Zināšanu bāze HoP

Instrukcija kā var izveidot papilduzdevumus komandējuma pieteikumam un atskaitei, kā arī kā izveidot komandējumu grupu.

1. Piesakot izdevumus Nomainot EUR valūtu uz citu valūtu, ievadformā parādīsies jauns lauks ar nosaukumu "Faktiskā summa EUR". Nepieciešams aizpildīt kopsummu un norādīt izdevumu valūtu. Faktisko summu EUR var norādīt gadījumos, kad darbinieks vēlas pieteikt precīzu faktiski iztērēto summu euro, kas ir pamatota ar maksājuma uzdevumu/bankas izrakstu vai aprēķināta pēc valūtas maiņas kvītī norādītā kursa. Ja faktiskā summa nav aizpildīta, sistēma to automātiski aizpildīs pēc Latvijas Bankas kursa dokumenta saglabāšanas vai pieteikšanas brīdī.   Zem i zīmes ir paskaidrojums:   Gadījumos, kad izdevumi ir nekotētā valūtā, faktiskā summa EUR paliks tukša, līdz Horizon sistēmā tiks ievadīts atbilstošs valūtas kurss. Svarīgi! Ja nepieciešams, lai darbinieks HoP obligāti aizpilda lauku “Faktiskā summa EUR”, tad attiecīgā dokumenta tipa "Komandējuma atskaite" vai  “Avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplekts” lauku atribūtos ir jānorāda, ka  “Faktiskā summa obligāta”.   Pievienotajos čekos kopsumma veidojas no Faktiskā summa EUR.   2. Saskaņošana Saskaņojot izdevumus, ja faktiskā summa EUR atšķiras no summas uzskaites valūtā pēc Latvijas Bankas kursa, tiks parādīts brīdinājums. Uzbraucot ar peli uz brīdinājuma, tiks parādīts skaidrojums ar abām summām. Ja saskaņotājam ir tiesības labot pieteikuma informāciju, atverot čeku labojumiem, viņam būs iespēja pārbaudīt, vai ir pievienoti pareizi dokumenti un vai summas ir ievadītas korekti. Vajadzības gadījumā viņš varēs veikt nepieciešamos labojumus.    

Instrukcija, kā izveidot jaunu dokumentu, notikumu vai paziņojumumu darbiniekiem.

Instrukcija, kā saskaņot komandējumu un avansa izdevumus.

Apraksts, par to kas ir "Krājumu norakstīšana" un kādas tiesības un konfigurācija nepieciešama, lai sāktu to lietot.

Apraksts par darbībām, kas pieejamas materiālo resursu pieteikumā.

