Visma.net käyttövinkit

Ostotilauksella valitaan Toiminnot - Tee vastaanotto, jonka jälkeen tulee virheilmoitus: "Ostotilausrivien lisäys epäonnistui"   Tässä tilanteessa kannattaa katsoa läpi tilauksella olevat tuotteet. Virheilmoitus tulee siitä että riveilllä on tuote/tuotteita joiden Tila on 'Ei ostoja', 'Passiivinen' tai 'Merkitty poistettavaksi'.     Muuta tuotteiden tilaksi 'Aktiivinen', jonka jälkeen vastaanoton luominen onnistuu.  

  Tässä käyttövinkissä käydään läpi miten pääkäyttäjä voi muokata vasemmalle laidalle avautuvan valikkoa sekä pikavalikkoa muille käyttäjille.   Pääkäyttäjällä tarkoitetaan käyttäjää, jolle on valittu Käyttäjät-ruudulla administrator-rooli.   Valikon muokkaus   Pääkäyttäjällä näkyy valikon alimmaisena Muokkaa valikkoa -valinta. Klikkaamalla valintaa valikko siirtyy muokkaus-tilaan, jossa pääkäyttäjä voi tehdä muokkauksia kuten esimerkiksi Järjestyksen muuttaminen raahaamalla työalueita ylös- tai alaspäin, uusi järjestys tulee voimaan kaikille käyttäjille Uuden työalueen lisääminen Työalueen poistaminen Huom! Emme suosittele työalueiden poistamista kokonaan, koska poistettua työaluetta ei saa palautettu. Turhat työalueet voidaan piilottaa pin/unpin-toiminnolla. Huom! Ensimmäisessä versiossa käyttöliittymä on muokkaustilassa vielä englanninkielisenä. Muokkaus on rajattu vain pääkäyttäjille, joten normaali käyttäjä ei joudu käyttämään englanninkielistä käyttöliittymää. Pyrimme korjaamaan asian jo seuraavassa versiossa.   Uuden työalueen ja näyttöjen lisääminen   Laita muokkaustila päälle Muokkaa valikkoa -painikkeella. Klikkaan yläpalkista + Lisää työalue -painiketta.   Valitse lisättävälle työalueelle kuvake, Alueeksi esimerkiksi Other ja syötä Kuvaus. OK perustaa valikon.   Lisää seuraavaksi toiminnot + Lisää näyttö -painikkeella. Mikäli et lisää yhtään näyttöä, valikko ei tule näkyviin.   Valitse lisättävät näytöt. Voit käyttää suodatusta löytääksesi halutut näytöt.   Työalue lisätään valittavaksi Lisävalinnat-ruudulle. Käy ottamassa uusi työalue käyttöön pin-toiminnolla.   Pikakuvakkeen lisääminen   Pikakuvakkeilla pääset nopeasti haluamaasi ruudulle ja saat ruudun halumaasi tilaan esimerkiksi uuden tietueen syöttöä varten.   Pikapainikkeen lisääminen aloitetaan muokkaus-tilassa klikkaamalla Lisää pikapainike.   Valitse kuvake, syötä painikkeen kuvaus ja valitse näyttö, joka avataan. Parametreillä voit tehdä ruudulle jotain asioita ennakkoon. Tästä lisää myöhemmissä käyttövinkeissä. Klikkaa Ok ja painike lisätään työalueeseen.   Näyttöjen pikavalikoiden oletuksien valitseminen muille käyttäjille   Pääkäyttäjä voi käydä valitsemassa mitkä näytöt ovat oletuksena pikavalikossa. Muokkaus tehdään valikon muokkaustilassa. Klikkaa valikon alinta valintaa Muokkaa valikkoa, jolloin siirryt alla olevaan muokkaustilaan. Muokkaustilasta pääsee pois klikkaamalla Poistu muokkauksesta. Valitse pikavalikon oletusnäytöt valintapainikkeilla.   Vinkki: Käyttöönottoprojektin aikana kannattaa käydä kaikki työalueet läpi ja valita pikavalikkojen oletukset eli mitä näyttöjä käyttäjillä on kun he kirjaantuvat ensimmäisen kerran.   Huom! Jos pääkäyttäjä lisää jälkikäteen jonkin toiminnon pikavalikkoon, tulee se näkymään kaikille käyttäjille näytön virkistyksen jälkeen.

