die de oude overeenkomst uit Personeelsdossier verwijdert, op het moment dat de medewerker de nieuwe keuze indient. Hoe Functie Indienen keuzes Als een medewerker een keuze indient voor een meermaals doel voor een bepaalde maand, dan controleert het programma of deze keuze al eerder is ingediend en goedgekeurd voor deze maand. Zoja, dan stuurt Flex Benefits een opdracht aan Personeelsdossier om de bestaande overeenkomst en de eventuele bijlagen van deze bestaande keuze voor deze maand te verwijderen. Gewijzigd en verbeterd Knop "Tekort aanvullen" op het keuzevenster (change 854498) Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Waarom In de oude gebruikersinterface voor medewerkers stond op de keuzevensters een knopje bij alle bronnen, waarmee de medewerker automatisch het ontbrekende bedrag in het tekstveld kon plaatsen. Dit knopje had de vorm van een icoon met een pijltje naar links. Deze knop ontbrak nog in de nieuwe gebruikersinterface. Hoe Keuzevensters voor de doelen De knop Tekort aanvullen is toegevoegd aan de keuzevensters van de nieuwe gebruikersinterface op het venster Stap 2. De knop staat bij elke bron. Afhankelijk van de gekozen waarde voor het doel, de eventueel al ingevulde bronbedragen en het type bron, berekent het programma de waarde voor de geselecteerd bron en vult deze in in het tekstveld van de bron. De knop heeft de vorm van een icoon met een dubbele pijl naar rechts. NB: De knop is niet van toepassing voor de doelen waarvoor geen doelbedrag moet worden ingevuld, bijvoorbeeld Budget uitbetalen en Verlof verkopen. Huisstijlkenmerken voor de namen van de tabjes (change 1010431)  Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Melding De namen van de tabjes (Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, etc.) worden getoond in het grijs. Voor organisaties die de optie "Huisstijlkenmerken" (ook wel White-labeling) gebruiken, wordt de achtergrondkleur van het bovenste deel van het scherm aangestuurd door de huisstijlkenmerken instellingen in Youforce. In sommige gevallen zijn de grijze tab-namen niet leesbaar, omdat er te weinig contrast is met de achtergrondkleur. Oplossing Voor organisaties die de optie "Huisstijlkenmerken" gebruiken, worden de namen van de tabjes nu ook aangestuurd door de huiststijlkenmerken instellingen van Youforce. Uw actie Controleer eventueel de instellingen van uw huisstijlkenmerken: Open Youforce als applicatiebeheerder Klik op de tegel Portaalbeheer Open de menugroep Gebruikersinstellingen Open het menu Huisstijlkenmerken beheer Klik op de link Gebruik productie stijl als basis Scroll naar beneden naar de groep Menubalk De achtergrondkleur van het bovenste deel van de nieuwe gebruikersinterface van Flex Benefits wordt gelezen uit de instelling Basis kleur. De kleur van de tab-namen wordt gelezen uit de instelling Basis tekstkleur. U kunt de instellingen eventueel aanpassen. Wij raden u aan de toelichting (helptekst) van Portaalbeheer te raadplegen voordat u deze functie gebruikt. Exportmutaties voor het doel Reconstructie (change 1165648) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal Waarom In de standaardconfiguratie van de exportmutaties voor het doel Reconstructie was nog een mutatie opgenomen voor de HR Core Beaufort rubriek P08102. Deze rubriek is echter verwijderd uit de configuratie van HR Core Beaufort. Hoe Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking > Mutatieregels In de standaardconfiguratie van de mutatieregels voor het doel Reconstructie is de rubriek P08102 vervangen door rubriek P00006. Als de medewerker in het doel Reconstructie een keuze heeft gemaakt voor de optie 'Reconstructie', dan wordt een mutatie aangemaakt voor rubriek P00006 met de waarde 0. Als de medewerker in het doel Reconstructie een keuze heeft gemaakt voor de optie 'Budget', dan wordt een mutatie aangemaakt voor rubriek P00006 met de waarde 0,08. Knop Keuze openstellen op venster Overzicht alle keuzes  Waarom Een beheerder selecteert een keuze van een medewerker op het venster Overzicht alle keuzes. Deze keuze heeft de status Goedgekeurd. Hij klikt op de knop Keuze openstellen. Hij verwacht dat de status van de keuze op Vervallen gezet wordt, maar de keuze wordt verwijderd uit de lijst. Dit maakt het lastig om in de toekomst te controleren wat er met deze keuze is gebeurd. Hoe Beheer > Verwerken keuzes > Overzicht alle keuzes > Keuze openstellen De procedure van de knop Keuze openstellen op het venster Overzicht alle keuzes is aangepast.  