Releases Youforce Flex Benefits

  Opgeloste meldingen Beheerder kan de export niet starten (change 3309749) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Eén van de beheerders van een organisatie wil de functie voor het exporteren van keuzegegevens starten.  Zij opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Exporteren keuzegegevens. De export wordt gestart door op de knop Nieuwe export te klikken. Deze knop is echter niet toegankelijk voor de beheerder. Oplossing Flex Benefits bevat de functionaliteit dat de knop Nieuwe export wordt geblokkeerd, zodra één van de beheerders van een organisatie de export heeft gestart.  De reden hiervoor is dat we willen voorkomen dat 2 beheerders van dezelfde organisatie tegelijkertijd de export draaien. Nadat de keuzegegevens zijn geëxporteerd, geeft het programma de knop weer vrij. In enkele situaties werkte deze functionaliteit niet correct. De functionaliteit is verbeterd. Verkeerde uitdienstdatum in waarschuwingsmelding (change 3326738) Melding Bij een medewerker is de uitdienstdatum 14-08-2022 vastgelegd. Deze medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen doorlopend. Flex Benefits toont een waarschuwingsmelding op het scherm met de tekst: "Uw contract eindigt op 01-12-2020. U kunt geen keuzes maken na deze datum en sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn." De datum in de melding is fout. Omdat het een (oranje) waarschuwingsmelding betreft, kan de medewerker wel een keuze maken.  Oplossing Het ophalen en tonen van de uitdienstdatum is verbeterd. Uitdienstdatum blokkeert het maken van keuzes (change 3442783) Melding Bij een medewerker is de uitdienstdatum 30-04-2022 vastgelegd. Op 01-04-2022 opent deze medewerker het keuzevenster voor doel Reiskosten meermaals. Hij wil een keuze maken voor de maand april. Dit zou mogelijk moeten zijn.  Maar het programma toont een rode blokkerende melding op het scherm met de tekst: "Uw contract eindigt op 30-04-2022. U kunt geen keuzes maken na deze datum. Sommige bronnen kunnen voor u niet beschikbaar zijn. Oplossing De uitdienstdatum wordt correct opgehaald en afgebeeld.  Maar in dit geval zou de melding moeten worden getoond als een oranje waarschuwingsmelding, niet als een rode blokkerende melding. De functionaliteit voor het tonen van oranje waarschuwingsmeldingen en rode blokkerende meldingen is verbeterd. Foutmeldingen in de exportfunctie (change 3453158) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding De beheerder van een organisatie draait de functie voor het exporteren van keuzegegevens. Na enige tijd toont Flex Benefits de volgende meldingen: Export aangemaakt Exportproces is afgerond met 3 fout(en): Keuzestatus kan niet bijgewerkt worden. Keuzestatus kan niet bijgewerkt worden. Keuzestatus kan niet bijgewerkt worden. De beheerder snapt niet wat er fout is gegaan. Oplossing De foutmeldingen, die door de exportfunctie kunnen worden aangemaakt, zijn verbeterd. Het programma toont nu het persoonsnummer van de medewerker waarbij er een fout voorkwam in het exporteren van keuzegegevens. Medewerker kan een overeenkomst niet openen (change 3492862) Melding Een medewerker opent het tabblad Uw aanvragen. Hij selecteert een aanvraag van vorig jaar en klikt op het icoon voor de overeenkomst. De medewerker verwacht dat de overeenkomst wordt geopend, maar er gebeurt niets. Oplossing Er kunnen twee redenen zijn waarom er geen overeenkomst aanwezig is en deze daarom niet kan worden geopend: De aanvraag is geïmporteerd in Flex Benefits tijdens de implementatie van een nieuwe klant. De aanvraag is geannuleerd door de beheerder door middel van de knop Keuze openstellen op het venster Overzicht alle keuzes. Als een overeenkomst niet kan worden geopend, dan zal het programma nu een melding tonen waarom de overeenkomst niet kan worden geopend. De verkeerde overeenkomst wordt geopend (change 3508197) Melding Een medewerker heeft in de afgelopen jaren twee keuzes gemaakt voor het doel Fiets: één keuze in 2017 en één keuze in 2021. De medewerker selecteert de keuze voor de Fiets uit 2017 op het venster Uw aanvragen en klikt op het icoon voor het openen van de overeenkomst. Het programma opent dan de overeenkomst uit 2021. Bij de beheerder gebeurt hetzelfde op het venster Overzicht alle keuzes. Oplossing De functies voor het openen van overeenkomsten zijn verbeterd op beide plaatsen: In de medewerkermodule, op het venster Uw aanvragen. In de beheerdermodule, op het venster Overzicht alle keuzes. Het venster Overzicht alle keuzes is traag (change 3550491) Melding Een beheerder van een grote organisatie, die Flex Benefits al meerdere jaren gebruikt, opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Overzicht alle keuzes.  De beheerder meldt dat het openen van dit venster heel lang duurt.  Oplossing We hebben een verbetering doorgevoerd in de functie voor het ophalen van de keuzes waardoor het venster sneller opent. Kleine wijzigingen Copyright venster We hebben links onderaan het venster een linkje toegevoegd met de tekst Over Flex Benefits. Als u op deze link klikt, dan opent het programma een klein venster met copyright-gegevens. Indienen van keuzes In sommige gevallen toont het programma een foutmelding, nadat een medewerker een keuze heeft ingediend. Vaak werd dan de volgende algemene melding getoond: "Er is een fout opgetreden tijden het indienen van uw keuze. Probeer het later nog eens." We hebben het tonen van de foutmeldingen aangepast.  Als de fout veroorzaakt werd door een fout in de inrichting in Flex Benefits, of in Youforce Docs, of in Self Service, dan wordt hiervoor nu een specifieke foutmelding getoond. Wet- en regelgeving Minimumloon Met ingang van 1 juli 2022 worden de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 20 juni de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. U kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. 

Nieuw Nieuw doel Uitruil reiskosten aanvragen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Met behulp van de bestaande doelen Reiskosten eenmalig en Reiskosten meermaals kunnen medewerkers een keuze indienen voor het uitruilen van hun fiscale ruimte reiskosten woon-werk voor één kalenderjaar. Aan het eind van het jaar worden de keuzes opgeschoond door de Wizard jaarovergang. In het nieuwe jaar moeten de medewerkers opnieuw hun keuze opgeven. Enkele klanten hebben gevraagd om de functionaliteit van deze doelen uit te breiden naar meerdere jaren, zodat de medewerkers één keer een keuze kunnen maken die voor meerdere jaren vaststaat. Hiervoor krijgt de medewerker het nieuwe doel Uitruil reiskosten aanvragen beschikbaar. Hoe Nieuw doel Uitruil reiskosten aanvragen Het standaard flexpakket is uitgebreid met het nieuwe doel (product) Uitruil reiskosten aanvragen. Het keuzevenster van het nieuwe doel bestaat uit een bondig aanvraagformulier. De medewerker moet aangeven dat hij wil starten met het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte reiskosten woon-werk. De medewerker hoeft geen doelbedrag op te geven en de medewerker hoeft geen bron te selecteren. Het nieuwe doel is een doorlopend product. Dit betekent dat een keuze voor dit doel niet door de Wizard jaarovergang wordt opgeschoond. De keuze blijft doorlopen totdat de medewerker er voor kiest de uitruil van de fiscale ruimte te stoppen. Opmerking: De eigenschap van het nieuwe doel, dat de medewerker geen bedrag opgeeft bij een bron, heeft enkele nadelen: Flex Benefits kan niet controleren of de bron toereikend is voor het uitruilen van de maximale fiscale ruimte - in tegenstelling tot de doelen Reiskosten eenmalig en Reiskosten meermaals. Als de bron niet toereikend is, zal Payroll Gemal alleen het beschikbare bedrag van de bron uitruilen. Flex Benefits kan het bedrag dat gebruikt wordt voor de uitruil niet blokkeren voor toepassing bij andere doelen. Product-items Het nieuwe doel bevat de volgende product-items: Ingangsmaand Keuze: starten of stoppen Teksten Het nieuwe doel bevat de teksten: Instemmingstekst: staat onder de keuzelijst Toelichtingstekst: wordt geopend als de medewerker op het vraagteken klikt Actie  Doel activeren Als je dit doel beschikbaar wilt stellen voor de medewerkers van je organisatie, moet je het doel activeren. Dat doe je zo: Login als beheerder in Flex Benefits Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Producten Selecteer op pagina 3 het product Uitruil reiskosten aanvragen Klik op de knop Basiskenmerken Activeer de vinkbox Product actief Klik op de knop Opslaan. Teksten aanpassen Je kunt eventueel de teksten aanpassen: Login als beheerder in Flex Benefits Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Flexpakket Help Voor het aanpassen van de instemmingstekst, selecteer help-id RKA Voor het aanpassen van de toelichtingstekst, selecteer help-id 73 Klik op de knop Helptekst Pas de tekst naar wens aan in de rechter tekst-editor Klik op de knop Opslaan. Workflow inrichten Als je organisatie gebruikt maakt van de workflowfunctionaliteit van HR Self Service voor het goedkeuringsproces, dan moet je de workflowkoppeling inrichten in Flex Benefits. Dat doe je zo: Login als beheerder in Flex Benefits Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling Selecteer het gewenste flexpakket Selecteer het product Uitruil reiskosten aanvragen Selecteer in de kolom Workflow naam de gewenste workflow van HRSS Klik op de knop Opslaan. Exportmutaties van doel Uitruil reiskosten aanvragen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Wat Voor het verwerken van keuzes voor doelen maakt de exportfunctie van Flex Benefits exportmutaties aan. De mutaties voor het bruto/netto uitruilen van salariscomponenten voor Payroll Gemal bestaan voor keuzes voor de meeste doelen uit 3 regels in het exportbestand: Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02949 met de Payroll Gemal uitvoercode voor het doel Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02952 met de Payroll Gemal uitvoercode voor de bron Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02954 met het uit te ruilen bedrag in euro's De exportmutaties voor het doel Uitruil reiskosten aanvragen kennen een uitzondering: Om Payroll Gemal de opdracht te geven om de maximale fiscale ruimte reiskosten woon-werk van de medewerker uit te ruilen, maakt de exportfunctie van Flex Benefits mutaties aan die bestaan uit 2 regels in het exportbestand: Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02949 met de Payroll Gemal uitvoercode voor het doel Een mutatie op HR Core Beaufort rubriek P02952 met de Payroll Gemal uitvoercode voor de bron Hoe Tabel Mutatieregels De tabel Mutatieregels is uitgebreid met mutatieregels voor het doel Uitruil reiskosten aanvragen: VERR_RKA_Brondoel_Jaarlijks - Bron/doel mutatie, een maal per jaar VERR_RKA_Brondoel_Maandelijks - Bron/doel mutatie, maandelijks vanaf ingangsdatum Actie Op het keuzevenster van het nieuwe doel kiest de medewerker geen bron.  Met behulp van de inrichting van het flexpakket kun je bepalen welke bron jouw organisatie gaat gebruiken voor het uitruilen van de fiscale ruimte reiskosten woon-werk.  Hiervoor moet je eerst één belangrijke keuze maken: Gaat de uitruil maandelijks - elke maand - plaatsvinden Of gaat de uitruil jaarlijks - één keer per jaar - plaatsvinden Inrichten product-item De keuze voor jaarlijks of maandelijks uitruilen moet je als volgt vastleggen bij het product-item: Login als beheerder in Flex Benefits Open het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Producten Selecteer het product Uitruil reiskosten aanvragen Klik op de knop Productitems Selecteer het item Keuze Klik op de knop Basiskenmerken Pas het kenmerk Code verwerking aan:  Voor het maandelijks uitruilen: selecteer Verwerken periodiek t/m laatste periode Voor het jaarlijks uitruilen in december: selecteer Verwerken periodiek (in periode 12) Klik op de knop Opslaan. Inrichten mutatieregels Afhankelijk van de keuze voor jaarlijks of maandelijks uitruilen, moet je één van beide mutatieregels (VERR_RKA_Brondoel_Jaarlijks of VERR_RKA_Brondoel_Maandelijks) activeren.  Daarnaast moet je controleren of de juiste Pyroll Gemal uitvoercodes zijn ingevuld. Als standaard hebben wij bij de uitvoercode van de bron 1006 (jaarlijks, eindejaarsuitkering) en 1001 (brutoloon maandelijks) ingevuld en bij de uitvoercode van het doel hebben we 1418 (reiskosten) ingevuld. Dit doe je zo: Login als beheerder in Flex Benefits Open het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking Selecteer het gewenste flexpakket Klik op de knop Mutatieregels Filter op de productnaam Uitruil reiskosten aanvragen Selecteer de van toepassing zijnde mutatieregel Klik op de knop Wijzigen Activeer de vinkbox Indicatie actief Controleer het kenmerk Uitvoercode bron en pas deze zo nodig aan Controleer het kenmerk Uitvoercode doel en pas deze zo nodig aan Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Geen gereserveerd budget beschikbaar bij het doel Fietsaccessoires (change 3088749)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Medewerkers van een organisatie hebben de beschikking over een persoonlijk budget. Dit budget wordt automatisch gereserveerd. Een medewerker van de organisatie opent het keuzevenster van het doel Fietsaccessoires. Op het venster van Stap 1 vult hij het doelbedrag in. Hij opent het venster van Stap 2 om hier de bron te selecteren. Bij de bron Gereserveerd budget staat het beschikbare bedrag op 0,00 euro, hoewel de medewerker bij andere doelen wel de beschikking heeft over de bron Gereserveerd budget. Oplossing Er zat een fout in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron Gereserveerd budget voor het doel Fietsaccessoires. Deze fout is opgelost. Medewerker heeft keuze gemaakt na zijn uitdienstdatum (change 3014197) Melding Een medewerker heeft een uitdienstdatum van 29-10-2021. Deze datum is vastgelegd in Flex Benefits op 23-09-2021. Op 21-10-2021 heeft deze medewerker een keuze kunnen indienen voor het doel Budget uitbetalen voor de maand november 2021. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing De medewerker had de keuze voor Budget uitbetalen voor de maand november al opgeslagen, voordat zijn uitdienstdatum is vastgelegd in Flex Benefits. Dus het opslaan werd terecht niet geblokkeerd. De medewerker heeft de opgeslagen keuze kunnen indienen, nadat zijn uitdienstdatum is vastgelegd. Dit is fout. Deze fout is verbeterd door middel van een extra controle op de uitdienstdatum tijdens het indienen van keuzes.    

