Een factuur zonder transitoriacode kan niet meer worden bewerkt nadat deze is vrijgegeven. Deze procedure beschrijft hoe je een dergelijke factuur achteraf alsnog transitorisch kunt verwerken. Journaaltransactie kosten/opbrengsten corrigeren De reden voor deze stap is het feit dat de journaaltransactie op de kosten/opbrengsten grootboekrekening al is gemaakt nadat de factuur was vrijgegeven. Deze moet eerst worden gecorrigeerd naar de rekening voor de transitoria. Open het venster Grootboekkaart Selecteer de grootboekrekening waarop de factuur is verwerkt Markeer de transactie die transitorisch gemaakt moet worden Klik op Corrigeren Selecteer de juiste transitoria-rekening in het veld Nieuwe rekening Klik op Verwerken   Transitoriaschema aanmaken en vrijgeven Open het venster Transitoriaschema Kies + om een nieuw schema aan te maken Selecteer het soort factuur Kies de relatie (debiteur/crediteur) Voer het referentienummer in van de factuur die transitorisch moet worden gemaakt Selecteer de juiste factuurregel Pas de omschrijving van de transactie aan indien nodig Klik op + in Onderdelen Selecteer de gewenste transitoriacode Kies de Rekening en Subrekening voor de opbrengst/kosten Klik op de knop Transacties aanmaken De benodigde transacties verschijnen nu In het onderste venster Klik op Vrijgeven om het transitorisaschema definitief te maken De transitorische transacties kunnen op de reguliere manier verwerkt worden vanuit het venster Transitoria verwerken     ... View more

In de adressextensie wordt nu ook de rechtsvorm van een organisatie weergegeven. Dit gebeurt zowel bij het aanmaken van een nieuwe debiteur of crediteur als bij het opvragen van de gegevens van een bestaande relatie. De rechtsvorm wordt alleen ter informatie weergegeven.     ... View more

Enige tijd geleden is de IBAN-naamcontrole geïntroduceerd om IBAN's te valideren.  Een veelgehoorde wens hierbij was om de uitgevoerde validatie als PDF-bijlage beschikbaar te maken, zodat achteraf kan worden vastgesteld wie de controle heeft uitgevoerd en wanneer deze is uitgevoerd.    Tijdens het valideren is nu de extra optie Downloaden beschikbaar (zie afbeelding), waarmee een PDF-rapport kan worden gegenereerd. Deze PDF kan eenvoudig worden gesleept naar de betreffende crediteur, zodat het als bijlage bij de crediteur als bewijslast is gekoppeld.    Op dit moment is het helaas nog niet mogelijk om de PDF automatisch direct aan de crediteur te koppelen. We verwachten deze functionaliteit in de toekomst beschikbaar te kunnen maken.   Afbeelding Downloaden PDF:   Afbeelding PDF:   Afbeelding Slepen PDF -> Crediteur:   ... View more

Verkoopprijzen kunnen op verschillende niveau's worden vastgelegd, zoals prijzen per debiteuren, per prijstype en promotieprijzen. Deze procedure beschrijft hoe je eenvoudig aanwezige prijzen in het systeem kunt opzoeken.   In dit voorbeeld zoeken we naar de prijzen voor het artikel ONLT - Online trainingen voor specifieke debiteuren, prijstypen en de basisprijs. Daarnaast bekijken we of er promotieprijzen bestaan voor een ander artikel OFLT - Offline trainingen. Verkoopprijzen bekijken voor een specifieke debiteur Open het venster Verkoopprijzen Selecteer in het veld Prijstype de optie Debiteur. Selecteer in het veld Prijscode de gewenste debiteur, in dit voorbeeld Accuraat BV. In de lijst verschijnen alle artikelen die een specifieke prijs hebben voor deze debiteur.  Verkoopprijzen bekijken voor een Prijstype debiteur In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld Prijstype de optie Prijstype debiteur Selecteer in het veld prijscode het gewenste prijstype, in dit voorbeeld A-relaties. In de lijst verschijnen alle artikelen die prijs hebben binnen het prijstype A-relaties. Basisprijs bekijken van een artikel In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld prijstype de optie Basis In de lijst verschijnen nu alle artikelen met een basisprijs Selecteer in het veld Artikel het gewenste artikel, in dit voorbeeld ONLT Als resultaat wordt alleen het artikel ONLT getoond met de basisprijs. Promotieprijzen bekijken van een artikel In het venster Verkoopprijzen, selecteer je nu in het veld prijstype de optie Alle prijzen (en zorg ervoor dat het veld Artikel leeg is) Klik op de kolom Promotie en selecteer de optie WAAR en kies OK In de lijst verschijnen alle promotieprijzen van alle artikelen.  Standaardprijs bekijken van een artikel Behalve alle verkoopprijzen die je in het venster Verkoopprijzen kunt terugvinden, kan een artikel nog een standaardprijs bevatten. Deze prijs is niet zichtbaar in het venster Verkoopprijzen.  Open het venster Niet-voorraadartikelen of Voorraadartikelen Open de stamgegevens van het gewenste artikel Selecteer het tabblad Prijs-/kosteninformatie en bekijk de standaardprijs Regels voor de bepaling van de prijs Zoals eerder besproken, kun je meerdere prijzen definiëren voor een artikel, elk met een ander doel. Wanneer een artikel wordt geselecteerd in een factuurregel, zoekt het systeem naar de juiste prijs. Deze zoekopdracht wordt gedaan op basis van prioriteit en stopt wanneer een prijs voor het artikel wordt gevonden. Deze zoekprocedure verloopt als volgt: Debiteur met een promotieprijs Debiteur Prijstype debiteur met een promotieprijs Prijstype debiteur Basisprijs met een promotieprijs Basisprijs Standaardprijs (artikel) ... View more

