Deze procedure beschrijft de stappen voor projectfacturering en bevat een aanvulling over hoe meerdere projecten in één keer kunnen worden gefactureerd. Projectfacturering kan op twee manieren worden uitgevoerd: Proforma-factuur Directe verkoopfactuur Per project kan op het tabblad Samengevat worden gekozen welke methode wordt toegepast.  1. Proforma-factuur Als je de facturen voor een project met de klant moet afstemmen, gebruik je een proforma -factuur. Dit conceptdocument kan worden aangepast zonder de subadministratie Debiteuren te beinvloeden. De proforma-factuur kan meerdere keren naar de klant worden gestuurd totdat overeenstemming is bereikt, waarna deze kan worden omgezet in een verkoopfactuur. Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Proforma-facturen opent automatisch. Afhankelijk van de factreringsmethode verschijnen regels onder de tabbladen Facturatie voortgang en/of Uren en Materiaal. HetTe factureren bedrag kan op beide tabbladen worden aangepast. Voor het tabblad Uren en Materiaal kan zijn er twee opties (kolom Status): Restant blokkeren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt de volgende keer opnieuw aangeboden voor faturatie Restant annuleren; het verschil (gefactureerd bedrag - bedrag te facturen) wordt geannuleerd Vervolgens kan de proforma-factuur worden afgedrukt of gemaild: Kies Rapporten/Proforma-factuur afdrukken voor het afdrukken van de conceptfactuur Kies Acties/Proforma-factuur e-mailen om de conceptfactuur per e-mail naar de klant te versturen Na akkoord van de conceptfactuur schakel je de optie Blokkeren uit en klik op Vrijgeven om de definitieve verkoopfactuur aan te maken. De proforma-factuur krijgt dan de status Gesloten.  2. Directe verkoopfactuur Voor projecten waar geen verdere afstemming en aanpassing nodig is, kan direct een verkoopfactuur worden aangemaakt.  Open het venster Projecten Selecteer het te factureren project en open de stamgegevens Kies Projectfacturering uitvoeren Het venster Verkoopfacturen opent automatisch. De verkoopfactuur kan nog worden aangepast, maar uitstel van een restantbedrag zoals bij een proforma-factuur is niet mogelijk.  Kies Vrijgeven om de factuur definitief te maken Batchverwerking van Projectfacturering Wanneer je meerdere projecten tegelijk wilt factureren, kun je als volgt te werk gaan: Open het venster Projectfacturering uitvoeren Kies in het veld Factuurdatum de gewenste factuurdatum Gebruik indien nodig een filter op Debiteur, Debiteurrype of Projectsajabloon Markeer de projecten waarvoor de facturering moet worden uitgevoerd Kies Verwerken om de gemarkeerde projecten te factureren, of kies Alle verwerken om alle projecten binnen het filter te factureren

Het proces van het maken van projecten kan worden versneld door gebruik te maken van project- en taaksjablonen. Dit maakt het mogelijk om projecten die op elkaar lijken, met vergelijkbare taken, efficiënt aan te maken. Diverse sjablonen kunnen worden gemaakt naar behoefte, met standaardparameters voor verschillende soorten projecten en taken. Deze procedure beschrijft hoe je projectsjablonen en algemene taken configureert, een nieuw project maakt op basis van een sjabloon, en een sjabloon maakt op basis van een bestaand project. Aanmaken sjabloon op basis van bestaand project Voor toekomstige projecten die veel overeenkomsten vertonen met een bestaand project kan een projectsjabloon worden gemaakt: Open het venster Projecten Selecteer het gewenste project en open de stamgegevens Kies Acties/Sjabloon aanmaken Geef een code voor het nieuwe sjabloon en kies Ok Pas de eigenschappen van het sjabloon naar wens aan; voeg nieuwe taken toe of verwijder taken Kies Opslaan en sluiten Het is ook mogelijk een sjabloon van nul af aan te maken vanuit het venster Projectsjablonen.    Let op: Projectsjablonen zijn bedoeld om standaardwaarden te bepalen voor projecten die gebaseerd zijn op het sjabloon, en niet om projecten te groeperen of classificeren. Sjabloon projecttaken Een projectsjabloon kan projecttaken bevatten die bedoeld zijn als sjablonen voor taken die kunnen worden toegevoegd aan projecten op basis van hetzelfde sjabloon. Deze sjabloontaken kunnen worden toegevoegd via het venster Sjabloon projecttaken. Bij het maken van een nieuwe sjabloontaak kan worden aangegeven of deze automatisch wordt opgenomen in nieuwe projecten die op dit sjabloon zijn gebaseerd. Anders kunnen sjabloontaken optioneel worden toegevoegd via de knop Algemene taken toevoegen. Algemene projecttaken Algemene taken zijn ook sjablonen van taken, maar zijn niet gekoppeld aan een specifiek sjabloon. Deze kunnen aan zowel nieuwe als bestaande projecten worden toegevoegd, ongeacht het gebruikte sjabloon. Algemene taken worden aangemaakt via het venster Algemene Taken en kunnen worden toegevoegd aan een project via de knop Algemene taken toevoegen.  Aanmaken project op basis van sjabloon Volg deze stappen om een project te maken op basis van een sjabloon: Open het venster Projecten Klik + om een nieuw project toe te voegen Vul een waarde in het veld Project (of gebruik automatisch nummering) Selecteer optioneel een debiteur Selecteer het gewenste projectsjabloon. Direct na de selectie worden alle relevante velden gevuld, inclusief taken en budgetregels.  Voeg een omschrijving toe voor dit project Voeg eventueel nog taken toe met de knop Algemene taken toevoegen Kies Opslaan  

