Om e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen moet u dit in de instellingen van AutoInvoice aangeven. Stappen Open vanuit Visma.net Home de AutoInvoice service door op het AutoInvoice icoon te klikken   Selecteer het juiste bedrijf (indien u rechten heeft op meer bedrijven) Kies voor Instellingen>Factuurinstellingen>Facturen ontvangen en zet het schuifje bij Peppol-netwerk aan.   Hierna wordt uw elektronisch factuuradres zichtbaar door op het grijze pijltje aan het eind van de regel te klikken. In veel gevallen zal dit 0106:uw kvknummer zijn. Bijvoorbeeld 0106:12345678   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice  

In Visma.net Admin kunt u iemand de rol van primaire contactpersoon toewijzen. Wanneer u  een nieuwe primaire contactpersoon kiest, komt de huidige rol van primaire contactpersoon automatisch te vervallen.  Stappen  Ga naar Visma Home en log in met het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon en het bijbehorende wachtwoord. Bent u het wachtwoord vergeten? Na het invullen van het e-mailadres kunt u doorklikken naar het volgende scherm. Hier kunt u kiezen voor 'Wachtwoord vergeten?'. U krijgt dan een link toegestuurd waarmee u een nieuw wachtwoord kunt instellen. Open het onderdeel Gebruikers en Rollen. Kies de tab Gebruikers. Klik op de gebruiker die u als nieuwe primaire contactpersoon wilt instellen. In het veld Toegang geven tot selecteert u uw bedrijfsnaam gevolgd door de toevoeging (klant). Markeer de rol Primary contact in de kolom Admin en controleer in de melding (bovenin het venster), voor welke gebruiker deze rol ingetrokken zal worden.  Kies Opslaan en Sluiten. Let op: zoals u ziet kunt u hier ook de Application administrator, Business contact en Customer administrator aanpassen. Bij het wijzigen van deze rollen, komt de huidige rol niet automatisch te vervallen. 

Voor het gebruik van Visma.net AutoInvoice ontvangt u van ons regelmatig een factuur met de kosten voor het totaalverbruik per periode. U kunt hiervan zelf een specificatie downloaden. We leggen u in het bijgevoegde document stap-voor-stap uit hoe u dit doet.

Door gebruik te maken van Regels voor banktransacties kunt u, op basis van een gedeelte van de omschrijving van een afschriftregel, ervoor zorgen dat een invoersoort automatisch zal worden voorgesteld. In deze herkenningsregels is het mogelijk om gebruik te maken van Jokertekens. Met behulp van Jokertekens is het mogelijk om alleen herkenning toe te passen op specifieke delen van de omschrijving. De volgende karakters zijn beschikbaar om als Jokerteken in te zetten: Sterretje (*). Dit staat voor een willekeurige reeks (0, 1 of meer) tekens. Vraagteken (?). Dit staat voor precies één willekeurig teken. Ter illustratie een paar eenvoudige voorbeelden: Herkenning op de term abonnement* zal toegepast worden op afschriftregels waarin woorden voorkomen die beginnen met abonnement. Een omschrijving met de term maandabonnement zal dus niet herkend worden. Herkenning op de term *nummer-??? zal afschriftregels herkennen waarin de term nummer- voorkomt gevolgd door 3 willekeurige tekens, zoals lidmaatschapsnummer-884  

