Användartips för Visma Control

I vyn Inköp - Skapa betalningar - Skapa fil/betalning kan man återskapa en betalfil om man skulle behöva.      

Då man gör en manuell betalning av en kund eller leverantörsreskontrapost som har valuta är det viktigt att tänka på hur det hanteras.  Nedan två exempel är bra att ha som "regler". 1. En reskontrapost med valuta ska slutbetalas och generera valutakursskillnad. -I registrera betalningar väljer man "inte skickad via fil eller Autopay" samt "Standardbokning" och laddar fram den reskontrapost som ska betalas.  För att generera valutakursskillnad ska det inhemska beloppet ändras alternativt kursen ska ändras. Det utländska beloppet ska vara samma som tidigare vid en slutbetalning 2. En reskontrapost med valuta ska delbetalas dvs inte slutbetalas. -I Registrera betalningar väljs samma som punkt 1 och reskontraposten laddas fram. I det här fallet ändras alltid det utländska beloppet. Ändras det inhemska beloppet genererar det som under punkt 1 en valutaskillnad och man får en slutbetald post. Ändras det utländska beloppet skapas en DB-rad i reskontran.    I båda fallen rekommenderar vi att använda knappen "förhandsgranskning" längst ner i betalningsbilden innan man sparar. Markera raden och tryck förhandsgranska för att få upp en vy med två flikar. En flik för hur reskontran kommer att se ut och en flik för verifikationen.   Tänk på att om "SEK" används i valutafältet ska de posterna hanteras på samma sätt som annan valuta.  

GLN (Global Location Number) används av företag som vill identifiera platser och parter i leveranskedjan. Det kan finnas flera fysiska eller digitala platser för ett och samma organisationsnummer, alternativt flera delar hos juridiska personer som exempelvis förvaltningar hos en myndighet.   Om du missat att ange GLN där det är obligatoriskt, kan i vissa fall fakturan gå iväg som en pappersfaktura. Trots att du fyllt i fakturamallen som du ska och även om det i InExchange portalen finns angivet att mottagaren accepterar e-faktura.    När du anger GLN nummer direkt på kundkortet så kommer det med när du skickar din e-faktura.       

När du har skapat en faktura under Försäljning / Fakturering och fliken “Skapa faktura” och sparar den, flyttas fakturan automatiskt vidare till fliken “Bokför fakturor”. Fakturan har då status skapad, vilket innebär att ändringar kan göras och fakturan kan raderas.  För att redigera en faktura på fliken “Bokför fakturor”, dubbelklickar du på fakturan eller klickar på knappen “Redigera”.   Om du vill radera en faktura med status skapad, väljer du Försäljning / Sök och ändrar till “Kundfakturor” i dropplistan. Ladda fram fakturalöpnummer eller kund och markera aktuell rad. Klicka på “Radera skapade”.   När du bokfört fakturan ändras status till bokförd och reskontra och redovisning uppdateras. Det innebär att ändringar då inte längre kan göras på fakturan. Har du frågor om fakturering? Kontakta oss på visma.control@visma.com.

Visste du att du kan alltid skicka en kopia av verifikationen oavsett status i Approval? Denna funktion finns både om verifikationen är aktiv i  flödet eller är klar.   Sök upp din verifikation  och välj rad eller sök upp verifikation i Min Historik     Öppna ärendet och välj Hantera dokument och E-post Approval   Dialogen Skicka e-post öppnas och fyll i mottagare och text som du vill ha med i mailet och gör de val som är aktuella. När du är klar klickar du på OK och mailet skickas. Såhär  kan mailet se ut som når mottagaren  