Visma.net ERP versioon 8.25 on lisätty Saldokorjaus-toiminto, jolla voidaan kuitata avoimia summia pois ostolaskuilta. Toimintoa voi käyttää esim. tilanteissa joissa kassa-alennuksellinen ostolasku on maksettu kassa-alennus eräpäivän jälkeen, mutta kassa-alennus on kuitenkin käytetty ja järjestelmä ei kuittaa laskuja suljetuksi Muodosta alv-hyvityslaskut –prosessissa. Toimintoa varten järjestelmä tarvitsee syykoodeja, joilta kirjaus saa vastatilin sekä seurantakohteen. Syykoodeja voi perustaa Myyntireskontran asetuksissa Syykoodit ikkunassa                         Lisäksi Ostoreskontran asetuksissa määritellään raja minkä alle jäävät avoimet saldot voi kirjata suoritetuiksi tällä toiminnolla. Asetuksissa määritellään myös oletussyykoodi, mutta kirjauksessa voi käyttää myös muita syykoodeja, esim. jos haluaa kirjata valuuttakurssierot tällä toiminnolla.     Ostolaskun toimintovalikkoon lisätty Saldokorjaus-toiminto. Toiminto on aktiivinen, mikäli ostolaskun avoinna oleva saldo on pienempi kuin mitä on asetuksiin määritelty saldokorjausrajaksi.           Valitsemalla Saldokorjauksen, aukeaa ostoreskontran maksut ruutu mihin annetaan saldokorjauksen tiedot eli syykoodi ja maksettu summa ja hyväksytään tapahtuma kirjanpitoon Hyväksy-painikkeella     

Uusimmassa versiossa 8.24 on mahdollista aktivoida myyntilaskuille Arvopäivä kenttä, josta lasketaan eräpäivä. Vanha Pvm kenttä toimii tällöin tositepäivämääränä myyntilaskulle, joka määrittää tiliöintijakson, jolle liikevaihto kirjataan.   Uusi kenttä aktivoidaan Myyntireskontran asetukset näkymässä.      Tällöin Myyntilaskut näkymään ilmestyy uusi Arvopäivä kenttä        Huom! Raportoinnissa käytetään vanhaa pvm kenttää. Myös alv- ja EU yhteenvetoilmoitus käyttää samaa kenttää. Asiakkaille lähtevissä laskuissa käytetään uutta Arvopäivä kenttää mikäli asetus on aktivoitu.  Visma.net rajapinnasta uusi kenttä löytyy nimellä OrigInvoiceDate.  

 Tässä käyttövinkissä kerromme mikä pikavalikko on ja miten sinne voi lisätä/poistaa toimintoja   Käyttäjät   Työalueesta eli tietojen syöttöruuduista, rekistereistä, kyselyistä, raporteista sekä asetuksista näkyy käyttäjälle oletuksena vain ne, jotka on valittu Pikavalikkoon. Pikavalikon saa päälle/pois klikkaamalla oikeassa reunassa olevaa pyöreäreunaista nuolinäppäintä alhaalla keskellä olevaa painiketta Pikavalikko-tekstiä Kun pikavalikko on pois päältä, näkyy listalla kaikki näytöt.   Voit valita pikavalikon näytöt laittamalla valintatilan päälle oikean yläkulman hammasratas-painikkeesta.   Valintatilassa näyttöjen vasemmalle puolelle ilmestyy valintapainike, jota klikkaamalla näyttö valitaan pikavalikkoon. Samalla ruudulla voi myös poistaa aikaisempia valintoja.   Kun valinnat on tehty, voit palata normaalitilaan oikean yläkulman Poistu-painikkeella. Valitut valitut näytöt näkyvät nyt pikavalikossa.    

