Releases Youforce Flex Benefits

Inhoudsopgave   Mededelingen Jaarovergang Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2024 moet je de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruik je om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten. Let op: Het is belangrijk dat je de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de (definitieve) salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat je de salarisproductie van januari start). Volgorde van werken: De medewerkers maken keuzes voor december. Je blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt. De keuzes voor december worden goedgekeurd. Je exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits. Je start de Wizard jaarovergang. Flex Benefits zal het keuzejaar op 2024 instellen en (in de volgende nacht) de medewerkergegevens van het jaar 2023 opschonen. Wacht tot de volgende dag. Als je gebruik maakt van HR Core Beaufort en verlof aanbiedt als bron: exporteer dan alle medewerker- en verlofgegevens (van het verlofjaar 2024) uit HR Core Beaufort naar Flex Benefits. Daarna kun je Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2024. Volgende release We verwachten in de week van 18 december 2023 een extra release uit te brengen, waarin de aanpassingen worden opgenomen die nodig zijn voor de overgang van het wettelijk minimum maandloon (2023) naar het wettelijk minimum uurloon (2024). In verband met de feestdagen zullen we geen reguliere maandrelease uitbrengen in het weekend van 31 december 2023.   Nieuw Nieuwe bron bij het doel Scholing meermaals Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom In enkele CAO's is opgenomen dat de medewerkers de beschikking krijgen over een loopbaanbudget of een duurzaam inzetbaarheidsbudget naast hun flexibele arbeidsvoorwaardenbudget (IKB), bijvoorbeeld de CAO voor de waterschappen.  Bij deze organisaties wordt het flexibele arbeidsvoorwaardenbudget ingericht op de bronnen Budget 1, Budget 2 en Budget 3 van Flex Benefits.  Het loopbaanbudget wordt dan ingericht op de bron Budget 4. De bron Budget 4 was nog niet aanwezig bij het doel Scholing meermaals. In de CAO voor de waterschappen staat dat medewerkers hun duurzaam inzetbaarheidsbudget mogen inzetten voor scholing.  Daarom hebben we de bron Budget 4 nu toegevoegd aan het doel Scholing meermaals. Hoe Nieuwe productitems/bronnen Het product Scholing meermaals (product-id PRDR_SCM) is uitgebreid met de bron: Budget 4 Het productitem Budget 4 is toegevoegd aan de keuzevensters voor alle 12 maanden. Jouw actie Productitems activeren en workflow selecteren Als je de bron Budget 4 wilt aanbieden bij het doel Scholing meermaals, dan moet je het productitem activeren. Daarnaast moet je, als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, de juiste HRSS workflow selecteren. Login in als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Producten Selecteer het product Scholing meermaals Klik op de knop Productitems Selecteer de bron Budget 4 Klik op de knop Basiskenmerken Vink de vinkbox bij het kenmerk Productitem actief aan Selecteer de juiste HRSS workflow bij het kenmerk Workflow Vul de waarde 1 in bij het kenmerk Workflow prioriteit Klik op de knop Opslaan.   Exportmutaties activeren en controleren De exportfunctie moet 2 verschillende exportmutaties aanmaken: een mutatie voor het uitbetalen van Budget 4 een bron/doel-mutatie voor het bruto/netto uitruilen van de scholingskosten met de bron Budget 4. Je moet de exportmutaties voor het product Scholing meermaals activeren en controleren. Login in als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Mutatieregels Filter op het product Scholing meermaals Selecteer de mutatieregel Bruto uitbetaling budget 4 en klik op de knop Wijzigen Vink de vinkbox bij het kenmerk Indicatie actief aan  Controleer de Beaufort rubriekcode bij het kenmerk Rubriekcode standaard. Vul eventueel een andere rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek Klik op de knop Opslaan Selecteer de mutatieregel Bron/doel budget 4, op ingangsdatum en klik op de knop Wijzigen Vink de vinkbox bij het kenmerk Indicatie actief aan Controleer de Gemal code bij het kenmerk Uitvoercode bron. Vul eventueel een andere uitvoercode in Controleer de Gemal code bij het kenmerk Uitvoercode doel. Vul eventueel een andere uitvoercode in Klik op de knop Opslaan.   Opgeloste meldingen In het budgetdiagram ontbreken sommige staven (changes 4968591 en 4979701) Change 4968591: voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Change 4979701: voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor een medewerker wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt gereserveerd bij de werkgever. De medewerker opent Flex Benefits en controleert de staven in het Budgetdiagram. We verwachten dat de volgende staven worden afgebeeld: in de bovenste helft van het diagram: groene, verticale staven met de hoogte van het gereserveerde budget voor elke maand van het jaar. in de onderste helft van het diagram: grijze, verticale staven voor de maanden waarin de medewerker zijn persoonlijk budget heeft gebruikt voor het doel Budget uitbetalen of voor één van de andere doelen in Flex Benefits. De medewerker ziet dat een aantal staven ontbreekt in het Budgetdiagram. Oplossing De fout werd veroorzaakt door de hoogte van het gereserveerde budget.  Voor de maanden, waarin het totale budget van de medewerker hoger was dan 1.000,00 euro, werd het budget niet correct berekend en werd de staaf niet afgebeeld. Hetzelfde gold voor de onderste helft: voor de maanden waarin het totale gebruik hoger was dan 1.000,00 euro, werd de staaf niet afgebeeld. Deze fout is verbeterd. Medewerker kon een keuze voor 0 euro indienen (change 5102087) Melding Een medewerker heeft een aanvraag ingediend voor de waarde van 0 euro. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Het keuzebedrag moet altijd groter dan 0 zijn. Oplossing Er was wel een controle op het keuzevenster dat het keuzebedrag groter moet zijn dan 0 euro. Maar de medewerker heeft deze controle door een bepaalde handelingsvolgorde weten te omzeilen. We hebben de controles op de keuzevensters verbeterd. De functie Export inzien blijft hangen en wordt niet afgemaakt (change 5227633) Melding De beheerder van een grote organisatie meldt op 16 oktober 2023 dat hij de functie Export inzien 's-morgens vroeg heeft gestart. Na uren wachten is Export inzien nog steeds niet afgerond. Het betreft de eerste export voor de maand november en bij deze organisatie wordt de eindejaarsuitkering uitbetaald in de maand november. Vele medewerkers hebben een keuze gemaakt voor het bruto/netto uitruilen van de eindejaarsuitkering. Oplossing De server raakte overbelast door het grote aantal exportmutaties dat aangemaakt moest worden. De exporttaak van de genoemde organisatie bleef hangen. Hierdoor werden ook de exporttaken die door beheerders van andere organisaties waren aangevraagd geraakt; ook deze taken bleven hangen. We hebben de exporttaken van andere organisaties, die bleven hangen, gestopt en opnieuw gestart. Deze exporttaken zijn correct uitgevoerd, zij het met enige vertraging. We hebben enkele pogingen gedaan de exporttaak van de grote organisatie correct te laten uitvoeren, o.a. door extra monitoring aan te brengen en de exporttaak op te splitsen in meerdere sub-taken. Uiteindelijk kon de beheerder de functie Exporteren keuzegegevens correct uitvoeren. We zullen de komende periode extra tijd inplannen om de fout te analyseren en verbeteringen aanbrengen om deze problemen in de toekomst te voorkomen. Geen exportmutaties voor de bron Brutoloon maandelijks van het doel Fiets (change 5249944) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een organisatie maakt gebruikt van het doel Fiets met de bron Brutoloon maandelijks. Als een medewerker een aanvraag heeft ingediend voor het doel Fiets en heeft gekozen voor het afbetalen van de fiets in meerdere termijnen, dan moet de exportfunctie van Flex Benefits gedurende de gehele afbetalingsperiode exportmutaties aanmaken voor Payroll Business. De beheerder heeft ontdekt dat Flex Benefits wel exportmutaties aanmaakt voor de eerste betaling, maar dat een aantal betalingen in de volgende maanden ontbreekt. Oplossing We hebben de melding geanalyseerd en gevonden dat de exportfunctie geen exportmutaties voor betalingen voor het doel Fiets voor een bepaalde maand maakte, indien de medewerker voor die maand geen nieuwe aanvraag had ingediend. Deze fout in de exportfunctie is verbeterd. Fout in berekening fiscale ruimte voor het doel Reiskosten meermaals (change 5255222) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Medewerkers willen een aanvraag indienen voor het uitruilen van hun fiscale ruimte voor reiskosten woon-werk. De medewerker opent het keuzevenster van het doel Reiskosten meermaals. De fiscale ruimte, die Flex Benefits toont, is negatief. De medewerker kan nu geen aanvraag indienen. Oplossing De fiscale ruimte bepaalt het maximum bedrag dat de medewerker mag uitruilen bij het doel Reiskosten. De fiscale ruimte importeert Flex Benefits uit het 1917 bestand van Gemal, uit uitvoercode 01751. In release 2023-10 heeft Gemal de inhoud van uitvoercode 01751 gewijzigd. De uitruil voor de actuele salarisperiode wordt nu afgetrokken van de oorspronkelijke fiscale ruimte. Omdat Flex Benefits er nog van uit ging dat de uitruil voor de actuele salarisperiode niet wordt afgetrokken, berekende Flex Benefits een verkeerde fiscale ruimte en daardoor een verkeerde maximum waarde voor het doel Reiskosten meermaals in het geval de medewerker voor de afgelopen maand ook een uitruil had aangevraagd. Deze fout is verbeterd door middel van een extra release op 1 november 2023.   Blokkering van flexpakket werkt niet in Mijn Youforce (change 5386222) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal, paragraaf toegevoegd op 4 december 2023 Melding Met ingang van 1 december 2023 gaan alle gebruikers inloggen in Mijn Youforce in plaats van het oude portaal met tegels. In Mijn Youforce kan de beheerder de proces-weergave inrichten. De medewerkers kunnen dan via directe links in Mijn Youforce rechtstreeks een keuzevenster van Flex Benefits openen, zonder eerst naar het dashboard te gaan. Een beheerder meldt dat hij de directe links in Mijn Youforce heeft ingericht. Daarna heeft hij het flexpakket in Flex Benefits geblokkeerd. Als medewerkers Flex Benefits als applicatie openen dan wordt de toegang tot Flex Benefits correct geblokkeerd.  Maar als medewerkers op een directe link in Mijn Youforce klikken, dan wordt Flex Benefits niet geblokkeerd. De medewerker kan gewoon een aanvraag indienen. Oplossing We hebben de volgende aanpassingen aangebracht voor als een beheerder het flexpakket van een medewerker blokkeert: Als de medewerker op de directe link klikt, dan wordt Flex Benefits geopend. Flex Benefits toont dan een melding dat het programma is geblokkeerd. De medewerker kan nog wel een tabblad van Flex Benefits openen, maar hij kan geen wijzigingen (opslaan, indienen, verwijderen) aanbrengen. De beheerder kan de directe links in Mijn Youforce laten staan.  

Inhoudsopgave   Mededelingen Releases in oktober 2024 Deze pagina geeft een overzicht van de functionale releases van Flex Benefits die we uitgebracht hebben in oktober 2024.   Release 21-10-2024 Nieuw: Bronnen Verlofsoort 1 t/m Verlofsoort 4 toegevoegd aan het doel Verlof kopen meermaals Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal. Waarom In de CAO Verpleeg-, Verzorgingshuizen, Thuiszorg en Jeugdgezondheidszorg is opgenomen dat de medewerkers gebruik kunnen maken van de balansbudgetregeling. Het Balansbudget is een regeling voor verlofsparen, waarmee je als medewerker tijd kunt sparen om in alle fasen van je loopbaan tijdelijk minder of niet te werken met het doel een betere werk- en privébalans te krijgen. Voor het sparen van verlofuren kunnen de medewerkers gebruik maken van de bronnen maandsalaris, vakantiegeld, eindejaarsuitkering en bovenwettelijke verlofuren. De bron bovenwettelijke verlofuren werd nog niet ondersteund in Flex Benefits bij één van de doelen voor verlof kopen.  Dit hebben we nu toegevoegd. Hoe Standaard flexpakket Het standaard flexpakket is uitgebreid met de rubrieken en productitems voor het ondersteunen van de bronnen Verlofsoort 1, Verlofsoort 2, Verlofsoort 3 en Verlofsoort 4 bij het product/doel FAB-verlof kopen (product-id PRDR_FVK).   Werknemermodule De werknemermodule is aangepast voor het ondersteunen van de vier bronnen: De nieuwe bronnen zijn toegevoegd aan het keuzevenster voor het doel FAB-verlof kopen De controles t.b.v. de waarschuwingsmeldingen zijn aangepast Export functie De exportfunctie is uitgebreid met de mutatieregels voor het aanmaken van de mutaties voor het verwerken van de bronnen Verlofsoort 1 t/m Verlofsoort 4. vier verlofrechtmutaties voor de verlofmodule van HR Core Beaufort voor het verlagen van het verlofsaldo van Verlofsoort 1 t/m Verlofsoort 4 vier mutaties met het aantal verkochte Verlofuren op rubriek P00163 van Beaufort, t.b.v. de uitbetaling van de verkochte uren door Payroll Gemal  een verlofrechtmutatie voor de verlofmodule van HR Core Beaufort voor het verhogen van het verlofsaldo van de balansbudgeturen een mutatie met het aantal kochte verlofuren op rubriek P00163 van Beaufort, t.b.v. de inhouding van de kosten van de gekochte uren door Payroll Gemal. Jouw actie Inrichten van de productitems Als je de nieuwe bronnen ter beschikking wilt stellen aan de medewerkers, dan moet je de productitems activeren en inrichten. Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder. Selecteer de menu-optie "Beheer - Flexpakket - Onderhouden - Product". Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst. Klik op de knop "Producten". Selecteer het product "FAB-verlof kopen" uit de lijst (of de hernoemde naam als je dit product een andere naam gegeven hebt). Het product-id is PRDR_FVK. Klik op de knop "Productitems". Selecteer de bron Verlofsoort 1, Verlofsoort 2, Verlofsoort 3 of Verlofsoort 4 uit de lijst. Klik op de knop "Basiskenmerken". Zorg ervoor dat het productitem geactiveerd is door de vinkbox achter het kenmerk "Productitem actief" aan te vinken. Wijzig eventueel de naam van de bron bij het kenmerk "Omschrijving". Als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, selecteer dan de gewenste HRSS workflow bij het kenmerk "Workflow"  en zet bij het kenmerk "Workflow prioriteit" een 1. Klik op de knop "Opslaan" om de wijzigingen te bewaren. Inrichten van de exportfunctie Je moet de benodigde mutatieregels activeren en je kunt de rubriek P00163 eventueel aanpassen. Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder.  Selecteer de menu-optie "Beheer" - "Flexpakket" - "Onderhouden" - "Verwerking". Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst. Klik op de knop "Mutatieregels". Het venster "Mutatieregels selecteren" wordt geopend. Filter op het doel "FAB-verlof kopen" (of op de hernoemde naam als je dit product een andere naam gegeven hebt). Selecteer de gewenste mutatieregel en klik op de knop "Wijzigen". Het venster "Mutatieregel wijzigen" wordt geopend. Zorg ervoor dat de mutatieregel geactiveerd is door de vinkbox 'Indicatie actief" aan te vinken. Voer eventueel een alternatieve rubriekcode in bij het kenmerk 'Rubriekcode specifiek". Klik op de knop "Opslaan" om de wijzigingen te bewaren. Opgeloste meldingen: Sommige medewerkers krijgen een stekkermelding bij het openen van Flex Benefits Melding Een medewerker opent Flex Benefits. Flex Benefits toont dan de afbeelding van een stekker zonder een verklaring waarom Flex Benefits niet geopend kan worden. Oplossing We hebben enkele technische verbeteringen doorgevoerd in de functie voor het openen van Flex Benefits naar aanleiding van foutmeldingen in de logging van het programma.     Release 31-10-2024 Opgeloste meldingen: Beschikbaar persoonlijk budget is te hoog  Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen. Melding Een medewerker opent het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen. Hij controleert zijn beschikbare persoonlijk budget.  Het bedrag is hoger dan verwacht op basis van de gegevens op zijn laatste salarisstrook. Oplossing Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor het persoonlijk budget in de volgende situatie: De medewerker heeft voor de vorige maand een aanvraag ingediend voor Budget uitbetalen waarbij het aangevraagde bedrag hoger is dan het bedrag dat volgens Payroll Gemal beschikbaar is voor de medewerker. We hebben deze fout verbeterd.   Beschikbaar persoonlijk budget is te laag  Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen. Melding Een medewerker opent het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen. Hij controleert zijn beschikbare persoonlijk budget.  Het bedrag is lager dan verwacht op basis van de gegevens op zijn laatste salarisstrook. Oplossing Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor het persoonlijk budget in de volgende situaties: Er is in Payroll Gemal een uitbetaling van persoonlijk budget uitgevoerd in de vorige maand, terwijl de medewerker in Flex Benefits geen aanvraag heeft ingediend voor het doel Budget uitbetalen of voor een doel waarvoor de medewerker het persoonlijk budget heeft ingezet als bron. Er is in Payroll Gemal een uitbetaling van persoonlijk budget uitgevoerd in de vorige maand, waarbij het uitbetaalde bedrag hoger is dan de (som van de) aanvragen in Flex Benefits. We hebben deze fout verbeterd.   Uitbetaling van budget staat niet op het Budget overzicht Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen. Melding Voor een medewerker is in de vorige maand een bedrag uit zijn persoonlijk budget uitbetaald in Payroll Gemal. Deze uitbetaling is handmatig ingevoerd in Payroll Gemal door de salarisadministrateur.  De medewerker had geen aanvraag ingediend voor het doel Budget uitbetalen in Flex Benefits. De medewerker opent het Budget overzicht in Flex Benefits. Het handmatige uitbetaling staat niet vermeld in de kolom Uitbetalingen op het Budget overzicht. Oplossing In de kolom Uitbetalingen werden tot nu toe alleen de uitbetalingen getoond, die aangevraagd zijn in Flex Benefits. We hebben dit nu aangepast. Voor de verleden maanden waarvoor Flex Benefits de salarisgegevens heeft geïmporteerd van Payroll Gemal, toont het programma het door Payroll Gemal uitbetaalde persoonlijk budget. Voor de toekomstige maanden toont Flex Benefits het bedrag dat is aangevraagd d.m.v. een aanvraag voor het doel Budget uitbetalen.   NB: Op het Budget overzicht staan de kolommen Uitbetalingen en Bestedingen. In de kolom Uitbetalingen toont het Flex Benefits de directe uitbetalingen naar aanleiding van een aanvraag voor het doel Budget uitbetalen. In de kolom Bestedingen toont het Flex Benefits de uitbetalingen naar aanleiding van een aanvraag voor een ander doel waarbij de medewerker het persoonlijk budget heeft ingezet als bron. Payroll Gemal maakt dit onderscheid niet; alle uitbetalingen worden opgeteld in de rubrieken RUBR_Budgetx_UitbetaaldMndyy.   Verkeerde waarden op het Budget overzicht voor toekomstige maanden Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen dat automatisch gereserveerd wordt. Melding Er zijn twee verschillende fouten gemeld: Een medewerker opent het Budget overzicht en controleert de waarden in de kolom Saldo. Flex Benefits toont voor alle toekomstige maanden de waarde 0. Dit is niet correct. Een medewerker opent het Budget overzicht en controleert de waarden in de kolom Saldo. Flex Benefits toont voor alle toekomstige maanden een negatief saldo.  Dit is niet correct. Oplossing Fout 1 kwam voor als de medewerker in de vorige maand geen aanvraag had ingediend waarbij hij de bron Persoonlijk budget had ingezet. Fout 2 kwam voor als de medewerker in de vorige maand wel een aanvraag had ingediend waarbij hij de bron Persoonlijk budget had ingezet. We hebben deze fouten verbeterd.   Verwijder het X-icoon van het Welkom-venster  Melding De beheerder kan met behulp van parameter PARR_WelcomeTextOrLegalDisclaimer_Enable instellen dat het Welkom-venster elke keer dat een medewerker Flex Benefits opent wordt getoond.   Een organisatie heeft de standaardtekst van het Welkom-venster vervangen door een opsomming van voorwaarden waarmee de medewerker akkoord moet gaan. Hij moet hiervoor op de OK-knop klikken.  Rechtsboven op het Welkom-venster stond ook een X-icoon waarmee het Welkom-venster weggeklikt kon worden.  De organisatie heeft gevraagd of het X-icoon kan worden verwijderd van het Welkom-venster, zodat de medewerkers verplicht op de OK-knop moeten klikken. Oplossing We hebben het X-icoon verwijderd van het Welkom-venster.

