Tidligere i år lanserte vi både patch 1 og patch 2 som inneholdt: Oversikt over firmaer flyttet til Payroll teller også antall aktive ansatte Valg på om du vil ha med ´Barn syk´ transaksjoner eller ikke, hvis du ikke har registrert barn på de ansatte i Visma Lønn Oppdaterte tekster i skjermbilder i ´Flytt til Payroll´ Forbedret hastighet   Patch 3 vil inneholde alt ovenfor, i tillegg til: Skjemaet dere tidligere fylte ut manuelt per selskap, er nå integrert i "Flytt til Payroll" i Visma Lønn Dette betyr at de fleste felt vil være forhåndsutfylt når dere åpner bildet (med mulighet for overstyring). Vi har laget en oversikt over feltene i denne artikkelen.   Dette vil spare dere / lønningsansvarlig for mye tid ved å slippe å manuelt fylle ut 14 sider med informasjon slik det gjøres i dag i forbindelse med overgangen via Flyttefabrikken✅ ✅ Patch 3 ligger på vårt nye kundesenter og kan lastes ned her ... View more

I versjon 18.00 av Visma Lønn vil du få opp en melding når du trykker på Start flytting hvis det finnes en ny versjon av MigrationToolNxt.   Følg dette brukertipset for å se hva du må gjøre for å få den nyeste versjonen.   Hva er rettet? Dersom ansatte sto med sluttdato på  fanen Arbeidsforhold, men sto med status "Aktiv" og uten sluttdato på fanen Ansattopplysninger ble ikke disse ansatte med over til Payroll.   Dette er rettet i versjon 5.6 og vi anbefaler de som kjører med ASP setting også å laste den ned. ... View more

Patch 2 ligger nå ute under Nedlastinger (du må være innlogget i Community for å ha tilgang til denne siden).   Du må ha versjon 18.00 for å installere patchen.   Patch 2  inneholder rettinger og forbedringer i forhold til Flytt til Payroll.  Oversikt over firmaer flyttet til Payroll teller også antall aktive ansatte Valg på om du vil ha med Barn syk transaksjoner eller ikke, hvis du ikke har registrert barn på de ansatte i Visma Lønn Oppdaterte tekster i skjermbilder i Flytt til Payroll Forbedret hastighet   Patch 2 inneholder også rettinger fra patch 1, der vi fjernet bindestrek i navn og e-postadresse ved migrering til Payroll.   Skal du migrere anbefaler vi på det sterkeste at du installerer patchen. ... View more

Patch 1 ligger nå ute under Nedlastinger (du må være innlogget i Community for å ha tilgang til denne siden).   Du må ha versjon 18.00 for å installere patchen.   Patchen retter feilen i versjon 18.00, der vi fjernet bindestrek i navn og e-postadresse ved migrering til Payroll. Skal du migrere anbefaler vi på det sterkeste at du installerer patchen. ... View more

I versjon 18.00 av Visma Lønn vil du få opp en melding når du trykker på Start flytting hvis det finnes en ny versjon av MigrationToolNxt.   Hvis du ikke har endret innstillingene i vl.ssp filen, trykker du ok her, og nyeste versjon vil lastes ned og oppdateres automatisk.    Har du gjort endringer i vl.ssp filen, (fjernet semikolon i denne linjen ;PARAMETER=RUN_MIGRATIONTOOLNXT_FROM_INSTALLED_FOLDER 1) så må du laste ned filene manuelt og erstatte de. Nyeste versjon av MigrationToolNxt lastes ned under Verktøy / MigrationToolNxt ny versjon. Det er 3 filer som da lastes ned - MigrationToolNxt.exe - MigrationToolNxt.exe.config - MigrationToolApiNxt.dll   Disse 3 filene må da manuelt kopieres til installert område for VL C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn   I tillegg skal MigrationToolApiNxt.dll  kopieres til    C:\Program Files (x86)\Visma\Lonn\ DotNetExtensions   Dette MÅ gjøres på ALLE maskiner.   ... View more