WEB lietotājus izmanto, lai pieslēgtos Visma HoP. Katram WEB lietotājam tiek veidota sava pieeja Visma HoP sistēmai, identificējot personu ar pieejas vārdu.   Manuāla WEB lietotāja izveide no Personas kartīšu saraksta   Ceļš sistēmā: Pamatdati - Personāla uzskaite - Personas kartītes   Sarakstā atzīmē vienu vai vairākas personas, kam jāveido WEB lietotājs, un veic darbību   Darbības -  Darbības ar WEB lietotājiem - Izveidot WEB lietotājus:     Manuāla WEB lietotāja izveide no Personu saraksta   Ceļš sistēmā: Pamatdati - Uzņēmums - Personu saraksts   Sarakstā atzīmē vienu vai vairākas personas, kam jāveido WEB lietotājs un veic darbību   Darbības - Izveidot WEB lietotājus:     Manuāla WEB lietotāju izveide/ labošana VEDNIS   No abiem sarakstiem manuāli veidojot WEB lietotāju/-s, tiks atvērts šāds vednis:     Autentifikācijas veids: Parole, Domēna vārds vai Domēna vārds vai Parole, Ārēja autentifikācija.   Domēns: Aizpilda tikai tad, ja autentifikācijas veids ir Domēna vārds vai Domēna vārds vai Parole:   Pieejas vārda šablons: Iespēja izvēlēties no esošajiem šabloniem, pēc kāda principa tiks ģenerēts lietotājvārds:     Horizon lietotājs: Tiek izveidots atsevišķs Horizon lietotājs, ar kura tiesībām (piesaistīto lomu) darbinieki slēgsies pie HoP. Parasti tiek nosaukts WEB lietotājs, HoP darbinieks u.c.:   WEB lietotāja sinhronizācija ar HOP – iespējo, lai nodrošinātu automātisku lietotāju pievienošanu, labošanu, deaktivizēšanu HoP un datu izmaiņu sinhronizāciju ar HoP.   Sūtīt paroles saiti – iespējo tikai tad, ja autentifikācijas veids ir Parole vai Domēna vārds vai Parole, darbiniekiem personas kartītē ir norādīta e-pasta adrese un vēlaties nekavējoties nosūtīt saiti paroles izveidei (derīga maksimāli 24h).   Parametri   Ieteicams iespējot arī atzīmes pie Darbības papildus parametri.   Saskarnes jauniem WEB lietotājiem   Sadaļā “Saskarnes jauniem WEB lietotājiem” (pieejama sākot no 635.versijas 6.laidiena) var norādīt, ar kādām atļautajām saskarnēm izveidot WEB lietotāju. Sadaļā “Lietotājam atļautās saskarnes” ir jāatzīmē “Lietotājam atļautās saskarnes - piešķirtās”. Pēc tam no apakšējās sadaļās “Pieejamās saskarnes” vajadzīgās saskarnes jānorāda sadaļā “Piešķirtās saskarnes”. Nākamreiz veidojot WEB lietotāju, izmantojot šo vedni, sistēma atcerēsies lietotāja iepriekš norādītos saskarņu uzstādījumus.     Noklikšķinot Turpināt, sistēma visiem iezīmētajiem darbiniekiem izveidos WEB lietotāju pēc norādītā šablona un atvērs arī jaunizveidoto WEB lietotāju sarakstu (ja ir iespējota atzīme “Atvērt apstrādāto WEB lietotāju sarakstu”).   Atvērtajā sarakstā pēc nepieciešamības var labot WEB lietotāju, piemēram, izveidot tam paroli, ja nav nosūtīta paroles maiņas saite vai pielāgot lietotājvārdu.   Darbinieks strādā vairākās firmās WEB lietotāja izveide un personas piesaiste Ja darbinieks strādā vairākās firmās, tad ar vedni tiek labots un papildināts esošs WEB lietotājs - tiek papildināta lpp. "Firmas un objekti", kur tiek pielikta klāt gan jaunā firma, gan jaunais objekts "Persona" no jaunās firmas. Vednis piemeklē esošo WEB lietotāju pēc darbinieka personas koda. Attiecīgi, ja ir WEB lietotājs ar atbilstošo personas kodu, tad to papildina. Ja nav atbilstošā WEB lietotāja, tad tiek veidots jauns WEB lietotājs. Kontaktinformācijas labošana Izveicot darbības vednī, tiek arī labots WEB lietotāja vārds un uzvārds. E-pasts tiek labots tikai tad, ja darbinieks strādā vienā firmā. Attiecīgi, ja darbinieks strādā vairākās firmās, tad e-pasts gan netiks labots.   Automātiska WEB lietotāju izveide Ieteicamais veids jaunu WEB lietotāju izveidei (īpaši, ja HoP izmanto visi darbinieki), ir izmantot automatizēto darbu WEB lietotāju sinhronizācija.   Sīkāk par šī darba konfigurāciju un iespējām var izlasīt šajā rakstā.   WEB lietotāju apskate Horizon   Visus WEB lietotājus var apskatīt Sistēma - Administrēt - WEB lietotāji:     No šī saraksta var arī atkārtoti nosūtīt paroles maiņas saiti darbiniekiem:     WEB lietotāja pievienošana HoP moduļiem   HoP lietotnē “Licences pārvaldība” (pieejama HoP lietotājam ar lomu “Pārvaldnieks”) ir iespējams norādīt, kuri HoP moduļi automātiski tiks piešķirti jaunam lietotājam pie pirmās pieslēgšanās HoP (ja pie WEB lietotāja ir atzīme “WEB lietotāja sinhronizācija ar HOP”). Parasti šo iespēju izmanto tiem HoP moduļiem, kurus lietos visi darbinieki, piemēram, HoP Personāls, HoP Komandējumi, HoP Mani izdevumi. Pārējiem moduļiem lietotājus pievieno HoP lietotnē "Lietotāju pārvaldība" manuāli. Sīkāk par par to var lasīt HoP administratora rokasgrāmatā.   Kā pievienot HoP lietotājam moduļus un lomas? VIDEO       Saistītie raksti:   WEB lietotāju sinhronizācija - automatizētais darbs  WEB lietotāja deaktivizācija  WEB lietotāja paroles atjaunošana / aktivizēšana  HoP administratora rokasgrāmata

