Releases Youforce Flex Benefits

Gewijzigd en verbeterd Verbetering van de toegankelijkheid Waarom Volgens de overheid moeten websites op het internet toegankelijk zijn voor alle mensen, ook voor mensen met een beperking. Dit is vastgelegd in het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid. Visma volgt hiervoor de internationale regels van de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Eén van de regels betreft een richtlijn voor de grootte van knoppen en iconen. De knoppen en iconen moeten een minimale grootte hebben, zodat de medewerker ze makkelijk kan selecteren. Hoe Beheer-module De aanpassing van de beheer-module is uitgevoerd in release 2021-10. Medewerker-module In deze release hebben we de layout van de pagina's van de module voor de medewerker onderhanden genomen. De aanpassing zit in het gebruik van de knoppen: meer gemak door knoppen te vergroten of door het werkende gebied rondom de knop groter te maken. Medewerkers kunnen de knoppen makkelijker activeren. Voorbeelden Enkele voorbeelden van de aanpassingen in de medewerker-module. Keuzevenster Tabblad Uw Aanvragen Opgeloste meldingen Foutmelding na het invoeren van declaraties voor Parkeer-, veer- en tolkosten (change 2877209) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker voert een aantal declaraties in op het keuzevenster van het doel Parkeer-, veer- en tolkosten. Na elke declaratie berekent het programma het totaal van de kosten. Na het invoeren van een tiental declaraties, zet het programma het totaal van de kosten plotseling op 0,00 euro. Als de medewerker daarna probeert om een bijlage toe te voegen, toont het programma de foutmelding Het uploaden van bestand <bestandsnaam> is mislukt.  De medewerker kan de keuze niet afronden, opslaan en indienen. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt door een zogenaamde sessie time-out. De instellingen van de sessie time-outs van verschillende onderdelen van het programma liepen niet synchroon. Dit is opgelost. Medewerker gebruikt te veel persoonlijk budget (change 2570416) Melding Een medewerker heeft twee keuzes gemaakt:  Een keuze voor de maand november voor het uitbetalen van persoonlijk budget en een keuze voor de maand december voor het uitruilen van zijn fiscale ruimte reiskosten woon-werk met zijn persoonlijk budget. De medewerker heeft echter niet voldoende budget om beide keuzes te kunnen uitvoeren. Flex Benefits heeft deze combinatie toegestaan. Oplossing De medewerker heeft beide keuzes al in september gemaakt. Eerst de keuze voor het uitruilen van fiscale ruimte voor december en daarna de keuze voor het uitbetalen van persoonlijk budget in november. De keuze voor december was mogelijk, omdat de medewerker de keuze voor november toen nog niet gemaakt had. De keuze voor november is op zichzelf ook toegestaan en had - indien eerder gekozen dan december - de keuze voor december onmogelijk gemaakt. Flex Benefits had hiervoor moeten waarschuwen. De controles op het besteden van persoonlijk budget zijn verbeterd. Controle vindt nu ook plaats als de medewerker de keuzes in omgekeerde volgorde maakt. Uitdienstdatum is verkeerd opgeslagen (change 2544991) Melding Een medewerker opent het Budget overzicht.  Hij verwacht dat het Budget diagram zijn persoonlijk budget afbeeldt voor alle maanden van het jaar. Het diagram toont echter alleen een budget voor de maand januari. Bij de andere maanden wordt niets getoond. Oplossing De bedragen voor het persoonlijk budget van de medewerker zijn correct geïmporteerd uit het salarissysteem. Dit is niet de oorzaak van de fout. Er staat bij de medewerkergegevens van de medewerker namelijk een verkeerde uitdienstdatum. Deze uitdienstdatum is verkeerd opgeslagen door het programma.  De oplossing bestaat uit twee delen: De verkeerde uitdienstdatums van deze en andere medewerkers zijn verwijderd via een datafix. Het opslaan van de uitdienstdatum op het venster Beheer > Werknemerbeheer > Werknemergegevens > Keuzeprocesgegevens is verbeterd. Beheerder kan een flexpakket niet blokkeren (change 2438036) Melding Een beheerder probeert een flexpakket te blokkeren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Hij vinkt de vinkbox Indicatie geblokkeerd aan en klikt op de knop Opslaan.  Het programma toont dan een foutmelding met de tekst: "Het flexpakket_id is niet correct, speciale karakters zijn niet toegestaan". Het flexpakket_id van het geselecteerde flexpakket is "St.Bw.Alex". Oplossing In een eerdere release hebben we de karakters beperkt die zijn toegestaan in het flexpakket_id bij het aanmaken van nieuwe flexpakketten. Helaas had deze aanpassing ook invloed op het wijzigen van kenmerken van bestaande flexpakketten. Dit was niet correct. Deze fout is opgelost. Beheerder kan niet zoeken op achternaam (change 2255501) Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflowfunctionaliteit Melding Een beheerder wil een keuze van een medewerker goedkeuren. Hij opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes werknemer.  Op dit venster voert hij de achternaam van de medewerker in in het zoekveld. Hij klikt op de knop Zoeken. Het programma toont daarna geen resultaten. Oplossing Voor het zoeken op een deel van de achternaam van een medewerker op het venster Goedkeuren keuzes werknemer was het noodzakelijk om achter het deel van de achternaam een asteriks (*) in te typen. De zoekfunctie is verbeterd.  U kunt nu ook zoeken op een deel van de achternaam zonder een asteriks toe te voegen. Toevoegen van het euro-teken in de maximum-aanduiding (change 2079103) Melding Op het keuzevenster voor het doel Fiets staat op het venster van Stap 1 het invoerveld Bedrag fiets (Max: 749,00). Een beheerder wil deze schermtekst wijzigen in: "Bedrag fiets (Max: € 749,00)". Hij vindt geen mogelijkheid om de schermtekst te wijzigen. Oplossing Het eerste deel van de schermtekst Bedrag fiets kan de beheerder wijzigen op het venster Onderhouden productitems. Het tweede deel van de schermtekst (Max: € 749,00) kan de beheerder niet wijzigen. Dit deel wordt door het programma toegevoegd, waarbij de waarde wordt gelezen uit de tabel Flexpakket parameters. Het keuzevenster is aangepast. Het programma voegt nu automatisch het euro-teken toe aan de maximum-aanduiding als dit een bedrag in euro's betreft. Publishing Date : 10/22/2021

Gewijzigd en verbeterd  Verbetering van de toegankelijkheid  Waarom Volgens de overheid moeten websites op het internet toegankelijk zijn voor alle mensen, ook voor mensen met een beperking. Dit is vastgelegd in het Besluit digitale toegankelijkheid. Visma volgt hiervoor de internationale regels van de WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Eén van de regels betreft een richtlijn over de grootte van knoppen en iconen. De knoppen en iconen moeten een minimale grootte hebben, zodat ze gemakkelijk kunnen worden gekozen. Hoe Beheer-module In deze release hebben we de layout van de pagina's van de module voor de beheerder onderhanden genomen. Een aantal knoppen en iconen is vergroot. Medewerker-module De aanpassing van de medewerker-module volgt. Voorbeelden Enkele voorbeelden van de aanpassingen in de beheer-module. Pagina Onderhouden flexpakket parameters groter zoek-icon grotere navigatieknoppen grotere knoppen voor vervolg-acties als Wijzigen en Annuleren Pagina Keuzeprocesgegevens werknemer grotere iconen voor invoeren van datums grotere vinkboxen grotere knoppen voor vervolg-acties als Opslaan en Annuleren Opgeloste meldingen Foutmelding over wettelijk minimumloon verschijnt te vroeg (change 2281497)  Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Op het venster Stap 1 van het keuzevenster voor Fiets heeft hij het bedrag 1000 euro ingevuld. Hij opent het venster Stap 2 voor het invoeren van de bronnen. Direct na het openen van dit venster toont het programma de foutmelding: "De waarde in de rubriek Te verrekenen bedrag brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan." Oplossing De rubriek Te verrekenen bedrag heet in de nieuwe gebruikersinterface Nog nodig. De tekst van de foutmelding is aangepast. De foutmelding werd getoond omdat, nadat de medewerker de bronnen heeft ingevuld, het bedrag dat overblijft in de rubriek Nog nodig wordt verrekend met het brutoloon. Daarom wordt dit bedrag meegeteld in de controle op het wettelijk minimumloon. De plek waarop de foutmelding wordt getoond is aangepast. De foutmelding wordt nu getoond nadat de medewerker de bronnen heeft ingevuld. Medewerker kan een te grote keuze maken voor Budget uitbetalen (change 2296018)  Melding Een organisatie heeft het doel Budget uitbetalen geactiveerd voor de medewerkers. Een medewerker heeft het voor elkaar gekregen om een keuze in te dienen voor het uitbetalen van meer dan 1 mlljoen euro aan persoonlijk budget, terwijl het budget van de medewerker dit niet mag toestaan. Oplossing We hebben de melding kunnen reproduceren in de volgende situatie: de medewerker maakt een keuze voor Budget uitbetalen voor de maand x de salarisgegevens van de maand x zijn al geïmporteerd in Flex Benefits voor het doel Budget uitbetalen zijn minimaal twee bronnen geactiveerd In een bepaald scenario werkte de controle op de maximum inzet van bronnen niet correct. Deze fout is hersteld. Exportfunctie verwerkt keuzes voor stoppen levensloop niet (change 2698060) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Bij een organisatie hebben meerdere medewerkers een keuze gemaakt voor het stoppen van levensloopsparen. Deze keuzes zijn goedgekeurd en de beheerder heeft de export van keuzegegevens gedraaid. Bij sommige medewerkers heeft de exportfunctie de keuze voor levensloopsparen keurig op de status verwerkt gezet. Bij enkele andere medewerkers is de keuzestatus niet bijgewerkt; de status staat nog steeds op goedgekeurd. Oplossing Als een medewerker een keuze wil maken voor het stoppen van levensloopsparen, moet hij op het keuzevenster in Flex Benefits het maandelijkse spaarbedrag op 0 zetten. Het programma moet de waarde 0 opslaan in de database. Het opslaan van de waarde 0 is bij de groep medewerkers, waarbij de keuzestatus niet op verwerkt is gezet, niet goed gegaan. Deze fout is hersteld. Productoverzicht toont de melding No Data Available (change 2832680)  Melding De beheerder van een organisatie opent het venster Beheer > Overzichten en selecteert het overzicht Productoverzicht (aantallen keuzes). Hij selecteert een periode en klikt op de knop Tonen. Het programma toont daarna de melding No Data Available, hoewel er volgens de beheerder wel keuzes aanwezig zijn. Hetzelfde geldt voor het overzicht Productoverzicht (waarde in geld). Oplossing Het overzicht Productoverzicht (aantallen keuzes) zou een taartdiagram moeten tonen met daarin de aantallen van de keuzes die de medewerkers hebben gemaakt. Het overzicht Productoverzicht (waarde in geld) zou een taartdiagram moeten tonen met daarin de gesommeerde waarden van alle keuzes die de medewerkers hebben gemaakt. Voor beide productoverzichten geldt dat de keuzes worden meegeteld die voldoen aan de volgende voorwaarden: de keuze is ingediend tussen de geselecteerde begin- en einddatum de status van de keuze is goedgekeurd, urenverwerkt of verwerkt De productoverzichten zijn verbeterd. Publishing Date : 9/23/2021