I steget Kan firma flyttes gjøres en rekke sjekker for å klargjøre firmaet ditt til flytting. I dette steget får du både informasjonsmeldinger - som du kan rette opp. Og advarsler - som må rettes opp.   Informasjon: Sjekk på om det finnes åpne lønnskjøringer i forrige eller inneværende år. Anbefaler at du godkjenner eller sletter kjøringen. Slett kjøring under Forespørsel / Status lønnskjøring, marker linjen og trykk på “Delete” på tastaturet.     Informasjon: Sjekk på om det er integrasjon mellom økonomisystem og visma.net, synkronisering må gjøres fra det systemet.   Informasjon: Fast transaksjonstype 6 - Trekk med saldo støttes ikke i Payroll og blir ikke overført. Når du har fått tilgang til firmaet ditt i Payroll kan du registrere dette som et Fast forskudd, der du regner ut hvor mange måneder trekk dette utgjør og legger inn sluttdato på denne transaksjonen utifra det.     Informasjon:  Utbetalingsmåte 1 - Via reskontro i økonomisystem / Ubetalingsmåte 3 - Utland Autopay /  Manuell er ikke støttet i Payroll, blir satt til Kontant.                   Informasjon om yrkeskoder: Denne kommer på alle firmaer. Vet du at du har vært under Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Yrkeskoder og lagt inn egne koder her, så må du sjekke at du ikke har lagt disse kodene på ansatte. De må da endres.                Advarsel: Samme e-post på flere ansatte må korrigeres før flytting til Payroll.   Advarsel: Integrasjon mot visma.net og dokumenter som ikke er godkjent. Du må gå inn i Approval og godkjenne (eller avvise) dokumenter som ikke er godkjent. Hvis du velger og godkjenne må timer/utlegg/fravær som ble godkjent leses inn / importeres i Visma Lønn før du fortsetter.   Advarsel:  Ansatt som har fast transaksjonstype 3,4 eller 5 med både sats og beløp. Fjern sats eller beløp.   Advarsel: Calendar krever at barn er registrert på de ansatte for at de skal få registrert barn syk. Får du denne meldingen må du gå på den/de ansatte du får opp i fanen Personalopplysninger / Pårørende og registrere barn i tabellen Barn. Eventuelt, om du ikke skal ha med fravær kan du gå i Rutiner / Fravær / Fraværsregistrering, alle. Gjør søk på kode 10 - Barn syk, marker alle linjene og slett de.   Advarsel: Telefonnummer har ugyldig telefon/mobilnummer. Gå på den ansatte og fanen Personalopplysninger og korriger før flytting til Payroll. Advarsel: Ansatt har overlappende firmabiler. Gå på den ansatte og fanen Faste transaksjoner, rydd opp i overlappende datoer.   Advarsel: Faste transaksjoner som har kostnadsbærer med Til dato blir ikke flyttet, dette må rettes opp. Fjern til dato på kostnadsbærer eller sett til dato på den faste transaksjonen.    Advarsel: Arbeidsted mangler verdi, dette må rettes før flytting til Payroll. Gå til Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Arbeidssteder og legg inn virksomhetsnummer og/eller kommunenummer. Hvis du har hatt ambulerende virksomhet, så er ikke disse arb.stedene knyttet til ansatte, og vil ikke bli opprettet i Payroll. Du kan da bruke org.nr 960993144 på det ambulerende arbeidsstedet. (Har du flere kan du bruke 960993145 på neste osv. her får du varsel om at det er ugyldig, men du får lagret uansett).   Advarsel: Ansatt har ikke gyldig arbeidstidsordning. Dette må rettes på den ansatte før flytting kan gjennomføres.    Advarsel:  Maks antall tegn beløp på fagforening, dette må rettes før flytting til Payroll. Korriger dette under Grunndata / Fordringshavere.   Advarsel: Det finnes dokumenter som ikke er godkjent i Apporval. Det omfatter reiser/utlegg, fravær og timer. Dette må godkjennes i Approval og overføres til Visma Lønn og behandles der før du kan gå videre. Dokumenter til behandling er som følger.   Hvis du har advarsler (gul trekant) MÅ disse rettes før migrering kan fortsette. Etter du har rettet det som må rettes, går du tilbake til Flytt til Payroll bildet.  Trykk på Tøm meldinger og Kan firma flyttes på nytt.    Relatert brukertips Flytt til Payroll ... View more

