Dit weekend zal er onderhoud plaatsvinden aan HR Core Education. Dit betekent dat er een periode in het weekend zal zijn dat de import-export van Self Service voor deze klanten stil zal staan tot de migratie is afgerond. Uiterlijk maandagochtend zal dit weer worden geactiveerd. ... View more

Vanavond tussen 18.00 en 19.00 zullen wij een release uitvoeren. Gedurende de release zal er een periode van ongeveer enkele minuten zijn waarin u lichte vertraging in laadtijden kan ervaren.   Naast beveiligingsupdates voeren wij een verbetering door in de synchronisatie tussen Self Service en Mijn Youforce. De proces links van een workflow zullen worden verwijderd als de workflow wordt aangemerkt als "Uitsluiten startmenu". Ook geldt dit voor de links van activiteiten die niet langer een startactiviteit zijn. Deze voorwaarden golden al voor het al dan niet aanmaken van de links, en worden vanaf vanavond ook toegepast bij wijzigingen. ... View more

Middels deze algemene update wil ik je graag meenemen in de onderwerpen die spelen bij de ontwikkeling van Self Service. Releases / performance Wij voeren regelmatig releases uit. Zo ontwikkelen wij continu kleine stapjes en zien wij of alles werkt naar behoren. Dit kan zijn op de backend systemen zonder dat iemand hier iets van merkt, bijvoorbeeld op import en export. Daarnaast doen wij ook releases op frontend en de database. Deze kunnen een beperkte impact hebben op de gebruikers. Daarom doen wij deze releases buiten kantooruren of in de lunchpauze, omdat wij zien dat het gebruik dan daalt.   Op het moment dat de release in productie komt gaat automatisch ‘de schakelaar’ om, waarmee de transacties voortaan binnenkomen op de warmgedraaide nieuwe frontend. Door deze omschakeling kan een reeds verzonden request iets langer duren. Dan hebben wij het niet meer over de reguliere 100-200ms maar 1-2 seconden. Daarna werkt alles weer naar behoren. Het kan zijn dat jouw huidige actie/pagina eigenlijk uit meerdere transacties bestaat, waardoor het totaal op bijvoorbeeld 6 seconden uitkomt.   Ook al is de impact meestal gering, willen we vanuit transparantie dit wel melden. Zo weten jullie dat het gaat om een release en niet een storing, en is er soms ook een communicatie van de wijziging aan verbonden. Aanpassing URL Op korte termijn zullen wij de URL van Self Service aanpassen. Dit voeren wij door in de Inbox taken, de applicatielinks en ook de proceslinks van Mijn Youforce. In de overgangsfase werken zowel portal.youforce.com als selfservice.youforce.com naast elkaar, maar uiteindelijk zullen wij de laatstgenoemde hanteren. Dit heeft een technische reden en helpt in de innovatie. Voor je gebruikers is hier geen actie aan verbonden. Voor jou als beheerder willen we wel controleren of, conform onze A-matrix, in jullie organisatie *.youforce.com is gewhitelist. Email instellingen Zoals eerder geschreven voeren wij aanpassingen door in de emailinstellingen. Lees voor de volledige context dit artikel. Voor nu is belangrijk dat jij het e-mailadres afzender aanpast om te voldoen aan het @youforce.com domein. Op 1 april voeren wij een aanpassing door voor de afzenderadressen die hier niet aan voldoen. Inbox Mijn Youforce Wij zien dat de Inbox van Mijn Youforce goed wordt gebruikt. Misschien is het de oplettende beheerder al opgevallen dat deze vanuit verschillende bronnen wordt gevuld en ook op verschillende wijzen. Vanuit Self Service zijn wij al geruime tijd hard bezig om ook op een nieuwe manier de Taken te sturen. Wij verwachten dit in de eerste helft van april te kunnen activeren ter vervanging van de huidige methode. Hiermee brengen wij de stijl van de taken in lijn met die van Beaufort en Verzuim Management. Ook gebruiken wij hiermee de nieuwe methode voor naamnotatie van roepnaam + achternaam.   Onderstaand een overzicht van het verschil: Oud                                                                         Nieuw                      Deze wijziging komt alleen beschikbaar voor Beaufort Online klanten. Organisaties die nog bezig zijn met de migratie zullen bij afronding ook worden geactiveerd. Nieuw type notificaties Naast dat wij hard werken aan de notificaties van het type Taak (openstaande mutatie), hebben wij ook een nieuw type Update toegevoegd.     