Användartips för Visma Control

Vid användning av sambandsregler kontrolleras samtliga verifikationsrader efter spärrade konteringskombinationer för affärsenhet, konto och objekt. Det kan vara ett enstaka värde, ett intervall eller en serie av värden som inte får kombineras. Det är möjligt att använda spärrade alternativt tillåtna kombinationer, och giltighetstid kan anges.    En konteringsrad spärras om minst en träff är spärrad. För att förtydliga en spärrad kombination kan ett meddelande lämnas.       För att sätta upp sambandsregler, väljer du Inställningar / Systeminställningar / Sambandsregler: Klicka på Ny för att registrera en sambandsregel. Ange för vilka affärsenheter, konto och objekt som regeln ska omfattas av. Du kan även ange intervall Klicka bort bocken i “Spärra sambandsregler” om sambandsregeln ska vara tillåten. Du kan också ange giltighetsdatum, samt ett eget förtydligande meddelande, för regeln. Klicka på Spara.       För att redigera en befintlig sambandsregel, markera regeln och klicka på Redigera.      Ifall du har många regler, kan du söka genom att lägga in ett kontonummer eller objekt från verifikationen på sökraden, eller söka på första siffran/siffrorna av numret för att hitta ett intervall. 

För att fullt ut kunna använda funktionaliteten för periodiseringskonto, behöver funktionen Periodiseringar finnas på kontot under Redovisning / Register / Konto.    Det innebär att när du sätter upp en ny verifikation, slussas du vidare till periodiseringsregistret och kan sätt upp en länkad registerpost. Det gör du genom att klicka på mappen periodisera, eller kryssa rutorna för periodisera flera rader. Ett tips är att i verifikationen klicka på + för att generera nästa lediga verifikationsnummer. Då undviker du dubbletter om ni är flera personer som arbetar i systemet samtidigt.    Registerposten används därefter för att kostnads- eller intäktsföra beloppet över de månader som du anger. Om du periodiserar över årsskriftet, behöver du först ha skapat det nya året. Året behöver däremot inte vara aktiverat eller ha öppna perioder förrän du kostnads- eller intäktsför beloppen.   När du sparat registerposten, slussas du med kopplingen tillbaka till verifikationen, som nu i fältet Ägartyp innehåller “Periodisering”, och där fältet Skapat av nu innehåller registerpostens ID nummer på den periodiserade raden. Intäkts- eller kostnadskontot har också ändrats till periodiseringskontot.   När du redigerar en rad med en periodisering, behöver du säkerställa att fälten Ägartyp och Skapat av hänger med. Även på den nya raden behöver fältet Ägartyp innehålla “Periodisering” och fältet “Skapat av” behöver innehålla periodiseringsnumret från aktuell post i periodiseringsregistret. Det behövs för att rapporten “Periodisering, specifikation” ska kunna visa din periodisering, så att du kan stämma av den mot huvudboken.      Hör av dig till oss på visma.control@visma.com om du har frågor om periodiseringar.

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik     Öppna ärendet och välj Hantera dokument och E-post Approval   Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på OK och mailet skickas. Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren  

Har du funderingar över hur momsrapporten är uppbyggd och var dess siffror hämtas ifrån? Om så är fallet har supporten en beskrivning. Är du intresserad av att ta del av denna skicka ett mail till visma.control@visma.com. Märk mailet med  "Momsrapport" i ämnesraden. 

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.   -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.   -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.    -Supporten för Visma Control är på plats  hela sommaren.    Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Om man vid skapandet av betalningar upptäcker att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma och att beloppet istället lägger sig i "Restbelopp" kan det bero på att man inte har kryssrutan "Matcha banker" ikryssad.   Den kryssar man i under Inköp - Skapa betalningar genom att trycka på "Visa fler filter" på vänstersidan och bockar i "Matcha banker" på högersidan. Detta kan man göra både på fliken "Betalningsförslag" och på fliken "Förbered betalning". Ladda därefter om posterna. Då fylls kolumnen "Bank" i automatiskt och beloppet lägger sig i "Belopp".      Detta är en inställning som sparas lokalt per arbetsstation, och Control kommer ihåg den inställningen mellan sessioner. Inställningen faller bort vid ny- eller ominstallation av klienten och kan även behöva ställas in efter vissa uppdateringar.