Mededelingen Release 2021-07 Release 2021-07 stond gepland voor zaterdag 26 juni.  Die release is op dat moment niet uitgebracht omdat hij niet aan onze kwaliteitseisen voldeed. De inhoud van release 2021-07 is opgenomen in release 2021-08. Deze release notes bevatten dus ook de onderwerpen van release 2021-07. Gewijzigd en verbeterd Leesbaarheid van alleen-lezen velden Waarom Gebruikers gaven aan dat de bedragen in de alleen-lezen velden op de keuzevensters niet duidelijk leesbaar zijn.  Het programma gebruikt lichtgrijs en dat heeft weinig contrast met de witte achtergrond. Het verzoek is om de bedragen beter leesbaar te maken. Hoe Keuzevensters De alleen-lezen velden op de keuzevensters zijn als volgt verbeterd: De bedragen worden nu afgebeeld in donkergrijs in plaats lichtgrijs. Om het onderscheid tussen alleen-lezen velden en invoervelden te vergroten, is het rechthoekig kader verwijderd. Situatie vóór aanpassing Situatie ná aanpassing Jouw actie Geen actie nodig. Aanpassing van de controles bij de doelen ANW-hiaatverzekering en WIA-aanvullingsverzekering (change 2492644) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Medewerkers die een keuze willen maken voor één van de doelen ANW-hiaatverzekering of WIA-aanvullingsverzekering moeten bijlagen toevoegen aan de keuze.  Welke bijlagen dat zijn, hangt af van hoelang de medewerker indienst is.  Nieuwe medewerkers moeten andere bijlagen toevoegen dan bestaande medewerkers. Flex Benefits toont hiervoor een waarschuwingsmelding op de keuzevensters voor deze doelen. Hoe Op verzoek van de organisatie die deze doelen het meest gebruikt, hebben we de controles en de waarschuwingsmeldingen aangepast. Jouw actie Geen actie nodig. Opgeloste meldingen Keuze ontbreekt in Overzicht alle aanvragen (changes 1792584 en 2232657) Melding Een medewerker heeft in het vorige jaar een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Deze medewerker opent het tabblad Uw aanvragen.  De keuze voor uitruilen reiskosten staat niet in de lijst Overzicht alle aanvragen. Oplossing De organisatie, waarbij deze medewerker werkt, heeft meerdere flexpakketten ingericht. De medewerker is de afgelopen jaren meerdere keren overgezet van één flexpakket (W001) naar een ander flexpakket (W003) en weer terug. Deze wisselingen veroorzaakten de melding. Het Overzicht alle aanvragen is verbeterd.  Het toont nu alle ingediende keuzes, onafhankelijk van het huidige flexpakket van de medewerker en het flexpakket waarvoor de keuze is gemaakt. Foutmelding bij het doel Verlofuren kopen (changes 2007643 en 2177323)  Melding Een medewerker wil in juni een keuze maken voor het doel Verlofuren kopen. Na het openen van het keuzevenster toont Flex Benefits de volgende rode, blokkerende, foutmelding:  Bij het controleren van uw keuzes is geconstateerd dat er stoplichtmeldingen voorkomen. De medewerker kan niet verder en weet niet wat hij moet doen om dit op te lossen. Oplossing De medewerker heeft in januari een keuze gemaakt voor het doel Verlofuren kopen voor de maand oktober. Voor het berekenen van de kosten van de verlofuren heeft het programma het in januari bekende uurloon toegepast. Het uurloon van de medewerker is inmiddels verhoogd.  Als de medewerker in juni een nieuwe keuze wil maken voor het doel Verlofuren kopen, voert het programma een aantal controles uit en vindt dat de kosten van de verlofuren hoger zijn dan het bedrag dat de medewerker heeft ingezet bij de bron. We hebben het programma als volgt aangepast. Als een medewerker een nieuwe keuze maakt voor het doel Verlofuren kopen, en het programma vindt tijdens de controles dat de medewerker al een - goedgekeurde - keuze heeft gemaakt voor verlofuren kopen waarvan de kosten nu echter hoger zijn dan de ingezette bron, dan toont het programma een oranje waarschuwingsmelding. De melding heeft deze tekst: U heeft een keuze gemaakt voor het kopen van verlofuren waarbij een verouderd uurloon is gebruikt. Bij het verrekenen van deze keuze zal het salarisprogramma het actuele uurloon gebruiken. U hoeft geen actie te ondernemen. Deze oranje melding blokkeert het maken van de nieuwe keuze niet. Foutmelding bij het toevoegen van een bijlage (change 2269212) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie. Dit doel is door de beheerder zodanig ingericht, dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen bij zijn keuze. De medewerker heeft de gegevens op de vensters van Stap 1 en Stap 2 ingevuld.  Op het venster van Stap 3 probeert hij de bijlage te uploaden, maar daarop toont het programma de foutmelding: Het uploaden van bestand "vakbondscontributie.pdf" is mislukt. Oplossing De foutmelding werd veroorzaakt doordat deze medewerker vorig jaar ook al een bijlage met de bestandsnaam "vakbondscontributie.pdf"  heeft toegevoegd. We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd: We hebben de gegevens van bijlagen van vorige jaren verwijderd uit de tabel Bijlagen. We hebben het verwijderen van bijlagen toegevoegd aan de procedure van de Wizard jaarovergang. Als een medewerker in hetzelfde jaar een tweede bijlage met dezelfde bestandsnaam als de eerste probeert te uploaden, toont het programma de foutmelding:  U heeft voor een vorige keuze een bestand met dezelfde bestandsnaam toegevoegd. Svp de bestandsnaam wijzigen. De beheerder kan een bijlage niet openen (change 2400444) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker heeft een keuze ingediend voor het doel Vakbondscontributie. Voor dit doel is in de configuratie vastgelegd dat een bijlage verplicht is.  De medewerker heeft keurig een bestand met het bewijs van betaling van de vakbondscontributie geüpload en toegevoegd aan de keuze. De organisatie maakt gebruik van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits.  De beheerder opent het venster Beheer > Verwerken keuzes > Goedkeuren keuzes medewerker.  Hij selecteert de keuze voor vakbondscontributie van de medewerker. Hij klikt op de knop Bijlage openen om de bijlage te bekijken. Daarna gebeurt er niets. De bijlage wordt niet geopend. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage was "NU'91 lidmaatschap.pdf". Deze bestandsnaam bevat een apostrof. Het programma kon geen bestanden openen waarvan de bestandsnaam een apostrof bevatte.  Dit is verbeterd. Het totaal van Parkeer-, veer- en tolkosten wordt op 0,00 gezet (change 2721965) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker voert een aantal declaraties in voor het doel Parkeer-, Veer- en Tolkosten.  Na de eerste declaraties telt het programma de kosten keurig op en toont ze in het veld Totaal kosten.  Na de achtste declaratie telt het programma de kosten niet meer op en toont de waarde 0,00 in het veld Totaal kosten. De medewerker kan de keuze niet afronden en indienen. Dit gebeurt meerdere keren.  Een beperkt aantal declaraties gaat goed, bij een groter aantal gaat het plotseling fout. Oplossing Het keuzevenster voor het doel Parkeer-, Veer- en Tolkosten is verbeterd. Foutmelding op pagina Onderhouden productteksten (change 2748413) Melding Een beheerder wil de productteksten aanpassen die worden ingevoegd in de overeenkomsten tijdens het genereren van de overeenkomsten. Hij opent de beheermodule en gaat naar het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product. Hij selecteert het flexpakket en klikt op Product. Na selectie van het gewenste product klikt hij op Tekst. Het programma moet dan de pagina met de productteksten openen.  Maar het programma toont de foutmelding: Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ')'. Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok". Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok". Must declare the scalar variable "@tekst_tekstblok. Oplossing Flex Benefits is al lange tijd onderdeel van ons portfolio. Wij moderniseren regelmatig de programmacode om de prestaties en de veiligheid op peil te houden. Hierbij is een fout gemaakt op de pagina Onderhouden Productteksten. Deze fout is hersteld. Niet-actieve bronnen worden getoond op de keuzevensters (change 2766699) Melding Op zaterdag 29 mei hebben wij release 2021-06 uitgebracht. In deze release zat een productfout. Op de keuzevensters voor de doelen werden actieve en niet-actieve velden getoond. Dit gold zowel voor de eenmalige doelen als voor de meermaals doelen.  Het gold voor het Stap 1 venster (doel-productitems) en het Stap 2 venster (bronnen). Het programma hoort alleen de actieve velden te tonen. In sommige gevallen konden medewerkers hierdoor bronnen selecteren die zij juist niet mogen gebruiken. Oplossing De productfout is opgelost via een extra release op woensdag 2 juni. Foutmelding bij het indienen van een keuze (change 2783348) Melding Vanaf 10 juni toonde Flex Benefits een foutmelding, nadat medewerkers een keuze hadden ingediend voor een doel.  De foutmelding was: "Er is een fout opgetreden tijdens het indienen van uw keuze. Probeer het later nog eens.". De functie Indienen keuzes bestaat uit deze onderdelen: Het uitvoeren van controles en het opslaan van gegevens in Flex Benefits Het genereren van een overeenkomst door Youforce Docs Het maken van een workflow in Self Service voor het goedkeuren van de keuze. In dit geval bleek de fout te zitten in de koppeling met Self Service. Oplossing 14 juni: De koppeling met Self Service is verbeterd.  Deze verbetering is uitgebracht via een extra release om 18:00 uur.  Na de installatie van deze release toont Flex Benefits de foutmelding niet meer als medewerkers een nieuwe keuze indienen. 15 juni: Alle keuzes, waarbij tussen 10 en 14 juni een foutmelding is gekomen, zijn opnieuw ingediend via een datafix om ca. 14:00 uur. Wijziging in de gegevensuitwisseling met HR Core & Payroll Business In de interface met HR Core & Payroll Business zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd, waardoor in- en uitdienst meldingen in de toekomst op het juiste moment ter verwerking worden aangeboden aan Flex Benefits. Wanneer er een medewerker in HR Core in de toekomst in dienst of uit dienst werd gemeld, dan kwamen deze in- en uitdienst meldingen niet op de dag van indienst of uitdienst door naar Flex Benefits, tenzij er een andere wijziging plaats had gevonden op de dag van indienst of uitdienst. Dit is opgelost in de augustus release. Jouw actie Geen actie nodig. Zie voor meer informatie ook de releasenotes van Payroll Business, paragrafen Toekomstmutatie uit dienst niet doorgegeven aan Flex Benefits (2769312) en Medewerkers geen toegang tot Flex Benefits (2768455). Wet- en regelgeving Minimumloon Met ingang van 1 juli 2021 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 22 juni de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je kunt de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Publishing Date : 7/23/2021

Nieuw  Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend Waarom We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend.  Het flexpakket bevat al het doel Budget uitbetalen meermaals.  Met behulp van dit doel kunnen medewerkers, die beschikken over een gereserveerd budget, een keuze maken voor het laten uitbetalen van een deel van het gereserveerd budget. De medewerkers kunnen elke maand opnieuw beslissen of zij voor de volgende maand een keuze willen maken voor uitbetalen van budget. Zij kunnen elke maand een ander bedrag kiezen.  De keuzes voor het doel Budget uitbetalen meermaals worden door Flex Benefits behandeld als eenmalige keuzes. Deze keuzes worden in het salarissysteem verwerkt tegen het bijzondere (belasting)tarief. Veel medewerkers willen elke maand opnieuw hetzelfde bedrag laten uitbetalen uit hun gereserveerde budget. Deze keuzes zouden dan door het salarissysteem verwerkt kunnen worden tegen het (lagere) tabeltarief. Dit werd nog niet ondersteund door Flex Benefits. Daarom hebben we nu het nieuwe doel Budget uitbetalen doorlopend gebouwd. Als medewerkers dit doel gebruiken voor het maken van een keuze voor het uitbetalen van gereserveerd budget, dan maken zij deze keuze voor onbepaalde tijd (ook over de jaarwisseling heen). Flex Benefits zal dan in elke maand vanaf de ingangsdatum van de keuze een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem voor het uitbetalen van gereserveerd budget tegen het tabeltarief. Als de medewerker deze uitbetalingen wil stoppen, dan moet hij in Flex Benefits een nieuwe keuze indienen voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en daarbij opgeven dat hij wil stoppen en het uit te betalen bedrag op 0 zetten. Flex Benefits zal dan een exportmutatie aanmaken voor het salarissysteem met de waarde 0. Hoe Flexpakket Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel Budget uitbetalen doorlopend. Dit doel is standaard niet geactiveerd.  Aanpassingen Keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen doorlopend Nieuwe rubrieken Standaard helptekst Aanpassing van het budget overzicht Aanpassing van de aansturing van de bruto/netto prognoseberekening Configuratie van de exportmutaties Actie Voor het maken van keuzes Onderhouden product Je kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten. Onderhouden productitems Je kunt de gewenste bron(nen) activeren en de naam van de bron(nen) aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten. Onderhouden flexpakket help Je kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel Budget uitbetalen doorlopend is vastgelegd onder help-id "BUD" Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen. Workflow inrichten Als je gebruik maakt van HR Self Service voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel Budget uitbetalen doorlopend en de gewenste bron(nen).  Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB. Als je gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, dan moet je de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar uw situatie. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow. Let op: als je de workflow niet inricht, dan zal het systeem met onderstaande foutmelding komen als de medewerker een keuze wil maken. Foutmelding Configureren van de exportmutaties Activeren van de exportmutaties en invullen van de salariscodes: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking. Selecteer uw flexpakket. Klik op de knop Mutatieregels. Filter op de productnaam. Selecteer de mutatieregel. Klik op de knop Wijzigen. Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken. Vul de juiste salariscodes in, zie de paragraaf hieronder per salarisprogramma. Klik op de knop Opslaan. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Controleer de Beaufort rubriekcodes in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze code niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De exportmutaties zijn geconfigureerd als "stam" mutaties. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Controleer het Payroll Business elementnummer in de kolom Rubriekcode standaard. Als dit elementnummer niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen elementnummers in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. De uitbetaling is geconfigureerd op elementnummer 10513302. Dit elementnummer verzorgt een uitbetaling tegen tabeltarief. Gewijzigd en verbeterd Berekening fiscale ruimte voor uitruilen reiskosten woon-werk Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom  Voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk berekent Flex Benefits de prognose van de fiscale ruimte voor toekomstige maanden. De fiscale ruimte is onder andere afhankelijk van het aantal keren dat een medewerker reist van zijn huis naar zijn werklocatie. Tot nu toe berekende Flex Benefits dit aantal reizen op basis van het 14-dagen rooster in Beaufort. Voor sommige medewerkers is deze manier van berekenen niet correct. Dit geldt bijvoorbeeld voor medewerkers die standaard een aantal dagen per week thuiswerken. Flex Benefits is nu uitgebreid met de mogelijkheid de berekening van de prognose van de fiscale ruimte te baseren op de waarde van de rubriek Reisbewegingen in Beaufort. Hoe  Nieuwe rubriek We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de rubriek RUBR_Reisbewegingen. Importfunctie De functie voor het importeren van bestanden met medewerkergegevens van Beaufort (TI-bestanden) importeert de waarde van de Beaufort rubriek Reisbewegingen (P02508) in de Flex Benefits rubriek RUBR_Reisbewegingen. Berekeningen We hebben de berekening van de prognose van de fiscale ruimte voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk aangepast.  De waarde van rubriek RUBR_Reisbewegingen is opgenomen in de berekening. Flexpakket parameter We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit). Met deze parameter kun je bepalen of je de prognoseberekening wilt baseren op de rubriek RUBR_Reisbewegingen (nieuwe methode) of op het 14-dagen rooster (bestaande methode). Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = FALSE (uit), dan gebruikt het programma het 14-dagen rooster Als PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken = TRUE (aan), dan gebruikt het programma de rubriek RUBR_Reisbewegingen Actie Als je wilt overstappen op het gebruiken van de rubriek RUBR_Reisbewegingen voor het berekenen van de prognose van de fiscale ruimte moet je 2 acties uitvoeren. Exporteer alle medewerkergegevens van alle medewerkers uit Beaufort naar Flex Benefits.  De rubriek RUBR_Reisbewegingen wordt dan gevuld met de juiste waarde. Zet de flexpakket parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken op TRUE (aan). Instructie Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_Reiskosten_ReisbewegingenGebruiken. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Nordic Cool design Waarom Nordic Cool is de nieuwe designstandaard van Visma. Alle applicaties zullen op termijn volgens deze standaard worden ontwikkeld. We hebben het design van Flex Benefits aangepast aan een aantal van deze designvoorschriften. Hoe In deze eerste fase van de overgang naar Nordic Cool hebben we de volgende wijzigingen gerealiseerd: Andere kleuren. Ander lettertype. Andere iconen. Ook hebben we het uitklapmenu in de rechter bovenhoek verwijderd. Dit menu was overbodig en niet overeenkomstig de nieuwe standaard.  Actie Er is geen actie nodig. Opgeloste meldingen Medewerker kon een keuze maken na zijn uit-dienstdatum (change 1838481) Melding Bij een medewerker is een uit-dienstdatum vastgelegd van 29-11-2019. Toch kon de medewerker een keuze maken voor het doel Vakbondscontributie voor de maand december 2019. Dit zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing De medewerker had de keuze voor Vakbondscontributie al opgeslagen voordat zijn uit-dienstdatum in Flex Benefits geïmporteerd was. De medewerker heeft de keuze na de importdatum ingediend. Aanpassing: de controle op de uit-dienstdatum wordt nu niet alleen uitgevoerd tijdens het maken van de keuze, maar nog eens tijdens het indienen van de keuze. Salariscorrecties uit het 1917-bestand worden niet correct geïmporteerd (change 2020270) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Een beheerder van een organisatie probeert de gegevens op het Budget overzicht van een medewerker te verklaren en te verbeteren. Het lukt hem echter niet om het flexpakket zodanig in te richten, dat de bedragen op het Budget overzicht correct zijn. Oplossing Payroll Gemal levert de resultaten van de salarisproducties aan Flex Benefits door middel van het 1917-bestand.  Het 1917-bestand bestaat uit 2 delen: de salarisresultaten van de actuele salarisperiode correcties over voorgaande salarisperioden In het geval een organisatie meer dan één salarisproductie uitvoert voor dezelfde salarisperiode, en deze salarisproductie bevat bij sommige medewerkers correcties over voorgaande perioden, dan worden de correcties verkeerd verwerkt. Dit leidt tot verkeerde bedragen op het Budget overzicht. De functie voor het importeren van salarisgegevens uit het 1917-bestand is verbeterd op het onderdeel van het importeren van correcties over voorgaande salarisperioden. De verbetering is van toepassing op toekomstige import van 1917-bestanden. Verkeerde waarde in bruto/netto prognoseberekening voor december (change 2094570) Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het uitbetalen van zijn gereserveerde budget voor de maand december. De medewerker opent daarna de bruto/netto prognoseberekening voor de maand december. Het nettoloon bij de berekening inclusief de effecten van de keuze is lager dan de berekening zonder de effecten van de keuze. Dit is niet correct. Oplossing We hebben de volgende aanpassingen doorgevoerd: Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch gereserveerd wordt. Bij deze medewerkers wordt het saldo van het gereserveerde budget in december automatisch uitbetaald. De medewerkers hoeven daarom geen keuzes te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het uitbetalen van budget in de maand december. Voor medewerkers waarvoor het persoonlijk budget elke maand automatisch uitbetaald wordt. Deze medewerkers hebben de mogelijkheid om keuzes te maken voor het doel Budget reserveren. Zij bouwen dan een gereserveerd budget op, dat ze later in het jaar kunnen besteden aan een ander doel. Voor deze medewerkers is het maken van een keuze voor het reserveren van budget in de maand december zinloos. Het keuzevenster van het doel Budget reserveren is aangepast. Medewerkers kunnen geen keuzes meer maken voor het reserveren van budget in de maand december. Oude keuze voor Bedrijfsfitness blokkeert deel van het budget (change 2109138) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het uitbetalen van zijn persoonlijk budget in de maand juli. Hij opent het keuzevenster Budget uitbetalen voor juli. Flex Benefits toont bij de bron Budget 1 een beschikbaar bedrag van 663,45 euro. De medewerker verwacht een beschikbaar bedrag van 963,45 euro. Hij kan het verschil niet verklaren. Oplossing De medewerker had in juli 2019 een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness ter waarde van 300 euro en daarvoor de bron Budget 1 ingezet. Deze keuze is in 2019 uitgevoerd en mag in 2020 geen invloed meer hebben. De controles op het gebruik van de bronnen voor het doel Bedrijfsfitness zijn verbeterd. Keuzes voor vorig jaar hebben geen invloed meer op keuzes voor dit jaar, als dit niet van toepassing is. Foutmelding na toevoegen bijlage (change 2129078) Melding Een organisatie heeft het toevoegen van een bijlage verplicht gesteld bij het doel Fiets. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Fiets. Hij vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en hij voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage bevatte een ampersand-teken (&).  Het programma kon deze bestandsnaam niet verwerken. Dit is nu verbeterd. Rolselectievenster niet in beeld bij de afdelingsmanager (change 2148688) Melding Een gebruiker heeft in Flex Benefits de rollen Afdelingsmanager en Medewerker. Als hij Flex Benefits opent vanuit het medewerkerportaal van Youforce, dan wordt de managermodule geopend. Hij kan de medewerkermodule niet openen. Hij kan dus geen keuzes maken voor zichzelf. Oplossing Als een gebruiker de rollen Afdelingsmanager en Medewerker heeft en hij opent Flex Benefits, dan moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen waarop de gebruiker kan kiezen welke rol hij wil gebruiken.  Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond.  Dit is verbeterd. Publishing Date : 8/27/2020

