Veelgestelde vragen in Visma.net ERP

Voordat je de Visma.net-omgeving daadwerkelijk kunt gaan gebruiken, is het noodzakelijk dat je de Terms of Service (ook bekend als servicevoorwaarden) accepteert. Dit kun je doen via de link in de uitnodigingsmail.     Zodra je de link opent, verschijnt het venster met de Terms of Service. Accepteer de servicevoorwaarden (te vinden onderaan de pagina) en klik vervolgens op de knop Accept.

In OneStop Reporting zijn drie verschillende versies beschikbaar: Start -> alleen standaardrapporten kunnen worden gebruikt Smart -> Naast standaardrapporten kunnen ook eigen rapporten en de Publisher worden gebruikt Compleet -> Naast standaardrapporten, eigen rapporten en de Publisher is ook Budgettering beschikbaar. Omgevingsniveau wijzigen Open het onderdeel Beheer Ga naar de tab Eenheden Selecteer een of meerdere eenheden, waarvoor het niveau moet worden aangepast Kies de knop Acties/Wijzig omgevingsniveau Selecteer het gewenste niveau: Start, Smart of Compleet Let op: het wijzigen naar een lager niveau kan resulteren in het verlies van gegevens    

In Visma.net ERP is het mogelijk om te werken met verschillende valuta's. De koersen voor deze valuta's kunnen handmatig worden bijgehouden (op dagbasis), maar er is ook een optie om deze automatisch in te laten lezen*. Afhankelijk van de gekozen Importfrequentie kunnen de koersen dagelijks, wekselijks of maandelijks worden geregistreerd.    Let op: koersen worden uitsluitend opgehaald wanneer een transactie gedaan wordt op een datum waarvoor nog geen koersinformatie in het venster Valutakoersen bekend was. Het kan dus voorkomen dat je in het venster Valutakoersen geen koersen ziet voor dagen waarop er geen transacties zijn geregistreerd, zelfs als je de optie Dagelijks hebt geselecteerd als importfrequentie.   * Koersen worden opgehaald via de Bank of Finland (dagelijks rond 16:00) Koersen automatisch bijwerken Ga naar het venster Voorkeuren valuta Markeer de optie Valutakoersen automatisch importeren Selecteer de koersoort waarin de koersen opgeslagen worden Selecteer de frequentie (Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks)  

