Releases Youforce Flex Benefits

Gewijzigd ten opzichte van vorige versie. Uitbetalingen budget niet afgetrokken van budgetsaldo op budgetoverzicht (change 2212043) Bovenstaande change is niet gerealiseerd in deze release en daarom verwijderd uit deze versie van de release notes. Nieuw Vervaldatum van gekochte verlofuren Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Waarom Verlofuren die door medewerkers gekocht worden met behulp van Flex Benefits zijn niet onbeperkt houdbaar. Voor deze verlofuren geldt een vervaltermijn van 5 jaren. De verlofrechtmutaties die Flex Benefits aanmaakte voor HR Core Business bevatten deze vervaldatum nog niet. Een aantal organisaties heeft gevraagd om de vervaldatum toe te voegen aan de verlofrechtmutatie. Dat is nu uitgevoerd. Hoe  Nieuwe flexpakket parameter Wij hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn. Deze parameter bevat de vervaltermijn in maanden. De standaardwaarde is 60 maanden. Exportfunctie De functie voor het exporteren van keuzegegevens naar HR Core Business is aangepast. De verlofrechtmutaties, die de exportfunctie aanmaakt, zijn uitgebreid met de vervaldatum. Het programma berekent de vervaldatum als volgt:  ingangsdatum van de keuze + het aantal maanden uit parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn.  Uitzondering: als je de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn instelt op 0 maanden, dan zet de exportfunctie de vervaldatum op 1 januari van het volgende keuzejaar. Uw actie Je kunt eventueel de standaardwaarde van 60 maanden voor de vervaltermijn aanpassen. Je past de flexpakket parameter als volgt aan: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn. Klik op de knop Wijzigen. Wijzig de waarde achter het kenmerk Waarde. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen voor januari op het Budget overzicht (change 2021145) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerkers. De salarisgegevens van januari 2020 van deze organisatie zijn geïmporteerd in Flex Benefits. Een medewerker opent het tabblad Budget overzicht. In de tabel staan verkeerde bedragen bij de maand januari. Oplossing Hoewel de CAO bepaalt dat het persoonlijk budget maandelijks wordt uitbetaald, heeft deze organisatie in januari 2020 de budgetten niet uitbetaald maar gereserveerd. Het Budget overzicht ondersteunde deze afwijking van de CAO niet. Wij hebben het Budget overzicht aangepast voor deze situatie. Medewerker kan een keuze voor ANW-hiaatverzekering niet stoppen (change 2156653) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft in het verleden gekozen voor deelnemen aan de ANW-hiaatverzekering en wil deze deelname stoppen. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel ANW-hiaatverzekering en vinkt de vinkbox bij Deelnemen uit. Bij de rubriek Keuze stoppen wordt Ja geselecteerd. Als je dan verder wilt naar stap 2, lukt dit niet, omdat de knop Doorgaan naar verrekenen niet toegankelijk is. Oplossing Bij de combinatie Deelnemen = Uit en Keuze stoppen = Ja, moet de knop Doorgaan naar verrekenen toegankelijk zijn. Dit is nu gerealiseerd. Medewerker kan een keuze voor WIA-aanvullingsverzekering niet stoppen (change 2228754) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft in het verleden een keuze gemaakt voor deelnemen aan de WIA-aanvullingsverzekering en wil deze deelname nu stoppen. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel WIA-aanvullingsverzekering en vinkt de vinkbox bij Deelnemen uit. Bij de rubriek Keuze stoppen wordt Ja geselecteerd. Als je dan verder wilt naar stap 2, lukt dit niet, omdat de knop Doorgaan naar verrekenen niet toegankelijk is. Oplossing Bij de combinatie Deelnemen = Uit en Keuze stoppen = Ja, moet de knop Doorgaan naar verrekenen toegankelijk zijn. Dit is nu geraliseerd. Doel Parkeer-, veer- en tolkosten: declaraties voor de volgende maand zijn niet opgeslagen (change 2248890) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft begin september een keuze gemaakt voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten voor de maand september. Voor deze keuze zijn verschillende declaratieregels ingevoerd. Daarna heeft de medewerker een keuze gemaakt voor hetzelfde doel voor de maand oktober. Ook voor deze maand zijn verschillende declaratieregels ingevoerd. Beide keuzes zijn ingediend.  Het programma heeft 2 overeenkomsten gemaakt. De overeenkomst voor de maand september is correct.  Op de overeenkomst voor de maand oktober ontbreken de declaratieregels.  Oplossing Het keuzevenster voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten is verbeterd. De declaratieregels voor de huidige maand en voor de volgende maand worden opgeslagen in de database en opgenomen in de overeenkomst. Verkeerde lettertypes in de medewerkermodule (change 2259681) Melding In release 2020-09 meldden wij dat de schermen van de medewerkermodule zijn aangepast naar de "Nordic Cool" designstandaard van Visma. Onderdeel daarbij was het vervangen van het bestaande lettertype door een nieuw Nordic Cool lettertype. Na de release zien sommige medewerkers bij het openen van Flex Benefits dat de letters een oud lettertype (Times New Roman) tonen in plaats van in het nieuwe Nordic Cool lettertype. Oplossing Het Nordic Cool lettertype staat niet standaard op elke pc. Het moet daarom worden geactiveerd door Flex Benefits als een gebruiker een scherm opent.  De procedure voor het activeren van het juiste lettertype is verbeterd. Veel te hoge bedragen op het Budget overzicht voor de maand augustus (change 2267354) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Een medewerker controleert de bedragen op het Budget overzicht. Bij de maand augustus ziet hij veel te hoge bedragen, die hij niet kan verklaren. Oplossing In release 2020-09 hebben we een aanpassing uitgebracht van de functie voor het importeren van 1917 bestanden op het onderdeel van het verwerken van correcties over voorgaande salarisperioden. In deze aanpassing zat een fout, waardoor de berekening van de correctie een verkeerd bedrag opleverde. De importfunctie is op dit punt verbeterd en de bedragen zijn gecorrigeerd. Deze aanpassing is al gerealiseerd in een extra release op 5 oktober 2020. Veel te hoge bedragen op het Budgetoverzicht voor toekomstige maanden (change 2276510) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Medewerkers van organisaties met het Budget uitbetalen systeem controleren de bedragen op het Budgetoverzicht. Bij de maanden november en december zien zij bedragen staan die een factor 100 hoger zijn dan normaal. Oplossing Er zat een fout in de berekening van de prognoses voor het persoonlijk budget voor de toekomstige maanden op basis van de actuele salarisproductie voor het Budgetoverzicht. Deze berekeningen zijn verbeterd. De fout had geen invloed op de berekeningen van het beschikbare bedrag voor de budgetbronnen op de keuzevensters. Deze aanpassing is al gerealiseerd in een extra release op 5 oktober 2020. Publishing Date : 10/29/2020

Opgeloste meldingen Saldo gereserveerd budget niet beschikbaar in maand december (change 364102) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur van de organisatie heeft een eerste voorlopige salarisproductie voor de maand december uitgevoerd in Payroll Business.  De berekende waarden zijn geëxporteerd naar Flex Benefits. Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Verlofuren kopen. Hij wil hiervoor de bron Gereserveerd budget inzetten. Hij ziet dat er veel minder gereserveerd budget beschikbaar is dan verwacht. Oplossing Payroll Business gaat ervan uit dat het gehele saldo gereserveerd budget in december wordt uitbetaald aan de medewerker. Het resterende saldo is daarna 0 euro. Hierdoor zet Payroll Business de waarde van de rubriek Saldo gereserveerd budget op 0 euro. Deze waarde wordt geïmporteerd in Flex Benefits. Voor het keuzeproces in Flex Benefits is deze werking niet correct. De medewerker moet de mogelijkheid hebben om zijn saldo gereserveerd budget nog in december te besteden aan een doel - bijvoorbeeld Verlofuren kopen - voordat het wordt uitbetaald. We hebben de importfunctie van Flex Benefits voor deze situatie aangepast. De importfunctie berekent de waarde van de rubriek Saldo gereserveerd budget voor december door gebruik te maken van de budgetwaarden van november. Bedragen op het diagram "Overzicht gebruik WKR budgetten" zijn niet leesbaar  (change 366140)  Melding Een beheerder opent het venster Beheer > Werkkostenregeling > Overzicht gebruik WKR budgetten.  Het programma toont een diagram voor elk ingericht WKR-budget.  In het diagram staan ook de waarden van de staven. Deze waarden staan door elkaar heen en zijn daardoor niet leesbaar. Oplossing Onder de diagrammen vind je nu een tabel waarin de bedragen wel duidelijk leesbaar zijn. Verkeerd Saldo gereserveerd budget voor januari op het Budget overzicht (change 1891630) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur van de organisatie heeft een eerste voorlopige salarisproductie voor de maand januari uitgevoerd in Payroll Business.  De berekende waarden zijn geëxporteerd naar Flex Benefits. Een medewerker opent het tabblad Budget overzicht. In de tabel staan verkeerde bedragen in de kolom Saldo gereserveerd budget bij de maand januari. Oplossing Flex Benefits ging ervan uit dat het gehele saldo gereserveerd budget in december wordt uitbetaald aan de medewerkers. Een deel van het gereserveerde budget is overgezet naar het volgende jaar zodat het saldo gereserveerd budget in januari (veel) groter is dan alleen de opbouw van de maand januari. Het Budget overzicht ondersteunde deze afwijking niet. Het Budget overzicht is aangepast voor deze situatie. Verkeerde melding op keuzevenster voor ANW-hiaatverzekering (changes 2164715 en 2207620) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel ANW-hiaatverzekering. Het programma toont de melding: "U bent meer dan 3 maanden in dienst. Het meezenden van het aanmeldings- en acceptatieformulier is verplicht".  Deze melding is niet terecht. De medewerker is nog geen drie maanden in dienst. Een zelfde soort melding verschijnt op het keuzevenster voor het doel WIA-aanvullingsverzekering. Oplossing De controle op de indienstdatum op de keuzevensters voor de doelen ANW-hiaatverzekering en WIA-aanvullingsverzekering zijn verbeterd. De voorwaarden, waaronder het onderdeel Stap 3 - Bijlagen toevoegen wordt getoond, zijn ook aangepast. Blokkerende melding op de keuzevensters over gebruik van persoonlijk budget (changes 2210977 en 2241448) Melding Een medewerker heeft de beschikking over een persoonlijk budget. Hij wil dit persoonlijk budget gebruiken voor het maken van een keuze voor een doel. Hij opent het keuzevenster voor een van de doelen. Het programma toont de melding: "U heeft over de verschillende arbeidsvoorwaarden meer persoonlijk budget ingezet dan is toegestaan".  Deze melding is niet terecht. Hij heeft in het verleden wel keuzes gemaakt waarbij hij de bron persoonlijk budget heeft ingezet maar deze keuzes waren alle geldige keuzes. Verschillende organisaties hebben gemeld dat bij hun medewerkers een soortgelijke melding in beeld komt. Het gaat in deze gevallen over verschillende budgetbronnen zoals Benefit budget, IKB-budget, et cetera. Oplossing In een vorige release is een aanpassing aangebracht in de berekeningen voor de verschillende budgetbronnen. Hierdoor is deze fout ontstaan bij sommige medewerkers die eerder dit jaar al keuzes hebben gemaakt waarbij ze een groot deel van hun maandelijkse budget hebben ingezet.  De berekeningen voor de controles op de inzet van de budgetbronnen zijn verbeterd. Deze oplossing is uitgebracht in een extra release op 15 september 2020. Publishing Date : 9/18/2020

Nieuw Overzetten budget naar volgend kalenderjaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Voor sommige organisatie geldt dat het restant van een budget, bijvoorbeeld een opleidingsbudget, aan het eind van een kalenderjaar niet aan de medewerker wordt uitbetaald maar overgezet naar het volgende kalenderjaar. Daarom hebben we het  mogelijk gemaakt om in Flex Benefits budget over te zetten naar het volgende kalenderjaar. Hoe Nieuwe flexpakket parameters We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de volgende flexpakket parameters: PARR_Budget1_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget2_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget3_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget4_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget5_SaldoNaarVolgendJaar De waarde van deze parameters is standaard FALSE (uit).  Als in jouw organisatie één van de vijf budget-bronnen bijvoorbeeld heeft ingericht als opleidingsbudget en je wilt dat dit wordt overgezet naar het volgende jaar, dan moet je de parameter voor dit budget instellen op TRUE (aan). Nieuwe rubrieken We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de volgende werknemerrubrieken: RUBR_Budget1_SaldoEindJaar RUBR_Budget2_SaldoEindJaar RUBR_Budget3_SaldoEindJaar RUBR_Budget4_SaldoEindJaar RUBR_Budget5_SaldoEindJaar RUBR_Budget1_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget2_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget3_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget4_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget5_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] Import van 1917-bestanden van Payroll Gemal We hebben de inrichting van de functie voor het importeren van 1917-bestanden aangepast. De waarden van de Payroll Gemal-uitvoercodes 02253 t/m 02257 worden geïmporteerd in de rubrieken RUBR_Budget1_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] t/m RUBR_Budget5_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Deze rubrieken bepalen hoeveel maanden budgetopbouw van het budget dat je wilt overzetten beschikbaar is voor de medewerker. Wizard jaarovergang We hebben de wizard jaarovergang aangepast.  Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), kopieert de wizard het saldo gereserveerd budget van de bron Budget naar de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. Keuzevensters voor de doelen We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron waarvoor je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan). In de periode tussen het openstellen van Flex Benefits voor het nieuwe keuzejaar en het importeren van de salarisgegevens van de salarisproductie voor januari wordt het beschikbare bedrag gelezen uit de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. Het beschikbare bedrag voor de budgetbronnen wordt berekend als de som van: het budgetsaldo van de laatst geïmporteerde maand prognose per maand maal aantal maanden sinds de laatst geïmporteerde salarisproductie Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het aantal maanden gemaximaliseerd op 36 minus de waarde van rubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Budget overzicht We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in de berekening van de bedragen in het budget overzicht. In de periode tussen het openstellen van Flex Benefits voor het nieuwe keuzejaar en het importeren van de salarisgegevens van de salarisproductie voor januari wordt de waarde in de kolom Saldo verhoogd met de waarde van de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. De waarde van het saldo gereserveerd budget in de kolom Saldo wordt elke maand verhoogd met de budgetprognose per maand. Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het aantal maanden, dat de verhoging wordt toegepast, gemaximaliseerd op 36 minus de waarde van rubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Proforma bruto/netto prognoseberekening De aansturing van de bruto/netto berekening hangt onder andere af van de waarde van flexpakket parameter PARR_BudgetUitbetalenStandaard. PARR_BudgetUitbetalenStandaard = TRUE (aan) Voor organisaties waarbij het persoonlijk budget standaard maandelijks wordt uitbetaald aan de medewerkers. Er zijn geen wijzigingen doorgevoerd. PARR_BudgetUitbetalenStandaard = FALSE (uit) Voor organisaties waarbij het persoonlijk budget standaard maandelijks wordt gereserveerd. Het (resterende) saldo gereserveerd budget wordt in december uitbetaald aan de medewerkers. Deze uitbetaling is opgenomen in de bruto/netto berekening voor december. Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het saldo van deze bron niet opgenomen in de uitbetaling van gereserveerd budget in december. Uw actie Als jouw organisatie één van de vijf budgetbronnen heeft ingericht als opleidingsbudget dat je wilt overzetten naar het volgende kalenderjaar, moet je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar voor dit budget als volgt instellen op TRUE (aan): Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Opmerking De berekeningen van de prognoses maken gebruik van de werknemerrubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx].  Deze rubriek wordt geïmporteerd tijdens de eerstvolgende import van een 1917-bestand van Payroll Gemal. De berekeningen zullen pas correct zijn, als het volgende 1917-bestand is geïmporteerd in Flex Benefits. Gewijzigd en verbeterd  Maximum aantal te kopen verlofuren Waarom Het maximum aantal verlofuren dat een medewerker mag kopen bij het doel Extra Tijd wordt bepaald door een flexpakketparameter voor voltijdsmedewerkers.  Het is mogelijk om dit maximum afhankelijk te laten zijn van het deeltijdpercentage van de medewerker.  Het was nog niet mogelijk om het maximum aantal uren afhankelijk te laten zijn van de contractduur van de medewerker, bijvoorbeeld als een medewerker gedurende het kalenderjaar in dienst komt of uit dienst gaat. Deze mogelijkheid is aangevraagd door een aantal organisaties. Hoe Nieuwe flexpakketparameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de flexpakketparameter PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit).  Als je deze parameter op TRUE (aan) zet, wordt het maximum aantal te kopen verlofuren afhankelijk van de contractduur van de medewerker. Het programma controleert de rubrieken Datum indienst en Datum uitdienst. Het programma telt het aantal dagen dat de medewerker dit jaar in dienst is en deelt dit door het aantal dagen per jaar (365). Deze aanpassing is geldt voor de doelen: Extra tijd eenmalig  (product_id PRDR_EXT) Extra tijd meermaals  (product_id PRDR_ETM) Samenvatting Er zijn nu drie flexpakketparameters voor het instellen van het maximum aantal te kopen verlofuren: PARR_ExtraTijd_MaxTeKopen - hiermee stel je het maximum aantal uren in voor voltijdsmedewerkers. PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoPP - hiermee stel je in of het maximum afhankelijk moet zijn van het deeltijdpercentage van de medewerker. PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst - hiermee stel je in of het maximum afhankelijk moet zijn van de contractduur van de medewerker. Uw actie Aanzetten van de parameter: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer jouw flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Stoplichtmelding over verleden maand (change 1984404)  Melding Na het verstrijken van de laatste indiendag, kan een medewerker geen keuzes meer maken voor de huidige maand. De medewerker kan dan keuzes maken voor de volgende maand. Aan het eind van een maand probeert een medewerker een keuze te maken voor de volgende maand.  Het programma toont dan echter een rode foutmelding over een keuze voor de huidige maand waarvoor het maken van een keuze niet meer mag. De medewerker kan de keuze voor de huidige maand niet aanpassen, want die is geblokkeerd. Oplossing Het tonen van rode foutmeldingen is verbeterd. Het programma toont geen foutmeldingen meer over keuzes voor maanden, waarvoor de medewerker geen keuze meer mag indienen. Ontbrekende exportmutaties voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers (change 2117970)  Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Medewerkers van een organisatie krijgen een persoonlijk budget, dat maandelijks wordt uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers. Hij heeft voor deze keuze de bronnen Persoonlijk budget en Gereserveerd budget ingezet. De keuze wordt goedgekeurd en geëxporteerd naar Payroll Business. In Payroll Business worden de mutaties voor de bron Persoonlijk budget correct verwerkt. De mutaties voor de bron Gereserveerd budget zijn echter niet compleet. De bruto/netto uitruil is niet toegepast. Oplossing De formules voor het maken van exportmutaties voor de bron Gereserveerd budget voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers zijn verbeterd. Foutmelding na het toevoegen van een bijlage (change 2129517)  Melding Een organisatie heeft een product hernoemd in Smartphone. Voor dit doel is het toevoegen van een bijlage is verplicht. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Smartphone, vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage was: telefonie.PNG, waarbij de extensie .PNG in hoofdletters is geschreven. Het programma herkende de hoofdletters echter niet. Dit is nu aangepast, zodat het programma bestanden met de extensie in hoofdletters voortaan correct verwerkt. Rolselectievenster komt niet in beeld bij de beheerder  (change 2139382) Melding Een beheerder heeft een dienstverband gekoppeld aan zijn professionele Youforce gebruiker (IC-nummer). Het dienstverband heeft de werknemerrol voor Flex Benefits en een geldig flexpakket. Deze beheerder opent Flex Benefits vanaf het Youforce portaal voor professionals en verwacht dat hij in Flex Benefits de keuze kan maken tussen de rol Beheerder en de rol Medewerker. Flex Benefits opent echter direct de beheermodule. Er komt geen keuzemogelijkheid. Oplossing Als gebruikers met de rollen Beheerder en Medewerker Flex Benefits openen vanaf het Youforce portaal voor professionals, moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen, waarin de gebruiker kan kiezen tussen de twee rollen. Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond. Deze functionaliteit is verbeterd, zodat het rolselectievenster wel verschijnt. Wet- en regelgeving Wettelijk minimumloon Met ingang van 1 juli 2020 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 14 juli de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je vindt de nieuwe bedragen in het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Planning Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend Wij zijn bezig met het maken van een nieuw doel genaamd Budget uitbetalen doorlopend. Via dit doel kunnen medewerkers een keuze maken voor het uitbetalen van hun persoonlijk budget voor onbepaalde tijd. Flex Benefits zal voor dit doel exportmutaties aanmaken die tegen het maandtarief kunnen worden verrekend. We hebben al enkele onderdelen toegevoegd aan het standaard flexpakket. Het doel is echter nog niet compleet. Meer informatie volgt in de volgende release notes. Publishing Date : 7/30/2020