Je wilt je leveranciers gaan benaderen zodat zij je een e-factuur kunnen sturen.   Om je hierbij te helpen, hebben wij onderstaande voorbeeld tekst voor je opgesteld.    Elektronisch factuuradres   In de voorbeeldtekst moet je ook je elektronisch factuuradres opgeven, in deze veelgestelde vraag lees je hoe je deze kunt terugvinden: Uw elektronisch factuuradres opzoeken   Voorbeeldtekst   Geachte {naam van de contactpersoon bij uw leverancier},   Graag ontvangen wij in de toekomst uw factuur als e-factuur (dus niet als pdf bestand per e-mail maar system-to-system via Peppol). Dit helpt ons in de correcte en vlotte verwerking van uw facturen.   De meeste standaard boekhoud-/facturatiesystemen kunnen e-facturen versturen via Peppol, mits deze de juiste gegevens hebben. Lees hier of uw boekhoudpakket in staat is om e-facturen te sturen: Hoe sluit ik aan op Peppol? Hieronder treft u de gegevens aan waarmee u ons vanuit uw systeem een e-factuur kan sturen:   Bedrijfsnaam:  KvK nummer:  BTW nummer:  Elektronisch Factuur Adres/PEPPOL id:    We stellen het zeer op prijs wanneer u ons in de toekomst elektronisch factureert.   Met vriendelijke groet,   {uw eigen gegevens}   P.S. wil je meer weten over e-facturatie? Over e-factureren is online veel te lezen. Enkele interessante websites zijn: Video Nederlandse Peppol Autoriteit https://nl.visma.com/elektronisch-factureren/ https://cmweb.nl/2018/10/de-belangrijkste-tip-maak-e-factureren-toegankelijk/   Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

E-mails worden standaard verzonden naar het adres dat is opgeslagen in de stamgegevens van de debiteur of crediteur. In het tabblad Instellingen mailing kun je voor specifieke processen extra ontvangers toevoegen. Deze ontvangers kunnen als CC of BCC aan de e-mail worden toegevoegd.   Als je het standaard e-mailadres wilt vervangen door een extra ontvanger, kun je de optie Naar selecteren. Dan ontvangt de gekozen ontvanger als enige de e-mail.    