Dit type notificatie dient ter kennisgeving van een afgeronde mutatie/aanvraag. Hiermee krijg je een notificatie in Inbox (ook op app) als je de mutatie een eindstatus heeft bereikt. Omdat dit lijkt op de bestaande (email) notificatie duid ik onderstaand de verschillen:   Eigenschap Email notificatie Inbox notificatie Inhoud van het bericht Standaard uitgebreide tekst OF eigen gekoppelde template Standaard, consistente tekst: Aanvraag is [eindstatus] Jouw aanvraag [workflownaam is [eindstatus] Medium voor ontvangst E-mail Inbox (Desktop & App) Ontvanger Gebruiker die in een aangemerkte activiteit een actie heeft gedaan in die mutatie Gebruiker die in een aangemerkte activiteit een actie heeft gedaan in die mutatie Te configureren in Workflowactiviteit + workflowknop(pen) Workflow activiteit Voorwaarden E-mailadres bekend Instelling for notificatie ontvangen op accountniveau aan OF geforceerd per gebruikersgroep Youforce account Moment van verzending Afhankelijk van configuratie bij workflowknop(pen) Bij het bereiken van een eindstatus   Wij adviseren dit in te richten met name voor activiteiten waar de medewerker indient of eventueel waar de manager een mutatie start. Voor professional gebruikers zal dit veelal minder relevant zijn, maar uiteindelijk is het aan jou als beheerder om hierin de juiste afweging te maken.   Voor deze melding hebben wij de tekst zoveel mogelijk gestandaardiseerd. In de nabije toekomst willen wij hier een kleine verbetering op doorvoeren, namelijk dat als de eindstatus begint met een *, wij deze weghalen. De eindstatus is zelf in te stellen onder Beheer > Workflowdefinitie > Eindstatus.   Deze wijziging komt alleen beschikbaar voor Beaufort Online klanten. Organisaties die nog bezig zijn met de migratie zullen bij afronding ook worden geactiveerd. Gender Met de komende release van Beaufort worden de keuzeopties voor gender uitgebreid. Naast de waardes M (man) en V (vrouw) worden nu ook O (onbekend) en N (niet gespecificeerd) toegevoegd. Binnen Self Service zijn technisch geen aanpassingen vereist. Wij adviseren wel om de eigen inrichting te controleren. Zo wordt er op de rubriek P00330 Geslacht vaak een bewerking toegevoegd om de waardes M of V te forceren, soms middels een hulprubriek. Ook bij formulieren voor Verzuim bestaan er controles zodat een man geen zwangerschap kan aanvragen of ziekte wegens zwangerschap kan registreren.   Wat doen wij Wij hebben in onze Template omgeving (9999999) alle controles hieromtrent aangepast en eventuele prompts in formulieren aangepast.   Wat doe je zelf Download het Inrichtingsrapport onder Beheer > Statistieken > Inrichtingsrapport en klik op Download. Controleer vervolgens waar de rubrieken P00330, P01033 en P01086 voor komen. Onderstaande situaties zijn voorbeelden waar dit mogelijk aangepast moet worden: Formulieren: Filter op de 3 rubrieken en controleer de kolommen Prompt (F), Defaultwaarde (K) en Bewerking (N) Formulieren: Filter op kolom Bewerking (N) op deze 3 rubrieken Controles: Filter op kolom Script (F) of Focusveld (H) op deze 3 rubrieken   Pas vervolgens aan waar nodig of verwijder de controles indien gewenst. Het is ook mogelijk dat je gebruikmaakt van hulp rubrieken. Bijvoorbeeld door een A00001 keuzelijst of radiobutton. Dit zou dan naar voren komen vanuit de eerste controle bij de kolom Bewerking. Pas zo nodig gerelateerde velden ook aan.   Voor de volledigheid adviseren wij ook om bij Beheer > Formulierdefinitie > Rubrieken te controleren op de 3 rubrieken of dit goed staat bij Prompt, Omschrijving, Formaat en eventueel zelf toegevoegde referentiewaarden.   Templates Het is momenteel niet ongebruikelijk dat de waarde van Geslacht wordt gebruikt voor de aanhef in templates. Bijvoorbeeld met een {IF} statement waarbij als geslacht = M, er “De heer” getoond wordt en anders “Mevrouw”. Om de nieuwe waarden te ondersteunen raden wij aan om dit te vervangen door een algemene aanhef zonder {IF}. Ondersteuning nieuwe ontwikkelingen Ook intern ondersteunen wij nieuwe ontwikkelingen. Binnenkort horen jullie meer over het proces voor Uploaden en declareren VOG wat in samenwerking met klanten wordt ontwikkeld.  Support Naast dat wij doorlopend aandacht besteden aan openstaande requests, zullen wij in april en mei extra aandacht besteden aan deze meldingen. Hiermee proberen wij beter bij te komen in de backlog en op die manier ook sneller inkomende verzoeken te behandelen. Inzet Afgelopen periode hebben wij gesproken met enkele partners en klanten over de functionaliteit Inzet. Hierbij is de gebruiksvriendelijkheid, de weergave en de functionaliteit besproken. In de komende maanden (voor de zomer) gaan wij hier op ontwikkelen om meer overzicht en gemak te creëren en functionele verbeteringen doorvoeren. ... View more