Mededelingen Jaarovergang Om Flex Benefits gereed te maken voor het keuzejaar 2022 moet je de Wizard jaarovergang uitvoeren. De Wizard jaarovergang gebruik je om het oude keuzejaar af te sluiten en het nieuwe keuzejaar te starten. Let op: Het is belangrijk dat je de Wizard jaarovergang pas uitvoert nadat de salarisgegevens van de (definitieve) salarisproductie van december zijn geïmporteerd in Flex Benefits (en minimaal één dag voordat je de salarisproductie van januari start). Volgorde van werken: De medewerkers maken keuzes voor december. Je blokkeert het flexpakket, zodat er geen keuzes meer kunnen worden gemaakt. De keuzes voor december worden goedgekeurd. Je exporteert de keuzes voor december naar het HR-systeem. De salarisproductie voor december wordt vervaardigd. De salarisgegevens van de salarisproductie van december worden geïmporteerd in Flex Benefits. Je start de Wizard jaarovergang. In de volgende nacht zal Flex Benefits de medewerkergegevens van het jaar 2021 opschonen. Wacht tot de volgende dag. Als je gebruik maakt van HR Core Beaufort en verlof aanbiedt als bron: exporteer dan alle medewerker- en verlofgegevens (van het verlofjaar 2022) uit HR Core Beaufort naar Flex Benefits. Daarna kun je Flex Benefits openstellen voor het keuzejaar 2022. Gewijzigd en verbeterd Overzetten van fiscale ruimte reiskosten naar het volgende jaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Sommige organisaties hebben een regeling waarbij zij de fiscale ruimte, opgebouwd door het maken van reiskosten woon-werk in de maand december, kunnen overzetten naar het volgende kalenderjaar. Deze regeling komt bijvoorbeeld voor bij organisaties die de fiscale ruimte uitruilen met de bron Eindejaaruitkering en waarbij de eindejaarsuitkering wordt uitbetaald in de maand november. Om deze regeling te ondersteunen zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. Voor meer informatie over deze regeling, zie de Payroll Gemal handleiding, hoofdstuk Reiskosten, fiscale afhandeling, Paragraaf 4.8 Fiscale ruimte overhevelen Hoe Nieuw rubriek  Het standaard flexpakket is uitgebreid met de werknemerrubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar. Importfunctie  Payroll Gemal berekent de fiscale ruimte, die is overgezet naar het nieuwe kalenderjaar, tijdens de salarisproductie van januari. De fiscale ruimte wordt opgeslagen in de uitvoercode 02198 en geëxporteerd in het 1917-bestand. De functie van Flex Benefits voor het importeren van 1917-bestanden importeert de waarde van uitvoercode 02198 in de nieuwe rubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar. Keuzevenster Uitruilen reiskosten woon-werk  Het keuzevenster voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk is aangepast. De waarde van rubriek RUBR_FiscaleRuimteVorigJaar wordt opgeteld bij de beschikbare fiscale ruimte voor de gekozen maand. Actie Geen acties nodig. Overzetten van gereserveerd budget naar het volgende jaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Deze aanpassing is van toepassing voor organisaties die voor de medewerkers elke maand een persoonlijk budget berekenen en waarbij dit persoonlijk budget standaard wordt gereserveerd. De medewerkers kunnen aanvragen indienen voor het uitbetalen van het gereserveerde budget. Binnen dit Budget reserveren systeem zijn er aan het eind van het jaar twee mogelijkheden: Het saldo gereserveerd budget wordt standaard geheel uitbetaald aan de medewerkers. Het saldo gereserveerd budget wordt (gedeeltelijk) overgezet naar het volgende kalenderjaar. De functionaliteit voor het overzetten van het saldo gereserveerd budget werkte nog niet correct in Flex Benefits. Voor een betere ondersteuning zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar. Deze parameter staat standaard uit (op FALSE) en kan door de beheerder aangezet worden (op TRUE). Nieuwe rubriek Het standaard flexpakket is uitgebreid met de werknemerrubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar Wizard jaarovergang De Wizard jaarovergang is aangepast. De wizard kopieert de waarde van de rubriek RUBR_PersBudget_SaldoGereservMnd12 (Saldo gereserveerd budget voor de maand december) naar de nieuwe rubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar. Budget overzicht Het Budget overzicht voor de medewerker is aangepast. De waarde van rubriek RUBR_PersBudget_SaldoEindJaar wordt nu opgeteld bij het Saldo gereserveerd budget voor de maand januari. Actie Als het Saldo gereserveerd budget van de medewerkers van jouw organisatie, dat overbllijft na de salarisverwerking van december, wordt overgezet naar het volgende kalenderjaar, moet je de flexpakket parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar aanzetten (op TRUE). Dit doe je als volgt: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_PersBudget_SaldoNaarVolgendJaar Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Negatief bedrag bij de bron Eindejaarsuitkering (change 2916361)  Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding  Een medewerker wil een keuze maken in Flex Benefits en daarvoor de bron Eindejaarsuitkering gebruiken. Hij opent Stap 2 van het keuzevenster. Bij de bron Eindejaarsuitkering staat als maximum waarde een negatief bedrag. Op zijn salarisstrook staat een positief bedrag bij de reservering Eindejaarsuitkering. Oplossing Bij de medewerker stond een bedrag in de rubriiek RUBR_Eindejaarsuitkering_Korting. De waarde van deze rubriek werd verkeerd afgetrokken van het beschikbare bedrag voor de eindejaarsuitkering. Dit is opgelost. Berekening maximum waarde voor het doel Bedrijfsfitness (change 2934016) Melding  Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Bedrijfsfitness. Hij voert een waarde in op het venster van Stap 1. Daarna toont Flex Benefits de foutmelding: "De som van uw eenmalige en maandelijkse kosten in het huidige kalenderjaar bedraagt meer dan het toegestane bedrag". De medewerker heeft echter in dit jaar nog geen andere keuze voor Bedrijfsfitness gemaakt. De foutmelding mag niet verschijnen. Oplossing De medewerker had in het najaar van het vorige jaar een keuze gemaakt voor het doel Bedrijfsfitness. De waarde van deze keuze stond nog in de rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar. De Wizard jaarovergang is verbeterd. De rubriek RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar wordt leeggemaakt. Volgorde van aanvragen op tabblad Uw aanvragen (change 2968960) Melding Het tabblad Uw aanvragen van de medewerkermodule toont de lijst met aanvragen/keuzes die de medewerker heeft ingediend. De lijst wordt standaard gesorteerd op de indiendatum van de aanvraag, met de meest recente aanvraag bovenaan. Een medewerker heeft twee aanvragen met de status goedgekeurd.  Deze twee aanvragen staan terecht bovenaan het Overzicht alle aanvragen. De medewerker verwijdert één van beide aanvragen. Daarna wordt de pagina ververst en nu staat de overgebleven goedgekeurde aanvraag plotseling onderaan het Overzicht alle aanvragen. Oplossing Het bepalen van de volgorde van de aanvragen op het Overzicht alle aanvragen is verbeterd. Na het verwijderen van een aanvraag staan de meest recente aanvragen bovenaan de lijst. Controle op maximum bedrag voor de fietsverzekering (change 3003755) Melding Het maximum bedrag dat een medewerker mag invullen bij de fietsverzekering op het keuzevenster voor het doel Fiets wordt bepaald door de flexpakket parameter PARR_Fiets_MaxVerzekering. Een organisiatie heeft de parameter ingesteld op de waarde 0.  Toch heeft een medewerker een bedrag bij de fietsverzekering ingevuld en hij heeft de keuze voor Fiets ook op kunnen slaan. Dit zou niet mogen gebeuren. Oplossing Flex Benefits toonde wel een waarschuwing dat de medewerker een te groot bedrag heeft ingevuld bij de fietsverzekering, maar de knop Doorgaan naar verrekenen werd niet ontoegankelijk gemaakt. Dit is verbeterd. De knop Doorgaan naar verrekenen wordt in deze situatie ontoegankelijk. Medewerker kan geen keuze maken voor uitbetalen van budget in december (change 3021908) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Deze aanpassing is van toepassing voor organisaties die voor de medewerkers elke maand een persoonlijk budget berekenen en waarbij dit persoonlijk budget standaard wordt gereserveerd.  Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen. Hij probeert een keuze te maken voor het uitbetalen van budget in de maand december, maar december staat niet in de lijst met maanden op het venster van Stap 1. Oplossing Bij veel organisaties die gebruik maken van het Budget reserveren systeem wordt het Saldo gereserveerd budget in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerkers door het salarissysteem.  De medewerker hoeft dan geen keuze te maken voor het uitbetalen van budget. Daarom hebben we enige tijd geleden de maand december verwijderd uit de keuzelijst van maanden op het keuzevenster van het doel Budget uitbetalen. Bij sommige organisaties wordt het saldo gereserveerd budget in december niet automatsch uitbetaald aan de medewerkers. Deze medewerkers moeten op het keuzevenster van doel Budget uitbetalen wel een keuze voor december kunnen maken. Het keuzevenster is hiervoor aangepast. Publishing Date : 11/19/2021

Opgeloste meldingen Bij veel medewerkers ontbreken de budgetgegevens in januari 2021 (change 2447808) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding De beheerder van een organisatie heeft de Wizard jaarovergang van Flex Benefits gedraaid op 17 december 2020. Na enkele dagen opent hij Flex Benefits voor het keuzejaar 2021. Bij veel medewerkers ontbreken de prognoses voor de budgetten voor januari 2021. Oplossing De budgetgegevens worden elke maand geïmporteerd uit het 1917 bestand van Payroll Gemal en opgeslagen in de budgetrubrieken in Flex Benefits.  De Wizard jaarovergang maakt de budgetrubrieken weer leeg, zodat deze gereed zijn voor het volgende kalenderjaar. Om te voorkomen dat er geen budgetgegevens zijn in de weken vóórdat het eerste 1917 bestand van januari van het nieuwe jaar is geïmporteerd, kopieert de Wizard jaarovergang de budgetwaarden van december naar de budget-prognose-rubrieken. In deze kopieerfunctie zat een fout waardoor bij sommige medewerkers de budgetprognoses ontbraken.  Deze fout is opgelost. Medewerker kan meer IKB-budget inzetten dan beschikbaar (change 2832187) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Fiets en daarvoor de bron IKB-budget ingevuld. Hoewel zijn beschikbare budget in de betreffende maand circa 1300 euro is, is het de medewerker gelukt om bij de bron IKB-budget 2000 euro in te vullen en deze keuze met succes op te slaan én in te dienen. Dat zou niet mogelijk moeten zijn. Oplossing We hebben deze melding kunnen reproduceren door op het keuzevenster voor het doel Fiets de gegevens in een bepaalde volgorde in te voeren, via Stap1 naar Stap 2, terug naar Stap 1 en dan weer naar Stap 2. Deze fout in het keuzevenster is opgelost. Publishing Date : 8/20/2021

