Användartips för Visma Control

Behöver ni lite hjälp på traven med att stämma av periodiseringar så har supporten ett dokument till hjälp. 

Hej! Vill ni kunna jobba undan fakturor som väntar på attest på vägen hem från jobb?  Visma DCE Mobile ingår i licensen för Visma DCE och möjligheten att installera detta finns. I DCE Mobile är det enkelt att kontrollera konteringen på sina fakturor och både sakgranska och attestera dem.  När du loggar in i Visma DCE Mobile så kommer du direkt till din fakturalista där du ser alla fakturor som ligger för åtgärd. Klicka sedan på vald faktura för att få en snabb översikt över fakturan och kunna se fakturabilden. Här kan du också kontrollera konteringsraden och sedan attestera faktura. För vissa kan detta vara ett alternativ till att lägga in vikarier under sommarsemestern då man enkelt själv behandlar sina attestfakturor i mobilen. Kontakta er Visma konsult för mer information om Visma DCE Mobile. Med vänliga hälsningar   Linus Malmgren    

Stämmer inte momsrapporten? För det har vi tagit fram ett dokument för felsökning och avstämning av momsrapporten som beskriver var rapporten hämtar uppgifterna ifrån. Se bifogat dokument.

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i DCE genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”.  

Har man gjort en sökning i Sök faktura och vill få ut en rapport över sökresultatet kan man välja att exportera detta sök-urval till Excel genom att klicka på Export.        

 När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Visste du att ni kan återskapa en makulerad eller annullerad faktura på nytt, istället för att skanna om den?   Denna funktion finns i Visma Document Center Administrator under Operationer. Välj den faktura du önskar återkapa och klicka på knappen Återskapa.

Supporten använder Teamviewer för att ge fjärrsupport. Vi på supporten kan då se kundens skärm och på så sätt ge en säker och snabb support.   Vid kontakt med oss på supporten är nedan länk bra att ha tillgänglig:   http://teamviewer.com/download/TeamviewerQS.exe

Se 

En vanlig fråga från administratörer i DCE är om det finns någon utskrift som visar attestbehörigheterna.   Detta finns under Rapporter i DCE. Rapporten heter Attestbehörighetsspecifikation. Den gäller per enhet och visar attestbehörigheter både för roller och användare. För att se vilka roller en användare sen har kan utskriften Rolltillhörighet skrivas ut. Dessa två rapporter i kombination kan då visa exakt vad en användare kan attestera i DCE.   Om en rapport saknas i DCE måste de läggas till i DCE Admin på enheten.    

 Hej!   Nu när det närmar sig jul och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

 Vid definitivbokning rekommenderar vi   att INTE ändra bokföringsdatum, då det kan skapa differens mellan reskontra och huvudbokskontot för leverantörsskulder. Istället för att ändra bokföringsdatum kan man periodisera fakturan för att få in kostnaden på rätt period. Behöver man ändra bokföringsdatum i alla fall bör man radera fakturan med ursprunglig datum och registrera igen med rätt datum.

Visste du att det finns en funktion där man kan fakturera återkommande fakturor som heter avtalsfakturering? Avtalsfakturering innebär att man i Visma Control skapar en typ av mall/avtal som sedan genererar fakturor. Du hittar funktionen under Försäljning -> Avtalsfakturering.    

Här kan du se en kort introduktionsfilm om hur Visma e-faktura fungerar. Smidigt, enkelt och du sparar miljö och pengar! Kontakta oss om du vill veta mer info@vismasoftware.se Läs mer om hur vi vill minska pappersfakturorna till er, våra kunder

Nu när 2016 snart är slut kommer här en liten påminnelse om hur ni byter år i Visma Control.

Nu ligger utbudet av vårens gratis webbinar i Visma DCE tillgängliga att anmäla sig till  här .

I Visma Control är det möjligt att redigera en verifikation om man t ex bokat den på  fel bokföringsdatum,  affärsenhet eller verifikationsserie.  Lösningen då är att vända hela verifikationen.  Detta görs under redovisning-verifikationer och fliken "skapa verifikation". Välj "vänd verifikation" i rullisten. Skriv in verifikationsnummer i filtret för att söka fram. Markera raden med aktuell verifikation och tryck "vänd verifikation". Spara.    För att skapa en ny korrekt verifikation använder man funktionen "kopiera verifikation" i rullisten.  Vid kopiering läses den ursprungliga verifikationen fram och det är möjligt att ändra de felaktiga uppgifterna för att spara en ny korrekt verifikation.

I versions 12 av DCE har det tillkommit en ny startsida som visar en sammanfattning över bland annat: Antalet fakturor i köer som användaren har behörighet till Sammanfattning av dagens import Flödesstatistik Meddelande från systemadministratörer   Varje användare kan själv styra vilken modul som ska visas som startsida. Detta görs under Användare > Användarinställningar > Förvald modul.

Vi får en del frågor kring antal användare i Visma Insikt och hur licenserna hanteras. Många gånger vill man lägga till användare men man vet inte hur man gör.   Alla installationer vi gör på Visma hanterar användare via sk. domängrupper, dessa grupper hanteras internt av kundens IT-avdelning. Det innebär att om man vill lägga till användare i Visma Insikt ber man alltså sin IT avdelning att lägga till dessa användare i de grupper som är skapade för Visma Insikt.     Det är inte helt ovanligt att följande grupper är skapade:   VismaInsikt_Admins (fulla rättigheter) VismaInsikt_Users (normala användare) VismaInsikt_Viewers (endast betraktare) VismaInsikt_Process (kan starta jobbet ”Full omladdning….”) VismaInsikt_Budget (tillgång till budget) VismaInsikt_Project (tillgång till projektmodulen)   Vilka grupper just du har in din installation ser du under "Admin" fliken och "Säkerhetsgrupper". Under "Användare" ser du hur många licenser som finns tillgängliga.   Tänk på att aldrig ta bort de systemanvändare som Visma konfigurerat upp, dessa användare  förbrukar aldrig en licens.