Om te voldoen aan de voorschriften van de Belastingdienst, is het belangrijk om zorgvuldig met factuurnummers te werken. De regelgeving vereist dat factuurnummers opeenvolgend en uniek te zijn om transparantie en traceerbaarheid te garanderen.  Ontbrekende factuurnummers Het kan voorkomen dat er gaten ontstaan in de opeenvolgende nummering van facturen, bijvoorbeeld door het verwijderen van (concept)facturen. Het is belangrijk op te merken dat een 'verwijderde' factuur niet daadwerkelijk uit de administratie wordt gewist, maar gemarkeerd wordt als 'verwijderd'. Om de integriteit van de factuurnummering te waarborgen en eventuele gaten te verklaren, zijn twee hulpmiddelen beschikbaar:    Controle referentienummers (overzicht): Dit venster biedt een overzicht van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Het identificeert ontbrekende nummers in de reeks en toont in een samengevatte regel hoeveel nummers ontbreken om de reeks compleet te maken. Door Gegevens weergeven te markeren, wordt een specificatie getoond van elke transactie, of deze nog niet is verwerkt of als 'verwijderd' is gemarkeerd. Ter illustratie: in de afbeelding hieronder is te zien dat er acht ontbrekende nummers zijn tussen de nummers 2021F0009 en 2021F0018 uit de module Debiteuren. Controle referentienummer (gedetailleerd): Dit venster toont een gedetailleerde analyse van alle transacties over een bepaalde periode (eventueel van een specifieke module). Door de optie Alleen verwijderde weergeven te selecteren, worden alleen de verwijderde transacties getoond. Ter illustratie: de afbeelding hieronder laat zien welke facturen uit de module Debiteuren zijn verwijderd.  

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om Btw te verwerken bij het boeken van journaaltransacties. Hoewel het aanbevolen is Btw alleen te verwerken via de standaardprocessen voor Debiteuren, Crediteuren, Bank/Kas of middels een Btw-correctie, biedt deze procedure richtlijnen voor situaties waarin Btw direct bij een journaalpost betrokken moet worden. 1. Activeren van de functionaliteit Om Btw te kunnen verwerken in journaaltransacties, moet eerst de desbetreffende functionaliteit geactiveerd zijn. Volg onderstaande stappen als deze nog niet is ingeschakeld: Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Markeer de optie Btw-invoer vanuit Grootboek Klik op Inschakelen 2. Journaaltransacties boeken met Btw Voor het verwerken van een transactie met Btw, zoals het overboeken van een tussenrekening naar de omzet, waarbij Btw meegenomen dient te worden, ga je als volgt te werk: Open het venster Journaaltransacties Voeg een nieuwe journaaltransactie toe Markeer de optie Btw-transacties aanmaken Specificeer voor de omzet- of kostenrekening de btw-categorie (bv hoog of laag) Voer voor de Btw-rekening zowel de btw-categorie als de te gebruiken btw-code in  

Indien op de activa-tussenrekening transacties staan die niet gekoppeld zijn aan een specifiek activum, kun je afletteren door de volgende stappen te volgen: Open het venster Aankopen activeren Markeer de betreffende transactie Markeer de optie Afgeletterd in de regel Kies Verwerken  

In deze procedure leer je hoe je een nieuw activum kunt aanmaken door een inkooptransactie om te zetten naar een activum. Inkoopfactuur registreren Begin met het registreren van een inkoopfactuur. Dit kan op de gebruikelijke manier. Als je denkt dat deze inkoop geactiveerd moet worden, dan is het raadzaam de factuur te boeken op de tussenrekening activa. In dit voorbeeld is dat rekening 2300. Aankopen activeren (nieuw activum) Daarna kun je de aankoop activeren en omzetten naar een nieuw activum. Hier zijn de stappen: Open het venster Aankopen activeren Kies de grootboekrekening waarop de inkoop is geregistreerd (in dit voorbeeld 2300) Alle transacties op deze rekening die nog niet zijn afgeletterd, worden getoond Markeer de transactie die je als activum wilt aanmaken Kies het juiste type in het veld Activumtype Selecteer de afdeling Onderin verschijnt er een voorstel voor een nieuw activum Als het nodig is, kun je het bedrag aanpassen dat geactiveerd moet worden in het veld Transactiebedrag Klik op Verwerken Aankopen activeren (bestaand activum) Als je een inkoop wilt toevoegen als extra investering in een bestaand activum, kun je dezelfde procedure volgen. Het verschil is dat je dan de optie Nieuw activum deactiveert en in het veld Activa het bestaande activum selecteert waaraan je de aankoop als extra investering wilt toekennen. Je kunt deze toevoeging ook anders aanpakken: je kunt de aankoop toevoegen door middel van een aflettering in de stamgegevens van het activum. Voor detail over deze methode, zie de procedure Aflettering in Vaste activa. Meerdere activa aanmaken vanuit een inkoopfactuur Wanneer in een inkoopfactuur aan aantal groter dan 1 is ingevoerd op de factuurregel, is het mogelijk om bij het activeren van de aankoop meerdere activa tegelijkertijd aan te maken.  Bij het selecteren van de desbetreffende transactie in het venster Aankopen  activeren zal het systeem voorstellen om meerdere activa aan te maken en het bedrag proportioneel te verdelen. Indien gewenst, kan het transactiebedrag nog worden aangepast voor een andere verdeling.    