Gewijzigd en verbeterd Berekening van de maximumwaarde van de bron Verlofsoort 1 Waarom Het maximum aantal verlofuren van de bron Verlofsoort 1 dat een medewerker per jaar mag verkopen/inzetten wordt bepaald door de flexpakket parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr en door het aantal verlofuren van de medewerker op zijn verlofkaart. Als een medewerker meer verlofuren heeft dan de waarde van de parameter, geldt de waarde van de parameter als maximumwaarde van de bron Verlofsoort 1. Bij alle medewerkers gold hierbij dat de waarde van de parameter werd vermenigvuldigd met het deeltijdpercentage van de medewerker. Deze afhankelijkheid was niet uit te zetten. Enkele klanten hebben gevraagd om deze afhankelijkheid uit te kunnen zetten.  Dit is nu gebouwd. Hoe Nieuwe flexpakket parameter Het flexpakket is uitgebreid met de nieuwe parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP. De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Berekening maximumwaarde Als parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP = TRUE, is het maximum van de bron Verlofsoort 1 de kleinste waarde van  het verlofsaldo van de medewerker van de verlofsoort die is geconfigureerd als Verlofsoort 1 de waarde van parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr vermenigvuldigd met de waarde van rubriek RUBR_PercentageDeelbetrekking gedeeld door 100. Als parameter PARR_Verlofsrt1_MaxNaarRatoPP = FALSE, is het maximum van de bron Verlofsoort 1 is de kleinste waarde van  het verlofsaldo van de medewerker van de verlofsoort die is geconfigureerd als Verlofsoort 1 de waarde van parameter PARR_Verlofsrt1_MaxJr  Actie De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Je kunt de parameterwaarde aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Opgeloste meldingen  Keuze voor inactief doel wordt niet getoond op het tabblad Uw aanvragen (change 795324) Melding Een medewerker heeft eerder in het jaar een keuze gemaakt voor het doel Scholing. Op een later tijdstip heeft de beheerder het doel Scholing gedeactiveerd. Als de medewerker daarna het tabblad Uw aanvragen opent, wordt de keuze voor Scholing niet getoond in de lijst. Oplossing De lijst met aanvragen op het tabblad Uw aanvragen is aangepast. Aanvragen voor doelen, die door de beheerder zijn gedeactiveerd, worden nu ook getoond. Het lijstje met aanvragen op de kaart Recente aanvragen op het tabblad Dashboard is aangepast. Aanvragen voor doelen, die door de beheerder zijn gedeactiveerd, worden nu ook getoond. Bruto/netto prognoseberekening: verkeerde inhouding bijzonder tarief (change 2217574) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor de maand december en hiervoor de bron Persoonlijk budget ingezet. Het betreft een bedrag van 2283,76 euro. De medewerker opent de proforma bruto/netto prognoseberekening. Hij ziet de volgende posten staan: een uitbetaling van gereserveerd budget, verrekend tegen het bijzonder belastingtarief, van 5455,45 euro een inhouding van brutoloon, verrekend tegen het bijzonder belastingtarief, van 6043,40 euro een netto uitbetaling van 2283,76 euro. Samen resulteert dit in een negatief effect op het netto salaris van de medewerker in de berekening Netto salaris inclusief effecten keuzes, vergeleken met de berekening Netto salaris zonder effecten keuzes.  Dit is niet correct. Oplossing De inhouding van 6043,40 euro is fout.  Dit had een bedrag van 2283,76 euro moeten zijn. De berekeningen die aan de basis liggen van de bruto/netto prognoseberekening zijn verbeterd op dit onderdeel. Medewerker kon een keuze maken voor Budget uitbetalen in december (change 2374444)  Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Voor organisaties die het Budget reserveren systeem toepassen, hebben we in release 2020-09 van Flex Benefits een aanpassing doorgevoerd. Deze aanpassing blokkeert het maken van keuzes voor het doel Budget uitbetalen in de maand december, omdat het gereserveerde budget in december automatisch door het salarissysteem wordt uitbetaald. Ondanks deze aanpassing hebben sommige medewerkers toch een keuze kunnen maken voor het uitbetalen van budget in de maand december 2020. Oplossing De aanpassing in release 2020-09 betrof het verwijderen van de maand december uit de keuzelijst van maanden in het venster van het doel Budget uitbetalen. Dit blokkeerde het maken van een keuze voor december tot in de maand november. Echter, nadat de maand december de actuele keuzemaand is geworden - bij de meeste organisaties rond 10 november -, kon de medewerker het keuzevenster voor Budget uitbetalen wel openen. Er werd dan geen maand getoond in de keuzelijst van maanden.  Als de medewerker dit simpelweg negeerde, kon hij toch een keuze opslaan en indienen voor december. We hebben het keuzevenster voor het doel Budget uitbetalen uitgebreid met een extra roodstoplicht-melding om deze situatie te voorkomen. Foutmelding op keuzevenster voor het doel Verkopen verlofuren (change 2620626) Melding Een medewerker mag 72 verlofuren verkopen per jaar. Hij heeft in eerdere keuzes al 64,8 verlofuren verkocht. Hij wil een keuze maken voor het verkopen van de overgebleven 7,2 verlofuren in de maand december. Maar als hij de gegevens op het keuzevenster invoert, toont het programma de foutmelding "maximum waarde: 7,20". De medewerker kan niet al zijn verlofuren verkopen. Oplossing De melding werd veroorzaakt door een afrondingsfout in het programma, Deze fout is hersteld. Foutmelding op venster Onderhouden Flexpakket Help (change 2677582)  Melding Een beheerder wil de helpteksten van de medewerkermodule aanpassen. Hij opent de beheermodule en gaat naar het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket Help. Hij selecteert zijn flexpakket en klikt op de knop Flexpakket Help. Het programma opent de pagina met de eerste 20 helpitems. De beheerder probeert naar de volgende pagina te navigeren. Het programma toont de foutmelding: Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ''. Incorrect syntax near ')'. Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Must declare the scalar variable "@helptekst_standaard". Oplossing Flex Benefits is al lange tijd onderdeel van ons portfolio. Wij moderniseren regelmatig de programmacode om de prestaties en de veiligheid op peil te houden. Hierbij is een fout gemaakt op de pagina Onderhouden Flexpakket Help.  Deze fout is hersteld. Publishing Date : 5/21/2021

Gewijzigd en verbeterd Extra waarschuwingsmelding bij het overschrijven van een keuze (change 2384118) Waarom  Een medewerker kan voor de meermaals doelen keuzes indienen voor toekomstige maanden.  Na goedkeuring van deze keuzes in de workflow krijgen ze de status Goedgekeurd.  Ze blijven staan totdat de betreffende maand is aangebroken en de beheerder de goedgekeurde keuzes gaat exporteren naar het HR- en salarissysteem. De medewerker kan eventueel goedgekeurde keuzes op een later tijdstip wijzigen. Direct na opslaan van de wijziging is de status Goedgekeurd verdwenen. De wijziging van de keuze moet echter opnieuw worden goedgekeurd. Als de medewerker de gewijzigde keuze niet opnieuw indient, of als deze keuze in de workflow niet opnieuw wordt goedgekeurd, wordt de keuze niet geëxporteerd naar het HR- en salarissysteem. Deze werking wordt niet altijd begrepen en de medewerker is dan verrast dat de gewijzigde keuze niet is verwerkt in het HR- en salarissysteem. Om deze situatie te voorkomen hebben we een extra waarschuwingsmelding toegevoegd aan het programma. Hoe Keuzevensters voor meermaals doelen Als een medewerker een goedgekeurde keuze wijzigt en probeert op te slaan of in te dienen, toont het programma de waarschuwing. De medewerker krijgt de vraag of hij zeker weet dat hij de bestaande keuze wil overschrijven. Hij kan hier Ja of Nee kiezen. Actie Geen Opgeloste meldingen Medewerker kan een keuze twee keer indienen (change 1017882) Melding Enkele beheerders hebben gemeld dat hun medewerkers een keuze voor een doel twee keer na elkaar hebben ingediend.  Er zijn dan twee overeenkomsten aangemaakt en er zijn ook twee workflows aangemaakt in Self Service. Dit is verwarrend en niet correct. Oplossing Als een medewerker op de knop Indienen klikte, leek het er soms op dat er na het klikken niets gebeurde.  Dit kon bijvoorbeeld voorkomen als de computer, de netwerkverbinding of de webserver op dat moment even traag was. De medewerker kon dan nog eens op de knop Indienen klikken. Het keuzevenster is verbeterd. De medewerker kan niet meer twee keer op de knop Indienen klikken. Melding Ongeldig product bij het indienen van een keuze voor Reiskosten meermaals (change 2237644) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor één maand. Hij selecteert daarna op het venster Stap 2 voor meerdere andere maanden. Vervolgens klikt hij op de knop Indienen.  Het programma toont de foutmelding Ongeldig product. Oplossing De melding kwam alleen voor als de medewerker probeerde om de keuze voor meerdere maanden tegelijk in te dienen. De procedure voor het indienen van keuzes is verbeterd op dit punt. Als de medewerker onvoldoende fiscale ruimte heeft voor het maken van alle geselecteerde keuzes, toont het programma een duidelijke foutmelding. Melding Ongeldig product bij het indienen van een keuze voor Budget uitbetalen (change 2479847) Melding Een medewerker maakt een keuze voor het doel Budget uitbetalen voor één maand. Hij selecteert daarna op het venster Stap 2 voor meerdere andere maanden. Vervolgens klikt hij op de knop Indienen. Het programma toont de foutmelding Ongeldig product. Oplossing De melding kwam alleen voor als de medewerker probeerde om de keuze voor meerdere maanden tegelijk in te dienen. De procedure voor het indienen van keuzes is verbeterd op dit punt. Als de medewerker onvoldoende persoonlijk budget heeft voor het maken van alle geselecteerde keuzes, toont het programma een duidelijke foutmelding. Budget overzicht: verkeerde waarde in kolom Saldo (change 2397249) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Bij een medewerker staat er op het Budget overzicht in de kolom Saldo een negatief bedrag. Dit is niet correct. Het saldo gereserveerd budget is niet negatief. Oplossing Het Saldo gereserveerd budget werd niet juist berekend in Flex Benefits. De berekening is verbeterd. Budget overzicht: eenmalige budgetcomponenten worden niet getoond (change 2482058) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en (gedeeltelijk) uitbetaald in december. Sommige medewerkers hebben naast hun vaste budget ook recht op een eenmalig budget in een bepaalde maand. Respectievelijk, het op vaste salariscomponenten gebaseerde persoonlijk budget en het op eenmalige salariscomponenten gebaseerde eenmalig budget.  Bij de medewerkers met een eenmalig budget wordt het eenmalige deel voor de huidige maand niet getoond in de kolom Saldo van het Budget overzicht. In de kolom Saldo staat alleen het vaste budget. Oplossing De berekeningen van de bedragen in de kolom Saldo zijn aangepast voor medewerkers die recht hebben op eenmalige budgetcomponenten. Budget overzicht: geen prognose voor toekomstige maanden (change 2599976) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Voor medewerkers van deze organisaties wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker opent het Budget overzicht. Hij ziet wel een persoonlijk budget voor de verleden maand én de lopende maand, maar hij ziet geen budget voor de toekomstige maanden. Oplossing Het vaste budget, gebruikt voor de berekening van de prognose, bedraagt voor deze medewerker meer dan 1.000,00 euro.  De duizendtallen-punt werd niet correct verwerkt door het programma.  De berekening van de prognose is verbeterd op dit punt. Fout jaartal op keuzevenster voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers (change 2515666) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers voor de maand februari 2021. De medewerker voert een aantal declaraties in voor de maand februari 2021.  Flex Benefits toont daarna op het overzicht van alle declaraties declaraties voor de maand februari 2019.  De medewerker is verward door de verkeerde jaaraanduiding. Oplossing De jaaraanduiding op het overzicht van alle ingevoerde declaraties is verbeterd. Publishing Date : 4/23/2021

Nieuw Nieuw doel Lease-fiets aanvragen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Enkele organisaties in de zakelijke markt hebben behoefte aan een doel waarmee hun medewerkers een lease-fiets kunnen aanvragen. Deze organisaties krijgen een nieuw doel ter beschikking. Hoe Nieuw doel Lease-fiets aanvragen Het standaard flexpakket is uitgebreid met het product/doel Lease-fiets aanvragen.  Het keuzeformulier bestaat uit een inleidende tekst met voorwaarden en een vinkbox waarmee de medewerker aangeeft dat hij een lease-fiets wil aanvragen. Na het indienen van de aanvraag voor een Lease-fiets door de medewerker, blijft het doel een aantal maanden geblokkeerd.  Dit aantal maanden wordt bepaald door de waarde van de flexpakket parameter PARR_Leasefiets_AantalMaandenBlokkeren. Deze parameter staat standaard op 36 maanden. Bronnen Het nieuwe doel bevat geen bronnen voor het uitruilen van bedragen. Exportmutaties Het nieuwe doel bevat geen inrichting voor het genereren van exportmutaties voor Payroll Business. Jouw actie Als je het nieuwe doel Lease-fiets aanvragen wilt aanbieden aan de medewerkers van je organisatie, moet je het product activeren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product. Gewijzigd en verbeterd Doel Uitruilen reiskosten woon-werk - uitzetten berekening prognose Waarom Het maximumbedrag voor de keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk wordt bepaald door de resterende fiscale ruimte van de medewerker. De resterende fiscale ruimte is het verschil tussen de maximale netto reiskostenvergoeding, die volgens de belastingdienst door de werkgever mag worden betaald aan de medewerker en de werkelijke netto reiskostenvergoeding die de medewerker ontvangt. In 2021 mag de werkgever alleen een netto reiskostenvergoeding betalen over de werkelijk gereden kilometers voor woon-werkverkeer en mag de medewerker ook alleen over de werkelijk gereden kilometers een uitruil aanvragen. In Flex Benefits bestaat de resterende fiscale ruimte uit twee delen: De fiscale ruimte die de medewerker heeft opgebouwd in de verlopen maanden in het jaar 2021. Flex Benefits importeert deze fiscale ruimte uit het salarissysteem. Een prognose van de fiscale ruimte die de medewerker gaat opbouwen in toekomstige maanden. Flex Benefits berekent deze prognose op basis van enkele medewerkergegevens. In de jaren voor 2020 reisden de meeste medewerkers volgens een vast reispatroon naar hun werklokatie. Sinds de corona-maatregelen is dit niet meer van toepassing. Veel medewerkers reizen niet meer naar hun werk, of reizen onregelmatig. Als het aantal reisdagen per maand niet constant is, kan Flex Benefits geen betrouwbare prognose berekenen van de fiscale ruimte. We raden in deze gevallen aan om de prognoseberekening uit te zetten. We hebben een parameter gemaakt voor het uitzetten van de prognoseberekening. Hoe Flexpakket parameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de flexpakket parameter: PARR_Reiskosten_PrognoseToepassen Als deze parameter de waarde TRUE (aan) heeft, berekent Flex Benefits de prognose van de fiscale ruimte, zoals dat in het verleden gebeurde. Als deze parameter de waarde FALSE (uit) heeft, berekent Flex Benefits geen prognose van de fiscale ruimte voor toekomstige maanden. Het maximumbedrag voor de keuze voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk bestaat dan alleen uit de fiscale ruimte die de medewerker heeft opgebouwd in de verlopen maanden. Jouw actie De nieuwe parameter heeft standaard de waarde TRUE (aan). Je kunt de parameterwaarde aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen op het Budgetoverzicht (change 2400512) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding  Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget (IKB) berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie controleert de bedragen op het Budgetoverzicht. Het bedrag in de kolom Saldo voor de huidige maand is niet correct.  Oplossing De berekeningen voor de bedragen op het Budgetoverzicht zijn verbeterd.