Voor HR Core Beaufort/Payroll Gemal-klanten is er vanaf de 2022-04 release een nieuw doel voor het uitruilen van reiskosten beschikbaar. De twee bestaande doelen - eenmalig en meermaals - hebben een eigenschap gemeen: de wizard jaarovergang schoont ze aan het eind van het jaar op. Dit betekent dat medewerkers jaarlijks telkens weer een keuze voor het uitruilen van reiskosten moeten indienen. Met deze release introduceren we een doorlopend doel voor het uitruilen van reiskosten. Zo hoeven medewerkers niet jaarlijks opnieuw een keuze in te dienen voor het uitruilen van reiskosten. Hun keuze blijft tot nader order doorlopen, ook over de jaargrens heen. De medewerker bepaalt zelf wanneer de optie moet stoppen.

Mededelingen Geen Release 2022-01 Voor januari 2022 is er geen release geweest.  Wet- en regelgeving Minimumloon 2022 Met ingang van 1 januari 2022 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 17 december 2021 de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je kan de nieuwe bedragen terugvinden in het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Opgeloste meldingen Medewerker kon keuze maken voor de maand december met de bron Eindejaarsuitkering (change 3054914) Melding Bij een organisatie wordt de eindejaarsuitkering uitbetaald in de maand november. Medewerkers kunnen t/m de maand november keuzes maken voor verschillende doelen en daarbij de bron eindejaarsuitkering inzetten. Een aantal medewerkers heeft een keuze gemaakt voor de maand december en daarbij de bron eindejaarsuitkering ingezet. Dit zou niet mogelijk moeten zijn, omdat er in december geen uitbetaling van eindejaarsuitkering plaatsvindt. Oplossing De betreffende medewerkers hadden eerst een keuze gemaakt voor de maand november en daarbij de bron eindejaarsuitkering ingezet.  Deze keuzes zijn correct opgeslagen. Later is het de medewerkers gelukt om de keuze opnieuw te openen en op te slaan met de ingangsdatum 01-12-2021. Wij hebben een extra controle toegevoegd die tijdens het opslaan en indienen van keuzes controleert in welke maand de eindejaarsuitkering wordt uitbetaald. Vindt de uitbetaling plaats in november, dan zijn de keuzes voor de maand december niet toegestaan. Verkeerd maximum voor het doel Verlof verkopen (change 3051990) Melding Het aantal verlofuren dat een medewerker van een organisatie mag verkopen, hangt af van het deeltijdpercentage van de medewerker. Voltijdsmedewerkers mogen 72 uren kopen. Een medewerker heeft een deeltijdpercentage van 83,33%. Zij zou 83,33/100 * 72 = 60,00 uren mogen verkopen. In Flex Benefits staat in het keuzevenster dat zij 59,8 uren mag kopen. Dit is niet correct. Oplossing De berekening voor het maximum aantal te verkopen verlofuren is verbeterd. In alle onderliggende berekeningen wordt het resultaat nu afgerond op 2 decimalen. Dubbel euroteken keuzevenster voor Verlof kopen (change 3016139) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Verlof kopen. In het venster van stap 1 vult hij het aantal uren in dat hij wil kopen. Daarna gaat hij naar stap 2.  Hij ziet dat er bij de bron IKB-budget twee eurotekens staan voor het beschikbare bedrag. Oplossing De fout is opgelost. In de kolom Beschikbaar bedrag staat nu één euroteken. Afrondingsfout in keuze voor Fietsaccessoires (change 3004792) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Fietsaccessoires ter hoogte van 82,00 euro. Hij heeft hiervoor meerdere bronnen ingezet, waaronder de bron verlofuren. Als alle bronnen zijn verrekend in het salarissysteem, blijkt dat er in totaal voor een bedrag van 82,97 euro is verrekend. Dit is niet correct. Oplossing De medewerker heeft 3,34 verlofuren ingezet. Zijn uurloon is  24,24 euro. De waarde van de verlofuren bedraagt 80,96 euro. In de onderliggende berekeningen was het aantal verlofuren afgerond op 3,30 uren. Hierdoor was het mogelijk om naast de verlofuren meer brutosalaris in te zetten dan is toegestaan. De berekening van de waarde van de verlofuren is verbeterd. In alle onderliggende berekeningen wordt het resultaat nu afgerond op 2 decimalen. Foute berekening van de waarde in rubriek Nog nodig (change 2999400) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Generiek product 3. In het keuzevenster vult hij een bedrag in van 161,00 euro. Daarna klikt hij op het icoon Tekort aanvullen van de bron Verlofsoort 3.  Het programma berekent dat er 5,94 verlofuren nodig zijn voor de verrekening en dat er dan 1,11 euro overblijft. Het bedrag van 1,11 euro toont het programma in de rubriek Nog nodig. De berekening is niet correct. Het juiste bedrag voor rubriek Nog nodig is 0,03 euro. Oplossing De berekening van de waarde voor de rubriek Nog nodig in het keuzevenster voor het doel Generiek product 3 is verbeterd. Eerder toegevoegde bijlagen worden niet herkend (change 2921574) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten. De medewerker heeft bij stap 1 van het keuzevenster de declaraties ingevoerd. Hij heeft bij stap 2 van het keuzevenster de bron Benefit budget gekozen. Hij heeft bij stap 3 van het keuzevenster 3 bijlagen geüpload. Als hij daarna probeert de keuze in te dienen, geeft het programma de volgende foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Oplossing Er zat een fout in het controleren van de bestandsgrootte van de bijlagen. De maximum bestandsgrootte is 15 MB. Dit wordt gecontroleerd bij stap 3 van het keuzevenster.  Bij het indienen van de keuze, wordt de bestandsgrootte nog eens gecontroleerd. Hier stond het maximum op 10 MB. Dit is aangepast, zodat beide controles nu het maximum van 15 MB gebruiken. Medewerker kan minder verlofuren kopen dan verwacht (change 2896354) Melding Het aantal verlofuren dat een medewerker van een organisatie mag kopen, hangt af van het deeltijdpercentage van de medewerker. Voltijdsmedewerkers mogen 144 uren kopen. Een medewerker heeft een deeltijdpercentage van 61,11%. Zij zou 61,11/100 * 144 = 88,00 uren mogen kopen. In Flex Benefits staat in het keuzevenster dat zij 87,84 uren mag kopen. Dit is niet correct. Oplossing De berekening voor het maximum aantal te kopen verlofuren is verbeterd. In alle onderliggende berekeningen wordt het resultaat nu afgerond op 2 decimalen. Prognose budget 1 verkeerd geïmporteerd (change 2448373) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Deze melding geldt voor organisaties die op 1 januari starten met het gebruiken van Flex Benefits.  Voor organisaties die Flex Benefits al langer gebruiken, geldt dat de hoogte van de bron Budget 1 wordt geïmporteerd uit het 1917-bestand dat Payroll Gemal genereert na een salarisproductie. Bij nieuwe organisaties vindt de eerste salarisproductie voor januari meestal plaats in de 2e/3e week van januari. Dit zou betekenen dat de bron Budget 1 in de eerste weken van januari niet gebruikt kan worden. Hiervoor hebben we een oplossing in de vorm van prognoserubrieken. De consultant kan enkele rubrieken vullen in HR Core Beaufort met de budgetbedragen. Deze bedragen worden via het BINT-bestand geëxporteerd naar Flex Benefits. De prognose voor de bron Budget 1 moet in de Beaufort rubriek PB0026 worden opgeslagen en daarna worden geïmporteerd in de Flex Benefits rubriek RUBR_FAB_PrognoseNoRecPot1. Deze waarde wordt dan in de keuzevensters gebruikt als beschikbaar budget. We hebben ontdekt dat de importfunctie van Flex Benefits de waarde van de Beaufort rubriek PB0026 op een verkeerde Flex Benefits rubriek importeert, waardoor het prognosesysteem niet werkt. Oplossing De functie voor het importeren van Beaufort BINT-bestanden is verbeterd op het punt van het importeren van de budgetprognoses. Medewerker kan haar laatste 0,04 verlofuren niet verkopen (change 828469) Melding Het aantal verlofuren dat een medewerker van een organisatie mag verkopen, hangt af van de contractduur van de medewerker. Medewerkers die het hele jaar voor de organisatie werken mogen 72 uur verkopen. Een medewerker werkt 11 maanden voor de organisatie. Zij zou 315/365 * 72 = 62,14 uur mogen verkopen. In Flex Benefits staat in het keuzevenster dat ze 62,10 uur mag verkopen. De medewerker vindt dit niet correct. Oplossing De berekening voor het maximum aantal te verkopen verlofuren is verbeterd. Het maximum aantal wordt nu afgerond op 2 decimalen.  

Gewijzigd in versie 2 Het volgende onderwerp is verwijderd:  Geen gereserveerd budget beschikbaar bij het doel Fietsaccessoires (change 3088749)  Opgeloste meldingen Status van een keuze wordt niet op Goedgekeurd gezet (change 3032657)  Voor organisaties die gebruik maken van de workflow-functionaliteit van Self Service Melding Een medewerker heeft een keuze ingediend in Flex Benefits voor het doel Fiets. De workflow, die behoort bij deze keuze, wordt goedgekeurd in Self Service. De verwachting is dat de status van de keuze in Flex Benefits enige tijd na de goedkeuring op Goedgekeurd wordt gezet. Maar dit gebeurt niet.  Oplossing Flex Benefits heeft een functie die regelmatig contact maakt met Self Service en de lijst met goedgekeurde/afgekeurde workflows opvraagt. Deze functie werkt over het algemeen correct maar in enkele gevallen werkt het niet. De status van de keuze werd niet (nooit) op Goedgekeurd gezet. De functie voor het ophalen van de workflowstatus is verbeterd. Foutmelding bij inrichten van de workflowkoppeling (change 2919610)  Voor organisaties die gebruik maken van de workflow-functionaliteit van Self Service Melding Eén van onze consultants is bezig met het inrichten van de workflowkoppeling tussen Flex Benefits en Self Service. Ze heeft de benodigde workflows in Self Service aangemaakt. Dan opent ze in Flex Benefits het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Op het moment dat ze de lijst met alle workflow-namen van Self Service wil openen, toont Flex Benefits de foutmelding Er is een systeemfout opgetreden. Ze weet niet hoe ze dit op kan lossen. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt doordat er in Self Service twee workflows waren aangemaakt met dezelfde naam. Dit is geen gewenste situatie.  We hebben de foutmelding in Flex Benefits aangepast in Er bestaan 2 workflows met dezelfde naam in HR Self Service. Pas svp in HRSS de naam aan van de workflow: <workflow naam>. Beschikbare aantal verlofuren is te laag (change 2471979)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang gedraaid. Enige dagen later willen enkele medewerkers een keuze maken voor het doel Verlofuren verkopen. Zij controleren het beschikbare aantal verlofuren op het keuzevenster van het doel. Het aantal verlofuren is lager dan verwacht. Oplossing Het beschikbare aantal verlofuren wordt in Flex Benefits berekend volgens de formule:  verlofrecht min aantal opgenomen uren. Het aantal opgenomen verlofuren van het afgelopen jaar moet door de Wizard jaarovergang worden verwijderd. Dit was niet gebeurd, waardoor deze uren nog van het verlofrecht werden afgetrokken.  We hebben dit onderdeel van de Wizard jaarovergang verbeterd. Verkeerde waarden op het Budget overzicht nadat de Wizard jaarovergang is gedraaid (change 2450988)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een beheerder van een organisatie, waarvan de medewerkers over een IKB-budget beschikken dat maandelijks wordt gereserveerd, heeft de Wizard jaarovergang gedraaid. De volgende dag controleren enkele medewerkers hun IKB-budget op het tabblad Budget overzicht. De waarden die door Flex Benefits worden getoond, zijn te hoog. Oplossing Bij de organisatie zijn de drie IKB-budgetten samengevoegd op de bron Budget 3 in Flex Benefits. We verwachten daarom alleen een budgetprognosewaarde in de rubriek RUBR_FAB_PrognoseNoRecPot3.  Maar de wizard jaarovergang heeft ook waarden gekopieerd naar de rubrieken RUBR_FAB_PrognoseNoRecPot1 en RUBR_FAB_PrognoseNoRecPot2.  Dit is niet correct. We hebben de wizard jaarovergang op dit punt verbeterd.  

