Vraag Is het mogelijk om het venster Afschriftregels verwerken te openen met een bepaalde bankrekening geselecteerd? Antwoord Ja, dat is mogelijk via een zogenaamde actie-tegel. Maak een actie-tegel aan (klik hier voor meer informatie over de Visma.net interface*) en gebruik de volgende instellingen om bijvoorbeeld de bank-/kasrekening 1100 te openen: &CashAccountID=1100   Afbeelding: tegelparameters   Afbeelding: werkblad met een aantal actie-tegels:   * om de link te kunnen openen moet u geregistreerd zijn in de VismaAcademy. ... View more

Op 25 juni 29 juni wordt de update naar Visma.net 8.15 uitgevoerd. De werkzaamheden vinden plaats vanaf dinsdag 20:00 uur en zullen naar verwachting in die nacht ook worden afgerond. Dit kan betekenen dat er een onderbreking van de dienstverlening plaatsvindt. Houdt hier rekening mee in het gebruik van het systeem. Ons advies is om het systeem op dat moment niet te gebruiken en geplande werkzaamheden uit te stellen.   Met de update naar versie 8.15 zijn een aantal verbeteringen uitgevoerd en een aantal issues opgelost. Verbeteringen: Opvragen kaart vanuit afschriftregels; Eenvoudiger aanmaken invoersoorten vanuit de afschriftregels Performance verbetering voor het verwerken van betalingen Mail versturen met een meldingsjabloon vanuit het afdrukvoorbeeld Gebruikerstypen in toegangsbeveiliging Bijlage inkoopfactuur automatisch koppelen als document voor Approval Kolominstellingen onthouden in Approval Issues opgelost (onder andere): Afdrukvoorbeeld report designer hersteld Afbeeldingen in meldingsjablonen hersteld 1. Opvragen kaart vanuit afschriftregels Vanuit het venster Afschriftregels verwerken is het nu mogelijk om afhankelijk van de gekozen module de bijbehorende kaart te openen. Bijvoorbeeld u kiest de module Debiteuren dan kunt u direct de Debiteurkaart openen. Het is mogelijk om zelf te kiezen welk venster getoond moet worden bij het openen van de kaart. Op deze manier kan bijvoorbeeld ook een "eigen" analyse-venster geopend worden die bij kiezen van de kaart. Ga hiervoor naar het venster Voorkeuren bank/kas en selecteer de vensters per module op het tabblad Instellingen bankafschriften. 2. Eenvoudiger aanmaken invoersoorten Vanuit een afschriftregel kunt u nu direct een nieuwe invoersoort aanmaken en toepassen op de afschriftregel. Hiervoor is de mogelijkheid toegevoegd om de lijst met invoersoorten te openen vanuit een afschriftregel. Daarnaast is het nu mogelijk om in de stamgegevens van de invoersoort direct een of meerdere bank-/kasrekeningen te koppelen.  3. Performance verbetering in verwerken betalingen De performance voor het verwerken van de betalingen voor een groot aantal inkoopfacturen is sterk verbeterd. Een paar voorbeelden: 200 facturen voorheen: 19 minuten => nu: 5 minuten 450 facturen voorheen: 28 minuten => nu: 7 minuten 1000 facturen voorheen: 45 minuten => nu: 14 minuten 4. Mail versturen met meldingsjabloon vanuit afdrukvoorbeeld Het is nu mogelijk om vanuit het afdrukvoorbeeld (bijvoorbeeld een verkoopfactuur) een email te verzenden met daarin het meldingssjabloon van de gekoppelde relatie (debiteur/crediteur).  5. Gebruikerstypen Wanneer u werkt met toegangsbeveiliging is het nu mogelijk om rollen vast te leggen in gebruikerstypen. Op deze manier is het koppelen van de juiste rollen voor een gebruiker veel eenvoudiger door alleen het juiste gebruikerstype te koppelen. De juiste rollen worden daarmee automatisch op de gebruiker geactiveerd.  6. Bijlage automatisch koppelen voor Approval Wanneer een bijlage wordt gekoppeld aan een inkoopfactuur (bijvoorbeeld door het slepen van een PDF naar de inkoopfactuur), zal deze bijlage automatisch gekoppeld worden als document voor Approval. Hierdoor is het niet meer nodig om apart nog de bijlage te kiezen die voor Approval gebruikt moet worden. Ook wanneer inkoopfacturen via de API worden aangeboden met een bijlage, zullen deze automatisch als goedkeuringsdocument gekoppeld worden.  7. Kolomconfiguratie onthouden in Approval-editor In de Approvalpeditor wordt nu de laatste kolomconfiguratie onthouden en toegepast; dit houdt in welke kolommen getoond worden, de volgorde en de breedte van de kolommen.    ... View more