Gewijzigd en verbeterd Doel Verlof kopen Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Waarom Voor organisaties die HR Core Business gebruiken, was er in Flex Benefits één doel beschikbaar waarmee medewerkers meerdere keren per jaar kunnen kiezen voor het kopen van verlofuren. Sommige organisaties hebben de behoefte aan twee verschillende doelen, waarbij verschillende bronnen kunnen worden geactiveerd. Voor deze organisaties is een tweede doel geconfigureerd in het flexpakket. Hoe Configuratie flexpakket Het standaard flexpakket bevatte twee producten/doelen voor het kopen van verlofuren: Extra Tijd eenmalig (product_id PRDR_EXG) Extra Tijd meermaals (product_id PRDR_ETM) We hebben nu een doel toegevoegd en geschikt gemaakt voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business: Verlof kopen meermaals (product_id PRDR_FVK) Voor dit doel is één bron geschikt voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business: Brutoloon maandelijks Voor de configuratie van de keuzevensters voor dit doel zijn twee flexpakket parameters van toepassing: PARR_FABverlof_MaxUren - voor het instellen van het maximum aantal te kopen verlofuren per jaar. PARR_FAB_CodeUurloon - voor het instellen van het uurloon, waarmee de kosten van de uren worden berekend. Voor de configuratie van de export van keuzes voor dit doel hebben we het flexpakket uitgebreid met twee nieuwe flexpakket parameters: PARR_FabVerlof_Verlofsoortcode - voor het instellen van de code van de verlofsoort, waarvoor Flex Benefits verlofrechtmutaties zal aanmaken voor HR Core Business. PARR_FabVerlof_Vervaltermijn - voor het instellen van de vervaltermijn van de gekochte verlofuren. Jouw actie Als je het doel Verlof kopen meermaals wilt aanbieden aan jouw medewerkers, moet je de volgende acties ondernemen: Het doel/product activeren Je kunt het nieuwe doel activeren en de naam van het doel wijzigen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Basiskenmerken. Noot: Het doel kan in jouw flexpakket de naam FAB-verlof kopen hebben. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Producten inrichten. De bron/productitem Brutoloon maandelijks activeren Je kunt de bron activeren en de naam van de bron aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Product > knop Producten > knop Productitems. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Productitems inrichten. De flexpakket parameters configureren Je kunt de waarden van de flexpakket parameters aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket > knop Parameters. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Flexpakket parameters instellen. De exportmutaties configureren Je kunt de exportmutaties configureren op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking > knop Mutatieregels. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - verplicht > Verwerking inrichten. De helptekst aanpassen Je kunt de tekst van de toelichting bij het nieuwe doel aanpassen op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket help. De helptekst voor het doel Verlof kopen is vastgelegd onder help-id 45. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Standaard flexpakket inrichten - optioneel> Helpteksten aanpassen. De workflow inrichten Als je gebruik maakt van Self Service voor het goedkeuren van keuzes, moet je in Flex Benefits vastleggen welke HRSS workflow van toepassing is voor het doel Verlof kopen en de bron Brutoloon maandelijks. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Workflowkoppeling. Voor instructie, zie de online help voor de beheerder, in de helptekst Procedures > Workflow inrichten > HR Self Service workflow > HRSS workflow: inrichting in FB. Als je gebruik maakt van de interne workflowfunctionaliteit van Flex Benefits voor het goedkeuren van keuzes, moet je de inrichting van het beoordelingsschema in Flex Benefits controleren en eventueel aanpassen naar jouw situatie. Je doet dit op het venster Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Template beoordelingsschema. Voor instructie: zie de online help voor de beheerder, in het hoofdstuk Procedures > Workflow inrichten > Flex Benefits workflow. Opgeloste meldingen Medewerkermodule wordt niet geopend in Internet Explorer (change 2548888) Melding Een medewerker probeert Flex Benefits te openen in de browser Internet Explorer. Hij logt in in het medewerkerportaal van Youforce. Hij klikt op de tegel Flex Benefits. Er verschijnt een blauw scherm met de melding Bezig met ophalen van gegevens. Deze melding blijft lange tijd staan, het programma wordt niet geopend. Oplossing Wij passen Flex Benefits continue aan om te voldoen aan de nieuwste veiligheidseisen. Eén van de aanpassingen die we hebben doorgevoerd in release 2021-02 werd niet ondersteund door de browser Internet Explorer, die nog is gebaseerd op verouderde techniek. We hebben de procedure voor het openen van Flex Benefits verbeterd. Deze aanpassing is uitgebracht in een tussenrelease op 10 februari 2021. De knop Doorgaan naar verrekenen komt niet beschikbaar (change 2568291)  Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Vakbondscontributie. Hij vult het bedrag in op Stap 1 van het keuzevenster. Dan wil hij naar Stap 2 gaan, maar de knop Doorgaan naar verrekenen blijft grijs, de knop komt niet beschikbaar. Deze melding is gemeld door verschillende medewerkers, bij verschillende doelen en bij verschillende browsers. Oplossing Wij passen Flex Benefits continue aan om te voldoen aan de nieuwste veiligheidseisen. Eén van de aanpassingen die we hebben doorgevoerd in release 2021-02 blokkeerde de juiste werking van het keuzevenster bij sommige gebruikers in verschillende browsers, terwijl andere gebruikers gewoon keuzes konden maken. Wij hebben de werking van de keuzevensters verbeterd. Deze aanpassing is uitgebracht in een tussenrelease op 10 februari 2021. Publishing Date : 2/19/2021

Mededelingen Geannuleerde release 2020-12 opgenomen in 2021-02 Release 2020-12 is geannuleerd omdat we onze functionele en niet-functionele testen niet binnen de gestelde termijn konden afronden. We hebben nu de onderdelen - gepland voor release 2020-12 - toegevoegd aan release 2021-02. Release 2021-01 Er was geen januari (2021-01) release. Nieuw Meerdere Youforce Docs templates voor één doel configureren Waarom Als een medewerker een keuze indient voor een doel in Flex Benefits, stuurt Flex Benefits een opdracht naar Youforce Docs voor het genereren van een overeenkomst. Youforce Docs genereert de overeenkomst door het samenvoegen (mergen) van een template met de door Flex Benefits aangeleverde gegevens. Tot nu toe was er in Flex Benefits één template vastgelegd die Youforce gebruikte. Verschillende organisaties willen de mogelijkheid meerdere templates aan te sturen vanuit Flex Benefits. Dit vooral voor shared service centers die de administratie voor verschillende organisaties uitvoeren onder hetzelfde Youforce klantnummer. Zij willen in de templates de verschillende klantlogo's en klantnamen opnemen. Hoe Youforce Docs Templatebeheer De module Templatebeheer maakt onderscheid in de niveaus: Mergefuncties Templates Mergefuncties Er zijn meerdere mergefuncties voor Flex Benefits: Standaard Mergefunctie - voor alle doelen die hieronder niet worden genoemd Mergefunctie voor leaseauto - voor het doel Aanvragen leaseauto Mergefunctie voor uitruilproducten - voor de doelen Uitruilen van Zakelijke kilometers, Uitruilen van OV- en taxikosten, Uitruilen van Parkeer, veer en tolkosten Mergefunctie voor verklaringen - voor het doel OV-jaarkaart aanvragen Flex Benefits ondersteunt alleen deze mergefuncties. Het is niet mogelijk een andere mergefunctie aan te sturen. Templates Binnen elke mergefunctie is één template als Standaard geconfigureerd. Deze template wordt door Youforce Docs als standaard gebruikt. Je kunt nu ook een specifieke template aanmaken mét het gewenste logo en de werkgevernaam. Menu: Beheer | Flexpakket | Onderhouden | Product Het venster voor het onderhouden van producteigenschappen is uitgebreid met de opties: Gebruik specifieke contract template (vinkbox) Naam specifieke contract template (uitklaplijst) Als je de vinkbox Gebruik specifieke contract template aanvinkt, haalt Flex Benefits de namen van de templates op van Youforce Docs. Je kunt in het tekstvak Naam specifieke contract template de gewenste template selecteren. De functie voor het indienen van keuzes van Flex Benefits gebruikt vervolgens deze specifieke template in de opdracht voor Youforce Docs voor het genereren van de overeenkomst. Voorbeeld Je voert de administratie uit voor de medewerkers van Organisatie A en voor de medewerkers van Organisatie B. Voor het vastleggen van verschillende templates moet je voor beide organisaties een apart flexpakket aanmaken in Flex Benefits. Bijvoorbeeld Flexpakket A voor Organisatie A en Flexpakket B voor Organisatie B. Daarna richt je in Templatebeheer de standaard template in voor Organisatie A én een nieuwe specifieke template voor Organisatie B. Voor Flexpakket A hoef je niets te doen want die gebruikt de standaard template. Voor de doelen van Flexpakket B moet je vervolgens in Flex Benefits vastleggen dat je gebruik wilt maken van de nieuwe specifieke template. Jouw actie Als je de standaard template wilt blijven gebruiken, hoef je niets te doen. Als je een specifiek contract template wilt gebruiken, moet je eerst deze specifieke template aanmaken in Youforce Docs. Daarna moet je deze template configureren in Flex Benefits bij de juiste doelen. Open de beheermodule Open het menu Beheer | Flexpakket | Onderhouden | Product Selecteer het gewenste flexpakket Klik op Product Selecteer het gewenste product/doel Klik op Basiskenmerken Achter Gebruik specifieke contract template: activeer de vinkbox aan Achter Naam specifieke contract template: selecteer de naam van de gewenste template Klik op Opslaan Huisstijlkenmerken (white labeling) van het Home dashboard Waarom Flex Benefits ondersteunt het overnemen van de klantspecifieke huisstijlkenmerken van het Youforce portaal. Als een medewerker Flex Benefits opent, toont het programma dezelfde kleuren als het Youforce portaal. Het dashboard van Home heeft echter eigen huisstijlkenmerken-instellingen. Hoe Na deze release ondersteunt Flex Benefits ook de huisstijlkenmerken van Home. Als een medewerker Flex Benefits opent vanaf het Home dashboard, toont Flex Benefits de huisstijlkenmerken van Home. Huisstijlkenmerken Flex Benefits ondersteunt de volgende huisstijlkenmerken die voor de klant vastliggen in Home: De kleur voor de horizontale lijn bovenaan het venster Het logo centraal bovenin het venster. Jouw actie Geen actie nodig Wet- en regelgeving Minimumloon 2021 Met ingang van 1 januari 2021 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 18 december de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je kan de nieuwe bedragen terugvinden op het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Opgeloste meldingen Productoverzicht (waarde in geld) werkt niet bij waarden groter dan 10.000 euro (change 2134803) Melding Een beheerder opent het overzicht Beheer | Overzichten | Productoverzicht (waarde in geld). Hij selecteert de periode 01-01 t/m 19-10. De knop Tonen is niet toegankelijk.  De beheerder kan het taartdiagram niet openen. Daarna selecteert hij de periode 01-01 t/m 18-10.  Dan is de knop Tonen wel toegankelijk. De beheerder kan het taartdiagram wel openen. Oplossing Op 19-10-2020 heeft een medewerker een keuze gemaakt voor een bedrag van meer dan 10.000 euro. Deze keuze blokkeerde het productoverzicht. De berekeningen voor het productoverzicht zijn verbeterd. Doel Fiets: invoeren van het aantal aflossingsjaren (change 2158651) Melding Een medewerker wil een keuze maken voor het doel Fiets en de keuze over drie jaren afbetalen.  Het invoeren van het aantal aflossingsjaren werkt niet intuitief. De medewerker zet de cursor in het invoerveld en wil de 0 verwijderen met de backspace-toets en vervangen door een 3. Dit lukt niet. Hij kan alleen "03" invoeren. Oplossing Het invoeren van een getal in het veld Aantal aflossingsjaren is verbeterd. Uitbetalingen budget niet afgetrokken van budgetsaldo op budgetoverzicht (change 2212043) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie kiest voor het uitbetalen van budget in de maanden september, oktober en november en controleert het Budgetoverzicht. De medewerker verwacht dat de uit te betalen bedragen worden afgetrokken van het budget saldo in de laatste kolom. Dit gebeurt echter niet. Oplossing De uitbetalingen van budget moeten worden afgetrokken van het budgetsaldo. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn verbeterd. Verkeerd bedrag in kolom Saldo op Budgetoverzicht voor de maand november (change 2278298) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd en uitbetaald in december. Een medewerker van deze organisatie heeft keuzes gemaakt voor verschillende doelen voor de maanden september, oktober en december. Hij controleert de bedragen op het Budgetoverzicht. De prognoses van het budgetsaldo voor september en oktober zijn correct.  De prognoses voor november en december zijn fout. Oplossing De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn verbeterd. Veel te hoge bedragen in kolom Saldo op Budgetoverzicht (change 2294854) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Sommige medewerkers van deze organisatie hebben keuzes gemaakt voor het reserveren van budget. Nadat deze keuzes zijn verwerkt in het salarisprogramma ontstaat een Saldo gereserveerd budget. De medewerkers openen het Budgetoverzicht en zien dat het saldo gereserveerd budget 100 maal hoger is dan verwacht. Oplossing De fout werd veroorzaakt door een verkeerde behandeling van de komma-notatie. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn op dit punt verbeterd. Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 19 november 2020. Verkeerde bedragen in kolom Saldo op Budgetoverzicht (change 2321576) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker van deze organisatie heeft een keuze gemaakt voor het uitbetalen van gereserveerd budget voor de maand oktober. De medewerker opent het Budgetoverzicht en ziet dat het gereserveerde bedrag twee maal wordt afgetrokken van het Saldo gereserveerd budget. Oplossing De fout werd veroorzaakt door een verkeerde berekening in het geval dat Flex Benefits resultaten van een (voorlopige) salarisberekening uit Payroll Business had geïmporteerd voor de maand oktober, terwijl de medewerker nog keuzes kon maken voor de maand oktober. De berekeningen voor het Budgetoverzicht zijn op dit punt verbeterd. Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 19 november 2020. Opgeloste meldingen Maximum bestandsgrootte van bijlagen vergroot (change 2283917) Melding Een organisatie heeft het doel Vakbondscontributie zo geconfigureerd dat de medewerker verplicht een bijlage moet toevoegen aan de keuze. Een medewerker van deze organisatie maakt een keuze voor het doel Vakbondscontributie. Op stap 3 van het keuzevenster probeert hij het betalingsbewijs, dat hij heeft ontvangen van zijn vakbond, toe te voegen. Flex Benefits toont de melding dat het bestand te groot is. Oplossing De maximale bestandsgrootte was ingesteld op 2,93 MB per bestand en 14,85 MB voor vijf bestanden. We hebben de maximale bestandsgrootte per bestand aangepast. Het maximum is nu 14,85 MB per bestand en ook 14,85 MB voor maximaal 5 bestanden. Mutaties voor uitruilen reiskosten worden niet uitgevoerd (change 2276077) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Een beheerder controleert de exportmutaties die Flex Benefits heeft aangemaakt voor HR Core Beaufort. Hij ziet dat voor keuzes voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk twee mutaties zijn aangemaakt op cafetariaregeling nummer 25.  Dit zou niet moeten gebeuren. Er wordt maar één mutatie uitgevoerd door Payroll Gemal. Oplossing De medewerker heeft op het keuzevenster voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk gekozen voor de optie Maximum uitruilen. Als de medewerker kiest voor Maximum uitruilen, maakt de exportfunctie altijd exportmutaties aan op cafetariaregeling 25. Flex Benefits had een controle op het doel Uitruilen reiskosten woon-werk die voorkomt dat de medewerker twee bronnen kiest voor dit doel. Deze controle werkte niet correct. De werking van de controle is verbeterd. Deze verbetering is gerealiseerd in een extra release op 2 december 2020. Verkeerde bedragen op de overeenkomsten (change 2336620) Melding Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Budget uitbetalen voor de maand november. Hij dient de keuze in. Flex Benefits genereert een overeenkomst. De medewerker controleert de overeenkomst. Hij ziet dat er verkeerde bedragen op de overeenkomst staan. Oplossing De functie voor het genereren van overeenkomsten haalde de verkeerde bedragen op uit de database. Deze fout is ontstaan in release 2020-11 van 31 oktober 2020.  Deze fout is opgelost; de aanpassing is uitgebracht via een extra release op 5 november 2020. Tussen 31-10-2020 en 05-11-2020 zijn voor veel medewerkers overeenkomsten gegenereerd met verkeerde bedragen. We hebben dit in stappen opgelost. Op 17-12-2020 hebben we van de eerste groep medewerkers de foute overeenkomsten vervangen door correcte overeenkomsten in Flex Benefits en in Personeelsdossier. Op 29-12-2020 hebben we van de tweede groep medewerkers de foute overeenkomsten vervangen door correcte overeenkomsten in Flex Benefits en in Personeelsdossier. Opmerking: Enkele beheerders hebben gemeld dat nog niet alle foute overeenkomsten zijn vervangen door correcte overeenkomsten. Dit wordt opgepakt in change 2452963 en is nog werk in uitvoering. Functie Export inzien blijft hangen (change 2362545 en 2404519) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding De beheerder van een grote organisatie start de functie Export inzien voor de keuzes voor de maand december. Er staan voor deze organisatie duizenden keuzes klaar om te worden geëxporteerd. De beheerder meldt dat na een dag wachten het proces nog niet gereed is. De functie Export inzien lijkt te hangen. Oplossing Change 2362545 De functie Export inzien is aangepast. Het proces wordt nu opgedeeld in delen, zodat het deze aantallen beter kan verwerken. Deze aanpassing is uitgeleverd via een extra release op 10 december 2020. Change 2404519 Helaas bleek de aanpassing niet te werken in de praktijk van de organisatie. We hebben de aanpassing teruggedraaid via een extra release op 11 december 2020. We werken aan een structurele oplossing. Publishing Date : 1/29/2021