Mogelijk ben je al bekend met termen als E-facturatie, Peppol en UBL. In een eerder bericht hebben we uitgelegd hoe je e-facturen kunt versturen vanuit Visma.net ERP: E-facturen versturen in twee eenvoudige stappen Deze keer gaan we in op hoe je e-facturen kunt ontvangen. Met onze AutoInvoice-service, standaard inbegrepen bij Visma.net ERP, kun je e-facturen ontvangen zonder extra moeite. Stap 1: Peppol-netwerk inschakelen Om e-facturen te ontvangen, is het belangrijk dat je te vinden bent in het Peppol-adresboek. Je kunt dit bewerkstelligen door de ontvangst van e-facturen via Peppol in te schakelen. Hier lees je hoe je dat kunt doen: Het Peppol-netwerk inschakelen Stap 2: Leveranciers actief benaderen Vervolgens kun je wachten tot de e-facturen binnenkomen of je kunt actief leveranciers vragen om e-facturen te sturen. Een voorbeeld van een verzoektekst om je leverancier te benaderen vind je in dit bericht: Voorbeeldtekst e-facturatieverzoek   Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen zijn terug te vinden in het venster Postvak In- Facturen van Visma.net ERP.    Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice is terug te vinden vanuit Visma.net Home door de AutoInvoice service te starten.   Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Mogelijk ben je al bekend met termen als e-facturatie, Peppol en UBL. Maar wist je dat het uiterst eenvoudig is om e-facturen te verzenden via Visma.net ERP? In dit bericht leggen we uit hoe je dat zelf kunt doen. Onze service AutoInvoice, ingebouwd in Visma.net ERP, stelt je in staat om eenvoudig e-facturen te verzenden. Omdat deze service standaard is inbegrepen bij Visma.net ERP, hoef je verder niets te doen om deze te gebruiken. Stap 1: Facturen via Autoinvoice E-facturen via Peppol versturen is eenvoudig te realiseren vanuit Visma.net ERP. Dit gebeurt via dezelfde vensters als bij het verzenden van verkoopfacturen per e-mail. Het is slechts een kwestie van instellen dat de facturen via AutoInvoice verstuurd worden door de instelling Facturen naar AutoInvoice verzenden te markeren in het venster Debiteuren. Zorg er daarnaast voor dat de stamgegevens van je debiteuren compleet zijn. Aangezien de meeste bedrijven in het Peppol-adresboek geregistreerd staan met hun KVK-nummer, is het vaak al voldoende om dit nummer ingevuld te hebben. Dit geeft aan of een bedrijf e-facturen kan ontvangen. De KvK-service maakt dit proces nog eenvoudiger. Met deze service kun je direct de brongegevens, inclusief KvK-nummer, volledig invullen en controleren of een debiteur e-facturen kan ontvangen. Als dat het geval is, wordt de optie Facturen verzenden naar AutoInvoice automatisch gemarkeerd bij de betreffende debiteur. In dit bericht lees je terug hoe je dat kunt doen: Automatische controle op elektronische facturatie bij debiteuren   Stap 2: Eigen gegevens invullen Vergeet niet de volgende gegevens in te vullen in het venster Organisaties of Vestiging (deze worden meegestuurd met de e-factuur): Hoofdadres KvK nummer Hoofdcontactpersoon (naam en e-mailadres). Let op: Voor facturering aan de overheid is een emailadres extra belangrijk omdat hier foutmeldingen op teruggekoppeld worden IBAN en BIC. Deze gegevens worden meegestuurd met de e-factuur. Verkoopfacturen verstuur je simpelweg vanuit het venster Verkoopfacturen via de knop Acties>Via AutoInvoice versturen of via het venster Facturen verzenden in bulk (Actie: naar AutoInvoice versturen). Dit proces is dus vrijwel hetzelfde als je al gewend was.   Een overzicht van ontvangen en verstuurde facturen via AutoInvoice vind je door de AutoInvoice service te starten vanuit Visma.net Home .   Tips Door de optie Peppol-factuur inschakelen in het venster Voorkeuren Debiteuren te markeren, kun je meer gegevens met je factuur meesturen. Dit maakt het in de verkoopfactuur mogelijk om meerdere referenties voor de ontvanger toe te voegen, zoals een extern projectnummer of kostenplaats. Dit bevordert de verwerking van de e-factuur. Je kunt deze referenties op het tabblad Financiële Gegevens onder het kopje Referenties toevoegen. Wanneer je factureert naar de (semi-)overheid, zijn er verschillende aanvullende gegevens die moeten worden bijgevoegd. Lees hier meer over in onze post genaamd E-facturen sturen aan de overheid. Het is ook mogelijk om alle facturen via AutoInvoice te verzenden. Je activeert dit door Facturen naar AutoInvoice verzenden in het venster Debiteurtypen te markeren. Hiermee wordt AutoInvoice ingezet om de geschiktheid van een factuur voor verzending als e-factuur te bepalen. Als het niet mogelijk is om de factuur als e-factuur te verzenden, wordt deze automatisch per e-mail verzonden door AutoInvoice. Zo heb je er geen omkijken meer naar. Kom je er toch niet uit? Neem dan contact op met je implementatiepartner, zij helpen je graag verder. Meer informatie Wat zijn e-facturen? 5 voordelen van e-facturen eLearning AutoInvoice

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Bank-/kas.   Inlezen van bankafschriften via een bestand (CAMT/MT940) Afschriftregels verwerken voor een onbekende relatie Meerdere nulregels verbergen bij afschriftregels verwerken Afschriften opnieuw downloaden bij ontbrekende afschriften Bankkoppeling wijzigen  Terugbetaling crediteuren verwerken (zonder gekoppeld document) Terugbetaling debiteuren verwerken (zonder gekoppeld document) SEPA batch automatisch herkennen in afschriftregels 

Wist u dat het via een herkenningsregel mogelijk is om de afschrijving van een batchbetaling automatisch te herkennen...?