Gewijzigd en verbeterd Verbetering van de toegankelijkheid Waarom Volgens de overheid moeten websites op het internet toegankelijk zijn voor alle mensen, ook voor mensen met een beperking. Dit is vastgelegd in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. Visma volgt hiervoor de internationale regels van de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Eén van de regels betreft een richtlijn voor de grootte van knoppen en iconen. De knoppen en iconen moeten een minimale grootte hebben, zodat de medewerker ze makkelijk kan selecteren. Hoe Beheer-module De aanpassing van de beheer-module is uitgevoerd in release 2021-10. Medewerker-module In deze release hebben we de layout van de pagina's van de module voor de medewerker onderhanden genomen. De aanpassing zit in het gebruik van de knoppen: meer gemak door knoppen te vergroten of door het werkende gebied rondom de knop groter te maken. Medewerkers kunnen de knoppen makkelijker activeren. Voorbeelden Enkele voorbeelden van de aanpassingen in de medewerker-module. Keuzevenster Tabblad Uw Aanvragen Opgeloste meldingen Foutmelding na het invoeren van declaraties voor Parkeer-, veer- en tolkosten (change 2877209) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker voert een aantal declaraties in op het keuzevenster van het doel Parkeer-, veer- en tolkosten. Na elke declaratie berekent het programma het totaal van de kosten. Na het invoeren van een tiental declaraties, zet het programma het totaal van de kosten plotseling op 0,00 euro. Als de medewerker daarna probeert om een bijlage toe te voegen, toont het programma de foutmelding Het uploaden van bestand <bestandsnaam> is mislukt.  De medewerker kan de keuze niet afronden, opslaan en indienen. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een zogenaamde sessie time-out. De instellingen van de sessie time-outs van verschillende onderdelen van het programma liepen niet synchroon. Dit is opgelost. Medewerker gebruikt te veel persoonlijk budget (change 2570416) Melding Een medewerker heeft twee keuzes gemaakt:  Een keuze voor de maand november voor het uitbetalen van persoonlijk budget en een keuze voor de maand december voor het uitruilen van zijn fiscale ruimte reiskosten woon-werk met zijn persoonlijk budget. De medewerker heeft echter niet voldoende budget om beide keuzes te kunnen uitvoeren. Flex Benefits heeft deze combinatie toegestaan. Oplossing De medewerker heeft beide keuzes al in september gemaakt. Eerst de keuze voor het uitruilen van fiscale ruimte voor december en daarna de keuze voor het uitbetalen van persoonlijk budget in november. De keuze voor december was mogelijk, omdat de medewerker de keuze voor november toen nog niet gemaakt had. De keuze voor november is op zichzelf ook toegestaan en had - indien eerder gekozen dan december - de keuze voor december onmogelijk gemaakt. Flex Benefits had hiervoor moeten waarschuwen. De controles op het besteden van persoonlijk budget zijn verbeterd. Controle vindt nu ook plaats als de medewerker de keuzes in omgekeerde volgorde maakt. Uitdienstdatum is verkeerd opgeslagen (change 2544991) Melding Een medewerker opent het Budget overzicht.  Hij verwacht dat het Budget diagram zijn persoonlijk budget afbeeldt voor alle maanden van het jaar. Het diagram toont echter alleen een budget voor de maand januari. Bij de andere maanden wordt niets getoond. Oplossing De bedragen voor het persoonlijk budget van de medewerker zijn correct geïmporteerd uit het salarissysteem. Dit is niet de oorzaak van de fout. Er staat bij de medewerkergegevens van de medewerker namelijk een verkeerde uitdienstdatum. Deze uitdienstdatum is verkeerd opgeslagen door het programma.  De oplossing bestaat uit twee delen: De verkeerde uitdienstdatums van deze en andere medewerkers zijn verwijderd via een datafix. Het opslaan van de uitdienstdatum op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Keuzeprocesgegevens is verbeterd. Beheerder kan een flexpakket niet blokkeren (change 2438036) Melding Een beheerder probeert een flexpakket te blokkeren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Hij vinkt de vinkbox Indicatie geblokkeerd aan en klikt op de knop Opslaan.  Het programma toont dan een foutmelding met de tekst: "Het flexpakket_id is niet correct, speciale karakters zijn niet toegestaan". Het flexpakket_id van het geselecteerde flexpakket is "St.Bw.Alex". Oplossing In een eerdere release hebben we de karakters beperkt die zijn toegestaan in het flexpakket_id bij het aanmaken van nieuwe flexpakketten. Helaas had deze aanpassing ook invloed op het wijzigen van kenmerken van bestaande flexpakketten. Dit was niet correct. Deze fout is opgelost. Beheerder kan niet zoeken op achternaam (change 2255501) Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflowfunctionaliteit Melding Een beheerder wil een keuze van een medewerker goedkeuren. Hij opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes werknemer.  Op dit venster voert hij de achternaam van de medewerker in in het zoekveld. Hij klikt op de knop Zoeken. Het programma toont daarna geen resultaten. Oplossing Voor het zoeken op een deel van de achternaam van een medewerker op het venster Goedkeuren keuzes werknemer was het noodzakelijk om achter het deel van de achternaam een asteriks (*) in te typen. De zoekfunctie is verbeterd.  U kunt nu ook zoeken op een deel van de achternaam zonder een asteriks toe te voegen. Toevoegen van het euro-teken in de maximum-aanduiding (change 2079103) Melding Op het keuzevenster voor het doel Fiets staat op het venster van Stap 1 het invoerveld Bedrag fiets (Max: 749,00). Een beheerder wil deze schermtekst wijzigen in: "Bedrag fiets (Max: € 749,00)". Hij vindt geen mogelijkheid om de schermtekst te wijzigen. Oplossing Het eerste deel van de schermtekst Bedrag fiets kan de beheerder wijzigen op het venster Onderhouden productitems. Het tweede deel van de schermtekst (Max: € 749,00) kan de beheerder niet wijzigen. Dit deel wordt door het programma toegevoegd, waarbij de waarde wordt gelezen uit de tabel Flexpakket parameters. Het keuzevenster is aangepast. Het programma voegt nu automatisch het euro-teken toe aan de maximum-aanduiding als dit een bedrag in euro's betreft. Publishing Date : 10/22/2021

Gewijzigd en verbeterd  Verbetering van de toegankelijkheid  Waarom Volgens de overheid moeten websites op het internet toegankelijk zijn voor alle mensen, ook voor mensen met een beperking. Dit is vastgelegd in het Besluit digitale toegankelijkheid. Visma volgt hiervoor de internationale regels van de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Eén van de regels betreft een richtlijn over de grootte van knoppen en iconen. De knoppen en iconen moeten een minimale grootte hebben, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gekozen. Hoe Beheer-module In deze release hebben we de layout van de pagina's van de module voor de beheerder onderhanden genomen. Een aantal knoppen en iconen is vergroot. Medewerker-module De aanpassing van de medewerker-module volgt. Voorbeelden Enkele voorbeelden van de aanpassingen in de beheer-module. Pagina Onderhouden flexpakket parameters groter zoek-icon grotere navigatieknoppen grotere knoppen voor vervolg-acties als Wijzigen en Annuleren Pagina Keuzeprocesgegevens werknemer grotere iconen voor invoeren van datums grotere vinkboxen grotere knoppen voor vervolg-acties als Opslaan en Annuleren Opgeloste meldingen Foutmelding over wettelijk minimumloon verschijnt te vroeg (change 2281497)  Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Op het venster Stap 1 van het keuzevenster voor Fiets heeft hij het bedrag 1000 euro ingevuld. Hij opent het venster Stap 2 voor het invoeren van de bronnen. Direct na het openen van dit venster toont het programma de foutmelding: "De waarde in de rubriek Te verrekenen bedrag brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan." Oplossing De rubriek Te verrekenen bedrag heet in de nieuwe gebruikersinterface Nog nodig. De tekst van de foutmelding is aangepast. De foutmelding werd getoond omdat, nadat de medewerker de bronnen heeft ingevuld, het bedrag dat overblijft in de rubriek Nog nodig wordt verrekend met het brutoloon. Daarom wordt dit bedrag meegeteld in de controle op het wettelijk minimumloon. De plek waarop de foutmelding wordt getoond is aangepast. De foutmelding wordt nu getoond nadat de medewerker de bronnen heeft ingevuld. Medewerker kan een te grote keuze maken voor Budget uitbetalen (change 2296018)  Melding Een organisatie heeft het doel Budget uitbetalen geactiveerd voor de medewerkers. Een medewerker heeft het voor elkaar gekregen om een keuze in te dienen voor het uitbetalen van meer dan 1 mlljoen euro aan persoonlijk budget, terwijl het budget van de medewerker dit niet mag toestaan. Oplossing We hebben de melding kunnen reproduceren in de volgende situatie: de medewerker maakt een keuze voor Budget uitbetalen voor de maand x de salarisgegevens van de maand x zijn al geïmporteerd in Flex Benefits voor het doel Budget uitbetalen zijn minimaal twee bronnen geactiveerd In een bepaald scenario werkte de controle op de maximum inzet van bronnen niet correct. Deze fout is hersteld. Exportfunctie verwerkt keuzes voor stoppen levensloop niet (change 2698060) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Bij een organisatie hebben meerdere medewerkers een keuze gemaakt voor het stoppen van levensloopsparen. Deze keuzes zijn goedgekeurd en de beheerder heeft de export van keuzegegevens gedraaid. Bij sommige medewerkers heeft de exportfunctie de keuze voor levensloopsparen keurig op de status verwerkt gezet. Bij enkele andere medewerkers is de keuzestatus niet bijgewerkt; de status staat nog steeds op goedgekeurd. Oplossing Als een medewerker een keuze wil maken voor het stoppen van levensloopsparen, moet hij op het keuzevenster in Flex Benefits het maandelijkse spaarbedrag op 0 zetten. Het programma moet de waarde 0 opslaan in de database. Het opslaan van de waarde 0 is bij de groep medewerkers, waarbij de keuzestatus niet op verwerkt is gezet, niet goed gegaan. Deze fout is hersteld. Productoverzicht toont de melding No Data Available (change 2832680)  Melding De beheerder van een organisatie opent het venster Beheer > Overzichten en selecteert het overzicht Productoverzicht (aantallen keuzes). Hij selecteert een periode en klikt op de knop Tonen. Het programma toont daarna de melding No Data Available, hoewel er volgens de beheerder wel keuzes aanwezig zijn. Hetzelfde geldt voor het overzicht Productoverzicht (waarde in geld). Oplossing Het overzicht Productoverzicht (aantallen keuzes) zou een taartdiagram moeten tonen met daarin de aantallen van de keuzes die de medewerkers hebben gemaakt. Het overzicht Productoverzicht (waarde in geld) zou een taartdiagram moeten tonen met daarin de gesommeerde waarden van alle keuzes die de medewerkers hebben gemaakt. Voor beide productoverzichten geldt dat de keuzes worden meegeteld die voldoen aan de volgende voorwaarden: de keuze is ingediend tussen de geselecteerde begin- en einddatum de status van de keuze is goedgekeurd, urenverwerkt of verwerkt De productoverzichten zijn verbeterd. Publishing Date : 9/23/2021