Als u aan de (semi)overheid factureert bent u in de meeste gevallen verplicht om een zogenaamde e-factuur te versturen.   Vanuit Visma.net ERP kunt u gemakkelijk een e-factuur versturen, met behulp van de AutoInvoice service, op bijna identieke wijze als dat u een factuur per e-mail zou sturen. Bij het versturen kiest u, in plaats van Factuur e-mailen, vanuit de verkoopfactuur onder Acties voor Naar AutoInvoice verzenden.   Belangrijk bij het versturen van facturen naar de overheid is dat er in het venster Organisaties in de betreffende organisatie onder het kopje Hoofdcontactpersoon altijd een e-mail adres is vastgelegd.   De overheid voert namelijk een aanvullende controle uit op basis van eigen criteria die zijn vastgelegd in de Basisfactuur Rijk. Indien er een foutmelding komt in deze aanvullende controle dan wordt u daar via het vastgelegde e-mail adres van op de hoogte gesteld. Heeft u geen e-mail adres vastgelegd dan ontvangt u dus geen terugkoppeling indien er aan de kant van de overheid een foutmelding optreedt. De factuur zal in dat geval niet bij de ontvanger aankomen.   Om aan de criteria van de basisfactuur Rijk te voldoen moet u ook een aantal aanvullende gegevens meesturen zoals een inkoopordernummer. Hoe u deze en andere gegevens vastlegt kunt u nog terugvinden in onze eLearning AutoInvoice koppelen met Visma.net ERP. Meer informatie daarover kunt u in de volgende post terugvinden:   Online cursus: Visma.net ERP en AutoInvoice   Komt u er niet uit of is AutoInvoice bij u nog niet ingericht? Neem dan contact op met uw vaste implementatiepartner voor verdere ondersteuning.

Zoals te lezen was in dit bericht biedt Visma.net ERP nu de mogelijkheid om met notificaties te kunnen werken. Hieronder geef ik een voorbeeld van hoe een notitifcatie ingesteld kan worden. Neem gerust contact op met uw implementatiepartner voor ondersteuning bij het instellen van notificaties, zodat u hier volledig van kunt profiteren. Notificaties Met notificaties kunnen gebruikers een melding ontvangen van belangrijke gebeurtenissen binnen Visma.net ERP. Door op de notificatie te klikken zal het venster geopend worden, waarin de notificatie is ontstaan. Notificaties verschijnen zowel in de Visma Home  pagina als in Visma.net ERP. Configuratie van notificaties Om toegang te krijgen tot het kunnen configureren van notificaties, moet u de gebruikersrol Administrator hebben toegewezen: De notificaties zijn te vinden via het werkblad Configuratie - Aanpassingen - Notificaties. Uiteraard kunt u ook gewoon zoeken op de term Notificaties in het zoekvenster. Standaard worden er vijf systeemnotificaties meegeleverd die u kunt inschakelen indien gewenst. Bij het inschakelen kunt u tevens de ontvangers selecteren op basis van een gebruikersnaam of een toegangsrol. Onderstaand een voorbeeld van het inschakelen van de notificatie bij een wijziging van een IBAN in het venster crediteuren.   Eigen notificaties In dit voorbeeld maakt u een notificatie aan die moet verschijnen zodra een factuur is aangemaakt voor een totaalbedrag hoger dan 10.000,-. Door op het "+"-teken te klikken maakt u een nieuwe notificatie aan. Als eerste selecteert u het venster waarop de notificatie betrekking heeft. Op dit moment is de mogelijkheid voor notificaties beperkt tot 12 vensters. In dit voorbeeld kiezen we het venster AR301000.   Vervolgens selecteert u de categorie waarin deze notificatie getoond moet worden (Boekhouding, Facturering, Orders, Betalingen, Projecten of Systeeminformatie). In het notificatie-panel worden de notificaties gegroepeerd binnen een aantal vaste categorieën. Voor deze notificatie kunt u de categorie Facturering selecteren.   In het veld Naam van de melding voorziet u de melding van een naam, in dit voorbeeld "Factuur > 10.000".   In het veld Berichttekst kan het bericht worden samengesteld zoals deze in de notificatie getoond wordt. Hierin is het mogelijk om velden uit het gekozen venster te gebruiken, zoals bijvoorbeeld het factuurnummer of het factuurbedrag. In dit voorbeeld kunt u de volgende tekst gebruiken: "Er is een factuur aangemaakt voor debiteur ((Document.CustomerID.AcctName)) voor een bedrag van ((Document.OrigDocAmt))"   In het veld Aantal dagen tot verval kunt u aangeven binnen hoeveel dagen er opvolging gegeven moet worden aan de notificatie, in dit voorbeeld "2 dagen".   In het tabblad Voorwaarden kan een conditie worden opgenomen waaronder deze notificatie getriggerd zal worden. Binnen elk venster zijn diverse velden beschikbaar waarmee u deze condities kunt samenstellen. Voor deze notificatie kunt u de volgende condities gebruiken: <Totaal> is groter dan "10.000,-" <Status> is gelijk aan "in balans"  In het tabblad Ontvangers bent u automatisch gekoppeld als ontvanger. Uiteraard kunt u hier meerdere gebruikers koppelen of op basis van de toegangsrol de gebruikers laten bepalen. U kunt de notificatie nu opslaan en zodra een verkoopfactuur met een totaalbedrag hoger dan 10.000,- is aangemaakt, zal u een notificatie ontvangen zowel in Visma.net ERP als in de Visma Home pagina. Door de notificatie aan te klikken zal direct de bewuste factuur geopend worden en verdwijnt de notificate uit het panel.      