Zoals eerder aangekondigd, is het mogelijk om via Mollie gebruik te maken van betaallinks. Tot voor kort was het helaas niet mogelijk om in de e-mail voor aanmaningen een betaallink op te nemen, omdat het openstaande bedrag ontbrak. Dit is nu verholpen, zodat je in de e-mail voor een aanmaning een betaallink kunt toevoegen. Betaallink in e-mail aanmaning gebruiken In het venster Notificatiesjablonen vind je de mailsjablonen voor het versturen van aanmaningen per e-mail. In dit sjabloon kun je een betaallink invoegen, zowel als afbeelding of tekstlink. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de nieuwe velden uit het sjabloon, zoals het openstaande bedrag ((docs.OverdueBalance)) en het aantal documenten ((docs.DetailsCount)). Omdat de aanmaning meerdere facturen kan bevatten bestaat er geen unieke referentie naar een specifieke factuur. In plaats daarvan kun je het unieke nummer van de aanmaning ((docs.DunningLetterID)) of het debiteurnummer ((docs.BAccountID.AcctCD)) als referentie gebruiken.   Wil je een betaallinks achter een afbeelding plaatsen? Dat is mogelijk! Gebruik hiervoor de knop Koppeling in de eigenschappen van de afbeelding.       ... View more

Een veelgehoorde wens is om extra bijlagen te kunnen meesturen met de e-mail van een factuur. Vanaf nu is dat mogelijk dankzij een extra optie in het tabblad Bijlagen in het venster Verkoopfacturen.   Hiermee kun je zelf bepalen welke extra bijlagen moeten worden toegevoegd aan de e-mail van de factuur die naar je klant wordt verstuurd. Extra bijlagen bij verkoopfactuur meesturen Open het venster Verkoopfacturen. Open een factuur waarvoor een extra bijlage moet worden meegestuurd. Voeg een bijlage toe via de knop Bestanden of door het bestand naar de verkoopfactuur te slepen. Markeer op het tabblad Bijlagen de optie Bijlage toevoegen aan factuur e-mail. Bij het versturen van de facturen per e-mail worden alle bijlagen met dit vinkje nu automatisch meegezonden.   ... View more

Deze procedure beschrijft de verwerking van een inkoopfactuur voor geleverde producten, waarin tevens een retour is verwerkt voor producten die teruggestuurd zijn. Casus: Bij de aankoop van voedingswaren worden de producten geleverd op herbruikbare pallets, die als emballage fungeren. Deze pallets kunnen door de leverancier worden teruggenomen. In dit voorbeeld worden de pallets als voorraadartikel verwerkt en gekoppeld aan de voorraadrekening 1526 - retouren emballage. Ze worden teruggestuurd naar de leverancier via een inkoopretour, waarna de leverancier de verrekening opneemt in de volgende inkoopfactuur.  In dit scenario worden 200 stuks voedingswaren ingekocht voor €1,50 per stuk, geleverd op 2 pallets met een emballage van 25,-. De leverancier neemt 3 pallets van een eerdere levering retour.  Aanmaken inkooporder en ontvangst Open het venster Inkooporders Maak een inkooporder aan voor 2 pallets voedingswaren. Vermeld de pallets als afzonderlijk voorraadartikel in de order.  Maak en verwerk de inkoopontvangst. Journaalpost inkoopontvangst: 3000 voorraad                                 300,- 1520 Te ontvangen inkoopfacturen              300,- 1526 Retouren (emballage)                     50,- 1520 Te ontvangen inkoopfacturen              50,- Aanmaken retour Open het venster Inkoopontvangst Voeg een nieuwe inkoopontvangst toe Selecteer Retour in het veld Soort Voeg de 3 pallets toe die retour gaan naar de leverancier Indien gewenst, selecteer een specifieke redencode voor de retourzending. In dit voorbeeld wordt hiervoor de grootboekrekening 1525-Nog te verrekenen retour gebruikt.  Kies Vrijgeven Journaalpost retour: 1525 Nog te verrekenen retour     75,- 1526 Retouren (emballage)                  75,- Kies Acties/Inkoopfactuur aanmaken; dit resultaat in een debetcorrectie Kies Vrijgeven om de debetcorrectie te verwerken Journaalpost debetcorrectie: 1500 Crediteuren                 75,- 1525 Nog te verrekenen retouren       75,- Verwerken inkoopfactuur voor levering en retour Open het venster Inkoopfacturen Maak een nieuwe inkoopfactuur aan Gebruik de knop Inkoopontvangst toevoegen om de eerder ontvangen artikelen te selecteren Ga naar de tab Betalingen; hier zie je de debetcorrectie Vul in de kolom Betaald bedrag het totaalbedrag in van de retour gestuurde pallets (in dit voorbeeld 75,-)  Kies Vrijgeven Journaalpost inkoopfactuur: 1520 Te ontvangen facturen        350,- 1500 Crediteuren                         350,- ... View more