Mededelingen Release 2021-07 Release 2021-07 stond gepland voor zaterdag 26 juni.  Die release is op dat moment niet uitgebracht omdat hij niet aan onze kwaliteitseisen voldeed. De inhoud van release 2021-07 is opgenomen in release 2021-08. Deze release notes bevatten dus ook de onderwerpen van release 2021-07. Gewijzigd en verbeterd Leesbaarheid van alleen-lezen velden Waarom Gebruikers gaven aan dat de bedragen in de alleen-lezen velden op de keuzevensters niet duidelijk leesbaar zijn.  Het programma gebruikt lichtgrijs en dat heeft weinig contrast met de witte achtergrond. Het verzoek is om de bedragen beter leesbaar te maken. Hoe Keuzevensters De alleen-lezen velden op de keuzevensters zijn als volgt verbeterd: De bedragen worden nu afgebeeld in donkergrijs in plaats lichtgrijs. Om het onderscheid tussen alleen-lezen velden en invoervelden te vergroten, is het rechthoekig kader verwijderd. Situatie vóór aanpassing Situatie ná aanpassing Jouw actie Geen actie nodig. Aanpassing van de controles bij de doelen ANW-hiaatverzekering en WIA-aanvullingsverzekering (change 2492644) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Medewerkers die een keuze willen maken voor één van de doelen ANW-hiaatverzekering of WIA-aanvullingsverzekering moeten bijlagen toevoegen aan de keuze.  Welke bijlagen dat zijn, hangt af van hoelang de medewerker indienst is.  Nieuwe medewerkers moeten andere bijlagen toevoegen dan bestaande medewerkers. Flex Benefits toont hiervoor een waarschuwingsmelding op de keuzevensters voor deze doelen. Hoe Op verzoek van de organisatie die deze doelen het meest gebruikt, hebben we de controles en de waarschuwingsmeldingen aangepast. Jouw actie Geen actie nodig. Opgeloste meldingen Keuze ontbreekt in Overzicht alle aanvragen (changes 1792584 en 2232657) Melding Een medewerker heeft in het vorige jaar een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Deze medewerker opent het tabblad Uw aanvragen.  De keuze voor uitruilen reiskosten staat niet in de lijst Overzicht alle aanvragen. Oplossing De organisatie, waarbij deze medewerker werkt, heeft meerdere flexpakketten ingericht. De medewerker is de afgelopen jaren meerdere keren overgezet van één flexpakket (W001) naar een ander flexpakket (W003) en weer terug. Deze wisselingen veroorzaakten de melding. Het Overzicht alle aanvragen is verbeterd.  Het toont nu alle ingediende keuzes, onafhankelijk van het huidige flexpakket van de medewerker en het flexpakket waarvoor de keuze is gemaakt. Foutmelding bij het doel Verlofuren kopen (changes 2007643 en 2177323)  Melding Een medewerker wil in juni een keuze maken voor het doel Verlofuren kopen. Na het openen van het keuzevenster toont Flex Benefits de volgende rode, blokkerende, foutmelding:  Bij het controleren van uw keuzes is geconstateerd dat er stoplichtmeldingen voorkomen. De medewerker kan niet verder en weet niet wat hij moet doen om dit op te lossen. Oplossing De medewerker heeft in januari een keuze gemaakt voor het doel Verlofuren kopen voor de maand oktober. Voor het berekenen van de kosten van de verlofuren heeft het programma het in januari bekende uurloon toegepast. Het uurloon van de medewerker is inmiddels verhoogd.  Als de medewerker in juni een nieuwe keuze wil maken voor het doel Verlofuren kopen, voert het programma een aantal controles uit en vindt dat de kosten van de verlofuren hoger zijn dan het bedrag dat de medewerker heeft ingezet bij de bron. We hebben het programma als volgt aangepast. Als een medewerker een nieuwe keuze maakt voor het doel Verlofuren kopen, en het programma vindt tijdens de controles dat de medewerker al een - goedgekeurde - keuze heeft gemaakt voor verlofuren kopen waarvan de kosten nu echter hoger zijn dan de ingezette bron, dan toont het programma een oranje waarschuwingsmelding. De melding heeft deze tekst: U heeft een keuze gemaakt voor het kopen van verlofuren waarbij een verouderd uurloon is gebruikt. Bij het verrekenen van deze keuze zal het salarisprogramma het actuele uurloon gebruiken. U hoeft geen actie te ondernemen. Deze oranje melding blokkeert het maken van de nieuwe keuze niet. Foutmelding bij het toevoegen van een bijlage (change 2269212) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie. Dit doel is door de beheerder zodanig ingericht, dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen bij zijn keuze. De medewerker heeft de gegevens op de vensters van Stap 1 en Stap 2 ingevuld.  Op het venster van Stap 3 probeert hij de bijlage te uploaden, maar daarop toont het programma de foutmelding: Het uploaden van bestand "vakbondscontributie.pdf" is mislukt. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt doordat deze medewerker vorig jaar ook al een bijlage met de bestandsnaam "vakbondscontributie.pdf"  heeft toegevoegd. We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd: We hebben de gegevens van bijlagen van vorige jaren verwijderd uit de tabel Bijlagen. We hebben het verwijderen van bijlagen toegevoegd aan de procedure van de Wizard jaarovergang. Als een medewerker in hetzelfde jaar een tweede bijlage met dezelfde bestandsnaam als de eerste probeert te uploaden, toont het programma de foutmelding:  U heeft voor een vorige keuze een bestand met dezelfde bestandsnaam toegevoegd. Svp de bestandsnaam wijzigen. De beheerder kan een bijlage niet openen (change 2400444) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker heeft een keuze ingediend voor het doel Vakbondscontributie. Voor dit doel is in de configuratie vastgelegd dat een bijlage verplicht is.  De medewerker heeft keurig een bestand met het bewijs van betaling van de vakbondscontributie geüpload en toegevoegd aan de keuze. De organisatie maakt gebruik van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits.  De beheerder opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes medewerker.  Hij selecteert de keuze voor vakbondscontributie van de medewerker. Hij klikt op de knop Bijlage openen om de bijlage te bekijken. Daarna gebeurt er niets. De bijlage wordt niet geopend. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage was "NU'91 lidmaatschap.pdf". Deze bestandsnaam bevat een apostrof. Het programma kon geen bestanden openen waarvan de bestandsnaam een apostrof bevatte.  Dit is verbeterd. Het totaal van Parkeer-, veer- en tolkosten wordt op 0,00 gezet (change 2721965) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker voert een aantal declaraties in voor het doel Parkeer-, Veer- en Tolkosten.  Na de eerste declaraties telt het programma de kosten keurig op en toont ze in het veld Totaal kosten.  Na de achtste declaratie telt het programma de kosten niet meer op en toont de waarde 0,00 in het veld Totaal kosten. De medewerker kan de keuze niet afronden en indienen. Dit gebeurt meerdere keren.  Een beperkt aantal declaraties gaat goed, bij een groter aantal gaat het plotseling fout. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Parkeer-, Veer- en Tolkosten is verbeterd. Foutmelding op pagina Onderhouden productteksten (change 2748413) Melding Een beheerder wil de productteksten aanpassen die worden ingevoegd in de overeenkomsten tijdens het genereren van de overeenkomsten. Hij opent de beheermodule en gaat naar het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product. Hij selecteert het flexpakket en klikt op Product. Na selectie van het gewenste product klikt hij op Tekst. Het programma moet dan de pagina met de productteksten openen.  Maar het programma toont de foutmelding: Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ')'. Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok". Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok". Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok. Oplossing Flex Benefits is al lange tijd onderdeel van ons portfolio. Wij moderniseren regelmatig de programmacode om de prestaties en de veiligheid op peil te houden. Hierbij is een fout gemaakt op de pagina Onderhouden Productteksten. Deze fout is hersteld. Niet-actieve bronnen worden getoond op de keuzevensters (change 2766699) Melding Op zaterdag 29 mei hebben wij release 2021-06 uitgebracht. In deze release zat een productfout. Op de keuzevensters voor de doelen werden actieve en niet-actieve velden getoond. Dit gold zowel voor de eenmalige doelen als voor de meermaals doelen.  Het gold voor het Stap 1 venster (doel-productitems) en het Stap 2 venster (bronnen). Het programma hoort alleen de actieve velden te tonen. In sommige gevallen konden medewerkers hierdoor bronnen selecteren die zij juist niet mogen gebruiken. Oplossing De productfout is opgelost via een extra release op woensdag 2 juni. Foutmelding bij het indienen van een keuze (change 2783348) Melding Vanaf 10 juni toonde Flex Benefits een foutmelding, nadat medewerkers een keuze hadden ingediend voor een doel.  De foutmelding was: "Er is een fout opgetreden tijdens het indienen van uw keuze. Probeer het later nog eens.". De functie Indienen keuzes bestaat uit deze onderdelen: Het uitvoeren van controles en het opslaan van gegevens in Flex Benefits Het genereren van een overeenkomst door Youforce Docs Het maken van een workflow in Self Service voor het goedkeuren van de keuze. In dit geval bleek de fout te zitten in de koppeling met Self Service. Oplossing 14 juni: De koppeling met Self Service is verbeterd.  Deze verbetering is uitgebracht via een extra release om 18:00 uur.  Na de installatie van deze release toont Flex Benefits de foutmelding niet meer als medewerkers een nieuwe keuze indienen. 15 juni: Alle keuzes, waarbij tussen 10 en 14 juni een foutmelding is gekomen, zijn opnieuw ingediend via een datafix om ca. 14:00 uur. Wijziging in de gegevensuitwisseling met HR Core & Payroll Business In de interface met HR Core & Payroll Business zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd, waardoor in- en uitdienst meldingen in de toekomst op het juiste moment ter verwerking worden aangeboden aan Flex Benefits. Wanneer er een medewerker in HR Core in de toekomst in dienst of uit dienst werd gemeld, dan kwamen deze in- en uitdienst meldingen niet op de dag van indienst of uitdienst door naar Flex Benefits, tenzij er een andere wijziging plaats had gevonden op de dag van indienst of uitdienst. Dit is opgelost in de augustus release. Jouw actie Geen actie nodig. Zie voor meer informatie ook de releasenotes van Payroll Business, paragrafen Toekomstmutatie uit dienst niet doorgegeven aan Flex Benefits (2769312) en Medewerkers geen toegang tot Flex Benefits (2768455). Wet- en regelgeving Minimumloon Met ingang van 1 juli 2021 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 22 juni de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Publishing Date : 7/23/2021