Vanmiddag tussen 12.00 en 13.00 zullen wij een release uitvoeren. Gedurende de release zal er een periode van ongeveer enkele minuten zijn waarin u lichte vertraging in laadtijden kan ervaren.   Met deze release lossen wij een probleem op in het bewerken van de medewerkerkaart. ... View more

Update 13:45 Wij hebben de release voortijdig afgebroken omdat wij zagen dat er mogelijk een verstoring zou optreden. Wij zullen dit vanavond na 18.00 uur hervatten.   Oorspronkelijke bericht Vanmiddag tussen 12.00 en 13.00 zullen wij een release uitvoeren. Gedurende de release zal er een periode van ongeveer enkele minuten zijn waarin u lichte vertraging in laadtijden kan ervaren.   Dit is een technische release zonder functionele wijzigingen. ... View more

Vanmiddag tussen 12.00 en 13.00 zullen wij een release uitvoeren. Gedurende de release zal er een periode van ongeveer enkele minuten zijn waarin u lichte vertraging in laadtijden kan ervaren.   Dit is een technische release zonder functionele wijzigingen. Wij voeren hiermee een beveiligingsupdate door. ... View more

Middels dit artikel leggen wij uit waarom er aanpassingen worden gedaan aan de e-mails in Self Service. In het kort is het nodig om de betrouwbaarheid van de mails te garanderen.   Binnen Self Service hebben wij dit op 27 februari ook aangekondigd zodat je het nieuwe veld Emailadres voor antwoord in gebruik kon nemen. Per 1 april zullen wij forceren dat het afzendadres voldoet aan ons domein @youforce.com. Afzenders die hier niet aan voldoen zullen wij omzetten naar noreply@youforce.com.  Controleer ook bij je IT afdeling of deze afzender moet worden toegevoegd aan een whitelist, om te voorkomen dat hij lokaal alsnog wordt afgekeurd. ... View more