För att få uppdateringar från de tjänster som berörs för Visma Control, vid tex planerat servicefönster eller vid ett problem med någon tjänst, så ska man prenumerera på uppdateringar från Vismas status sida, https://status.visma.com/. Genom detta kommer ni få en notifiering, te x mail, när något är inträffar.   Aktuella tjänster är Visma.net Autopay, Approval och Autoinvoice.   1. Gå till https://status.visma.com/ 2. Klicka på Subscribe to update 3. Ange din email address:  xxx.yyy@företag.se 4. Klicka på Subscribe via email   Möjligt att välja andra alternativ är t ex via sms, och då väljer man det istället.     5. Välj därefter tjänsterna som är aktuella för Visma Control: Klicka på Common Services och markera tjänsterna Visma.net Approval, Autoinvoice och Autopay.         6. Gå längst ner på sidan och klicka på Save. Man måste nu bekräfta prenumerationen, och har man valt prenumeration via e-mail har ett mail nu skickats till tidigare angiven e-mailadress som måste bekräftas.   Öppna mailet från avsändare Visma Cloud Services Status och klicka på Confirm subscription. Se nedan exempel:     7. Ett exempel på ett mail från Visma.net Approval ang ett planerat servicefönster den 4/2 kl 06:00    

Det finns flera kortkommandon och snabbval som kan vara bra att använda för att göra arbete och flöde smidigare i Visma Control.  Vilka dessa kortkommandon är finns under följande länk:   https://help.visma.net/se_sv/control/content/online-help/system/snabbval.htm?supportpanelMode=true

Statusuppdatering! Nedan problem kommer att lösas kommande vecka med en systemuppdatering i Autopay. Den senaste veckan har det skett en förändring i utskicken från Autopay för vissa banker. Det som har skett är att det kommer med ett valuteringsdatum i inbetalningsfilerna tillsammans med bokföringsdatum. Om det finns med ett valuteringsdatum i filen kommer Control att välja detta datum som bokföringsdatum. Detta enligt den information vi har fått gällande ISO2022 formatet. Vi utreder nu detta med hög prio, tillsammans med Autopay, hur det ska lösas på bästa sätt. Tills vidare, finns en tillfällig lösning för att själv kunna justera till rätt bokföringsdatum, och det är att aktivera “Manuellt flöde” i Control under Inställningar - Betalningar - Autopay. Då kommer inga inbetalningar att läsas in automatiskt utan istället hamna på avvikelselistan så att de går att hantera manuellt. Vi är medvetna om att detta inte är en hållbar lösning i längden, utan tillfällig, tills vi har en lösning på plats.

För att administrera vilka användare om får mailutskick från Visma Autopay om när betalningar finns att godkänna eller t.ex. när betalningar blivit avvisade behöver man göra inställningar på respektive bankavtal inne i Visma Autopay. Detta är inställningar som behöver göras per affärsenhet och bankavtal.   En användare behöver ha admin-rättigheter i Visma.Net för att kunna genomföra dessa ändringar.   I fältet ”Epostkontaktlista” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om avvisade betalningar. I fältet ”E-postadress för godkännare…” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om att det finns betalningar att godkänna. Observera att man även behöver ha rollen Autopay Approver för affärsenheten för att kunna godkänna betalningarna. Denna inställning styr endast om man får mail om att det finns betalningar att godkänna.   Vill man lägga till flera epostadresser i samma fält så separerar man med semicolon (;) (I fältet ”Antal godkännare” kan man ställa in hur många godkännare som krävs för betalningar) --- Nedan steg  går igenom hur man enklast ändrar dessa inställningar.   1: Gå in på Visma.net AUTOPAY 2: Välj rätt affärsenhet man vill ändra, man kan endast ändra en åt gången. 3: Gå till Fliken Administration 4: Klicka på pennan på avtalsraden.   - Gå till fliken Lägg till information om betalaren - I fältet "Epostkontaktlista" fyller man i de mailadresser som ska få utskick. - I fältet "Epostadress till godkännare" ska de som ska få godkännande mail fyllas i. - Ska flera epostadresser läggas till i samma fält så separerar man med semicolon. - Glöm inte att spara!  

Detta kan attestflödet  klara av på egen hand.   Det som ni behöver göra är att sätta upp fakturamallar för de fakturor som är återkommande och alltid skall konteras, sakgranskas och attesteras via ett bestämt flöde med hänsyn till kontering och beloppsgränser.    Denna funktion är en central funktion. Skulle en avvikelse uppstå dvs om beloppet är högre på fakturan än vad beloppsgränserna tillåter i mallen då väljer systemet att skicka i det traditionella attestflödet  Inventera era leverantörer och se över vad ni har för återkommande kostnader. Finns nog en hel del  som kan sättas upp i mallarna. Exempel på mallar telefonabonnemang, hyror,el , porto eller annat. Använder ni vår funktion för scahblonmomsberäkning hanteras även detta i mallen.    Börja enkelt och bygg på fler mallar när ni känner att ni har kontroll på flödet.  Jag lovar att ni kommer att spara mycket tid genom att enbart hantera avvikelser. Du som jobbar med gruppköerna kommer att ha full koll i systemet men behöver inte ägna tid att jaga användarna att de skall hantera sina fakturor.    Fakturamallar DCE  

För att ange vilka fält som ska vara obligatoriska för att kunna spara en kund, leverantör, konto ​eller ​objekt i Visma Control, går du in under ​Inställningar-Systeminställningar-Obligatoriska fält längst upp till vänster på skärmen.   Markera de fält för respektive register som skall vara obligatorisk för att kunna spara och klicka på ​Uppdatera​. Kontrollen sker när man sparar och om något inte är ifyllt får man ett meddelande om vilket fält som inte är angivet. Klicka på ​Spara​. Som obligatoriska fält för ​Konto ​och ​Objekt ​kan enbart ​Grupper ​sättas som obligatoriska​. Har du frågor? Kontakta visma.control@visma.com.  