Nieuw  Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend Waarom We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend.  Het flexpakket bevat al het doel Budget uitbetalen meermaals.  Met behulp van dit doel kunnen medewerkers, die beschikken over een gereserveerd budget, een keuze maken voor het laten uitbetalen van een deel van het gereserveerd budget. De medewerkers kunnen elke maand opnieuw beslissen of zij voor de volgende maand een keuze willen maken voor uitbetalen van budget. Zij kunnen elke maand een ander bedrag kiezen.  De keuzes voor het doel Budget uitbetalen meermaals worden door Flex Benefits behandeld als eenmalige keuzes. Deze keuzes worden in het salarissysteem verwerkt tegen het bijzondere (belasting)tarief. Veel medewerkers willen elke maand opnieuw hetzelfde bedrag laten uitbetalen uit hun gereserveerde budget. Deze keuzes zouden dan door het salarissysteem verwerkt kunnen worden tegen het (lagere) tabeltarief. Dit werd nog niet ondersteund door Flex Benefits. Daarom hebben we nu het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend gebouwd. Als medewerkers dit doel gebruiken voor het maken van een keuze voor het uitbetalen van gereserveerd budget, dan maken zij deze keuze voor onbepaalde tijd (ook over de jaarwisseling heen). Flex Benefits zal dan in elke maand vanaf de ingangsdatum van de keuze een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem voor het uitbetalen van gereserveerd budget tegen het tabeltarief. Als de medewerker deze uitbetalingen wil stoppen, dan moet hij in Flex Benefits een nieuwe keuze indienen voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en daarbij opgeven dat hij wil stoppen en het uit te betalen bedrag op 0 zetten. Flex Benefits zal dan een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem met de waarde 0. Hoe Flexpakket Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel Budget uitbetalen doorlopend. Dit doel is standaard niet geactiveerd.  Aanpassingen Keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen doorlopend Nieuwe rubrieken Standaard helptekst Aanpassing van het budget overzicht Aanpassing van de aansturing van de bruto/netto prognoseberekening Configuratie van de exportmutaties Actie Voor het maken van keuzes Onderhouden product Je kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten. Onderhouden productitems Je kunt de gewenste bron(nen) activeren en de naam van de bron(nen) aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten. Onderhouden flexpakket help Je kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel Budget uitbetalen doorlopend is vastgelegd onder help-id "BUD" Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen. Workflow inrichten Als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en de gewenste bron(nen).  Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB. Als je gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar uw situatie. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow. Let op: als je de workflow niet inricht, dan zal het systeem met onderstaande foutmelding komen als de medewerker een keuze wil maken. Foutmelding Configureren van de exportmutaties Activeren van de exportmutaties en invullen van de salariscodes: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Mutatieregels. Filter op de productnaam. Selecteer de mutatieregel. Klik op de knop Wijzigen. Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken. Vul de juiste salariscodes in, zie de paragraaf hieronder per salarisprogramma. Klik op de knop Opslaan. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Controleer de Beaufort rubriekcodes in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze code niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De exportmutaties zijn geconfigureerd als "stam" mutaties. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Controleer het Payroll Business elementnummer in de kolom Rubriekcode standaard. Als dit elementnummer niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen elementnummers in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De uitbetaling is geconfigureerd op elementnummer 10513302. Dit elementnummer verzorgt een uitbetaling tegen tabeltarief. Gewijzigd en verbeterd Berekening fiscale ruimte voor uitruilen reiskosten woon-werk Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom  Voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk berekent Flex Benefits de prognose van de fiscale ruimte voor toekomstige maanden. De fiscale ruimte is onder andere afhankelijk van het aantal keren dat een medewerker reist van zijn huis naar zijn werklocatie. Tot nu toe berekende Flex Benefits dit aantal reizen op basis van het 14-dagen rooster in Beaufort. Voor sommige medewerkers is deze manier van berekenen niet correct. Dit geldt bijvoorbeeld voor medewerkers die standaard een aantal dagen per week thuiswerken. Flex Benefits is nu uitgebreid met de mogelijkheid de berekening van de prognose van de fiscale ruimte te baseren op de waarde van de rubriek Reisbewegingen in Beaufort. Hoe  Nieuwe rubriek We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de rubriek RUBR_Reisbewegingen. Importfunctie De functie voor het importeren van bestanden met medewerkergegevens van Beaufort (TI-bestanden) importeert de waarde van de Beaufort rubriek Reisbewegingen (P02508) in de Flex Benefits rubriek RUBR_Reisbewegingen. Berekeningen We hebben de berekening van de prognose van de fiscale ruimte voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk aangepast.  De waarde van rubriek RUBR_Reisbewegingen is opgenomen in de berekening. Flexpakket parameter We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit). Met deze parameter kun je bepalen of je de prognoseberekening wilt baseren op de rubriek RUBR_Reisbewegingen (nieuwe methode) of op het 14-dagen rooster (bestaande methode). Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = FALSE (uit), dan gebruikt het programma het 14-dagen rooster Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = TRUE (aan), dan gebruikt het programma de rubriek RUBR_Reisbewegingen Actie Als je wilt overstappen op het gebruiken van de rubriek RUBR_Reisbewegingen voor het berekenen van de prognose van de fiscale ruimte moet je 2 acties uitvoeren. Exporteer alle medewerkergegevens van alle medewerkers uit Beaufort naar Flex Benefits.  De rubriek RUBR_Reisbewegingen wordt dan gevuld met de juiste waarde. Zet de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken op TRUE (aan). Instructie Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Nordic Cool design Waarom Nordic Cool is de nieuwe designstandaard van Visma. Alle applicaties zullen op termijn volgens deze standaard worden ontwikkeld. We hebben het design van Flex Benefits aangepast aan een aantal van deze designvoorschriften. Hoe In deze eerste fase van de overgang naar Nordic Cool hebben we de volgende wijzigingen gerealiseerd: Andere kleuren. Ander lettertype. Andere iconen. Ook hebben we het uitklapmenu in de rechter bovenhoek verwijderd. Dit menu was overbodig en niet overeenkomstig de nieuwe standaard.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Medewerker kon een keuze maken na zijn uit-dienstdatum (change 1838481) Melding Bij een medewerker is een uit-dienstdatum vastgelegd van 29-11-2019. Toch kon de medewerker een keuze maken voor het doel Vakbondscontributie voor de maand december 2019. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing De medewerker had de keuze voor Vakbondscontributie al opgeslagen voordat zijn uit-dienstdatum in Flex Benefits geïmporteerd was. De medewerker heeft de keuze na de importdatum ingediend. Aanpassing: de controle op de uit-dienstdatum wordt nu niet alleen uitgevoerd tijdens het maken van de keuze, maar nog eens tijdens het indienen van de keuze. Salariscorrecties uit het 1917-bestand worden niet correct geïmporteerd (change 2020270) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Een beheerder van een organisatie probeert de gegevens op het Budget overzicht van een medewerker te verklaren en te verbeteren. Het lukt hem echter niet om het flexpakket zodanig in te richten, dat de bedragen op het Budget overzicht correct zijn. Oplossing Payroll Gemal levert de resultaten van de salarisproducties aan Flex Benefits door middel van het 1917-bestand.  Het 1917-bestand bestaat uit 2 delen: de salarisresultaten van de actuele salarisperiode correcties over voorgaande salarisperioden In het geval een organisatie meer dan één salarisproductie uitvoert voor dezelfde salarisperiode, en deze salarisproductie bevat bij sommige medewerkers correcties over voorgaande perioden, dan worden de correcties verkeerd verwerkt. Dit leidt tot verkeerde bedragen op het Budget overzicht. De functie voor het importeren van salarisgegevens uit het 1917-bestand is verbeterd op het onderdeel van het importeren van correcties over voorgaande salarisperioden. De verbetering is van toepassing op toekomstige import van 1917-bestanden. Verkeerde waarde in bruto/netto prognoseberekening voor december (change 2094570) Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het uitbetalen van zijn gereserveerde budget voor de maand december. De medewerker opent daarna de bruto/netto prognoseberekening voor de maand december. Het nettoloon bij de berekening inclusief de effecten van de keuze is lager dan de berekening zonder de effecten van de keuze. Dit is niet correct. Oplossing We hebben de volgende aanpassingen doorgevoerd: Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch gereserveerd wordt. Bij deze medewerkers wordt het saldo van het gereserveerde budget in december automatisch uitbetaald. De medewerkers hoeven daarom geen keuzes te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch uitbetaald wordt. Deze medewerkers hebben de mogelijkheid om keuzes te maken voor het doel Budget reserveren. Zij bouwen dan een gereserveerd budget op, dat ze later in het jaar kunnen besteden aan een ander doel. Voor deze medewerkers is het maken van een keuze voor het reserveren van budget in de maand december zinloos. Het keuzevenster van het doel Budget reserveren is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het reserveren van budget in de maand december. Oude keuze voor Bedrijfsfitness blokkeert deel van het budget (change 2109138) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van zijn persoonlijk budget in de maand juli. Hij opent het keuzevenster Budget uitbetalen voor juli. Flex Benefits toont bij de bron Budget 1 een beschikbaar bedrag van 663,45 euro. De medewerker verwacht een beschikbaar bedrag van 963,45 euro. Hij kan het verschil niet verklaren. Oplossing De medewerker had in juli 2019 een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness ter waarde van 300 euro en daarvoor de bron Budget 1 ingezet. Deze keuze is in 2019 uitgevoerd en mag in 2020 geen invloed meer hebben. De controles op het gebruik van de bronnen voor het doel Bedrijfsfitness zijn verbeterd. Keuzes voor vorig jaar hebben geen invloed meer op keuzes voor dit jaar, als dit niet van toepassing is. Foutmelding na toevoegen bijlage (change 2129078) Melding Een organisatie heeft het toevoegen van een bijlage verplicht gesteld bij het doel Fiets. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Hij vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en hij voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage bevatte een ampersand-teken (&).  Het programma kon deze bestandsnaam niet verwerken. Dit is nu verbeterd. Rolselectievenster niet in beeld bij de afdelingsmanager (change 2148688) Melding Een gebruiker heeft in Flex Benefits de rollen Afdelingsmanager en Medewerker. Als hij Flex Benefits opent vanuit het medewerkerportaal van Youforce, dan wordt de managermodule geopend. Hij kan de medewerkermodule niet openen. Hij kan dus geen keuzes maken voor zichzelf. Oplossing Als een gebruiker de rollen Afdelingsmanager en Medewerker heeft en hij opent Flex Benefits, dan moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen waarop de gebruiker kan kiezen welke rol hij wil gebruiken.  Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond.  Dit is verbeterd. Publishing Date : 8/27/2020