We krijgen allemaal wel eens een spam e-mail. Maar er zijn ook heel veel mails die niet eens in onze spam terecht komen. Dit komt omdat belangrijke bedrijven als Google en Microsoft constant bezig zijn om spam te voorkomen.   Een van deze maatregelen is dat de betrouwbaarheid van de afzenders wordt gecontroleerd. Het imiteren van een andere afzender wordt ook gebruikt voor onder andere phishing. Bijvoorbeeld een mail die zogenaamd vanuit administratie@banknaam.nl, terwijl de mailserver in werkelijkheid diefstal@spam.com is.   Op dit moment bieden wij op meerdere plekken de mogelijkheid om een eigen afzender in te stellen binnen de modules Self Service, Performance Management en ook Flex Benefits. Deze functionaliteit is bedoeld om onze gebruikers, jullie medewerkers, herkenbaarheid te bieden in de afzender. Zo weet een (nieuwe) medewerker dat de mail van een vertrouwde partij komt. In sommige gevallen komt er ook een reactie van de ontvanger die bij HR of Functioneel Beheer moet komen. Een mail over een openstaande taak kan natuurlijk ook vragen oproepen, die middels een “beantwoorden” worden gesteld. Tevens is het handig als de ICT afdeling weet welke afzenders zij kunnen whitelisten om te voorkomen dat de mails in spam terecht komen.   De inhoud van deze mails is divers. Zo kan het gaan om gestandaardiseerde bevestigingen, herinneringen of meldingen van openstaande taken. Daarnaast biedt Self Service de mogelijkheid om de inhoud volledig zelf aan te passen middels aanvullende e-mails met templates.   Een deel van de genoemde mails gaat op termijn worden vervangen door meldingen via de app of in de inbox van Mijn Youforce. Dat is nu nog niet aan de orde, en voor een deel van de mails is dit ook niet mogelijk. Daarom hechten wij er waarde aan om een goede mailserver te hebben met een betrouwbare status.   Dat is precies waar de schoen knelt. Door e-mails te versturen vanuit andere domeinen dan ons eigen youforce.com, kan onze mailserver als minder betrouwbaar worden aangemerkt door partijen als Microsoft  (Outlook) en Google (Gmail). De mails komen dan in spam terecht of worden zelfs aan de poort geweigerd.  Dit hebben wij gezien in november toen wij een nieuwe mailserver in gebruik namen. Die had nog niet de goede reputatie opgebouwd die het toestond om “andere afzenders” te sturen. Wij hebben toen de vorige mailserver weer in gebruik genomen voor onze modules die “eigen afzenders” toestaan.   Zonder in technische details te treden komt het erop neer dat je middels instellingen en certificaten moet aantonen dat je verstuurt van een gerechtigd domein. Voor youforce.com is dit natuurlijk ingeregeld, maar niet voor alle “eigen afzenders”. Technisch is dat wel mogelijk, maar vraagt veel afstemming tussen jullie (IT afdelingen) en onze infrastructuur. Dat is een kwetsbare en tijdrovende onderneming, waar wij een alternatief op hebben gevonden.   Afhankelijk van de mate van gebruik hebben wij per module gekozen voor een implementatie. In alle gevallen borgen wij dat de mail technisch voldoet aan de eisen van ons eigen domein. Zo is het mogelijk om bij Self Service en Flex Benefits een eigen afzender in te stellen zoals klant@youforce.com. Alternatieven zoals youforce@klant.nl zullen per 1 april worden omgezet naar noreply@youforce.com. Bij Performance Management wordt achter de schermen altijd noreply@youforce.com gebruikt. Lees hier meer over de aanpassing in Flex Benefits.   Daarnaast willen wij binnen Self Service en Performance Management ondersteunen dat er gereageerd kan worden op de mail. Dit kan met een extra eigenschap in de mail; het ReplyToAddress. Bij Performance Management wordt daar het ingestelde mailadres van de gebruiker (zoals manager) voor gebruikt. Bij Self Service verwachten wij dat het wenselijk is om beide opties (afzender en antwoordadres) te ondersteunen. Daarom is daar gekozen om het middels een apart in te stellen veld te vullen. Bij de uitrol op 27 februari is dat veld automatisch gevuld met de waarde van E-mailadres afzender, maar het is mogelijk om dit in te stellen met bijvoorbeeld HRM@klant.nl. Lees hier hoe je dit instelt.    Met deze functionaliteiten bieden wij een ondersteuning voor het huidige gebruik (of zelfs uitbreiding), terwijl wij wel voldoen aan de technische eis om vanuit ons eigen domein te mailen. Dit is van groot belang om te kunnen garanderen dat onze mails (eigenlijk jullie mails) kunnen worden ontvangen. Geef daarom dit bericht ook door aan jullie ICT afdeling om te controleren of de ingestelde adressen op de whitelist staan. ... View more

Vanmiddag tussen 12.00 en 13.00 zullen wij een release uitvoeren. Gedurende de release zal er een periode van ongeveer enkele minuten zijn waarin u lichte vertraging in laadtijden kan ervaren.   Dit is een technische release zonder functionele wijzigingen. Naast belangrijk voorbereidend werk op de inbox zullen wij ook een bug in de interface oplossen binnen Beheer. ... View more