Mededelingen Geef feedback met Wootric! Vanaf juli gaan we alle gebruikers van Flex Benefits vragen om feedback: Wat vind je van Flex Benefits? We stellen je één gesloten vraag en verzoeken je om een toelichting via de online enquête software van Wootric. We krijgen zo meer inzicht in jouw prioriteiten en stemmen de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen hier beter op af. De deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet. Gewijzigd en verbeterd Ondersteuning opleidingsbudget Waarom Medewerkers van sommige organisaties krijgen een opleidingsbudget. Dit budget wordt maandelijks berekend en gereserveerd voor de medewerker. In tegenstelling tot het IKB, wordt dit opleidingsbudget niet in december uitbetaald, maar overgezet naar het volgende kalenderjaar. Het opleidingsbudget werd nog niet ondersteund door Flex Benefits.  Hoe Release 2020-07 Het standaard flexpakket is uitgebreid met een aantal flexpakket parameters en werknemerrubrieken. De functies voor het importeren van salarisgegevens uit Payroll Gemal zijn aangepast. De keuzevensters in de medewerkermodule zijn aangepast. Release 2020-08 We verwachten in release 2020-08 het opleidingsbudget volledig te kunnen ondersteunen. Wij zullen u dan uitgebreider informeren. Opgeloste meldingen Controle op maximum keuze voor Bedrijfsfitness werkt niet correct (changes 1688282 en 550580) Melding De maximum keuze voor het doel Bedrijfsfitness wordt bepaald door flexpakket parameter PARR_Bedrijfsfitness_MaxPerJaar. Een organisatie heeft bij deze parameter de waarde 100 vastgelegd. Een medewerker van de organisatie heeft voor de maand juni een keuze gemaakt voor Bedrijfsfitness van 78,00 euro. In augustus gaat de medewerker weer een keuze voor Bedrijfsfitness maken. Hij kan nu weer een keuze maken voor 100,00 euro. Dit zou niet moeten kunnen. Oplossing Het programma onthield de eerder gemaakte keuze niet.  We hebben een nieuwe rubriek toegevoegd: RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar. In deze rubriek wordt de totale waarde van alle keuzes voor Bedrijfsfitness in het huidige jaar opgeslagen. Met behulp van deze rubriek wordt de controle op de maximum keuze in één kalenderjaar uitgevoerd. Foutmelding over wettelijk minimumloon bij maken van keuze voor Reiskosten (change 1823228) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Flex Benefits toont zijn fiscale ruimte van € 1965,04. De medewerker vinkt de vinkbox Maximum uitruilen aan. De medewerker opent het venster 'Stap 2'.  Voor de bron Eindejaarsuitkering toont het programma een beschikbaar bedrag van € 1022,21. De medewerker vult dit bedrag in bij de bron Eindejaarsuitkering. Er blijft € 942,83 over in de rubriek Te verrekenen bedrag. Flex Benefits toont de rode foutmelding: De waarde in rubriek 'Te verrekenen bedrag' brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan. Verlaag uw keuze of kies een andere bron. Oplossing Voor de meeste doelen geldt dat het toegestaan is om een klein bedrag (kleiner dan 1 euro) te laten staan in de rubriek Te verrekenen bedrag. Voor dit bedrag maakt Flex Benefits een exportmutatie aan ten laste van het brutoloon. Daarom wordt een waarde in deze rubriek ook meegenomen in de controle of het brutoloon, verlaagd met de inzet, niet onder het wettelijk minimumloon komt. Het doel Uitruilen reiskosten is een uitzondering.  Als de medewerker heeft gekozen voor het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte en als de beschikbaarheid van de bron niet toereikend is, dan mag een groter bedrag blijven staan in de rubriek Te verrekenen bedrag. Dit bedrag moet dan niet meegenomen worden in controle op wettelijk minimumloon. Deze controle is verbeterd. Flex Benefits zet de velden Totale kosten en Nog nodig op 0 (change 1852099) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie uitruilen. Op het venster 'Stap 1' vult hij het contributiebedrag in. Dan opent hij het venster 'Stap 2'. Hij klikt hier op het icoon Tekort aanvullen van de bron Brutoloon. Flex Benefits zet de velden Totale kosten en Nog nodig dan op 0. De medewerker kan de keuze nu niet opslaan. Oplossing De functie Tekort aanvullen op het keuzevenster is verbeterd. Overbodige melding na starten Flex Benefits vanaf Home (change 1894589) Melding Een organisatie gebruikt het Home-dashboard van Youforce. Op het Home-dashboard staat een hyperlink naar Flex Benefits. Als een medewerker op deze hyperlink klikt, dan toont Flex Benefits de melding: De webpagina die u nu bekijkt, probeert het tabblad te sluiten. Wilt u dit tabblad sluiten?. Deze melding en het tabblad zijn overbodig en niet gebruikersvriendelijk. Oplossing De functie voor het openen van Flex Benefits vanaf het Home-dashboard is verbeterd. De overbodige melding en het extra tabblad worden niet meer getoond.   Fout in de bruto/netto prognoseberekening (change 2055784) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt maandelijks een persoonlijk budget gereserveerd. Het gereserveerde budget wordt in december uitbetaald. Een medewerker van deze organisatie maakt een keuze voor doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor de maand december. Hij zet hiervoor de bron Budget 2 in. Daarna opent hij de bruto/netto prognoseberekening. De berekening toont foute waarden. Oplossing De aansturing van de bruto/netto prognoseberekening (Proforma) is verbeterd. In bovenstaande situatie toont Proforma de volgende effecten: Een bruto uitbetaling van het saldo gereserveerd budget tegen bijzonder tarief Een bruto inhouding van het gereserveerde budget tegen bijzonder tarief, ter hoogte van de keuze voor Uitruilen reiskosten Een netto uitbetaling ter hoogte van de keuze voor Uitruilen reiskosten Melding 'Ongeldig product' op keuzevenster (changes 2070645 en 2083332) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Op het venster 'Stap 1' vult hij het doelbedrag in. Op het venster 'Stap 2' vult hij de bron Budget 3 in. Daarna klikt hij op de knop Indienen.  Flex Benefits toont dan de rode foutmelding: Ongeldig product. Oplossing Tijdens het opslaan en indienen van een keuze voert Flex Benefits een aantal overkoepelende controles uit, onder andere of de totale inzet van alle bronnen voor alle doelen de beschikbare bedragen niet overschrijdt. Er zat een fout in deze overkoepelende controles, waardoor de foutmelding werd getoond. De overkoepelende controles zijn verbeterd. NB: de medewerkergegevens zijn niet aangepast. Het kan nog steeds voorkomen dat de overkoepelende controles een negatieve uitslag hebben. Het programma zal dan nu een duidelijke foutmelding tonen. Publishing Date : 6/19/2020

Nieuw Nieuw doel E-bike (elektrische fiets) Waarom In het standaard flexpakket is maar één doel beschikbaar, waarmee medewerkers een keuze kunnen maken voor het ontvangen van een (groot) bedrag van de werkgever, en dit bedrag over meerdere jaren terug kunnen betalen. Dit is het bestaande doel Fiets. Tijdens implementaties van nieuwe klanten is gebleken dat er behoefte is aan meer doelen met deze eigenschappen. Het toevoegen van het doel E-bike voldoet hieraan. Je kunt de naam van het doel E-bike natuurlijk wijzigen in elke door jou gewenste naam. Hoe Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel E-bike. Het doel is standaard niet actief. Je kunt het activeren op het venster Onderhouden Producten. Hier kun je ook de naam van het doel wijzigen. De medewerker kan op stap 1 van het keuzevenster een bedrag invullen en ook invullen in hoeveel maanden hij dit bedrag wil afbetalen. De bron Brutoloon maandelijks is beschikbaar voor het doel E-bike. Op dit moment is het aantal bronnen beperkt tot 1. In de toekomst zullen meerdere bronnen worden toegevoegd. Planning Release 2020-05 In release 2020-05 (geïnstalleerd op 2 mei) zijn de volgende onderdelen toegevoegd aan het standaard flexpakket: Doel (product) E-bike Bron (productitem) Brutoloon maandelijks 3 Flexpakket parameters Aanpassing van de bruto/netto prognoseberekening Voor het configureren van het nieuwe doel, zie de release notes 2020-05. Release 2020-06 We hebben de rubriek Factuurdatum toegevoegd aan het keuzevenster (stap 1) voor het doel E-bike. We hebben de configuratie van de exportmutaties toegevoegd aan het standaard flexpakket. Na het inrichten van de exportmutatieregels kun je het nieuwe doel openstellen voor de medewerkers en de keuzes exporteren naar het HR- en salarisprogramma. Actie  De salariscodes die we hebben ingevuld in het standaard flexpakket, hebben we gekopieerd van de standaard inrichting van het doel Fiets. Je moet deze salariscodes aanpassen aan jouw situatie. Activeren van de exportmutaties en invullen van de salariscodes: Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Mutatieregels Filter op de productnaam Selecteer de mutatieregel Klik op de knop Wijzigen Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken Vul de juiste salariscodes in, zie de paragraaf hieronder per salarisprogramma  Klik op de knop Opslaan. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal We onderscheiden 2 soorten mutaties: Dienstverbandmutaties Controleer de Beaufort rubriekcodes in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze code niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. Bron-doel-mutaties Voor deze mutaties liggen de Beaufort rubriekcodes vast.  Je moet de kenmerken Uitvoercode bron en Uitvoercode doel controleren en eventueel aanpassen. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Controleer de Payroll Business elementnummers in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze elementnummers niet voldoen aan jouw situatie, vul dan je eigen elementnummers in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. Opgeloste meldingen Overeenkomsten worden niet geopend in Microsoft Edge (change 1723565) Melding Een medewerker gebruikt de browser Microsoft Edge. Hij probeert een overeenkomst (pdf-bestand) te openen vanuit het tabblad Uw aanvragen. De overeenkomst wordt niet geopend. In plaats daarvan toont de browser een leeg venster. Oplossing Het openen van overeenkomsten (pdf-bestanden) in de Microsoft Edge browser is verbeterd. Bijlagen worden niet gekopieerd naar het Personeelsdossier (change 1723605) Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow Melding De meeste organisaties maken gebruik van de uitgebreide workflow-functionaliteiten van Self Service voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes van medewerkers. Sommige organisaties maken gebruik van de interne workflow-functionaliteiten van Flex Benefits. Deze melding gaat over de interne workflow. In 2019 is aan de interne workflowfunctionaliteit de mogelijkheid toegevoegd van het rechtstreeks kopiëren van overeenkomsten en bijlagen naar het Youforce Personeelsdossier (dus zonder gebruik te maken van Self Service). Een beheerder heeft deze functionaliteit geactiveerd op het venster Onderhouden werkgever, maar de beheerder meldt dat de functionaliteit niet werkt. De overeenkomsten en bijlagen komen niet in het Personeelsdossier. Oplossing De functionaliteit voor het kopiëren van overeenkomsten en bijlagen naar het Personeelsdossier is verbeterd. Plakken van helpteksten in de helptekst-editor werkt niet in Internet Explorer (change 1730963) Melding Een beheerder gebruikt de browser Internet Explorer. Hij opent het menu Beheer > Onderhouden > Flexpakket help. Hij selecteert een helptekst en opent het onderhoudsvenster. Hij heeft een tekst geschreven in een ander programma en probeert deze tekst te plakken in de helptekst editor Helptekst specifiek.  Dit werkt niet. De tekst komt niet in de editor. Oplossing De werking van de helptekst-editor is verbeterd voor beheerders die de browser Internet Explorer gebruiken. Melding brutoloon onder wettelijk minimumloon (change 1804927) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie en hij wil hiervoor de bron Brutoloon inzetten. Het programma toont daarna de foutmelding "De waarde in de rubriek 'Te verrekenen bedrag' brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon". Dit is niet terecht. Oplossing Het betreft een medewerker die in deeltijd werkt. Voor deeltijdmedewerkers moet het wettelijk minimumloon naar rato van het deeltijdpercentage worden toegepast. Er zat een fout in de berekeningen. Het keuzevenster voor het doel Vakbondscontributie is verbeterd op dit punt. Bijlagen zijn niet aanwezig in de Self Service workflow (change 1810552) Melding Een organisatie heeft het product Generiek product maandelijks hernoemd in het doel Contributie beroepsvereniging en heeft voor dit doel het toevoegen van bijlagen verplicht gesteld. Een medewerker heeft een keuze voor het doel Contributie beroepsvereniging gemaakt, een bijlage toegevoegd en deze keuze ingediend. De beheerder controleert de workflow in Self Service om de keuze goed te keuren. De bijlage is echter niet aanwezig in Self Service, waardoor hij de keuze niet kan goedkeuren. Oplossing De medewerker heeft een pdf-bestand toegevoegd met de bestandsnaam 'contributie'. De bestandsnaam bevat geen extensie '.pdf'. Het blijkt dat de bijlage daardoor door Self Service niet wordt herkend. De functie voor het toevoegen van bijlagen is verbeterd. Als een medewerker een bestand zonder extensie toevoegt, dan zal Flex Benefits het bestandsformaat proberen te herkennen. Als het programma het formaat herkent, zal het de extensie toevoegen aan de bestandsnaam. Als het programma het formaat niet herkent, toont het een foutmelding. Keuzes voor Levensloop doorlopend houden status 'goedgekeurd' (change 1837561) Melding Een aantal medewerkers heeft in het verleden keuzes gemaakt voor het doel Levensloop doorlopend voor het maandelijks sparen van een bepaald bedrag. Nu hebben zij keuzes ingediend voor het stoppen van het sparen van levensloop. De keuzes voor stoppen zijn geëxporteerd naar het HR-systeem door de exportfunctie.  Maar de keuzes hebben nog steeds de status 'goedgekeurd'. Oplossing Als de exportfunctie een keuze voor een eenmalig doel heeft verwerkt, dan moet de exportfunctie de status van de keuze op 'verwerkt' zetten. De keuze wordt dan geblokkeerd voor de medewerker. Als de exportfunctie een keuze voor een doorlopend doel heeft verwerkt, dan moet de exportfunctie de status van de keuze op 'doorlopend' zetten. De medewerker kan deze keuze de volgende maand dan eventueel weer aanpassen. De exportfunctie is aangepast.  Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het stoppen van een doorlopend doel, dan zet de exportfunctie de status op 'doorlopend'. Verkeerde waarden op Budget overzicht (change 1996678) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Deze melding is van toepassing voor organisaties, waarvan de medewerkers recht hebben op een persoonlijk budget en die dit budget maandelijks uitbetalen aan de medewerkers. Een medewerker heeft keuzes gemaakt voor het reserveren van de bronnen Budget 1 en Budget 3, maar heeft 2 opmerkingen over het Budget overzicht. In het Budget diagram wordt alleen de reservering van Budget 1 getoond.   In de Budget tabel staan waarden in de kolom Bestedingen, hoewel de medewerker geen keuzes heeft gemaakt voor het besteden van het persoonlijk budget. Oplossing Voor de genoemde situatie zijn de berekeningen van de waarden voor het Budget diagram en de Budget tabel verbeterd. Publishing Date : 6/11/2020

2020-12 Mogelijkheid om meerdere Docs templates te gebruiken Tot nu toe was voor het genereren van overeenkomsten in Flex Benefits - per doel - één template beschikbaar. Je kunt vanaf deze release meerdere templates per doel gebruiken. 2020-11 Vervaldatum gekocht verlof De gebruikers van HR Core Business kunnen vanaf deze release een vervaldatum koppelen aan hun gekocht verlof. De standaardtermijn is 60 maanden. Je kunt deze termijn naar eigen inzicht aanpassen. 2020-09 Nieuwe optie voor berekening fiscale ruimte voor uitruilen reiskosten woon-werk Op dit moment wordt voor onze klanten in het publieke domein de fiscale ruimte voor het uitruilen van reiskosten bepaald aan de hand van de werkdagen van het vaste 14-dagen rooster in HR Core Beaufort. Na deze release is deze fiscale ruimte te berekenen op basis van reisbewegingen. In deze tijden van thuiswerken wordt er over het algemeen veel minder gereisd dan voorheen en zal er mogelijk verschil zijn in de fiscale ruimte aan de hand van beide rekenmethoden. Nieuw product - Uitbetalen gereserveerd budget - doorlopend Het is al mogelijk om een gereserveerd budget eenmalig of voor meerdere maanden uit te laten betalen. Deze uitbetalingen worden allemaal aangeslagen tegen het bijzonder tarief. Vanaf deze release kunnen medewerkers ook kiezen voor een doorlopende betaling van hun gereserveerd budget. Deze betaling loopt over de jaargrens heen en kan door de medewerker zelf weer worden gestopt. Omdat deze vorm van betaling de notie van een vaste uitbetaling heeft, mag dit van de Belastingdienst tegen het normale tarief worden belast. 2020-08 Ondersteuning jaargrensoverstijgend opleidingsbudget Werkt jouw organisatie met HR Core Beaufort? Dan kan je nu werken met een jaargrensoverstijgend opleidingsbudget met een maximale opbouw van 36 maanden. Extra parameter voor maximum te kopen verlofuren Je hebt nu een parameter beschikbaar waarmee je een maximum voor het kopen van verlofuren op basis van einddatum contract kan instellen. 2020-07 Feedback op de applicatie Help ons een beter en completer beeld te krijgen van wat jij - als eindgebruiker - van onze applicatie vindt. We gaan je via de Wootric-tool een enkele vraag stellen. De frequentie waarmee we vragen stellen via de applicatie zal overigens zeer gelimiteerd zijn! Deze (anonieme!) informatie gebruiken we om gerichter functionaliteiten te verbeteren. 2020-06 Nieuw product E-bike beschikbaar! Met deze release krijg je een nieuw product: de e-bike. Naast de fiets heb je nu dus een extra product met aflossing tot je beschikking. Ook nieuw is de aflossingstermijn: die is in tegenstelling tot de fiets in maanden in plaats van in jaren. Dit nieuwe product is naar wens te hernoemen en eventueel te gebruiken voor een ander doel dan e-bike. Je hebt hiermee meer flexibiliteit in jouw toepassingen. E-bike is voor al onze klanten in alle segmenten beschikbaar.