Mededelingen Jaarovergang Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2022 moet je de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruik je om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten. Let op: Het is belangrijk dat je de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de (definitieve) salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat je de salarisproductie van januari start). Volgorde van werken: De medewerkers maken keuzes voor december. Je blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt. De keuzes voor december worden goedgekeurd. Je exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits. Je start de Wizard jaarovergang. In de volgende nacht zal Flex Benefits de medewerkergegevens van het jaar 2021 opschonen. Wacht tot de volgende dag. Als je gebruik maakt van HR Core Beaufort en verlof aanbiedt als bron: exporteer dan alle medewerker- en verlofgegevens (van het verlofjaar 2022) uit HR Core Beaufort naar Flex Benefits. Daarna kun je Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2022. Gewijzigd en verbeterd Overzetten van fiscale ruimte reiskosten naar het volgende jaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Sommige organisaties hebben een regeling waarbij zij de fiscale ruimte, opgebouwd door het maken van reiskosten woon-werk in de maand december, kunnen overzetten naar het volgende kalenderjaar. Deze regeling komt bijvoorbeeld voor bij organisaties die de fiscale ruimte uitruilen met de bron Eindejaaruitkering en waarbij de eindejaarsuitkering wordt uitbetaald in de maand november. Om deze regeling te ondersteunen zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. Voor meer informatie over deze regeling, zie de Payroll Gemal handleiding, hoofdstuk Reiskosten, fiscale afhandeling, Paragraaf 4.8 Fiscale ruimte overhevelen Hoe Nieuw rubriek  Het standaard flexpakket is uitgebreid met de werknemerrubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar. Importfunctie  Payroll Gemal berekent de fiscale ruimte, die is overgezet naar het nieuwe kalenderjaar, tijdens de salarisproductie van januari. De fiscale ruimte wordt opgeslagen in de uitvoercode 02198 en geëxporteerd in het 1917-bestand. De functie van Flex Benefits voor het importeren van 1917-bestanden importeert de waarde van uitvoercode 02198 in de nieuwe rubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar. Keuzevenster Uitruilen reiskosten woon-werk  Het keuzevenster voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk is aangepast. De waarde van rubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar wordt opgeteld bij de beschikbare fiscale ruimte voor de gekozen maand. Actie Geen acties nodig. Overzetten van gereserveerd budget naar het volgende jaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Deze aanpassing is van toepassing voor organisaties die voor de medewerkers elke maand een persoonlijk budget berekenen en waarbij dit persoonlijk budget standaard wordt gereserveerd. De medewerkers kunnen aanvragen indienen voor het uitbetalen van het gereserveerde budget. Binnen dit Budget reserveren systeem zijn er aan het eind van het jaar twee mogelijkheden: Het saldo gereserveerd budget wordt standaard geheel uitbetaald aan de medewerkers. Het saldo gereserveerd budget wordt (gedeeltelijk) overgezet naar het volgende kalenderjaar. De functionaliteit voor het overzetten van het saldo gereserveerd budget werkte nog niet correct in Flex Benefits. Voor een betere ondersteuning zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar. Deze parameter staat standaard uit (op FALSE) en kan door de beheerder aangezet worden (op TRUE). Nieuwe rubriek Het standaard flexpakket is uitgebreid met de werknemerrubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar Wizard jaarovergang De Wizard jaarovergang is aangepast. De wizard kopieert de waarde van de rubriek RUBR_PersBudget_SaldoGereservMnd12 (Saldo gereserveerd budget voor de maand december) naar de nieuwe rubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar. Budget overzicht Het Budget overzicht voor de medewerker is aangepast. De waarde van rubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar wordt nu opgeteld bij het Saldo gereserveerd budget voor de maand januari. Actie Als het Saldo gereserveerd budget van de medewerkers van jouw organisatie, dat overbllijft na de salarisverwerking van december, wordt overgezet naar het volgende kalenderjaar, moet je de flexpakket parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar aanzetten (op TRUE). Dit doe je als volgt: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Negatief bedrag bij de bron Eindejaarsuitkering (change 2916361)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding  Een medewerker wil een keuze maken in Flex Benefits en daarvoor de bron Eindejaarsuitkering gebruiken. Hij opent Stap 2 van het keuzevenster. Bij de bron Eindejaarsuitkering staat als maximum waarde een negatief bedrag. Op zijn salarisstrook staat een positief bedrag bij de reservering Eindejaarsuitkering. Oplossing Bij de medewerker stond een bedrag in de rubriiek RUBR_Eindejaarsuitkering_Korting. De waarde van deze rubriek werd verkeerd afgetrokken van het beschikbare bedrag voor de eindejaarsuitkering. Dit is opgelost. Berekening maximum waarde voor het doel Bedrijfsfitness (change 2934016) Melding  Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Bedrijfsfitness. Hij voert een waarde in op het venster van Stap 1. Daarna toont Flex Benefits de foutmelding: "De som van uw eenmalige en maandelijkse kosten in het huidige kalenderjaar bedraagt meer dan het toegestane bedrag". De medewerker heeft echter in dit jaar nog geen andere keuze voor Bedrijfsfitness gemaakt. De foutmelding mag niet verschijnen. Oplossing De medewerker had in het najaar van het vorige jaar een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness. De waarde van deze keuze stond nog in de rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar. De Wizard jaarovergang is verbeterd. De rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar wordt leeggemaakt. Volgorde van aanvragen op tabblad Uw aanvragen (change 2968960) Melding Het tabblad Uw aanvragen van de medewerkermodule toont de lijst met aanvragen/keuzes die de medewerker heeft ingediend. De lijst wordt standaard gesorteerd op de indiendatum van de aanvraag, met de meest recente aanvraag bovenaan. Een medewerker heeft twee aanvragen met de status goedgekeurd.  Deze twee aanvragen staan terecht bovenaan het Overzicht alle aanvragen. De medewerker verwijdert één van beide aanvragen. Daarna wordt de pagina ververst en nu staat de overgebleven goedgekeurde aanvraag plotseling onderaan het Overzicht alle aanvragen. Oplossing Het bepalen van de volgorde van de aanvragen op het Overzicht alle aanvragen is verbeterd. Na het verwijderen van een aanvraag staan de meest recente aanvragen bovenaan de lijst. Controle op maximum bedrag voor de fietsverzekering (change 3003755) Melding Het maximum bedrag dat een medewerker mag invullen bij de fietsverzekering op het keuzevenster voor het doel Fiets wordt bepaald door de flexpakket parameter PARR_Fiets_MaxVerzekering. Een organisiatie heeft de parameter ingesteld op de waarde 0.  Toch heeft een medewerker een bedrag bij de fietsverzekering ingevuld en hij heeft de keuze voor Fiets ook op kunnen slaan. Dit zou niet mogen gebeuren. Oplossing Flex Benefits toonde wel een waarschuwing dat de medewerker een te groot bedrag heeft ingevuld bij de fietsverzekering, maar de knop Doorgaan naar verrekenen werd niet ontoegankelijk gemaakt. Dit is verbeterd. De knop Doorgaan naar verrekenen wordt in deze situatie ontoegankelijk. Medewerker kan geen keuze maken voor uitbetalen van budget in december (change 3021908) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Deze aanpassing is van toepassing voor organisaties die voor de medewerkers elke maand een persoonlijk budget berekenen en waarbij dit persoonlijk budget standaard wordt gereserveerd.  Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Hij probeert een keuze te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december, maar december staat niet in de lijst met maanden op het venster van Stap 1. Oplossing Bij veel organisaties die gebruik maken van het Budget reserveren systeem wordt het Saldo gereserveerd budget in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerkers door het salarissysteem.  De medewerker hoeft dan geen keuze te maken voor het uitbetalen van budget. Daarom hebben we enige tijd geleden de maand december verwijderd uit de keuzelijst van maanden op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen. Bij sommige organisaties wordt het saldo gereserveerd budget in december niet automatsch uitbetaald aan de medewerkers. Deze medewerkers moeten op het keuzevenster van doel Budget uitbetalen wel een keuze voor december kunnen maken. Het keuzevenster is hiervoor aangepast. Publishing Date : 11/19/2021

Opgeloste meldingen Bij veel medewerkers ontbreken de budgetgegevens in januari 2021 (change 2447808) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang van Flex Benefits gedraaid op 17 december 2020. Na enkele dagen opent hij Flex Benefits voor het keuzejaar 2021. Bij veel medewerkers ontbreken de prognoses voor de budgetten voor januari 2021. Oplossing De budgetgegevens worden elke maand geïmporteerd uit het 1917 bestand van Payroll Gemal en opgeslagen in de budgetrubrieken in Flex Benefits.  De Wizard jaarovergang maakt de budgetrubrieken weer leeg, zodat deze gereed zijn voor het volgende kalenderjaar. Om te voorkomen dat er geen budgetgegevens zijn in de weken vóórdat het eerste 1917 bestand van januari van het nieuwe jaar is geïmporteerd, kopieert de Wizard jaarovergang de budgetwaarden van december naar de budget-prognose-rubrieken. In deze kopieerfunctie zat een fout waardoor bij sommige medewerkers de budgetprognoses ontbraken.  Deze fout is opgelost. Medewerker kan meer IKB-budget inzetten dan beschikbaar (change 2832187) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Fiets en daarvoor de bron IKB-budget ingevuld. Hoewel zijn beschikbare budget in de betreffende maand circa 1300 euro is, is het de medewerker gelukt om bij de bron IKB-budget 2000 euro in te vullen en deze keuze met succes op te slaan én in te dienen. Dat zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing We hebben deze melding kunnen reproduceren door op het keuzevenster voor het doel Fiets de gegevens in een bepaalde volgorde in te voeren, via Stap1 naar Stap 2, terug naar Stap 1 en dan weer naar Stap 2. Deze fout in het keuzevenster is opgelost. Publishing Date : 8/20/2021

Gewijzigd en verbeterd Berekening van de maximumwaarde van de bron Verlofsoort 1 Waarom Het maximum aantal verlofuren van de bron Verlofsoort 1 dat een medewerker per jaar mag verkopen/inzetten wordt bepaald door de flexpakket parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr en door het aantal verlofuren van de medewerker op zijn verlofkaart. Als een medewerker meer verlofuren heeft dan de waarde van de parameter, geldt de waarde van de parameter als maximumwaarde van de bron Verlofsoort 1. Bij alle medewerkers gold hierbij dat de waarde van de parameter werd vermenigvuldigd met het deeltijdpercentage van de medewerker. Deze afhankelijkheid was niet uit te zetten. Enkele klanten hebben gevraagd om deze afhankelijkheid uit te kunnen zetten.  Dit is nu gebouwd. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het flexpakket is uitgebreid met de nieuwe parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP. De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Berekening maximumwaarde Als parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP = TRUE, is het maximum van de bron Verlofsoort 1 de kleinste waarde van  het verlofsaldo van de medewerker van de verlofsoort die is geconfigureerd als Verlofsoort 1 de waarde van parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr vermenigvuldigd met de waarde van rubriek RUBR_PercentageDeelbetrekking gedeeld door 100. Als parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP = FALSE, is het maximum van de bron Verlofsoort 1 is de kleinste waarde van  het verlofsaldo van de medewerker van de verlofsoort die is geconfigureerd als Verlofsoort 1 de waarde van parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr  Actie De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Je kunt de parameterwaarde aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Opgeloste meldingen  Keuze voor inactief doel wordt niet getoond op het tabblad Uw aanvragen (change 795324) Melding Een medewerker heeft eerder in het jaar een keuze gemaakt voor het doel Scholing. Op een later tijdstip heeft de beheerder het doel Scholing gedeactiveerd. Als de medewerker daarna het tabblad Uw aanvragen opent, wordt de keuze voor Scholing niet getoond in de lijst. Oplossing De lijst met aanvragen op het tabblad Uw aanvragen is aangepast. Aanvragen voor doelen, die door de beheerder zijn gedeactiveerd, worden nu ook getoond. Het lijstje met aanvragen op de kaart Recente aanvragen op het tabblad Dashboard is aangepast. Aanvragen voor doelen, die door de beheerder zijn gedeactiveerd, worden nu ook getoond. Bruto/netto prognoseberekening: verkeerde inhouding bijzonder tarief (change 2217574) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor de maand december en hiervoor de bron Persoonlijk budget ingezet. Het betreft een bedrag van 2283,76 euro. De medewerker opent de proforma bruto/netto prognoseberekening. Hij ziet de volgende posten staan: een uitbetaling van gereserveerd budget, verrekend tegen het bijzonder belastingtarief, van 5455,45 euro een inhouding van brutoloon, verrekend tegen het bijzonder belastingtarief, van 6043,40 euro een netto uitbetaling van 2283,76 euro. Samen resulteert dit in een negatief effect op het netto salaris van de medewerker in de berekening Netto salaris inclusief effecten keuzes, vergeleken met de berekening Netto salaris zonder effecten keuzes.  Dit is niet correct. Oplossing De inhouding van 6043,40 euro is fout.  Dit had een bedrag van 2283,76 euro moeten zijn. De berekeningen die aan de basis liggen van de bruto/netto prognoseberekening zijn verbeterd op dit onderdeel. Medewerker kon een keuze maken voor Budget uitbetalen in december (change 2374444)  Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Voor organisaties die het Budget reserveren systeem toepassen, hebben we in release 2020-09 van Flex Benefits een aanpassing doorgevoerd. Deze aanpassing blokkeert het maken van keuzes voor het doel Budget uitbetalen in de maand december, omdat het gereserveerde budget in december automatisch door het salarissysteem wordt uitbetaald. Ondanks deze aanpassing hebben sommige medewerkers toch een keuze kunnen maken voor het uitbetalen van budget in de maand december 2020. Oplossing De aanpassing in release 2020-09 betrof het verwijderen van de maand december uit de keuzelijst van maanden in het venster van het doel Budget uitbetalen. Dit blokkeerde het maken van een keuze voor december tot in de maand november. Echter, nadat de maand december de actuele keuzemaand is geworden - bij de meeste organisaties rond 10 november -, kon de medewerker het keuzevenster voor Budget uitbetalen wel openen. Er werd dan geen maand getoond in de keuzelijst van maanden.  Als de medewerker dit simpelweg negeerde, kon hij toch een keuze opslaan en indienen voor december. We hebben het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen uitgebreid met een extra roodstoplicht-melding om deze situatie te voorkomen. Foutmelding op keuzevenster voor het doel Verkopen verlofuren (change 2620626) Melding Een medewerker mag 72 verlofuren verkopen per jaar. Hij heeft in eerdere keuzes al 64,8 verlofuren verkocht. Hij wil een keuze maken voor het verkopen van de overgebleven 7,2 verlofuren in de maand december. Maar als hij de gegevens op het keuzevenster invoert, toont het programma de foutmelding "maximum waarde: 7,20". De medewerker kan niet al zijn verlofuren verkopen. Oplossing De melding werd veroorzaakt door een afrondingsfout in het programma, Deze fout is hersteld. Foutmelding op venster Onderhouden Flexpakket Help (change 2677582)  Melding Een beheerder wil de helpteksten van de medewerkermodule aanpassen. Hij opent de beheermodule en gaat naar het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Help. Hij selecteert zijn flexpakket en klikt op de knop Flexpakket Help. Het programma opent de pagina met de eerste 20 helpitems. De beheerder probeert naar de volgende pagina te navigeren. Het programma toont de foutmelding: Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ')'. Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Oplossing Flex Benefits is al lange tijd onderdeel van ons portfolio. Wij moderniseren regelmatig de programmacode om de prestaties en de veiligheid op peil te houden. Hierbij is een fout gemaakt op de pagina Onderhouden Flexpakket Help.  Deze fout is hersteld. Publishing Date : 5/21/2021