Als een beheerder een keuze selecteert die de status Goedgekeurd heeft, en op de knop Keuze openstellen klikt, dan blijft deze keuze bewaard. De status van de keuze wordt op Vervallen gezet. Opgeloste meldingen De twee knoppen rechtsboven werken niet (change 865660) Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Melding Rechts bovenaan het scherm van de nieuwe gebruikersinterface staan 2 knoppen: Een knop bestaande uit 9 vakjes. Deze verwijst terug naar Youforce. Een knop met een inbox-icoon. Deze werkt niet. Oplossing Beide knoppen zijn verwijderd van het scherm. Om aan te sluiten bij het nieuwe schermontwerp van HR Core Business is de menu-knop, die eerst linksboven in het scherm stond, verhuisd naar rechtsboven. Niet-opgeschoonde keuzes uit 2017 (change 951986)  Melding Een beheerder opent het venster Overzicht alle keuzes.  Hij ziet een aantal keuzes staan uit het jaar 2017 met de status Goedgekeurd.  De beheerder had verwacht dat deze keuzes zouden zijn opgeschoond door de wizard jaarovergang. Oplossing De opschoonfunctie van de wizard jaarovergang verwijdert keuzes met de status Tijdelijk van alle medewerkers die in dienst zijn. Van medewerkers die al uit dienst zijn, worden de keuzes met status Tijdelijk, Ingediend en Goedgekeurd niet verwijderd. De opschoonfunctie is aangepast. Hij verwijdert nu ook de keuzes met status Tijdelijk, Ingediend en Goedgekeurd van medewerkers die uit dienst zijn. De oude keuzes uit 2017 met status Tijdelijk, Ingediend en Goedgekeurd zijn verwijderd via een script. Invoeren van een ingangsdatum (changes 1175422 en 1283114)  Melding Een beheerder ontdekt dat de ingangsdatum voor een keuze voor het doel Fiets is verwijderd bij een medewerker. Hij probeert de ingangsdatum weer toe te voegen. De beheerder opent het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Basisgegevens. Hij opent het tabblad Keuzegegevens. Hij selecteert de rubriek RUBR_Fiets_Ingangsdatum. Hij klikt op de knop Wijzigen. Het programma toont dan de melding 'System error'. Oplossing Het onderhoudsvenster voor rubriekgegevens is verbeterd. Het is nu wel mogelijk om datums in te voeren. Publishing Date : 2/22/2019

Nieuw Flex Benefits workflow - toevoegen van bijlagen Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits Waarom Er zijn voor Flex Benefits twee workflow-functionaliteiten beschikbaar: de workflow-functionaliteit van Self Service de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits In de workflow-functionaliteit van Self Service is het mogelijk om het flexpakket zo in te richten dat de medewerkers verplicht een bijlage moeten toevoegen aan hun keuze, als ze de keuze indienen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor het doel Fiets, waarvoor het noodzakelijk kan zijn een kopie van de factuur van een gekochte fiets toe te voegen aan de keuze in Flex Benefits. Deze functionaliteit was nog niet beschikbaar voor de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits. Deze is met ingang van deze release toegevoegd. Hoe De oplossing bestaat uit drie delen: Inrichting van het flexpakket. Venster Indienen keuzes voor de medewerker. Venster Goedkeuren keuzes werknemer voor de beheerder. Inrichting van het flexpakket U kunt voor elk product (doel) vastleggen dat medewerkers voor keuzes voor dit doel een bijlage moeten toevoegen. U doet dit als volgt: Open Flex Benefits als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Producten. Selecteer het gewenste product. Klik op de knop Basiskenmerken. Vink de vinkbox achter het kenmerk Bijlagen toevoegen aan. Klik op de knop Opslaan. Indienen keuzes (oude