Na het registreren en verwerken van de bankafschriften kunnen er nog fouten aan het licht komen. Afhankelijk van de aard van de verwerking bestaan er verschillende correctiemethoden:  Een betaling is aan een onjuiste debiteur of crediteur toegewezen. De onjuiste verkoop- of inkoopfactuur is afgeletterd. Er is een onjuiste grootboekrekening of subrekening gebruikt. Een afschriftregel is onjuist verwerkt als bank-/kastransactie, in plaats van debiteur-/crediteurbetaling. 1. Betaling aan onjuiste debiteur/crediteur Voorbereiding: Controleer de voorkeuren bank/kas:   Open het venster Voorkeuren bank/kas Zorg ervoor dat de optie Alleen oorspronkelijke afschriftregel ontkoppelen is geselecteerd.  Correctieprocedure: Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Zoek naar de foutieve betaling en open deze. Klik op de knop Annuleren De desbetreffende afschriftregel verschijnt opnieuw In het venster Afschriftregels verwerken, klaar voor de juiste verwerking. 2. Verkeerde verkoop-/inkoopfactuur afgeletterd Bij een onjuiste aflettering, volg deze instructies:  Open het venster Debiteurbetalingen of Crediteurbetalingen Open de betaling waarbij een foutieve factuur is afgeletterd. Ga naar de tab Betalingshistorie Selecteer de betreffende regel en kies Toepassing terugdraaien Ga naar de tab Te koppelen documenten, hier wordt de gecorrigeerde factuur zichtbaar (aangegeven met een negatief bedrag)  Selecteer in een nieuwe regel de correcte factuur en kies Vrijgeven 3. Verkeerde grootboekrekening/subrekening gebruikt Voor de correctie van een foutieve grootboekrekening en/of subrekening:  Open het venster Grootboekkaart Kies de relevante periode en de specifieke rekening Markeer de transactie die gecorrigeerd moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste rekening en/of subrekening in de kolom Nieuwe rekening/subrekening Kies Verwerken    4. Transactie onjuist verwerkt als bank-/kastransactie Wanneer na afloop vastgesteld wordt dat een transactie in de module Bank/kas is geregistreerd, maar eigenlijk als een debiteur- of crediteurbetaling of als onderdeel van een incassobatch had moeten worden geboekt, volg dan deze correctiestappen: Open het venster Transacties (in het onderdeel bank/kas) Zoek en open de foutieve transactie Kies de knop Acties/Tegenboeken Hierdoor komt de afschriftregel weer beschikbaar in het venster Afschriftregels verwerken, voor de juiste afhandeling.  