I Visma Lønn kan du enkelt flytte over dine lønnsdata til Payroll. Før du flytter til Payroll må du ha versjon 18.00 av Visma Lønn.    I denne versjonen vil importen til Payroll automatisk starte når dere fullfører migreringen fra Visma Lønn. Det vil si at det ikke vil være muligheter for tilpasninger før import.    Dersom dere ønsker å endre ansattnummer må dette gjøres i Visma Lønn før dere starter migreringen. Mer informasjon om hvordan du endrer ansattnummer finner du her. MERK: Hvis du benytter Visma.net kan du IKKE endre ansattnummer.   Har ditt firma integrasjon med Calendar eller Expense er det viktig at alt er fullført, overført og behandlet i Visma Lønn. For mer informasjon se her.   MERK: det er viktig at du på forhånd har bestilt Payroll-lisens og at Terms of Services (TOS) er signert.    Start flyttingen til Payroll I Visma Lønn finner du "Flytt til Payroll” på toppmenyen, eller du kan hente den frem i hurtigmenyen til høyre. Når du trykker på knappen får du opp følgende bilde: De røde kryssene blir grønne etter hvert som du fullfører stegene.    Trykk på Steg for steg veiledning for å starte veiledningen som tar deg gjennom stegene i flyttingen.   Steg 1: Les viktige retningslinjer før flytting  Det er viktig at du setter deg inn i hva denne prosessen innebærer. Spesielt viktig er det hvis dere også benytter Expense eller Calendar i dag.   Steg 2: Skjema for Flyttefabrikken Du blir henvist videre til et skjema som må fylles ut med verdier vi trenger for å kunne sette opp Payroll for ditt firma. Dette må fylles ut da vi trenger litt ekstra informasjon om kundeforholdet, som vi ikke får hentet ut av datapakken som blir eksportert fra Visma Lønn. Dette skjemaet vil du også kunne finne her.   Det er viktig at dette skjemaet blir fylt ut før du fullfører de resterende stegene.    Merk: det tar ca. 5 minutter før denne informasjonen er oppdatert hos oss. Du vil ikke kunne fullføre migreringen før vi har mottatt denne informasjonen.    Steg 3: Velg ansatte Her kan du velge hvilke ansatte du ønsker å ha med i migreringen. Kontroller listen og gjør nødvendige endringer før du trykker på "Sett ansatte i flyttemodus". Alle aktive ansatte og sluttede som har igjen feriepenger til gode på feriepengelisten vil ha haken på som standard.   Steg 4: Kan firma flytte Når du trykker på Kan firma migreres gjøres det en sjekk på om alle lønnskjøringer er godkjent, og om du eventuelt har en integrasjon mot visma.net og om denne kan deaktiveres. I tillegg vil det gjøres en del andre valideringer av dataene, eventuelle feil vil bli vist i meldingsvinduet.  Rett eventuelle feil og trykk på Kan firma migreres på nytt. Anbefaler å trykke på Tøm meldinger før du kjører en ny sjekk.  Her finner du en oversikt over meldinger du kan få.   Hvis du har integrasjon mot visma.net, kommer også denne meldingen opp: Vi anbefaler på det sterkeste at du her trykker på Yes, sånn at du får synkronisert de ansatte, så de er riktig oppdatert i Visma.net før vi starter flyttingen. Når du trykker Yes kommer du rett inn i visma.net Oppsett bildet. Her må du trykke på knappen Synkroniser i linjen for MDM Ansatte.   Steg 5: Koble firmaet fra Visma.net Knappen Koble firma fra visma.net bryter alle koblinger i integrasjonen automatisk. Etter du har trykket på denne kan du ikke lenger lese inn timer, fravær eller reiseregninger, eller overføre data fra Visma Lønn til visma.net. Du kan heller ikke angre dette valget, så før du trykker på knappen må du være helt sikker på at du skal migrere til Payroll.   Bruker du Expense? Viktig at alle påbegynte reiseregninger er godkjent/utbetalt, eller slettet, i Visma.net Expense før du trykker på knappen Koble firma fra Visma.net   Bruker du Calendar? Viktig at all fravær / timelister er importert til Visma Lønn og at evt. lønnskjøringen er godkjent før du trykker på knappen Koble firma fra Visma.net.   Ansatte kan ikke bruke Visma.net tjenestene i migreringsperioden (fra du starter migreringen i Visma Lønn til du får beskjed at migrering er utført).   Du får også opp en dialog med Angi brukernavn for kundeadministrator hvis du har hatt integrasjon mot visma.net. Her skal du legge inn e-posten til en bruker som er Adminbruker i visma.net. Steg 6: Start migrering Bekreftelse på tilgang For å kunne starte flyttingen av data må du huke av for at du aksepterer at ressurser hos Visma Software AS kan tildele seg nødvendige tilganger.    Flytte firmaet til annet kundeforhold Dersom Payroll skal opprettes på samme kundeforhold som Visma Lønn ligger på idag, trenger du ikke å foreta deg noe. Da lar du haken stå på Nei.    Dersom du ønsker at firmaet skal opprettes/flyttes til et annet kundeforhold må du huke av for “Ja, jeg ønsker at firmaet skal flyttes til et annet kundeforhold”. Da vil feltene for informasjon om kontaktperson bli aktivert. Vi vil kontakte deg på denne e-posten for en oppklaring av hvilket kundeforhold firmaet skal tilhøre.    Tilfellet hvor firmaet skal på et annet kundeforhold er for eksempel når økonomisystemet ligger på et annet kundeforhold.    Eksporter følgende data Her har du mulighet til å utelate data som tilhører de ansatte dersom det er ønskelig. Hold musepekeren over det blå informasjonsmerket for hva slags data de forskjellige gruppene inneholder. Som standard er det huket av for alle. Les mer her om hvilke lønnsdata dette innebærer. Start flytting av data Når dere trykker på “start flytting av data” vil data eksporteres og sendes til oss. Det vil bli gjort en sjekk opp mot skjemaet med oppstartsverdier. Dersom dette ikke er fylt ut eller ikke har blitt oppdatert hos oss enda vil det komme opp et varsel om at du må prøve igjen om noen minutter.    MERK: Når vi har mottatt dataene vil aktiveringen av Payroll og import av data automatisk påbegynnes. Det vil da ikke være mulig å stoppe importen når den er påstartet.    Tilbakemelding Dere vil få en tilbakemelding fra oss på e-post når importen er fullført. Denne e-posten vil spesifisere dersom det er noe dere må gjøre en ekstra kontroll på. Utover det anbefaler vi at dere gjør en generell kontroll av dataen som er overført, da feil kan fremkomme - og at oppsett kan være annerledes i Payroll enn hva dere er vant med i Visma Lønn.     Sjekkliste etter Flyttefabrikken    Opplæring Mens du venter på at Payroll blir klargjort anbefaler vi at du ser på våre digitale læringskurs, som er inkludert i programvaren. Som et minimum bør du ha vært gjennom kurset “Kom i gang med Visma.net Payroll” før du skal kjøre din første lønnskjøring i Payroll. Du vil også finne en rekke andre tilleggskurs på siden. Kursene til Payroll finner du her.    ... View more