Visma.net ERPin Help centren voi nykyisin avata selaimen omaan välilehteen. Tämän avulla ohjeiden lukemista ja ohjelman käyttöä on helpotettu.   Avaa ensin Help centre ja sitten Online-ohjeet.     Valitse sen jälkeen jokin ohjeiden aiheista.      Ikkunassa näkyy nyt punaisella merkitty kuvake, jota klikkaamalla selaimeen avautuu uusi välilehti.     Ohjeita pystyy selaamaan nyt riippumatta missä osiossa käyttäjä on.      

Ongelma: Käsittele maksut-ikkunassa kun yrittää luoda maksuerän, tulee virheilmoitus: "Maakoodi annettava pankkikoodia käytettäessä"   Ratkaisu: Tarkista maksuerässä olevien toimittajien IBAN-numero. Virhe tulee siitä että toimittajan IBAN-numerossa on ylimääräinen välilyönti, IBAN-numero täytyy olla muodossa "FI1111111111111111", eli ilman välilyöntejä.

Huomioikaa että Tuloslaskelma virallinen ja Tase virallinen raportit tulostuvat oikein vain silloin kun Symbolin näyttö asetus Vaihda velka/kulu on valittuna. Sen saa tulemaan oletuksena kun tekee muutoksen molempien raporttien Raporttimäärityksiin.  

Ohjeessa kerrotaan miten määritellään tuotteelle automaattinen merkintä ostotilaukselle(osto tilaukselle tai suoratoimitus).   Varastotoiminnot | Rekisterit | Tuotteen varastotiedot Valitse tuote ja varasto Ruksi kohtaan 'Korvaa tarveasetukset' Valitse Täydennystapa-kentässä haluttu valinta   Tämän jälkeen kun lisätään ko. tuote myyntitilasriville, 'Merkitse OT:lle' ja 'Lähdetilaus' muodostuu automaattisesti riville.      

Yleistä Ohjelmassa on mahdollista muokata kirjanpidon tositteita Muokkaa tilitapahtumia ominaisuuden kautta. Jos ei halua tehdä virheellisestä hyvitys tositetta voi esimerkiksi vain muokata seurantakohdetta tai tiliä tällä toiminnolla.   Muokkaa tilitapahtumia Kirjanpito - Tapahtumat - Tositteet Muokataan alkuperäisen tositeen tilitapahtumia. Muutetaan seurantakohde (tai tili) halutulle riville. Kun muutokset on tehty valitaan Suorita. Muodostuu uusi tosite Kirjanpitoon. Lopuksi tosite hyväksytään.  

  Tässä käyttövinkissä käydään läpi miten Suosikit helpottavat yleisimmin käytettyjen toimintojen, rekistereiden ja kyselyjen löytymistä.   Suosikit ovat tuttuja kaikille varsinkin webselaimista. Eniten käytetyt websivut on helppo laittaa suosikeiksi ja ne löytyvät helposti. Visma.net ERP mahdollistaa kaikkien näyttöjen, kyselyjen, raporttien ja asetusten merkitsemisen suosikiksi. Suosikit löytyvät valikosta ensimmäisenä ja ne ryhmitellään automaattisesti omiin ryhmiin valikon mukaisesti.   Suosikin voi valita valikossa toiminnon kohdalla klikkaamalla tähti-painiketta.   Suosikin saa pois poistamalla tähti-valinnan.   Suosikit ovat aina henkilökohtaisia eikä niitä voi valita toiselle käyttäjälle.   Vinkki: Käy valitsemassa suosikit ennen käyttöliittymän muutosta, jolloin löydät yleisimmin käyttämäsi toiminnot helposti Suosikit-valikosta.  