Inhoudsopgave   Mededelingen Releases in september 2024 Deze pagina geeft een overzicht van de releases van Flex Benefits die we uitgebracht hebben in september 2024.   Release 12-09-2024 Nieuw: Bronnen Vakantieuren en LGPB-uren toegevoegd aan het doel Extra Geld meermaals Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal en die geen gebruik maken van de verlofmodule van Beaufort. Waarom Organisaties die de verlofmodule van Beaufort niet gebruiken, kunnen de bronnen Verlofsoort 1 t/m Verlofsoort 4 niet gebruiken.  Voor deze organisaties heeft Flex Benefits twee andere verlofbronnen, Vakantieuren en LGPB-uren, waarvan het verlofsaldo opgehaald wordt van dienstverbandrubrieken van Beaufort. De bronnen Vakantieuren en LGPB-uren waren wel beschikbaar bij het doel Extra Geld eenmalig (Verlof verkopen eenmalig), maar deze bronnen waren nog niet beschikbaar bij het doel Extra Geld meermaals (Verlof verkopen meermaals). We hebben de beide bronnen nu toegevoegd aan het doel Extra Geld meermaals. Hoe Standaard flexpakket Het standaard flexpakket is uitgebreid met de rubrieken en productitems voor het ondersteunen van de bronnen Vakantieuren en LGPB-uren bij het doel Extra Geld meermaals. Werknemermodule De werknemermodule is aangepast voor het ondersteunen van de beide bronnen: De nieuwe bronnen zijn toegevoegd aan het keuzevenster voor het doel Extra Geld meermaals De controles t.b.v. de waarschuwingsmeldingen zijn aangepast De aansturing van de bruto/netto prognoseberekening is aangepast Export functie De exportfunctie is uitgebreid met de mutatieregels voor het aanmaken van de mutaties voor het verwerken van de bronnen Vakantieuren en LGPB-uren. een mutatie met het aantal verkochte Vakantieuren op dienstverbandrubriek P03008 van Beaufort een mutatie met het aantal verkochte LGPB-uren op dienstverbandrubriek P03010 van Beaufort een mutatie met het aantal verkochte Vakantieuren op rubriek P00163 van Beaufort, t.b.v. de uitbetaling van de verkochte uren door Payroll Gemal een mutatie met het aantal verkochte  LGPB-uren op rubriek P00163 van Beaufort, t.b.v. de uitbetaling van de verkochte uren door Payroll Gemal Jouw actie Inrichten van de productitems Als je de nieuwe bronnen ter beschikking wilt stellen aan de medewerkers, dan moet je de productitems activeren en inrichten. Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder. Selecteer de menu-optie "Beheer - Flexpakket - Onderhouden - Product". Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst. Klik op de knop "Producten". Selecteer het product "Extra Geld meermaals" uit de lijst (of de hernoemde naam als je dit doel een andere naam gegeven hebt). Klik op de knop "Productitems". Selecteer de bron Vakantieuren of LGPB-uren uit de lijst. Klik op de knop "Basiskenmerken". Zorg ervoor dat het productitem geactiveerd is door de vinkbox achter het kenmerk "Productitem actief" aan te vinken. Wijzig eventueel de naam van de bron bij het kenmerk "Omschrijving". Als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, selecteer dan de gewenste HRSS workflow bij het kenmerk "Workflow"  en zet bij het kenmerk "Workflow prioriteit" een 1. Klik op de knop "Opslaan" om de wijzigingen te bewaren. Inrichten van de exportfunctie Je moet de benodigde mutatieregels activeren en je kunt de rubriek P00163 eventueel aanpassen Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder.  Selecteer de menu-optie "Beheer" - "Flexpakket" - "Onderhouden" - "Verwerking". Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst. Klik op de knop "Mutatieregels". Het venster "Mutatieregels selecteren" wordt geopend. Filter op het doel "Extra Geld meermaals" (of op de hernoemde naam als je dit doel een andere naam gegeven hebt). Selecteer de gewenste mutatieregel en klik op de knop "Wijzigen". Het venster "Mutatieregel wijzigen" wordt geopend. Zorg ervoor dat de mutatieregel geactiveerd is door de vinkbox 'Indicatie actief" aan te vinken. Voer eventueel een alternatieve rubriekcode in bij het kenmerk 'Rubriekcode specifiek". Klik op de knop "Opslaan" om de wijzigingen te bewaren.   Opgeloste meldingen: Foute bedragen op het Budget overzicht Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen. Melding Een medewerker heeft een aanvraag ingediend voor het uitbetalen van een deel van zijn persoonlijk budget in de maand juli. Deze aanvraag wordt goedgekeurd en geëxporteerd naar Beaufort/Gemal.  De volgende maand controleert de medewerker zijn Budget overzicht. Hij ziet dat de aanvraag niet juist is verwerkt in de kolom Balans. Het getoonde bedrag is te hoog. Oplossing Er zat een fout in de berekening van de bedragen in de kolom Balans van het Budget overzicht, in het geval de medewerker in de vorige maand een aanvraag voor uitbetalen van budget had ingediend. Deze fout is opgelost.   Beschikbaar bedrag voor het loopbaanbudget is niet juist Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een loopbaanbudget ontvangen dat meerdere jaren geldig is. Melding Een organisatie heeft het loopbaanbudget ingericht op de bron Budget 3. Medewerkers bouwen elke maand een bedrag op voor hun loopbaanbudget. Dit budget blijft 60 maanden geldig en daarna vervalt het. Een medewerker opent het keuzevenster voor het besteden van zijn loopbaanbudget. Bij Stap 2 controleert hij de hoogte van het beschikbare bedrag.  Dit bedrag is veel lager dan aangegeven is op zijn loonstrook. Oplossing Bij het bouwen van de ondersteuning van het loopbaanbudget zijn we ervan uitgegaan dat het loopbaanbudget 36 maanden geldig is en daarna vervalt.  De termijn van 36 maanden is opgenomen in de berekening van de prognose van het beschikbare bedrag voor de bron loopbaanbudget. Om het mogelijk te maken verschillende vervaltermijnen te ondersteunen, hebben we hiervoor nieuwe flexpakket parameters aangemaakt. De waarden van deze parameters worden nu gebruikt voor de berekening van de prognose van het beschikbare bedrag. Het betreft de nieuwe parameters: PARR_Budget1_MaxAantalMaandBudgetOpbouw PARR_Budget2_MaxAantalMaandBudgetOpbouw PARR_Budget3_MaxAantalMaandBudgetOpbouw PARR_Budget4_MaxAantalMaandBudgetOpbouw PARR_Budget5_MaxAantalMaandBudgetOpbouw Noot: Voor de inrichting van het loopbaanbudget zijn 5 andere bestaande parameters ook belangrijk. Dit betreft de parameters: PARR_Budget1_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget2_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget3_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget4_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget5_SaldoNaarVolgendJaar Met behulp van deze parameters wordt bepaald of de budget-bron alleen één kalenderjaar geldig is of dat het budget-saldo aan het eind van het jaar wordt overgezet naar het volgende jaar. In de standaard inrichting staan deze 5 parameters op FALSE. Om het loopbaanbudget te ondersteunen moet één van deze parameters op TRUE gezet worden. Jouw actie Als medewerkers van jouw organisatie een loopbaanbudget opbouwen dat na een gegeven aantal maanden vervalt, dan moet je de waarde van de nieuwe parameter controleren en eventueel aanpassen.  Controleer eerst op welk productitem/bron (Budget 1 t/m Budget 5) het loopbaanbudget is ingericht.  Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder. Selecteer de menu-optie "Beheer - Flexpakket - Onderhouden - Product". Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst. Klik op de knop "Producten". Selecteer het doel "Loopbaanbudget besteden" uit de lijst (of de door jullie gebruikte naam). Klik op de knop "Productitems". Selecteer de bron Loopbaanbudget uit de lijst. Klik op de knop "Samenstelling". Uit de rubrieknaam kun je afleiden welk productitem wordt gebruikt. Controleer de waarde van de nieuwe parameter en pas deze zonodig aan. Login in Flex Benefits als applicatiebeheerder. Selecteer de menu-optie "Beheer - Flexpakket - Onderhouden - Flexpakket". Selecteer het gewenste flexpakket uit de lijst. Klik op de knop "Parameters". Zoek op de gewenste parameter, bijv. PARR_Budget3_MaxAantalMaandBudgetOpbouw. Klik op de knop "Wijzigen". Controleer de waarde en pas deze zonodig aan, bijv. naar 60. Klik op de knop "Opslaan" om de nieuwe waarde op te slaan.   Release 18-09-2024 Workflowstatus wordt niet opgehaald van HR Self Service Van toepassing voor Voor organisaties die gebruik maken van HR Self Service voor het goedkeuren van aanvragen. Melding Een medewerker heeft een aanvraag ingediend voor het doel Budget uitbetalen. Deze aanvraag is goedgekeurd. In de volgende salarisproductie wordt de uitbetaling van het persoonlijk budget echter niet uitgevoerd. Oplossing De werking zou als volgt moeten zijn: Een medewerker dient een aanvraag in in Flex Benefits. Flex Benefits zet de status op Ingediend. Flex Benefits maakt een workflow aan in HR Self Service. Deze workflow wordt goedgekeurd in HR Self Service. Flex Benefits haalt de status van de workflow op van HR Self Service en zet de status van de aanvraag op Goedgekeurd. Als de beheerder de volgende export draait, maakt Flex Benefits de noodzakelijke exportmutaties aan voor de goedgekeurde aanvraag.   Bij de medewerker uit de melding heeft Flex Benefits de workflowstatus niet opgehaald van HR Self Service.  Hierdoor heeft Flex Benefits de status van de aanvraag niet op Goedgekeurd gezet en daardoor is de aanvraag niet opgenomen in de export.   De functies voor het ophalen van de workflowstatussen van HR Self Service zijn verbeterd. Er zijn hiervoor 2 functies aangemaakt:  Een functie draait elk kwartier en vraagt aan HR Self Service welke workflows het afgelopen kwartier zijn goedgekeurd. De tweede functie draait elke nacht. In het geval de eerste functie een workflow heeft gemist, dan wordt de workflowstatus door de nachtelijke functie alsnog opgehaald.   Release 23-09-2024 Aanvraag voor Budget uitbetalen doorlopend wordt niet gecontroleerd Van toepassing voor Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal. Melding Een medewerker kon de volgende twee aanvragen indienen, zonder dat Flex Benefits een foutmelding toont: Een aanvraag voor uitbetalen van zijn gehele maandelijkse budget m.b.v. het doel Budget uitbetalen doorlopend met ingangsdatum 1 augustus. Een aanvraag voor het uitbetalen van een deel van zijn persoonlijk budget voor de maand augustus m.b.v. het doel Budget uitbetalen meermaals. Oplossing De controle op de besteding van de bron persoonlijk budget werkte niet correct in combinatie met een aanvraag voor het doel Budget uitbetalen doorlopend. Deze controle is verbeterd.   Overzicht alle keuzes inclusief bronnen toont geen resultaat Van toepassing voor Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en Payroll Gemal. Melding Een beheerder wil de aanvragen van de afgelopen maand controleren. Zij opent het menu Beheer > Overzichten en kiest voor het overzicht Overzicht alle keuzes inclusief bronnen.  Zij selecteert een periode en klikt op de knop Tonen. Daarna gebeurt er echter niets. Flex Benefits toont geen resultaat. Oplossing Er zat een fout in de functie voor het ophalen van de gegevens voor het overzicht Overzicht alle keuzes inclusief bronnen indien medewerkers aanvragen hadden ingediend voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen doorlopend. Hierdoor werd het overzicht niet getoond. Deze fout is verbeterd.