Nieuw  Nieuw doel E-bike (elektrische fiets) Waarom In het standaard flexpakket is maar één doel beschikbaar, waarmee medewerkers een keuze kunnen maken voor het ontvangen van een (groot) bedrag van de werkgever, en dit bedrag over meerdere jaren terug kunnen betalen. Dit is het bestaande doel Fiets. Tijdens implementaties van nieuwe klanten is gebleken dat er behoefte is aan meer doelen met deze eigenschappen. Het toevoegen van het doel E-bike voldoet hieraan. U kunt de naam van het doel E-bike natuurlijk wijzigen in elke door u gewenste naam. Hoe Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel E-bike. Het doel is standaard niet actief. U kunt het activeren op het venster Onderhouden Producten. Hier kunt u ook de naam van het doel wijzigen. De medewerker kan op stap 1 van het keuzevenster een bedrag invullen en ook invullen in hoeveel maanden hij dit bedrag wil afbetalen. De bron Brutoloon maandelijks is beschikbaar voor het doel E-bike. Op dit moment is het aantal bronnen beperkt tot 1. In de toekomst zullen meerdere bronnen worden toegevoegd. Voor het doel E-bike zijn de volgende parameters aangemaakt: PARR_Ebike_MaxBedrag: bepaalt het maximum keuzebedrag voor het doel PARR_Ebike_MaxAflossingsmaanden: bepaalt het maximum aantal maanden waarin de medewerker de kosten van het doel kan afbetalen PARR_Ebike_AantalJarenBlokkeren: bepaalt het aantal jaren dat een keuze voor het doel E-bike geblokkeerd blijft Bruto/netto prognoseberekening De effecten van een keuze voor het doel E-bike zijn toegevoegd aan de bruto/netto prognoseberekening. Met behulp van de flexpakket parameter PARR_Ebike_NettoUitkering kunt u configureren of er in de bruto/netto berekening een netto uitkering moet worden opgenomen. Export Let op: de configuratie van de exportmutaties wordt toegevoegd aan de volgende release (2020-06). U kunt in de maand mei dus nog geen keuzes voor het doel E-bike exporteren naar het HR- en salarisprogramma. Uw actie Onderhouden product U kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten. Onderhouden productitems U kunt de bron activeren en de naam van de bron aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten. Onderhouden flexpakket parameters U kunt de waarden van de flexpakket parameters aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Flexpakket parameters instellen. Onderhouden flexpakket help U kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel E-bike is vastgelegd onder help-id "EBK" Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen. Workflow inrichten Als u gebruik maakt van Self Service voor het goedkeuren van keuzes, dan moet u in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel E-bike en de bron Brutoloon maandelijks.  U doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB. Als u gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, dan moet u de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar uw situatie. U doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow. Opgeloste meldingen Importfunctie verzendt overbodige e-mails (change 1391147)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een beheerder van een organisatie ontvangt e-mails van Flex Benefits met de tekst: "Samengestelde naam is not applied".  Oplossing De importfunctie van Flex Benefits kan e-mails versturen naar contactpersonen van organisaties als er een fout optreedt bij het importeren van medewerkergegevens. In dit geval heeft Flex Benefits een update-bestand ontvangen met update-gegevens van medewerkers die niet in de Flex Benefits database staan. De importfunctie kan die gegevens niet verwerken.  De importfunctie is aangepast. Als Flex Benefits een update-bestand ontvangt met gegevens van niet-aanwezige medewerkers, dan wordt geen e-mail meer verzonden naar de contactpersoon. NB:  Als Flex Benefits een basisbestand ontvangt met alle gegevens van een medewerker die niet aanwezig is in de Flex Benefits database, dan zal de importfunctie een nieuwe medewerker aanmaken. Maximum grootte bijlagen niet consistent (change 1390378)  Melding Flex Benefits toont stap 3 van het keuzevenster als de medewerker aan de keuze een bijlage moet toevoegen. Op het venster staat dat de maximale grootte van de bijlage 14,65 Mb mag zijn.  Een medewerker voegt een bijlage toe, waarna het programma de foutmelding toont dat de maximale grootte 2,93 Mb mag zijn. Dit is verwarrend. Oplossing Het programma is zo geconfigureerd dat de medewerker 5 bestanden mag uploaden die samen 14,65 Mb groot mogen zijn. Op het venster stond de maximale grootte van de 5 bestanden samen en in de foutmelding stond de maximale grootte van 1 bestand. Het keuzevenster is aangepast. Op beide plaatsen staat nu de maximale bestandsgrootte van 1 bestand. Foutmelding bij uitbetalen gehele budget (change 1571004)  Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van gereserveerd budget. De medewerker heeft een maandelijks budget van 349,92 euro, dat automatisch wordt gereserveerd. Hij/zij maakt een keuze voor het uitbetalen van het gehele budget. Flex Benefits toont dan de foutmelding: "Uw heeft meer van de bron Gereserveerd budget ingezet dan toegestaan". Als de medewerker een keuze maakt voor het uitbetalen van 349,91 euro, komt er geen foutmelding. Oplossing Dit probleem werd veroorzaakt door een afrondingsfout op het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Het keuzevenster is op dit onderdeel verbeterd. Verlofuren kopen: te verrekenen bedrag komt niet op 0,00 euro (change 1622787)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker wil een aantal verlofuren kopen.  Hij vult het aantal uren in op het venster van Stap 1. Het programma berekent de kosten op 253,61 euro. De medewerker vult op het venster van Stap 2 drie bedragen in bij de bronnen Budget 1, Budget 2 en Budget 3. Het totaal van de bronnen is precies 253,61 euro. Het programma toont echter bij de rubriek "Nog nodig" een waarde van -0,01 euro. De medewerker kan de keuze niet opslaan. Oplossing Dit probleem werd veroorzaakt door een afrondingsfout op het keuzevenster voor het doel Verlofuren kopen. Het keuzevenster is op dit onderdeel verbeterd. Keuze staat niet op rapport Overzicht openstaande keuzes bij uitdienst (change 1632032)  Melding Een beheerder opent het rapport Overzicht openstaande keuzes bij uit dienst. Dit rapport zou alle keuzes moeten laten zien van medewerkers die in de geselecteerde periode uit dienst zijn gegaan en waarvan de keuzes nog niet volledig zijn verwerkt. De beheerder weet dat een medewerker die uit dienst is gegaan nog een keuze heeft openstaan voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk met de bron Eindejaarsuitkering. Deze keuze wordt echter niet getoond op het overzicht. Oplossing Dit probleem werd veroorzaakt door verschillende flexpakketten. De medewerker heeft de keuze voor Uitruilen reiskosten woon-werk gemaakt toen hij nog het flexpakket "W001"  had.  Daarna is zijn flexpakket gewijzigd naar "W003". Het rapport Overzicht openstaande keuzes bij uit dienst is verbeterd. Het toont nu ook keuzes die voor andere flexpakketten zijn gemaakt. Geen exportmutatie voor Levensloop doorlopend (change 1976815) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Levensloop doorlopend voor het jaar 2020. In februari maakt de exportfunctie geen exportmutatie aan voor deze keuzes. Oplossing Bij het opslaan van de keuze voor Levensloop doorlopend is een verkeerde einddatum opgeslagen. Omdat het een doorlopende keuze betreft moet het programma geen einddatum opslaan. De verkeerde einddatums zijn verwijderd met een upgrade op 27 februari 2020. Hierdoor zal de exportfunctie weer exportmutaties aanmaken. In release 2020-05 wordt het keuzevenster voor het doel Levensloop doorlopend verbeterd op het onderdeel van het opslaan van de einddatum. Keuze voor reiskosten niet opgenomen in Budgetoverzicht (change 1998603)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Medewerkers van een organisatie krijgen een persoonlijk budget, dat elke maand automatisch wordt uitbetaald. Een medewerker van deze organisatie maakt een keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk meermaals voor alle maanden van het jaar en zet daarvoor de bron Budget 3 in. De medewerker opent het tabblad Budget. De inzet van budget 3 wordt niet getoond in het budgetdiagram en ook niet in de kolom Bestedingen van de budgettabel. Oplossing De berekeningen voor het budgetdiagram en voor de budgettabel op het tabblad Budget zijn verbeterd. De inzet van budget 3 voor het doel Reiskosten meermaals wordt nu wel opgenomen.  Publishing Date : 4/24/2020

Mededelingen Nieuw doel Elektrische fiets Wij zijn bezig met het ontwikkelen van een nieuw doel Elektrische fiets (e-bike). Met dit doel kan een medewerker een elektrische fiets kopen en de kosten over meerdere jaren afbetalen met het bruto maandloon. U ziet het doel al staan op het venster Onderhouden producten. Het is echter nog niet gereed voor gebruik. Gewijzigd en verbeterd Openen Flex Benefits voor gebruikers met meerdere rollen Waarom In release 2019-10 hebben we alle organisaties overgezet naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers (voor de organisaties die de nieuwe gebruikersinterface nog niet zelf hadden geactiveerd). Met de introductie van de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers is een scheiding aangebracht tussen de rollen Beheerder en Werknemer. De beheermodule gebruikt de oude - en de werknemermodule gebruikt de nieuwe gebruikersinterface. Het was niet meer mogelijk om vanuit de beheermodule de werknemermodule te starten. We hebben een aantal verzoeken gekregen om het wel weer mogelijk te maken om vanuit de beheermodule de werknemermodule te starten. Hoe Opstartfunctie De opstartfunctie van Flex Benefits is aangepast. Als Flex Benefits wordt gestart vanaf het professional portaal van Youforce door een gebruiker waaraan in Youforce één of meerdere dienstverbanden zijn gekoppeld, dan toont Flex Benefits het rol-selectievenster. Op dit venster kunt u selecteren of u Flex Benefits wilt starten als beheerder of als werknemer. Als u kiest voor de rol Beheerder wordt de beheermodule gestart (in de oude gebruikersinterface). Als u kiest voor de rol Werknemer wordt de werknemermodule gestart (in de nieuwe gebruikersinterface). Uw actie Er is geen actie nodig. Eenmalige bruto uitbetalingen in proforma salarisberekening (change 953788) Waarom In de Proforma bruto/netto salarisberekeningen worden eenmalige uitbetalingen tegen het normale belastingtarief afgerekend. Dit is niet correct. Eenmalige uitbetalingen moeten tegen het bijzondere tarief worden afgerekend. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor de uitbetaling van gereserveerd budget op verzoek van de medewerker. Hoe Bruto/netto prognoseberekening De aansturing van de Proforma bruto/netto salarisberekening is aangepast. Eenmalige uitbetalingen worden tegen het bijzondere tarief afgerekend. Daarnaast hebben we de post Bedrag bijzondere beloning opgesplitst in 2 bedragen: Betaling bijzonder tarief. Inhouding bijzonder tarief. Uw actie Er is geen actie nodig. Maximum bedragen bij generieke doelen (change 1404018) Waarom Op de keuzevensters van een aantal doelen (bijv. Fietsaccessoires en Scholing) staat de maximum keuzewaarde aangegeven achter de tekst Bedrag. Op de keuzevensters voor de generieke doelen staat de maximum keuzewaarde niet aangegeven. De beheerder kan wel een maximum waarde invullen in een flexpakket parameter, bijvoorbeeld PARR_Generiek1_MaxJr. Een beheerder vraagt om de maximum keuzewaarde ook bij de generieke doelen te tonen. Hoe De keuzevensters voor de generieke doelen zijn aangepast. Bij de tekstvelden voor het invoeren van de keuzewaarde wordt nu ook de maximumwaarde getoond. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Werking Enter toets (change 955296) Melding Een medewerker maakt een keuze voor een doel in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. Op het venster van Stap 2 van het keuzevenster vult de medewerker een bedrag in bij de bron Brutoloon. Daarna klikt hij op de Enter-toets op het toetsenbord. Het programma toont dan het venster van Stap 1. Het programma gaat dus terug in plaats van vooruit. Oplossing De werking van de Enter-toets op de vensters van Stap 2 van de keuzevensters is verbeterd. Als de medewerker op de Enter-toets klikt, dan wordt de invoer geaccepteerd en gaat de cursor naar het volgende invoerveld. Als de cursor in het laatste invoerveld staat, gaat de cursor na het klikken op de Enter-toets naar de knop Bewaren. Foutmelding over minimumloon bij maken keuze voor Fiets (change 1551168) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Na het invullen van correcte waarden op het keuzevenster voor het doel Fiets, toont het programma de foutmelding: 'De waarde in de rubriek Te verrekenen bedrag brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan.' De medewerker heeft voldoende brutoloon voor het maken van deze keuze. Oplossing De foutmelding werd niet veroorzaakt door de keuze voor het doel Fiets, maar door een eerdere keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. De medewerker heeft een keuze gemaakt voor het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte voor reiskosten en hij heeft daarbij de bron eindejaarsuitkering ingezet. Zijn eindejaarsuitkering is echter lager dan zijn fiscale ruimte voor reiskosten. Payroll Gemal zal in deze situatie de gehele eindejaarsuitkering gebruiken voor het uitruilen van de reiskosten. De rest van de fiscale ruimte wordt genegeerd. Flex Benefits ging ervan uit dat het verschil tussen de maximale fiscale ruimte en hoogte van de eindejaarsuitkering zal worden afgetrokken van het brutoloon. Daardoor werd de foutmelding getoond. De formules voor het berekenen van de controle op het wettelijk minimumloon zijn verbeterd. Foutmelding bij wijzigen werknemergegevens (change 1596705) Melding Bij een medewerker staat nog een oude keuzewaarde voor het doel Pensioen bijsparen. De beheerder wil de medewerker helpen en probeert de oude keuzewaarde te verwijderen op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Basisgegevens. Bij het opslaan van de gecorrigeerde waarde komt een foutpagina in beeld met de tekst: 'Verzoek geweigerd: deze opdracht kan niet worden uitgevoerd (403)'. Oplossing De melding werd veroorzaakt door de firewall van Youforce. De functie voor het opslaan van medewerkergegevens op de pagina Basisgegevens is verbeterd.  Verkeerde bedragen in bruto/netto prognoseberekening (change 1773034) Melding Medewerkers die de bron Persoonlijk budget (IKB) hebben gebruikt als bron voor een doel en daarna de bruto/netto prognoseberekening openen, zien verkeerde bedragen staan. De Proformaberekening toont dan ook een verkeerd nettoloon. Oplossing Er zijn een aantal fouten opgelost in de aansturing van de bruto/netto prognoseberekening.  Bijvoorbeeld: De uitbetaling van gereserveerd budget op verzoek van de medewerker is verplaatst van het maandtarief naar het bijzonder tarief. Als een medewerker het gereserveerd budget gebruikt als bron, genereert Flex Benefits een uitbetaling van gereserveerd budget, die wordt gebruikt voor de bruto inhouding. Deze uitbetaling is verplaatst naar het bijzonder tarief. Als een medewerker het gereserveerd budget gebruikt als bron, genereert Flex Benefits een bruto inhouding. Deze inhouding is verplaatst naar het bijzonder tarief. De inhouding tegen maandtarief is verwijderd. Foutmelding over verlofuren bij maken keuze voor uitbetalen budget (change 1789387) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van zijn persoonlijk budget (IKB). Hij opent het keuzevenster. Op het venster toont Flex Benefits een rode blokkerende melding dat de medewerker teveel verlofuren heeft ingezet. De medewerker vindt het raar dat hij een melding krijgt over verlofuren, terwijl hij een keuze wil maken voor budget. Oplossing De voorwaarden voor het tonen van rode blokkerende meldingen zijn aangepast. Het programma toont nu alleen meldingen over bronnen die geactiveerd zijn voor het doel waarvoor de medewerker een keuze wil maken. Voorbeeld: Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van persoonlijk budget.  In het flexpakket, dat van toepassing is voor de medewerker, zijn bij het doel Uitbetalen budget de bronnen Budget 1, Budget 2 en Budget 3 geactiveerd. Het programma zal op het keuzevenster van het doel Uitbetalen budget alleen blokkerende meldingen tonen over de bronnen Budget 1, Budget 2 en Budget 3.  Meldingen over andere bronnen (bijv. verlofuren) worden niet meer getoond. Geen exportmutatie voor bron Persoongebonden budget (change 1836370) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Verlof kopen en hij heeft daarvoor de bron Persoonsgebonden budget ingezet. Deze keuze is ingediend en goedgekeurd. De exportfunctie heeft echter geen mutatie aangemaakt voor het inhouden van de kosten van de verlofuren. Oplossing De keuze was correct opgeslagen bij de rubriek RUBR_ExtraTijd_InzetPGB. Er zat een fout in de configuratie van de exportfunctie voor deze rubriek. Deze fout is opgelost. Foutmelding bij indienen van keuze Pensioen bijsparen (change 1913038) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Pensioen bijsparen. Hij heeft de gegevens ingevuld en opgeslagen. Hij heeft de keuze ingediend. Na enige tijd toont het programma de (Engelse) foutmelding 'Something went wrong while submitting your choice'. Oplossing Er zat een fout in het bepalen van de einddatum van de keuze voor het doel Pensioen bijsparen. Het keuzevenster is verbeterd. Melding overschrijding maximum te groot (change 1962213) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Budget reserveren. Bij de bron Benefit budget vult hij een bedrag in dat groter is dan het beschikbare bedrag voor de bron. Het programma toont een melding dat het bedrag de maximum waarde overschrijdt. Deze melding is zo groot dat het tekstveld voor de bron zoveel wordt verkleind, dat het moeilijk wordt om een ander bedrag in te vullen. Oplossing Het keuzevenster is aangepast. De melding voor het overschrijden van het beschikbare bedrag wordt nu onder het tekstveld voor de bron geplaatst in plaats van er achter. Publishing Date : 3/20/2020

In deze versie... Aangepast in versie 2 Het onderwerp 'Eenmalige bruto uitbetalingen in de proforma salarisberekening (change 953788)' is verwijderd. Nieuw Toevoegen bron Gereserveerd budget aan doel Generiek product meermaals 1 Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom De bron Gereserveerd budget bestaat nog niet bij het doel Generiek product meermaals 1. Organisaties waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend en die dit persoonlijk budget automatisch elke maand reserveren (en uiterlijk in de maand december uitbetalen) kunnen daardoor het doel Generiek product meermaals 1 niet gebruiken. Om dit op te lossen voegen we de bron Gereserveerd budget toe aan dit doel. Hoe Release 2020-02 Het standaard flexpakket is uitgebreid met de bron Gereserveerd budget bij het doel Generiek product meermaals 1. De bron Gereserveerd budget is opgenomen in alle productcontroles. De configuratie van de export naar Payroll Business is uitgebreid met de mutatieregels voor de bron Gereserveerd budget. Release 2020-03 Het gebruik van de bron Gereserveerd budget bij het doel Generiek product meermaals 1 is opgenomen in de proforma bruto/netto salarisberekeningen in Flex Benefits. De aansturing van de proforma bruto/netto salarisberekeningen is uitgebreid met de volgende onderdelen: Bruto inhouding Netto uitbetaling Bruto uitbetaling van gereserveerd budget NB: Het doel Generiek product meermaals 1 wordt door verschillende organisaties voor verschillende doelen gebruikt. Als bij uw organisatie de netto uitbetaling niet van toepassing is, dan kunt u deze uitzetten met behulp van een flexpakket parameter. Uw actie Uitzetten van de netto uitbetaling: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_GeneriekMM_NettoUitkering. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde uit. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen 1917-bestand van december wordt geïmporteerd na jaarovergang (change 1856238) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid in december. De parameters zijn correct aangepast. Flex Benefits heeft in de opvolgende nacht de keuzes en de salarisgegevens van 2019 opgeschoond, zodat het programma klaar staat voor het keuzejaar 2020. Enkele dagen later heeft Flex Benefits een (tweede) 1917-bestand van december geïmporteerd. Hierdoor zijn sommige werknemerrubrieken overschreven en is de rubriek Salarisperiode weer op 2019-12 gezet. Bij de medewerkers staan er nu verkeerde waarden op het tabblad Budget overzicht en de medewerkers kunnen geen keuzes maken voor het jaar 2020 met de bron Budget. Oplossing De functie voor het importeren van 1917-bestanden is verbeterd. Er is een extra controle op jaartal toegevoegd. Als de beheerder de wizard jaarovergang heeft uitgevoerd staat de parameter PARR_Keuzejaar op 2020. De importfunctie vergelijkt het jaartal van de salarisgegevens uit het 1917-bestand met het jaartal van PARR_Keuzejaar. Als deze niet overeenkomen, worden er geen salarisgegevens geïmporteerd in Flex Benefits. Budgetprognosewaarden verwijderd door wizard jaarovergang (change 1861516) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid in december. De parameters zijn correct aangepast. Flex Benefits heeft in de opvolgende nacht de salarisgegevens van 2019 opgeschoond en de budgetprognoserubrieken bijgewerkt met de waarden van december 2019. Een (andere) beheerder van dezelfde organisatie heeft de Wizard jaarovergang een dag later nog eens gedraaid. Flex Benefits heeft in de opvolgende nacht de salarisgegevens nog eens opgeschoond. Hierdoor zijn de budgetprognoserubrieken leeggemaakt. Bij de medewerkers staan er nu geen gegevens op het tabblad Budget overzicht en bij de bron Budget op de keuzevensters voor de doelen staat geen waarde. Oplossing De opschoonfunctie, die 's-nachts draait, is verbeterd.  Als beheerders de Wizard jaarovergang meerdere keren draaien, zal de opschoonfunctie de budgetprognoserubrieken niet meer leegmaken. Uurlonen ontbreken na jaarovergang (change 1870746) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid op 31-12-2019. De parameters zijn correct aangepast. Flex Benefits heeft in de opvolgende nacht de keuzes en de salarisgegevens van 2019 opgeschoond, zodat het programma klaar staat voor het keuzejaar 2020. In januari willen de medewerkers keuzes maken voor het keuzejaar 2020. Sommige medewerkers krijgen een foutmelding dat het uurloon op 0 staat. Oplossing Het uurloon van een groep medewerkers is op 0 gezet door de importfunctie tussen 27-12-2019 en 31-12-2019. De importfunctie voor het importeren van medewerker- en salarisgegevens uit HR Core Business / Payroll Business is verbeterd. Hij controleert of het keuzejaar van de flexpakket parameter PARR_Keuzejaar overeenkomt met het jaartal van de salarisgegevens. Als het jaartal niet overeenkomt, dan worden de uurlonen niet meer op 0 gezet. Verkeerde verlofrechtgegevens na jaarovergang (change 1885712) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid op 31-12-2019. De parameters zijn correct aangepast. Flex Benefits heeft in de opvolgende nacht de keuzes en de salarisgegevens van 2019 opgeschoond, zodat het programma klaar staat voor het keuzejaar 2020. In januari willen de medewerkers keuzes maken voor het keuzejaar 2020. Bij sommige medewerkers staat er een verkeerd aantal beschikbare verlofuren op de keuzevensters. Oplossing De opschoonfunctie, die 's-nachts draait, heeft de verlofgegevens van het vorige keuzejaar niet verwijderd, en de verlofgegevens zijn ook nog niet overschreven door een nieuwe import van medewerkergegevens van het jaar 2020. De opschoonfunctie is verbeterd. Hij verwijdert de verlofgegevens van het vorige keuzejaar. Budgetwaarden ontbreken na jaarovergang (change 1887539) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding De salarisgegevens van januari 2020 van de medewerkers van een organisatie zijn geïmporteerd in Flex Benefits op 06-01-2020. De beheerder van deze organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid op 06-01-2020. De parameters zijn correct aangepast. Flex Benefits heeft in de opvolgende nacht de keuzes en de salarisgegevens van 2019 opgeschoond, zodat het programma klaar staat voor het keuzejaar 2020. Op 07-01-2020 krijgen de medewerkers toegang tot Flex Benefits. Bij de medewerkers staan er geen gegevens op het tabblad Budget overzicht en bij de bron Budget op de keuzevensters voor de doelen staat geen waarde. Oplossing De opschoonfunctie die 's-nachts draait, heeft de medewerkerrubriek RUBR_Salarisperiode leeggemaakt. Deze stond al op 2020-02. De opschoonfunctie is aangepast. Als er al salarisgegevens van het nieuwe keuzejaar zijn geïmporteerd en de rubriek RUBR_Salarisperiode al op januari van het nieuwe keuzejaar staat, dan wordt de rubriek RUBR_Salarisperiode niet meer leeggemaakt. Vakantiegeld niet beschikbaar voor doel Generiek product 1 (change 1910740)  Melding De jaarovergang van een organisatie is met succes uitgevoerd. In januari wil een medewerker een keuze maken voor het doel Generiek product 1 en daarvoor de bron Vakantiegeld inzetten. Het beschikbare bedrag voor Vakantiegeld staat op 0, terwijl de medewerker wel recht heeft op vakantiegeld. Oplossing Het keuzevenster van het doel Generiek product 1 is verbeterd. Bij de bron Vakantiegeld wordt de berekende prognose voor het vakantiegeld getoond. Publishing Date : 2/27/2020