Vraag Kan ik na het aanmaken en verwerken van een betalingsopdracht uit Visma.net Financials het SEPA bestand opnieuw downloaden? Antwoord Ja, in Visma.net Autopay is het mogelijk om het SEPA bestand van alle betalingsopdrachten op elk gewenst moment (opnieuw) te downloaden. De knop Download SEPA is te vinden in het onderdeel Overview van Visma.net Autopay. In ditzelfde scherm vindt u tevens de Hash value van de betreffende betalingsopdracht.   ... View more

Op 11 mei wordt de update naar Visma.net versie 8.14 uitgevoerd. De werkzaamheden vinden plaats vanaf zaterdag 18:00 uur en zullen naar verwachting in die nacht ook worden afgerond, eventueel met een uitloop naar zondag(ochtend). Dit kan betekenen dat er een onderbreking van de dienstverlening plaatsvindt. Houdt hier rekening mee in het gebruik van het systeem. Ons advies is om het systeem op dat moment niet te gebruiken en geplande werkzaamheden uit te stellen.   Met de update naar versie 8.14 zijn wederom een aantal verbeteringen in het bankproces uitgevoerd. Herkenning inkoopfactuurnummers; Heropenen afschriftregel bij annuleren van een debiteur-/crediteurbetaling; Instelling voor het automatisch laden van documenten nu ook per debiteur/crediteur instelbaar; Eenvoudiger een regel aanmaken vanuit het venster Afschriftregels verwerken 1. Herkenning inkoopfactuurnummers Bij het ophalen van afschriftregels (via Autopay of bestandsupload) worden inkoopfactuurnummers nu beter herkend vanuit de omschrijvingen. Het herkennen van inkoopfactuurnummer is bijvoorbeeld gewenst bij leveranciers die de inkoopfacturen zelf incasseren of voor inkoopfacturen die buiten Visma.net betaald worden. Onderstaand schema laat zien in welke situatie een inkoopfactuurnummer herkend zal worden:   Omschrijving afschriftregel Herkend Opmerking "factuur: 12345" Ja Op basis van een prefix wordt het factuurnummer herkend (bestaande functionaliteit) "12345" Ja De omschrijving bestaat alleen een nummer en er staat een inkoopfactuur open met dit nummer als referentienummer of extern referentienummer. "A12345" Nee Letters in een nummer worden niet ondersteund; factuurnummer wordt niet herkend. "12345 98765" Ja De omschrijving bestaat uit twee nummers, waarbij 1 van de nummers is vastgelegd als extern debiteurnummer in het veld Referentie van de crediteur stamgegevens en het andere nummer als openstaande inkoopfactuur kan worden herkend. "12345/98765" Ja Zie vorige; echter een scheidingsteken is gebruikt. Toegestane scheidingstekens:  : , . / - ; | "12345 98765 88890" Nee De omschrijving bevat meer dan twee nummers; factuurnummer wordt niet herkend. 2. Heropenen afschriftregel bij annuleren betaling Om het eenvoudiger te maken een debiteur-/crediteurbetaling te corrigeren naar een andere relatie is het proces van het annuleren van een betaling eenvoudiger gemaakt.  Een nieuwe instelling in het venster Voorkeuren Bank/kas bepaalt de werking na het annuleren van een betaling. Hier zijn 3 mogelijkheden beschikbaar: Uitgeschakeld; er worden geen aanvullende stappen uitgevoerd bij het annuleren van een betaling Kopie afschriftregel; de betaling wordt geannuleerd en er wordt een nieuwe afschriftregel aangemaakt in het venster Afschriftregels verwerken.  Ontkoppel afschriftregel; de betaling wordt geannuleerd en de oorspronkelijke afschriftregel wordt ontkoppeld van de betaling. De afschriftregel komt hierdoor weer "open" te staan in het venster Afschriftregels verwerken. Deze instelling is tevens onze geadviseerde werkwijze bij het annuleren van betalingen. Hiermee blijft de aansluiting met de bank-/kasrekening gewaarborgd. 3. Automatisch laden per debiteur/crediteur instelbaar Met Visma.net 8.12 is de nieuwe instelling Documenten automatisch laden geintroduceerd in het venster Voorkeuren bank/kas. Hiermee werd het mogelijk om de opdracht Documenten ophalen automatisch uit te voeren tijdens het Matchen proces, wanneer een relatie alleen herkend kon worden op basis IBAN. Deze instelling is nu ook beschikbaar in de stamgegevens van debiteuren en crediteuren, zodat voor specifieke relaties een andere keuze gemaakt kan worden. De volgende instellingen zijn mogelijk: Instelling volgens voorkeuren bank/kas; dit is het standaard gedrag, waarbij de keuze die is gemaakt in het venster Voorkeuren Bank/kas gehanteerd wordt; Eerst documenten met dezelfde bedragen, daarna alle documenten; voor de betreffende relatie zal bij het matchen eerst een factuur met hetzelfde bedrag gekoppeld worden. Als deze niet is gevonden zullen alle facturen op basis van ouderdom gekoppeld worden tot het bedrag is bereikt; Document met precies bedrag; voor de betreffende relatie wordt alleen een factuur gekoppeld wanneer het bedrag gelijk is aan de afschriftregel. Wanneer geen factuur wordt gevonden zal alleen de relatie worden gekoppeld aan de afschriftregel. Facturen kunnen dan na het matchen handmatig worden gekoppeld aan de afschriftregel. 4. Standaardwaarden bij aanmaken regel Vanuit een afschriftregel is het mogelijk een nieuwe regel aan te maken, zodat de afschriftregel een volgende keer automatisch herkend wordt. Een aantal velden krijgt nu een standaardwaarde of wordt juist niet meer gezet:  Bank-/kasrekening; dit veld wordt niet meer gezet. In praktijk is het vaak niet wenselijk dat een regel slechts voor 1 bank-/kasrekening toegepast wordt. Jokertekens gebruiken; deze instelling wordt standaard gemarkeerd. Een herkenning werkt vaak beter wanneer jokertekens toegepast worden in de omschrijving.  Koppelingsmethode bedrag; deze instelling wordt standaard op Geen gezet.  ... View more