Inhoudsopgave   Mededelingen Releases in juli en augustus 2024 Deze pagina geeft een overzicht van de releases van Flex Benefits die we uitgebracht hebben in juli en augustus 2024.   Release 01-07-2024 Te laag budget op keuzevensters voor Budget uitbetalen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend dat elke maand automatisch wordt gereserveerd (o.a. CAO Gemeenten) en waarvan voor de medewerkers wel meerdere persoonlijke budgetten worden berekend (door Gemal) maar die de afzonderlijke budgetten optellen en als één gezamenlijk budget beschikbaar stellen in Flex Benefits aan de medewerkers (via uitvoercode 02090 van Gemal). Melding Van een medewerker zijn de salarisgegevens van de maanden t/m juni correct geïmporteerd in Flex Benefits. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand juli. Hij verwacht dat zijn beschikbare budget de som is van zijn t/m de maand juni gereserveerde budget plus het totale budget (van meerdere budgetten) voor de maand juli. De medewerker ziet een lager beschikbaar bedrag. Oplossing Flex Benefits toonde de som van het t/m de maand juni gereserveerde budget plus het bedrag van één budget voor de maand juli. De berekeningen van het beschikbare budget voor het hierboven genoemde scenario zijn verbeterd. Op 20 juni hebben we al een release uitgebracht voor dit budgetprobleem, maar die release heeft de problemen niet opgelost. We verwachten dat de huidige release de problemen wel oplost.   Medewerker kan geen aanvraag indienen voor het doel Thuiswerkplek Melding Een organisatie heeft het doel Thuiswerkplek ingericht. Zij hebben daarbij het productitem "Voldoet aan voorwaarden" gedeactiveerd, zodat deze niet op het keuzevenster verschijnt. Een medewerker vult een aanvraag in voor het doel Thuiswerkplek. Stap 1 werkt correct. Als hij bij Stap 2 op de knop Opslaan klikt, dan toont Flex Benefits de rode foutmelding; "U moet aanvinken dat uw aanvraag voldoet aan de voorwaarden.". De medewerker kan de aanvraag nu niet opslaan en indienen. Oplossing Hoewel het productitem gedeactiveerd was, werd de stoplichtcontrole toch uitgevoerd.  Wij hebben het venster aangepast. De stoplichtcontrole wordt niet meer uitgevoerd als het productitem "Voldoet aan voorwaarden" inactief is.   Verhoging van het wettelijk minimum uurloon Datafix Per 1 juli 2024 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum uurloon verhoogd. Het minimum uurloon voor volwassenen wordt 13,68 euro per uur. Wij hebben op 28 juni 2024 een datafix uitgevoerd waarmee de bedragen van de flexpakket parameters voor het wettelijk minimum (jeugd-) loon zijn aangepast.    Release 11-07-2024 Te laag budget op keuzevensters voor Budget uitbetalen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business en waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend dat elke maand automatisch wordt gereserveerd en in december wordt uitbetaald. Melding Van een medewerker zijn de salarisgegevens van de maanden t/m december 2023 correct geïmporteerd in Flex Benefits. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand december. Hij controleert het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget. Hij ziet dat het bedrag bijna twee keer zo hoog is als verwacht. Oplossing Medewerkers, waarvan het saldo gereserveerd budget in de maand december automatisch wordt uitbetaald door Payroll Business, kunnen geen aanvraag indienen voor het uitbetalen van budget in december. De medewerker kan het keuzevenster wel openen en het beschikbare budget controleren. Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget indien de (eerste, voorlopige) salarisgegevens van december al geïmporteerd zijn in Flex Benefits. Deze berekening is verbeterd.   De bron LGPB-uren ontbreekt op het Overzicht alle keuzes inclusief bronnen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en die geen gebruik maken van de verlofmodule in HR Core Beaufort. Melding De beheerder wil een overzicht maken van de verlofuren die zijn medewerkers hebben ingezet in Flex Benefits. Hij opent het overzicht Beheer > Overzichten > Overzicht alle keuzes inclusief bronnen. Hij controleert het overzicht. Hij verwacht een kolom met de bron LGPB-uren. Deze bron ontbreekt. Oplossing Voor organisaties, die geen gebruik maken van de verlofmodule in Beaufort, zijn er in Flex Benefits twee verlofbronnen beschikbaar: Vakantieuren, gekoppeld aan de Beaufort dienstverbandrubriek P03001 LGPB-uren, gekoppeld aan de Beaufort dienstverbandrubriek PB0021 De bron Vakantieuren was wel opgenomen in het Overzicht alle keuzes inclusief bronnen. De bron LGPB-uren nog niet. De bron LGPB-uren is toegevoegd aan het Overzicht alle keuzes inclusief bronnen.   Release 07-08-2024 Aantal beschikbare verlofuren is te laag Van toepassing voor Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker opent het keuzevenster van het doel Verlof verkopen. Hij controleert zijn beschikbare aantal uren bij de bron Bovenwettelijke verlofuren. Het aantal uren is lager dan verwacht. Oplossing Flex Benefits berekent het beschikbare aantal uren m.b.v. de formule:  Verlofrecht min Opgenomen uren min Ingezette uren in Flex Benefits. De opgenomen uren worden geïmporteerd uit het TI-bestand van Beaufort en in Flex Benefits opgeslagen in de rubriek RUBR_Verlofsrt2_Opgenomen. Bij de medewerker stond in deze rubriek een te hoog aantal uren. Dit aantal was fout geïmporteerd. De functie voor het importeren van gegevens uit het TI-bestand is verbeterd op het onderdeel van het importeren van de opgenomen verlofuren.   Verkeerde foutmelding wanneer het flexpakket geblokkeerd is in Flex Benefits Melding De beheerder van een organisatie heeft het flexpakket geblokkeerd, omdat de medewerkers op dit moment geen gebruik mogen maken van Flex Benefits. Een medewerker opent MijnYouforce en klikt op de link naar Flex Benefits. Flex Benefits toont dan de stekker-afbeelding met de foutmelding:  "Er is een fout opgetreden bij het uitvoeren van de autorisatie: U heeft geen toegang tot Flex Benefits. Neem contact op met uw applicatiebeheerder. Reden: er zijn voor u geen rollen vastgelegd voor Flex Benefits." Oplossing In dit geval moet Flex Benefits geen foutmelding tonen over de autorisatie. De functie voor het openen van Flex Benefits is verbeterd. Als de beheerder het flexpakket van de medewerker heeft geblokkeerd, dan toont het programma de melding: "U kunt geen gebruik maken van Flex Benefits omdat uw applicatiebeheerder uw flexpakket tijdelijk heeft geblokkeerd".

Inhoudsopgave   Mededelingen Releases in juni 2024 Deze pagina geeft een overzicht van de releases van Flex Benefits die we uitgebracht hebben in juni 2024.   Release 04-06-2024 Bij sommige medewerkers komt er soms nog een stekkermelding Melding Deze melding is gemeld door een organisatie die gebruik maakt van Payroll Business. Bij een aantal medewerkers van deze organisatie toont Flex Benefits nog een stekkermelding bij het openen van het programma, hoewel alle data van deze medewerkers compleet is. Oplossing We hebben enkele technische aanpassingen doorgevoerd in de functie voor het identificeren van gebruikers.   Release 06-06-2024 Geen budget op keuzevenster voor Budget reserveren Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen dat elke maand automatisch wordt uitbetaald (o.a. CAO Provincies). Melding Een medewerker is nieuw in dienst gekomen bij de organisatie. De salarisgegevens van zijn eerste maandverloning zijn geïmporteerd in Flex Benefits. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget reserveren. Hij kan geen aanvraag indienen, omdat het beschikbare bedrag voor de bron IKB budget op 0 euro staat. Oplossing De berekeningen van het beschikbare budget voor het hierboven genoemde scenario zijn verbeterd.   Medewerker mist een deel van zijn gereserveerde budget Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan de medewerkers een persoonlijk budget ontvangen dat elke maand automatisch wordt uitbetaald (o.a. CAO Provincies). Melding Een medewerker heeft aanvragen ingediend voor het reserveren van budget voor de maanden januari, februari en maart. De aanvragen zijn verwerkt in Payroll Gemal. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand april. Hij verwacht dat de som van de reserveringen van de drie maanden te zien is bij de bron Gereserveerd budget. Flex Benefits toont echter de reserveringen van twee maanden. De reservering van de laatste maand ontbreekt. Oplossing De berekeningen van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget voor het hierboven genoemde scenario zijn verbeterd.   Geen budget op keuzevenster voor Budget uitbetalen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend dat elke maand automatisch wordt gereserveerd (o.a. CAO Gemeenten). Melding Een medewerker is nieuw in dienst gekomen bij de organisatie. De salarisgegevens van zijn eerste maandverloning zijn geïmporteerd in Flex Benefits. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Hij kan geen aanvraag indienen, omdat het beschikbare bedrag voor de bron IKB budget op 0 euro staat. Oplossing De berekeningen van het beschikbare bedrag voor de bron Budget op de keuzevensters van de doelen zijn verbeterd.   Te laag budget op keuzevenster voor Budget uitbetalen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend dat elke maand automatisch wordt gereserveerd (o.a. CAO Gemeenten). Melding Een medewerker heeft een salarisverhoging gehad, waardoor ook zijn beschikbare budget is verhoogd. De salarisgegevens van zijn maandverloning zijn geïmporteerd in Flex Benefits. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Bij het beschikbare bedrag van de bron Budget staat nog het oude budget. Oplossing De berekeningen van het beschikbare bedrag voor de bron Budget op de keuzevensters van de doelen zijn verbeterd.   Release 12-06-2024 Te laag budget op keuzevensters voor Budget uitbetalen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend dat elke maand automatisch wordt gereserveerd (o.a. CAO Gemeenten). Melding Een medewerker is nieuw in dienst gekomen bij de organisatie. De salarisgegevens van zijn eerste maandverloning van mei zijn geïmporteerd in Flex Benefits. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand juli. Hij verwacht dat zijn beschikbare budget het bedrag over 3 maanden (mei, juni, juli) is, maar Flex Benefits toont het bedrag over 2 maanden (mei, juni).   De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand augustus. Hij verwacht dat zijn beschikbare budget het bedrag over 4 maanden (mei t/m augustus) is, maar Flex Benefits toont het bedrag over 2 maanden (mei, juni). Oplossing De berekeningen van het beschikbare budget voor het hierboven genoemde scenario zijn verbeterd.   Te laag budget op keuzevenster voor Budget uitbetalen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend dat elke maand automatisch wordt gereserveerd en waarvan een eventueel resterend budgetsaldo in december wordt overgezet naar januari. Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Bij het beschikbare bedrag van de bron Budget staat de waarde 0. Oplossing De berekeningen van het beschikbare bedrag voor de bron Budget op de keuzevensters van de doelen zijn verbeterd in de hierboven genoemde situatie.   Te hoog budget op keuzevensters voor Budget uitbetalen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend dat elke maand automatisch wordt gereserveerd (o.a. CAO Gemeenten). Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Bij het beschikbare bedrag van de bron Budget staat een hoger bedrag dan verwacht. Oplossing De medewerker had een deel van zijn persoonlijk budget in de vorige maand gebruikt voor een doel in Flex Benefits. Dit bedrag werd niet correct afgetrokken van het beschikbare bedrag voor de volgende maand. De berekeningen van het beschikbare bedrag voor de bron Budget op de keuzevensters van de doelen zijn verbeterd in de hierboven genoemde situatie.   Het importeren van het 1917 bestand duurt langer dan verwacht Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal. Melding Een salarisadministrateur heeft de salarisproductie voor een maand gedraaid in Payroll Gemal.  Gemal maakt dan een zogenaamd “1917” bestand aan en stuurt dit op naar Flex Benefits. Volgens de salarisadministrateur duurt het langer dan voorheen voordat het 1917 bestand is geïmporteerd in Flex Benefits. Oplossing De performance van de functie voor het importeren van 1917 bestanden was lager dan gebruikelijk.  We hebben de functie voor het importeren van 1917 bestanden verbeterd.   Release 20-06-2024 Te laag budget op keuzevensters voor Budget uitbetalen Van toepassing voor Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal en waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend dat elke maand automatisch wordt gereserveerd (o.a. CAO Gemeenten) en waarvan voor de medewerkers wel meerdere persoonlijke budgetten worden berekend (door Gemal) maar die de afzonderlijke budgetten optellen en als één gezamenlijk budget beschikbaar stellen in Flex Benefits aan de medewerkers (via uitvoercode 02090 van Gemal). Melding Van een medewerker zijn de salarisgegevens van de maanden t/m juni correct geïmporteerd in Flex Benefits. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand juli. Hij verwacht dat zijn beschikbare budget de som is van zijn t/m de maand juni gereserveerde budget plus het totale budget (van meerdere budgetten) voor de maand juli. De medewerker ziet een lager beschikbaar bedrag. Oplossing Flex Benefits toonde de som van het t/m de maand juni gereserveerde budget plus het bedrag van één budget voor de maand juli. De berekeningen van het beschikbare budget voor het hierboven genoemde scenario zijn verbeterd. (De dagen na het uitbrengen van deze release hebben we meldingen ontvangen dat het probleem nog niet is opgelost.)    

Inhoudsopgave   Mededelingen Releases en release notes Op 16/17 maart 2024 hebben we Flex Benefits gemigreerd naar de Microsoft Azure cloud. Een van de voordelen van de installatie in Azure is dat we nu gemakkelijker releases kunnen uitbrengen.  In navolging van andere Youforce applicaties zijn we ook voor Flex Benefits overgestapt van de maandelijkse releases op de eerste zaterdag van de maand naar meerdere releases per maand. We zullen de releases aankondigen door middel van een bericht op de "Nieuws" pagina van deze community. Om het overzicht te behouden zullen we aan het begin van een nieuwe maand een overzicht van de wijzigingen in de vorige maand publiceren als release notes op de pagina "Releases" van deze community. Releases in mei 2024 Deze pagina geeft een overzicht van de releases van Flex Benefits die we uitgebracht hebben in mei 2024.   Release 09-05-2024 Stekkermelding wanneer een medewerker niet aanwezig is in Flex Benefits Melding Een medewerker is onlangs in dienst gekomen van een organisatie. De medewerker is geautoriseerd voor MijnYouforce en Flex Benefits. De medewerker opent MijnYouforce en klikt op de link naar Flex Benefits. Flex Benefits toont dan de stekker-afbeelding met de foutmelding:  "Er is een fout opgetreden bij het uitvoeren van de autorisatie". Oplossing We hebben de meldingen, die getoond worden als de gegevens in Flex Benefits niet compleet zijn, verbeterd. Als de medewerker nog niet aanwezig is in Flex Benefits, dan toont het programma de melding: "Er zijn geen gegevens aanwezig in Flex Benefits voor uw dienstverbandnummer <persoonsnummer/dienstverbandnummer>". Stekkermelding wanneer de salarisgegevens van een dienstverband niet aanwezig zijn in Flex Benefits Melding Een medewerker is onlangs in dienst gekomen van een organisatie. De medewerker is geautoriseerd voor MijnYouforce en Flex Benefits. De medewerker opent MijnYouforce en klikt op de link naar Flex Benefits. Flex Benefits toont dan de stekker-afbeelding zonder een tekst. Oplossing Dit gebeurde als de persoonsgegevens van de medewerker / het dienstverband wel aanwezig waren in Flex Benefits, maar als de salarisgegevens uit Payroll Gemal nog niet aanwezig zijn. In dit geval moet Flex Benefits geen foutmelding tonen.  De functie voor het openen van Flex Benefits is verbeterd. Als de salarisgegevens nog niet aanwezig zijn dan wordt het dashboard van Flex Benefits gewoon geopend. Als de medewerker het keuzevenster van een doel opent, dan toont Flex Benefits een rode melding: "Uw uurloon is nul. U kunt geen keuzes maken." Stekkermelding wanneer het flexpakket geblokkeerd is in Flex Benefits Melding De beheerder van een organisatie heeft het flexpakket geblokkeerd, omdat de medewerkers op dit moment geen gebruik mogen maken van Flex Benefits. Een medewerker opent MijnYouforce en klikt op de link naar Flex Benefits. Flex Benefits toont dan de stekker-afbeelding met de foutmelding:  "Er is een fout opgetreden bij het uitvoeren van de autorisatie". Oplossing In dit geval moet Flex Benefits geen foutmelding tonen over de autorisatie. De functie voor het openen van Flex Benefits is verbeterd. Als de beheerder het flexpakket van de medewerker heeft geblokkeerd, dan toont het programma de melding: "U kunt geen gebruik maken van Flex Benefits omdat uw applicatiebeheerder uw flexpakket tijdelijk heeft geblokkeerd". Beheerder kan een overeenkomst niet openen Voor organisaties die gebruiken maken van de Flex Benefits workflows Melding De beheerder van een organisatie wil een aanvraag van een medewerker goedkeuren in Flex Benefits. Hij opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes werknemer. Het programma toont de lijst met door de medewerkers ingediende aanvragen. De beheerder wil controleren of een aanvraag aan alle eisen voldoet. Hij selecteert een aanvraag en klikt op de knop Open bijlagen. Het programma toont de lijst met bijlagen bij de aanvraag. De beheerder selecteert de overeenkomst en klikt op de knop Openen. Hij verwacht dat de overeenkomst wordt geopend, maar dat gebeurt niet. Het programma toont de foutmelding "Er is een systeemfout opgetreden". Oplossing Er zat een fout in de functie voor het openen van de bijlage. Deze fout is verbeterd.   Release 16-05-2024 Foutmelding Identity.raet.com heeft je te vaak omgeleid Melding Een gebruiker opent Flex Benefits. Flex Benefits toont dan de foutmelding: "Deze pagina werkt momenteel niet. Identity.raet.com heeft je te vaak omgeleid." Deze foutmelding komt voor bij gebruikers die meerdere dienstverbanden hebben. Oplossing Er zat een fout in de functie voor het identificeren van gebruikers. Deze fout is verbeterd. Te hoge netto uitbetaling in de Proforma bruto/netto berekening Melding Een medewerker heeft een aanvraag opgeslagen voor het doel Fiets voor een bedrag van 1500 euro. Hij heeft voor deze aanvraag de bron Vakantiegeld ingevoerd. De medewerker bekijkt daarna de effecten van deze aanvraag in de bruto/netto prognoseberekening van Proforma. Hij ziet een te hoge netto uitbetaling van 3000 euro. Oplossing Er zat een fout in de aansturing van de bruto/netto prognoseberekening. Het bedrag van de bron Vakantiegeld bij het doel Fiets werd twee keer opgenomen in de berekening van het bedrag dat netto uitbetaald wordt. Deze fout is verbeterd.   Release 28-05-2024 Foutmelding Identity.raet.com heeft je te vaak omgeleid Melding Een gebruiker opent Flex Benefits. Flex Benefits toont dan de foutmelding: "Deze pagina werkt momenteel niet. Identity.raet.com heeft je te vaak omgeleid." Deze foutmelding komt voor bij gebruikers die meerdere dienstverbanden hebben. Oplossing We hebben op 16 mei ook een verbetering van deze functie uitgebracht. Die heeft het probleem opgelost voor een aantal organisaties. Maar één organisatie meldde dat het probleem bij hen nog niet was opgelost. Er zat een fout in de functie voor het identificeren van gebruikers. Deze fout is verbeterd.