Versjon 18.00 av Visma Lønn er tilgjengelig Dette er en komplett versjon. Les mer om endringene i dokumentet ”Nyheter og forbedringer” slik at du får med deg alle endringer og får fult utbytte av våre nyheter.  Husk også å lese eldre "Nyheter og forbedring" da F1 hjelp ikke er oppdatert.   Hovednyhetene i denne versjonen er: ● Skattetabeller for 2024 ● Grensegjengere fra 01.01.2023 trekkes kun trygdeavgift ● Forbedring av rutinen Flytt til Payroll   Du må ha versjon 17.10 for å kunne oppgradere til denne versjonen. Hvordan finne hvilken versjon som er installert.   MERK!  - Du må ha minimum versjon VUD 18.00 og Visma Global 17.10 når du oppgraderer til Visma Lønn 18.00. - Du må ha minimum versjon RAC 18.00 og Visma Global 17.10 når du oppgraderer til Visma Lønn 18.00 - Du finner RAC 18.00 og VUD 18.00 her. (Du må være pålogget Community for å få tilgang til denne siden).   Slik får du tilgang til versjonen:      Vær innlogget i Community     Klikk på "Nedlastinger" på høyre side på produktområdet ditt i Community     Klikk "Logg inn" på siden du kommer til. Hvordan får jeg varsling om ny versjon? ... View more

Dersom du har byttet lønnssystem i løpet av 2023 er det et par ting du må tenke på under årsavslutningen.   Du trenger ikke å oppgradere til årsoppgjørsversjon hvis du ikke skal kjøre lønn i Visma Lønn i 2024.    Oppslag Visma Lønn Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så kan du bestille dette via din Visma Partner eller ved å sende en mail til bestilling@visma.no MERK! Mange av våre kunder har Visma Lønn installert på en server hos asp-leverandører. Ønsker du oppslagslisens på Visma Lønn så må du beregne at det vil fortsette å påløpe kostnader til asp-leverandør. Det er fullt mulig å installere Visma Lønn på din egen maskin. Ønsker du ikke å ha en oppslagslisens på Visma Lønn så anbefaler vi på det sterkeste at du tar en utkopiering av klienten(e), og beholder disse da disse kan i etterkant gjenopprettes ved behov. Dette er et konsulentoppdrag som kan bestilles av support. Med forbehold om at de fremtidige versjonene støtter en innlesing av backup tatt ut fra eldre versjoner.   Lønnsoppgave / sammenstillingsoppgave Det må sendes lønnsoppgave fra både Visma Lønn og nytt system for 2023. Lønnsoppgaven skal være sendt ut til de ansatte senest 01.02.2024. Du trenger ikke ny versjon for å få sendt lønnsoppgaven til de ansatte.    Avstemming Avstemmingsrapporter finnes under Utskrifter / Avstemming.  Bestill avstemmingsrapport fra Altinn for perioden du skal avstemme under Utskrifter / Rapporter / A-melding bestilling A06. Dersom du skal avstemme hele året samlet må du benytte rapporter fra både nytt og gammelt system.   Korreksjoner/ekstrakjøringer Lønn som eventuelt skal korrigeres for 2023 må korrigeres i det systemet lønnen opprinnelig ble kjørt.  ... View more