Hoe vervelend kan het zijn wanneer je na het invoeren van een factuur erachter komt dat het soort factuur verkeerd staat. Bijvoorbeeld een verkoopfactuur, terwijl het een creditnota moest zijn. Bij het wijzigen van het soort begin je dan weer helemaal opnieuw...   Een eenvoudige oplossing hiervoor is het kopieren en plakken. Onderstaande stappen ter illustratie van een verkoopfactuur: Er is een nieuwe verkoopfactuur aangemaakt met een aantal factuurregels op de soort Factuur. Dit had echter het soort Creditnota moeten zijn. Kies voor de optie Kopieren (te vinden onder het klembord). De factuur hoeft niet eerst opgeslagen te worden . Wijzig het soort naar Creditnota waardoor een melding verschijnt dat niet-opgeslagen wijzigingen verloren gaan Beantwoord deze vraag met Ok Er verschijnt nu een nieuwe factuur van het soort Creditnota Kies voor de optie Plakken (eveneens te vinden onder het klembord) De creditnota met alle factuurregels staat nu gereed!

Door gebruik te maken van een invoermasker voor IBAN's zorgt u ervoor dat deze altijd met hoofdletters zijn ingevoerd.

Kies de voor u beste werkwijze om uw creditcard transacties te verwerken.

Bij het verdicht betalen van inkoopfacturen is het veelal wenselijk om een specificatie mee te sturen naar uw leverancier. In dit artikel leest u op welke manier dit rapport gegenereerd kan worden. 

Via het zoekvenster kunt u snel zoeken, maar wist u dat het ook mogelijk is om nog sneller te zoeken door afkortingen te gebruiken?

Met 1-klik het venster Afschriftregels verwerken openen met specifieke bank-/kasrekening... ?

Wist u dat het mogelijk is om een SEPA bestand ook vanuit Visma.net Autopay te downloaden?

Wist u dat het mogelijk is om een eigen tekst als betalingsreferentie mee te geven bij betalingen aan uw leveranciers? 

U bent aan het werk in een venster en u wilt even iets opzoeken in een ander venster... wist u dat het heel eenvoudig is om het venster in een nieuwe tab te openen?

Wist u dat u met 1 druk op de knop een factuur kunt crediteren en verrekenen met de orignele factuur?

Een of meerdere vooruitbetalingen van uw leverancier verwerken om deze uiteindelijk te kunnen verrekenen met een inkoopfactuur (eindafrekening). 

In Visma.net Financials zijn diverse sneltoetsen tot uw beschikking voor veelgebruikte functies.

Een factuur kopiëren naar een andere debiteur of crediteur

Banktransactie met valutaverschillen eenvoudig afboeken