Inhoudsopgave   Mededelingen Release 2024-03 Inhoud De release 2024-03 wordt een gecombineerde release, die de onderstaande wijzigingen bevat: Migratie naar Microsoft Azure Een aantal verbeteringen en oplossingen van meldingen Releasedatum De migratie naar Microsoft Azure is een groot project, waaraan onze teamleden al meerdere maanden gewerkt hebben. Op dit moment zijn we nog de laatste bevindingen aan het oplossen.  Daarom is de releasedatum nog niet zeker. De maandelijkse releases van Visma|Raet staan gepland voor zaterdag 2 maart. Wij zullen deze datum overslaan en de release later in de maand maart uitbrengen.   Nieuw Migratie naar Microsoft Azure Waarom Tot nu toe maakten wij gebruik van "private cloud" servers in een datacenter van KPN. Onze programma’s en data stonden op onze fysieke servers. Omdat dit fysieke servers zijn gaf dit beperkingen in de performance en capaciteit. Maar ook op andere delen geeft een fysieke server beperkingen. Bijvoorbeeld een storing in het datacentrum van KPN betekende dat ook heel Youforce geraakt werd. Wij gaan daarom overstappen naar de Cloud Solutions van Microsoft. Dit wordt Azure genoemd. Een aantal andere toepassingen van Visma|Raet zijn al gemigreerd, Flex Benefits volgt nu. Omdat Azure een public cloud technologie is geeft dit ons meer flexibiliteit. Daarnaast geeft Azure meer opties in monitoring en aanvullende tools die wij kunnen gebruiken. Veiligheid en betrouwbaarheid van alle data hebben ook in de Azure omgeving de allerhoogste prioriteit. Hierdoor zijn wij ervan verzekerd dat wordt voldaan aan alle wet- en regelgeving met betrekking tot privacy en security. Verder is de schaalbaarheid van de Azure omgeving een grote plus. Dit betekent dat wij in drukke tijden kunnen inspelen op de belasting van het systeem en deze geautomatiseerd kunnen aanpassen wanneer nodig. Hierdoor zijn wij in staat goede en stabiele performance te leveren. Dankzij betere analytische tools en monitoring, kunnen wij beter en sneller inspelen op het verhelpen van eventuele issues. Hierdoor zijn wij in staat zijn sneller te innoveren en verbeteren. Voor meer informatie over Microsoft Azure zie onze algemene website: https://vismaraet.nl/over-ons/system-privacy-security/privacy. Hoe Flex Benefits applicatie De modules van Flex Benefits zijn de afgelopen tijd geïnstalleerd in de Azure omgeving. Wij hebben de werking van alle onderdelen zo goed mogelijk getest. Mijn Youforce en Mijn Youserve Tijdens de release worden de hyperlinks in Mijn Youforce en Mijn Youserve aangepast. Zij zullen dan verwijzen naar Flex Benefits in de Azure omgeving. Jouw actie Als alles goed gaat, zullen jullie geen functionele verschillen zien in vergelijking met de oude lokatie.   Gewijzigd en verbeterd Nieuwe knop in de beheermodule In de module voor beheerders hebben we linksboven een knop toegevoegd, waarmee de gebruiker terug gaat naar Mijn Youforce. Nieuwe indeling van het venster Exporteren keuzegegevens Waarom Op het venster Exporteren keuzegegevens stonden 3 knoppen onderaan het venster:  de knoppen Nieuwe export, Opnieuw maken en Verslag. We hebben gemerkt dat de werking van deze knoppen voor sommige beheerders niet duidelijk was.  Daarom hebben we de indeling gewijzigd. Hoe Als je het menu Exporteren keuzegegevens opent, dan opent Flex Benefits een pagina met 2 knoppen: Nieuwe export - voor het starten van een nieuwe export; dit is niet gewijzigd. Exportbestanden - voor het openen van een volgende pagina. Pagina Exportbestanden Op deze pagina staat de lijst met de exportbestanden die in de afgelopen 3 maanden zijn aangemaakt. Onderaan de pagina staan 3 knoppen: Opnieuw verzenden - voor het opnieuw verzenden van het geselecteerde exportbestand naar HR Core Beaufort (alleen voor organisaties die HR Core Beaufort gebruiken) Als het goed gaat zal de functie Nieuwe export het exportbestand opsturen naar het HR Core systeem. De knop Opnieuw verzenden moet alleen in uitzonderingssituaties gebruikt worden, als het exportbestand niet is aangekomen bij HR Core Beaufort. Downloaden - voor het downloaden van het geselecteerde exportbestand (alleen voor organisaties die HR Core Beaufort gebruiken) Deze knop kun je gebruiken voor het controleren van de inhoud van het exportbestand. Verslag - voor het openen van het exportverslag van het geselecteerde exportbestand. Het exportverslag bevat een overzicht van medewerkers met verwerkte aanvragen. Euro-teken in melding over verlofuren Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Extra geld meermaals (Verlof verkopen). Flex Benefits toont dat de medewerker 171,85 uren beschikbaar heeft bij de bron Verlofsoort 1. De medewerker voert 200 uren in. Flex Benefits toont dan de foutmelding: "Maximum waarde € 171,85". Dit is niet correct. Het betreft uren, geen euro's. Oplossing De foutmelding, die Flex Benefits toont als een medewerker teveel verlofuren invoert, wordt verbeterd. De verbetering wordt doorgevoerd bij de doelen voor het verkopen van verlofuren (op het venster van stap 2) en bij de doelen voor het aankopen van verlofuren (op het venster van stap 1).   Opgeloste meldingen Openen Flex Benefits op de laatste werkdag (change 4815691) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker heeft een tijdelijk dienstverband. Op zijn laatste werkdag probeert de medewerker Flex Benefits te openen. Dit lukt niet. Flex Benefits toont een melding dat zijn gegevens niet gevonden kunnen worden. Oplossing In de rubriek Datum uitdienst wordt de laatste werkdag van de medewerker vastgelegd. Op deze dag moet de medewerker toegang hebben tot Flex Benefits. De controle op de uitdienstdatum is verbeterd. Helptekst voor het doel Extra geld meermaals  (change 4828639) Melding Een beheerder opent de Online help voor de beheerder. Zij selecteert het menu Bronnen en Doelen > Doelen > Extra geld meermaals. Flex Benefits opent dan de helptekst voor het doel Extra tijd meermaals. Dit is niet correct. Oplossing De helppagina voor het doel Extra geld meermaals bevatte de verkeerde inhoud. De inhoud is verbeterd. Beheerder kan registratienummer niet wijzigen (change 5288899) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker heeft 3 dienstverbanden. Bij deze dienstverbanden is een verkeerd Gemal registratienummer opgeslagen. Hierdoor worden de salarisgegevens niet goed geïmporteerd uit het 1917 bestand van Gemal. De beheerder probeert de registratienummers te verbeteren op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Keuzeprocesgegevens. Hij wijzigt het registratienummer en klikt op de knop Opslaan. Het registratienummer wordt echter niet opgeslagen. Oplossing Het venster Keuzeprocesgegevens werknemer wordt verbeterd. Beschikbaar bedrag voor loopbaanbudget is te laag (change 5323836) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Medewerkers van een organisatie krijgen een loopbaanbudget. Als dit budget in een jaar niet gebruikt wordt, dan wordt het resterende deel doorgezet naar het volgende jaar. Een medewerker opent zijn keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand december. Hij controleert het beschikbare bedrag bij de bron Loopbaanbudget. Het bedrag is lager dan verwacht. Oplossing Het loopbaanbudget is ingericht op de bron Budget 3 van Flex Benefits. Wij hebben de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Budget 3 verbeterd, voor de situatie dat het resterende bedrag wordt doorgezet naar het volgende jaar. Directe link is niet aanwezig in Mijn Youforce (changes 5714169 en 5534536) Melding Een beheerder activeert de producten (doelen) Verlof kopen en Verlof verkopen.  Deze producten waren niet geactiveerd. Na enige tijd opent de beheerder het configuratiescherm van Mijn Youforce voor het toevoegen van directe links aan categorieën. Zij wil de directe links naar de keuzevensters voor Verlof kopen en Verlof verkopen toevoegen. De directe links zijn echter niet aanwezig in Mijn Youforce. Oplossing Change 5714169: Als een beheerder een product (doel) activeert in Flex Benefits, dan moet Flex Benefits de directe link naar het keuzevenster opsturen naar Mijn Youforce. De functie voor het opsturen van directe links werkte niet correct. Deze functie is verbeterd. Change 5534536: Deze melding ging over het activeren van producten terwijl het flexpakket geblokkeerd is. Dit is nu ook verbeterd. Als een beheerder een product activeert van een geblokkeerd flexpakket, dan wordt de directe link opgestuurd naar Mijn Youforce. Beide verbeteringen zijn uitgebracht door middel van een hotfix op 7 februari 2024.  

Inhoudsopgave   Mededelingen Extra release op 21-12-2023 Wij hebben op 21 december 2023 een extra release uitgebracht. Deze release bevatte de volgende onderwerpen: Wettelijk minimum uurloon per 01-01-2024 Maximale netto reiskostenvergoeding Medewerkers met een tijdelijk contract kunnen geen aanvragen indienen voor 2024 (change 5497302) Voor een beschrijving van de inhoud, zie de release notes van de extra release: Release notes 2023-12-21   Release 2024-01 In verband met de feestdagen hebben we geen reguliere maandrelease uitgebracht op zaterdag 30 december 2023.   Gewijzigd en verbeterd in release 2024-02 Berekening beschikbare verlofuren Waarom Het standaard flexpakket van Flex Benefits beschikt over 6 verschillende verlofbronnen. Deze 6 bronnen kunnen verdeeld worden in 2 groepen: Groep 1: Verlofsoort 1 Verlofsoort 2 Verlofsoort 3 Verlofsoort 4 Groep 2: Vakantieuren LGPB-uren De 4 bronnen van groep 1 kunnen gebruikt worden door de volgende organisaties: Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort en die daarbij gebruik maken van de verlofmodule van Beaufort Organisaties die gebruik maken van HR Core Business De 2 bronnen van groep 2 kunnen gebruikt worden door: Organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort, maar niet gebruik maken van de verlofmodule van Beaufort. In dit geval wordt het beschikbare verlofrecht geïmporteerd uit de dienstverbandrubrieken P03001 (voor vakantieuren) en PB0021 (voor LGPB-uren).   Er zat een verschil in de wijze waarop het beschikbare aantal verlofuren in Flex Benefits berekend werd in het geval de medewerker dezelfde verlofbron al gebruikt heeft bij een ander doel. Bij de verlofbronnen van groep 1 werden de gebruikte uren afgetrokken van het berekende verlofrecht, zodat de medewerker meteen ziet hoeveel verlofuren beschikbaar zijn voor het nieuwe doel. Bij de verlofbronnen van groep 2 werden de gebruikte uren nog niet afgetrokken van het berekende verlofrecht. Pas als de medewerker een aantal verlofuren invulde, dan voerde het programma een controle uit op het beschikbare aantal verlofuren en gaf een foutmelding als het beschikbare aantal verlofuren overschreden werd. Hoe Voor alle keuzevensters De berekening van het beschikbare aantal verlofuren van de verlofbronnen van groep 2 (vakantieuren en LGPB-uren) is gewijzigd.  Ook voor deze verlofbronnen geldt nu dat de gebruikte uren afgetrokken worden van het berekende verlofrecht. Jouw actie geen actie noodzakelijk   Opgeloste meldingen Proforma (change 4067421) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Medewerkers van een organisatie hebben een persoonlijk budget dat in de maand december automatisch uitbetaald wordt aan de medewerkers. Een medewerker van deze organisatie opent de Proforma bruto/netto-berekening voor de maand december. De salarisberekening toont een uitbetaling van het persoonlijk budget van 2830,19 euro in de regel Betaling bijzonder tarief en daaronder een inhouding van 616,92 euro in de regel Inhouding bijzonder tarief. De medewerker heeft echter nog geen aanvragen opgeslagen voor de maand december. De getoonde inhouding is niet correct. Oplossing De inhouding werd veroorzaakt door een aanvraag die de medewerker eerder in 2023 (in mei) had opgeslagen. Dit is niet correct. Bestedingen en uitbetalingen van het persoonlijk budget in voorgaande maanden zijn al verwerkt in de rubriek Saldo persoonlijk budget. Ze moeten niet nogmaals afgetrokken worden.  De aansturing van de Proforma bruto/netto-berekening voor de maand december is verbeterd. Aantal opgenomen uren wordt verkeerd geïmporteerd (change 4972102) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker wil een aanvraag indienen voor het doel Verlof verkopen. Hij controleert het aantal bovenwettelijke verlofuren dat beschikbaar is. Volgens Flex Benefits zijn er 43,2 uren beschikbaar. Volgens Beaufort zijn er 129,6 uren beschikbaar. Oplossing De fout wordt veroorzaakt doordat er in Flex Benefits een verkeerde waarde staat in de rubriek Opgenomen verlofuren (RUBR_Verlofsrt1_Opgenomen). Deze waarde importeert Flex Benefits uit het TI-bestand van Beaufort. Het aantal opgenomen uren wordt in Flex Benefits afgetrokken van het verlofrecht, zodat er een te laag aantal beschikbare uren overblijft. De functie voor het importeren van medewerkergegevens uit de TI-bestanden is verbeterd op het punt van de opgenomen uren. Melding wanneer het flexpakket is geblokkeerd (change 5498051) Melding De beheerder van een organisatie heeft het flexpakket in december geblokkeerd, zodat de medewerkers geen aanvragen meer kunnen indienen. Daarna opent een medewerker Flex Benefits door in Mijn Youforce op een directe link naar een doel te klikken. Flex Benefits toont dan de foutmelding: "U kunt geen gebruik maken van Flex Benefits omdat u geen toegangsrechten heeft voor deze applicatie." Deze melding is verwarrend. Er is niets mis met de toegangsrechten. Oplossing De melding, die Flex Benefits toont wanneer het flexpakket is geblokkeerd en de medewerker Flex Benefits opent door op een directe link in Mijn Youforce te klikken, is verbeterd in: "U kunt geen gebruik maken van Flex Benefits omdat uw beheerder het programma tijdelijk heeft geblokkeerd." Foutmelding over uitdienstdatum bij alle medewerkers (change 5414687) Melding Op vrijdagmorgen 1 december 2023 toonde Flex Benefits een rode blokkerende foutmelding bij alle medewerkers die een aanvraag probeerden in te dienen. De melding was: "Uw contract eindigt op 00-01-1900. U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn.".  Medewerkers konden geen aanvragen indienen. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een fout in de controle op de uitdienstdatum van de medewerker. De fout kwam voor bij alle medewerkers, ook bij de medewerkers waarbij geen uitdienstdatum is vastgelegd. De controle op de uitdienstdatum is verbeterd. De verbetering is uitgebracht door middel van een hotfix op vrijdagmiddag 1 december 2023.