Gewijzigd en verbeterd Extra waarschuwingsmelding bij het overschrijven van een keuze (change 2384118) Waarom  Een medewerker kan voor de meermaals doelen keuzes indienen voor toekomstige maanden.  Na goedkeuring van deze keuzes in de workflow krijgen ze de status Goedgekeurd.  Ze blijven staan totdat de betreffende maand is aangebroken en de beheerder de goedgekeurde keuzes gaat exporteren naar het HR- en salarissysteem. De medewerker kan eventueel goedgekeurde keuzes op een later tijdstip wijzigen. Direct na opslaan van de wijziging is de status Goedgekeurd verdwenen. De wijziging van de keuze moet echter opnieuw worden goedgekeurd. Als de medewerker de gewijzigde keuze niet opnieuw indient, of als deze keuze in de workflow niet opnieuw wordt goedgekeurd, wordt de keuze niet geëxporteerd naar het HR- en salarissysteem. Deze werking wordt niet altijd begrepen en de medewerker is dan verrast dat de gewijzigde keuze niet is verwerkt in het HR- en salarissysteem. Om deze situatie te voorkomen hebben we een extra waarschuwingsmelding toegevoegd aan het programma. Hoe Keuzevensters voor meermaals doelen Als een medewerker een goedgekeurde keuze wijzigt en probeert op te slaan of in te dienen, toont het programma de waarschuwing. De medewerker krijgt de vraag of hij zeker weet dat hij de bestaande keuze wil overschrijven. Hij kan hier Ja of Nee kiezen. Actie Geen Opgeloste meldingen Medewerker kan een keuze twee keer indienen (change 1017882) Melding Enkele beheerders hebben gemeld dat hun medewerkers een keuze voor een doel twee keer na elkaar hebben ingediend.  Er zijn dan twee overeenkomsten aangemaakt en er zijn ook twee workflows aangemaakt in Self Service. Dit is verwarrend en niet correct. Oplossing Als een medewerker op de knop Indienen klikte, leek het er soms op dat er na het klikken niets gebeurde.  Dit kon bijvoorbeeld voorkomen als de computer, de netwerkverbinding of de webserver op dat moment even traag was. De medewerker kon dan nog eens op de knop Indienen klikken. Het keuzevenster is verbeterd. De medewerker kan niet meer twee keer op de knop Indienen klikken. Melding Ongeldig product bij het indienen van een keuze voor Reiskosten meermaals (change 2237644) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor één maand. Hij selecteert daarna op het venster Stap 2 voor meerdere andere maanden. Vervolgens klikt hij op de knop Indienen.  Het programma toont de foutmelding Ongeldig product. Oplossing De melding kwam alleen voor als de medewerker probeerde om de keuze voor meerdere maanden tegelijk in te dienen. De procedure voor het indienen van keuzes is verbeterd op dit punt. Als de medewerker onvoldoende fiscale ruimte heeft voor het maken van alle geselecteerde keuzes, toont het programma een duidelijke foutmelding. Melding Ongeldig product bij het indienen van een keuze voor Budget uitbetalen (change 2479847) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Budget uitbetalen voor één maand. Hij selecteert daarna op het venster Stap 2 voor meerdere andere maanden. Vervolgens klikt hij op de knop Indienen. Het programma toont de foutmelding Ongeldig product. Oplossing De melding kwam alleen voor als de medewerker probeerde om de keuze voor meerdere maanden tegelijk in te dienen. De procedure voor het indienen van keuzes is verbeterd op dit punt. Als de medewerker onvoldoende persoonlijk budget heeft voor het maken van alle geselecteerde keuzes, toont het programma een duidelijke foutmelding. Budget overzicht: verkeerde waarde in kolom Saldo (change 2397249) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Bij een medewerker staat er op het Budget overzicht in de kolom Saldo een negatief bedrag. Dit is niet correct. Het saldo gereserveerd budget is niet negatief. Oplossing Het Saldo gereserveerd budget werd niet juist berekend in Flex Benefits. De berekening is verbeterd. Budget overzicht: eenmalige budgetcomponenten worden niet getoond (change 2482058) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en (gedeeltelijk) uitbetaald in december. Sommige medewerkers hebben naast hun vaste budget ook recht op een eenmalig budget in een bepaalde maand. Respectievelijk, het op vaste salariscomponenten gebaseerde persoonlijk budget en het op eenmalige salariscomponenten gebaseerde eenmalig budget.  Bij de medewerkers met een eenmalig budget wordt het eenmalige deel voor de huidige maand niet getoond in de kolom Saldo van het Budget overzicht. In de kolom Saldo staat alleen het vaste budget. Oplossing De berekeningen van de bedragen in de kolom Saldo zijn aangepast voor medewerkers die recht hebben op eenmalige budgetcomponenten. Budget overzicht: geen prognose voor toekomstige maanden (change 2599976) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker opent het Budget overzicht. Hij ziet wel een persoonlijk budget voor de verleden maand én de lopende maand, maar hij ziet geen budget voor de toekomstige maanden. Oplossing Het vaste budget, gebruikt voor de berekening van de prognose, bedraagt voor deze medewerker meer dan 1.000,00 euro.  De duizendtallen-punt werd niet correct verwerkt door het programma.  De berekening van de prognose is verbeterd op dit punt. Fout jaartal op keuzevenster voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers (change 2515666) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers voor de maand februari 2021. De medewerker voert een aantal declaraties in voor de maand februari 2021.  Flex Benefits toont daarna op het overzicht van alle declaraties declaraties voor de maand februari 2019.  De medewerker is verward door de verkeerde jaaraanduiding. Oplossing De jaaraanduiding op het overzicht van alle ingevoerde declaraties is verbeterd. Publishing Date : 4/23/2021

Nieuw Nieuw doel Lease-fiets aanvragen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Enkele organisaties in de zakelijke markt hebben behoefte aan een doel waarmee hun medewerkers een lease-fiets kunnen aanvragen. Deze organisaties krijgen een nieuw doel ter beschikking. Hoe Nieuw doel Lease-fiets aanvragen Het standaard flexpakket is uitgebreid met het product/doel Lease-fiets aanvragen.  Het keuzeformulier bestaat uit een inleidende tekst met voorwaarden en een vinkbox waarmee de medewerker aangeeft dat hij een lease-fiets wil aanvragen. Na het indienen van de aanvraag voor een Lease-fiets door de medewerker, blijft het doel een aantal maanden geblokkeerd.  Dit aantal maanden wordt bepaald door de waarde van de flexpakket parameter PARR_Leasefiets_AantalMaandenBlokkeren. Deze parameter staat standaard op 36 maanden. Bronnen Het nieuwe doel bevat geen bronnen voor het uitruilen van bedragen. Exportmutaties Het nieuwe doel bevat geen inrichting voor het genereren van exportmutaties voor Payroll Business. Jouw actie Als je het nieuwe doel Lease-fiets aanvragen wilt aanbieden aan de medewerkers van je organisatie, moet je het product activeren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product. Gewijzigd en verbeterd Doel Uitruilen reiskosten woon-werk - uitzetten berekening prognose Waarom Het maximumbedrag voor de keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk wordt bepaald door de resterende fiscale ruimte van de medewerker. De resterende fiscale ruimte is het verschil tussen de maximale netto reiskostenvergoeding, die volgens de belastingdienst door de werkgever mag worden betaald aan de medewerker en de werkelijke netto reiskostenvergoeding die de medewerker ontvangt. In 2021 mag de werkgever alleen een netto reiskostenvergoeding betalen over de werkelijk gereden kilometers voor woon-werkverkeer en mag de medewerker ook alleen over de werkelijk gereden kilometers een uitruil aanvragen. In Flex Benefits bestaat de resterende fiscale ruimte uit twee delen: De fiscale ruimte die de medewerker heeft opgebouwd in de verlopen maanden in het jaar 2021. Flex Benefits importeert deze fiscale ruimte uit het salarissysteem. Een prognose van de fiscale ruimte die de medewerker gaat opbouwen in toekomstige maanden. Flex Benefits berekent deze prognose op basis van enkele medewerkergegevens. In de jaren voor 2020 reisden de meeste medewerkers volgens een vast reispatroon naar hun werklokatie. Sinds de corona-maatregelen is dit niet meer van toepassing. Veel medewerkers reizen niet meer naar hun werk, of reizen onregelmatig. Als het aantal reisdagen per maand niet constant is, kan Flex Benefits geen betrouwbare prognose berekenen van de fiscale ruimte. We raden in deze gevallen aan om de prognoseberekening uit te zetten. We hebben een parameter gemaakt voor het uitzetten van de prognoseberekening. Hoe Flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter: PARR_Reiskosten_PrognoseToepassen Als deze parameter de waarde TRUE (aan) heeft, berekent Flex Benefits de prognose van de fiscale ruimte, zoals dat in het verleden gebeurde. Als deze parameter de waarde FALSE (uit) heeft, berekent Flex Benefits geen prognose van de fiscale ruimte voor toekomstige maanden. Het maximumbedrag voor de keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk bestaat dan alleen uit de fiscale ruimte die de medewerker heeft opgebouwd in de verlopen maanden. Jouw actie De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Je kunt de parameterwaarde aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen op het Budgetoverzicht (change 2400512) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding  Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget (IKB) berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie controleert de bedragen op het Budgetoverzicht. Het bedrag in de kolom Saldo voor de huidige maand is niet correct.  Oplossing De berekeningen voor de bedragen op het Budgetoverzicht zijn verbeterd.

Gewijzigd en verbeterd Doel Verlof kopen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Voor organisaties die HR Core Business gebruiken, was er in Flex Benefits één doel beschikbaar waarmee medewerkers meerdere keren per jaar kunnen kiezen voor het kopen van verlofuren. Sommige organisaties hebben de behoefte aan twee verschillende doelen, waarbij verschillende bronnen kunnen worden geactiveerd. Voor deze organisaties is een tweede doel geconfigureerd in het flexpakket. Hoe Configuratie flexpakket Het standaard flexpakket bevatte twee producten/doelen voor het kopen van verlofuren: Extra Tijd eenmalig (product_id PRDR_EXG) Extra Tijd meermaals (product_id PRDR_ETM) We hebben nu een doel toegevoegd en geschikt gemaakt voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business: Verlof kopen meermaals (product_id PRDR_FVK) Voor dit doel is één bron geschikt voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business: Brutoloon maandelijks Voor de configuratie van de keuzevensters voor dit doel zijn twee flexpakket parameters van toepassing: PARR_FABverlof_MaxUren - voor het instellen van het maximum aantal te kopen verlofuren per jaar. PARR_FAB_CodeUurloon - voor het instellen van het uurloon, waarmee de kosten van de uren worden berekend. Voor de configuratie van de export van keuzes voor dit doel hebben we het flexpakket uitgebreid met twee nieuwe flexpakket parameters: PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode - voor het instellen van de code van de verlofsoort, waarvoor Flex Benefits verlofrechtmutaties zal aanmaken voor HR Core Business. PARR_FabVerlof_Vervaltermijn - voor het instellen van de vervaltermijn van de gekochte verlofuren. Jouw actie Als je het doel Verlof kopen meermaals wilt aanbieden aan jouw medewerkers, moet je de volgende acties ondernemen: Het doel/product activeren Je kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken. Noot: Het doel kan in jouw flexpakket de naam FAB-verlof kopen hebben. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten. De bron/productitem Brutoloon maandelijks activeren Je kunt de bron activeren en de naam van de bron aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten. De flexpakket parameters configureren Je kunt de waarden van de flexpakket parameters aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Flexpakket parameters instellen. De exportmutaties configureren Je kunt de exportmutaties configureren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking > knop Mutatieregels. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Verwerking inrichten. De helptekst aanpassen Je kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel Verlof kopen is vastgelegd onder help-id 45. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen. De workflow inrichten Als je gebruik maakt van Self Service voor het goedkeuren van keuzes, moet je in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel Verlof kopen en de bron Brutoloon maandelijks. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB. Als je gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, moet je de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar jouw situatie. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow. Opgeloste meldingen Medewerkermodule wordt niet geopend in Internet Explorer (change 2548888) Melding Een medewerker probeert Flex Benefits te openen in de browser Internet Explorer. Hij logt in in het medewerkerportaal van Youforce. Hij klikt op de tegel Flex Benefits. Er verschijnt een blauw scherm met de melding Bezig met ophalen van gegevens. Deze melding blijft lange tijd staan, het programma wordt niet geopend. Oplossing Wij passen Flex Benefits continue aan om te voldoen aan de nieuwste veiligheidseisen. Eén van de aanpassingen die we hebben doorgevoerd in release 2021-02 werd niet ondersteund door de browser Internet Explorer, die nog is gebaseerd op verouderde techniek. We hebben de procedure voor het openen van Flex Benefits verbeterd. Deze aanpassing is uitgebracht in een tussenrelease op 10 februari 2021. De knop Doorgaan naar verrekenen komt niet beschikbaar (change 2568291)  Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Vakbondscontributie. Hij vult het bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster. Dan wil hij naar Stap 2 gaan, maar de knop Doorgaan naar verrekenen blijft grijs, de knop komt niet beschikbaar. Deze melding is gemeld door verschillende medewerkers, bij verschillende doelen en bij verschillende browsers. Oplossing Wij passen Flex Benefits continue aan om te voldoen aan de nieuwste veiligheidseisen. Eén van de aanpassingen die we hebben doorgevoerd in release 2021-02 blokkeerde de juiste werking van het keuzevenster bij sommige gebruikers in verschillende browsers, terwijl andere gebruikers gewoon keuzes konden maken. Wij hebben de werking van de keuzevensters verbeterd. Deze aanpassing is uitgebracht in een tussenrelease op 10 februari 2021. Publishing Date : 2/19/2021