Kad darbinieks beidz darba tiesiskās attiecības, nepieciešams deaktivizēt WEB lietotāju, lai piekļuve HoP vairs nebūtu aktīva.   WEB lietotāju no Horizon var deaktivizēt manuāli vai automātiski. Pēc WEB lietotāja deaktivizācijas, lietotāju jāatsaista no moduļiem vai jādzēš arī no HoP.   Manuāla lietotāja deaktivizācija Horizon   Ceļš sistēmā: Pamatdati - Personāla uzskaite - Personas kartītes   Sarakstā atzīmē vienu vai vairākas personas, kam jādeaktivizē WEB lietotājs un veic darbību    Darbības -  Darbības ar WEB lietotājiem - Deaktivizēt WEB lietotājus:     Automātiska lietotāja deaktivizācija Horizon   Automātiska lietotāja deaktivizācija ir ieteicamais veids, kā  Horizon deaktivizēt WEB lietotājus.   Ceļš sistēmā: Sistēma -Uzstādījumi - Automatizētie darbi - Izpildāmā objekta klase: Deaktivizēt WEB lietotājus   lpp. Palaišanas uzstādījumi:     lpp. Objekta konfigurācija:     Sākot no: datums, no kura automatizētais darbs pārbauda atbrīvotos darbiniekus; Filtrs:  pievieno atbilstošu filtra nosacījumi, ja nav jādeaktivizē visi veidotie WEB lietotāji. Par filtra izveidi sīkāk var izlasīt šajā rakstā nodaļā Filtra izveide.   Ja darbinieks strādā vairākās firmās Ja darbinieks strādā vairākās firmās, un WEB lietotājā lpp. "Firmas un objekti" ir vairākās firmas un vairākas personas, tad gan manuāli deaktivizējot WEB lietotāju, gan ar automātisko darbu - tiks noslēgta konkrētā firma un konkrētā persona no attiecīgās firmas. Pārējās personas paliks aktīvas un arī pats WEB lietotājs paliks aktīvs. Tikai tajā gadījumā, ja izvēloties deaktivizēt WEB lietotāju, nav nevienas citas aktīvas firmas un personas, tad gan tiek deaktivizēts arī pats WEB lietotājs.   Lietotāju atsaistīšana no moduļiem HoP   WEB lietotāja deaktivizācija Horizon nedzēš neaktīvos lietotājus no HoP moduļiem. Lai to paveiktu, jādodas uz HoP un jāveic atsaistīšana vai dzēšana.   HoP lietotnē Lietotāju pārvaldība (pieejama ar HoP lomu “Pārvaldnieks”) pielieto filtru /neaktivs, kas atlasa visus neaktīvos WEB lietotājus:       Noklikšķinot uz zilās bultas, parādīsies iespēja iezīmēt vienu vai vairākus neaktīvos lietotājus un atsaistīt tos no moduļiem:     Pēc tam izvēlnes logā jāatzīmē, no kuriem moduļiem lietotājus atsaistīt un jāsaglabā izmaiņas:       Pēc atsaistīšanas no moduļiem lietotāji HoP būs redzami kā neaktīvi, bet moduļus un licences neaizņems.     Lietotāju dzēšana HoP   Ir iespējams arī dzēst no HoP sistēmas visu lietotāja informāciju. Tādā gadījumā jāatver  lietotāju HoP Lietotāju pārvaldības modulī un to jādzēš:     Dzēšanas darbību nav iespējams veikt masveidā.   No Horizon neaktīvos WEB lietotājus dzēst nav labā prakse. WEB lietotājus, kas kaut reizi saskaņojuši kādu pieteikumu, no Horizon izdzēst nav iespējams. Kā atsaistīt HoP lietotājus no moduļiem? VIDEO     Saistītie raksti:   WEB lietotāja izveide  WEB lietotāju sinhronizācija - automatizētais darbs  HoP administratora rokasgrāmata