Inhoudsopgave   Mededelingen Zoals al aangekondigd in de release notes van december, gaan we deze week, op donderdagavond 21 december, een extra release uitbrengen.  Flex Benefits zal daardoor donderdagavond vanaf 18:00 uur tijdelijk niet beschikbaar zijn.   Gewijzigd en verbeterd Wettelijk minimum uurloon per 01-01-2024 Waarom Met ingang van 1 januari 2024 wordt de berekening van het wettelijk minimumloon gewijzigd. Voorheen werd het wettelijk minimumloon bepaald per maand. Dit wordt nu gewijzigd. Het wettelijk minimumloon wordt nu bepaald per uur. Het voordeel is dat het minimum uurloon nu niet meer afhankelijk is van het standaard aantal werkuren per week.  Het wettelijk minimumloon wordt in Flex Benefits gebruikt voor het berekenen van het beschikbare bedrag voor de bron Brutoloon. Het brutoloon van een medewerker mag niet lager uitkomen dan het wettelijk minimumloon. Daarom berekenen we het beschikbare bedrag voor de bron Brutoloon als het oorsponkelijke maandloon minus het wettelijk minimumloon voor de medewerker. Hoe Verwijderd uit Flex Benefits Het standaard flexpakket van Flex Benefits bevatte de parameters voor het wettelijk minimum maandloon voor de leeftijdsgroepen van 15 t/m 23 jaar. Deze parameters gaan we verwijderen.   Nieuw in Flex Benefits Het standaard flexpakket van Flex Benefits wordt uitgebreid met de parameters voor het wettelijk minimum uurloon voor de leeftijdsgroepen van 15 t/m 21 jaar. Het betreft de parameters:   parameter waarde PARR_MinUurloon15 3,98 PARR_MinUurloon16 4,58 PARR_MinUurloon17 5,24 PARR_MinUurloon18 6,64 PARR_MinUurloon19 7,96 PARR_MinUurloon20 10,62 PARR_MinUurloon21 13,27 Berekening minimum maandloon We rekenen het minimum uurloon terug naar een minimum maandloon door de waarde van de minimum uurloon parameter te vermenigvuldigen met de waarde van de parameter PARR_WerkurenPerPeriode. Jouw actie Controleer of de flexpakket parameter PARR_WerkurenPerPeriode de juiste waarde voor het standaard aantal werkuren per maand bevat. Voorbeeld: Bij een 36-urige werkweek is het standaard aantal werkuren per maand: 36 * (52/12) = 156 Bij een 40-urige werkweek is het standaard aantal werkuren per maand: 40 * (52/12) = 173,33   Flexpakket parameter controleren en aanpassen Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Selecteer het flexpakket Klik op de knop Parameters Selecteer de parameter PARR_WerkurenPerPeriode Klik op de knop Wijzigen Vul de juiste waarde in bij het kenmerk Waarde Klik op de knop Opslaan. Maximale netto reiskostenvergoeding Waarom De maximale netto reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer is voor 2024 vastgesteld op 23 cent per kilometer. We gebruiken deze waarde in Flex Benefits voor het berekenen van de prognose van de fiscale ruimte voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Flex Benefits berekent alleen een prognose voor toekomstige maanden als de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_PrognoseToepassen op TRUE (aan) staat. Hoe Flexpakket parameter De waarde van de flexpakket parameter PARR_ReiskostenMaxFiscVergPerKm wordt gewijzigd in 0,23. Jouw actie geen actie noodzakelijk   Opgeloste meldingen Medewerkers met een tijdelijk contract kunnen geen aanvragen indienen voor 2024 (change 5497302) Melding Een beheerder heeft de "wizard jaarovergang" uitgevoerd en daarna Flex Benefits opengesteld voor de medewerkers, zodat zij aanvragen kunnen indienen voor het keuzejaar 2024. Medewerkers met een tijdelijk contract, dus medewerkers waarbij een uitdienstdatum is ingevuld, kunnen daarna geen aanvragen meer indienen. Als zij een keuzevenster openen, dan toont het programma een rode, blokkerende foutmelding met de tekst: "Uw contract eindigt op <uitdienstdatum>. U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn." Oplossing Flex Benefits heeft een controle dat medewerkers, waarbij een uitdienstdatum is vastgelegd, geen aanvragen kunnen indienen voor maanden die na de uitdienstdatum liggen. Deze controle werkte niet correct. De controle is verbeterd. Bij medewerkers met een tijdelijk contract toont Flex Benefits nu een oranje waarschuwingsmelding met dezelfde tekst. Deze melding blokkeert het indienen van aanvragen niet.  

Inhoudsopgave   Nieuw Ondersteuning balansbudget - nieuwe bronnen bij het doel FAB-verlof kopen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Het standaard flexpakket van Flex Benefits bevat 3 producten (doelen) voor het kopen van verlofuren: Extra tijd eenmalig  (product-id PRDR_EXT) Extra tijd meermaals  (product-id PRDR_ETM) FAB-verlof kopen  (product-id PRDR_FVK) De extra tijd producten worden vaak gebruikt voor het kopen van bovenwettelijke verlofuren. Het product FAB-verlof kopen kan dan gebruikt worden voor het kopen van andere verlofuren, bijvoorbeeld voor Verlof sparen. Zie ook de releasenotes van release 2023-07. Het balansbudget in de CAO VVT is een vorm van verlof sparen. Voor het balansbudget kunnen medewerkers de bronnen Vakantiegeld en Eindejaarsuitkering inzetten voor het kopen van verlofuren. De bronnen Vakantiegeld en Eindejaarsuitkering waren echter nog niet aanwezig bij het product FAB-verlof kopen en daarom gaan we ze nu toevoegen. Hoe Nieuwe productitems/bronnen Het product FAB-verlof kopen is uitgebreid met de bronnen: Vakantiegeld Eindejaarsuitkering Het productitem Vakantiegeld is toegevoegd aan het keuzevenster voor de maand mei. Het productitem Eindejaarsuitkering is toegevoegd aan de keuzevensters voor de maanden november en december. Op welk keuzevenster het productitem Eindejaarsuitkering wordt getoond is afhankelijk van de waarde van de flexpakket parameter PARR_EindejaarsInNovember. Jouw actie Productitems activeren en workflow selecteren Als je de bron Vakantiegeld en/of Eindejaarsuitkering wilt aanbieden bij het doel FAB-verlof kopen, dan moet je de productitems activeren. Daarnaast moet je, als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, de juiste HRSS workflow selecteren. Login in als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Producten Selecteer het product FAB-verlof kopen Klik op de knop Productitems Selecteer de gewenste bron Klik op de knop Basiskenmerken Vink de vinkbox bij het kenmerk Productitem actief aan Selecteer de juiste HRSS workflow bij het kenmerk Workflow Vul de waarde 1 in bij het kenmerk Workflow prioriteit Klik op de knop Opslaan.   Exportmutaties activeren en controleren Je moet de exportmutaties voor het product FAB-verlof kopen activeren en controleren. Login in als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Mutatieregels Filter op het product FAB-verlof kopen Selecteer de mutatieregel Inhouding actuele salarisperiode en klik op de knop Wijzigen Vink de vinkbox bij het kenmerk Indicatie actief aan  Controleer de Beaufort rubriekcode bij het kenmerk Rubriekcode standaard. Vul eventueel een andere rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek Klik op de knop Opslaan Controleer de 3 mutatieregels voor de verlofrechtmutatie voor de rubrieken P56001, P56000 en P56002.  Selecteer de mutatieregel en klik op de knop Wijzigen Vink de vinkbox bij het kenmerk Indicatie actief aan Klik op de knop Opslaan.   Gewijzigd en verbeterd Maximum waarde voor het doel Extra geld / Verlof verkopen Waarom De maximum keuze voor het doel Extra Geld was afhankelijk van het deeltijdpercentage en van de contractperiode van de medewerker. Voor voltijdsmedewerkers die het gehele jaar in dienst zijn wordt de maximum keuzewaarde bepaald door de flexpakket parameter PARR_ExtraGeldMaxVerkopen. Voor deeltijdmedewerkers en voor medewerkers die een deel van het kalenderjaar in dienst zijn, wordt de maximum keuzewaarde naar rato van deeltijdpercentage en naar rato van contractperiode verlaagd. Een organisatie vindt dit niet duidelijk en niet wenselijk. Hoe Nieuwe flexpakket parameters We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met twee nieuwe parameters: PARR_ExtraGeld_MaxNaarRatoPP PARR_ExtraGeld_MaxNaarRatoIndienst  Om de bestaande functionaliteit niet te wijzigen, hebben we beide parameters aan gezet  (op TRUE). Je kunt de parameters gebruiken om de berekening van de maximum waarde te bepalen. Als de parameter PARR_ExtraGeld_MaxNaarRatoPP aan staat (op TRUE) , dan is de maximum waarde mede afhankelijk van het deeltijdpercentage van de medewerker. Maximum is: deeltijdpercentage * PARR_ExtraGeldMaxVerkopen. Als de parameter PARR_ExtraGeld_MaxNaarRatoPP uit staat (op FALSE), dan is de maximum waarde niet afhankelijk van het deeltijdpercentage van de medewerker. Maximum is: PARR_ExtraGeldMaxVerkopen. Als de parameter PARR_ExtraGeld_MaxNaarRatoIndienst aan staat (op TRUE), dan is de maximum waarde mede afhankelijk van het aantal dagen dat de medewerker dit kalenderjaar in dienst is. Maximum is: aantal dagen in dienst / 365 * PARR_ExtraGeldMaxVerkopen. Als de parameter PARR_ExtraGeld_MaxNaarRatoIndienst uit staat (op FALSE), dan is de maximum waarde niet afhankelijk van het aantal dagen dat de medewerker dit kalenderjaar in dienst is. Maximum is: PARR_ExtraGeldMaxVerkopen.   Producten/Doelen De nieuwe flexpakket parameters zijn van toepassing voor de producten/doelen: Extra Geld eenmalig  (product-id PRDR_EXG) Extra Geld meermaals (product-id PRDR_EGM) Jouw actie Als de maximum waarde voor het doel Extra Geld niet afhankelijk moet zijn van het deeltijdpercentage en de contractperiode van de medewerker, dan moet je de beide nieuwe parameters uit zetten (op FALSE).   Flexpakket parameter aanpassen Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Selecteer het flexpakket Klik op de knop Parameters Selecteer de gewenste parameter Klik op de knop Wijzigen Vink de vinkbox bij het kenmerk Waarde uit Klik op de knop Opslaan.   Opgeloste meldingen Medewerker kon een te grote keuze maken voor Budget uitbetalen doorlopend (change 5048755) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt automatisch gereserveerd.  De organisatie heeft het doel Budget uitbetalen doorlopend geactiveerd.  Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en daarvoor de bron Budget 3 geselecteerd en de waarde 975,00 euro ingevoerd. De medewerker kon deze keuze met succes indienen, hoewel het maandelijks budget van de medewerker maar 600 euro bedraagt. Oplossing Als een medewerker een keuze maakt voor het doel Budget uitbetalen doorlopend, dan maakt hij de keuze voor het uitbetalen van persoonlijk budget vanaf de ingangsmaand en in alle volgende maanden, zonder einddatum. De maximale uitbetaling kan niet groter zijn dan het maandelijks budget van de medewerker. De berekening van de maximale uitbetaling is verbeterd.