gebruikers-interface) Als u voor een doel heeft ingericht dat een bijlage verplicht is, dan verandert het keuzevenster voor het doel niet. Als de medewerker een keuze voor het doel heeft opgeslagen en deze keuze wil indienen, dan opent de medewerker het venster Indienen keuzes. Op dit venster staat een extra tekstvak Bijlagen en een knopje voor het uploaden van een bijlage. De medewerker klikt op het knopje Uploaden, selecteert een bestand op zijn computer en klikt op de knop Bijwerken. Het bestand wordt dan opgenomen in het tekstvak Bijlagen. Daarna kan de medewerker eventueel nog een bestand uploaden. Deze wordt dan ook opgenomen in het tekstvak Bijlagen. Daarna moet de medewerker de keuze selecteren en de keuze indienen door op de knop OK te klikken. De bijlagen worden dan opgeslagen in de database van Flex Benefits. Indienen keuzes (nieuwe gebruikers-interface) Als u voor een doel heeft ingericht dat een bijlage verplicht is, dan verandert het keuzevenster voor het doel. Onder de secties Stap 1 voor de doel-gegevens en Stap 2 voor de bron-gegevens wordt een sectie Stap 3 geplaatst, waarop de medewerker de bijlagen moet selecteren en uploaden. Na het uploaden van de bijlage(n) kan de medewerker de keuze opslaan en direct indienen. De bijlagen worden opgeslagen in de database van Flex Benefits. Goedkeuren keuzes werknemer (in Flex Benefits) Het venster Goedkeuren keuzes, dat u opent via het menu Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes werknemer, is aangepast. Onderaan het venster staat de knop Open bijlagen. Als u een goed te keuren keuze selecteert uit de lijst en op de knop Open bijlagen klikt, dan opent het programma een nieuw venster. Op dit venster staat een lijst met voor de geselecteerde keuze aanwezige bijlagen. Deze lijst bevat altijd de overeenkomst, die is gegenereerd is door Youforce Docs. Als het doel is ingericht met verplichte bijlagen, dan bevat de lijst ook de door de medewerker geüploade bijlage(n). Door een bijlage te selecteren en op de knop Openen te klikken, kunt u een bijlage openen en inzien. Nieuwe koppeling met Personeelsdossier Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow-functionaliteit van Flex Benefits Waarom Organisaties die de programma's HR Self Service en Personeelsdossier gebruiken, kunnen HR Self Service zodanig inrichten dat de overeenkomsten, die gegenereerd worden als een medewerker een keuze indient, worden doorgestuurd naar Personeelsdossier. Deze koppeling is dus afhankelijk van het gebruik en de juiste inrichting van HR Self Service. Wij zijn bezig met het bouwen van een rechtstreekse koppeling tussen Flex Benefits en Personeelsdossier. De overeenkomsten worden dan door Flex Benefits opgestuurd naar Personeelsdossier op het moment dat een beheerder/actiehouder een keuze van een medewerker goedkeurt. In voorbereiding op deze koppeling vindt u op het venster Onderhouden werkgever al een nieuw kenmerk voor het aanzetten van deze koppeling. Hoe Het venster Onderhouden werkgever is uitgebreid met het kenmerk "Bestanden naar Personeelsdossier". Uw actie Geen. U kunt de nieuwe koppeling nog niet gebruiken. Gewijzigd en verbeterd Standaard modelnummer voor de Proforma bruto/netto berekening Waarom Voor het uitvoeren van de bruto-netto berekening stuurt Flex Benefits een opdracht aan de Proforma webservice.  In de Proforma webservice zijn verschillende modellen ingericht, voor elke sector/CAO. Voor een juiste bruto/netto berekening moet Flex Benefits het juiste modelnummer meegeven in de opdracht aan de Proforma webservice. We hebben gezien dat sommige organisaties geen modelnummer meegeven in de opdracht aan de Proforma webservice. Hoe Flex Benefits leest het modelnummer uit de flexpakket parameter PARR_Proforma_Modelnummer. Deze parameter moet door u correct worden ingevuld. U vindt de lijst met modelnummers in de applicatiehelp van Flex Benefits, op de pagina Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel > Proforma inrichten. Uw actie Vul het voor uw organisatie van toepassing zijnde modelnummer in in flexpakket