In deze procedure wordt beschreven hoe je een urenstaat kunt invullen voor projectgerelateerde werkzaamheden. Context Er is een tweedaagse training georganiseerd voor de klant Accuraat BV. Onze medewerker moet voor deze training uren registreren, namelijk twee keer 8 uur. Het project "PR0115" omvat één projecttaak: "Training". Invoeren urenstaat Open het venster Urenstaat medewerker Klik + om een nieuwe urenstaat toe te voegen Een nieuwe urenstaat verschijnt automatisch met het eerstvolgende weeknummer en de ingelogde gebruiker als medewerker.  Vul de volgende gegevens in op het tabblad Samenvatting Uursoort: SU (standaard uren) Project: PR0115 Projecttaak: TRN - Training Do en Vrij: 08:00 Factureerbaar: Actief Omschrijving:  Tweedaagse training Kies Opslaan Je dient de urenstaat in via Acties/Indienen of door gebruik te maken van een goedkeuringsflow via de knop Approval  In de stamgegevens van het project zijn beide urenregels zichtbaar als activiteiten op het project, zoals in de volgende schermafbeelding te zien is. Tip: Bij herhaalde, gelijksoortige werkzaamheden kan met de knop Vorige urenstaat overnemen de urenregels van de vorige week worden gekopieerd.   ... View more

Leveranciers bieden soms de optie om een factuur in meerdere termijnen te betalen. Visma.net ondersteunt dit door een betalingsvoorwaarde met meerdere afbetalingstermijnen te configureren. Configuratie van de Betalingsvoorwaarde Open het venster Betalingsvoorwaarden. Voeg een nieuwe voorwaarde toe: Geef deze een unieke code en omschrijving. Selecteer de optie Meerdere in het veld Soort afbetalingstermijn. Stel de gewenste parameters in, zoals Splits op procent in tabel met de bijbehorende termijnen. Klik op Opslaan. Inkoopfactuur met betaaltermijnen Open het venster Inkoopfacturen. Maak een nieuwe inkoopfactuur aan en selecteer daarbij de zojuist aangemaakte betalingsvoorwaarde. Kies Vrijgeven om de inkoopfactuur te verwerken. Na het toepassen van de betaaltermijnen gebeurt het volgende: De originele inkoopfactuur krijgt de status Gesloten. Voor elke termijn wordt een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt, inclusief de corresponderende vervaldatum. De btw wordt op de originele factuur verwerkt. Instelling voor dubbele referentienummers Sinds kort is het mogelijk om deze werkwijze te hanteren bij gebruik van de optie Melding bij dubbele referentienummers in het venster Voorkeuren crediteuren. In deze configuratie krijgt het referentienummer van de originele factuur een opvolgend nummer. Bijvoorbeeld, als het referentienummer 123456 is, ontvangen de termijnfacturen de nummers 123456-1, 123456-2, etc.   ... View more