Nieuw Toevoegen bron Gereserveerd budget aan doel Generiek product meermaals 1 Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom De bron Gereserveerd budget bestaat nog niet bij het doel Generiek product meermaals 1. Organisaties waarvan voor de medewerkers een persoonlijk budget wordt berekend, en die dit persoonlijk budget automatisch elke maand reserveren (en uiterlijk in de maand december uitbetalen) kunnen daardoor het doel Generiek product meermaals 1 niet gebruiken. Om deze lacune op te lossen voegen we de bron Gereserveerd budget toe aan dit doel. Hoe Het standaard flexpakket is uitgebreid met de bron Gereserveerd budget bij het doel Generiek product meermaals 1. De bron Gereserveerd budget is opgenomen in alle productcontroles. Uw actie Als u de bron Gereserveerd budget ter beschikking wilt stellen aan uw medewerkers bij het doel Generiek product meermaals 1, dan moet u het productitem Gereserveerd budget als volgt activeren: Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Producten Selecteer het product Generiek product meermaals  Klik op de knop Productitems Selecteer het productitem Gereserveerd budget Klik op de knop Activeren Vink de vinkbox Productitem actief aan Klik op de knop Opslaan Opmerking Het gebruik van de bron Gereserveerd budget bij het doel Generiek product meermaals 1 is nog niet opgenomen in de proforma bruto/netto salarisberekeningen in Flex Benefits. Dit wordt toegevoegd in de volgende release. Toevoegen van de inzet van Gereserveerd budget voor Generiek product meermaals 1 aan de configuratie van de export Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Als een medewerker de bron Gereserveerd budget gebruikt voor het doel Generiek product meermaals 1, dan moeten hiervoor exportmutaties worden aangemaakt voor Payroll Business. Hoe De configuratie van de export is uitgebreid met de volgende mutaties: Bruto inhouding Netto uitbetaling Bruto uitbetaling van gereserveerd budget op Payroll Business elementnummer 10513301 Omdat het doel Generiek product meermaals 1 door verschillende organisaties voor verschillende doelen wordt gebruikt, hebben we de Payroll Business elementnummers voor de Bruto inhouding en de Netto uitbetaling nog niet ingevuld. U moet deze zelf invullen. Uw actie Activeren van de exportmutaties en invullen van de Payroll Business elementnummers: Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Mutatieregels Filter op de productnaam Selecteer de mutatieregel Klik op de knop Wijzigen Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken Vul het gewenste Payroll Business elementnummer in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek Klik op de knop Opslaan Aanpassen van namen van doelen in foutmeldingen Waarom Nadat een medewerker een waarde heeft ingevoerd op één van de keuzevensters voor een doel, voert Flex Benefits een aantal controles uit. Indien het resultaat van deze controles negatief is, zal het programma een foutmelding op het venster tonen. De teksten van sommige foutmeldingen bevatten de naam van het doel, waarbij het programma een fout geconstateerd heeft. Tot nu toe gebruikte het programma voor de doelnamen de standaard namen, ook als een organisatie de standaard doelnaam had aangepast in een klant-specifieke doelnaam. Een aantal organisaties heeft gevraagd om in de foutmeldingen de klant-specifieke doelnamen te gebruiken. Hoe Keuzevensters voor de doelen De samenstelling van de teksten van de foutmeldingen is aangepast. Het programma gebruikt nu de doelnamen die zijn vastgelegd op de pagina Onderhouden producten. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Aanpassing functie voor importeren van medewerkergegevens Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business en Payroll Business Waarom We hebben gesignaleerd dat de performance van de importfunctie de afgelopen tijd niet optimaal was. We verwachten dat medewerkergegevens, die aangepast worden in HR Core Business of in Payroll Business, binnen redelijke tijd geïmporteerd zijn in Flex Benefits. Helaas lukte dit soms niet. Medewerkergegevens waren dan niet binnen een dag geïmporteerd. Daarom is deze functie aangepast Hoe Functie voor importeren van medewerkergegevens uit HR Core Business / Payroll Business De importfunctie was al enige jaren zodanig geconfigureerd, dat het importeren van medewerkergegevens alleen in de avond en de nacht gebeurde. In overleg met het ontwikkelteam van Payroll Business hebben we besloten om het importeren niet meer te beperken tot de avond en de nacht, maar om de importfunctie nu ook overdag te laten werken. Het kan nu dus voorkomen dat als een medewerker om bijv. 9.00 uur Flex Benefits opent hij dan nog oude medewerkergegevens ziet staan. En dat hij om 10.00 uur nieuwe, bijgewerkte medewerkergegevens ziet staan. (deze wijziging is ingegaan op 10 januari 2020). Uw actie Er is geen actie nodig. Wet- en regelgeving Minimumloon 2020 Met ingang van 1 januari 2020 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 20 december de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. U kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Opgeloste meldingen Export inzien blijft hangen bij zeer groot aantal keuzes (change 1092344) Melding De beheerder van een grote organisatie start de functie Export inzien voor de maand december. Ook na enkele uren wachten verschijnen de exportmutaties niet op het scherm. Oplossing Een groot aantal medewerkers van de organisatie heeft gedurende het keuzejaar keuzes gemaakt voor de doelen Uitruilen vakbondscontributie en Uitruilen reiskosten woon-werk met de bron Eindejaarsuitkering. Voor al deze keuzes moeten exportmutaties worden aangemaakt voor de maand december. De functie Export inzien blijft hangen op het grote aantal keuzes. De functie Export inzien is aangepast, zodat hij een groter aantal exportmutaties kan aanmaken. Exportfunctie heeft twee dezelfde verlofrechtmutaties aangemaakt (change 1166756) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Bij enkele medewerkers, die een keuze hebben gemaakt voor het verkopen van verlofuren, is het aantal verkochte uren dubbel afgeboekt van het verlofsaldo in HR Core Business. De dubbele boeking wordt veroorzaakt door Flex Benefits. Oplossing De organisatie maakt gebruik van de functionaliteit van het automatisch aanmaken van verlofrechtmutaties op het moment dat een keuze voor verlofuren verkopen wordt goedgekeurd. Als de verlofrechtmutatie is aangemaakt, dan zet het programma de status van de keuze op Urenverwerkt. Als de beheerder de handmatige maandelijkse export van keuzes start, dan moet de exportfunctie voor deze keuze niet nogmaals een verlofrechtmuatie aanmaken. Deze functionaliteit werkte in sommige gevallen niet correct. De exportfunctie is verbeterd op dit punt. Negatief bedrag in kolom Bestedingen op Budget overzicht (change 1619664) Melding Een medewerker opent het Budget overzicht. Hij ziet in de kolom Bestedingen van de maand juli een negatief bedrag staan.  Oplossing De medewerker heeft twee keuzes gemaakt voor de maand juli; Uitruilen reiskosten met de bron Budget 1 en Uitbetalen budget met de bronnen Budget 1 en Budget 4. De flexpakket parameter PARR_Budget_AantalGeactiveerdeBudgetten staat op 3. De inzet van budget 4 zou dus niet meegeteld moeten worden. De berekeningen van de bedragen in de kolom Bestedingen zijn verbeterd, waarbij juist gebruik is gemaakt van de parameter PARR_Budget_AantalGeactiveerdeBudgetten. Negatief bedrag bij bron Budget 2 (change 1663468) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Scholing meermaals voor de maand december en hij heeft ervoor gekozen het doelbedrag te verrekenen met de bronnen Budget 1, Budget 2 en Budget 3. De medewerker heeft bij de bron Budget 3 een negatieve waarde (-176,42 euro) opgeslagen. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing Waarschijnlijk heeft de medewerker eerst bij de bronnen Budget 1 en Budget 2 twee bedragen ingevuld waarvan de som al hoger is dan het doelbedrag, dat hij heeft ingevuld bij Stap 1. Daarna heeft de medewerker op het icoon Tekort aanvullen van de bron Budget 3 geklikt. Het programma heeft toen het negatieve bedrag berekent en ingevuld bij de bron Budget 3. De berekening van het bedrag, dat wordt ingevuld met het icoon Tekort aanvullen, is verbeterd. Negatieve bedragen zijn niet meer toegestaan. Er staan twee overeenkomsten voor hetzelfde doel in Personeelsdossier (change 1698543) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor de maand oktober en dient de keuze in. Het programma maakt een overeenkomst aan. De overeenkomst wordt via Self Service opgenomen in het Personeelsdossier. Enige tijd later past de medewerker de keuze voor Uitruilen reiskosten woon-werk voor oktober aan en dient de gewijzigde keuze in. Het programma maakt weer een overeenkomst aan, die weer in het Personeelsdossier opgenomen wordt. Er staan nu twee overeenkomsten voor dezelfde keuze in het Dossier. Oplossing In release 2019-07 is een nieuwe functionaliteit opgenomen die in bovenstaande gevallen de oude overeenkomst uit het Personeelsdossier moet verwijderen. Deze functionaliteit werkte in sommige situaties niet correct en is nu verbeterd. Bruto/netto prognoseberekening is niet correct (change 1769427) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Generiek product 1 voor een bedrag van 1000 euro. Hij heeft ervoor gekozen om dit bedrag geheel te verrekenen met zijn eindejaarsuitkering, welke bij deze organisatie in november wordt uitbetaald. Op het keuzevenster Stap 2 toont Flex Benefits op de kaart Effect op mijn netto salaris bekijken een verschil van -87,09 euro. Dit is niet correct. Oplossing In dit geval zijn de instellingen van twee flexpakket parameters van belang. Het flexpakket van de medewerker heeft de volgende instellingen: PARR_EindejaarsInNovember = TRUE,  dit betekent dat de eindejaarsuitkering in november wordt uitbetaald. PARR_Generiek1_NettoUitkering=FALSE, dit betekent dat de medewerker geen nettobedrag uitgekeerd krijgt. Op basis van deze instellingen zou de verlaging van de eindejaarsuitkering met 1000 euro bruto moeten leiden tot een verlaging van het nettoloon van ongeveer 420-500 euro. De aansturing van de bruto/netto prognoseberekening is verbeterd voor de gevallen met bovenstaande instellingen. De Wizard jaarovergang heeft niet correct gewerkt (change 1839189) Melding Enkele organisaties hebben de functie Wizard jaarovergang al aangezet om het keuzejaar 2019 af te sluiten en Flex Benefits voor te bereiden op het keuzejaar 2020. Als zij Flex Benefits de volgende dag openstellen voor de medewerkers, dan zien ze dat er nog keuzegegevens van 2019 in Flex Benefits staan. Oplossing De Wizard jaarovergang wordt overdag aangezet door de beheerder. De wizard past een aantal instellingen aan. In de volgende nacht draait de initialisatiefunctie. Deze functie voert meerdere taken uit, waaronder het opschonen van keuzes uit het afgelopen keuzejaar en het opschonen van salarisgegevens van het afgelopen keuzejaar. Het onderdeel Opschonen van keuzes werkte niet correct. Dit onderdeel is verbeterd. (deze aanpassing is uitgebracht met een upgrade op 12 december 2019) Geen gegevens op tabblad Budget overzicht na draaien Wizard jaarovergang (change 1861249) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een beheerder zet de Wizard jaarovergang in Flex Benefits aan. De volgende dag zet hij Flex Benefits open voor de medewerkers. De medewerkers zien geen gegevens op het tabblad Budget overzicht. Oplossing De Wizard jaarovergang kopiëert de budgetgegevens van december naar de budgetprognose-rubrieken en maakt daarna de budget-rubrieken van het afgelopen jaar leeg. Dit heeft correct gewerkt. Flex Benefits moet de budgetgegevens voor het tabblad Budget overzicht lezen van de budgetprognose-rubrieken, zolang de salarisgegevens van januari nog niet zijn geïmporteerd. Dit werkte niet correct. Het Budget overzicht is verbeterd. (deze aanpassing is uitgebracht met een upgrade op 9 januari 2020) Publishing Date : 1/24/2020