Een nieuw boekjaar kan op elk gewenst moment worden aangemaakt. In het lopende boekjaar kan gewoon gewerkt worden. Wanneer transacties gedaan worden die het resultaat beïnvloeden zal dit direct op de grootboekrekening Ingehouden winst zichtbaar zijn in de eerste periode van het nieuwe boekjaar. Deze procedure beschrijft in vier stappen het toevoegen van een nieuw boekjaar. Voorbereiding Nieuw boekjaar toevoegen Nummerreeks aanpassen Controle aansluiting 1. Voorbereiding Vóór het toevoegen van een nieuw boekjaar is het aanbevolen te controleren welke grootboekrekeningen zijn aangemerkt als systeemrekeningen voor de eindejaarsverwerking: Open het venster Voorkeuren grootboek. Verifieer de rekening in het veld Rek. resultaat boekjaar. Verifieer de rekening in het veld Rek. ingehouden winst. De rekening Resultaat boekjaar registreert het netto-resultaat dat is opgebouwd sinds het begin van het boekjaar, oftewel het verschil tussen de geboekte bedragen op alle rekeningen van het typeOpbrengsten en de geboekte bedragen op alle rekeningen van het type Kosten. Deze rekening wordt automatisch geactualiseerd voor elke transactie uitgevoerd op een opbrengsten- of kostenrekening. Bij aanvang van een nieuw boekjaar wordt het saldo van deze rekening teruggezet naar €0,00. Let op: Het is niet mogelijk om handmatig transacties op de rekening Resultaat boekjaar te verwerken. Zodra het saldo van rekening Resultaat boekjaar wijzigt, zal ook het beginsaldo van de rekening Ingehouden winst voor het daaropvolgende boekjaar wijzigen. De rekening Ingehouden winst representeert het gecumuleerde resultaat over alle boekjaren, startend met het eerste boekjaar in Visma.net ERP. Directe transacties, zoals het uitkeren van dividenden aan aandeelhouders, zijn toegestaan op deze rekening. Deze wordt gewoonlijk gerapporteerd in de sectie Eigen Vermogen van de balans. 2. Nieuw boekjaar toevoegen Open het venster Perioden  Kies toevoegen  (+) Het nieuwe boekjaar zal automatisch worden voorgesteld  Kies Perioden aanmaken om alle perioden voor het boekjaar aan te maken (Optioneel)  Maak de periodes inactief door de optie Actief te demarkeren; hiermee wordt voorkomen dat de perioden direct al beschikbaar zijn voor transacties. Kies Opslaan 3. Nummerreeks aanpassen Wordt gewerkt met aparte nummerreeksen per boekjaar; bijvoorbeeld voor de in- en verkoopfacturen?  Dan is het belangrijk om de reeks voor het nieuwe boekjaar vast te leggen: Open het venster Nummerreeksen  Selecteer de betreffende Nummering: APBILL voor inkoopfacturen  ARINVOICE voor verkoopfacturen Voeg een nummerreeks toe met als ingangsdatum 01-01-2023  (ter illustratie voor het boekjaar 2023) 4. Controle aansluiting Om de aansluiting tussen beide rekeningen (Ingehouden winst en Resultaat boekjaar) te controleren, kunt u de volgende instructies volgen: Open het venster Rekening per periode. Selecteer het oude boekjaar. Cumuleer het eindsaldo van beide rekeningen voor de laatste periode. Selecteer nu het nieuwe boekjaar. Selecteer de rekening Ingehouden winst. Het beginsaldo voor de eerste periode moet gelijk zijn aan het eerder gecumuleerde bedrag. Indien er een verschil in de aansluiting is, ga dan als volgt te werk: Open het venster Rekeninghistorie valideren. Kies de laatste periode van het oude boekjaar  Markeer het werkelijke grootboek Klik op Valideren Als het verschil nog steeds bestaat, voer dan de volgende stappen uit: Kies de eerste periode van het oude boekjaar. Markeer het werkelijke grootboek. Klik op Valideren.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Btw.   Verwerken Btw-aangifte Verwerken Opgaaf ICP Btw voor privé-gebruik verwerken Btw-factuur verwerken (factuur met alleen btw)

Voordat je de Visma.net-omgeving daadwerkelijk kunt gaan gebruiken, is het noodzakelijk dat je de Terms of Service (ook bekend als servicevoorwaarden) accepteert. Dit kun je doen via de link in de uitnodigingsmail.     Zodra je de link opent, verschijnt het venster met de Terms of Service. Accepteer de servicevoorwaarden (te vinden onderaan de pagina) en klik vervolgens op de knop Accept.

In OneStop Reporting zijn drie verschillende versies beschikbaar: Start -> alleen standaardrapporten kunnen worden gebruikt Smart -> Naast standaardrapporten kunnen ook eigen rapporten en de Publisher worden gebruikt Compleet -> Naast standaardrapporten, eigen rapporten en de Publisher is ook Budgettering beschikbaar. Omgevingsniveau wijzigen Open het onderdeel Beheer Ga naar de tab Eenheden Selecteer een of meerdere eenheden, waarvoor het niveau moet worden aangepast Kies de knop Acties/Wijzig omgevingsniveau Selecteer het gewenste niveau: Start, Smart of Compleet Let op: het wijzigen naar een lager niveau kan resulteren in het verlies van gegevens    