parameter PARR_Proforma_Modelnummer. Instructie Open menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Parameters Selecteer de parameter PARR_Proforma_Modelnummer Klik op de knop Wijzigen Vul het modelnummer in in het veld Waarde. Klik op de knop Opslaan Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Tabblad Arbeidsvoorwaarden: gegevens worden niet opgehaald (change 921767) Melding Een medewerker opent het tabblad Arbeidsvoorwaarden. Het programma toont een tabblad met de volgende tekst: '0/4461: Deze arbeidsvoorwaarden zijn voor u beschikbaar.' Daaronder staat de hyperlink Meer informatie een aantal keren afgebeeld. Maar de doel-omschrijving ontbreekt. Oplossing Deze melding is in release 2018-12 al gedeeltelijk opgelost, maar nog niet voor alle gevallen. Het tabblad is nogmaals verbeterd. Op het tabblad Arbeidsvoorwaarden worden de helpteksten getoond die in de oude gebruikersinterface werden getoond in de Toelichting. In deze toelichtingsteksten zijn 2 hyperlinks opgenomen die verwijzen naar een helptekst Doelen en een helptekst Bronnen. De nieuwe gebruikersinterface maakt gebruik van een andere technologie, die deze 'oude' interne hyperlinks niet ondersteunt. Deze interne hyperlinks worden daarom door het programma verwijderd uit de helptekst, voordat ze op het tabblad Arbeidsvoorwaarden worden afgebeeld. Medewerker kan geen keuze maken voor uitruilen reiskosten (change 1007576) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitruilen van zijn fiscale ruimte voor reiskosten woon-werk. Hij opent het aanvraagvenster voor Reiskosten woon-werk. Hij vinkt Maximum uitruilen aan. Hij klikt op de knop Doorgaan naar verrekenen. Het programma opent het venster van Stap 2. De medewerker vult de fiscale ruimte in bij de bron Eindejaarsuitkering. Hij verwacht dat hij de keuze kan opslaan en indienen, maar de knoppen Bewaren en Nu indienen blijven niet-toegankelijk (grijs). Oplossing De fout werd veroorzaakt door de melding 'Als u het maximaal toegestane bedrag wilt uitruilen, moet u het maximum bedrag invullen bij één bron.' Het venster van Stap 2 van het doel Reiskosten woon-werk is verbeterd. Als de medewerker een bedrag heeft ingevuld bij één bron, dan worden de knoppen Bewaren en Nu indienen toegankelijk gemaakt. Medewerker met 2 dienstverbanden kan Flex Benefits niet gebruiken (change 1067899) Melding Een medewerker heeft 2 dienstverbanden. Hij start Flex Benefits vanuit het Youforce portaal. Flex Benefits toont de melding: 'U kunt geen gebruik maken van Flex Benefits omdat uw applicatiebeheerder het programma tijdelijk heeft geblokkeerd.' Het flexpakket is echter niet geblokkeerd. Oplossing Een vereiste voor het openen van Flex Benefits voor een dienstverband is dat het dienstverband de rol werknemer heeft en een flexpakket heeft. Er zat een fout in de procedure voor het openen van Flex Benefits. Medewerkers, die 2 dienstverbanden hebben waarvan het eerste dienstverband geen rol werknemer en geen flexpakket heeft en het tweede dienstverband wel de rol werknemer en een flexpakket heeft, kregen bovenstaande foutmelding. De procedure voor het openen van Flex Benefits is verbeterd. Als een medewerker meerdere dienstverbanden heeft, waarvan er maar één de rol werknemer en een flexpakket heeft, dan wordt Flex Benefits automatisch geopend voor het ene dienstverband dat wel een flexpakket heeft. Verkeerde omschrijvingen op het rol-selectie-venster (change 1068911) Melding Een gebruiker heeft 2 rollen in Flex Benefis: de rol werknemer en de rol manager. Deze gebruiker opent Flex Benefits. Omdat hij meerdere rollen heeft, wordt het rol-selectie-venster geopend. Het venster toont 2 rollen: manager en werknemer. Maar de omschrijvingen bij de beide rollen zijn verwarrend. Oplossing De omschrijvingen van de rollen op het rol-selectie-venster zijn verbeterd. Medewerker kan geen keuze voor volgende maand maken (change 1161285) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Budget uitbetalen voor de maand januari. Hij heeft deze keuze ingediend, en de keuze is automatisch