Mededelingen Jaarovergang Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2020 moet u de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruikt u om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten. Let op: Het is van belang dat u de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat u de salarisproductie van januari start). Volgorde van werken: De medewerkers maken keuzes voor december. U blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt. De keuzes voor december worden goedgekeurd. U exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits. U draait de Wizard jaarovergang. De volgende dag kunt u Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2020. Rol Manager  Flex Benefits kent 3 rollen: rol Werknemer rol Manager rol Beheerder De gebruikersinterface voor de rol Werknemer is vervangen door de geheel nieuwe gebruikersinterface. De modules voor de rollen Manager en Beheerder zijn nog gebouwd in de oude gebruikersinterface. Veel organisaties gebruiken HR Self Service voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes uit Flex Benefits. Voor deze organisaties biedt de rol Manager in Flex Benefits weinig toegevoegde functionaliteit. (De module manager bestaat uit 2 pagina's: één pagina voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes en één pagina waarop de manager kan zien welke keuzes zijn medewerkers al hebben gemaakt.) Deze organisaties zouden ervoor kunnen kiezen om de rol Manager in Flex Benefits niet te gebruiken. Uw medewerkers zullen dan de oude gebruikersinterface niet meer zien. Flex Benefits haalt de rol Manager automatisch op van de Centraal Usermanagement module van Youforce. Hierbij kijkt Flex Benefits naar de rolcode. Als de rolcode op 'MGR' staat, zal Flex Benefits van Centraal Usermanagent de managers ophalen die de rolcode MGR hebben. U kunt de rolcode in Flex Benefits vervangen door een niet-bestaande rolcode, bijvoorbeeld XXX. Flex Benefits zal dan geen nieuwe managers meer ophalen van Centraal Usermanagement en de rol manager bij de bestaande medewerkers verwijderen. Aanpassen rolcode manager Login als Beheerder Open het menu Beheer > Onderhouden werkgever Voer de code XXX in bij het kenmerk Code import manager. Klik op de knop Opslaan. Nieuw Aanpassen van namen van bronnen op tabblad Uw gegevens Waarom Op het tabblad Uw gegevens staat in de sectie Uw bronnen een overzicht van de bronnen, die beschikbaar zijn voor de medewerker, en per bron het beschikbare bedrag of aantal uren. In dit overzicht worden de bronnamen weergegeven met de standaardnamen van Raet. Voor de keuzevensters voor de doelen kunt u als beheerder de namen van de bronnen aanpassen naar een voor uw organisatie herkenbare naam. De namen van de bronnen op het Overzicht bronnen kon u echter nog niet eenvoudig aanpassen. Deze mogelijkheid wordt nu toegevoegd. Hoe Menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Bronnen De beheermodule is uitgebreid met de pagina Onderhouden bronnen. Op deze pagina kunt u de standaard bronnaam wijzigen in een klant-specifieke bronnaam. Planning De pagina Onderhouden bronnen is in release 2019-11 toegevoegd aan de beheermodule. De aanpassing van het tabblad Uw gegevens in de medewerkermodule wordt opgenomen in deze release (2019-12). Vanaf dit moment leest het programma de bronnamen die u op de pagina Onderhouden bronnen heeft ingevoerd.  Uw actie Als in uw flexpakket de sectie Uw bronnen geactiveerd is, dan moet u de bronnamen aanpassen op de nieuwe pagina Onderhouden bronnen. (Als de sectie Uw bronnen in uw flexpakket gedeactiveerd is door de flexpakket parameter PARR_UwBronnen_Tonen uit te zetten, is dit voor u niet van toepassing). Aanpassen van bronnamen Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Bronnen Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Bronnen Selecteer de gewenste bron uit de lijst Klik op de knop Basiskenmerken Vul uw eigen bronnaam in bij het kenmerk Bronnaam Klik op de knop Opslaan Aanpassen van namen van bronnen in de foutmeldingen Waarom Nadat een medewerker een waarde heeft ingevoerd op één van de keuzevensters voor een doel, voert Flex Benefits een aantal controles uit. Indien het resultaat van deze controles negatief is, zal het programma een foutmelding op het venster tonen. De teksten van sommige foutmeldingen bevatten de naam van de bron, waarbij het programma een fout geconstateerd heeft.  Tot nu toe gebruikte het programma voor de bronnamen de standaard namen, ook als een organisatie de standaard bronnaam had aangepast in een klant-specifieke bron-naam. Een aantal organisaties heeft gevraagd om in de foutmeldingen de klant-specifieke bronnamen te gebruiken. Hoe Keuzevensters voor de doelen De samenstelling van de teksten van de foutmeldingen zijn aangepast. Het programma gebruikt nu de bronnamen die zijn vastgelegd op de pagina Onderhouden bronnen. Uw actie Zie de instructie Aanpassen van bronnamen hierboven. Opgeloste meldingen Opmerkingen over starten Flex Benefits vanuit Home (change 1670214) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een organisatie heeft het Home-dashboard ingericht in het Youforce portaal voor medewerkers. Een gebruiker die geautoriseerd is voor de rollen Beheerder en Werknemer, opent Flex Benefits door in Home op de tegel Flex Benefits te klikken. Zij heeft 3 opmerkingen: Flex Benefits toont een foutmelding 'System error occurred'. Er komt een extra tabblad met de naam 'login.youforce.biz'. De oude gebruikersinterface wordt getoond. Oplossing Het programma is op de genoemde punten verbeterd. Beheerder kan een ingangsdatum niet verwijderen (change 1670591) Melding Voor een keuze voor het doel Fiets stond nog een oude ingangsdatum in de database. De beheerder wil deze ingangsdatum verwijderen op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Basisgegevens. Het programma toont echter een foutmelding als de beheerder het lege tekstveld wil opslaan. Tekst: 'This field cannot be left blank'. Oplossing Het venster Basisgegevens is verbeterd. De beheerder kan nu een ingangsdatum verwijderen. Foutmelding bij uploaden bijlage (change 1684635) Melding Een organisatie heeft het doel Generiek product meermaals zodanig ingericht dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen aan zijn keuze. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Generiek product meermaals. Hij voert de bedragen in. Hij probeert een bijlage te uploaden. Na het selecteren van de bijlage toont het programma de foutmelding: 'Het uploaden van het bestand <bestandsnaam> is mislukt'. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door de lengte van de bestandsnaam van de bijlage. Het programma gaf een foutmelding bij een te lange bestandsnaam. Het programma is aangepast. Ook bestanden met een wat langere bestandsnaam kunnen nu geüpload worden. Managers hebben toegang tot de oude gebruikersinterface (change 1705916) Melding Gebruikers, waarvoor de rol Manager aan staat, hebben toegang tot het menu Management in de oude gebruikersinterface.  De managers zien echter ook nog de menugroepen van de rol Werknemer in de oude gebruikersinterface staan. Oplossing Het programma is aangepast. Voor gebruikers die de rollen Werknemer en Manager hebben, opent Flex Benefits eerst het rol-selectievenster. Als de gebruiker de rol Manager kiest, dan wordt de oude gebruikersinterface geopend. In het menu van de oude gebruikersinterface staat alleen de menugroep Management. De menugroepen van de rol Werknemer zijn verwijderd. Als de gebruiker de rol Werknemer kiest, dan wordt de nieuwe gebruikersinterface voor werknemers geopend in een nieuw tabblad. Rode foutmelding na openen keuzevenster Thuiswerkplek (change 1727223) Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Thuiswerkplek. Het programma toont direct twee rode foutmeldingen: 'De ingangsdatum mag niet in het verleden liggen'. 'De ingangsdatum moet in het keuzejaar 2019 liggen'. De medewerker probeert een nieuwe maand te kiezen. Maar dit helpt niet. De meldingen verdwijnen niet. Oplossing De foutmeldingen werden veroorzaakt door een oude ingangsdatum (uit een vorig jaar)  voor een keuze voor het doel Thuiswerkplek in de database van Flex Benefits. De oude datum is niet verwijderd tijdens het openstellen van de keuze door de initialisatiefunctie. Dat had wel moeten gebeuren. Het keuzevenster voor eenmalige doelen is verbeterd. Als een medewerker op het keuzevenster een nieuwe maand kiest, dan wordt de oude ingangsdatum verwijderd. Beheerder ziet oude gebruikersinterface voor medewerkers (change 1730892) Melding Een gebruiker heeft de autorisatie voor de rollen Beheerder en Werknemer. De gebruiker logt in op het professional portaal van Youforce en klikt op de tegel Flex Benefits.  Flex Benefits wordt geopend. Het scherm toont de oude gebruikersinterface met de menugroepen voor de rollen Werknemer en Beheerder. Omdat de organisatie is overgestapt naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers verwacht hij de oude gebruikersinterface voor medewerkers niet meer te zien. Oplossing De schermen van de rol Beheerder zijn gebouwd in de oude gebruikersinterface. Dit zal de komende tijd niet gewijzigd worden. Dat de oude gebruikersinterface geopend wordt is dus terecht.  Maar de menugroepen voor de rol Werknemer zouden niet meer getoond moeten worden. Dit is verbeterd. Als de gebruiker Flex Benefits opent vanaf het professional portaal van Youforce, dan worden de menugroepen van de oude gebruikersinterface voor medewerkers niet meer getoond. Melding op keuzevenster voor doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten (change 1732739) Melding Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten voor de maand september en hij heeft deze keuze met succes ingediend. In oktober wil deze medewerker een keuze maken voor hetzelfde doel voor de maand oktober. Het programma toont de melding: 'Bij het controleren van uw keuzes voor Parkeer, Veer en Tol vergoeding is geconstateerd dat er declaratie records van eerdere periode(s) aanwezig zijn'. Deze melding is niet van toepassing. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten is verbeterd. De werking is weer gelijk aan die in de oude gebruikersinterface. De genoemde melding wordt alleen getoond als de medewerker in de vorige maand wel declaraties heeft vastgelegd, maar de keuze voor het doel toen niet heeft ingediend. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 15-10-2019) Foutmelding over minimumloon op keuzevenster Uitruilen reiskosten woon-werk (change 1746286) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Direct na het openen van het keuzevenster toont het programma op het venster Stap 1 de rode foutmelding "De waarde in de rubriek 'Te verrekenen bedrag' brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan. Verlaag uw keuze of kies een andere bron'. Oplossing Deze melding hoort niet getoond te worden op het venster van Stap 1. De controle is verplaatst naar het venster van Stap 2, zodat de medewerker de mogelijkheid heeft om een andere bron, bijvoorbeeld de Eindejaarsuitkering, te kiezen. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 15-10-2019) Opgenomen verlofuren worden niet geïmporteerd (change 1757775) Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker kan in Flex Benefits meer verlofuren verkopen dan waarover hij in het HR-systeem nog beschikken kan. De beheerder controleert de waarden van de verlofrubrieken van de medewerker in Flex Benefits. Het blijkt dat de rubriek 'Opgenomen verlofuren' niet is gevuld met het juiste aantal opgenomen uren. Oplossing De opgenomen verlofuren in Flex Benefits worden geïmporteerd uit HR Core Beaufort. De import maakt gebruik van de BINT bestanden. Er zijn 2 soorten BINT bestanden: Basisbestanden met de naam TI_001_BA_*.xml: dit zijn bestanden met de gegevens van alle rubrieken van de medewerker. Periodieke bestanden met de naam TI_001_PA_*.xml: dit zijn bestanden met de gegevens van gewijzigde rubrieken. Het importeren van opgenomen uren werkt correct als een basisbestand wordt geïmporteerd.  Maar de importfunctie werkte niet correct wanneer een periodiek bestand werd geïmporteerd. De importfunctie is op dit punt verbeterd. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 04-11-2019) Bij het doel Uitruilen zakelijke kilometers wordt de correctie woon-werk kilometers niet aangemaakt (change 1763529) Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Business Melding Nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Een medewerker voert een declaratie in voor het uitruilen van de kosten van een zakenreis met eigen auto. Hij vinkt de vinkbox Inclusief woon-werk niet aan. Het programma zou dan een correctie-declaratie moeten aanmaken, die de kosten van de woon-werk kilometers aftrekt van de declaratie. Dit gebeurt echter niet. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers is verbeterd. De vinkbox Inclusief woon-werk werkt nu weer zoals in de oude gebruikersinterface: Als een medewerker de vinkbox Inclusief woon-werk aanvinkt, dan maakt het programma geen correctie-declaratie aan voor de kosten van de woon-werk kilometers. Als een medewerker de vinkbox Inclusief woon-werk niet aanvinkt, dan maakt het programma wel een correctie-declaratie aan voor de kosten van de woon-werk kilometers. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 04-11-2019) Exportfunctie maakt geen mutatie aan voor het bedrag voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk (change 1795990) Voor organisaties die gebruikmaken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een beheerder heeft een exportbestand gemaakt voor de verwerking van de keuzes van de maand november. Hij controleert de mutatieregels in het exportbestand. Hij ziet dat de bron-doel mutaties voor keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk maar uit 2 mutaties bestaan in plaats van uit 3 mutaties en dat de mutaties zijn aangemaakt voor regeling 25. De mutatie van het uitruilbedrag op Beaufort rubriekcode P02954 ontbreekt. Oplossing Op het keuzevenster van het doel Uitruilen reiskosten woon-werk kan de rubriek Maximale fiscale ruimte uitruilen geactiveerd worden. Als een medewerker een keuze maakt voor uitruilen reiskosten en deze rubriek aanvinkt, zal Payroll Gemal automatisch zijn maximale fiscale ruimte berekenen en uitruilen Om dit in Payroll Gemal aan te sturen, maakt Flex Benefits een bron-doel mutatie aan in het exportbestand dat bestaat uit 2 regels: een mutatie met de broncode en een mutatie met de doelcode. Flex Benefits maakt in dit geval geen mutatie aan met het uitruilbedrag. Door een fout in de exportfunctie werden alle keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk behandelt alsof de medewerker de rubriek Maximum uitruilen geactiveerd had. Deze fout is verbeterd. (Deze change is in productie gebracht d.m.v. een noodfix op 18-11-2019) Publishing Date : 11/22/2019

2019-09 Nieuwe gebruikersinterface - Optimalisatie look and feel De nieuwe gebruikersinterface is inmiddels bij veel klanten in gebruik. De feedback van deze klanten leidde tot enkele verbeteringen. Op alle schermen is de achtergrondkleur nu een neutrale witte tint en lees je teksten in een nieuw lettertype. Diverse schermen hebben een geoptimaliseerde uitlijning. De wijzigingen dragen bij aan een betere gebruikerservaring. Nieuwe gebruikersinterface - Volgorde tabs op startscherm Op het startscherm - ook wel Dashboard genoemd - benader je de verschillende secties van Flex Benefits via tabs. Vanaf deze release kan een beheerder de volgorde van deze tabs naar wens bepalen. 2019-08 Sectie Uw aanvragen - Sorteren kolommen Na deze release kunnen de medewerkers op alle kolommen sorteren van de sectie Uw aanvragen. Dit biedt een extra mogelijkheid om sneller een eerder ingediende keuze te vinden en zo nodig te bekijken en aan te passen. Keuzes nu op te slaan zonder bijlage Je kunt nu een keuze opslaan zónder bijlage. Eerder was een bijlage verplicht om de keuze te kunnen opslaan. Omdat een bijlage niet altijd beschikbaar is op het moment dat de medewerker zijn of haar keuze bepaalt, is deze verplichting vervallen. De benodigde bijlagen zijn ook achteraf toe te voegen. 2019-06 Aanpassen namen tabbladen in nieuwe gebruikersinterface nu mogelijk Beheerders kunnen in de nieuwe gebruikersinterface de namen van de tabbladen naar eigen inzicht aanpassen. Dit geldt voor de volgende tabbladen: Dashboard Arbeidsvoorwaarden Budget (in geval van budget) Uw gegevens Uw keuzes 2019-05 Helpteksten beschikbaar in het keuzescherm In de nieuwe gebruikersinterface kunnen medewerkers de helptekst voor de doelen openen op het tabblad Arbeidsvoorwaarden. Vanaf deze release heb je ook mogelijkheid de helptekst te openen op het keuzevenster voor een doel. Kaart Informatie beschikbaar op het dashboard Vanaf deze release kan je in de nieuwe gebruikersinterface - op de kaart Informatie - enkele hyperlinks naar externe websites opnemen. Deze functionaliteit is toegevoegd op verzoek van een aantal beheerders.

2018-12 Overhevelen fiscale ruimte reiskosten Biedt uw medewerkers de mogelijkheid voor het uitruilen van de fiscale ruimte met het nieuwe doel: Overhevelen fiscale ruimte reiskosten. Sommige organisaties hebben - onder voorwaarden - afgesproken met de belastingdienst dat een medewerker de fiscale ruimte van december mag overhevelen naar het volgende keuzejaar en in dat jaar mag uitruilen met de eindejaarsuitkering. Dit is een uitbreiding van het standaard flexpakket. 2018-11 Overzicht beschikbare bronnen Het tabblad Uw gegevens in de nieuwe gebruikersinterface heeft twee secties. Bovenaan staat Uw gegevens en onderaan staat Uw bronnen. Het overzicht met beschikbare bronnen was voor iedereen zichtbaar. U hebt vanaf deze release de mogelijkheid dit overzicht uit te schakelen. Maximum te kopen verlofdagen Het aantal verlofdagen dat een medewerker belastingvrij mag kopen, is gebonden aan een fiscaal maximum. U krijgt nu een parameter ter beschikking om het maximum verlofsaldo vast te leggen voor uw organisatie. De standaard waarde is 250 dagen. U kunt dit naar wens aanpassen. 2018-07 Activeer nieuwe interface nu op medewerkerniveau De nieuwe interface is goed ontvangen. Op basis van feedback is het activeren nu mogelijk op medewerkerniveau. Hiermee kunt u de nieuwe look 'n feel van Flex Benefits optimaal binnen uw organisatie introduceren. 2018-06 Nieuwe interface beschikbaar te stellen aan medewerkers Applicatiebeheerders hebben vanaf deze release de mogelijkheid de nieuwe interface voor medewerkers vrij te geven. Dit kan de beheerder doen op klant-niveau. 2018-05 AVG - Verwijderen medewerkers Flex Benefits geeft professionals en beheerders de mogelijkheid medewerkers te verwijderen in het kader van Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hiermee geeft u eenvoudig ex-medewerkers het 'recht op vergetelheid'. Nieuwe gebruikers-interface Als professional en als beheerder krijgt u toegang tot de nieuwe interface. Zo kunt u voorbereidingen treffen om deze geheel nieuwe gebruikerservaring over te dragen aan de medewerkers in uw organisatie in een van de komende releases. 2018-04 AVG - Transparantie medewerkergegevens Maak gebruik van het - nu volledige - overzicht met medewerkergegevens. Beheerders kunnen hier herstelacties uitvoeren. Uw organisatie in 'full control'. 2018-03 Exportfunctie zakelijke markt uitgebreid De exportfunctie ondersteunt nu het onderscheid tussen verrekeningen tegen het normale belastingtarief en het bijzondere belastingtarief voor de doelen Uitruilen parkeer-, veer- en tolkosten en Uitruilen OV- en taxikosten. 2018-02 Exportfunctie zakelijke markt uitgebreid De exportfunctie ondersteunt nu het onderscheid tussen verrekeningen tegen het normale belastingtarief en het bijzondere belastingtarief voor de doelen Extra tijd (eenmalig) en Uitruilen zakelijke kilometers. 2018-01 Nieuwe doelen voor zakelijke markt Maak gebruik van de drie nieuwe doelen: Scholing, Scholing meermaals en Extra tijd meermaals. Ze zijn vanaf deze release inzetbaar voor de zakelijke markt.

Nieuw Aanpassen van namen van bronnen op tabblad Uw gegevens Waarom Op het tabblad Uw gegevens staat in de sectie Uw bronnen een overzicht van de bronnen, die beschikbaar zijn voor de medewerker, en per bron het beschikbare bedrag of aantal uren. In dit overzicht worden de bronnamen weergegeven met de standaardnamen van Raet. Voor de keuzevensters voor de doelen kunt u als beheerder de namen van de bronnen aanpassen naar een voor uw organisatie herkenbare naam. De namen van de bronnen op het Overzicht bronnen kon u echter nog niet eenvoudig aanpassen. Deze mogelijkheid wordt nu toegevoegd. Hoe Menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Bronnen De beheermodule is uitgebreid met de pagina Onderhouden bronnen. Op deze pagina kunt u de standaard bronnaam wijzigen in een klant-specifieke bronnaam. Planning De aanpassing van het tabblad Uw gegevens in de medewerkermodule wordt opgenomen in release 2019-12. Vanaf dat moment leest het programma de bronnamen die u op de pagina Onderhouden bronnen heeft ingevoerd. U heeft dus één maand de tijd om de bronnamen aan te passen. Uw actie Als in uw flexpakket de sectie Uw bronnen geactiveerd is, dan moet u de bronnamen aanpassen op de nieuwe pagina Onderhouden bronnen.  (Als de sectie Uw bronnen in uw flexpakket gedeactiveerd is door de flexpakket parameter PARR_UwBronnen_Tonen uit te zetten, is dit voor u niet van toepassing). Aanpassen van bronnamen Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Bronnen Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Bronnen Selecteer de gewenste bron uit de lijst Klik op de knop Basiskenmerken Vul uw eigen bronnaam in bij het kenmerk Bronnaam Klik op de knop Opslaan Gewijzigd en verbeterd Uitbetaling van gereserveerd budget in de Bruto/netto berekening Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom 1. Bij organisaties die voor medewerkers maandelijks een persoonlijk budget reserveren, kunnen deze medewerkers gedurende het jaar (een deel van) het gereserveerde budget besteden aan een doel. Als het opgebouwde saldo gereserveerd budget in december niet is besteed, dan wordt dit in de maand december automatisch uitbetaald. 2. Bij organisaties die maandelijks een persoonlijk budget uitbetalen, kunnen deze medewerkers gedurende het jaar een deel van het persoonlijk budget reserveren. Als het opgebouwde saldo gereserveerd budget in december niet is besteed, dan wordt dit in de maand december automatisch uitbetaald. In beide situaties werd de uitbetaling van het saldo van gereserveerd budget in de maand december niet opgenomen in de proforma bruto/netto-berekening in Flex Benefits. Deze uitbetaling wordt nu toegevoegd. Hoe Bruto/netto prognoseberekening De bruto/netto prognoseberekening is aangepast. De uitbetaling van het saldo gereserveerd budget wordt toegevoegd aan de post Bijzondere beloning in de prognoseberekening voor de maand december. NB: de aanpassing voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal is uitgeleverd in release 2019-10.  Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Tabbladnamen ontbreken bij medewerkers met meerdere dienstverbanden (changes 1684781 en 1698826) Melding Een medewerker opent de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers.  Het dashboard wordt geopend en toont alle kaarten die op het dashboard horen te staan. Maar bovenaan het dashboard horen de tabnamen van de andere 4 tabbladen te staan. De tabblad-namen ontbreken.  De medewerker kan de andere tabbladen nu niet openen. Oplossing De melding komt voor bij medewerkers die meer dan één dienstverband hebben. Bij deze medewerkers opent het programma eerst het dienstverbandselectievenster. Als de medewerker één van de dienstverbanden kiest, dan toont het programma de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers voor het gekozen dienstverband. De melding komt ook voor bij gebruikers die zowel de rol medewerker als de rol manager hebben. Bij deze gebruikers opent het programma eerst het rolselectievenster. Als de gebruiker voor de rol medewerker kiest, dan toont het programma de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. Er zat een fout in het afbeelden van de tabbladnamen, in het geval het dashboard wordt geopend voor medewerkers met meerdere dienstverbanden of rollen. Deze fout is opgelost. Januari kan niet gekozen worden voor jaarkeuzeproducten (change 1660633) Melding Een organisatie heeft het doel Extra geld geconfigureerd als een jaarkeuzeproduct. Een jaarkeuzeproduct heeft als kenmerk dat de ingangsdatum van de keuze altijd 1 januari moet zijn. Een medewerker van de organisatie probeert een nieuwe keuze te maken voor het doel Extra geld. Hij opent het keuzevenster voor het doel. Het programma toont bovenaan het venster de maand-keuzelijst, waarin de medewerker de ingangsmaand moet kiezen. In de maandkeuzelijst staan echter alleen maanden voor de toekomst. De maand januari staat niet in de lijst. De medewerker kan nu geen keuze maken voor het doel Extra geld. Oplossing De inhoud van de maand-keuzelijst op de keuzevensters voor de doelen is aangepast en is nu afhankelijk van de jaarkeuzeproduct-instelling. Als een product is geconfigureerd als een jaarkeuzeproduct, dan bevat de maandkeuzelijst alleen de maand januari. Als een product niet is geconfigureerd als een jaarkeuzeproduct, dan bevat de maandkeuzelijst de huidige maand (afhankelijk van de instelling van de laatste-indiendag) en de toekomstige maanden van het kalenderjaar. Publishing Date : 10/25/2019

