Sökpanelen är ett smidigt verktyg att använda när du vill söka på flera parametrar samtidigt. I videon nedan visar vi ett par användbara exempel. Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.
Denna guide beskriver stegvis hur man ändrar produktnummer på en befintlig produkt i Visma Business. STEG 1: Plocka fram (CTRL+U) kolumnen ”Nytt produktnummer” i produktregistret. STEG 2: Sök fram produkten som skall få ett nytt produktnummer och sätt in det nya produktnumret i kolumnen ”Nytt produktnummer” och spara. STEG 3: Högerklicka på produkten, välj behandling och ”Ändra produktnummer” så kommer det nya produktnumret att ersätta det gamla. STEG 4: Ändringen är nu klar och produkten har fått ett nytt produktnummer. Det tidigare produktnumret lägger sig i kolumnen "Tidigare produktnr".
Fråga
Vad är och vad kan man göra med Visma Business Services (VBS)?
Svar
Visma Business Services (VBS) är ett verktyg (webservice) för att bygga integrationer där det krävs en server-till-server lösning. VBS har stöd för att läsa, infoga, uppdatera och radera data. Verktyget utnyttjar samma affärslogik som i Visma Business för att validera data som adderas till systemet via en integration. Mer information
Några system som ofta integreras mot Visma Business:
E-handel
CRM
Lageroptimering
Handdatorer
Fraktbokning och fraktsedel
Tid- och lönesystem
Fastighetssystem
Serviceorder via mobil
Fördelar med VBS
Skapa robusta integrationer
Utbyte av data
Tjänsteorienterad arkitektur
Skapa integrationer för tillämpningar inom områden som:
Webben - e-handelslösning/plattform
.Net - exempelvis integrera andra Windows-program med Visma Business
Mobilapplikationer - exempelvis för tidredovisning, order, inventering och serviceorder
En av nyheterna i version 15 av Visma Business är att kunna ställa in om man vill visa nummer, beskrivning eller båda delar på en kolumn. Som standard visas båda.
För att få ett mer användarvänligt gränssnitt med fokus enbart på den information som är viktigast kan man nu ändra till att visa enbart beskrivning t.ex.
Lär dig lite enklare fönsterdesign såsom att lägga till/ta bort kolumner, koppla tabeller m.m i videoklippet nedan. Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.
Vill du veta hur enkelt det är att flytta ett spärrdatum så att du kan bokföra på en tidigare stängd period? Spana in klippet nedan. Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.
I version 16.01 har vi nu en funktion för att massuppdatera och ändra användarkonton i VUD. Det är en efterlängtad funktion för de som administrerar användare och behörigheter i Visma Business produktlinje. I bifogad pdf finns 3 olika scenarier som exempel på vad man kan göra med den här nya funktionen.
Kortkommandon kan man aldrig få för många av. I det här avsnittet går vi genom de vi använder mest här på Direktkonsult. Fler Tips & Trix i Visma Business hittar du här.
Öka användningen av e-faktura till privatpersoner
Alla som använder Visma Business har möjlighet via vår tjänst Autoinvoice skicka fakturor B2C (privatpersoner/internetbank). Kontakta din Visma partner för upplysningar kring transaktionskostnader och uppstartskostnader för B2C fakturor.
Nu när det drar ihop till årsslut så brukar frågor komma in hur man lägger upp en bokslutsperiod eller period för bokslutsdispositioner. En del löser detta genom att skapa en helt egen verifikationsserie där alla bokslutsverifikation styrs emot för att enkelt kunna särskilja. Men de flesta skapar en period 13. Du gör det enkelt genom att gå till Administration - Redovisning - Perioder och helt sonika fyller i enligt nedan. Som ni också ser så har jag undantagit periodisering från period 13, vilket är vanligt så att det inte blir dubbla periodiseringar i december. Nu kan du göra alla bokningar som har med bokslutet att göra mot denna period. Tänk bara på att för att få ut en komplett resultatrapport så ska du använda perioderna 1-13.
Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.
Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal.
I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).
Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer).
När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.
Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.
Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön.
När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.
Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan.
Vill du veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta din partner.
I den senaste uppdateringen av Visma Business (version 18.00) finns en smidig och effektiv lösning för att hantera och underhålla kund- och leverantörsregister. Denna nya funktion möjliggör betydande tidsbesparingar samtidigt som den säkerställer att all information är kvalitetssäkrad genom en pålitlig och säker datakälla. Nu kan du uppdatera och övervaka dina affärsrelationer på ett tillförlitligt och enklare sätt. Klicka på bilden så kommer du till en film som visar hur lösningen fungerar.
För mer information om lösningen kontakta dig Visma partner.
Fråga
Varför skall man använda e-faktura i Peppolformat?
Svar
Det finns flera fördelar med att använda e-faktura i Peppol-format:
Ökat samarbete: Peppol är en internationell standard för e-faktura, vilket innebär att företag som använder Peppol kan samarbeta med andra företag oberoende av vilka system de använder. Detta kan underlätta fakturahanteringen och öka affärsmöjligheterna för företaget.
Minskade kostnader: Genom att använda e-faktura i Peppol-format kan företaget minska sina kostnader för fakturahantering, eftersom fakturor kan skickas elektroniskt och man slipper trycka och skicka pappersfakturor.
Ökad säkerhet: Peppol använder elektroniska signaturer och andra säkerhetsfunktioner för att säkerställa integriteten och giltigheten av e-fakturorna. Detta minskar risken för att fakturor manipuleras eller förfalskas.
Ökad miljövänlighet: Genom att använda e-faktura i Peppol-format kan företaget minska sin pappersanvändning och därmed bidra till en mer hållbar utveckling.
Enkel integration: E-faktura i Peppol-format kan enkelt integreras med Visma’s affärssystem och EFH system, vilket kan underlätta hanteringen av fakturor ytterligare. Använder man Visma’s e-faktura tjänst har man stöd för Peppolformat som standard.
Det här alternativet kan användas för de som har upplevt problem där gammal data hämtas i integrationer, och en omstart av Visma Business Services-värden behövs för att få den senaste informationen (har t.ex. rapporterats valutakurser i Visma Document Center-integrationen).
Det kan bli en liten minskning av prestanda för en del integrationer men de tester vi gjort har snarare blivit den motsatta effekten. Den här funktionen finns tillgänglig i version 17.00.0 och framåt.
OCR-Detect är en ny funktion som innebär att Document Center automatiskt kan välja rätt språk för tolkning av PDF och bildfiler. Detta förenklar för dig som tar emot fakturor på olika språk. Funktionen fungerar för både autoimport och manuell import från version 16.10.0.
Så här aktiverar du funktionen:
Välj OCR-Detect som tolkningsspråk, längst ner till höger på huvudsidan samt i inställningarna för AutoImport.
Då kommer Document Center automatiskt att välja det bästa språket utifrån tolkningsresultat och presentera detta.
Detta kan attestflödet klara av på egen hand.
Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.
Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet
Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.
Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.
Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser.
Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.
Fakturamallar DCE