2021-11 Business klanten: Saldo persoonlijk budget meenemen naar volgend jaar Steeds meer klanten stellen een persoonlijk budget aan hun medewerkers ter beschikking voor keuzes in Flex Benefits. De medewerker kan dit doorgaans maandelijks gereserveerd budget naar eigen inzicht besteden of gedurende het jaar opsparen. Een eventueel restsaldo wordt nu standaard in de maand december uitgekeerd. Na deze release is het mogelijk om het restsaldo over te hevelen naar het volgend jaar, zodat het daar voor uitruil beschikbaar is. 2021-08 Business klanten: in- en uitdienstmeldingen in de toekomst nu op het juiste moment beschikbaar Wijzigingen in de gegevensuitwisseling met HR Core & Payroll Business zorgen ervoor dat in de toekomst gelegen in- en uitdienst meldingen ter verwerking worden aangeboden aan Flex Benefits. Als een medewerker in HR Core op een datum in de toekomst indienst of uitdienst werd gemeld, kwamen deze meldingen niet op die datum door naar Flex Benefits, tenzij er een andere wijziging plaats had gevonden op de dag van indienst of uitdienst. Dit is opgelost in de augustus release. 2021-04 Prognose Fiscale uitruil reiskosten in de toekomst - Parameter om dit uit te zetten Covid-19 heeft voor grote veranderingen gezorgd in de reisbewegingen van veel medewerkers. Ze reizen minder naar het werk en hun reispatroon is variabeler dan voorheen. Dit heeft gevolgen voor de fiscale uitruil. In veel gevallen is uitruil niet meer mogelijk op basis van een prognose van reisbewegingen in de toekomst. Het gaat nu louter nog op basis van daadwerkelijke reisbewegingen in het verleden. Om te voorkomen dat medewerkers nog op basis van een vast patroon reiskosten uitruilen, heb je nu een nieuwe parameter beschikbaar. Hiermee kan je de prognose van fiscale uitruil reiskosten in de toekomst - die standaard aan staat - uitzetten. 2021-03 Nieuw product Verlof kopen beschikbaar voor Business-klanten Klanten die gebruik maken van HR Core Business en Payroll Business hebben nu een extra doel ter beschikking: Verlof kopen (meermaals). Dit als aanvulling op een reeds bestaand meermaals product. Het nieuwe doel is vooral geschikt voor klanten bij wie verschillende maxima gelden voor het aantal te kopen verlofuren op basis van meerdere bronnen. Mogelijkheid om prognose fiscale ruimte uit te zetten voor het doel Uitruilen reiskosten Tot 2020 reisden de meeste medewerkers volgens een vast reispatroon naar hun werklocatie. Sinds de corona-maatregelen is dit sterk veranderd. Veel medewerkers reizen niet meer naar hun werk of reizen onregelmatig. Als het aantal reisdagen per maand niet constant is, kan Flex Benefits geen betrouwbare prognose maken van de fiscale ruimte. We raden aan om bij een onregelmatig aantal maandelijkse reisdagen de prognoseberekening uit te zetten. Hiervoor heb je nu een parameter ter beschikking. 2021-02 Mogelijkheid om meerdere Docs templates te gebruiken Voor het genereren van overeenkomsten in Flex Benefits heb je vanaf deze release - per doel - meerdere templates beschikbaar. Publishing Date : 1/18/2021

Gewijzigd ten opzichte van vorige versie. Uitbetalingen budget niet afgetrokken van budgetsaldo op budgetoverzicht (change 2212043) Bovenstaande change is niet gerealiseerd in deze release en daarom verwijderd uit deze versie van de release notes. Nieuw Vervaldatum van gekochte verlofuren Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Waarom Verlofuren die door medewerkers gekocht worden met behulp van Flex Benefits zijn niet onbeperkt houdbaar. Voor deze verlofuren geldt een vervaltermijn van 5 jaren. De verlofrechtmutaties die Flex Benefits aanmaakte voor HR Core Business bevatten deze vervaldatum nog niet. Een aantal organisaties heeft gevraagd om de vervaldatum toe te voegen aan de verlofrechtmutatie. Dat is nu uitgevoerd. Hoe  Nieuwe flexpakket parameter Wij hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn. Deze parameter bevat de vervaltermijn in maanden. De standaardwaarde is 60 maanden. Exportfunctie De functie voor het exporteren van keuzegegevens naar HR Core Business is aangepast. De verlofrechtmutaties, die de exportfunctie aanmaakt, zijn uitgebreid met de vervaldatum. Het programma berekent de vervaldatum als volgt:  ingangsdatum van de keuze + het aantal maanden uit parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn.  Uitzondering: als je de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn instelt op 0 maanden, dan zet de exportfunctie de vervaldatum op 1 januari van het volgende keuzejaar. Uw actie Je kunt eventueel de standaardwaarde van 60 maanden voor de vervaltermijn aanpassen. Je past de flexpakket parameter als volgt aan: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_ExtraTijd_Vervaltermijn. Klik op de knop Wijzigen. Wijzig de waarde achter het kenmerk Waarde. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Verkeerde bedragen voor januari op het Budget overzicht (change 2021145) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerkers. De salarisgegevens van januari 2020 van deze organisatie zijn geïmporteerd in Flex Benefits. Een medewerker opent het tabblad Budget overzicht. In de tabel staan verkeerde bedragen bij de maand januari. Oplossing Hoewel de CAO bepaalt dat het persoonlijk budget maandelijks wordt uitbetaald, heeft deze organisatie in januari 2020 de budgetten niet uitbetaald maar gereserveerd. Het Budget overzicht ondersteunde deze afwijking van de CAO niet. Wij hebben het Budget overzicht aangepast voor deze situatie. Medewerker kan een keuze voor ANW-hiaatverzekering niet stoppen (change 2156653) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft in het verleden gekozen voor deelnemen aan de ANW-hiaatverzekering en wil deze deelname stoppen. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel ANW-hiaatverzekering en vinkt de vinkbox bij Deelnemen uit. Bij de rubriek Keuze stoppen wordt Ja geselecteerd. Als je dan verder wilt naar stap 2, lukt dit niet, omdat de knop Doorgaan naar verrekenen niet toegankelijk is. Oplossing Bij de combinatie Deelnemen = Uit en Keuze stoppen = Ja, moet de knop Doorgaan naar verrekenen toegankelijk zijn. Dit is nu gerealiseerd. Medewerker kan een keuze voor WIA-aanvullingsverzekering niet stoppen (change 2228754) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft in het verleden een keuze gemaakt voor deelnemen aan de WIA-aanvullingsverzekering en wil deze deelname nu stoppen. De medewerker opent het keuzevenster voor het doel WIA-aanvullingsverzekering en vinkt de vinkbox bij Deelnemen uit. Bij de rubriek Keuze stoppen wordt Ja geselecteerd. Als je dan verder wilt naar stap 2, lukt dit niet, omdat de knop Doorgaan naar verrekenen niet toegankelijk is. Oplossing Bij de combinatie Deelnemen = Uit en Keuze stoppen = Ja, moet de knop Doorgaan naar verrekenen toegankelijk zijn. Dit is nu geraliseerd. Doel Parkeer-, veer- en tolkosten: declaraties voor de volgende maand zijn niet opgeslagen (change 2248890) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker heeft begin september een keuze gemaakt voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten voor de maand september. Voor deze keuze zijn verschillende declaratieregels ingevoerd. Daarna heeft de medewerker een keuze gemaakt voor hetzelfde doel voor de maand oktober. Ook voor deze maand zijn verschillende declaratieregels ingevoerd. Beide keuzes zijn ingediend.  Het programma heeft 2 overeenkomsten gemaakt. De overeenkomst voor de maand september is correct.  Op de overeenkomst voor de maand oktober ontbreken de declaratieregels.  Oplossing Het keuzevenster voor het doel Parkeer-, veer- en tolkosten is verbeterd. De declaratieregels voor de huidige maand en voor de volgende maand worden opgeslagen in de database en opgenomen in de overeenkomst. Verkeerde lettertypes in de medewerkermodule (change 2259681) Melding In release 2020-09 meldden wij dat de schermen van de medewerkermodule zijn aangepast naar de "Nordic Cool" designstandaard van Visma. Onderdeel daarbij was het vervangen van het bestaande lettertype door een nieuw Nordic Cool lettertype. Na de release zien sommige medewerkers bij het openen van Flex Benefits dat de letters een oud lettertype (Times New Roman) tonen in plaats van in het nieuwe Nordic Cool lettertype. Oplossing Het Nordic Cool lettertype staat niet standaard op elke pc. Het moet daarom worden geactiveerd door Flex Benefits als een gebruiker een scherm opent.  De procedure voor het activeren van het juiste lettertype is verbeterd. Veel te hoge bedragen op het Budget overzicht voor de maand augustus (change 2267354) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Gemal Melding Een medewerker controleert de bedragen op het Budget overzicht. Bij de maand augustus ziet hij veel te hoge bedragen, die hij niet kan verklaren. Oplossing In release 2020-09 hebben we een aanpassing uitgebracht van de functie voor het importeren van 1917 bestanden op het onderdeel van het verwerken van correcties over voorgaande salarisperioden. In deze aanpassing zat een fout, waardoor de berekening van de correctie een verkeerd bedrag opleverde. De importfunctie is op dit punt verbeterd en de bedragen zijn gecorrigeerd. Deze aanpassing is al gerealiseerd in een extra release op 5 oktober 2020. Veel te hoge bedragen op het Budgetoverzicht voor toekomstige maanden (change 2276510) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand uitbetaald aan de medewerker. Medewerkers van organisaties met het Budget uitbetalen systeem controleren de bedragen op het Budgetoverzicht. Bij de maanden november en december zien zij bedragen staan die een factor 100 hoger zijn dan normaal. Oplossing Er zat een fout in de berekening van de prognoses voor het persoonlijk budget voor de toekomstige maanden op basis van de actuele salarisproductie voor het Budgetoverzicht. Deze berekeningen zijn verbeterd. De fout had geen invloed op de berekeningen van het beschikbare bedrag voor de budgetbronnen op de keuzevensters. Deze aanpassing is al gerealiseerd in een extra release op 5 oktober 2020. Publishing Date : 10/29/2020