Inhoudsopgave   Mededelingen  Release 2023-09 We hebben release 2023-09 geannuleerd. De opgeloste changes worden opgenomen in release 2023-10.   Gewijzigd en verbeterd Medewerker kan zijn fiscale ruimte voor reiskosten niet uitruilen met de bron Verlofuren (change 4074458) Melding Een medewerker wil zijn gehele fiscale ruimte voor reiskosten woon-werk uitruilen met de bron Verlofuren. Dit lukt niet. Na de berekening van de waarde van de ingezette verlofuren blijft er een klein bedrag over. Maar Flex Benefits accepteert dit restbedrag niet. Het programma toont de melding: "Uw gewenste doel is nog niet volledig verrekend, u dient meer in te zetten." Oorzaak Er zat een verschil in de werking van de eenmalige producten (doelen) en de meermaals producten. Bij de eenmalige producten hoeft de totale waarde van de bronnen niet exact gelijk te zijn aan het gekozen doelbedrag. Als er een klein bedrag overblijft, dan slaat het programma dit op in de rubriek Resterend bedrag. Bij de meermaals producten moest de totale waarde van de bronnen wel exact gelijk zijn aan het gekozen doelbedrag. De rubriek Resterend bedrag werd niet gebruikt.  Aanpassing De rubriek Resterend bedrag wordt nu ook gebruikt bij de onderstaande meermaals producten: Reiskosten meermaals Scholing meermaals Generiek product meermaals Generiek product meermaals 2 Jouw actie Productitems Het productitem Resterend bedrag is altijd actief. Je hoeft dit productitem niet te activeren. Exportmutaties Beaufort/Gemal Voor het resterend bedrag maakt Flex Benefits een mutatie aan voor de bron Brutoloon eenmalig. Als je het Resterend bedrag wilt verrekenen met de bron Brutoloon eenmalig, dan moet je de mutatieregel Bron/doel brutoloon, op ingangsdatum activeren en bij deze mutatieregel de juiste bron- en doel uitvoercodes invullen. Exportmutaties Payroll Business Voor het resterend bedrag maakt Flex Benefits mutaties aan voor de bron Brutoloon eenmalig. Als je het Resterend bedrag wilt verrekenen met de bron Brutoloon eenmalig, dan moet je de mutatieregels Bruto inhouding brutoloon, eenmalig op ingangsdatum en Netto uitbetalen brutoloon, eenmalig op ingangsdatum activeren en bij deze mutatieregels het juiste elementnummer invullen bij Rubriekcode specifiek. Inrichten mutatieregels Login als beheerder in Flex Benefits. Open het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking. Selecteer het gewenste flexpakket. Klik op de knop Mutatieregels. Filter op de productnaam. Selecteer de van toepassing zijnde mutatieregel. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox Indicatie actief aan. Payroll Business: controleer het kenmerk Rubriekcode standaard en vul zonodig de Rubriekcode specifiek in. Beaufort/Gemal: controleer de kenmerken Uitvoercode bron en Uitvoercode doel pas deze zonodig aan. Klik op de knop Opslaan.   Opgeloste meldingen in deze release Foute berekening van het maximum aantal maanden bij Bedrijfsfitness (change 3315241) Melding Het keuzevenster voor het doel Bedrijfsfitness kun je inrichten voor het uitruilen van eenmalige en maandelijkse kosten. Als je kiest voor het uitruilen van maandelijkse kosten, dan moet de medewerker ook invullen over hoeveel maanden hij de kosten wil verrekenen. Als er in Flex Benefits een einddatum van zijn dienstverband bekend is, dan berekent Flex Benefits het maximum aantal maanden. Een organisatie meldt dat dit maximum aantal maanden niet goed berekend wordt bij een medewerker. Oplossing Het maximum aantal maanden is het aantal maanden tussen de ingangsdatum van de keuze voor Bedrijfsfitness en de einddatum van het dienstverband van de medewerker. De berekening van het maximum aantal maanden is verbeterd. Medewerker kan een aanvraag voor Vitaliteit niet verwijderen (change 4688844) Melding Een organisatie heeft het product Generiek product meermaals ingericht voor het doel Vitaliteit. Een medewerker heeft een aanvraag ingediend voor het doel Vitaliteit. Flex Benefits zet dan de status van de aanvraag op Ingediend en maakt een workflow aan waarmee de aanvraag kan worden goedgekeurd.  De leidinggevende heeft de aanvraag afgekeurd.  Flex Benefits zet de status van de aanvraag in de medewerkermodule dan op Opgeslagen.  De aanvraag komt dan te staan op de kaart Niet-afgeronde aanvragen. De medewerker probeert de aanvraag op de kaart Niet-afgeronde aanvragen te verwijderen met behulp van het X-icoon. De aanvraag wordt echter niet verwijderd. Oplossing De kaart Niet-afgeronde aanvragen staat in de medewerkermodule op 3 verschillende tabbladen: Op het dashboard Op het tabblad Arbeidsvoorwaarden Op het tabblad Uw gegevens Daarnaast kan de medewerker de aanvraag ook verwijderen op het tabblad Uw aanvragen. Het verwijderen van aanvragen werkte correct op het dashboard en op het tabblad Uw aanvragen. Het werkte niet correct op de tabbladen Arbeidsvoorwaarden en Uw gegevens. Dit is verbeterd.  Geen maandelijkse inhoudingen voor het doel Fiets (change 4816603) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business / HR Core Business Melding Een organisatie maakt gebruikt van het doel Fiets met de bron Brutoloon maandelijks. Als een medewerker een aanvraag heeft ingediend voor het doel Fiets en heeft gekozen voor het afbetalen van de fiets in meerdere termijnen, dan moet de exportfunctie van Flex Benefits gedurende de gehele afbetalingsperiode exportmutaties aanmaken voor Payroll Business. De beheerder heeft ontdekt dat Flex Benefits wel exportmutaties aanmaakt voor de eerste betaling, maar dat een aantal betalingen in de volgende maanden ontbreekt. Oplossing We hebben de melding geanalyseerd en gevonden dat de exportfunctie geen exportmutaties voor betalingen voor het doel Fiets voor een bepaalde maand maakte, indien de medewerkers van die organisatie voor die maand geen enkele nieuwe aanraag hebben ingediend. Deze fout in de exportfunctie is verbeterd. Negatieve bedragen in kolom Saldo op Budget overzicht (change 4901495) Melding Medewerkers van een organisatie hebben het Budget reserveren systeem; voor de medewerkers wordt maandelijks een persoonlijk budget (IKB) berekend, dit budget wordt gereserveerd en in december uitbetaald. Een medewerker van deze organisatie heeft in de maand april een keuze gemaakt voor het doel Budget uitbetalen doorlopend. De medewerker opent het Budget overzicht in Flex Benefits. Flex Benefits toont negatieve bedragen in de kolom Saldo. Dit is niet correct. Oplossing Er zat een fout in de berekening van de waarden in de kolom Saldo op het Budget overzicht. De uitbetalingen, aangevraagd via het doel Budget uitbetalen doorlopend, werden nog eens afgetrokken van het budgetsaldo. De fout in de berekening is verbeterd.   Opgeloste meldingen in extra releases Medewerker kan geen keuze maken voor Budget uitbetalen (request 36870978) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Budget uitbetalen. Hij opent het keuzevenster en voert een bedrag in bij de bron Persoonlijk budget. De medewerker kan de keuze niet indienen omdat de knop Doorgaan naar bijlagen niet toegankelijk is. Oplossing Bij dit doel zijn de stappen 1 en 2 van het keuzevenster samengevoegd, omdat de medewerker geen bedrag hoeft in te voeren bij stap 1. Op het keuzevenster van dit doel zat een fout, waardoor de knop voor de vervolgstap Doorgaan naar bijlagen niet toegankelijk was.  Deze fout is opgelost. Wij hebben dit opgelost door middel van een extra release op 02-08-2023. Medewerker kan geen keuze maken voor Verlofuren verkopen (request 37007802) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Verlofuren verkopen. Hij opent het keuzevenster en voert een waarde in bij de bron Verlofuren. De medewerker kan de keuze niet indienen omdat de knop Indienen niet toegankelijk is. Oplossing Bij dit doel zijn de stappen 1 en 2 van het keuzevenster samengevoegd, omdat de medewerker geen waarde hoeft in te voeren bij stap 1. Op het keuzevenster van dit doel zat een fout, waardoor de knop Indienen niet toegankelijk was.  Deze fout is opgelost. Wij hebben dit opgelost door middel van een extra release op 10-08-2023. Veld Omschrijving bij doel Scholing is leeg (request 36973402) Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Scholing. Op het venster van Stap 1 vult hij een bedrag in en hij vult een tekst in in het veld Omschrijving. Daarna opent hij het venster van Stap 2. En daarna gaat hij weer terug naar het venster van Stap 1. Het eerder ingevoerde bedrag is correct gevuld door het programma, maar de eerder ingevoerde omschrijving ontbreekt. Oplossing Er zat een fout in het keuzevenster van het doel Scholing. Deze fout is opgelost. Wij hebben dit opgelost door middel van een extra release op 10-08-2023. Verwarrende melding over verzekering op het keuzevenster voor Budget uitbetalen (change 4966293) Melding Meerdere organisaties hebben gemeld dat Flex Benefits bij sommige medewerkers een verwarrende foutmelding op de keuzevensters toont.  De meldingstekst is: "Uw keuze voor Bedrag verzekering is lager dan het toegestane minimum." De melding hoort bij het doel Fiets, maar wordt ook getoond bij andere doelen. Oplossing De meldingstekst was fout. Wij hebben de tekst gewijzigd in: "U heeft nog geen keuze gemaakt. Voer een waarde in bij een bron.". De melding wordt niet meer direct bij het openen van de keuzevensters getoond, maar pas als de medewerker een keuze wil opslaan of indienen. Wij hebben dit opgelost door middel van een extra release op 23-08-2023. Totale kosten bij het doel Verlof kopen uit budget worden niet goed berekend (change 4968429) Melding Meerdere organisaties hebben gemeld dat Flex Benefits de kosten van verlofuren niet goed berekend op het keuzevenster voor het doel Verlof kopen uit budget (product-id PRDR_FVK).  Een medewerker opent het keuzevenster voor dit doel en voert het aantal verlofuren in dat hij wil kopen, bijvoorbeeld 8 uur. Daarna moet Flex Benefits de kosten van deze uren berekenen en tonen in het veld Totale kosten.  Dit gaat niet goed. Flex Benefits berekent de totale kosten op 8 euro. Oplossing Er zat een fout in de berekening van de totale kosten. De berekening is verbeterd. De totale kosten zijn:  het ingevoerde aantal te kopen uren vermenigvuldigd met het uurloon van de medewerker. Wij hebben dit opgelost door middel van een extra release op 23-08-2023.

Inhoudsopgave     Opgeloste meldingen Resterend bedrag voor het doel Fiets wordt niet correct berekend (change 3407641)  Melding Een beheerder meldt het volgende: een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Fiets. Hij heeft gekozen voor een afbetalingstermijn van 4 jaar en voor de bron Verlofuren. Flex Benefits heeft berekend dat er een restbedrag overblijft van 0,33 euro.  Na de inhouding in Payroll Gemal blijkt dat er een verschil zit in de berekening van de waarde van de verlofuren tussen Payroll Gemal en Flex Benefits. Payroll Gemal rondt af naar beneden en Flex Benefits rondt af naar boven.  Dit leidt ertoe dat er na 4 jaar afbetalen een schuld overblijft van 0,03 euro. Dit is niet gewenst. Oplossing De berekening van de waarde van de verlofuren voor het doel Fiets in Flex Benefits is aangepast. Flex Benefits rondt nu ook af naar beneden. Doel Extra tijd meermaals: medewerker kan naar Stap 2 gaan zonder een aantal verlofuren in te vullen (change 4384092)  Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Extra tijd meermaals. Hij vult geen verlofuren in in het veld Verlofuren. De knop Doorgaan naar verrekenen is beschikbaar. De medewerker kan op de knop klikken. Flex Benefits opent Stap 2, zonder een foutmelding te laten zien. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Extra tijd meermaals is verbeterd. Als de medewerker nog geen waarde heeft ingevuld in het veld Verlofuren, dan is de knop Doorgaan naar verrekenen niet beschikbaar. Rubriek Verlof 3 mutaties bevat nog waarden uit 2022 (change 4467465) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het verkopen van verlofuren. Hij controleert het aantal beschikbare verlofuren. Volgens de medewerker klopt het aantal verlofsaldo niet. De beheerder controleert de inhoud van de werknemerrubrieken op de pagina Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Basisgegevens.  Hij ziet dat er een waarde staat bij de rubriek Verlof 3 mutaties (RUBR_Verlofsrt3_RechtMut). Hij denkt dat deze waarde de oorzaak is van het onjuiste verlofsaldo. Oplossing De waarde van de rubriek RUBR_Verlofsrt3_RechtMut wordt niet gebruikt in de berekening van het aantal beschikbare uren voor de bron Verlofsoort 3. Toch is het verwarrend dat deze rubriek nog een waarde uit 2022 bevat. We gaan aanpassingen uitvoeren voor de volgende rubrieken: RUBR_Verlofsrt1_RechtMut RUBR_Verlofsrt2_RechtMut RUBR_Verlofsrt3_RechtMut RUBR_Verlofsrt4_RechtMut Aanpassingen: Mbv een datafix worden de waarden uit 2022 verwijderd bij alle medewerkers. De rubrieken worden toegevoegd aan de lijst met rubrieken die tijdens de jaarovergang worden opgeschoond door de Wizard jaarovergang. Medewerker kan op keuzevenster voor Thuiswerkplek niet naar Stap 2 gaan (change 4705932) Melding Een medewerker van een organisatie wil een keuze maken voor het doel Thuiswerkplek. Hij vult het bedrag in op het venster van Stap 1.  Daarna wil hij naar Stap 2 gaan, maar dit lukt niet. De knop Doorgaan naar verrekenen is niet beschikbaar. Oplossing In het standaard flexpakket bevat het venster van Stap 1 van het doel Thuiswerkplek het productitem Voldoet aan voorwaarden. Dit is een vinkbox die de medewerker verplicht moet aanvinken. De organisatie heeft het productitem Voldoet aan voorwaarden echter op niet-tonen gezet. Het producttitem staat daardoor niet op het keuzevenster en de medewerker kan de vinkbox niet aanvinken.  Voor de installatie van release 2023-06 blokkeerde deze instelling het maken van keuzes niet. In release 2023-06 zat een wijziging waardoor de knop Doorgaan naar verrekenen niet beschikbaar is, als de medewerker de vinkbox Voldoet aan voorwaarden niet aanvinkt. Het keuzevenster is aangepast.  Als het productitem Voldoet aan voorwaarden op niet-tonen staat, dan wordt de knop Doorgaan naar verrekenen wel beschikbaar nadat de medewerker een bedrag heeft ingevuld.

Inhoudsopgave     Gewijzigd en verbeterd Exportmutaties voor het doel FAB-verlof kopen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Het standaard flexpakket van Flex Benefits bevat 3 producten (doelen) voor het kopen van verlofuren: Extra tijd eenmalig Extra tijd meermaals FAB-verlof kopen Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor één van deze doelen en de keuze is correct ingediend en goedgekeurd, dan zal de exportfunctie van Flex Benefits twee soorten exportmutaties aanmaken: Een verlofrechtmutatie voor de verlofmodule van Beaufort voor het toevoegen van de gekochte verlofuren Een salarismutatie voor het betalen van de gekochte verlofuren voor Payroll Gemal. Het object-id van de verlofrechtmutatie bevat o.a. de verlofsoortcode. Tot nu toe gebruikte Flex Benefits voor alle drie producten dezelfde verlofsoortcode die opgeslagen is in flexpakket parameter PARR_Verlofkopen_Verlofsoortcode. Het was dus niet mogelijk om verschillende verlofsoorten te kopen. In sommige CAO's mogen medewerkers twee verschillende soorten verlof kopen. Om dit te ondersteunen hebben we een nieuwe flexpakket parameter aangemaakt. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode. Exportfunctie De exportfunctie is aangepast. Voor de verlofrechtmutatie voor keuzes voor het product FAB-verlof kopen gebruikt Flex Benefits nu de verlofsoortcode die is opgeslagen in flexpakket parameter PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode.   Productnaam Product-id gebruikte parameter Extra tijd eenmalig PRDR_EXT PARR_Verlofkopen_Verlofsoortcode Extra tijd meermaals PRDR_ETM PARR_Verlofkopen_Verlofsoortcode FAB-verlof kopen PRDR_FVK PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode Jouw actie Als je de producten Extra tijd eenmalig of Extra tijd meermaals gebruikt, dan verandert er niets en hoef je niets te doen. Als je het product FAB-verlof kopen gebruikt, dan moet je de juiste verlofsoortcode invullen bij de flexpakket parameter PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode. Wij hebben de waarde van parameter PARR_Verlofkopen_Verlofsoortcode gekopieerd naar PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode. Nu heb je de mogelijkheid om bij de parameter PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode een andere verlofsoortcode in te vullen. Flexpakket parameter aanpassen Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Selecteer het flexpakket Klik op de knop Parameters Selecteer de parameter PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode Klik op de knop Wijzigen Vul de juiste verlofsoortcode in bij het kenmerk Waarde Klik op de knop Opslaan.   Van IBU naar File API (aanvulling op de paragraaf in de releasenotes Flex Benefits 2023-05) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom IBU is een Visma|Raet applicatie die wordt gebruikt om bestanden te downloaden vanuit en/of te uploaden naar Youforce. Deze manier van bestanden up- en downloaden gaan wij moderniseren. Hiervoor hebben wij een aantal redenen: Ten eerste zero footprint. IBU.exe (een Visma|Raet-applicatie) moet lokaal door jullie beheerder worden geïnstalleerd. Het lokaal installeren van software past niet meer bij onze, maar vaak ook jullie IT-strategie. Een API is een moderne en duurzame techniek die nog beter voldoet aan de huidige eisen m.b.t. GDPR en Security.  Omdat voor de File API geen Youforce-certificaat meer nodig is, is het beheer eenvoudiger en minder foutgevoelig. En tenslotte is de File API volledig gebouwd voor de cloud en wordt daardoor automatisch geschaald zodra er meer of minder capaciteit nodig is. Dit komt de performance ten goede. Zie het bericht Van IBU naar File API  op de Youforce community. Wij bereiden Flex Benefits erop voor om de File API te gaan ondersteunen. Voor Flex Benefits is de overgang naar de File API van toepassing voor organisaties die Beaufort on premise gebruiken (een lokale installatie van Beaufort).  Voor organisaties die Beaufort Online gebruiken is de overgang niet van toepassing. Voor Beaufort Online verzorgt Visma|Raet het transport tussen de verschillende applicaties. Hoe Bestandssoorten Bestandssoort verklaring upload/download ondersteuning File API TI*.xml bestand bestand met persoons-, dienstverband- en verlofgegevens, aangemaakt door HR Core Beaufort upload ja, vanaf april 2023 TE*.dat bestand bestand met salaris- en verlofmutaties, aangemaakt door Flex Benefits download ja, vanaf april 2023 rbp_basis.xml bestand alternatief bestand met persoons-, dienstverband- en verlofgegevens (voor organisaties die een ander HR-systeem gebruiken) upload ja, vanaf 1 juli 2023 Menu Beheer > Onderhouden werkgever Het scherm Onderhouden werkgever is uitgebreid met het kenmerk Gebruik File API. Standaard is dit kenmerk niet aangevinkt. Dan wordt de IBU nog gebruikt. Jouw actie Op het moment dat jouw organisatie overgaat van de IBU naar de File API moet je het kenmerk Gebruik File API aanvinken.   Opgeloste meldingen Foutmelding op het keuzevenster voor het doel Bedrijfsfitness (change 3344108) Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Bedrijfsfitness. Flex Benefits toont dan direct de foutmelding "De som van uw eenmalige en maandelijke kosten in het huidige kalenderjaar bedraagt meer dan het toegestane bedrag." De medewerker heeft in het huidige jaar nog geen keuzes gemaakt voor Bedrijfsfitness. Deze foutmelding zou dan niet moeten worden getoond. Oplossing  De medewerker had in het vorige jaar wel een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness. De rubriekwaarden van deze keuze waren niet goed verwijderd tijdens de jaarovergang. Er stond nog een waarde in de rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar. De opschoonfunctie is verbeterd.   Helptekst voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen wordt niet geopend (change 4597746) Melding Een beheerder opent de applicatiehelp voor de beheerder. Zij opent het menu Bronnen en Doelen > Doelen > Uitruilen reiskosten aanvragen. De helptekst voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen wordt niet geopend. In plaats daarvan toont het programma de melding: "Er is geen historische overeenkomst voor deze keuze". Oplossing Het menu van de applicatiehelp voor de beheerder is verbeterd.   Wet- en regelgeving Minimumloon Met ingang van 1 juli 2023 worden de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 19 juni de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. U kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters.

