Användartips för Visma Control

En delbetalning av en Leverantörsfaktura gör du i Control när du skapar ditt betalningsförslag/förbereder betalning. 1. Ändra belopp i beloppskolumnen till det belopp du vill delbetala på fakturan, 2. fältet i kolumnen restbelopp uppdateras och detta kommer efter betalningen är skapad, ligga kvar som obetalt i reskontran.    Missat inte vårat uppkommande Webinar om Betalningsflödet Länk till anmälan

Vid skapandet av betalningar kan det ibland hända att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma, medan beloppet hamnar i "Restbelopp". Detta kan bero på att kryssrutan "Matcha banker" inte är markerad. För att åtgärda detta går man till Inköp - Skapa betalningar, trycker på "Visa fler filter" på vänstersidan och markerar sedan "Matcha banker" på högersidan. Denna justering kan göras både under fliken "Betalningsförslag" och fliken "Förbered betalning". Efter att posterna har laddats om fylls kolumnen "Bank" automatiskt i och beloppet hamnar i kolumnen "Belopp".     Observera att denna inställning sparas lokalt på varje arbetsstation, och Control kommer ihåg inställningen mellan sessioner. Om en nyinstallation eller ominstallation av klienten görs, eller vid vissa uppdateringar, kan inställningen behöva göras om.

Om en faktura gått ut i leverantörsfakturaflödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer, enhet eller annat  kan du välja att starta om den istället för läsa in den på nytt. Omstart kan göras i gruppkön Utredning. Alla slutanvändare som har en faktura i steget sakgranskning och attest kan alltid välja att skicka till Utredning utan att behöva välja en mottagare.  Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i redovisningen  och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning. All historik sparas i flödet så att det enkelt kan spåras att fakturan är omstartad.         

Visste du att det finns en inställning i IM som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i IM Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".   För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

Behöver du sätta upp en ny affärsenhet för att kunna använda betalningar i Autopay? Här följer några tips om vilka huvudsakliga steg du kan följa för inställningar och bankavtal.    Sätta upp ny affärsenhet   Skapa affärsenheten i Control: Gå till Inställningar – Affärsenheter. Välj Ny och fyll i de obligatoriska fälten (*) och spara. Markera affärsenheten och klicka på Export för att skapa affärsenheten i VismaNet. Aktivera Autopay: Besök home.visma.com, välj Admin. Gå till fliken Företag och välj den nya affärsenheten. Kopiera nyckelkoden och lägg till den i affärsenheten i Control. Aktivera Autopay och välj Spara och stäng. Kontakta banken: Meddela banken att ni vill koppla Autopay till den nya affärsenheten så att de kan skicka en aktiveringsfil för bankavtalet. Tänk på att om bolaget har både leverantörsbetalningar och lönebetalningar, så bör det företag som ska göra leverantörsbetalningarna ha huvudavtalet. Därefter delar du bankavtalet med det ID som har lönebetalningarna.    Hantera bankavtalet   Generella steg för bankavtal: Efter att ha kontaktat banken och fått aktiveringsfilen, gå till home.visma.com och välj Autopay. I Autopay, gå till Administration och sedan till Bankavtal. Några exempel på bankspecifika anvisningar:  Swedbank skickar automatiskt ut ett bankavtal. När det är på plats behöver du endast komplettera det genom att gå till Administration -> Bankavtal och trycka på pennan för att redigera. För Handelsbanken och DNB (Sverige) tar du kontakt med banken för att initiera processen, och följer sedan bankens anvisningar för att slutföra aktiveringen och inställningar i Autopay-systemet. Testa och justera   Gör en testbetalning för att säkerställa att hela flödet från skapandet av affärsenheten till transaktioner via Autopay fungerar som det ska. Använd hjälpen i Autopay för detaljerad hjälp kring specifika funktioner och inställningar.   Det är viktigt att för varje specifik bank, kontakta bankens representant för att säkerställa att alla steg och krav är uppfyllda för en smidig användning av Autopay.

  Visste du att från och med version 14 så har du max tre försök att logga in, sedan stängs programmet ner?   Vill du veta mer om vad som hänt i de senaste versioner? Anmäl dig till nästa uppgraderingswebbinar. 

DCE definitivbokar med automatik fakturan i Visma Control efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.     Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras. Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Visma Control. Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Visma Control.    Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.  

Syftet med Inköp - Avstämning är att säkerställa överensstämmelse mellan leverantörsreskontra och huvudbok genom en post-för-post avstämning. Steg-för-steg guide: 1. Navigering: Gå till "Inköp" → "Avstämning" 2. Jämförelse: Systemet jämför automatiskt poster för vald affärsenhet och skuldkonton och visar poster där belopp skiljer sig åt mellan leverantörsreskontra och huvudbok. 3. Analys av avvikelser: Klicka på "Öppna"-ikonen i kolumnerna "Löpnummer" eller "Verifikationsnummer". Granska informationen om faktura och verifikation för att identifiera orsaken till avvikelsen. 4. Markera avstämda poster: Använd kolumnen "Avstämt" för att markera korrigerade poster.  Detta filtrerar bort redan åtgärdade avvikelser vid framtida avstämningar.   5. Visa tidigare avstämda poster: Ta bort markeringen i "Inkludera redan avstämda poster".  Klicka på "Ladda" för att visa även tidigare avstämda poster. Genom att regelbundet utföra denna avstämning säkerställer ni korrekt redovisning och underlättar bokslutsarbetet.