Mededelingen Overgang naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers Zoals wij al eerder hebben gemeld, zullen alle organisaties die nu nog gebruik maken van de oude gebruikersinterface voor medewerkers, tijdens release 2019-10 worden omgezet naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. Gewijzigd en verbeterd Activeren nieuwe gebruikersinterface Waarom De beheerder had de mogelijkheid om de medewerkers van zijn organisatie over te zetten naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers op een door de organisatie te bepalen moment. Hiervoor kon de beheerder het kenmerk Gebruik nieuwe gebruikersinterface aanvinken op het venster Beheer > Onderhouden werkgever. Deze optie is nu overbodig en wordt verwijderd. Hoe menu Beheer > Onderhouden werkgever Het kenmerk Gebruik nieuwe gebruikersinterface wordt verwijderd van het venster Onderhouden werkgever.  Uw actie Er is geen actie nodig. Layout gebruikersinterface voor medewerkers vernieuwd (deel 2) Waarom In release 2019-09 hebben we de layout van de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers vernieuwd met als doel een consistente vormgeving voor alle producten binnen het portfolio van Visma | Raet. Zie de release notes van 2019-09 voor nadere informatie over de wijzigingen. In de huidige release hebben we het tweede deel van de wijzigingen opgenomen. Hoe In release 2019-10 worden de onderstaande wijzigingen opgenomen in de nieuwe gebruikersinterface: Keuzevensters De keuzevensters voor de doelen zijn aangepast aan de nieuwe richtlijnen. Dit betreft onder andere de lettertypes van de teksten en de achtergrondkleuren van het venster. Deze zijn wit en lichtgrijs. Bovenaan de vensters staat een blauwe horizontale lijn. Product-iconen In release 2019-09 zijn de iconen van de producten (doelen) vervangen. Het nieuwe icoon voor het doel Fietsaccessoires voldeed niet en is vervangen. Uw actie Er is geen actie nodig. Tekstregel op tabblad Arbeidsvoorwaarden Waarom Bovenaan het tabblad Arbeidsvoorwaarden stond de tekstregel 'x/n Deze arbeidsvoorwaarden zijn voor u beschikbaar.'  De aanduiding 'x/n' werd door het programma vervangen door x) het aantal doelen dat nog beschikbaar is voor de medewerker en n) het aantal doelen dat in totaal beschikbaar is voor de medewerker. Enkele organisaties hebben aangegeven dat de numerieke aanduiding niet duidelijk is voor veel medewerkers. Hoe Tabblad Arbeidsvoorwaarden De tekstregel 'x/n Deze arbeidsvoorwaarden zijn voor u beschikbaar' is vervangen door de regel 'Deze arbeidsvoorwaarden zijn voor u beschikbaar.' De onduidelijke numerieke aanduiding is verwijderd. Knop 'Alle arbeidsvoorwaarden' op Dashboard Waarom De kaart Selecteer uw arbeidsvoorwaarde op het Dashboard bevat de iconen van alle arbeidsvoorwaarden (doelen) die geactiveerd zijn binnen het flexpakket van de medewerker. Als een organisatie meer dan 6 doelen heeft geactiveerd, dan toont het programma de iconen van de eerste 6 doelen op de kaart. Onder de 6 iconen staat de knop Alle arbeidsvoorwaarden. Met behulp van deze knop kan de medewerker de kaart Selecteer uw arbeidsvoorwaarde vergroten, zodat alle iconen van alle geactiveerde doelen op de kaart passen. Een beheerder heeft aangegeven dat de knop Alle arbeidsvoorwaarden ook wordt getoond als er 6 of minder doelen zijn geactiveerd. De knop is dan overbodig. Hoe Dashboard Het tonen van de knop Alle arbeidsvoorwaarden wordt afhankelijk van het aantal geactiveerde doelen. Als een organisatie 6 of minder doelen heeft geactiveerd, dan wordt de knop niet getoond. Visma | Raet logo op standaard overeenkomsten Waarom Flex Benefits maakt gebruik van de module Docs van Youforce voor het genereren van overeenkomsten, waarin de gegevens van de door de medewerker ingediende keuze worden opgenomen. In Youforce Docs zijn 4 standaard templates voor Flex Benefits opgenomen. Op deze standaard templates stond nog een verouderd Raet logo.  Hoe Standaard Docs Templates Op de 4 standaard templates voor de overeenkomsten voor Flex Benefits in Youforce Docs is het oude Raet-logo vervangen door het nieuwe Visma | Raet logo. Specifieke Docs templates Voor veel organisaties heeft onze consultant in Youforce Docs Templatebeheer een set specifieke templates voor u aangemaakt voor Flex Benefits. In deze templates heeft de consultant het Raet-logo vaak verwijderd en vervangen door het logo van uw organisatie. Als deze specifieke templates voor u zijn geactiveerd (en de standaard templates zijn gedeactiveerd), dan gebruikt Youforce Docs de specifieke templates voor het genereren van de overeenkomsten. Deze specifieke templates zijn door ons niet gewijzigd. Uw actie Er is geen actie nodig. Uitbetaling van gereserveerd budget in de Bruto/netto berekening Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Bij organisaties die voor medewerkers maandelijks een persoonlijk budget (IKB-budget) reserveren, kunnen deze medewerkers gedurende het jaar (een deel van) het gereserveerde budget besteden aan een doel. Als het opgebouwde saldo gereserveerd budget in december niet is besteed, dan wordt dit in de maand december automatisch uitbetaald. Bij organisaties die maandelijks een persoonlijk budget uitbetalen, kunnen deze medewerkers gedurende het jaar een deel van het persoonlijk budget reserveren. Als het opgebouwde saldo gereserveerd budget in december niet is besteed, dan wordt dit in de maand december automatisch uitbetaald. In beide situaties werd de uitbetaling van het saldo van gereserveerd budget in de maand december niet opgenomen in de proforma bruto/netto-berekening in Flex Benefits. Deze uitbetaling wordt nu toegevoegd. Hoe Bruto/netto prognoseberekening De bruto/netto prognoseberekening is aangepast. De uitbetaling van het saldo gereserveerd budget wordt toegevoegd aan de post Bijzondere beloning in de prognoseberekening. NB: de aanpassing voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business volgt in één van de volgende releases. Opgeloste meldingen Keuzevenster: verticale scrollbalk werkt niet (change 1333719) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor de maand december.  Hij opent het keuzevenster voor het doel. Omdat hij al een keuze heeft gemaakt voor de huidige maand, toont Flex Benefits de gegevens van de huidige maand op een geblokkeerd venster. Onderaan het venster zou de knop Maak een keuze moeten staan, maar door de lage schermresolutie van de medewerker is de knop niet in beeld. De medewerker verwacht dat hij naar beneden kan scrollen naar de knop Maak een keuze. Maar de verticale scrollbalk werkt niet. Oplossing  Het keuzevenster is verbeterd. Als de keuze voor de huidige maand is geblokkeerd, wordt de knop Maak een keuze onderaan het venster geplaatst. Als deze knop niet op het venster past, dan wordt een scrollbalk aan de rechterkant van het venster getoond. De werking van de scrollbalk is verbeterd. Melding afhankelijkheidscontrole bij Lease-auto ontbreekt (change 1675829) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Controles > Afhankelijkheden kan de beheerder configureren dat de combinatie van bepaalde keuzes niet is toegestaan.  Een beheerder heeft geconfigureerd dat, als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk, dat de medewerker dan geen keuze mag maken voor het doel Aanvragen lease-auto. Een medewerker, die al een keuze heeft gemaakt voor Uitruilen reiskosten woon-werk, kan toch een keuze maken voor het aanvragen van een lease-auto. Er komt geen rode blokkerende foutmelding in beeld. Oplossing De melding is van toepassing op de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. In de oude gebruikersinterface werkte de controle wel correct. De controle op afhankelijkheden is verbeterd bij het openen van het keuzevenster voor het doel Aanvragen lease-auto. Planning Release 2019-11 Mogelijkheid om de namen van de bronnen aan te passen in de sectie Uw gegevens Zoals u weet hebben medewerkers in deze sectie de mogelijkheid om te zien welke bronnen ze tot hun beschikking hebben en wat de hoogte van deze bronnen is. Deze bronnen worden in deze sectie echter nog op basis van hun oorspronkelijke systeemnaam weergegeven. Voor medewerkers is echter niet altijd duidelijk welke bron nou daadwerkelijk wordt bedoeld. In de volgende release (2019-11) zijn we voornemens om de beheerder/administrator de mogelijkheid te geven om de bronnaam aan te passen, zodat de medewerker een goed overzicht heeft van alle beschikbare bronnen. Publishing Date : 9/20/2019

Mededelingen Overgang naar de nieuwe gebruikersinterface Zoals wij al eerder hebben gemeld, zullen alle organisaties die nu nog gebruik maken van de oude gebruikersinterface voor medewerkers, tijdens de oktoberrelease omgezet worden naar de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers. De installatie van deze release staat gepland voor zaterdag 28 september. Nieuw Layout gebruikersinterface voor medewerkers vernieuwd Waarom Visma | Raet streeft een consistente layout na voor alle producten binnen ons portfolio. In dit kader zijn we binnen het e-HRM domein (Flex Benefits, Talent management en Verzuim management) gestart met het doorvoeren van aanpassingen in kleurstelling, tekstopmaak en uitlijning in de gebruikersinterfaces voor deze programma's. Naast de onderlinge afstemming binnen het e-HRM domein willen we het portfolio ook klaarmaken voor de toekomst. Vandaar dat de layout-wijzigingen in lijn zijn met de layout van onze nieuwe platforms: Home (voor de publieke markt) en HR Core Business Global (voor de zakelijke markt). Hoe In release 2019-09 worden de onderstaande wijzigingen opgenomen in de nieuwe gebruikersinterface. Belangrijkste wijziging De belangrijkste wijziging is dat de achtergrondkleuren zijn vervangen. De achtergrond was verdeeld in een donker bovenste deel en een grijs onderste deel. De achtergrond is nu lichtgrijs en wit. Overige wijzigingen Het Raet logo is vervangen door het Visma | Raet logo. De achtergrondkleur van de twee kopregels is wit. Voor sommige titels is een ander lettertype gebruikt. De tabbladen zijn beter herkenbaar als tabbladen. De achtergrondkleur is wit. De iconen van de producten (doelen) zijn vervangen door een lichtere versie. Huisstijlkenmerken Voor organisaties die de optie Huisstijlkenmerken (white labeling) van Youforce gebruiken zijn ook enkele wijzigingen doorgevoerd: In de vorige versie werd het bovenste deel van de achtergrond weergegeven in de huisstijl-achtergrondkleur en werden de tabbladnamen weergegeven in de huisstijl-menukleur. In de nieuwe versie is het gebruik van huisstijlkenmerken beperkt tot een smalle horizontale balk in de huisstijl-achtergrondkleur bovenaan het scherm. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Wijzigen van de volgorde van de tabbladen Waarom De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat de tabbladen Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens en Uw aanvragen. Enkele organisaties hebben gevraagd of het mogelijk was om de volgorde van de tabbladen aan te passen. Hoe Menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen Het onderhoudsvenster voor de tabbladen is uitgebreid met de mogelijkheid om de presentatievolgorde van de tabbladen zelf vast te leggen. Uitzondering: Het tabblad Dashboard is altijd het openingsscherm. U kunt de presentatievolgorde van het Dashboard niet aanpassen. Nieuwe gebruikersinterface De nieuwe gebruikersinterface toont de tabbladen in de volgorde zoals vastgelegd op het onderhoudsvenster voor tabbladen. Uw actie Als u de presentatievolgorde van de tabbladen wilt wijzigen, dan kan dit als volgt: Open menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Tabbladen Selecteer een tabblad Klik op de knop Basiskenmerken Selecteer een ander volgnummer bij het kenmerk Presentatievolgorde Klik op de knop Opslaan NB: Als u de volgorde van twee tabbladen wilt omwisselen, dan moet u het presentatievolgorde-nummer van beide tabbladen wijzigen. Netto betaling voor keuzes voor Scholing meermaals in de bruto-nettoberekening Waarom Het standaard flexpakket is zo ingericht dat als een medewerker een keuze maakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de Proforma bruto-nettoberekening voor de betreffende maand, dan wordt er een netto uitbetaling opgenomen ter hoogte van het keuzebedrag in de salarisberekening. Een organisatie gebruikt het product Scholing meermaals voor een ander doel. Bij dit andere doel is de netto uitbetaling niet van toepassing. De organisatie wil dat de netto uitbetaling uitgezet kan worden. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met een nieuwe flexpakket parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering. Deze parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Aansturing bruto-nettoberekening De aansturing van de Proforma bruto-nettoberekening is gewijzigd: Als parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering = TRUE (aan): Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de bruto-nettoberekening, dan wordt een netto uitbetaling opgenomen in de salarisberekening. Als parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering = FALSE (uit): Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het doel Scholing meermaals en hij opent daarna de bruto-nettoberekening, dan wordt geen netto uitbetaling opgenomen in de salarisberekening. Uw actie Als uw organisatie het product Scholing meermaals gebruikt voor een doel waarvoor de netto uitbetaling niet van toepassing is, dan moet u de parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering uitzetten. Instructie Open menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Parameters Selecteer de parameter PARR_ScholingMM_NettoUitkering Klik op de knop Wijzigen Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde uit. Klik op de knop Opslaan Helpteksten voor de doelen Waarom In de oude gebruikersinterface voor medewerkers werd op de keuzevensters voor de doelen een toelichtingstekst voor het geopende doel getoond. In deze toelichtingstekst waren bovenin en onderin de volgende paragrafen opgenomen: Algemeen Voor algemene informatie over het maken van keuzes en het gebruik van de vensters over de doelen, zie de helptekst Doelen. Bronnen Voor informatie over de beschikbare bronnen, zie de helptekst Bronnen. De woorden Doelen en Bronnen waren hyperlinks naar andere helpteksten. Als de medewerker op één van deze hyperlinks klikte, dan werd de informatie over doelen of bronnen getoond in hetzelfde helptekstkader. In de nieuwe gebruikersinterface worden de helpteksten voor de doelen getoond op het tabblad Arbeidsvoorwaarden en, via het vraagteken, op de keuzevensters voor de doelen. In de nieuwe gebruikersinterface wordt het switchen tussen helpteksten, waarvan de inhoud opgehaald wordt uit de Flex Benefits database, niet ondersteund. Tot nu toe heeft het programma deze twee hyperlinks automatisch verwijderd uit de helpteksten voor de doelen. Dit automatisch verwijderen heeft in het verleden geleid tot een aantal foutmeldingen van organisaties dat sommige vensters helemaal niet meer werden geopend. Hoe Om fouten te voorkomen en omdat alle organisaties de volgende maand overgaan op de nieuwe gebruikersinterface, hebben we deze twee paragrafen verwijderd uit de standaard helpteksten voor de doelen. Opmerkingen Uw eigen klant-specifieke helpteksten hebben we niet aangepast. Als u de hyperlinks naar de helpteksten Doelen en Bronnen hebt overgenomen in uw klant-specifieke helpteksten, dan worden deze twee hyperlinks automatisch verwijderd door het programma. Hyperlinks naar andere websites (buiten Flex Benefits) worden wel ondersteund. Deze hyperlinks worden niet verwijderd door het programma. Uw actie U kunt eventueel uw klant-specifieke helpteksten aanpassen in de beheermodule van Flex Benefits. Opgeloste meldingen Medewerker kon een keuze indienen na de laatste indiendag (change 1595662) Melding Een organisatie heeft de flexpakket parameter PARR_LaatsteIndiendag ingesteld op 0. Dit betekent dat medewerkers in de huidige maand alleen keuzes kunnen maken voor de volgende maand(en) en niet meer voor de huidige maand. Toch heeft een medewerker in de maand juni een keuze ingediend voor het doel Budget uitbetalen voor de maand juni. Dit zou niet moeten kunnen. Oplossing De controle op de laatste indiendag van een keuze werkte niet correct in de nieuwe gebruikersinterface, als de parameter PARR_LaatsteIndiendag was ingesteld op 0. Deze controle is verbeterd. Medewerker kon een keuze indienen voor de vorige maand (change 1544548) Melding Een organisatie heeft de flexpakket parameter PARR_LaatsteIndiendag ingesteld op 0. Dit betekent dat medewerkers in de huidige maand alleen keuzes kunnen maken voor de volgende maand(en) en niet meer voor de huidige maand. Toch heeft een medewerker in de maand maart een keuze ingediend voor het doel Budget uitbetalen voor de maand maart. Dit zou niet moeten kunnen. Oplossing De medewerker heeft de keuze voor maart al gemaakt en opgeslagen in februari. Maar hij heeft de keuze toen niet ingediend. In maart heeft de medewerker Flex Benefits weer geopend en de opgeslagen keuze vanuit de kaart Niet afgeronde aanvragen alsnog ingediend. De functie voor het indienen van keuzes is aangepast in de nieuwe gebruikersinterface. De functie controleert nu nogmaals of de in te dienen keuze nog mag worden ingediend. Zo niet, dan toont het programma een foutmelding. Kaart Recente aanvragen op Dashboard toont oudere aanvragen (change 1406009) Melding Een medewerker opent de nieuwe gebruikersinterface. Hij controleert de inhoud van de kaart Recente aanvragen. Volgens de medewerker toont de kaart oudere aanvragen in plaats van recente aanvragen. Oplossing De kaart Recente aanvragen toont maximaal drie recente aanvragen (keuzes) op het Dashboard. De aanvragen worden gesorteerd op de indiendatum. In detail toont de kaart: Aanvragen uit het huidige keuzejaar Aanvragen die relevant zijn in het huidige keuzejaar, bijvoorbeeld aanvragen voor het doel Fiets uit vorige keuzejaren, die nog geblokkeerd zijn voor de medewerker De medewerker, waarvoor de melding is aangemaakt, had nog geen aanvragen ingediend voor het huidige keuzejaar. Hij had wel twee aanvragen ingediend in vorige keuzejaren, die nu nog geblokkeerd zijn. Deze twee aanvragen worden getoond op de kaart op het dashboard. Bronnen Budget 4 en 5 ontbreken in Overzicht alle keuzes inclusief bronnen (change 1181936) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een organisatie gebruikt de bronnen Budget 4 en Budget 5. De beheerder van de organisatie opent het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen vanuit het menu Beheer > Overzichten.  Hij ziet dat het overzicht geen kolommen bevat voor de bronnen Budget 4 en Budget 5. Oplossing Het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen is aangepast. Er zijn twee kolommen toegevoegd voor de bronnen Budget 4 en Budget 5. Onverklaarde bedragen op Overzicht gebruik WKR-budgetten (change 1054471) Melding Een organisatie maakt gebruikt van de overzichten in Flex Benefits ter controle van het gebruik van de budgetten voor de Werkkostenregeling. Een beheerder vergelijkt de bedragen in het diagram op de pagina Overzicht gebruik WKR-budgetten met de bedragen op het rapport Overzicht alle keuzes inclusief bronnen. Na het optellen van de gebruikte bronnen vindt ze onverklaarbare verschillen tussen beide overzichten. Oplossing Na een uitgebreide analyse is gebleken dat er op detail-niveau enkele kleine fouten zaten in de samenstelling van de diagrammen op de pagina Overzicht gebruik WKR-budgetten. Deze fouten zijn hersteld. Planning Release 2019-10 Automatische activering nieuwe gebruikersinterface Zoals u weet hebben we u vanaf juni vorig jaar de mogelijkheid gegeven om over te stappen naar de nieuwe gebruikersinterface. Inmiddels is zo'n 65% van onze klanten daadwerkelijk overgestapt. We hebben het een aantal malen aangekondigd, dus wellicht ten overvloede: op zaterdag 28 september (met de oktober release) zullen wij de oude gebruikersinterface deactiveren, waardoor de nieuwe gebruikersinterface automatisch bij alle klanten - die nog niet zelf de nieuwe gebruikersinterface hebben geactiveerd - zal worden aangezet. Voor de ingebruikname is geen actie van uw kant vereist; de overgang gaat automatisch. Publishing Date : 8/23/2019