Opgeloste meldingen Saldo gereserveerd budget niet beschikbaar in maand december (change 364102) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur van de organisatie heeft een eerste voorlopige salarisproductie voor de maand december uitgevoerd in Payroll Business.  De berekende waarden zijn geëxporteerd naar Flex Benefits. Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel Verlofuren kopen. Hij wil hiervoor de bron Gereserveerd budget inzetten. Hij ziet dat er veel minder gereserveerd budget beschikbaar is dan verwacht. Oplossing Payroll Business gaat ervan uit dat het gehele saldo gereserveerd budget in december wordt uitbetaald aan de medewerker. Het resterende saldo is daarna 0 euro. Hierdoor zet Payroll Business de waarde van de rubriek Saldo gereserveerd budget op 0 euro. Deze waarde wordt geïmporteerd in Flex Benefits. Voor het keuzeproces in Flex Benefits is deze werking niet correct. De medewerker moet de mogelijkheid hebben om zijn saldo gereserveerd budget nog in december te besteden aan een doel - bijvoorbeeld Verlofuren kopen - voordat het wordt uitbetaald. We hebben de importfunctie van Flex Benefits voor deze situatie aangepast. De importfunctie berekent de waarde van de rubriek Saldo gereserveerd budget voor december door gebruik te maken van de budgetwaarden van november. Bedragen op het diagram "Overzicht gebruik WKR budgetten" zijn niet leesbaar  (change 366140)  Melding Een beheerder opent het venster Beheer > Werkkostenregeling > Overzicht gebruik WKR budgetten.  Het programma toont een diagram voor elk ingericht WKR-budget.  In het diagram staan ook de waarden van de staven. Deze waarden staan door elkaar heen en zijn daardoor niet leesbaar. Oplossing Onder de diagrammen vind je nu een tabel waarin de bedragen wel duidelijk leesbaar zijn. Verkeerd Saldo gereserveerd budget voor januari op het Budget overzicht (change 1891630) Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Voor de medewerkers van een organisatie wordt elke maand een persoonlijk budget berekend. Dit budget wordt standaard elke maand gereserveerd voor de medewerker. Het totale saldo van het gereserveerde budget wordt in de maand december automatisch uitbetaald aan de medewerker. De salarisadministrateur van de organisatie heeft een eerste voorlopige salarisproductie voor de maand januari uitgevoerd in Payroll Business.  De berekende waarden zijn geëxporteerd naar Flex Benefits. Een medewerker opent het tabblad Budget overzicht. In de tabel staan verkeerde bedragen in de kolom Saldo gereserveerd budget bij de maand januari. Oplossing Flex Benefits ging ervan uit dat het gehele saldo gereserveerd budget in december wordt uitbetaald aan de medewerkers. Een deel van het gereserveerde budget is overgezet naar het volgende jaar zodat het saldo gereserveerd budget in januari (veel) groter is dan alleen de opbouw van de maand januari. Het Budget overzicht ondersteunde deze afwijking niet. Het Budget overzicht is aangepast voor deze situatie. Verkeerde melding op keuzevenster voor ANW-hiaatverzekering (changes 2164715 en 2207620) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business Melding Een medewerker opent het keuzevenster voor het doel ANW-hiaatverzekering. Het programma toont de melding: "U bent meer dan 3 maanden in dienst. Het meezenden van het aanmeldings- en acceptatieformulier is verplicht".  Deze melding is niet terecht. De medewerker is nog geen drie maanden in dienst. Een zelfde soort melding verschijnt op het keuzevenster voor het doel WIA-aanvullingsverzekering. Oplossing De controle op de indienstdatum op de keuzevensters voor de doelen ANW-hiaatverzekering en WIA-aanvullingsverzekering zijn verbeterd. De voorwaarden, waaronder het onderdeel Stap 3 - Bijlagen toevoegen wordt getoond, zijn ook aangepast. Blokkerende melding op de keuzevensters over gebruik van persoonlijk budget (changes 2210977 en 2241448) Melding Een medewerker heeft de beschikking over een persoonlijk budget. Hij wil dit persoonlijk budget gebruiken voor het maken van een keuze voor een doel. Hij opent het keuzevenster voor een van de doelen. Het programma toont de melding: "U heeft over de verschillende arbeidsvoorwaarden meer persoonlijk budget ingezet dan is toegestaan".  Deze melding is niet terecht. Hij heeft in het verleden wel keuzes gemaakt waarbij hij de bron persoonlijk budget heeft ingezet maar deze keuzes waren alle geldige keuzes. Verschillende organisaties hebben gemeld dat bij hun medewerkers een soortgelijke melding in beeld komt. Het gaat in deze gevallen over verschillende budgetbronnen zoals Benefit budget, IKB-budget, et cetera. Oplossing In een vorige release is een aanpassing aangebracht in de berekeningen voor de verschillende budgetbronnen. Hierdoor is deze fout ontstaan bij sommige medewerkers die eerder dit jaar al keuzes hebben gemaakt waarbij ze een groot deel van hun maandelijkse budget hebben ingezet.  De berekeningen voor de controles op de inzet van de budgetbronnen zijn verbeterd. Deze oplossing is uitgebracht in een extra release op 15 september 2020. Publishing Date : 9/18/2020

Nieuw Overzetten budget naar volgend kalenderjaar Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Waarom Voor sommige organisatie geldt dat het restant van een budget, bijvoorbeeld een opleidingsbudget, aan het eind van een kalenderjaar niet aan de medewerker wordt uitbetaald maar overgezet naar het volgende kalenderjaar. Daarom hebben we het  mogelijk gemaakt om in Flex Benefits budget over te zetten naar het volgende kalenderjaar. Hoe Nieuwe flexpakket parameters We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de volgende flexpakket parameters: PARR_Budget1_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget2_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget3_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget4_SaldoNaarVolgendJaar PARR_Budget5_SaldoNaarVolgendJaar De waarde van deze parameters is standaard FALSE (uit).  Als in jouw organisatie één van de vijf budget-bronnen bijvoorbeeld heeft ingericht als opleidingsbudget en je wilt dat dit wordt overgezet naar het volgende jaar, dan moet je de parameter voor dit budget instellen op TRUE (aan). Nieuwe rubrieken We hebben het standaard flexpakket uitgebreid met de volgende werknemerrubrieken: RUBR_Budget1_SaldoEindJaar RUBR_Budget2_SaldoEindJaar RUBR_Budget3_SaldoEindJaar RUBR_Budget4_SaldoEindJaar RUBR_Budget5_SaldoEindJaar RUBR_Budget1_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget2_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget3_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget4_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] RUBR_Budget5_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] Import van 1917-bestanden van Payroll Gemal We hebben de inrichting van de functie voor het importeren van 1917-bestanden aangepast. De waarden van de Payroll Gemal-uitvoercodes 02253 t/m 02257 worden geïmporteerd in de rubrieken RUBR_Budget1_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx] t/m RUBR_Budget5_AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Deze rubrieken bepalen hoeveel maanden budgetopbouw van het budget dat je wilt overzetten beschikbaar is voor de medewerker. Wizard jaarovergang We hebben de wizard jaarovergang aangepast.  Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), kopieert de wizard het saldo gereserveerd budget van de bron Budget naar de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. Keuzevensters voor de doelen We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in de berekening van het beschikbare bedrag voor de bron waarvoor je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan). In de periode tussen het openstellen van Flex Benefits voor het nieuwe keuzejaar en het importeren van de salarisgegevens van de salarisproductie voor januari wordt het beschikbare bedrag gelezen uit de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. Het beschikbare bedrag voor de budgetbronnen wordt berekend als de som van: het budgetsaldo van de laatst geïmporteerde maand prognose per maand maal aantal maanden sinds de laatst geïmporteerde salarisproductie Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het aantal maanden gemaximaliseerd op 36 minus de waarde van rubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Budget overzicht We hebben enkele aanpassingen doorgevoerd in de berekening van de bedragen in het budget overzicht. In de periode tussen het openstellen van Flex Benefits voor het nieuwe keuzejaar en het importeren van de salarisgegevens van de salarisproductie voor januari wordt de waarde in de kolom Saldo verhoogd met de waarde van de rubriek RUBR_Budget _SaldoEindJaar. De waarde van het saldo gereserveerd budget in de kolom Saldo wordt elke maand verhoogd met de budgetprognose per maand. Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het aantal maanden, dat de verhoging wordt toegepast, gemaximaliseerd op 36 minus de waarde van rubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx]. Proforma bruto/netto prognoseberekening De aansturing van de bruto/netto berekening hangt onder andere af van de waarde van flexpakket parameter PARR_BudgetUitbetalenStandaard. PARR_BudgetUitbetalenStandaard = TRUE (aan) Voor organisaties waarbij het persoonlijk budget standaard maandelijks wordt uitbetaald aan de medewerkers. Er zijn geen wijzigingen doorgevoerd. PARR_BudgetUitbetalenStandaard = FALSE (uit) Voor organisaties waarbij het persoonlijk budget standaard maandelijks wordt gereserveerd. Het (resterende) saldo gereserveerd budget wordt in december uitbetaald aan de medewerkers. Deze uitbetaling is opgenomen in de bruto/netto berekening voor december. Als je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar hebt ingesteld op TRUE (aan), wordt het saldo van deze bron niet opgenomen in de uitbetaling van gereserveerd budget in december. Uw actie Als jouw organisatie één van de vijf budgetbronnen heeft ingericht als opleidingsbudget dat je wilt overzetten naar het volgende kalenderjaar, moet je de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar voor dit budget als volgt instellen op TRUE (aan): Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer het flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_Budget _SaldoNaarVolgendJaar. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Opmerking De berekeningen van de prognoses maken gebruik van de werknemerrubriek RUBR_Budget _AantalMaandenBudgetOpbMnd[xx].  Deze rubriek wordt geïmporteerd tijdens de eerstvolgende import van een 1917-bestand van Payroll Gemal. De berekeningen zullen pas correct zijn, als het volgende 1917-bestand is geïmporteerd in Flex Benefits. Gewijzigd en verbeterd  Maximum aantal te kopen verlofuren Waarom Het maximum aantal verlofuren dat een medewerker mag kopen bij het doel Extra Tijd wordt bepaald door een flexpakketparameter voor voltijdsmedewerkers.  Het is mogelijk om dit maximum afhankelijk te laten zijn van het deeltijdpercentage van de medewerker.  Het was nog niet mogelijk om het maximum aantal uren afhankelijk te laten zijn van de contractduur van de medewerker, bijvoorbeeld als een medewerker gedurende het kalenderjaar in dienst komt of uit dienst gaat. Deze mogelijkheid is aangevraagd door een aantal organisaties. Hoe Nieuwe flexpakketparameter Het standaard flexpakket is uitgebreid met de flexpakketparameter PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst. Deze parameter heeft standaard de waarde FALSE (uit).  Als je deze parameter op TRUE (aan) zet, wordt het maximum aantal te kopen verlofuren afhankelijk van de contractduur van de medewerker. Het programma controleert de rubrieken Datum indienst en Datum uitdienst. Het programma telt het aantal dagen dat de medewerker dit jaar in dienst is en deelt dit door het aantal dagen per jaar (365). Deze aanpassing is geldt voor de doelen: Extra tijd eenmalig  (product_id PRDR_EXT) Extra tijd meermaals  (product_id PRDR_ETM) Samenvatting Er zijn nu drie flexpakketparameters voor het instellen van het maximum aantal te kopen verlofuren: PARR_ExtraTijd_MaxTeKopen - hiermee stel je het maximum aantal uren in voor voltijdsmedewerkers. PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoPP - hiermee stel je in of het maximum afhankelijk moet zijn van het deeltijdpercentage van de medewerker. PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst - hiermee stel je in of het maximum afhankelijk moet zijn van de contractduur van de medewerker. Uw actie Aanzetten van de parameter: Login als beheerder. Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Flexpakket. Selecteer jouw flexpakket. Klik op de knop Parameters. Selecteer de parameter PARR_ExtraTijd_MaxNaarRatoIndienst. Klik op de knop Wijzigen. Vink de vinkbox achter het kenmerk Waarde aan. Klik op de knop Opslaan. Opgeloste meldingen Stoplichtmelding over verleden maand (change 1984404)  Melding Na het verstrijken van de laatste indiendag, kan een medewerker geen keuzes meer maken voor de huidige maand. De medewerker kan dan keuzes maken voor de volgende maand. Aan het eind van een maand probeert een medewerker een keuze te maken voor de volgende maand.  Het programma toont dan echter een rode foutmelding over een keuze voor de huidige maand waarvoor het maken van een keuze niet meer mag. De medewerker kan de keuze voor de huidige maand niet aanpassen, want die is geblokkeerd. Oplossing Het tonen van rode foutmeldingen is verbeterd. Het programma toont geen foutmeldingen meer over keuzes voor maanden, waarvoor de medewerker geen keuze meer mag indienen. Ontbrekende exportmutaties voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers (change 2117970)  Voor organisaties die gebruik maken van Payroll Business Melding Medewerkers van een organisatie krijgen een persoonlijk budget, dat maandelijks wordt uitbetaald aan de medewerker. Een medewerker heeft een keuze gemaakt voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers. Hij heeft voor deze keuze de bronnen Persoonlijk budget en Gereserveerd budget ingezet. De keuze wordt goedgekeurd en geëxporteerd naar Payroll Business. In Payroll Business worden de mutaties voor de bron Persoonlijk budget correct verwerkt. De mutaties voor de bron Gereserveerd budget zijn echter niet compleet. De bruto/netto uitruil is niet toegepast. Oplossing De formules voor het maken van exportmutaties voor de bron Gereserveerd budget voor het doel Uitruilen zakelijke kilometers zijn verbeterd. Foutmelding na het toevoegen van een bijlage (change 2129517)  Melding Een organisatie heeft een product hernoemd in Smartphone. Voor dit doel is het toevoegen van een bijlage is verplicht. Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Smartphone, vult in de vensters Stap 1 en Stap 2 de bedragen in en voegt in het venster Stap 3 een bijlage toe. De bijlage wordt geaccepteerd door het programma. Daarna klikt de medewerker op de knop Indienen. Het programma toont dan de rode foutmelding: Bijlage ontbreekt voor de keuze. Dit is niet terecht. Oplossing De bestandsnaam van de bijlage was: telefonie.PNG, waarbij de extensie .PNG in hoofdletters is geschreven. Het programma herkende de hoofdletters echter niet. Dit is nu aangepast, zodat het programma bestanden met de extensie in hoofdletters voortaan correct verwerkt. Rolselectievenster komt niet in beeld bij de beheerder  (change 2139382) Melding Een beheerder heeft een dienstverband gekoppeld aan zijn professionele Youforce gebruiker (IC-nummer). Het dienstverband heeft de werknemerrol voor Flex Benefits en een geldig flexpakket. Deze beheerder opent Flex Benefits vanaf het Youforce portaal voor professionals en verwacht dat hij in Flex Benefits de keuze kan maken tussen de rol Beheerder en de rol Medewerker. Flex Benefits opent echter direct de beheermodule. Er komt geen keuzemogelijkheid. Oplossing Als gebruikers met de rollen Beheerder en Medewerker Flex Benefits openen vanaf het Youforce portaal voor professionals, moet Flex Benefits het rolselectievenster tonen, waarin de gebruiker kan kiezen tussen de twee rollen. Het rolselectievenster werd niet in alle gevallen getoond. Deze functionaliteit is verbeterd, zodat het rolselectievenster wel verschijnt. Wet- en regelgeving Wettelijk minimumloon Met ingang van 1 juli 2020 zijn de bedragen voor het wettelijk minimum(jeugd)loon verhoogd. We hebben op 14 juli de minimumloonbedragen in Flex Benefits aangepast. Je vindt de nieuwe bedragen in het venster Onderhouden Flexpakketparameters. Planning Nieuw doel Budget uitbetalen doorlopend Wij zijn bezig met het maken van een nieuw doel genaamd Budget uitbetalen doorlopend. Via dit doel kunnen medewerkers een keuze maken voor het uitbetalen van hun persoonlijk budget voor onbepaalde tijd. Flex Benefits zal voor dit doel exportmutaties aanmaken die tegen het maandtarief kunnen worden verrekend. We hebben al enkele onderdelen toegevoegd aan het standaard flexpakket. Het doel is echter nog niet compleet. Meer informatie volgt in de volgende release notes. Publishing Date : 7/30/2020