Apraksts par HoP Mani izdevumi, kur darbinieks var iesniegt dažāda veida izdevumu čekus.

HoP Komandējumu modulī, iesniedzot atskaiti, un HoP Manos izdevumos, pievienojot izdevumu dokumenta attēlu, ir pieejama čeka atpazīšanas funkcija, kas automātiski ielasa atpazītos datus ievadformā. Šī automātiskā atpazīšana darbosies tikai pirmajam pievienotajam attēlam. Papildu attēliem šī funkcija nebūs pieejama. Čeka lauki, kuri var tikt atpazīti un ielasīti ievadformā: Datums; Čeka numurs; Summa; Piegādātājs. Uzstādījumi Čeka datu atpazīšanu var konfigurēt atbilstoši vajadzībām sistēmas uzstādījumos:   Iespējamie konfigurācijas varianti: Atļaut čeka satura atpazīšanu - ja čeka satura atpazīšana ir atļauta, lietotājam būs pieejama poga, kuru nospiežot tiks veikta ievadformas lauku aizpilde ar informāciju, kas nolasīta no pievienotā attēla. Atpazīt čeka saturu automātiski - ja automātiskā čeka satura atpazīšana ir atļauta, čeka saturs tiks nolasīts no pievienotā attēla automātiski uzreiz pēc faila pievienošanas. Noklusēti uzstādījumi gan komandējumiem gan maniem izdevumiem ir ieslēgti.    Ja uzstādījumos "Atļaut čeka satura atpazīšanu"  ir ieslēgts un " Atpazīt čeka saturu automātiski" ir izslēgts, tad čeka pievienošanas formā ir pieejama poga "Skeneris".   Lūdzu, ņemiet vērā, ka precīza datu atpazīšana ir atkarīga no pievienotā čeka attēla kvalitātes un datu izkārtojuma čekā. Ja attēla kvalitāte ir neatbilstoša, lauki var netikt aizpildīti vai tikt aizpildīti nepareizi.   Svarīgi! Funkcionalitāte pieejama tikai mākoņklientiem.

Minimālais tiesību punktu uzskaitījums, lai varētu lietot HoP Mani izdevumi.

Minimālais tiesību punktu uzskaitījums, lai varētu lietot HoP Komandējumi.