Let op: onderstaande wijzigingen en verbeteringen zijn van toepassing voor de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, tenzij anders vermeld. Gewijzigd en verbeterd Sorteren op meerdere kolommen van het 'Overzicht alle aanvragen' Waarom Het Overzicht alle aanvragen op het tabblad Uw aanvragen in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers toont alle keuzes die de medewerker heeft gemaakt in Flex Benefits, zowel de keuzes voor het huidige jaar als de keuzes voor alle vorige jaren. De lijst wordt standaard gesorteerd op de kolom Indiendatum. Enkele beheerders hebben gevraagd het mogelijk te maken om ook op andere kolommen te kunnen sorteren. In het geval dat een medewerker veel keuzes heeft gemaakt, is het dan gemakkelijker om één bepaalde keuze op te zoeken. Hoe Nieuwe gebruikersinterface - Tabblad Uw Aanvragen De medewerker kan in het Overzicht alle aanvragen nu sorteren op de kolommen Aanvraag, Indiendatum, Startmaand en Status. Als een medewerker zojuist een nieuwe keuze heeft ingediend en het indienen van deze keuze is nog niet verwerkt door het systeem, dan krijgt deze keuze tijdelijk de status Bezig met verzenden. Keuzes met deze status worden altijd bovenaan de lijst geplaatst. Uw actie Er is geen actie nodig. Bewaren van een keuze voordat de bijlage is toegevoegd Waarom Het keuzeproces van doelen waarvoor een bijlage verplicht is, bestaat uit 3 stappen. In stap 1 moet de medewerker de doelgegevens invullen, in stap 2 moet de medewerker de gewenste bronnen invullen en in stap 3 moet de medewerker de bijlagen toevoegen. Enkele beheerders hebben gevraagd het mogelijk te maken dat een medewerker zijn in stap 1 en 2 ingevulde gegevens tijdelijk kan opslaan, voordat hij de bijlagen toevoegt. Dit was nog niet mogelijk, en is wenselijk voor medewerkers die niet direct een digitale versie van de bijlage beschikbaar hebben. Hoe Keuzevensters voor alle doelen Voor doelen die zijn ingericht met een verplichte bijlage, kan de medewerker de in stap 1 en 2 ingevulde gegevens opslaan. Werkwijze Open het keuzevenster van het doel Vul de doel-gegevens in op het venster Stap 1 Klik op de knop Doorgaan naar verrekenen Vul de bron-gegevens in op het venster Stap 2 Klik op de knop Doorgaan naar bijlagen Het venster Stap 3 wordt nu geopend. De knop Bewaren is toegankelijk. De knop Nu indienen is niet toegankelijk. De medewerker kan de keuze tijdelijk opslaan door op de knop Bewaren te klikken. De medewerker hoeft niet eerst de bijlagen toe te voegen. Op een later tijdstip kan de medewerker de keuze voor het doel wijzigen. De medewerker kan dan naar stap 3 gaan, de bijlagen toevoegen en daarna de keuze indienen. Uw actie Er is geen actie nodig. Uitdienstdatum van de medewerker Waarom In release 2019-07 hebben we Flex Benefits uitgebreid met functionaliteiten over het rekening houden met de uitdienstdatum van de medewerker. Naar aanleiding van feedback van gebruikers hebben we hierin een verbetering doorgevoerd. Hoe Keuzevensters voor alle doelen Als er voor een medewerker een uitdienstdatum is vastgelegd, dan toont het programma een waarschuwingsmelding op de keuzevensters. In deze waarschuwingstekst hebben we nu de opgeslagen uitdienstdatum opgenomen. Uw actie Er is geen actie nodig. Ontkoppelen doelen Scholing eenmalig en Scholing meermaals Waarom Het standaard flexpakket bevat de doelen Scholing (eenmalig) en Scholing meermaals. Er was een controle ingebouwd in Flex Benefits, die verhinderde dat een medewerker in één keuzejaar keuzes maakte voor beide doelen. Een organisatie heeft het doel Scholing meermaals hernoemd in Abonnement openbaar vervoer. Zij hebben verzocht om de controle op het gelijktijdig keuzes maken voor beide doelen te verwijderen. Hoe Controles De blokkerende controle op het in één keuzejaar keuzes maken voor de doelen Scholing (eenmalig) en Scholing meermaals is verwijderd. Maximum keuze Het standaard flexpakket is uitgebreid met een nieuwe flexpakket parameter voor het configureren van het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing meermaals. Tot nu toe was er één parameter PARR_Scholing_MaxBedragJr die het maximum bepaalde voor beide doelen. Er zijn nu twee parameters waarmee u het maximum keuzebedrag voor beide doelen afzonderlijk kunt configureren: PARR_Scholing_MaxBedragJr - bepaalt het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing eenmalig. PARR_ScholingMM_MaxBedragJr - bepaalt het maximum keuzebedrag voor het doel Scholing meermaals. Uw actie Parameter aanpassen U kunt de waarde van de flexpakket parameter PARR_ScholingMM_MaxBedragJr als volgt aanpassen: Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op Parameters. Selecteer de parameter PARR_ScholingMM_MaxBedragJr. Klik op Wijzigen. Vul uw gewenste waarde in achter het kenmerk Waarde. Klik op Opslaan. Controle op afhankelijkheid instellen Als u wilt voorkomen dat medewerkers in hetzelfde keuzejaar keuzes maken voor zowel Scholing eenmalig als Scholing meermaals, dan kunt u dit als volgt instellen: Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Controles. Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Afhankelijkheden Selecteer de productgroup Arbeidsvoorwaarden Vul de matrix in. Vink de vinkbox aan in de rij Scholing (eenmalig) en de kolom Scholing meermaals, en omgekeerd in de rij Scholing meermaals en de kolom Scholing (eenmalig). Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Controle op maximum verlofsaldo werkt niet voor alle verlofsoorten (change 1564770) Melding Volgens de beschrijving van de flexpakket parameter PARR_Verlofkopen_MaxSaldoInDagen bepaalt deze parameter het maximum verlofsaldo van de medewerker over alle verlofsoorten.  Volgens een beheerder werkt de controle alleen voor de bron Verlofsoort 1, maar niet voor de bronnen Verlofsoort 2 t/m Verlofsoort 4 Oplossing De melding was terecht. De controle werkte alleen voor de bron Verlofsoort 1. Als een medewerker een hoog verlofsaldo had in één van de andere verlofsoorten, dan werd dit door het programma genegeerd.  De controle is verbeterd. Het programma telt nu de verlofsaldo's van de bronnen Verlofsoort 1 t/m Verlofsoort 4 bij elkaar op en vergelijkt de som met de waarde van parameter PARR_Verlofkopen_MaxSaldoInDagen. Als de som van de verlofsaldo's (in dagen) hoger is dan de parameterwaarde, dan kan de medewerker geen keuze maken voor het doel Verlof kopen. Controle op afhankelijkheden werkt niet (change 1573728) Melding Op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Controles > Afhankelijkheden kan de beheerder instellen dat een medewerker keuzes voor bepaalde doelen niet mag combineren. Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor doel A, dan zou hij geen keuze meer mogen maken voor doel B. Een beheerder heeft dit ingericht in zijn flexpakket. Maar een medewerker heeft toch een keuze kunnen maken voor 2 doelen die elkaar uitsluiten. Oplossing De controle bleek niet te werken voor meermaals keuzes, als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor doel A in maand x en daarna een keuze maakt voor doel B in maand y. De controle of afhankelijkheden is verbeterd. Ook bij meermaals keuzes komt er nu een rode blokkerende melding in beeld als een medewerker een keuze voor doel B probeert te maken als hij al een keuze heeft gemaakt voor doel A in een andere maand. Planning Planning release 2019-09 Nieuwe gebruikersinterface - Wijzigingen in de look and feel Zoals u weet hebben we u vorig jaar de mogelijkheid gegeven om over te stappen naar de nieuwe gebruikersinterface. Inmiddels is zo'n 60% van onze klanten daadwerkelijk overgestapt. Sindsdien hebben we veel verbeteringen aan de gebruikersinterface doorgevoerd; nu eens omdat er een fout in de software zat, dan weer door een nieuwe functionaliteit toe te voegen. En we blijven hard werken aan het verbeteren van onze applicatie. Zo streven we een consistente look and feel na voor alle applicaties binnen ons portfolio. In dat kader zijn we binnen het e-HRM domein - Flex Benefits, Talent Management en Medical Leave Management - gestart met het doorvoeren van aanpassingen in kleurstelling, tekstopmaak en uitlijning in de respectievelijke gebruikersinterfaces voor al deze producten. Naast onderlinge afstemming binnen dit domein willen we het portfolio ook graag klaarmaken voor de toekomst. Vandaar dat de wijzigingen in lijn zijn met de look and feel van onze nieuwe platforms: Home (voor de publieke markt) en HR Core Business Global (voor de zakelijke markt). In de september release zult u zien dat Flex Benefits op een aantal punten een verandering heeft ondergaan. Op alle schermen is de achtergrondkleur vrijwel verdwenen ten behoeve van een meer neutrale witte achtergrond. Ook is de opmaak van de tekst aangepast (het lettertype is gewijzigd). Verder is in sommige gevallen de uitlijning gewijzigd. We zijn ervan overtuigd dat deze wijzigingen bijdragen aan een betere gebruikerservaring. Nieuwe gebruikersinterface - Volgorde van de tabs op het startscherm aanpasbaar Op het startscherm (Dashboard) kunnen gebruikers bovenaan de verschillende secties van de applicatie benaderen via zogenaamde tabs. Deze tabs worden via in een bepaalde standaardvolgorde aangeboden: Dashboard - Arbeidsvoorwaarden - (Budget) - Uw gegevens - Uw aanvragen. Een aantal klanten willen graag de mogelijkheid hebben de volgorde van de tabs aan te passen. In de september release zijn we van plan om beheerders deze mogelijkheid te geven. Publishing Date : 7/19/2019

Mededeling Let op: de onderstaande wijzigingen en verbeteringen zijn van toepassing voor de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, tenzij anders vermeld. Exporteren van medewerkergegevens naar Flex Benefits Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort. In release 2019-06 van HR Core Beaufort is de functie voor het exporteren van medewerkergegevens naar Self Service en naar de Tactische modules (waaronder Flex Benefits) aangepast. Als uw organisatie gebruikmaakt van batchopdrachten om gewijzigde gegevens automatisch te exporteren, moet u de configuratie van uw batchopdracht aanpassen. Als u de medewerkergegevens handmatig exporteeert, dan moet u een andere functie aanroepen. Zie hiervoor de release notes van HR Core Beaufort van release 2019-06, onder het kopje 'Splitsen export Tactische modules'. Nieuw Rekening houden met de uitdienstdatum van de medewerker Waarom Bij medewerkers met een tijdelijk contract is in het HR-systeem de einddatum van het contract (uitdienstdatum) vastgelegd. Deze datum wordt ook geëxporteerd naar Flex Benefits. Flex Benefits hield echter op verschillende vensters geen rekening met een eventuele uitdienstdatum. Hier zijn nu een aantal aanpassingen voor gedaan. Hoe Keuzevensters voor alle doelen Op de keuzevensters voor de doelen kan de medewerker in stap 1 de maand selecteren waarvoor hij een keuze wil maken. In de lijst met de te selecteren maanden worden de maanden na de uitdienstdatum niet meer opgenomen, zodat de medewerker voor deze maanden geen keuze kan maken. Keuzevensters voor meermaals doelen Op de keuzevensters voor de meermaals doelen kan de medewerker in stap 2 de maanden selecteren waarvoor hij de keuze ook wil toepassen. In de tabel met de te selecteren maanden worden de maanden na de uitdienstdatum niet meer opgenomen. Budget overzicht In het diagram Budget overzicht op het Dashboard wordt voor de maanden na de uitdienstdatum geen persoonlijk budget meer getoond. Ook wordt in de tabel Budget overzicht op het tabblad Budget voor de maanden na de uitdienstdatum geen persoonlijk budget meer getoond. Beschikbaarheid van bronnen Bronnen die één keer per jaar uitgekeerd worden, zoals het Vakantiegeld en de Eindejaarsuitkering, zijn niet meer beschikbaar als de uitkering plaatsvindt na de uitdienstdatum. Uw actie Er is geen actie nodig. Gewijzigd en verbeterd Ingangsdatum vervangen door ingangsmaand Waarom Op de keuzevensters voor de meermaals doelen moet de medewerker de maand selecteren waarvoor hij een keuze wil maken. Hij selecteert de maand uit een keuzelijst. Op de keuzevensters voor de eenmalige doelen moet de medewerker de ingangsdatum selecteren van de maand waarvoor hij een keuze wil maken. Hij selecteert de ingangsdatum uit een datum-selectie-component. Enkele organisaties hebben aangegeven dat het wenselijk zou zijn om voor beide soorten doelen dezelfde methode te gebruiken. Hoe Keuzevensters voor eenmalige doelen De datum-selectie-component voor het selecteren van de ingangsdatum is op de keuzevensters voor de eenmalige doelen vervangen door de maand-keuzelijst. De medewerker kan nu dus op alle keuzevensters de ingangsmaand selecteren uit een keuzelijst. Uw actie Er is geen actie nodig. Aanpassen van een goedgekeurde keuze Waarom Medewerkers kunnen een keuze indienen voor een toekomstige maand. Deze keuze wordt vaak vrij snel goedgekeurd. De keuze wordt pas geëxporteerd naar het HR- en salarissysteem als de maand waarvoor de keuze is ingediend de actuele salarismaand is geworden. In de periode dat de keuze de status Goedgekeurd heeft, kan de medewerker de keuze nog aanpassen en opnieuw indienen. Het was in de nieuwe gebruikersinterface niet duidelijk hoe de medewerkers een goedgekeurde keuze kunnen aanpassen. Dit is verbeterd. Hoe Tabblad Uw aanvragen In het Overzicht alle aanvragen hebben we bij de goedgekeurde keuzes voor een maandelijks doel de mogelijkheid toegevoegd voor de medewerker om de keuze eenvoudig aan te passen. De medewerker moet hiervoor in de kolom Wijzigen op het Wijzigen-icoontje klikken. Het programma opent dan het keuzevenster voor het gekozen doel voor de gekozen maand. Uw actie Er is geen actie nodig. Prognoseberekening van de bron Eindejaarsuitkering Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business, zowel voor de nieuwe als de oude gebruikersinterface Waarom Sommige organisaties betalen de eindejaarsuitkering (EJU) in de maand november uit aan de medewerkers. Voor de berekening van de hoogte van de EJU worden in Payroll Business verschillende methoden gebruikt. Flex Benefits berekent de hoogte van de bron EJU door de opbouw van de EJU tot en met de huidige salarisperiode te importeren uit het salarissysteem en dan zelf een prognose te berekenen voor de resterende maanden van het jaar. Door de verschillende methoden die toegepast kunnen worden, was de prognoseberekening in Flex Benefits in sommige gevallen niet correct. Enkele organisaties hebben gevraagd om een verbetering van de prognose. Hoe We hebben besloten om niet alle varianten van de berekening van de eindejaarsuitkering in Flex Benefits op te nemen. In plaats daarvan hebben we de mogelijkheid toegevoegd om de prognose van de eindejaarsuitkering voor de resterende maanden van het jaar te importeren uit Payroll Business. Hiervoor zijn de volgende onderdelen gewijzigd. Aanpassing import en nieuwe rubrieken De rubriekenset is uitgebreid met de volgende rubrieken: RUBR_Eindejaarsuitkering_OpbouwPrognose - voor de prognose van de EJU volgens de opbouwmethode RUBR_Eindejaarsuitkering_PeilPrognose - voor de prognose van de EJU volgens de peilmethode RUBR_Gratificatie_Prognose - voor de prognose van de gratificatie De functie voor het importeren van medewerkergegevens uit Payroll Business in Flex Benefits is aangepast. De waarden voor de bovenstaande 3 rubrieken worden geïmporteerd uit de element nummers: 10523995 - prognose EJU opbouwmethode 10523996 - prognose EJU peilmethode 10523993 - prognose Gratificatie Nieuwe flexpakket parameter Het flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren. Deze parameter staat standaard op uit (False). Dit betekent dat de berekening van de bron eindejaarsuitkering niet wijzigt. Uw actie Als u voor uw organisatie wilt overstappen op het gebruiken van de geïmporteerde prognosewaarden voor de eindejaarsuitkering, dan moet u de nieuwe parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren aanzetten (True). Let op: u moet hiermee wachten totdat de nieuwe rubrieken gevuld zijn met geïmporteerde waarden. Dit gebeurt bij het uitvoeren van de eerste voorlopige salarisberekening van een nieuwe salarisperiode, of bij een wijziging van de berekende prognosebedragen in Payroll Business. Instructie Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op Parameters. Selecteer de parameter PARR_Eindejaars_PrognoseImporteren. Klik op Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op Opslaan. Prognoseberekening van de bron Persoonlijk budget Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business, zowel voor de nieuwe als de oude gebruikersinterface Waarom Flex Benefits bepaalt de prognose van de hoogte van de bron Persoonlijk budget voor toekomstige maanden op basis van de waarde van de rubriek Vast budget, welke geïmporteerd wordt uit Payroll Business (element nummer 1051 3464). Hierbij gaat Flex Benefits ervan uit dat het Vast budget uit alleen vaste salariscomponenten bestaat, en niet uit variabele componenten. Bij een organisatie is Payroll Business zodanig ingericht dat er toch variabele componenten in de rubriek Vast budget staan. Hierdoor wordt de prognose van de bron Persoonlijk budget in Flex Benefits te hoog berekend. De rubriek Vast budget moet daarom aangepast worden. Hoe Export door Payroll Business Payroll Business heeft 2 nieuwe elementnummers gebouwd en opgenomen in de export naar Flex Benefits: 1052 3953 - Vast deel opbouw budget (vast) 1052 5354 - Vast deel opbouw budget (eenmalig) Nieuwe flexpakket parameter Het flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr. Deze parameter staat standaard op elementnummer 1051 3464. Dit betekent dat de configuratie van de import in Flex Benefits voor bestaande organisaties niet wijzigt. Functie voor importeren van medewerkergegevens uit Payroll Business De importfunctie is aangepast. In de Flex Benefits rubriek Vast budget wordt nu de waarde geïmporteerd uit het Payroll Business elementnummer dat is vastgelegd in flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr. Uw actie Als bij uw organisatie het Payroll Business elementnummer 1051 3464 ook variabele salariscomponenten bevat, dan moet u de waarde van flexpakket parameter PARR_VastBudget_PBElementNr wijzigen in 10523953. Instructie Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer uw flexpakket. Klik op Parameters. Selecteer de parameter PARR_VastBudget_PBElementNr. Klik op Wijzigen. Wijzig het kenmerk Waarde in 10523953. Klik op Opslaan. Opgeloste meldingen Bevindingen bij de doelen Reconstructie en Vakantiegeld (change 915884) Melding De doelen Reconstructie en Vakantiegeld zijn gebouwd voor organisaties die overstappen van het "oude" systeem van uitbetalen van het vakantiegeld in mei en de eindejaarsuitkering in december naar een flexibele arbeidsvoorwaarden budget (FAB of IKB). Door het maken van keuzes voor deze doelen kunnen medewerkers een uitbetaling uit hun FA-budget verkrijgen in de maanden mei en december. Een organisatie die gebruik maakt van deze doelen heeft de werking van de doelen getest in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers en daarbij enkele bevindingen gevonden. Oplossing De werking van de doelen Reconstructie en Vakantiegeld is verbeterd in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers, waarbij de onderstaande bevindingen zijn opgelost: Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor het doel Reconstructie, en hij opent het keuzevenster op een later tijdstip, dan moet de vorige keuze correct worden weergegeven. Als een medewerker al een keuze heeft gemaakt voor het doel Vakantiegeld, en hij opent het keuzevenster op een later tijdstip, dan moet de vorige keuze correct worden weergegeven. Als een medewerker in het verleden een keuze heeft gemaakt voor het doel Reconstructie en hij heeft daarbij gekozen voor de optie 'Budget', dan mag hij nu geen keuze meer maken voor Reconstructie. Het keuzevenster moet geblokkeerd zijn. Overeenkomsten worden niet verwijderd uit Personeelsdossier (change 1328946) Voor organisaties die gebruik maken van de workflowfunctionaliteit van HR Self Service Melding In release 2019-03 hebben we nieuwe functionaliteit opgenomen waarmee Flex Benefits overeenkomsten verwijdert uit Personeelsdossier op het moment dat een medewerker een nieuwe keuze indient voor hetzelfde doel en voor dezelfde maand als waarvoor hij al eerder een keuze heeft ingediend. Deze functionaliteit blijkt niet te werken, als de overeenkomst is geplaatst in Personeelsdossier door HR Self Service. Oplossing De functie voor het verwijderen van overeenkomsten uit Personeelsdossier is verbeterd. Ook als de overeenkomst is geplaatst door HR Self Service wordt de overeenkomst verwijderd uit Personeelsdossier. Onverklaarde waarden voor budgetsaldo op Overzicht budget (change 1509460) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het kopen van verlofuren voor de maand maart. Deze keuze is echter pas goedgekeurd nadat de salarisverwerking van de maand maart is gedraaid. Hierdoor is deze keuze in Payroll Business opgenomen in de salarisstrook voor april.  De medewerker controleert zijn budgetsaldo in de maand april in Flex Benefits op het Overzicht budget. Het budgetsaldo is niet correct. Oplossing De bevinding is opgelost. Nadat de salarisgegevens van de maand mei zijn geïmporteerd in Flex Benefits, worden de budgetsaldo's op het Overzicht budget correct weergegeven. Default waarde van 0,00 euro wordt niet verwijderd (change 954643) Melding Op de keuzevensters voor de doelen in de nieuwe gebruikersinterface staat in de numerieke velden standaard de waarde 0,00.  Als een medewerker zijn cursor in het veld zet en een getal intypt, dan komen de cijfers tussen de nullen van de 0,00 in te staan. Oplossing De keuzevensters zijn aangepast. Als een medewerker zijn cursor in een numeriek veld zet en een waarde intypt, dan verwijdert het programma eerst de oorspronkelijke waarde 0,00 en voegt daarna de nieuwe waarde toe. Diverse verbeteringen van schermteksten Melding Tijdens het testen van de nieuwe gebruikersinterface hebben een aantal organisaties enkele foutjes gevonden in de teksten die op de vensters afgebeeld worden. De hieronder genoemde foutjes zijn verbeterd. Lange bronnamen niet goed afgebeeld (change 855118) De lange bronnaam liep door in de volgende kolom en overlapte het euro-teken. Twee punten in foutmelding (change 865619) In de foutmelding 'De ingangsdatum mag niet in het verleden liggen..Als u het maximaal toegestane bedrag wilt uitruilen, moet u het maximum bedrag invullen bij één bron.' stonden 2 punten tussen de 2 zinnen. Spatie ontbreekt in melding op venster Bruto/netto prognose (change 865704) Onderaan het venster Bruto/netto prognose staat de tekst 'De bedragen voor de toekomst zijn prognoses.Aan deze bedragen kunnen geen rechten worden ontleend.' Tussen beide zinnen is een spatie toegevoegd. Melding nog geen aanvragen opgeslagen (change 865734) Als een medewerker wel aanvragen heeft opgeslagen, maar nog geen aanvraag heeft ingediend, verschijnt op het tabblad Uw aanvragen de tekst: 'U heeft nog geen aanvragen opgeslagen.' Dit is gewijzigd in 'U heeft nog geen aanvragen ingediend'. De rubriek Maximum uitruilen staat op True (change 865748) Bij een medewerker die al een keuze voor Reiskosten woon-werk heeft opgeslagen, staat bij de rubriek Maximum uitruilen de waarde 'True'. Dit is gewijzigd in 'Ja. Publishing Date : 6/27/2019