Er det mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøringen i desember?   Svaret er JA, det er mulig å sende inn data til Flyttefabrikken etter hovedkjøringen, men før ekstrakjøring. Merk at det er et par ting du må tenke på.     Vi vet det er mange som har en lønnskjøring tidlig i desember, men har en ekstra kjøring senere i måneden. Noe som gjør at tidsrommet mellom ekstrakjøringen og januar lønnskjøringen blir veldig kort. Det er da mulig å flytte over til Payroll etter hovedkjøringen og før ekstrakjøringen, for å få bedre tid.  Hva du må gjøre/tenke på for å migrere til Payroll mellom to kjøringer i samme måned: Trykk på “Flytt til Payroll”-knappen i VL og fyll ut skjemaet med oppstartsverdier som normalt etter at hovedkjøringen er ferdig. Bestilling av Flyttefabrikken Visma Lønn Kontroll overført data som normalt  Gjennomfør ekstrakjøringen i Visma Lønn som tiltenkt.  Du skal ikke kjøre Flyttefabrikken på nytt etter ekstrakjøringen.  Dersom du vet at ekstrakjøringen inneholder ytelser som påvirker feriepenger har du to muligheter:  Legge med en kommentar i skjemaet dere fyller ut ved flytting om at dere ikke ønsker at vi importerer inngående saldo. Da må dere selv legge inn dette når det er klart. Her kan dere bruke masseoppdateringsfunksjonen i Employee for å enklere registrere inngående saldo på flere ansatte.   Vi importerer inngående saldo. Dere oppdaterer importert saldo med riktig verdier etterpå. Dette må da oppdateres manuelt på en og en ansatt under transaksjoner i Employee. Alternativt legge til en ny transaksjon med kun korreksjonen.  Er det ingen ytelser som påvirker feriepengegrunnlaget er det ikke nødvendig å gjøre noen endringer på importert saldo etter at ekstrakjøringen er kjørt i gammelt system.  Kontroll overført data som normalt    Merk: Dersom det er en kobling mot Visma.net vil denne bli brutt ved overgang til Payroll. Det vil si at bruker dere Calendar, Expense og/eller Payslip vil ikke disse tjenestene lengre være koblet mot gammelt system etter overgang.  ... View more

Fra 01.01.2023 blir kodelisten for permisjoner endret slik at den sier om en permisjonstype er lovfestet eller ikke.   Dagens kodeliste for permisjoner: • Permisjon med foreldrepenger • Permisjon ved militærtjeneste • Utdanningspermisjon • Velferdspermisjon Ny kodeliste fra 1.1.2023: • Permisjon med foreldrepenger • Permisjon ved militærtjeneste • Utdanningspermisjon (Ikke lovfestet) • Utdanningspermisjon (Lovfestet) • Andre ikke-lovfestede permisjoner • Andre lovfestede permisjoner   Endringer i Visma Lønn versjon 17.10 I versjon 17.10 av Visma Lønn har vi endret permisjonstypene, og det er også en ny hake for "Lovfestet", både på fraværskodene og på ansattopplysninger. Standard fraværskoder får automatisk hake for "Lovfestet" på de kodene som skal ha det, har du egenopprettede koder for permisjoner, må du ta stilling til om disse skal ha hake for "Lovfestet" eller ikke.   Sender du permisjonsopplysninger fra Ansattopplysninger er det viktig at du går gjennom permisjoner du har sendt inn og tar stilling til om du skal sette på hake for "Lovfestet" på noen av disse. Du kan hente frem kolonnen "Lovfestet" i fanen Arbeidsforhold / Arbeidsstatus.    Les mer om disse endringene i Nyheter og forbedringer under Hjelp / Nyheter og forbedringer i Visma Lønn hvis du har versjon 17.10, eller som du kan finne på Nedlastingssiden på Community under versjon 17.10.  ... View more