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Grootboek.   Een memoriaalboeking verwerking Journaaltransacties corrigeren Budgetten invoeren en vrijgeven Nieuw boekjaar aanmaken  Perioden blokkeren Journaaltransacties afletteren Wijzigen van de rekeningsoort Journaaltransacties categoriseren

In de praktijk is het vaak wenselijk om journaaltransacties onder te kunnen brengen in verschillende categorieën. Hoewel het al mogelijk is om middels een deelproces onderscheid te maken (zoals debiteuren, crediteuren, bank/kas), ontbreekt er binnen het deelproces grootboek een verdere specificatie. Zo is het lastig om bijvoorbeeld loonjournaalposten en correcties apart te kunnen identificeren. Hiervoor kun je een extra veld, Transactiecode, beschikbaar maken in de journaaltransactie. Functionaliteit activeren Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen Selecteer de optie Transactiecodes onder Financieel Klik op Inschakelen Transactiecodes aanmaken Open het venster Transactiecodes Klik op + om een nieuwe regel toe te voegen Selecteer de module Grootboek Kies Grootboekinvoer in Transacties module  Voer een code en een omschrijving in Klik opOpslaan Transactiecodes gebruiken Open het venster Journaaltransacties Klik op + om een nieuwe transactie aan te maken Selecteer de gewenste transactiecode Voer, zoals gebruikelijk, de transacties in  

Een overzicht van alle algemene procedures.   Administratiedatum wijzigen Mailen via de standaard mailserver Bestanden slepen naar Visma.net IP-adres Visma.net

De administratiedatum (ook bekend als de systeemdatum) speelt een cruciale rol als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses. Het aanpassen van deze datum kan bijzonder nuttig zijn wanneer je werkt in een vorige periode. Door de datum naar een dag in die specifieke periode te wijzigen, wordt automatisch de juiste periode voorgesteld in alle toepassingen. De stappen om de administratiedatum aan te passen, zijn als volgt: Administratiedatum wijzigen Klik in de rechterbovenhoek op je naam om de contextselector te openen (of gebruik de sneltoets Alk+K) Klik op Administratiedatum of op de kalender Selecteer nu de datum die je als standaard wilt gebruiken Klik Ok De geselecteerde datum (en periode) zal nu gebruikt worden als standaarddatum in alle invoervensters, rapportages en analyses.    

Wanneer er reeds transacties op een bepaalde grootboekrekening zijn uitgevoerd, is het niet mogelijk het veld Soort aan te passen in het venster Rekeningschema. Onderstaande procedure beschrijft de stappen om alsnog de rekeningsoort te kunnen aanpassen. Rekeninggegevens bewerken Open het venster Rekeninggegevens bewerken. Voeg een nieuwe regel toe door op de + te klikken. Selecteer de grootboekrekening waarvan de soort gewijzigd moet worden. Kies de nieuwe rubriek, en daarna de bijbehorende nieuwe soort. Zorg ervoor dat de nieuwe rubriek overeenkomt met de nieuwe soort van de grootboekrekening. Klik op de Verwerken knop om de wijziging te bevestigen. Let op: Deze procedure dient te worden uitgevoerd op een moment waarop er geen andere gebruikers transacties invoeren om conflicten te voorkomen.    