Kysymys: Eräpäivärajauksen mukaan lasku pitäisi nousta mukaan maksatukseen Käsittele maksut-ikkunassa, mutta jostain syystä se ei ole valittavana.   Ratkaisu: Määritä Maksupäivä-suodatin samaksi päiväksi kuin Eräpäivä-suodatin. Voit myös jättää Eräpäivä-kenttä tyhjäksi ja Maksupäivä-kentässä valita päivämäärä mihin asti haluat laskut maksaa.    

Visma.netin Alv-yhteenvetoilmoituksen muodostamista on kehitetty. Raportin tietojen muokkausta sekä raportin tietosisältöä on parannettu. Uudessa ikkunassa pystyy esim. näkemään mistä tapahtumista ilmoituksen luvut koostuvat.    Raportin muodostaminen uudessa näkymässä:    1. Tarkista, että Verohallinto-toimittajan ilmoitustarkkuus on 2, jotta raportin summia ei pyöristetä.          2. Alv-yhteenvetoilmoitus (EU) ikkuna aukeaa uuteen lista näkymään johon tallentuu eri kuukausilta muodostetut ilmoituksen. Aloita uuden ilmoituksen tekeminen painamalla + -painiketta.    3. Valitse raportoitava vuosi, verotoimittaja sekä raportointijakso ja paina Tallenna. Tämän jälkeen ohjelmaa listaa raportoitavat summat asiakkaittain sekä yhteissummat      4. Tapahtumat välilehdellä pystyy tarkastelemaan raportin tapahtumia sekä mahdollisesti jättämään rivin/rivejä pois raportilta. Kun rivillä ei ole valittu sarakkeessa ruksia, ei kyseinen rivi sisälly raportin lukuihin. Mikäli jakson ilmoitus sisältää laskutietoja, jotka on jätetty ilmoitukselta pois, on ikkunassa tieto "Jaksolla on liittämätön tapahtuma".     5. Raportin lähetys tapahtuu Lähetä -painikkeella, jonka jälkeen lähetys Verottajalle tapahtuu Autoreportin kautta.    Mikäli on tarve jättää yksittäisen asiakkaan tapahtumat pois raportilta, esim toimitusvarastoon siirrot, käy merkitsemässä asiakkaan tietoihin "Ei alv-yhteenvetoilmoitukselle"      

Visma.net ERP:ssä on mahdollista sulkea kausia osto- ja myyntireskontrassa. Toimintoa voidaan käyttää kun halutaan sulkea jakso esim. kun alv-ilmoitusta aletaan valmistelemaan. Molemmista reskontrista löytyy prosessien alta tiliöintijaksojen sulkeminen      Ikkunassa valitaan jakso/jaksot jotka halutaan sulkea ja painetaan Sulje jaksot. Mikäli suljettavilla jaksoilla on hyväksymättömiä tositteita, jakso ei sulkeudu. Hyväksymättömät tositteet pääsee tarkistamaan Hyväksymättömät tositteet -painikkeesta.      Kirjanpidon prosessien alta löytyy oma Tiliöintijaksojen sulkeminen -ikkuna, josta saa suljettua koko tiliöintijakson kaikissa moduuleissa. Tästä ikkunasta näkee myös missä moduuleissa jaksot ovat suljettu.      Kun tiliöintijaksot on suljettu kirjanpidossakin, ei ohjelma anna enää kirjata tapahtumia ko jaksoille. Mikäli korjauksille on tarvetta, tarvitsee kirjanpidon asetuksissa laittaa asetus päälle "Salli tiliöinti suljetuille kausille". Paras ajankohta sulkea koko kirjanpito on tilinpäätöksen vahvistuksen jälkeen jolloin korjauksia ei enää tehdä.             