Mededelingen Nieuwe datum voor overgang naar nieuwe gebruikersinterface Begin maart hebben we besloten om het moment van overgang van oude naar nieuwe gebruikersinterface tot nader order uit te stellen. Een aantal klanten had aangegeven nog wat extra tijd nodig te hebben om de overgang te faciliteren. Inmiddels is bekend wat de definitieve datum is geworden: in het weekend van 28 en 29 september leveren we de oktober release uit. Met deze release zullen we ook de oude gebruikersinterface deactiveren. We hopen dat dit uitstel u voldoende ruimte geeft om uw organisatie hierop voor te bereiden. Nieuw Aanpassen van tabbladnamen Waarom  De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat 4 of 5 tabbladen: Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens, Uw aanvragen. (Het tabblad Budget is niet zichtbaar bij organisaties die geen persoonlijk budget hebben). De namen van deze tabbladen zijn door Raet gekozen en kunnen door u niet aangepast worden. Enkele organisaties hebben aangegeven dat zij de mogelijkheid willen hebben om de tabbladnamen te wijzigen.  Hoe menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen De beheermodule is uitgebreid met de pagina Onderhouden Tabbladen. Op deze pagina kunt u de standaard namen van de tabbladen vervangen door eigen tabbladnamen. Nieuwe gebruikersinterface voor werknemers De nieuwe gebruikersinterface is aangepast. Als u eigen tabbladnamen heeft ingevoerd in de beheermodule, dan worden uw eigen namen getoond op het scherm van de medewerkers. Uw actie Aanpassen van tabbladnamen Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Tabbladen. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Tabbladen. Selecteer een tabblad uit de lijst. Klik op de knop Basiskenmerken. Voer uw eigen tabbladnaam in bij het kenmerk Tabbladnaam.  Klik op de knop Opslaan. Gewijzigd en verbeterd Verwijderen van goedgekeurde eenmalige keuzes Waarom De doelen in Flex Benefits kunnen verdeeld worden in eenmalige doelen, waarvoor de medewerker één keer per jaar een keuze mag maken, en meermaals doelen, waarvoor de medewerker elke maand een keuze mag maken. Op het tabblad Uw aanvragen kan de medewerker een keuze voor een meermaals doel, die de productstatus Goedgekeurd heeft, verwijderen door op het X-icoon te klikken. Voor keuzes voor eenmalige doelen was dit echter niet mogelijk. Hoe Tabblad Uw aanvragen Het tabblad Uw aanvragen is aangepast. De medewerker kan nu ook keuzes voor eenmalige doelen, die de productstatus Goedgekeurd hebben, verwijderen door op het X-icoon te klikken. Uw actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Jaartal 2018 getoond op budget overzicht voor 2019 (change 1135663) Melding Deze melding is gemaakt in december 2018. De beheerder heeft de functie Wizard jaarovergang met succes uitgevoerd. De volgende dag stelt de beheerder Flex Benefits open voor de medewerkers van zijn organisatie. Een medewerker opent het tabblad Budget in de nieuwe gebruikersinterface. In de tabel Budget overzicht per maand staan de teksten 'Januari 2018', 'Februari 2018', etc. Het jaartal is fout. Het moet 2019 zijn. Oplossing Nadat de beheerder de Wizard jaarovergang heeft uitgevoerd is Flex Benefits gereedgemaakt voor het volgende keuzejaar. Op het tabblad Budget worden dan de prognoses voor het budget voor het volgende jaar afgebeeld. In dit geval dus voor 2019. De tabel Budget overzicht per maand is verbeterd. De jaartallen worden nu correct getoond. Foutmelding na toevoegen bijlage (change 1249277) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Scholing meermaals.  Hij vult het doel-bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster en een bron-bedrag op Stap 2 van het keuzevenster. Daarna probeert hij een bijlage toe te voegen op Stap 3 van het keuzevenster. Het programma toont dan de (Engelse) foutmelding 'Error in attachments'. De medewerker kan de keuze niet opslaan en indienen. Oplossing De functie voor het toevoegen van bijlagen is verbeterd. Als er iets fout gaat, zal het programma een Nederlandse foutmelding tonen. Foutmelding 'invalid product' bij doel Bedrijfsfitness (change 1332377) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Bedrijfsfitness (door de organisatie hernoemd in Sportabonnement). Hij vult het doel-bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster en een bron-bedrag op Stap 2 van het keuzevenster. Daarna probeert hij een bijlage toe te voegen op Stap 3 van het keuzevenster. Het programma toont dan de (Engelse) foutmelding 'Invalid product'. De medewerker kan de keuze niet opslaan en indienen. Oplossing Deze melding werd niet veroorzaakt door een foute bijlage, maar door de configuratie van het product Bedrijfsfitness. De organisatie heeft het productitem Aantal maanden op Stap 1 van het keuzevenster op in-actief gezet. Dit veroorzaakte een probleem in de berekeningen. Het keuzevenster voor het doel Bedrijfsfitness is verbeterd voor het geval dat het productitem Aantal maanden niet actief is. Opmerking De productitems van een product (doel) kunnen verdeelt worden in 2 typen: Productitems van het type Doel; deze worden getoond op Stap 1 van het keuzevenster.  Productitems van het type Bron: deze worden getoond op Stap 2 van het keuzevenster. In het algemeen geldt in Flex Benefits dat er problemen kunnen ontstaan in het programma als een productitem van het type Doel op in-actief gezet wordt. Als u een productitem van het type Doel niet op het keuzevenster opgenomen wilt hebben, raden wij aan om dit productitem op het beheervenster Onderhouden productitems op Actief te zetten en de bijbehorende rubriek op het beheervenster Onderhouden Productitemsamenstelling op niet-tonen te zetten. Huisstijlkenmerken van tabbladnamen werken niet in IE (change 1332740) Melding In release 2019-03 van Flex Benefits hebben wij de functionaliteit toegevoegd waarmee u de kleuren van de tabbladnamen in de nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers kunt configureren volgens de huisstijlkenmerken van uw organisatie. Deze functionaliteit wordt ook White labeling genoemd. Dit bleek echter niet te werken in de browser Internet Explorer (en wel in bijv. Google Chrome). Oplossing Het aansturen van de kleuren van de tabbladnamen is verbeterd. Ook in de browser Internet Explorer worden de tabbladnamen nu afgebeeld in de kleur van uw huisstijlkenmerken. Uw actie Controleer eventueel de instellingen van uw huisstijlkenmerken: Open Youforce als applicatiebeheerder. Klik op de tegel Portaalbeheer. Open de menugroep Gebruikersinstellingen. Open het menu Huisstijlkenmerken beheer. Klik op de link Gebruik productie stijl als basis. Scroll naar beneden naar de groep Menubalk. De achtergrondkleur van het bovenste deel van de nieuwe gebruikersinterface van Flex Benefits wordt gelezen uit de instelling Basis kleur. De kleur van de tabbladnamen wordt gelezen uit de instelling Basis tekstkleur. U kunt de instellingen eventueel aanpassen. Wij raden u aan de toelichting (helptekst) van Portaalbeheer te raadplegen voordat u deze functie gebruikt. Planning Planning release 2019-07 Algemeen - Rekening houden met einddatum contract Voor sommige medewerkers is de einddatum van het contract al bekend in het HR-systeem. Bij het maken van een keuze wordt echter nog geen rekening gehouden met deze einddatum. Zo kunnen medewerkers keuzes maken voor de maanden ná betreffende eindddatum. Ook worden er dan ten onrechte overeenkomsten aangemaakt en die belanden (indien zo ingericht in HR Self Service) in het Personeelsdossier. We gaan faciliteren dat medewerkers geen keuzes meer kunnen maken na een eventueel bekende einddatum contract en hopen zo ook vervuiling van het Personeelsdossier te voorkomen. Nieuwe gebruikersinterface - Aanpassen van een goedgekeurde keuze in de toekomst makkelijker maken We hebben van een aantal klanten teruggekregen dat sommige van hun medewerkers moeite hebben om reeds goedgekeurde keuzes (in de toekomst, bij zogenaamde meermaals doelen) aan te passen. Op dit moment moeten medewerkers op het Dashboard het keuzevenster openen van het doel wat ze aan willen passen. De medewerker komt dan in eerste instantie in de actuele maand terecht en zal een maand in de toekomst moeten selecteren om betreffende keuze aan te passen. We willen deze procedure vereenvoudigen door medewerkers de mogellijkheid te geven dit soort aanpassingen vanuit een centraal punt in de applicatie te laten doen, te weten in de sectie Uw aanvragen in het Overzicht alle aanvragen. Betreffende sectie kan overigens ook via het Dashboard benaderd worden via het openen van de Recente aanvragen. Publishing Date : 5/24/2019

Mededelingen Nieuwe datum voor overgang naar nieuwe gebruikersinterface bekend Begin maart hebben we besloten om het moment van overgang van oude naar nieuwe gebruikersinterface tot nader order uit te stellen. Een aantal klanten had aangegeven nog wat extra tijd nodig te hebben om de overgang te faciliteren. Inmiddels is bekend wat de definitieve datum is geworden: in het weekend van 28 en 29 september leveren we de oktober release uit. Met deze release zullen we ook de oude gebruikersinterface deactiveren. We hopen dat dit uitstel u voldoende ruimte geeft om uw organisatie hierop voor te bereiden. Nieuw Kaart Informatie op dashboard Waarom In de oude gebruikersinterface voor medewerkers was het mogelijk om de menugroep Informatie in het medewerkermenu op te nemen. In deze menugroep kon u enkele hyperlinks naar externe websites opnemen. Deze functionaliteit was nog niet aanwezig in de nieuwe gebruikersinterface. Op verzoek van een aantal beheerders is deze functionaliteit nu toegevoegd aan de nieuwe gebruikersinterface. Hoe Dashboard Het tabblad Dashboard is uitgebreid met de kaart Informatie. Op deze kaart kunt u enkele hyperlinks opnemen die verwijzen naar externe websites.  Voor het tonen van de kaart Informatie en voor de getoonde hyperlinks wordt dezelfde inrichting gebruikt als voor de menugroep Informatie in de oude gebruikersinterface werd gebruikt.  Voorwaarden voor het tonen van de kaart Informatie De menugroep Informatie moet zijn opgenomen in het rootmenu van de medewerker. De menugroep Informatie moet minstens één hyperlink bevatten.  Uw actie Als u de menugroep Informatie al heeft ingericht, hoeft u niets te wijzigen. Als u de menugroep Informatie nog niet heeft ingericht, kunt u onderstaande procedure volgen. Toevoegen menugroep Informatie Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Werknemermenu. Selecteer uw flexpakket. Klik op Werknemermenu. Selecteer het menu-item "-"  (menu-type is root). Klik op Indelen menu. Controleer of het menuitem ID 4000 al in de lijst staat. Zo ja, dan kunt u verder gaan naar “Toevoegen hyperlink”. Zo niet, dan kunt u deze als volgt toevoegen: Klik op Toevoegen. Selecteer menu-item ID 4000 en voer een presentatievolgnummer in. Klik op Opslaan. Toevoegen hyperlink U moet eerst een nieuwe hyperlink aanmaken. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Werknemermenu. Selecteer uw flexpakket. Klik op Werknemermenu. Klik op Toevoegen. Vul de benodigde gegevens in op het scherm: menu-item ID:  bijvoorbeeld 41 omschrijving; de schermtekst type = infolink (verplicht) starten in nieuw window: aanvinken url starten: de volledige url van uw nieuwe hyperlink, bijvoorbeeld:  https://www.raet.nl Klik op Opslaan. Daarna moet u de nieuwe hyperlink toevoegen aan de menugroep Informatie Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Werknemermenu. Selecteer uw flexpakket. Klik op Werknemermenu. Selecteer de menugroep 4000 - Informatie. Klik op Indelen menu. Klik op Toevoegen. Selecteer het menu-item ID van uw nieuwe hyperlink, bijvoorbeeld 41. Voer een presentatievolgnummer in. Klik op Opslaan. Helptekst beschikbaar op het keuzevenster Waarom In de oude gebruikersinterface voor medewerkers wordt op het keuzevenster een helptekst (toelichting) voor het gekozen doel afgebeeld. In de nieuwe gebruikersinterface kunnen medewerkers de helptekst voor de doelen openen op het tabblad Arbeidsvoorwaarden. Er was echter nog geen mogelijkheid om de helptekst te openen op het keuzevenster voor een doel. Deze mogelijkheid is nu toegevoegd. Hoe Keuzevensters Op de keuzevensters voor de doelen is rechtsboven een vraagteken-icoon toegevoegd. Als de medewerker op dit icoon klikt, dan wordt de helptekst voor het gekozen doel aan de rechterkant op het keuzevenster afgebeeld. De medewerker kan de helptekst dan lezen en moet deze weer sluiten om verder te gaan met het invoeren van de keuzegegevens. Uw actie Er is geen actie nodig. Het programma gebruikt dezelfde helpteksten als op het tabblad Arbeidsvoorwaarden en als in de oude gebruikersinterface. Gewijzigd en verbeterd Oranje waarschuwingsmeldingen op keuzevensters Waarom De keuzevensters van de oude gebruikersinterface bevatten, naast de blokkerende rode meldingen, ook oranje waarschuwingsmeldingen. Deze oranje meldingen waren nog niet gebouwd in de nieuwe gebruikersinterface. De meldingen zijn nu opgenomen op de keuzevensters van de nieuwe gebruikersinterface Hoe Keuzevensters nieuwe gebruikersinterface Bij sommige bronnen en doelen zijn oranje waarschuwingsmeldingen gedefinieerd.  Als een medewerker een keuze maakt voor een doel, en zijn gegevens voldoen aan de voorwaarden voor de waarschuwingsmelding, dan wordt de melding gepresenteerd bovenin het keuzevenster in een oranje kader. Het gebruik van de punt op numeriek toetsenbord Waarom Als een gebruiker Windows heeft geconfigureerd met de landinstelling Nederlands, dan wordt de komma gebruikt als decimaalteken. In Flex Benefits moet de medewerker de bedragen op de keuzevensters voor de doelen met een komma als decimaalteken invoeren. De punt van het numerieke toetsenbord als decimaalteken werd niet geaccepteerd.  Dit is nu aangepast Hoe Keuzevensters nieuwe gebruikerinterface Als een medewerker op een keuzevenster voor een doel een bedrag invoert op het numerieke toetsenbord, en hij gebruikt de punt van het numerieke toetsenbord als decimaalteken, dan converteert het programma de punt naar een komma. Opgeloste meldingen in de nieuwe gebruikersinterface Foutmelding door verborgen factuurdatum op keuzevenster Fiets (change 1157519) Melding De standaard inrichting van het product Fiets bevat het productitem Factuurdatum. Een organisatie heeft dit productitem geactiveerd en de onderliggende rubriek Factuurdatum op niet-tonen gezet. Dit is een geldige configuratie. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets, maar het programma toont een rode blokkerende melding: 'De factuur- en ingangsdatum mogen niet meer dan 365 dagen uit elkaar liggen'. De medewerker kan de factuurdatum echter niet aanpassen, omdat deze niet op het keuzevenster staat. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Fiets is aangepast. Als de rubriek Factuurdatum op 'niet-tonen' staat, wordt de controle op het aantal dagen tussen de factuur- en ingangsdatum niet uitgevoerd. Blokkeren flexpakket werkt niet (change 1316094) Melding Een beheerder heeft het flexpakket van de medewerkers geblokkeerd op het venster Onderhouden Flexpakket. Daarna opent hij als medewerker de nieuwe gebruikersinterface en kan echter wel keuzes maken. Er komt geen melding dat het flexpakket is geblokkeerd. Oplossing Het programma is aangepast. Als de beheerder een flexpakket heeft geblokkeerd en een medewerker opent daarna de nieuwe gebruikersinterface, dan toont het programma een melding dat het flexpakket is geblokkeerd. De medewerker kan dan geen keuzes maken. Opgenomen verlofuren van 2018 nog aanwezig (change 1316278) Melding Een medewerker meldt dat hij in Flex Benefits minder verlofuren heeft om te kunnen verkopen dan hij verwacht. Oplossing De melding wordt veroorzaakt door de rubriek Opgenomen verlofuren. De wizard jaarovergang had de verlofuren die de medewerkers in 2018 hebben opgenomen, moeten verwijderen uit de database. Bij sommige medewerkers is dit echter niet gebeurd, waardoor het beschikbare aantal verlofuren te laag is. De opgenomen verlofuren uit 2018 zijn alsnog verwijderd met een datafix op 22 maart 2019. Medewerker kan doorlopende keuze niet stoppen/aanpassen (change 1337320) Melding Een medewerker heeft in het verleden een keuze gemaakt voor het doel WIA-aanvullingsverzekering. Hij wil deze keuze nu stoppen.  Hij opent het keuzevenster voor de WIA-aanvullingsverzekering in de nieuwe gebruikersinterface. Hij kan de bestaande keuze niet aanpassen, want het keuzevenster is geblokkeerd. Oplossing Het doel WIA-aanvullingsverzekering is geconfigureerd als een doorlopend doel. Keuzes voor dit doel blijven jarenlang geldig, totdat de medewerker de keuze stopt. De keuze heeft dan de status 'doorlopend'. De keuzevensters voor alle doorlopende doelen zijn verbeterd. Indien een keuze de status "doorlopend' heeft, en een medewerker opent het keuzevenster, dan is het keuzevenster nog steeds geblokkeerd. Maar onderaan het venster is de knop Maak een keuze toegevoegd. Met deze knop kan de medewerker de keuze aanpassen of stoppen. Blanco venster met melding 'Hallo undefined' (change 1338997) Melding Bij sommige medewerkers wordt het dashboard van de nieuwe gebruikersinterface niet correct geopend, nadat release 2019-02 is geïnstalleerd. In plaats van de tekst "Hallo <voornaam>" staat er "Hallo undefined" bovenaan het scherm. Ook ontbreken de tegels voor de doelen en de gegevens van de medewerker in de andere kaarten op het dashboard. De medewerkers kunnen Flex Benefits niet gebruiken. Oplossing Het probleem wordt veroorzaakt door oude tijdelijke internetbestanden en cookies op de pc van de medewerker. Deze internetbestanden en cookies zijn door Flex Benefits geplaatst bij het vorige bezoek van de medewerker aan Flex Benefits. Als work-around hebben wij gegeven dat de medewerker de tijdelijke internetbestanden en cookies van zijn pc moet verwijderen. In deze release is de verbetering aangebracht waardoor het programma de oude internetbestanden en cookies, die bij het vorige bezoek door Flex Benefits zelf zijn geplaatst, automatisch verwijdert van de pc van de medewerker. Planning Planning release 2019-06 Verwijderen van eenmalige keuzes Voor sommige doelen kunnen medewerkers één keer per jaar een keuze maken. Voor andere doelen kunnen medewerkers meerdere keren per jaar (elke maand) een keuze maken. Op het tabblad Uw aanvragen in de nieuwe gebruikersinterface kan een medewerker een keuze voor een meermaals doel, die de keuzestatus Goedgekeurd heeft, verwijderen. Voor keuzes voor eenmalige doelen bestaat de mogelijkheid van het verwijderen van de keuze nog niet.  Deze mogelijkheid wordt in de volgende release toegevoegd. Aanpassen van tabbladnamen De nieuwe gebruikersinterface voor medewerkers bevat 4 of 5 tabbladen: Dashboard, Arbeidsvoorwaarden, Budget, Uw gegevens, Uw aanvragen. (Het tabblad Budget is niet zichtbaar bij organisaties die geen persoonlijk budget hebben). De namen van deze tabbladen zijn door Raet gekozen en kunnen door u niet aangepast worden. Enkele organisaties hebben aangegeven dat zij de mogelijkheid willen hebben om de tabbladnamen te wijzigen. Het toevoegen van deze mogelijkheid wordt gepland in de volgende release. Publishing Date : 4/18/2019