In Visma.net ERP is het mogelijk om te werken met verschillende valuta's. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden bijgehouden (op dagbasis), maar er is ook een optie om deze automatisch in te laten lezen*. Afhankelijk van de gekozen Importfrequentie kunnen de koersen dagelijks, wekselijks of maandelijks worden geregistreerd.    Let op: koersen worden uitsluitend opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarvoor nog geen koersinformatie in het venster Valutakoersen bekend was. Het kan dus voorkomen dat je in het venster Valutakoersen geen koersen ziet voor dagen waarop er geen transacties zijn geregistreerd, zelfs als je de optie Dagelijks hebt geselecteerd als importfrequentie.   * Koersen worden opgehaald via de Bank of Finland (dagelijks rond 16:00) Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks)  

Wist u dat het via een herkenningsregel mogelijk is om de afschrijving van een batchbetaling automatisch te herkennen...?

Wanneer er reeds transacties op een bepaalde grootboekrekening zijn uitgevoerd, is het niet mogelijk het veld Soort aan te passen in het venster Rekeningschema. Onderstaande procedure beschrijft de stappen om alsnog de rekeningsoort te kunnen aanpassen. Rekeninggegevens bewerken Open het venster Rekeninggegevens bewerken. Voeg een nieuwe regel toe door op de + te klikken. Selecteer de grootboekrekening waarvan de soort gewijzigd moet worden. Kies de nieuwe rubriek, en daarna de bijbehorende nieuwe soort. Zorg ervoor dat de nieuwe rubriek overeenkomt met de nieuwe soort van de grootboekrekening. Klik op de Verwerken knop om de wijziging te bevestigen. Let op: Deze procedure dient te worden uitgevoerd op een moment waarop er geen andere gebruikers transacties invoeren om conflicten te voorkomen.    

Als je werkt met samengestelde artikelen die een houdbaarheidsdatum hebben, is het mogelijk om deze datum automatisch te bepalen op basis van de productiedatum. Volg deze stappen om automatisch de houdbaarheidsdatum te berekenen bij het assembleren van deze artikelen.   Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het samengestelde artikel waarbij een Partij-/serietype is gekoppeld met de optie Houdbaarheidsdatum traceren geselecteerd.  Ga naar het tabblad Bevoorradingsgegevens Als er nog geen regel beschikbaar is, maak dan een nieuwe regel aan en zorg ervoor dat de volgende parameters zijn vastgelegd: Kies een Bevoorradingstype van het type "Inkoop". Selecteer bij Seizoenspatroon het type "Geen". Kies bij Bron voor "Productie". Kies bij Methode voor "Min/max". Leg in het veld Max. Houdbaarheid (dgn.) het aantal dagen vast waarop het geproduceerde artikel houdbaar is vanaf de productiedatum.   Bij het aanmaken van een Assemblage zal nu automatisch een houdbaarheidsdatum worden ingesteld voor de geproduceerde artikelen.  

Als je aan het einde van de maand de periode wilt afsluiten voor je financiële rapportage, kunnen er nog inkoopfacturen zijn die wachten op goedkeuring. Je zou dan de periode van deze facturen willen overzetten naar de eerstvolgende periode. Het handmatig aanpassen van de periode voor lopende inkoopfacturen is echter niet mogelijk. Hiervoor is de volgende oplossing van toepassing via onderstaande stappen: Open het venster Voorbereiden voor afsluiting. Dit venster helpt je bij het aanpassen van de periode voor inkoopfacturen. In dit venster maak je eerst een filter. Dit doe je bijvoorbeeld op basis van de goedkeuringsstatus, zoals in dit voorbeeld de status Wachtend. Bepaal naar welke periode je deze inkoopfacturen wilt verplaatsen. Nadat de gewenste periode is geselecteerd, klik je op de knop Alle verplaatsen. De periode voor alle geselecteerde inkoopfacturen wordt nu automatisch aangepast.

