Åpent arbeidsforhold - permisjoner / permitteringer

Når du legger inn arbeidsstatus med permisjon / permittering på ansatte, og sender en A-melding, så vil den bli innmeldt til Altinn. A-meldingen vil da kreve at du sender opplysninger om permisjonen / permitteringen frem til du legger til en sluttdato.

Ved åpent arbeidsforhold med permisjon / permittering må du alltid sjekke:

• Hvilken arbeidsforholdsid det gjelder - i tilbakemeldingen
• Hvilken permisjonsid det gjelder (denne er bygd opp av ansattnr. - permisjon startdato) - i tilbakemeldingen
• Ta ut A06 for måneden før og sammenlign det du ser i tilbakemeldingen

I tilbakemeldingen her gjelder feilmeldingen ansatt med arbeidsforholdsID 2-7, arbeidsforholdsID er bygget opp av ansattnummer og et generert nummer, permisjonsID bygges opp av ansattnr.+startdato for permisjonen / permitteringen. Denne permisjonen har altså startdato 01.01.2019.  og gjelder ansattnummer 2.

Eksempler på når du kan få denne feilmeldingen og hvordan rette.

1. Permisjon / permittering er slettet i Visma Lønn

Hvis du har slettet permisjonen / permitteringen som har blitt med til a-melding tidligere, men denne aldri skulle vært rapportert, må alle perioder der denne permisjonen / permitteringen er rapportert erstattes. Les mer om erstatningsmelding her.

2. Endring på start dato på permisjonen / permitteringen

Hvis det er rapportert feil startdato på permisjonen / permitteringen som har blitt med til a-melding tidligere, må alle perioder der feil startdato er rapportert erstattes. Eventuelt kan du legge inn opprinnelig rapportert startdato på permisjonen / permitteringen som feiler, sette samme dato i Til dato, og sette perm.prosent til 0. Deretter lager du en ny linje med korrekt Fra dato. Hvis du velger å gjøre dette kan du kun erstatte a-meldingen som du fikk feilmelding på.

3. Endring på innrapporteringsmåte av permisjoner / permittering

Visma Lønn innrapporterer permisjoner / permitteringer fra ansattkortet eller fraværsregistreringen. Hvis haken for "Hent permisjonersopplysninger fra fraværsregistreringen" er på under Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsopplysninger, så er det kun fra fraværsregistreringen permisjoner / permitteringer blir innrapportert. Om du da har lagt inn permisjoner / permitteringer på ansattkortet, og rapportert fra ansattkortet tidligere, er det viktig at samme type permisjon og datoer ligger i fraværsregistreringen for at du ikke skal få åpent arbeidsforhold på permisjoner. Ved endring på haken får du opp et varsel om at du må kontrollere dette. 

Vi anbefaler også at du tar ut kontrollrapporten "A-melding, permisjoner" før du gjør endring. Ta deretter ut samme rapport etter endring på haken. Hvis rapporten vise samme opplysninger er alt ok. Hvis du får ulike opplysninger på rapporten før og etter, må du registrere det som ikke er på rapporten etter endring.

4. Sluttdato på permisjon / permittering er mer enn 6 mnd tilbake i tid

Når det gjelder permisjoner så er det slik at Visma Lønn har en begrensing på hvor langt tilbake i tid en sluttdato på permisjon kan være.

Denne begrensingen er satt til 6 måneder tilbake i tid fra inneværende måned.

For eksempel:

Inneværende måned og år er mars 2020.

Det ligger en aktiv permisjon uten sluttdato på en ansatt som lønningsansvarlig har oppdaget og ønsker å sluttmeldte pr. 30.06.19.

Dette er mer enn 6 måneder tilbake i tid og vil gi åpent arbeidsforhold på permisjonen.

Hvordan løse feilmeldingen?

Den eneste riktige løsningen for eksemplet vårt er:

1. Legg inn sluttdato 30.06.19
2. Tell 6 måneder fra og med juni 2019 (juli ,august, september, oktober, november, desember 2019).
3. Send en “Kun ansattopplysning” for desember 2019 for å melde inn sluttdatoen på permisjonen.
4. Erstatt alle a-meldinger sendt fra januar 2020 til inneværende måned.
   Det hjelper ikke å kun sende ansattopplysninger da de ikke overstyrer hva som allerede er sendt via opprinnelig lønnskjøring.
   Grunnen til at du må erstatte alle a-meldinger er fordi i disse a-meldingene så ligger permisjonsforholdet som aktivt.
   Etter den “sjette måneden” (desember 2019) så skal ikke permisjonsforholdet rapporteres, og det er derfor du må sende erstatningsmeldinger.

MERK!

Fra versjon 17.00 kan du sende sluttdato på permisjon lengre enn 6 mnd tilbake i tid. Dersom du legger inn en permisjon/permittering med sluttdato som er mer enn 6 måneder gammel, må du hake av i feltet "Avsluttet perm, sendes til a-melding" for å få sendt inn sluttdatoen til a-melding. Når du har sendt inn a-melding blir krysset skrudd av, permisjonen blir da ikke sendt inn på neste a-melding.

Endret type permisjon / permisjonsprosent gir åpent arbeidsforhold

Hvorfor gir dette feilmelding?

En ansatt er opprettet med feil type permisjon eller feil permisjonsprosent og dette er sendt med i A-meldingen.

Lønningsansvarlig går inn i  fanen “Arbeidsforhold / Arb.status” og endrer type permisjon / permisjonsprosent på en permisjon som er blitt rapportert i A-meldingen uten å avslutte den. Dette medfører feil i A-meldingen.

Hvordan løse feilmeldingen?

I hht. A-ordningens veiledning så har du to mulige måter å løse dette i Visma Lønn:

Dersom “Fra dato” er innenfor de siste 6 månedene så kan du gå inn 

1. Gå inn i fanen “Arbeidsforhold / Arb.status” på den ansatte. Sett “Til dato” til å være lik “Fra dato” og legg inn 0 i permisjonsprosent.
2. Opprett et nytt permisjonsforhold med riktige opplysninger.
3. Send ansattopplysninger for inneværende måned.

Dersom “Fra dato” er utenfor de siste 6 månedene så må du:

1. Følge pkt.1 og pkt.2 ovenfor.

Send en ansattopplysninger på den 6. måneden fra og med “Til dato” på permisjonsforholdet. Erstatt alle A-meldinger som er sendt etter den 6. måneden.

F.eks: Vi står i mars 2020. “Fra dato” er i juli 2019.
I dette tilfellet legger vi inn “Til dato” lik “ Fra dato” og sender “Kun ansattopplysninger” for januar 2020
Deretter må alle A-meldinger erstattes for februar 2020 og månedene fremover

Relaterte brukertips:

Permittering i Visma Lønn

Innrapportering fra fraværsregistreringen

Rapportering fra ansattopplysninger

Kontrollrapporter

Permisjonsbeskrivelser