HoP, piesakot komandējumu vai iesniedzot komandējuma atskaiti, notiek kontrole, vai komandējuma periods nepārklājas ar cita komandējuma, atvaļinājuma vai slimības lapas prombūtnes periodu.   Komandējuma prombūtni var izveidot:   Ģenerējot prombūtnes dokumentu vai rīkojumu no komandējuma pieteikuma (Horizon ceļš: Dokumenti - Komandējumi - Komandējumu dokumenti - Darbības:             Pievienojot jaunu dokumentu algu/personāla modulī: Prombūtnes dokuments: Dokumenti - Algas - Aprēķinu dokumenti - Prombūtne Rīkojums: Dokumenti - Personāla uzskaite - Rīkojumi/Vienošanās - Rīkojumi Ja komandējuma pieteikuma vai atskaites veidošanas brīdī sistēmā ir ievadīta cita prombūtne (slimības lapa, atvaļinājums u.c.) komandējuma pieteikumu vai atskaiti izveidot nebūs iespējams, darbiniekam HoP tiks izdota šāda kļūda:     Šajā gadījumā vispirms jāsakārto dati Horizon, lai darbiniekam izdotos izveidot komandējuma pieteikumu vai atskaiti.   Tomēr ir iespējami gadījumi, kad jau iepriekš sistēmā ir ievadīta arī komandējuma prombūtne - piemēram, pieteikums vēl nav iesniegts, bet jāgatavo dati algu aprēķinam u.c. specifiski gadījumi. Tādos gadījumos no HoP versijas Cielava ir veiktas izmaiņas, lai sistēma spētu šos gadījumus korekti apstrādāt un nerastos problēmas, veidojot komandējuma pieteikumus un atskaites. Pastāv divi veidi, kā nodrošināt sasaisti starp komandējumu un komandējuma prombūtni:   ja no komandējuma pieteikuma tiek ģenerēts prombūtnes dokuments vai rīkojums, tad automātiski tiek sasaistīts komandējums un prombūtnes dokuments; ja prombūtnes dokuments algas aprēķiniem jāveido pirms ir izveidots komandējuma dokuments vai vienam komandējumam ir vairāk kā viens prombūtnes dokuments, tad to var izdarīt tikai no algu/personāla moduļa un korektai sasaistei ir vairāki priekšnoteikumi.   Piesakot komandējumu, pieteikuma dati tiek uzrādīti: HoP: Prombūtņu kalendārā:     Horizon:  Atskaites - Personāla uzskaite - Plānotās prombūtnes:     Kontrole notiek jau pret plānotajām prombūtnēm.   Lai nodrošinātu prombūtņu ievadi pirms pieteikuma vai vairāk kā vienas prombūtnes izveidi vienam komandējumam, HoP pieteikumā periods tiek pārbaudīts pret Horizon dokumenta tipa "Komandējums’ periodu.   Pārējie nosacījumi, kā darbojas kontrole:   komandējuma kontrole notiek vienu tiesisko attiecību ietvaros;  komandējuma pieteikumam statusā "Sagatave" kontrole nenotiek; kontrole notiek pret prombūtnes dokumentu, kam statuss ir "Apstiprināts". Horizon kontrole pie prombūtnes dokumenta vai rīkojuma ievades brīdina par nesakritībām ar komandējuma dokumentu , savukārt HoP kontrole neļauj pieteikt komandējumu vai iesniegt atskaiti.   Horizon brīdinājums pie prombūtnes dokumenta ievades:   HoP kļūdas paziņojums, iesniedzot pieteikumu:         Tabulā atainoti piemēri:   HOP pieteikuma  datumi HORIZON prombūtnes dokuments ‘Komandējums’ Horizon plānotā prombūtne HOP 01.03.2024 - 10.03.2024   01.03.2024 - 10.03.2024 OK 01.03.2024 - 9.03.2024   01.03.2024 - 10.03.2024 Neļaus pieteikt komandējumu 01.03.2024 - 10.03.2024 01.03.2024 - 10.03.2024   OK 01.03.2024 - 10.03.2024 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024   OK 01.03.2024 - 05.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024   OK 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024   OK 01.03.2024 - 02.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024   Neļaus pieteikt komandējumu 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -11.03.2024 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024   Neļaus pieteikt komandējumu 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -11.03.2024   Neļaus pieteikt komandējumu 29.02.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024 01.03.2024 - 04.03.2024 05.03.2024 -10.03.2024   Neļaus pieteikt komandējumu   Atskaites iesniegšanas brīdī komandējuma atskaites datumi var nesakrist ar prombūtnes dokumentu vai rīkojumu, kas automātiski ģenerēts no komandējuma pieteikuma. Augstāk minētās datumu pārbaudes tiek saglabātas, ja komandējuma prombūtnes dokuments vai rīkojums ir ievadīts manuāli un neveido sasaisti ar konkrēto komandējuma dokumentu.