Het verdelen van kosten en opbrengsten over meerdere perioden kan worden gerealiseerd door het gebruik van Transitoriacodes. In veel gevallen dient een inkoopfactuur als de oorsprong, maar uiteraard kan dit ook vanuit de verkoopfactuur worden toegepast. Hier beschrijven we de stappen voor het aanmaken van een transitoriacode, het toepassen ervan, het verwerken van de transitora, en het rapporteren over transitoria. Aanmaken van transitoriacodes Een transitoriacode is een standaardinstelling voor het verdelen van transacties over meerdere perioden. In dit voorbeeld maken we gebruik van een transitoriacode van het type Flexibel, waarmee een begin- en einddatum kan worden gebruikt voor de toerekening. Er zijn uiteraard meer mogelijkheden om de verdeling te configureren, maar in dit artikel beperken we ons tot de flexibele toewijzing. Open het venster Transitoriacodes Voeg een nieuwe transitoriacode toe met de naam “FLEX” (+) Gebruik de toerekeningsmethode Flexibel over perioden, prorata van dagen Gebruik een tussenrekening in het veld Rekening transitoria om het saldo van de nog te verdelen kosten bij te houden. Het toepassen van een transitoriacode Open het venster Inkoopfacturen Voeg een inkoopfactuur toe (+) Voer in de kolom Transitoriacode de code “FLEX” in Vul vervolgens de kolommen begin- en einddatum in om de datum te bepalen vanaf wanneer de kosten worden verdeeld tot welke datum.  Verwerk de inkoopfactuur door te kiezen voor Vrijgeven  Kies Transitoriaschema om het aangemaakte schema te tonen Sluit het venster Transitoriaschema TIP: Het is mogelijk om voor het vrijgeven van de inkoopfactuur het transitoriaschema in te zien. Kies in dat geval nog voor de actie Transacties aanmaken in het transitoriaschema.  Hiermee kun je controleren of de verdeling over de verschillende perioden naar verwachting is. De gebruikte subrekening voor de transitoria-transacties worden hier ook getoond. Het verwerken van transitorische boekingen Open het venster Transitoria verwerken De Toerekeningsdatum wordt gebruikt om een selectie te maken van de nog te verwerken transitoria. Gebruik hiervoor de laatste datum van de periode waarover de transitoria verwerkt moeten worden. De datum wordt tevens de transactiedatum van de journaaltransacties. Eventueel kan aanvullend een filter worden gezet op een specifieke Transitoriacode Markeer de regels die verwerkt moeten worden en kies Verwerken (of kies Alle verwerken om alle schema's te verwerken) In het transitoriaschema is de verwerking zichtbaar dankzij de verwerkingsdatum en het batchnummer van de verwerking.  Let op: De verwerking vindt plaats per periode en zal daarom voor toekomstige perioden herhaald moeten worden.  Overzicht toe te wijzen kosten per rekening Open het venster Toe te wijzen kosten per rekening Selecteer het periodebereik Markeer het veld Kosten opnemen die in dezelfde periode worden toegerekend als transitorische kosten om reeds verdeelde kosten ook te tonen Kies Rapport genereren In het betreffende rapport worden nu voor de afzonderlijke rekeningen per periode de kosten weergegeven die transitorisch verwerkt worden.

Gebruikers kunnen op twee niveaus worden toegevoegd: Klantniveau en Omgevingsniveau. Klantniveau vertegenwoordigt het hoogste niveau, waarbij omgevingen altijd onderdeel zijn van het klantniveau. Gebruikers die op klantniveau worden aangemaakt, zijn beschikbaar in alle omgevingen die onder het klantniveau vallen. Als je echter een gebruiker specifiek wilt toevoegen voor een bepaalde omgeving, voeg deze dan toe op het omgevingsniveau. Gebruikers toevoegen: Ga naar het onderdeel Beheer. Selecteer het niveau waarin de gebruikers moeten worden toegevoegd. Kies de tab Gebruikers. Klik op Acties/Gebruikers toevoegen. Voer de e-mailadressen in van de gebruikers die toegang moeten krijgen tot deze omgeving. Klik op Toevoegen. Rollen en/of toegang kunnen achteraf worden toegekend door op de naam te klikken. Gebruiker upgraden naar beheerder: Klik op de naam van de gebruiker. Scroll naar het onderdeel Klant-, groep- en omgevingstoegang. Klik op het potloodpictogram. Markeer de optie Beheer. Kies Opslaan. Een gebruiker verwijderen Klik op de naam van de gebruiker. Scroll naar het onderdeel Klant-, groep- en omgevingstoegang. Klik op het potloodpictogram. Demarkeer de optie Toon overgenomen toegang Klik op het kruisje naast alle omgevingen waar deze gebruiker toegang heeft Kies Opslaan.