Als je werkt met samengestelde artikelen die een houdbaarheidsdatum hebben, is het mogelijk om deze datum automatisch te bepalen op basis van de productiedatum. Volg deze stappen om automatisch de houdbaarheidsdatum te berekenen bij het assembleren van deze artikelen.   Open het venster Voorraadartikelen Selecteer het samengestelde artikel waarbij een Partij-/serietype is gekoppeld met de optie Houdbaarheidsdatum traceren geselecteerd.  Ga naar het tabblad Bevoorradingsgegevens Als er nog geen regel beschikbaar is, maak dan een nieuwe regel aan en zorg ervoor dat de volgende parameters zijn vastgelegd: Kies een Bevoorradingstype van het type "Inkoop". Selecteer bij Seizoenspatroon het type "Geen". Kies bij Bron voor "Productie". Kies bij Methode voor "Min/max". Leg in het veld Max. Houdbaarheid (dgn.) het aantal dagen vast waarop het geproduceerde artikel houdbaar is vanaf de productiedatum.   Bij het aanmaken van een Assemblage zal nu automatisch een houdbaarheidsdatum worden ingesteld voor de geproduceerde artikelen.  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Crediteuren.   Aanmaken en verwerken van een inkoopfactuur Afboeken van een reguliere inkoopfactuur Afboeken van inkoopfacturen van het type Debetcorrectie Inkoopfactuur corrigeren Inkoopfactuur verrekenen met een debetcorrectie Verwerken terugbetaling crediteur E-facturen ontvangen Betaaldatum, Vervaldatum en Kortingsdatum Configureren en goedkeuren van betaalopdrachten Toepassen van een G-rekening bij inkoopfacturen Aanpassen van de periode voor inkoopfacturen in batch

Als je aan het einde van de maand de periode wilt afsluiten voor je financiële rapportage, kunnen er nog inkoopfacturen zijn die wachten op goedkeuring. Je zou dan de periode van deze facturen willen overzetten naar de eerstvolgende periode. Het handmatig aanpassen van de periode voor lopende inkoopfacturen is echter niet mogelijk. Hiervoor is de volgende oplossing van toepassing via onderstaande stappen: Open het venster Voorbereiden voor afsluiting. Dit venster helpt je bij het aanpassen van de periode voor inkoopfacturen. In dit venster maak je eerst een filter. Dit doe je bijvoorbeeld op basis van de goedkeuringsstatus, zoals in dit voorbeeld de status Wachtend. Bepaal naar welke periode je deze inkoopfacturen wilt verplaatsen. Nadat de gewenste periode is geselecteerd, klik je op de knop Alle verplaatsen. De periode voor alle geselecteerde inkoopfacturen wordt nu automatisch aangepast.