Jos Tuloverot-rivi puuttuu yrityksen tuloslaskelmasta, voit lisätä sen sinne seuraavasti: Mene Kirjanpito | Määritykset | Analyyttiset Raportit | Rivistöt. Hae Tuloslaskelma 2016 alkaen. Huomaa siellä rivi 9985 Tuloverot. Sarakkeessa "Korkeus" on tällä hetkellä määritelty arvo 0. Muuta tämä uuteen arvoon 16 ja tallenna. Tämän jälkeen Tuloverot-rivi tulostuu tuloslaskelmaan.   

Jaksotuskoodeihin on lisätty mahdollisuus käyttää alkaen ja päättyen päivämääriä myös kulu-tyyppisille jaksotuksille. Valitsemalla jaksotustavaksi “Joustava jaksoittain, suhteellisesti päivittäin jaettuna”, pystyt määrittämään ostolaskuriville alkaen ja päättyen päivämäärät, joista järjestelmä määrittää kaudet joille kulu jaksotetaan.                               Ostolaskuriville valitaan perustettu jaksotuskoodi ja määritellään alkaen ja päättyen päivämäärät.                  Rivistä järjestelmä muodostaa jaksotettavan tapahtuman    

Iso-Britannian eroaminen EU:sta aiheuttaa joitakin toimenpiteitä Visma.net ERP:ssä. Tapahtumia Iso-Britannian ja Suomen välillä ei ilmoiteta 1.1.2021 alkaen Intrastatissa, Alv-ilmoituksella eikä Alv-yhteenvetoilmoituksella. Jotta tapahtumat eivät nousisi raportointiin, tulee alla kerrotut toimenpiteet. Huomioitavaa on, että osan toimenpiteistä voi tehdä vasta kun joulukuun intrastat ja alv-yhteenvetoilmoitus on annettu.    1. Muuta GB toimittajien veroalue EU - > ei EU    Avaa Ostoreskontran prosesseista ikkuna Muuta toimittajan tietoja. Rajaa riveille GB toimittajat esim. suodattamalla maatiedolla. Valitse muuta veroaluetta ja valitse veroalueeseen 03 ei EU. Tarkista, että riveillä on ainoastaan GB toimittajia, paina Käsittele kaikki. Suosittelemme, lisäksi muuttamaan toimittajien toimittajaluokan mikäli käytössänne on oletusluokat eli toimittajat on jaettu EU ja ei EU toimittajiin. Tämä tulee tehdä manuaalisesti toimittaja kerrallaan.      2. Muuta GB asiakkaiden veroalue EU -> ei EU    Avaa Myyntireskontran prosesseista ikkuna Muuta asiakkaan tietoja. Rajaa riveille GB asiakkaat esim. suodattamalla maatiedolla. Valitse muuta tietoja kohtaan "Veroalue" ja valitse uuteen veroalueeseen 03 ei EU. Tarkista, että riveillä on ainoastaan GB asiakkaita paina Käsittele kaikki.   Suosittelemme lisäksi muuttamaan asiakkaiden asiakasluokan mikäli käytössänne on oletusluokat eli asiakkaat on jaettu EU ja ei EU asiakkaisiin.      3. Kun joulukuun alv yhteenvetoilmoitus on annettu, lisätään GB asiakkaille asetus "Ei alv-yhteenvetoilmoitukselle": Tällöin GB asiakkaiden myynnit eivät nouse tammikuun ilmoitukselle.     4. Poista Iso-Britannialta Intrastat asetus ja lisää maakodille XI kuvaus Pohjois-Irlanti    Avaa Maat/Postinumerot ikkuna. Hae maa GB ja poista Intrastat asetus kun joulukuun intrastat ilmoitus on tehty.      5. Vuonna 2020 syötetyt tilaukset   Järjestelmässä saattaa olla vuonna 2020 syötettyjä tapahtumia GB toimittajille/asiakkaille. Näille on tallentunut virheellinen veroalue mikäli tilaus laskutetaan vuoden 2021 puolella. Nämä tulee tarkistaa ja määrittää tilauksille oikea veroalue.