Inhoudsopgave Nieuw Ondersteuning van directe links in Mijn Youforce Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Mijn Youforce is het nieuwe startpunt om te navigeren naar de processen voor de medewerker, manager of HR professional. In de huidige situatie werd je doorverwezen naar de applicatie Flex Benefits en moest je vanuit daar nog kiezen welk proces (doel) je wilde starten. Hetzelfde geldt voor de processen van Self Service. Door middel van de directe links maken we het mogelijk om vanuit Mijn Youforce alle processen direct op te starten. Hierdoor wordt het voor gebruikers gemakkelijker om te navigeren naar bijvoorbeeld het Flex Benefits proces Verlof kopen of het Self Service proces Verlof aanvragen.    Voordeel van de directe links Wanneer een medewerker in de huidige situatie verlof wil aanvragen, dan moet hij weten dat Verlof aanvragen een proces van de applicatie Self Service is. Hij moet eerst in Mijn Youforce op het menu Self Service klikken en kan daarna in Self Service naar het proces Verlof aanvragen gaan. Hetzelfde geldt voor Flex Benefits. Wanneer een medewerker verlof wil kopen, dan moet hij weten dat Verlof kopen een proces van de applicatie Flex Benefits is. Hij moet eerst op het menu Flex Benefits klikken en kan daarna in Flex Benefits naar het proces (doel) Verlof kopen gaan. Door middel van de directe links kan de medewerker in Mijn Youforce zoeken op verlof. Mijn Youforce zal dan de links voor Verlof aanvragen en Verlof kopen tonen. De medewerker kan dan direct op één van beide links klikken om het gewenste proces te starten. Dit zal het navigeren naar het juiste proces aanzienlijk verbeteren.  Hoe   Export van flexpakket-toewijzingen We hebben een exportfunctie gebouwd die gegevens aanlevert aan Autorisatiebeheer. Dit betreft de gegevens over welk flexpakket toegekend is aan welke medewerker.   Export van actieve doelen en links We hebben een exportfunctie gebouwd die gegevens aanlevert aan Mijn Youforce. Dit betreft de gegevens over welke doelen geactiveerd zijn binnen een flexpakket en wat de directe link naar het doel is.   Mijn Youforce Door middel van de combinatie van de gegevens kan Mijn Youforce voor elke medewerker de juiste directe links op het scherm tonen. Jouw actie Zie de informatie van Mijn Youforce waarin je geïnformeerd wordt wanneer de directe links voor jouw organisatie beschikbaar zijn: Youforce portaal Community - Directe links   Opgeloste meldingen Niet toegestane keuze voor eindejaarsuitkering in december (change 4211059) Melding Bij een organisatie wordt de Eindejaarsuitkering uitbetaald in de maand november. De flexpakket parameter PARR_Eindejaars_InNovember is aangezet. Toch hebben een aantal medewerkers een keuze ingediend voor doelen voor de maand december, waarbij ze de bron Eindejaarsuitkering hebben ingezet. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing Als een medewerker een nieuwe keuze maakt voor de maand december, dan is de bron Eindejaarsuitkering niet beschikbaar (bij meermaals doelen) of het maximum bedrag staat op 0 (bij eenmalige doelen). Dit deel werkt correct. Maar de medewerkers hebben eerst een geldige keuze voor de maand november met de bron Eindejaarsuitkering opgeslagen. Op een later tijdstip hebben ze de maand aangepast naar december. In dit scenario werkte de controle niet correct.  We hebben de controle voor dit scenario verbeterd. Parameter voor maximum verzekering bij het doel Fiets werkt niet (change 4466563) Melding De flexpakket parameter PARR_Fiets_MaxVerzekering bepaalt het maximum bedrag dat een medewerker mag invullen in het veld Bedrag verzekering op het keuzevenster van het doel Fiets. Een organisatie heeft deze parameter ingesteld op 375,00 euro.   Toch heeft een medewerker een keuze ingediend, waarbij hij een bedrag van 500 euro's heeft ingevuld bij Bedrag verzekering. Oplossing De controle op het maximum bedrag voor het veld Bedrag verzekering werkte niet correct. De controle is verbeterd. Daarnaast hebben we de volgende aanpassingen uitgevoerd/hersteld: Direct een melding op het scherm als de medewerker in het veld Bedrag fiets een grotere waarde invult dan de maximum waarde. Direct een melding op het scherm als de medewerker in het veld Bedrag verzekering een grotere waarde invult dan de maximum waarde. Controle op de combinatie van Soort verzekering en Bedrag verzekering Soort verzekering = "Geen verzekering" en Bedrag verzekering=0 is toegestaan Soort verzekering = "Geen verzekering" en Bedrag verzekering > 0 is niet toegestaan Soort verzekering <> "Geen verzekering" en Bedrag verzekering = 0 is niet toegestaan Knop Doorgaan naar verrekenen is niet toegankelijk als er een foutmelding staat bij de bovenstaande velden.

Inhoudsopgave   Gewijzigd en verbeterd Van IBU naar File API Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom IBU is een Visma|Raet applicatie die wordt gebruikt om bestanden te downloaden vanuit en/of te uploaden naar Youforce. Deze manier van bestanden up- en downloaden gaan wij moderniseren. Hiervoor hebben wij een aantal redenen.  Ten eerste zero footprint. IBU.exe (een Visma|Raet-applicatie) moet lokaal door jullie beheerder worden geïnstalleerd. Het lokaal installeren van software past niet meer bij onze, maar vaak ook jullie IT-strategie. Een API is een moderne en duurzame techniek die nog beter voldoet aan de huidige eisen m.b.t. GDPR en Security.  Omdat voor de File API geen Youforce-certificaat meer nodig is, is het beheer eenvoudiger en minder foutgevoelig. En tenslotte is de File API volledig gebouwd voor de cloud en wordt daardoor automatisch geschaald zodra er meer of minder capaciteit nodig is. Dit komt de performance ten goede. Zie het bericht Van IBU naar File API  op de Youforce community. Wij bereiden Flex Benefits erop voor om de File API te gaan ondersteunen. Voor Flex Benefits is de overgang naar de File API van toepassing voor organisaties die Beaufort on premise gebruiken (een lokale installatie van Beaufort).  Voor organisaties die Beaufort Online gebruiken is de overgang niet van toepassing. Voor Beaufort Online verzorgt Visma|Raet het transport tussen de verschillende applicaties. Hoe Bestandssoorten Bestandssoort verklaring upload/download ondersteuning File API TI*.xml bestand bestand met persoons-, dienstverband- en verlofgegevens, aangemaakt door HR Core Beaufort upload ja, vanaf april 2023 TE*.dat bestand bestand met salaris- en verlofmutaties, aangemaakt door Flex Benefits download ja, vanaf april 2023 rbp_basis.xml bestand alternatief bestand met persoons-, dienstverband- en verlofgegevens (voor organisaties die een ander HR-systeem gebruiken) upload wordt nog niet ondersteund Menu Beheer > Onderhouden werkgever Het scherm Onderhouden werkgever is uitgebreid met het kenmerk Gebruik File API. Standaard is dit kenmerk niet aangevinkt. Dan wordt de IBU nog gebruikt. Jouw actie Op het moment dat jouw organisatie overgaat van de IBU naar de File API moet je het kenmerk Gebruik File API aanvinken.   Opgeloste meldingen Opgenomen verlofuren zijn niet correct geïmporteerd (change 3078609) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Verlofuren verkopen. Hierbij heeft hij meer verlofuren verkocht dan er beschikbaar zijn. Oplossing De fout werd veroorzaakt doordat er op de rubriek Opgenomen verlofuren een te lage waarde was geïmporteerd. Hierdoor werden er te weinig verlofuren afgetrokken van het verlofrecht. De functie voor het importeren van Beaufort bestanden (BINT-bestanden) is verbeterd. Foutmelding na het indienen van een keuze (change 4439675) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Bij veel medewerkers toont Flex Benefits een foutmelding, nadat de medewerker een keuze heeft ingediend. De foutmelding is: "Er is een fout opgetreden tijdens het indienen van uw keuze. Probeer het later nog eens." Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door het onderdeel dat contact maakt met Personeelsdossier, om op te vragen of er al een overeenkomst bestaat voor het gekozen doel.  We hebben op 13 maart een hotfix uitgebracht, waarin de functie voor het indienen van keuzes is verbeterd. Daarna hebben we alle keuzes, waarbij een foutmelding was ontstaan, opnieuw ingediend met behulp van een datafix. Exportfunctie maakt geen exportbestand aan (change 4464028) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding De beheerder van een organisatie start de functie Nieuwe export om een exportbestand voor de maand maart aan te maken. Na enige tijd toont Flex Benefits een melding op het scherm dat de export is voltooid. Melding: Exportbestand aangemaakt. Export proces is afgerond met 0 fout(en). Er is echter geen exportbestand aangemaakt. Oplossing De fout werd veroorzaakt door een aanpassing van Flex Benefits ten behoeve van de ondersteuning van de File API. De fout is opgelost met behulp van een datafix op 16 maart.

Inhoudsopgave Mededelingen Release 2023-03 Opgeloste meldingen In december verschijnt een foutmelding over de uitdienstdatum (change 4062878) Keuzes uit het keuzejaar 2022 zijn niet verwijderd door de Wizard jaarovergang (change 4130743) Medewerkers maken keuzes voordat de Wizard jaarovergang is gedraaid (change 4227683) Exportmutaties voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen worden niet aangemaakt (change 4252193) Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het doel Budget uitbetalen (change 4270452) Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het doel Budget uitbetalen (change 4331746)   Mededelingen  Release 2023-03 We hebben release 2023-03 geannuleerd. De opgeloste changes zijn opgenomen in release 2023-04.   Opgeloste meldingen In december verschijnt een foutmelding over de uitdienstdatum (change 4062878) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie. Hij opent het keuzevenster voor dit doel. Flex Benefits toont dan direct de foutmelding: "Uw contract eindigt op 00-01-1900.  U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn.".  Deze melding is niet terecht. Bij de medewerker is geen uitdienstdatum vastgelegd. Oplossing Flex Benefits toont een verkeerde foutmelding. De medewerker probeerde de keuze te maken op 6 december. De parameter PARR_LaatsteIndiendag van het flexpakket van de medewerker heeft de waarde 5.  Dit betekent dat de medewerker t/m 5 december keuzes mag indienen voor de maand december. Vanaf 6 december mag hij geen keuzes meer maken voor december. We hebben de tekst van de foutmelding aangepast naar:  "U kunt geen keuzes meer maken voor de maand december, omdat de keuzeperiode is verstreken." Keuzes uit het keuzejaar 2022 zijn niet verwijderd door de Wizard jaarovergang (change 4130743) Melding Een beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid op 21 december 2022. De volgende dag controleert hij de gegevens in Flex Benefits. Hij ziet dat sommige keuzes uit het keuzejaar 2022 nog in Flex Benefits staan. Oplossing Als de beheerder overdag de Wizard jaarovergang draait, dan moet de opschoonfunctie van Flex Benefits in de volgende nacht om ca. 04.00 uur alle keuzes uit het afgelopen keuzejaar verwijderen / verplaatsen naar de tabel Historische keuzes. Dit is niet correct gebeurd op 22 december. Op 23 december heeft de opschoonfunctie wel correct gedraaid. Alle keuzes uit 2022 zijn verwijderd / verplaatst naar de tabel Historische keuzes. Het niet-functioneren van de opschoonfunctie werd veroorzaakt door een combinatie van omstandigheden. We hebben de opschoonfunctie verbeterd, zodat de functie in de toekomst ook onder soortgelijke omstandigheden wel correct functioneert. Medewerkers maken keuzes voordat de Wizard jaarovergang is gedraaid (change 4227683) Melding Deze melding komt uit januari 2023. De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang nog niet gedraaid. De parameter PARR_Keuzejaar heeft nog de waarde 2022. De beheerder heeft het flexpakket ook niet geblokkeerd, nadat de laatste keuzes voor december zijn ingediend.  Hierdoor was het mogelijk dat medewerkers in het jaar 2023 nog keuzes maakten voor 2022. Oplossing We hebben een extra controle toegevoegd die de systeemdatum vergelijkt met de waarde van de parameter PARR_Keuzejaar.  Als de waarde van de parameter kleiner is dan de systeemdatum en een medewerker probeert een keuze te maken voor een doel, dan toont Flex Benefits de foutmelding: "U kunt nog geen keuzes maken, omdat uw beheerder het programma nog niet heeft voorbereid voor het nieuwe keuzejaar." Exportmutaties voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen worden niet aangemaakt (change 4252193) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding In release 2022-04 hebben we het nieuwe doel Uitruilen reiskosten aanvragen toegevoegd aan het standaard flexpakket. De bedoeling van dit doel was dat medewerkers één keer een aanvraag voor dit doel zouden kunnen indienen. De exportfunctie van Flex Benefits zou daarna doorlopend exportmutaties maken voor het uitruilen van de fiscale ruimte reiskosten woon-werk. Dit zou zonder einddatum ook doorlopen in het volgende keuzejaar. We hebben gezien dat de exportfunctie in januari 2023 geen exportmutaties heeft aangemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen voor medewerkers die in 2022 een aanvraag voor dit doel hebben ingediend. Bovendien heeft een beheerder van een organisatie gemeld dat de exportmutaties voor dit doel niet worden opgenomen in het overzicht Overzicht openstaande keuzes bij uitdienst. Oplossing In de tabel Toekomstmutaties stonden verkeerde einddatums bij de mutaties voor het doel Uitruilen reiskosten aanvragen. Dit veroorzaakte de hierboven genoemde fouten. De gegevens in de tabel Toekomstmutaties zijn verbeterd door middel van een datafix op 7 februari 2023. De fouten zouden nu opgelost moeten zijn. Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het doel Budget uitbetalen (change 4270452) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business (Budget reserveren systeem) Melding Voor de medewerkers van deze organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard gereserveerd. De medewerkers zouden elke maand een keuze moeten kunnen maken voor het doel Budget uitbetalen, waarbij ze de bron Gereserveerd budget moeten kunnen inzetten.  De beheerder meldt dat het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen op 0,00 euro staat. De medewerkers kunnen dus geen keuzes maken. Oplossing Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget. Deze fout is ontstaan in release 2023-02. Wij hebben de berekening verbeterd en hiervoor een hotfix uitgebracht op 31 januari 2023. Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het doel Budget uitbetalen (change 4331746) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business (Budget uitbetalen systeem) Melding Voor de medewerkers van deze organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt elke maand standaard uitbetaald aan de medewerkers. Bij medewerkers, die in januari een keuze hebben gemaakt voor het reserveren van budget, staat het beschikbare bedrag van de bron Gereserveerd budget op het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen voor de maand februari op 0,00 euro. Hier zou het in januari gereserveerde bedrag moeten staan. De medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het uitbetalen van gereserveerd budget. Oplossing Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget.  Wij hebben de berekening verbeterd en hiervoor een hotfix uitgebracht op 9 februari 2023.