Här kommer ett tips nu vid årsskiftet. Det finns en parameter i  EFH modulen DCE som heter BookDateReverseDays.   Om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.

Nu när det börjar närma sig årsskifte finns del en del viktiga saker att tänka på i Visma Control. Några viktiga punkter: -Man kan ha två år öppna samtidigt i Control. I dagsläget innebär det att man låser 2021 och aktiverar 2022. Året 2021 går fortfarande att boka på. -När man aktiverar ett år via rutinen "byt år" betyder det att det nya året blir "innevarande år". Dvs 2022. -Lås perioder för att undvika felbokningar då man är inne och arbetar i två år samtidigt. Det betyder att man endast bör ha öppet december 2021 och januari 2022. Lås alla andra perioder. Skulle något behöva bokas går det att öppna tillfälligt. -Det går att periodisera framåt även om ett år inte är aktiverat. Det räcker att året är skapat. Först då periodiseringar ska bokföras i periodiseringsrutinen under redovisning-operationer måste året vara aktivt och perioden öppen.   Missa inte vårt kostnadsfria webinar om Årsbytesrutinen den 9:e december.Mer information och anmälan till webinaret hittar ni via följande länk: Kostnadsfritt webinar - Årsbytesrutin    Via länken nedan finns instruktioner på de olika stegen som ska göras i samband med årsskiftet 2020/2021.  Dokumentet avser versioner från Control 7 upp till  Control 13. Årsbytesrutin 2021    Har du frågor kontakta oss gärna på Visma.control@visma.com

Om man arbetar med en leverantörsfaktura i Visma Control och vill ha mer information om ex fakturans flöde, hantering, attestanter, fakturabild m.m går det att öppna fakturan i DCE direkt från Control. Detta görs via "DCE-ikonen" som bland annat finns i reskontra-, betalnings- och redovisningsvyn.   Syns inte kolumnen går det att lägga till via kolumnväljaren enligt ovan bild.   Notera att användaren måste ha sökbehörighet för fakturan i DCE för att få öppna den.

Det är inte möjligt att låsa en period för en enskild affärsenhet då perioderna är för hela databasen. Det man kan göra istället är att man låser verifikationsserierna som är kopplade till den affärsenheten man vill låsa och på så sätt är det inte möjligt att bokföra på denna affärsenheten. Tänk på att verifikationsserierna behöver vara kopplade till affärsenheten.    Har ni önskemål om vad ni vill läsa om på Communityt så tar vi tacksamt emot dessa!

Funktionen periodisering läser konton och koddelar direkt från redovisningen och håller koll på bokföringsdatum. Vid  defbokningen uppdateras periodiseringsregistret i redovisningen.    Om ni har många konteringsrader kan ni enklet markera alla rader genom att markera översta rubrikraden i konteringsfönstret och då markeras samtliga rader. Alternatviet är att markera de rader som är akutella för periodisering.  Vem som får periodisera styrs av era rättigheter via roller eller användare.   Hur man gör kan ni se här:        

Slutet på året närmar sig med stormsteg, och det finns en del viktiga saker att tänka på i Visma Control i samband med årsskiftet. Missa inte vårt kostnadsfria webinar om Årsbytesrutinen den 9:e december.

Då man gör en manuell betalning av en kund eller leverantörsreskontrapost som har valuta är det viktigt att tänka på hur det hanteras.  Nedan två exempel är bra att ha som "regler". 1. En reskontrapost med valuta ska slutbetalas och generera valutakursskillnad. -I registrera betalningar väljer man "inte skickad via fil eller Autopay" samt "Standardbokning" och laddar fram den reskontrapost som ska betalas.  För att generera valutakursskillnad ska det inhemska beloppet ändras alternativt kursen ska ändras. Det utländska beloppet ska vara samma som tidigare vid en slutbetalning 2. En reskontrapost med valuta ska delbetalas dvs inte slutbetalas. -I Registrera betalningar väljs samma som punkt 1 och reskontraposten laddas fram. I det här fallet ändras alltid det utländska beloppet. Ändras det inhemska beloppet genererar det som under punkt 1 en valutaskillnad och man får en slutbetald post. Ändras det utländska beloppet skapas en DB-rad i reskontran.    I båda fallen rekommenderar vi att använda knappen "förhandsgranskning" längst ner i betalningsbilden innan man sparar. Markera raden och tryck förhandsgranska för att få upp en vy med två flikar. En flik för hur reskontran kommer att se ut och en flik för verifikationen.   Tänk på att om "SEK" används i valutafältet ska de posterna hanteras på samma sätt som annan valuta.