Vraag Hoe kan ik een eigen tekst, zoals het externe debiteurnummer, in de betalingsreferentie vermelden, naast het factuurnummer van mijn leverancier? Antwoord Standaard neemt Visma.net het factuurnummer uit het veld Ref. crediteur over in de betalingsreferentie, waardoor het automatisch verschijnt in het bankafschrift van uw leverancier.  Het is daarnaast mogelijk om per crediteur een eigen tekst toe te voegen aan de betalingsreferentie. Zo kunt u bijvoorbeeld als betalingsreferentie de tekst Relatienummer: 23919 / Uw factuur: 2019950614  laten genereren. Om deze tekst bij uw crediteuren vast te kunnen leggen moet de betaalmethode voor automatisch betalen hiervoor geconfigureerd zijn. Betaalmethode configureren Ga naar het venster Betaalmethoden Open de stamgegevens van de betaalmethode voor automatisch betalen (2) Voeg een regel toe op het tabblad Instellingen voor crediteuren  Voer een regelnummer en in de soort selecteert u Voorvoegsel factuurnr. met een eigen omschrijving. Kies Opslaan en sluiten Crediteur configureren Ga naar het venster Crediteuren Selecteer een crediteur en open de stamgegevens Selecteer het tabblad Betalingsinstellingen In de betalingsinstructies geeft u een eigen tekst in voor de betalingsreferentie Kies Opslaan en sluiten Inkoopfactuur In een inkoopfactuur voor deze crediteur zal het veld Betalingskenmerk automatisch de tekst van de crediteur en het externe referentienummer tonen.  ... View more