Nepieciešamas tiesības saskaņošanas scenārija etapā Horizon ceļš: Pamatdati -> Saskaņošana -> Scenāriji  Jāizvēlas scenārijs dokumenta pamatveidam "Avansa norēķinu attaisnoto izdevumu pieteikumu komplekts" un scenārija etapā ir jāpiešķir tiesības labot dokumentu. Jāņem vērā, ka, pāradresējot uzdevumu, tā saņēmējam arī būs tiesības veikt izmaiņas dokumentā.   Kādas izmaiņas var veikt saimniecisko izdevumu dokumentā saskaņošanas laikā? Pamatinformācijā var labot nosaukumu; Čeka saturā var labot visus ievadlaukus, tai skaitā dimensijas, ja to ievade ir aktivizēta; Var mainīt arī čekam pievienoto failu vai pievienot jaunu failu. 2. Kādus labojumus iespējams veikt? Pamatinformācijā ir iespējams labot nosaukumu. Čeka saturā var labot visus ievadlaukus. Ja ir aktivizēta dimensiju ievade, tad arī dimensijas ir iespējams labot un ievadīt. Čekam var mainīt pievienoto failu, pievienot jaunu failu.

Šajā rakstā apkopots, kā rīkoties, ja Horizon vai HoP darbībā novēroti traucējumi. Kā rīkoties?    Vai sistēma ir mākoņrisinājumā vai uz saviem serveriem?   1) Ja uz saviem serveriem, nepieciešams sazināties ar organizācijas IT.   2) Ja sistēma ir mākoņrisinājumā, tad:  pārbaudīt, vai šeit nav informācijas par konstatētām problēmām: https://status.visma.com/ ja https://status.visma.com/ nekas nav reģistrēts, nepieciešams izmērīt interneta ātrumu: https://fast.visma.lv/ izveidot atbalsta pieteikumu, sūtot to uz atbalsts@visma.com Norādiet sekojošu informāciju: - rezultāts no interneta mērījuma (kopēt, izmantojot pogu "Kopēt rezultātus"): - vai lēndarbība novērota tikai vienam vai vairākiem lietotājiem; - vai lēndarbība novērojama, ja konkrētais lietotājs Horizon pieslēdzas no citas darba vietas; - precizēt konkrētu lēndarbības scenāriju. Piemēram, ja lēni atveras kāds saraksts, tad kādi lauki izlikti izskatā? Ja lēna ir kāda konkrēta funkcionalitāte, precizēt darbības, kas notiek lēni.

Detalizēts apraksts kā saskaņot saimniecisko izdevumu pieteikumus

Instrukcija, kā saskaņot darba laika uzskaites dokumentus.

Kas ir apstiprinātāji, kā tie ietekmē HoP un kādas ir atšķirības starp tiem?

Aprakstīts komandējuma atskaites izskats kādu to redz saskaņotājs. Kā arī komandētā persona jau pēc atskaites iesniegšanas.

Iesniedzot komandējuma atskaiti   Iesniedzot komandējuma atskaiti, katram izdevumu veidam iespējams norādīt savas dimensijas.   Dimensijas kļūst pieejamas ievadei (2) pēc izdevuma veida izvēles (1). Noklusēti tās tiek aizpildītas ar vērtībām, kas definētas izdevumu veidu klasifikatorā - dimensiju vērtības var labot, bet nevar dzēst.     Komandējuma atskaites iesniedzējam dimensijas būs pieejamas tikai tad, ja tās būs atbilstoši konfigurētas Horizon. Uzzināt vairāk >>   Saskaņojot komandējuma atskaiti   Saskaņotājam komandējuma atskaitē izdevumu sadaļā ir pieejamas visas organizācijas uzskaitē izmantotās dimensijas. Uz ekrāna redzamo kolonnu uzstādīšanu veic, atverot kolonnu konfigurācijas logu (1). Tajā lietotājs, ieliekot atzīmi, izvēlas kolonnas un uzstāda to secību. Lai mainītu kolonnu secību, uz kolonnas nosaukuma jānospiež kreisais peles taustiņš un to pieturot, jāpārvieto uz augšu vai uz leju. Lietotāja izveidotais izskats tiek saglabāts.    Dimensiju labošana komandējuma atskaites izdevumos ir iespējama (2), ja tā ir atļauta attiecīgā saskaņošanas scenārija etapa konfigurācijā. Kad izdevumu sadaļa atvērta labošanas režīmā, no pievienoto čeku saraksta jāizvēlas atbilstošais čeks (3): Un čeka informācijā labošanai būs pieejamas arī dimensijas(4).      Veiktās izmaiņas ir jāsaglabā.