Inhoudsopgave Opgeloste meldingen Diagram van het Overzicht applicatiegebruik is niet correct (change 2303528) Te hoog bedrag bij de bron Gereserveerd budget (change 2396856) Budgetsaldo op Budget overzicht is niet correct (change 2686288) Controle op wettelijk minimumloon is niet correct uitgevoerd (change 3746861) Beheerder kan de export niet starten (change 3847236) Bij sommige medewerkers wordt een dubbele exportmutatie aangemaakt (change 4037375) Medewerkers kunnen geen keuzes maken na het draaien van de wizard jaarovergang (change 4105937) Wet- en regelgeving  Wettelijk minimumloon Reiskostenvergoeding Opgeloste meldingen Diagram van het Overzicht applicatiegebruik is niet correct (change 2303528) Melding Een beheerder opent het overzicht Beheer > Overzichten > Overzicht applicatiegebruik.  Hij meldt dat het diagram verkeerde aantallen toont voor de categorieën 3 en 4. Oplossing Het Overzicht applicatiegebruik toont een taartdiagram waarin 4 categorieën worden onderscheiden: Aantal medewerkers dat niet heeft ingelogd in de geselecteerde periode Aantal medewerkers dat wel heeft ingelogd, maar geen keuzes heeft gemaakt Aantal medewerkers dat wel een keuze heeft gemaakt, maar deze keuze niet heeft ingediend Aantal medewerkers dat een keuze heeft ingediend. De bepaling van het aantal medewerkers dat valt in de categorieën 3 en 4 is verbeterd. Te hoog bedrag bij de bron Gereserveerd budget (change 2396856) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt automatisch gereserveerd. Als de medewerker het budget niet heeft gebruikt, dan wordt het saldo gereserveerd budget in december automatisch uitbetaald. In de maand december opent een medewerker het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Bij de bron Gereserveerd budget staat een bedrag dat twee keer zo hoog is als verwacht. Oplossing We hebben al vaker aan dit soort meldingen gewerkt. We hebben eerder de onderstaande verbeteringen aangebracht: Voor organisaties die het saldo gereserveerd budget in december automatisch uitbetalen, is op het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen de maand december niet meer beschikbaar. De berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget is verbeterd.  Budgetsaldo op Budget overzicht is niet correct (change 2686288) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend en dit budget wordt elke maand automatisch uitbetaald. Een medewerker van deze organisatie heeft in de maanden januari t/m april een keuze gemaakt voor het reserveren van persoonlijk budget. Er wordt hierdoor een saldo van gereserveerd budget opgebouwd.  De medewerker opent het tabblad Budget overzicht in Flex Benefits. Hij controleert zijn Saldo gereserveerd budget voor de maanden januari t/m april. Zijn saldo voor de maand april is niet correct. Oplossing De fout kwam voor in de volgende situatie: De medewerker heeft een keuze ingediend voor het doel Budget reserveren voor de huidige maand. De keuze voor reserveren van budget is nog niet verwerkt in Payroll Business. Er is in Payroll Business al wel een (voorlopige) salarisproductie gedraaid voor de huidige maand. De gegevens van de voorlopige salarisproductie zijn geïmporteerd in Flex Benefits. De berekeningen van de waarden in de kolom Saldo gereserveerd budget op het Budget overzicht zijn voor deze situatie verbeterd. Controle op wettelijk minimumloon is niet correct uitgevoerd (change 3746861) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Fiets en daarbij de bron Brutoloon ingezet. Na verwerking van deze keuze in de salarisadministratie blijkt dat het brutoloon door deze keuze zover verlaagd zou worden, dat het beneden het wettelijk minimumloon uitkomt. Dit is niet toegestaan. Oplossing Het beschikbare bedrag voor de bron Brutoloon wordt in Flex Benefits berekend door het wettelijk minimumloon af te trekken van het brutomaandloon. Het wettelijk minimumloon is afhankelijk van de leeftijd van de medewerker. De medewerker is in de loop van het jaar 21 jaar oud geworden. Flex Benefits heeft het wettelijk minimumjeugdloon voor 20-jarigen toegepast. Dit is niet correct. De berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Brutoloon is verbeterd.  Beheerder kan de export niet starten (change 3847236) Melding De beheerder van een organisatie probeert de export voor de huidige maand te starten.  Dit lukt echter niet. Hij opent de pagina Beheer > Verwerken keuzes > Exporteren keuzegegevens. De knop Nieuwe export is niet toegankelijk. Oplossing De knop Nieuwe export moet worden geblokkeerd zodra een beheerder van een organisatie de exportfunctie start, zodat de exportfunctie niet twee maal tegelijk gestart kan worden. De knop moet weer vrijgegeven worden, zodra de exporttaak is afgerond. Het vrijgeven is niet correct gebeurd. De functionaliteit voor het blokkeren en vrijgeven van de knop Nieuwe export is verbeterd. Bij sommige medewerkers wordt een dubbele exportmutatie aangemaakt (change 4037375) Melding Een beheerder meldt dat Flex Benefits bij sommige medewerkers twee exportmutaties heeft gemaakt voor de inhouding van het brutoloon. Ook ziet hij dat de rubriek BronTekortInGeld dezelfde waarde bevat als de gekozen bron. Oplossing In de rubriek BronTekortInGeld wordt het bedrag opgeslagen, dat bij de medewerker op het keuzevenster in het veld Nog nodig staat. In het veld Nog nodig staat het verschil tussen de totale kosten van het doel en de som van de inzet van alle bronnen. Als de medewerker zijn keuze wil opslaan of indienen, dan moet de waarde in het veld Nog nodig op 0 staan, of kleiner dan 0,99 euro zijn. Flex Benefits controleert dit. Als de medewerker de keuze opslaat/indient en de waarde in Nog nodig is groter dan 0,99 euro, dan moet het programma een rode blokkerende melding tonen. Deze controle werkte niet correct, waardoor de medewerker een keuze kon opslaan met een grote waarde in het veld Nog nodig. De controle is verbeterd. De oplossing is gereleased d.m.v. een hotfix op 08-12-2022. Medewerkers kunnen geen keuzes maken na het draaien van de wizard jaarovergang (change 4105937) Melding Een beheerder heeft de Wizard jaarovergang gedraaid in december. De volgende dag zet hij Flex Benefits open voor gebruik. Medewerkers proberen dan keuzes te maken voor het keuzejaar 2023, maar dat lukt niet. Het programma toont de foutmelding: "Uw contract eindigt op 00-01-1900.  U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn." Oplossing Er zat een fout in de bepaling wanneer de genoemde foutmelding moet worden getoond. De fout is opgelost. De oplossing is gereleased d.m.v. een hotfix op 20-12-2022. Wet- en regelgeving Wettelijk minimumloon We hebben de parameters voor het wettelijk minimum(jeugd)loon aangepast aan de waarden die gelden per 1 januari 2023. De parameters worden gebruikt voor het berekenen van het beschikbare bedrag voor de bron Brutoloon. Deze datafix is uitgevoerd op 19-12-2022. Reiskostenvergoeding We hebben de parameter voor de reiskostenvergoeding per kilometer aangepast aan de waarde die geldt per 1 januari 2023. De nieuwe waarde is 0,21 euro. De parameter wordt gebruikt voor het berekenen van de fiscale ruimte voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Deze datafix is uitgevoerd op 19-12-2022.

Mededelingen Jaarovergang Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2023 moet je de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruik je om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten. Let op: Het is belangrijk dat je de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de (definitieve) salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat je de salarisproductie van januari 2023 start). Volgorde van werken: De medewerkers maken keuzes voor december. Je blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt. De keuzes voor december worden goedgekeurd. Je exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits. Je start de Wizard jaarovergang. Flex Benefits zal het keuzejaar op 2023 instellen en (in de volgende nacht) de medewerkergegevens van het jaar 2022 opschonen. Wacht tot de volgende dag. Als je gebruik maakt van HR Core Beaufort en verlof aanbiedt als bron: exporteer dan alle medewerker- en verlofgegevens (van het verlofjaar 2023) uit HR Core Beaufort naar Flex Benefits. Daarna kun je Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2023. Volgende release In verband met de feestdagen zullen we geen reguliere maandrelease uitbrengen voor januari. De volgende maandrelease zal zijn: release 2023-02, geplande releasedatum: 28-01-2023.   Opgeloste meldingen Verkopen van verlofuren geeft negatief resultaat in de bruto/netto-berekening voor december (change 2985432) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend en dit budget wordt elke maand gereserveerd en standaard uitbetaald in december. Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het verkopen van verlofuren voor de maand december. Daarna opent hij de proforma bruto/netto-berekening. Volgens het programma zou de medewerker er op achteruit gaan. Zijn nettoloon, nadat hij de keuze heeft gemaakt, is lager dan zijn nettoloon, voordat hij de keuze heeft gemaakt.  Dit is niet correct. Oplossing De fout werd veroorzaakt door de standaard uitbetaling van het saldo gereserveerd budget in de maand december. In de bruto/netto-berekening zonder de effecten van de keuze werd de uitbetaling wel opgenomen en in de bruto/netto-berekening inclusief de effecten van de keuze werd de uitbetaling niet opgenomen. Deze fout is verbeterd. Verkeerde berekening van aantal verlofuren bij doel Vakbondslidmaatschap (change 3886094) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitruilen van zijn vakbondscontributie. Hij opent het keuzevenster van het doel Vakbondslidmaatschap. Hij vult de lidmaatschapskosten van 200 euro in op het venster van Stap 1. Hij gaat naar Stap 2. Bij de bron Verlofuren staat dat er 50,67 uren beschikbaar zijn. Hij klikt op het icoontje voor Tekort aanvullen. Het programma vult dan 50,67 uur in in het tekstvak van de bron.  Dit is niet correct. De waarde van 50,67 verlofuren is veel meer dan de kosten van 200 euro. Zijn uurloon is 24,68 euro. Flex Benefits had 200 / 24,68 = 8,10 uren moeten invullen. Oplossing Er zat een fout in de berekening van de benodigde waarde van de bron Verlofuren. De berekening is verbeterd.

Gewijzigd en verbeterd Het doel Budget uitbetalen is niet beschikbaar voor december (change 3602868) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Budget uitbetalen voor de maand december.  De medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen.  Hij probeert de maand december te selecteren, maar dat gaat niet. De maand december is niet aanwezig in de selectielijst. Het doel Budget uitbetalen is oorspronkelijk gebouwd voor de CAO voor de gemeenten. Medewerkers van de gemeenten krijgen een persoonlijk budget (IKB). Dit budget wordt vanaf januari t/m november gereserveerd en in december automatisch uitbetaald door Gemal (als de medewerker geen keuzes maakt in Flex Benefits). Omdat het budget automatisch wordt uitbetaald, hebben wij de maand december niet opgenomen in de maand-selectielijst op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen. Volgens sommige andere CAO's wordt het persoonlijk budget ook gereserveerd van januari t/m november, maar wordt het gereserveerde budget niet automatisch uitbetaald in december.  Bijvoorbeeld als volgens de CAO het resterende budget vervalt aan het eind van het jaar, of als het resterende budget wordt overgezet naar het volgende jaar.  In deze gevallen moet de medewerker de keuze hebben om voor de maand december een uitbetaling van budget aan te vragen. Wat Configuratie Flex Benefits ondersteunt voor Beaufort-klanten 5 persoonlijke budgetten. Voor deze 5 budgetten hebben we 5 flexpakket parameters aangemaakt: PARR_Budget1_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget2_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget3_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget4_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget5_SaldoNaarVolgendJaar De standaardwaarde van deze parameters is FALSE (uit). Keuzevenster Als de parameterwaarde FALSE (uit) is, dan blijft de maand december niet beschikbaar in de maandselectielijst op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen. Als de parameterwaarde TRUE (aan) is, dan is de maand december wel beschikbaar in de maandselectielijst op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen. Actie Voor de organisatie, die het request heeft ingediend: Zet de parameter  PARR_Budget1_SaldoNaarVolgendJaar op TRUE (aan). Voor alle andere organisaties: geen actie noodzakelijk. Opgeloste meldingen  Medewerker kan geen keuze maken voor Zakelijke kilometers (change 3846457) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business/Payroll Business Melding Een medewerker wil zijn gereden zakelijke kilometers uitruilen met zijn mobiliteitsbudget in de maand oktober.  Hij opent het keuzevenster voor het doel Uitruilen Zakelijke kilometers. Flex Benefits toont dan één declaratie, maar de medewerker kan geen declaraties toevoegen. De knop Declaratie toevoegen is niet toegankelijk. Oplossing Deze medewerker had al een aantal declaraties voor het doel Uitruilen Zakelijke kilometers opgeslagen voor de maand september, maar hij had de keuze in Flex Benefits niet (op tijd) ingediend. Als een medewerker het keuzevenster voor het doel Uitruilen Zakelijke kilometers opent, dan gaat het programma controleren of de medewerker in het verleden declaraties heeft opgeslagen, maar niet heeft ingediend.  Als dit het geval is, dan moet het programma aan de medewerker de vraag stellen of hij de oude declaraties wil doorschuiven naar de nieuwe maand. Deze functionaliteit werkte niet meer correct, waardoor de knop Declaratie toevoegen niet toegankelijk werd. De fout in de functionaliteit voor de controle op oude declaraties is opgelost door middel van een extra release op 6 oktober 2022.

Opgeloste meldingen  Foutmelding op pagina Importverslag basisgegevens (change 2375790) Melding Een beheerder opent het menu Beheer > Werknemerbeheer > Importverslag basisgevens. De pagina Importverslagen wordt niet geopend. In plaats daarvan toont het programma de foutmelding 500 - Interne systeemfout. Oplossing De organisatie gebruikt Flex Benefits al een aantal jaren. De importverslagen van alle jaren stonden nog in de database. Dit is overbodig. We hebben een procedure gebouwd die alle importverslagen, die meer dan één jaar oud zijn, automatisch verwijdert. Omdat er dan minder importverslagen zijn, verwachten we dat de foutmelding niet meer voorkomt. Deze fout wordt opgelost in release 2022-10. Het vertalen van Nederlandse teksten werkt niet (change 3632752) Melding Een beheerder van een organisatie heeft een aantal schermteksten, zoals de namen en beschrijvingen van doelen, vertaald van het Nederlands naar het Engels.  Hij heeft de Engelse vertalingen ingevoerd in Flex Benefits in de beheermodule. Na controle in de medewerkermodule blijkt dat daar de Nederlandse teksten staan, in plaats van de Engelse teksten. Oplossing Wij hebben de functie voor het invoeren van vertalingen in de beheermodule en het weergeven van vertaalde teksten in de medewerkermodule aangepast Deze fouten worden opgelost in release 2022-10. Fouten na het openen van Flex Benefits door de beheerder (changes 2241191 en 2297616) Melding Veel beheerders meldden dat ze problemen hebben met de beheermodule van Flex Benefits. In de praktijk manifesteert dit zich op twee manieren: Een gebruiker wil Flex Benefits openen als beheerder, maar onterecht opent de applicatie ook de medewerkermodule. Als er geen dienstverband gekoppeld is aan de Youforce gebruiker, toont de applicatie een "leeg" medewerkerscherm. (change 2297616). Een gebruiker wil Flex Benefits openen als beheerder, maar onterecht toont de applicatie de melding U heeft geen rechten voor deze functie. (change 2241191). Soms verschijnt alleen de tweede melding. Soms verschijnt eerst de eerste melding en als de beheerder daarna naar de beheermodule gaat verschijnt de tweede melding. Oplossing Wij hebben de functies voor het bepalen van de gebruikersrol in Flex Benefits, op basis van de gegevens van de gebruiker uit Youforce en de gegevens van de beheerder in Flex Benefits aangepast . Deze fouten zijn in stappen opgelost. Hiervoor hebben we extra wijzigingen uitgerold op 2, 22 en 30 augustus. Medewerkers kunnen geen keuzes maken voor de mobiliteitsdoelen (changes 3742587 en 3743283) Alleen bestemd voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Sommige medewerkers kunnen geen declaraties invoeren en hun keuzes maken voor de mobiliteitsdoelen: Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten Uitruilen OV- en taxikosten Uitruilen zakelijke kilometers Als de medewerkers de eerste declaratie hebben ingevoerd, dan is de knop Declaratie toevoegen niet beschikbaar. Op het keuzevenster voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers kwam het bovendien voor dat de maximum waarde bij sommige medewerkers op 0 stond. Oplossing De problemen op de keuzevensters van de drie doelen zijn opgelost door middel van een extra tussentijdse release op 6 september 2022. Verkeerde startpagina voor medewerkers (change 3813074) Alleen bestemd voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Meerdere organisaties hebben gemeld dat enkele van hun medewerkers Flex Benefits niet kunnen gebruiken. Bij deze medewerkers opent Flex Benefits na het starten een venster met een tekst voor de beheerder (Inleiding, Indeling applicatiehelp, Module Beheer Werkgever) in plaats van de medewerkermodule. Oplossing Dit probleem kwam voor bij medewerkers met meerdere dienstverbanden, waarvan het eerste dienstverband geen flexpakket heeft. Het probleem is opgelost door middel van een tussentijdse release op 20 september 2022.