G-rekening Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening die in Nederland voornamelijk wordt gebruikt in de bouw en uitzendsector om risico's op aansprakelijkheid voor niet afgedragen loonheffingen en btw bij onderaanneming en uitlening van personeel te verminderen. Bij het gebruik van een G-rekening maakt een bedrijf (de opdrachtgever) een deel van de factuur van hun opdrachtnemer over naar deze geblokkeerde rekening (de G-rekening). De opdrachtnemer kan deze gelden alleen gebruiken voor het betalen van loonheffingen en btw aan de Belastingdienst.   In deze procedure wordt het proces beschreven voor het instellen en gebruiken van de G-rekening functionaliteit in Visma.net. Door deze functie te gebruiken, kun je de financiële processen rond het verwerken van inkoopfacturen met de G-rekening automatiseren. 1. Inschakelen G-rekening functionaliteit Open het venster Functionaliteit in-/uitschakelen Klik op Aanpassen. Markeer de optie G-rekening in het onderdeel Financials geavanceerd. Klik op Inschakelen. 2. Voorkeuren crediteuren Open het venster Voorkeuren crediteuren. Configureer de beschikbare opties zoals gewenst: G-rekening automatisch vrijgeven: Schakel deze in om de G-rekening factuur direct vrij te geven na het aanmaken. Facturen G-rekening automatisch aanmaken en vrijgeven: Activeer deze optie om de G-rekening factuur automatisch aan te maken wanneer de originele factuur wordt vrijgegeven. Referentie crediteur naar factuur G-rekening kopiëren: Schakel deze in om de referentie van de crediteur te kopiëren naar de G-rekening factuur. Let op: ook als de functie Melding bij dubbele factuurnummers is ingeschakeld, is het toegestaan dat beide facturen dezelfde referentie hebben. Een project per document vereist: Indien de module Projecten is geactiveerd, schakel deze optie in om het gebruik van dezelfde projectcode op alle factuurregels verplicht te stellen. 3. Toevoegen van G-rekening in Betaalmethoden Open het venster Betaalmethoden. Open de betaalmethode voor het automatisch betalen. Kies het tabblad Instellingen voor crediteuren. Voeg een regel toe en selecteer G-rekening in het veld Soort bankgegeven. Kies Opslaan 4 Instellingen per crediteur Open het venster Crediteuren. Open de stamgegevens van een crediteur Configureer de beschikbare opties zoals gewenst: G-rekening (IBAN); IBAN van de geblokkeerde rekening (tab Betalingsinstellingen) Bank-/kasrekening (G-rekening); De bank-/kasrekening voor de betaling van de G-rekening Toepassen G-rekening; G-rekening activeren voor deze crediteur G-rekening (%); Het standaardpercentage voor het gedeelte van de inkoopfactuur dat naar de G-rekening betaald moet worden. Rekening G-rekening; De tussenrekening voor de tijdelijke transactie van het gedeelte van de G-rekening (tab Rekeningen), zolang de G-rekening factuur nog niet is aangemaakt Subrekening G-rekening; De subrekening voor deze tijdelijke transactie 5. Toepassen G-rekening op een inkoopfactuur Open het venster Inkoopfacturen. Maak een nieuwe inkoopfactuur en selecteer de crediteur De optie G-rekening toepassen zal standaard gemarkeerd zijn als dit was ingesteld in de crediteur. Je kunt de optie uitschakelen indien nodig.  In de factuurregels zijn twee extra kolommen zichtbaar en kunnen naar wens worden aangepast: G-rekening (%) Bedrag G-rekening Via de knop Acties/G-rekening bijwerken kan een nieuw bedrag of percentage worden toegepast op de gehele factuur. Deze wijziging zal dan automatisch proportioneel worden verdeeld over de factuurregels.  Na het vrijgeven van de inkoopfactuur wordt het bedrag voor de G-rekening geboekt op de tussenrekening (zoals vastgelegd bij de crediteur). Dit kan direct vanuit de inkoopfactuur via Acties/G-rekening vrijgeven of in batch voor meerdere inkoopfacturen via het venster G-rekening vrijgeven. Beide facturen kunnen via het reguliere betaalproces worden betaald. De IBAN voor de G-rekening wordt automatisch voorgesteld voor inkoopfacturen van het type Factuur G-rekening.     Let op: btw wordt alleen toegepast op de originele factuur en niet op de factuur G-rekening. 

Om optimaal gebruik te maken van de integratiemogelijkheden van Visma.net, kan het nodig zijn bepaalde IP-adressen te whitelisten. Dit is vooral relevant bij het gebruik van (s)ftp-koppelingen. Hierdoor sta je specifieke verbindingen tussen systemen toe en verbeter je de beveiliging van je systeem. In het geval van Visma.net ERP gaat het om het volgende IP-adres:   20.229.18.193  

Een overzicht van alle procedures met betrekking tot het onderdeel Vaste activa.   Aanmaken activum via inkoop Afschrijvingen verwerken Kostprijs activum achteraf aanpassen door aflettering  