Mededelingen Geannuleerde release 2020-12 opgenomen in 2021-02 Release 2020-12 is geannuleerd omdat we onze functionele en niet-functionele testen niet binnen de gestelde termijn konden afronden. We hebben nu de onderdelen - gepland voor release 2020-12 - toegevoegd aan release 2021-02. Release 2021-01 Er was geen januari (2021-01) release. Nieuw Meerdere Youforce Docs templates voor één doel configureren Waarom Als een medewerker een keuze indient voor een doel in Flex Benefits, stuurt Flex Benefits een opdracht naar Youforce Docs voor het genereren van een overeenkomst. Youforce Docs genereert de overeenkomst door het samenvoegen (mergen) van een template met de door Flex Benefits aangeleverde gegevens. Tot nu toe was er in Flex Benefits één template vastgelegd die Youforce gebruikte. Verschillende organisaties willen de mogelijkheid meerdere templates aan te sturen vanuit Flex Benefits. Dit vooral voor shared service centers die de administratie voor verschillende organisaties uitvoeren onder hetzelfde Youforce klantnummer. Zij willen in de templates de verschillende klantlogo's en klantnamen opnemen. Hoe Youforce Docs Templatebeheer De module Templatebeheer maakt onderscheid in de niveaus: Mergefuncties Templates Mergefuncties Er zijn meerdere mergefuncties voor Flex Benefits: Standaard Mergefunctie - voor alle doelen die hieronder niet worden genoemd Mergefunctie voor leaseauto - voor het doel Aanvragen leaseauto Mergefunctie voor uitruilproducten - voor de doelen Uitruilen van Zakelijke kilometers, Uitruilen van OV- en taxikosten, Uitruilen van Parkeer, veer en tolkosten Mergefunctie voor verklaringen - voor het doel OV-jaarkaart aanvragen Flex Benefits ondersteunt alleen deze mergefuncties. Het is niet mogelijk een andere mergefunctie aan te sturen. Templates Binnen elke mergefunctie is één template als Standaard geconfigureerd. Deze template wordt door Youforce Docs als standaard gebruikt. Je kunt nu ook een specifieke template aanmaken mét het gewenste logo en de werkgevernaam. Menu: Beheer | Flexpakket | Onderhouden | Product Het venster voor het onderhouden van producteigenschappen is uitgebreid met de opties: Gebruik specifieke contract template (vinkbox) Naam specifieke contract template (uitklaplijst) Als je de vinkbox Gebruik specifieke contract template aanvinkt, haalt Flex Benefits de namen van de templates op van Youforce Docs. Je kunt in het tekstvak Naam specifieke contract template de gewenste template selecteren. De functie voor het indienen van keuzes van Flex Benefits gebruikt vervolgens deze specifieke template in de opdracht voor Youforce Docs voor het genereren van de overeenkomst. Voorbeeld Je voert de administratie uit voor de medewerkers van Organisatie A en voor de medewerkers van Organisatie B. Voor het vastleggen van verschillende templates moet je voor beide organisaties een apart flexpakket aanmaken in Flex Benefits. Bijvoorbeeld Flexpakket A voor Organisatie A en Flexpakket B voor Organisatie B. Daarna richt je in Templatebeheer de standaard template in voor Organisatie A én een nieuwe specifieke template voor Organisatie B. Voor Flexpakket A hoef je niets te doen want die gebruikt de standaard template. Voor de doelen van Flexpakket B moet je vervolgens in Flex Benefits vastleggen dat je gebruik wilt maken van de nieuwe specifieke template. Jouw actie Als je de standaard template wilt blijven gebruiken, hoef je niets te doen. Als je een specifiek contract template wilt gebruiken, moet je eerst deze specifieke template aanmaken in Youforce Docs. Daarna moet je deze template configureren in Flex Benefits bij de juiste doelen. Open de beheermodule Open het menu Beheer | Flexpakket | Onderhouden | Product Selecteer het gewenste flexpakket Klik op Product Selecteer het gewenste product/doel Klik op Basiskenmerken Achter Gebruik specifieke contract template: activeer de vinkbox aan Achter Naam specifieke contract template: selecteer de naam van de gewenste template Klik op Opslaan Huisstijlkenmerken (white labeling) van het Home dashboard Waarom Flex Benefits ondersteunt het overnemen van de klantspecifieke huisstijlkenmerken van het Youforce portaal. Als een medewerker Flex Benefits opent, toont het programma dezelfde kleuren als het Youforce portaal. Het dashboard van Home heeft echter eigen huisstijlkenmerken-instellingen. Hoe Na deze release ondersteunt Flex Benefits ook de huisstijlkenmerken van Home. Als een medewerker Flex Benefits opent vanaf het Home dashboard, toont Flex Benefits de huisstijlkenmerken van Home. Huisstijlkenmerken Flex Benefits ondersteunt de volgende huisstijlkenmerken die voor de klant vastliggen in Home: De kleur voor de horizontale lijn bovenaan het venster Het logo centraal bovenin het venster. Jouw actie Geen actie nodig Wet- en regelgeving Minimumloon 2021 Met ingang van 1 januari 2021 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 18 december de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je kan de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Opgeloste meldingen Productoverzicht (waarde in geld) werkt niet bij waarden groter dan 10.000 euro (change 2134803) Melding Een beheerder opent het overzicht Beheer | Overzichten | Productoverzicht (waarde in geld). Hij selecteert de periode 01-01 t/m 19-10. De knop Tonen is niet toegankelijk.  De beheerder kan het taartdiagram niet openen. Daarna selecteert hij de periode 01-01 t/m 18-10.  Dan is de knop Tonen wel toegankelijk. De beheerder kan het taartdiagram wel openen. Oplossing Op 19-10-2020 heeft een medewerker een keuze gemaakt voor een bedrag van meer dan 10.000 euro. Deze keuze blokkeerde het productoverzicht. De berekeningen voor het productoverzicht zijn verbeterd. Doel Fiets: invoeren van het aantal aflossingsjaren (change 2158651) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Fiets en de keuze over drie jaren afbetalen.  Het invoeren van het aantal aflossingsjaren werkt niet intuitief. De medewerker zet de cursor in het invoerveld en wil de 0 verwijderen met de backspace-toets en vervangen door een 3. Dit lukt niet. Hij kan alleen "03" invoeren. Oplossing Het invoeren van een getal in het veld Aantal aflossingsjaren is verbeterd. Uitbetalingen budget niet afgetrokken van budgetsaldo op budgetoverzicht (change 2212043) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie kiest voor het uitbetalen van budget in de maanden september, oktober en november en controleert het Budgetoverzicht. De medewerker verwacht dat de uit te betalen bedragen worden afgetrokken van het budget saldo in de laatste kolom. Dit gebeurt echter niet. Oplossing De uitbetalingen van budget moeten worden afgetrokken van het budgetsaldo. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn verbeterd. Verkeerd bedrag in kolom Saldo op Budgetoverzicht voor de maand november (change 2278298) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie heeft keuzes gemaakt voor verschillende doelen voor de maanden september, oktober en december. Hij controleert de bedragen op het Budgetoverzicht. De prognoses van het budgetsaldo voor september en oktober zijn correct.  De prognoses voor november en december zijn fout. Oplossing De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn verbeterd. Veel te hoge bedragen in kolom Saldo op Budgetoverzicht (change 2294854) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Sommige medewerkers van deze organisatie hebben keuzes gemaakt voor het reserveren van budget. Nadat deze keuzes zijn verwerkt in het salarisprogramma ontstaat een Saldo gereserveerd budget. De medewerkers openen het Budgetoverzicht en zien dat het saldo gereserveerd budget 100 maal hoger is dan verwacht. Oplossing De fout werd veroorzaakt door een verkeerde behandeling van de komma-notatie. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn op dit punt verbeterd. Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 19 november 2020. Verkeerde bedragen in kolom Saldo op Budgetoverzicht (change 2321576) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het uitbetalen van gereserveerd budget voor de maand oktober. De medewerker opent het Budgetoverzicht en ziet dat het gereserveerde bedrag twee maal wordt afgetrokken van het Saldo gereserveerd budget. Oplossing De fout werd veroorzaakt door een verkeerde berekening in het geval dat Flex Benefits resultaten van een (voorlopige) salarisberekening uit Payroll Business had geïmporteerd voor de maand oktober, terwijl de medewerker nog keuzes kon maken voor de maand oktober. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn op dit punt verbeterd. Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 19 november 2020. Opgeloste meldingen Maximum bestandsgrootte van bijlagen vergroot (change 2283917) Melding Een organisatie heeft het doel Vakbondscontributie zo geconfigureerd dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen aan de keuze. Een medewerker van deze organisatie maakt een keuze voor het doel Vakbondscontributie. Op stap 3 van het keuzevenster probeert hij het betalingsbewijs, dat hij heeft ontvangen van zijn vakbond, toe te voegen. Flex Benefits toont de melding dat het bestand te groot is. Oplossing De maximale bestandsgrootte was ingesteld op 2,93 MB per bestand en 14,85 MB voor vijf bestanden. We hebben de maximale bestandsgrootte per bestand aangepast. Het maximum is nu 14,85 MB per bestand en ook 14,85 MB voor maximaal 5 bestanden. Mutaties voor uitruilen reiskosten worden niet uitgevoerd (change 2276077) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een beheerder controleert de exportmutaties die Flex Benefits heeft aangemaakt voor HR Core Beaufort. Hij ziet dat voor keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk twee mutaties zijn aangemaakt op cafetariaregeling nummer 25.  Dit zou niet moeten gebeuren. Er wordt maar één mutatie uitgevoerd door Payroll Gemal. Oplossing De medewerker heeft op het keuzevenster voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk gekozen voor de optie Maximum uitruilen. Als de medewerker kiest voor Maximum uitruilen, maakt de exportfunctie altijd exportmutaties aan op cafetariaregeling 25. Flex Benefits had een controle op het doel Uitruilen reiskosten woon-werk die voorkomt dat de medewerker twee bronnen kiest voor dit doel. Deze controle werkte niet correct. De werking van de controle is verbeterd. Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 2 december 2020. Verkeerde bedragen op de overeenkomsten (change 2336620) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Budget uitbetalen voor de maand november. Hij dient de keuze in. Flex Benefits genereert een overeenkomst. De medewerker controleert de overeenkomst. Hij ziet dat er verkeerde bedragen op de overeenkomst staan. Oplossing De functie voor het genereren van overeenkomsten haalde de verkeerde bedragen op uit de database. Deze fout is ontstaan in release 2020-11 van 31 oktober 2020.  Deze fout is opgelost; de aanpassing is uitgebracht via een extra release op 5 november 2020. Tussen 31-10-2020 en 05-11-2020 zijn voor veel medewerkers overeenkomsten gegenereerd met verkeerde bedragen. We hebben dit in stappen opgelost. Op 17-12-2020 hebben we van de eerste groep medewerkers de foute overeenkomsten vervangen door correcte overeenkomsten in Flex Benefits en in Personeelsdossier. Op 29-12-2020 hebben we van de tweede groep medewerkers de foute overeenkomsten vervangen door correcte overeenkomsten in Flex Benefits en in Personeelsdossier. Opmerking: Enkele beheerders hebben gemeld dat nog niet alle foute overeenkomsten zijn vervangen door correcte overeenkomsten. Dit wordt opgepakt in change 2452963 en is nog werk in uitvoering. Functie Export inzien blijft hangen (change 2362545 en 2404519) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding De beheerder van een grote organisatie start de functie Export inzien voor de keuzes voor de maand december. Er staan voor deze organisatie duizenden keuzes klaar om te worden geëxporteerd. De beheerder meldt dat na een dag wachten het proces nog niet gereed is. De functie Export inzien lijkt te hangen. Oplossing Change 2362545 De functie Export inzien is aangepast. Het proces wordt nu opgedeeld in delen, zodat het deze aantallen beter kan verwerken. Deze aanpassing is uitgeleverd via een extra release op 10 december 2020. Change 2404519 Helaas bleek de aanpassing niet te werken in de praktijk van de organisatie. We hebben de aanpassing teruggedraaid via een extra release op 11 december 2020. We werken aan een structurele oplossing. Publishing Date : 1/29/2021