Mededelingen Geef feedback met Wootric! Vanaf juli gaan we alle gebruikers van Flex Benefits vragen om feedback: Wat vind je van Flex Benefits? We stellen je één gesloten vraag en verzoeken je om een toelichting via de online enquête software van Wootric. We krijgen zo meer inzicht in jouw prioriteiten en stemmen de planning en ontwikkeling van nieuwe functies of verbeteringen hier beter op af. De deelname is volstrekt anoniem en we delen of publiceren de uitkomsten niet buiten Visma | Raet. Gewijzigd en verbeterd Ondersteuning opleidingsbudget Waarom Medewerkers van sommige organisaties krijgen een opleidingsbudget. Dit budget wordt maandelijks berekend en gereserveerd voor de medewerker. In tegenstelling tot het IKB, wordt dit opleidingsbudget niet in december uitbetaald, maar overgezet naar het volgende kalenderjaar. Het opleidingsbudget werd nog niet ondersteund door Flex Benefits.  Hoe Release 2020-07 Het standaard flexpakket is uitgebreid met een aantal flexpakket parameters en werknemerrubrieken. De functies voor het importeren van salarisgegevens uit Payroll Gemal zijn aangepast. De keuzevensters in de medewerkermodule zijn aangepast. Release 2020-08 We verwachten in release 2020-08 het opleidingsbudget volledig te kunnen ondersteunen. Wij zullen u dan uitgebreider informeren. Opgeloste meldingen Controle op maximum keuze voor Bedrijfsfitness werkt niet correct (changes 1688282 en 550580) Melding De maximum keuze voor het doel Bedrijfsfitness wordt bepaald door flexpakket parameter PARR_Bedrijfsfitness_MaxPerJaar. Een organisatie heeft bij deze parameter de waarde 100 vastgelegd. Een medewerker van de organisatie heeft voor de maand juni een keuze gemaakt voor Bedrijfsfitness van 78,00 euro. In augustus gaat de medewerker weer een keuze voor Bedrijfsfitness maken. Hij kan nu weer een keuze maken voor 100,00 euro. Dit zou niet moeten kunnen. Oplossing Het programma onthield de eerder gemaakte keuze niet.  We hebben een nieuwe rubriek toegevoegd: RUBR_Bedrijfsfitness_TotaalPerJaar. In deze rubriek wordt de totale waarde van alle keuzes voor Bedrijfsfitness in het huidige jaar opgeslagen. Met behulp van deze rubriek wordt de controle op de maximum keuze in één kalenderjaar uitgevoerd. Foutmelding over wettelijk minimumloon bij maken van keuze voor Reiskosten (change 1823228) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Flex Benefits toont zijn fiscale ruimte van € 1965,04. De medewerker vinkt de vinkbox Maximum uitruilen aan. De medewerker opent het venster 'Stap 2'.  Voor de bron Eindejaarsuitkering toont het programma een beschikbaar bedrag van € 1022,21. De medewerker vult dit bedrag in bij de bron Eindejaarsuitkering. Er blijft € 942,83 over in de rubriek Te verrekenen bedrag. Flex Benefits toont de rode foutmelding: De waarde in rubriek 'Te verrekenen bedrag' brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon. Dit is niet toegestaan. Verlaag uw keuze of kies een andere bron. Oplossing Voor de meeste doelen geldt dat het toegestaan is om een klein bedrag (kleiner dan 1 euro) te laten staan in de rubriek Te verrekenen bedrag. Voor dit bedrag maakt Flex Benefits een exportmutatie aan ten laste van het brutoloon. Daarom wordt een waarde in deze rubriek ook meegenomen in de controle of het brutoloon, verlaagd met de inzet, niet onder het wettelijk minimumloon komt. Het doel Uitruilen reiskosten is een uitzondering.  Als de medewerker heeft gekozen voor het uitruilen van zijn maximale fiscale ruimte en als de beschikbaarheid van de bron niet toereikend is, dan mag een groter bedrag blijven staan in de rubriek Te verrekenen bedrag. Dit bedrag moet dan niet meegenomen worden in controle op wettelijk minimumloon. Deze controle is verbeterd. Flex Benefits zet de velden Totale kosten en Nog nodig op 0 (change 1852099) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie uitruilen. Op het venster 'Stap 1' vult hij het contributiebedrag in. Dan opent hij het venster 'Stap 2'. Hij klikt hier op het icoon Tekort aanvullen van de bron Brutoloon. Flex Benefits zet de velden Totale kosten en Nog nodig dan op 0. De medewerker kan de keuze nu niet opslaan. Oplossing De functie Tekort aanvullen op het keuzevenster is verbeterd. Overbodige melding na starten Flex Benefits vanaf Home (change 1894589) Melding Een organisatie gebruikt het Home-dashboard van Youforce. Op het Home-dashboard staat een hyperlink naar Flex Benefits. Als een medewerker op deze hyperlink klikt, dan toont Flex Benefits de melding: De webpagina die u nu bekijkt, probeert het tabblad te sluiten. Wilt u dit tabblad sluiten?. Deze melding en het tabblad zijn overbodig en niet gebruikersvriendelijk. Oplossing De functie voor het openen van Flex Benefits vanaf het Home-dashboard is verbeterd. De overbodige melding en het extra tabblad worden niet meer getoond.   Fout in de bruto/netto prognoseberekening (change 2055784) Melding Voor medewerkers van een organisatie wordt maandelijks een persoonlijk budget gereserveerd. Het gereserveerde budget wordt in december uitbetaald. Een medewerker van deze organisatie maakt een keuze voor doel Uitruilen reiskosten woon-werk voor de maand december. Hij zet hiervoor de bron Budget 2 in. Daarna opent hij de bruto/netto prognoseberekening. De berekening toont foute waarden. Oplossing De aansturing van de bruto/netto prognoseberekening (Proforma) is verbeterd. In bovenstaande situatie toont Proforma de volgende effecten: Een bruto uitbetaling van het saldo gereserveerd budget tegen bijzonder tarief Een bruto inhouding van het gereserveerde budget tegen bijzonder tarief, ter hoogte van de keuze voor Uitruilen reiskosten Een netto uitbetaling ter hoogte van de keuze voor Uitruilen reiskosten Melding 'Ongeldig product' op keuzevenster (changes 2070645 en 2083332) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Uitruilen reiskosten woon-werk. Op het venster 'Stap 1' vult hij het doelbedrag in. Op het venster 'Stap 2' vult hij de bron Budget 3 in. Daarna klikt hij op de knop Indienen.  Flex Benefits toont dan de rode foutmelding: Ongeldig product. Oplossing Tijdens het opslaan en indienen van een keuze voert Flex Benefits een aantal overkoepelende controles uit, onder andere of de totale inzet van alle bronnen voor alle doelen de beschikbare bedragen niet overschrijdt. Er zat een fout in deze overkoepelende controles, waardoor de foutmelding werd getoond. De overkoepelende controles zijn verbeterd. NB: de medewerkergegevens zijn niet aangepast. Het kan nog steeds voorkomen dat de overkoepelende controles een negatieve uitslag hebben. Het programma zal dan nu een duidelijke foutmelding tonen. Publishing Date : 6/19/2020

Nieuw Nieuw doel E-bike (elektrische fiets) Waarom In het standaard flexpakket is maar één doel beschikbaar, waarmee medewerkers een keuze kunnen maken voor het ontvangen van een (groot) bedrag van de werkgever, en dit bedrag over meerdere jaren terug kunnen betalen. Dit is het bestaande doel Fiets. Tijdens implementaties van nieuwe klanten is gebleken dat er behoefte is aan meer doelen met deze eigenschappen. Het toevoegen van het doel E-bike voldoet hieraan. Je kunt de naam van het doel E-bike natuurlijk wijzigen in elke door jou gewenste naam. Hoe Het standaard flexpakket is uitgebreid met het doel E-bike. Het doel is standaard niet actief. Je kunt het activeren op het venster Onderhouden Producten. Hier kun je ook de naam van het doel wijzigen. De medewerker kan op stap 1 van het keuzevenster een bedrag invullen en ook invullen in hoeveel maanden hij dit bedrag wil afbetalen. De bron Brutoloon maandelijks is beschikbaar voor het doel E-bike. Op dit moment is het aantal bronnen beperkt tot 1. In de toekomst zullen meerdere bronnen worden toegevoegd. Planning Release 2020-05 In release 2020-05 (geïnstalleerd op 2 mei) zijn de volgende onderdelen toegevoegd aan het standaard flexpakket: Doel (product) E-bike Bron (productitem) Brutoloon maandelijks 3 Flexpakket parameters Aanpassing van de bruto/netto prognoseberekening Voor het configureren van het nieuwe doel, zie de release notes 2020-05. Release 2020-06 We hebben de rubriek Factuurdatum toegevoegd aan het keuzevenster (stap 1) voor het doel E-bike. We hebben de configuratie van de exportmutaties toegevoegd aan het standaard flexpakket. Na het inrichten van de exportmutatieregels kun je het nieuwe doel openstellen voor de medewerkers en de keuzes exporteren naar het HR- en salarisprogramma. Actie  De salariscodes die we hebben ingevuld in het standaard flexpakket, hebben we gekopieerd van de standaard inrichting van het doel Fiets. Je moet deze salariscodes aanpassen aan jouw situatie. Activeren van de exportmutaties en invullen van de salariscodes: Login als beheerder Open het menu Beheer > Flexpakket > Onderhouden > Verwerking Selecteer uw flexpakket Klik op de knop Mutatieregels Filter op de productnaam Selecteer de mutatieregel Klik op de knop Wijzigen Activeer de mutatieregel door de vinkbox Indicatie actief aan te vinken Vul de juiste salariscodes in, zie de paragraaf hieronder per salarisprogramma  Klik op de knop Opslaan. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal We onderscheiden 2 soorten mutaties: Dienstverbandmutaties Controleer de Beaufort rubriekcodes in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze code niet voldoet aan jouw situatie, vul dan je eigen rubriekcode in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. Bron-doel-mutaties Voor deze mutaties liggen de Beaufort rubriekcodes vast.  Je moet de kenmerken Uitvoercode bron en Uitvoercode doel controleren en eventueel aanpassen. Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Business / Payroll Business Controleer de Payroll Business elementnummers in de kolom Rubriekcode standaard. Als deze elementnummers niet voldoen aan jouw situatie, vul dan je eigen elementnummers in bij het kenmerk Rubriekcode specifiek. Opgeloste meldingen Overeenkomsten worden niet geopend in Microsoft Edge (change 1723565) Melding Een medewerker gebruikt de browser Microsoft Edge. Hij probeert een overeenkomst (pdf-bestand) te openen vanuit het tabblad Uw aanvragen. De overeenkomst wordt niet geopend. In plaats daarvan toont de browser een leeg venster. Oplossing Het openen van overeenkomsten (pdf-bestanden) in de Microsoft Edge browser is verbeterd. Bijlagen worden niet gekopieerd naar het Personeelsdossier (change 1723605) Voor organisaties die gebruik maken van de interne workflow Melding De meeste organisaties maken gebruik van de uitgebreide workflow-functionaliteiten van Self Service voor het goedkeuren/afkeuren van keuzes van medewerkers. Sommige organisaties maken gebruik van de interne workflow-functionaliteiten van Flex Benefits. Deze melding gaat over de interne workflow. In 2019 is aan de interne workflowfunctionaliteit de mogelijkheid toegevoegd van het rechtstreeks kopiëren van overeenkomsten en bijlagen naar het Youforce Personeelsdossier (dus zonder gebruik te maken van Self Service). Een beheerder heeft deze functionaliteit geactiveerd op het venster Onderhouden werkgever, maar de beheerder meldt dat de functionaliteit niet werkt. De overeenkomsten en bijlagen komen niet in het Personeelsdossier. Oplossing De functionaliteit voor het kopiëren van overeenkomsten en bijlagen naar het Personeelsdossier is verbeterd. Plakken van helpteksten in de helptekst-editor werkt niet in Internet Explorer (change 1730963) Melding Een beheerder gebruikt de browser Internet Explorer. Hij opent het menu Beheer > Onderhouden > Flexpakket help. Hij selecteert een helptekst en opent het onderhoudsvenster. Hij heeft een tekst geschreven in een ander programma en probeert deze tekst te plakken in de helptekst editor Helptekst specifiek.  Dit werkt niet. De tekst komt niet in de editor. Oplossing De werking van de helptekst-editor is verbeterd voor beheerders die de browser Internet Explorer gebruiken. Melding brutoloon onder wettelijk minimumloon (change 1804927) Melding Een medewerker probeert een keuze te maken voor het doel Vakbondscontributie en hij wil hiervoor de bron Brutoloon inzetten. Het programma toont daarna de foutmelding "De waarde in de rubriek 'Te verrekenen bedrag' brengt uw brutoloon onder het wettelijk minimumloon". Dit is niet terecht. Oplossing Het betreft een medewerker die in deeltijd werkt. Voor deeltijdmedewerkers moet het wettelijk minimumloon naar rato van het deeltijdpercentage worden toegepast. Er zat een fout in de berekeningen. Het keuzevenster voor het doel Vakbondscontributie is verbeterd op dit punt. Bijlagen zijn niet aanwezig in de Self Service workflow (change 1810552) Melding Een organisatie heeft het product Generiek product maandelijks hernoemd in het doel Contributie beroepsvereniging en heeft voor dit doel het toevoegen van bijlagen verplicht gesteld. Een medewerker heeft een keuze voor het doel Contributie beroepsvereniging gemaakt, een bijlage toegevoegd en deze keuze ingediend. De beheerder controleert de workflow in Self Service om de keuze goed te keuren. De bijlage is echter niet aanwezig in Self Service, waardoor hij de keuze niet kan goedkeuren. Oplossing De medewerker heeft een pdf-bestand toegevoegd met de bestandsnaam 'contributie'. De bestandsnaam bevat geen extensie '.pdf'. Het blijkt dat de bijlage daardoor door Self Service niet wordt herkend. De functie voor het toevoegen van bijlagen is verbeterd. Als een medewerker een bestand zonder extensie toevoegt, dan zal Flex Benefits het bestandsformaat proberen te herkennen. Als het programma het formaat herkent, zal het de extensie toevoegen aan de bestandsnaam. Als het programma het formaat niet herkent, toont het een foutmelding. Keuzes voor Levensloop doorlopend houden status 'goedgekeurd' (change 1837561) Melding Een aantal medewerkers heeft in het verleden keuzes gemaakt voor het doel Levensloop doorlopend voor het maandelijks sparen van een bepaald bedrag. Nu hebben zij keuzes ingediend voor het stoppen van het sparen van levensloop. De keuzes voor stoppen zijn geëxporteerd naar het HR-systeem door de exportfunctie.  Maar de keuzes hebben nog steeds de status 'goedgekeurd'. Oplossing Als de exportfunctie een keuze voor een eenmalig doel heeft verwerkt, dan moet de exportfunctie de status van de keuze op 'verwerkt' zetten. De keuze wordt dan geblokkeerd voor de medewerker. Als de exportfunctie een keuze voor een doorlopend doel heeft verwerkt, dan moet de exportfunctie de status van de keuze op 'doorlopend' zetten. De medewerker kan deze keuze de volgende maand dan eventueel weer aanpassen. De exportfunctie is aangepast.  Als een medewerker een keuze heeft gemaakt voor het stoppen van een doorlopend doel, dan zet de exportfunctie de status op 'doorlopend'. Verkeerde waarden op Budget overzicht (change 1996678) Voor organisaties die gebruik maken van HR Core Beaufort / Payroll Gemal Melding Deze melding is van toepassing voor organisaties, waarvan de medewerkers recht hebben op een persoonlijk budget en die dit budget maandelijks uitbetalen aan de medewerkers. Een medewerker heeft keuzes gemaakt voor het reserveren van de bronnen Budget 1 en Budget 3, maar heeft 2 opmerkingen over het Budget overzicht. In het Budget diagram wordt alleen de reservering van Budget 1 getoond.   In de Budget tabel staan waarden in de kolom Bestedingen, hoewel de medewerker geen keuzes heeft gemaakt voor het besteden van het persoonlijk budget. Oplossing Voor de genoemde situatie zijn de berekeningen van de waarden voor het Budget diagram en de Budget tabel verbeterd. Publishing Date : 6/11/2020