Een declaratie kan een of meerdere onkostenregistraties bevatten en wordt als geheel ingediend en/of naar Visma.net Approval gestuurd voor goedkeuring. Een declaratie is bijvoorbeeld een zakenreis waarin een medewerker diverse kosten wil declareren die ten behoeve van deze reis zijn gemaakt, zoals kosten voor restaurants, autohuur, treintickets, et cetera. Aanmaken declaratie Het aanmaken van een declaratie gaat als volgt: Open het venster Declaraties Kies + om een nieuwe declaratie toe te voegen Leg een datum vast (bijvoorbeeld de einddatum van de zakenreis) Leg een omschrijving vast Voeg per uitgave een regel toe en leg daar minimaal de volgende gegevens vast: Datum Onkostenartikel Omschrijving Bedrag Bijlage -> bonnetje Het project en de projecttaak (gebruik X wanneer de onkosten geen  betrekking hebben op een extern project) Kies Opslaan Afhankelijk van de interne processen bij jouw organisatie moet een declaratie worden ingediend of ter goedkeuring naar Approval worden gestuurd.   Tip: het is ook mogelijk de declaratie via de Visma 360 app aan te maken en direct alle bonnetjes als onkostenregistratie toe te voegen! Declaratie indienen Kies Acties/Indienen Declaratie naar Approval sturen Open Approval Kies Goedkeuren om de declaratie goed te keuren   Nadat de declaratie is ingediend en/of goedgekeurd moet deze vrijgegeven worden. Door het vrijgeven zal de declaratie geboekt worden als inkoopfactuur voor de betreffende medewerker. Open de betreffende declaratie Kies Acties/Vrijgeven Of geef meerdere declaraties in een keer vrij via het venster Declaraties vrijgeven Inkoopfactuur betalen Door het vrijgeven van de declaratie is een inkoopfactuur aangemaakt voor de betreffende medewerker. De status van deze inkoopfactuur is open en kan direct worden meegenomen in het reguliere betaalproces.   ... View more

Een rekeninggroep in Visma Net is een entiteit die je koppelt aan een of meerdere grootboekrekeningen. Deze koppeling zorgt voor de vertaling van financiele informatie naar projectgerelateerde informatie, waardoor een verbinding ontstaat tussen journaaltransacties en projecttransacties. Je kunt in Visma Net een onbeperkt aantal rekeninggroepen aanmaken.    Let op: Het koppelen van een grootboekrekening aan een rekeninggroep maakt het verplicht om een project toe te passen op elke transactie. Desgewenst kan project X worden gebruikt, indien er geen relatie is met een "werkelijk" project.  Aanmaken rekeninggroep Open het venster Rekeninggroepen. Kies + om een rekeninggroep toe te voegen Geef een code voor de rekeninggroep Bepaal het type voor de rekeninggroep (activa, passiva, kosten, opbrengsten, statistisch). Een rekeninggroep van het type Statistisch heeft geen relatie met een financiele transacties en bestaat daardoor enkel binnen de projectadministratie.  Geef een omschrijving aan de rekeninggroep Kies Opslaan en sluiten Koppelen grootboekrekening(en) aan de rekeninggroep. Open het venster Rekeninggroepen. Selecteer de gewenste rekeninggroep. Kies + om een rekening toe te voegen.  Selecteer in de kolom Rekening de gewenste grootboekrekening. Selecteer opslaan om de rekening toe te voegen aan de rekeninggroep.  ... View more

Deze procedure beschrijft de stappen om een retournering met creditering voor de geretourneerde artikelen te verwerken. Dit bestaat uit twee onderdelen: Aanmaken en verwerken van de creditorder Afletteren van de creditnota en de originele verkoopfactuur. In deze procedure wordt er vanuit gegaan dat de originele verkooporder reeds verwerkt en gefactureerd is. 1. Aanmaken en verwerken van de creditorder Aanmaken verkooporder (type RC) Open het venster verkooporders Voeg een nieuwe verkooporder toe en selecteer de ordersoort RC Selecteer de betreffende debiteur Voeg de originele factuur toe via de knop Factuur toevoegen Voer het retouraantal in bij de kolom Aantal. Sla de verkooporder op.  Verwerking van Retourontvangst: Selecteer de actie Ontvangst aanmaken vanuit de verkooporder Een verzending met de bewerking Ontvangst wordt aangemaakt Kies het magazijn waar de retour is ontvangen Voer het retouraantal in bij Verzonden aantal Sla de verzending op en bevestig deze via Acties/Verzending bevestigen. Aanmaken en verwerken creditnota: Kies vanuit de verzending (ontvangst) Acties/Factuur voorbereiden. Er wordt een verkoopfactuur van het type Creditnota aangemaakt. Geef de creditnota vrij via Acties/Vrijgeven. 2. Afletteren creditnota en factuur Open het venster Verkoopfacturen Open de aangemaakte creditnota Kies Acties/Betaling aanmaken. Een debiteurbetaling van het type Creditnota wordt aangemaakt. Voeg een regel toe in het tabblad Te koppelen facturen In het veld soort, selecteer Verkoopfactuur Voer het factuurnummer in van de originele factuur bij het veld Referentienr Kies Vrijgeven om de betaling te verwerken.   ... View more