För att stämma av kundreskontran mot poster i huvudboken kan du välja Försäljning / Avstämning. Då får du en jämförelse av de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som i huvudboken, för valda affärsenheter och skuldkonton.   Du kan se detaljer om fakturan eller verifikationen, när du klickar på mappen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer. Det är också möjligt att markera poster som redan avstämda för att få en bättre överblick. När du sparat och laddar fram posterna på nytt, får du bara med de som inte markerats. Ta bort markeringen i kryssrutan och ladda igen för att visa posterna på nytt.    En liknande avstämning finns för leverantörsreskontran under Inköp / Avstämning.  

Du kan underlätta mappningen av en Excelfil för import som finns från version 14, om du tar hänsyn till följande:   Raderna läses in i ordning. Det innebär att alla rader för en och samma affärsenhet ska vara efter varandra i filen.   Du behöver lägga till bilagor i efterhand på verifikationen, eftersom de inte kommer med vid inläsningen.  Eftersom det inte är möjligt att skicka verifikationen direkt till Approval, kan du inte ta med verifikationsserier för Approval i filen.     Vill du veta mer om nyheter i de senaste versionerna? Anmäl dig till webbinar. 

För att öka antalet leverantörer som skickar e-fakturor kan det vara effektivt att regelbundet påminna och ställa krav på detta vid kommunikation med leverantören. En annan strategi är att tillhandahålla information om hur man tar emot e-fakturor så det är tydligt för leverantörerna.   Att informera sina leverantörer om att börja skicka e-fakturor kan ha flera fördelar, bland annat: Tidsbesparingar: Genom att använda e-fakturor minskar man manuell hantering och därmed tidsåtgång för både leverantören och mottagaren. Detta kan leda till kortare betalningstider och färre misstag vid fakturering.   Kostnadsbesparingar: E-fakturor kan minska kostnaderna för papper, porto och andra administrativa kostnader som är förknippade med att skicka fakturor manuellt. Dessutom kan e-fakturor minska risken för förlorade eller försenade fakturor, vilket i sin tur kan leda till förseningar i betalningar.   Bättre spårbarhet: E-fakturor ger bättre spårbarhet och ökad transparens genom hela faktureringsprocessen. Detta kan bidra till att minska risken för felaktiga fakturor och tvister.   Miljövänligare: Genom att använda e-fakturor minskar man pappersanvändningen och därmed den negativa miljöpåverkan.   Effektivitet: E-fakturor kan integreras direkt i företagets affärssystem (ERP) och leverantörsfakturahanteringssystem (EFH), vilket kan leda till effektivare fakturahantering och lägre risk för manuella fel. Sammanfattningsvis kan införandet av e-fakturor förbättra effektiviteten, minska kostnaderna, öka spårbarheten och minska den negativa miljöpåverkan. Genom att informera leverantörerna om att börja skicka e-fakturor kan man uppmuntra användningen av denna teknik och därmed dra nytta av dess fördelar.

Visste ni att det går att lägga till bilagor och meddelande på leverantörsfakturor som är klara dvs definitivbokade  fakturor? Om fakturan exempelvis behövts makuleras manuellt i redovisningen eller det tillkommit något dokument kan det vara bra att lägga till informationen på fakturan i  EFH modulen DCE för lättare spårning. Då fakturan är sluthanterad nås den inte via köerna utan hittas via "Sök faktura". Eventuella bilagor och meddelande läggs sedan till precis som vanligt, dvs via fliken "Meddelande" eller "Bilagor".     För att få tillgång till funktionen behöver användaren tillhöra en roll som har rättigheten bifoga dokument.  

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

En gång per år måste licensen i DCE reaktiveras.   Detta gör du DCE Admin enligt nedan:   - Gå in under System - Licens - Klicka på knappen "Aktivera online" - Din licens är nu återaktiverad    Skulle du få felmeddelande vid reaktiveringen så kontakta supporten.

När ett nytt konto eller objekt har skapats i Visma Control behöver oftast konteringsbehörigheter tilldelas för att användarna ska kunna nyttja dom i DCE. Inställningarna hittas i DCE admin, på respektive enhet, under Enhet>Behörigheter>Behörigheter, fliken "Konteringsbehörigheter". Markera den roll eller användare som ska kompletteras. Välj om det gäller ett konto eller objekt. Markera ett eller fler värden under "Tillgängliga värden" och flytta till "Valda värden". Spara ändringen. Tänk på att inställningen kan ta några minuter innan den slår igenom i DCE-webb.    

Är du ny användare eller kanske har du fått en ny dator med DCE Admin installerat? När du loggar in första gången kan det hända att det ser tomt ut - du ser inte några menyer eller menyträdet. Du kan då behöva lägga till instansen.   För att lägga till instansen så klickar man i rubriken Konfigurera - Instanser.. I det nya fönstret som öppnas så kommer det föreslås en instans i det översta textfältet. Klicka bara på knappen Lägg till så instansen kommer ner i den stora rutan och klicka sedan på OK.       Nu är du redo att börja arbeta i DCE Admin!