goedgekeurd. De keuzestatus in Flex Benefits staat op 'goedgekeurd'. Later probeert de medewerker een keuze te maken voor Budget uitbetalen voor de maand februari. Hij klikt op het dashboard op de tegel voor Budget uitbetalen. Een nieuw venster wordt geopend met de gegevens van de keuze voor januari. Er is geen knop om een keuze voor februari te maken. Oplossing Het feit dat eerst een venster wordt geopend waarop alleen-lezen rubrieken staan met de gegevens van de keuze voor januari is correct. De keuze voor januari is immers al ingediend en goedgekeurd. In de oude gebruikersinterface was het juist te gemakkelijk om onbedoeld een al goedgekeurde keuze aan te passen en te overschrijven. Daarom wordt nu eerst een alleen-lezen venster geopend. Maar onderaan dit venster hoort de knop Maak een keuze te staan. Door op deze knop te klikken kan de medewerker een al gemaakte keuze aanpassen of een nieuwe keuze voor een andere maand maken. Het keuzevenster is verbeterd. Als de keuze voor de huidige maand al goedgekeurd is, wordt de knop Maak een keuze op het venster afgebeeld. Opgeloste meldingen algemeen Uit-dienstdatum medewerker niet verwijderd (change 876299) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker had een tijdelijk contract met zijn werkgever. De einddatum van dit contract is geëxporteerd door HR Core Business en geïmporteerd in Flex Benefits. Na een jaar wordt dit contract omgezet in een contract voor onbepaalde tijd. Dit wordt ingevoerd in HR Core Business.  Maar in Flex Benefits blijft de einddatum van het (oude) contract staan. Oplossing De functie voor het importeren van medewerkergegevens uit HR Core Business is verbeterd op het punt van het importeren van wijzigingen in de uit-dienstdatum. Medewerker kan zijn fiscale ruimte reiskosten niet uitruilen (change 1026100) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte voor Reiskosten woon-werk en hiervoor de bron Eindejaarsuitkering inzetten. Zijn fiscale ruimte is echter groter dan de hoogte van zijn eindejaarsuitkering. De medewerker vinkt Maximum uitruilen aan. Het keuzebedrag wordt gevuld met de maximale fiscale ruimte (bijvoorbeeld 3000 euro). Bij de bron Eindejaarsuitkering vult hij het beschikbare bedrag in (bijvoorbeeld 2000 euro). Er blijft dan 1000 euro staan in de rubriek Te verrekenen bedrag. Flex Benefits toont dan de rode stoplichtmelding: 'De waarde in de rubriek Te verrekenen bedrag brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan.' Oplossing In het algemeen geldt in Flex Benefits het volgende: Als een bedrag blijft staan in de rubriek Te verrekenen bedrag, dan wordt dit bedrag verrekend met het brutoloon. In het voorbeeld van de medewerker zou het brutoloon onder het minimumloon komen, als de uitruil voor reiskosten woon-werk wordt uitgevoerd. We hebben een uitzondering opgenomen voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Als bij dit doel een bedrag blijft staan in de rubriek Te verrekenen bedrag én de medewerker heeft gekozen voor het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte (hij heeft de vinkbox aangevinkt), dan wordt het bedrag in rubriek Te verrekenen bedrag niet verrekend met het brutoloon. De controle voor de stoplichtmelding is hiervoor aangepast. Foutmelding bij importeren van historische keuzes (change 1161347) Melding Een beheerder probeert een bestand met historische keuzegegevens te importeren in Flex Benefits via het menu Beheer > Historie importeren. Na het uploaden van het bestand toont Flex Benefits de foutmelding: 'Er is een fout opgetreden tijdens het importeren van het bestand'. Oplossing De fout werd veroorzaakt doordat de applicatie het bestand niet kon plaatsen in een map op de server. Deze fout is opgelost. Wet- en regelgeving Minimumloon 2019 Met ingang van 1 januari 2019 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 20 december de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. U kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Publishing Date : 1/25/2019

De release notes van Flex Benefits van de periode 2015-2018.