In deze procedure leer je hoe je een nieuw activum kunt aanmaken door een inkooptransactie om te zetten naar een activum. Inkoopfactuur registreren Begin met het registreren van een inkoopfactuur. Dit kan op de gebruikelijke manier. Als je denkt dat deze inkoop geactiveerd moet worden, dan is het raadzaam de factuur te boeken op de tussenrekening activa. In dit voorbeeld is dat rekening 2300. Aankopen activeren (nieuw activum) Daarna kun je de aankoop activeren en omzetten naar een nieuw activum. Hier zijn de stappen: Open het venster Aankopen activeren Kies de grootboekrekening waarop de inkoop is geregistreerd (in dit voorbeeld 2300) Alle transacties op deze rekening die nog niet zijn afgeletterd, worden getoond Markeer de transactie die je als activum wilt aanmaken Kies het juiste type in het veld Activumtype Selecteer de afdeling Onderin verschijnt er een voorstel voor een nieuw activum Als het nodig is, kun je het bedrag aanpassen dat geactiveerd moet worden in het veld Transactiebedrag Klik op Verwerken Aankopen activeren (bestaand activum) ls je een inkoop als extra investering aan een bestaand activum wilt toevoegen, kun je dezelfde stappen volgen. Het verschil is dat je dan de optie Nieuw activum deactiveert en in het veld Activa het bestaande activum selecteert waaraan je de inkoop als extra investering wilt toevoegen. Je kunt deze toevoeging ook anders aanpakken: je kunt de inkoop toevoegen via een aflettering in de stamgegevens van het activum. Hiervoor verwijs ik je naar de procedure Aflettering in Vaste activa.  

In deze procedure leggen we stap voor stap uit hoe je Autopay kunt configureren om betaalopdrachten te kunnen goedkeuren. Dit proces omvat het toevoegen van goedkeurders, het instellen van het aantal goedkeurders, en het goedkeuren van de betaalopdrachten. Hiermee kun je ervoor zorgen dat je betalingen efficiënt en nauwkeurig worden verwerkt Configureren van Autopay  Ga naar Visma home Selecteer de tegel voor Autopay Voeg de e-mailadressen van de goedkeurders toe in een een komma-gescheiden lijst (bijvoorbeeld: a@visma.com; b@visma.com; c@visma.com). Deze goedkeurders moeten in Visma.net Admin de rol voor AutoPay Approver hebben toegekend. Bepaal hoeveel goedkeurders vereist zijn voor het goedkeuren van een betaalopdracht. Dit kunnen maximaal 4 medewerkers zijn. Let op: De aangewezen goedkeurders moeten in Visma.net Admin de rol van AutoPay Approver hebben. Betaalopdracht goedkeuren Wanneer een betaalopdracht vanuit Visma.net ERP wordt verzonden en goedkeuring vereist is in AutoPay, zal er geen betaalopdracht bij de bank worden aangeboden (bij directe bankkoppeling) en geen SEPA bestand aangemaakt worden, tot alle ingestelde goedkeurders hun goedkeuring hebben gegeven.    De 1e goedkeurder ontvangt een mail van AutoPay met de mededeling dat er betalingen klaarstaan voor goedkeuring. Open AutoPay en bekijk de betalingen onder de tab Goedkeuren. Indien desgewenst, kun je de betalingsopdracht open om de afzonderlijke betalingen te bekijken. Hier is het ook mogelijk om een afbeelding van de factuur op te vragen, als deze aan de inkoopfactuur is gekoppeld.   Indien nodig kun je een betaling uit de opdracht annuleren via de knop Betalingen annuleren.  Als de betalingen correct zijn, markeer dan de betaalopdracht en kies voor de knop Betalingen goedkeuren.  Tip: Goedkeuren via mobiele app Voor nog meer gemak en flexibiliteit, kun je betalingsopdrachten ook goedkeuren via de Visma Manager app. Deze app stelt je in staat om betalingsopdrachten te bekijken en goed te keuren, waar je ook bent.  Betaalopdracht afronden Na goedkeuring door alle goedkeurders, wordt de betaalopdracht naar de bank verstuurd (bij een directe bankkoppeling) of kan het SEPA-betaalbestand worden gedownload vanuit het onderdeel Overzicht. Hier vind je de opdracht terug onder Bewerking met de status Bestand aangemaakt. Na het open van de opdracht, zie je de HASH-code en een knop Download SEPA.