Op 6 april wordt de update naar Visma.net versie 8.12 uitgevoerd. De werkzaamheden vinden plaats vanaf zaterdag 18:00 uur en zullen naar verwachting in die nacht ook worden afgerond, eventueel met een uitloop naar zondag(ochtend). Dit kan betekenen dat er een onderbreking van de dienstverlening plaatsvindt. Houdt hier rekening mee in het gebruik van het systeem. Ons advies is om het systeem op dat moment niet te gebruiken en geplande werkzaamheden uit te stellen.   Met de update naar versie 8.12 zijn opnieuw een aantal verbeteringen in het bankproces uitgevoerd. Geen vooruitbetalingen aan crediteuren aanmaken (venster Voorkeuren bank/kas); Documenten automatisch laden (venster Voorkeuren bank/kas); Matchen en Verwerken van afschriftregels op basis van een selectie (venster Afschriftregels verwerken). 1. Geen vooruitbetalingen aan crediteuren aanmaken Door deze optie te markeren is het niet meer mogelijk een afschriftregel te verwerken met een onverwerkt saldo voor de module Crediteuren. De afschriftregel kan pas verwerkt worden wanneer een of meerdere facturen zijn gekoppeld aan de afschriftregel, zodat het onverwerkt saldo gelijk is aan 0,00 Wanneer deze optie niet is gemarkeerd (standaard gedrag) zal bij een onverwerkt saldo een crediteurbetaling van het type Vooruitbetaling worden aangemaakt bij het verwerken van de afschriftregels. Achteraf kan dan een of meerdere facturen worden afgeletterd in deze (open) crediteurbetaling.  2. Documenten automatisch laden Deze optie bepaalt of en op welke manier automatisch facturen worden gekoppeld aan een afschriftregel. Deze optie is alleen van toepassing voor afschriftregels waarbij geen factuurnummer herkend is en waarvoor geen unieke factuur is gevonden wanneer de debiteur/crediteur is herkend op basis van IBAN. In dat geval is het nog mogelijk om automatisch facturen te koppelen afhankelijk van de gekozen instellingen: Uitgeschakeld; tijdens het matchen worden facturen niet automatisch gekoppeld Eerst documenten met dezelfde bedragen, daarna alle documenten; ongeacht de vervaldatum zal eerst een factuur gematcht worden met precies hetzelfde bedrag als de factuur. Bij geen match op hetzelfde bedrag zullen facturen worden gekoppeld op volgorde van ouderdom tot het bedrag van de afschriftregel is bereikt. Document met precies bedrag; alleen wanneer een factuur is gevonden met precies het bedrag van de afschriftregel zal deze worden gekoppeld Het automatisch laden van documenten kan alleen toegepast worden wanneer een debiteur of crediteur is herkend op basis van IBAN. De optie Debiteuren/crediteuren herkennen op basis van IBAN in het venster Voorkeuren bank/kas moet daarvoor gemarkeerd zijn.         3. Matchen en verwerken met selectie In het venster Afschriftregels verwerken is het nu mogelijk om het automatisch matchen en verwerken van afschriftregels uit te voeren voor een selectie van afschriftregels.  Door in het venster een selectie te maken via de filter knop of rechtstreeks op een kolom kan het aantal afschriftregels beperkt worden. Wanneer vervolgens de knop Matchen ofVerwerken wordt gekozen, zal dit alleen uitgevoerd worden op de afschriftregels binnen deze selectie.   ... View more

Wanneer u via het zoekvenster of het menu een venster wilt openen kunt u door middel van de rechter muisknop ervoor kiezen het venster in een nieuw tabblad te openen. Hierdoor is het mogelijk om terwijl u bezig bent in een venster ondertussen iets in een ander venster op te zoeken, te wijzigen of juist toe te voegen. Zonder dat u daarvoor uw huidige venster hoeft af te sluiten. U kunt daarna eenvoudig wisselen tussen de tabbladen.   Voorbeeld U bent een verkoopfactuur aan het invoeren en ondertussen wilt u iets opzoeken in het venster niet-voorraadartikelen. Via het zoekvenster zoekt u op de term Artikelen en via de rechtermuisknop kiest u Open in nieuw tabblad.    ... View more

Vraag Aan welke eisen moet mijn wachtwoord voldoen voor Visma.net en hoe lang is mijn wachtwoord geldig. Antwoord Het wachtwoordbeleid voor Visma.net Financials ziet er als volgt uit:   Minimale lengte wachtwoord 8 Minimaal aantal cijfers (0-9) 1 Minimaal aantal hoofdletters (A-Z) 1 Minimaal aantal kleine letters (a-z) 1 Minimaal aantal speciale karakters  1 Toegestane speciale karakters ! " # $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ ] ^ _ ` { | } ~ Gebruiker kan wachtwoord wijzigen? Ja Huidig wachtwoord vereist bij wijzigen Ja Wachtwoord historie bewaren? Ja, tot 5 wachtwoorden Gebruiker blokkeren bij foute inlogpoging Ja, na 8 pogingen Reset aantal foute inlogpogingen Na 10 minuten Blokkering opheffen na foute inlogpogningen Ja, na 30 minuten Wachtwoord verloopt Nee Melding wachtwoord gaat verlopen Nee ... View more

Verbeteringen in Visma.net Project accounting versie 8.11: Optie voor het uitschakelen van Approval op urenstaten  Meer-/minderwerk registratie op projecten 1. Uitschakelen Approval voor urenstaten Een nieuwe optie is beschikbaar in het venster Voorkeuren Uren & declaraties, waarmee Approval op urenstaten uitgeschakeld kan worden. Bij het gebruik van Approval voor Inkoopfacturen was het noodzakelijk dat urenstaten via Approval goedgekeurd moeten worden, alvorens vrijgegeven te kunnen worden. In situaties waarbij alleen een goedkeuring op inkoopfacturen wenselijk is kan met deze nieuwe optie de Approval noodzaak op urenstaten worden uitgeschakeld.  Als gevolg van het uitschakelen moet een urenstaat worden Ingediend en kan vervolgens direct worden vrijgegeven.    2. Meer-/minderwerk Met versie 8.11 biedt Visma.net Project accounting nieuwe functionaliteit voor de registratie van meer-/minderwerk. Deze functionaliteit kan gebruikt worden om een betere controle te hebben op wijzigingen in de projectbudgetten en verplichtingen. Meer-/minderwerk is een nieuw documenttype voor het beter kunnen analyseren van de winstgevendheid en als controle op wijzigingen in het opbrengstenbudget, kostenbudget en de projectverplichtingen. Meer-/minderwerk betreft geen directe wijziging van de cijfers in de budgetcijfers, maar een aparte registratie van de wijzigingen, zodat een volledige historie beschikbaar is. In de bijlage is een handleiding beschikbaar met een volledige beschrijving van deze functionaliteit.    ... View more

Op 2 maart wordt de update naar Visma.net versie 8.11 uitgevoerd. De werkzaamheden vinden plaats vanaf zaterdag 18:00 uur en zullen naar verwachting in die nacht ook worden afgerond, eventueel met een uitloop naar zondag(ochtend). Dit kan betekenen dat er een onderbreking van de dienstverlening plaatsvindt. Houdt hier rekening mee in het gebruik van het systeem. Ons advies is om het systeem op dat moment niet te gebruiken en geplande werkzaamheden uit te stellen.   Met de update naar versie 8.11 zijn verbeteringen in het bankproces uitgevoerd. Hierdoor wordt het verwerken van afschriftregels nog makkelijker door onder andere het kunnen bijwerken van IBAN's naar uw debiteuren en crediteuren. Deze en nog meer voorbeelden laat ik u zien in onderstaande video.     Zie dit bericht voor de verbeteringen in het onderdeel Project accounting van Visma.net 8.11 ... View more

Deze procedure beschrijft de verwerking van de btw bij privegebruik van bedrijfsmiddelen.    Bij de laatste BTW-aangifte over een jaar moet de btw worden aangegeven over kosten die in eerste instantie als bedrijfskosten waren geboekt en waarover btw was teruggevraagd, maar die bij het opmaken van de jaarrekening naar privé worden geboekt. Een goed hiervan is de situatie waarbij gebruik wordt gemaakt van de bedrijfsauto voor privédoeleinden. Op de website van de Belastingdienst wordt dit uitgelegd en een voorbeeld gegeven: "Privégebruik auto van de zaak". De waarde van het privégebruik bedraagt bijvoorbeeld €45.000,- waarbij 2.7% daarvan (= € 1.215,-) als btw moet worden aangegeven. Deze twee bedragen moeten op de btw-aangifte terechtkomen. 1. Controleer het btw-tarief in de btw-code voor privégebruik: Ga naar het venster Btw Open de btw-code 1D Leg in het veld Btw-tarief het percentage 2,7% vast 2. Maak een btw-correctie aan: Ga naar het venster Btw-correcties Kies Toevoegen en vul de volgende gegevens in: Soort: Btw voor verkoop aanpassen  Belastingkantoor: Belastingdienst Btw-periode: de laatst voorbereide periode  Bedrag: de aan te geven btw (zoals uit het voorbeeld 1215,-) Voeg een regel toe en vul de volgende gegevens in: Btw-code: 1D Belastbaar bedrag: waarde van het privégebruik  (zoals uit het voorbeeld 45.000,-) Btw-gebied: NL Selecteer de juiste grootboekrekening in het tabblad Financiële gegevens   ... View more