För att administrera vilka användare om får mailutskick från Visma Autopay om när betalningar finns att godkänna eller t.ex. när betalningar blivit avvisade behöver man göra inställningar på respektive bankavtal inne i Visma Autopay. Detta är inställningar som behöver göras per affärsenhet och bankavtal.   En användare behöver ha admin-rättigheter i Visma.Net för att kunna genomföra dessa ändringar.   I fältet ”Epostkontaktlista” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om avvisade betalningar. I fältet ”E-postadress för godkännare…” fyller man i mailadresser till de som ska få mail om att det finns betalningar att godkänna. Observera att man även behöver ha rollen Autopay Approver för affärsenheten för att kunna godkänna betalningarna. Denna inställning styr endast om man får mail om att det finns betalningar att godkänna.   Vill man lägga till flera epostadresser i samma fält så separerar man med semicolon (;) (I fältet ”Antal godkännare” kan man ställa in hur många godkännare som krävs för betalningar) --- Nedan steg  går igenom hur man enklast ändrar dessa inställningar.   1: Gå in på Visma.net AUTOPAY 2: Välj rätt affärsenhet man vill ändra, man kan endast ändra en åt gången. 3: Gå till Fliken Administration 4: Klicka på pennan på avtalsraden.   - Gå till fliken Lägg till information om betalaren - I fältet "Epostkontaktlista" fyller man i de mailadresser som ska få utskick. - I fältet "Epostadress till godkännare" ska de som ska få godkännande mail fyllas i. - Ska flera epostadresser läggas till i samma fält så separerar man med semicolon. - Glöm inte att spara!  

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control. -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats  hela sommaren. Ett separat inlägg finns här  på Communityt med våra öppettider under sommaren.  Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Visste ni att man i version 8 kan söka efter verifikationsrader över år från Redovisning-Sök-Verifikationsrader? I version 5 så fungerade det ju bara för ett år i taget. Fick frågan av en kund, som var i startgroparna för att uppgradera, om detta numera var möjligt i nya versionen. Eftersom det ju är det vill jag tipsa er andra här på vårat Community om detta också.  

Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där DCE ikonen visas.                         

Du vet väl att om du har öppnat flera fönster kan du växla mellan dessa genom att klicka i menyn till höger på "Öppna fönster".    

En förutsättning för att momsrapporten ska fungera är att momskoderna är upplagda enligt standarduppsättning och kopplade till aktuella konton. Momskoderna har en fast definiering på momsrapporten som utgår från Skatteverkets regler. Du sätter upp och redigerar momskoderna under Redovisning / Register / Momskoder.    Momskoderna kopplar du därefter till de konton i din kontoplan som innehåller underlagen för moms. Från version 14 kopplar du även till de momskonton som innehåller momsen. Inställningarna gör du under Redovisning / Register / Konton. Vid kontering kommer då det aktuella kontots momskod och momssats att föreslås. Förslaget kan ändras i transaktionen.      En fördel med att momskontona markeras från version 14 är att du enkelt få en överblick över alla konton som innehåller moms med exempelvis 25 % under Redovisning / Sök / Verifikationsrader. Här kan du även i äldre versioner kontrollera vilka transaktioner som registrerats på vilken momskod. Som hjälpmedel vid misstämningar kan rapporten Momsavstämning i Utskriftscentralen användas.   Om du har frågor och funderingar som gäller moms, kontakta oss på visma.control@visma.com. 

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!

Det kan hända oss alla att vi missar att utföra en månads automatkontering, och att vi upptäcker det först när vi ska utföra den för nästa period. Ingen fara, den går att göra i efterhand. Det finns några saker att tänka på. Perioden behöver vara öppen. Det är möjligt att tillfälligt öppna perioden, utföra automatkonteringen och stänga perioden igen. Du öppnar och stänger perioder under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder Välj år genom att dubbelklicka på det.   Markera aktuell period och välj Lås upp.   Nu kan du utföra automatkonteringen. För att det inte ska bli dubbletter av redan utförda automatkonteringar, behöver du också välja att bara göra just den automatkonteringen som ni missat. Välj Redovisning / Operationer och fliken Utför Automatkontering.   Markera den automatkontering du vill göra och välj föregående period.   Det datum du anger som bokföringsdatum avgör på vilken period automatkonteringen hamnar. Du kan på så sätt välja innevarande månad, om du inte vill ändra saldon i den förra. Välj bokföringsdatum för förra eller den här perioden. Kontrollera att allt stämmer och klicka på Utför. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

Det är inte möjligt att låsa en period för en enskild affärsenhet då perioderna är för hela databasen. Det man kan göra istället är att man låser verifikationsserierna som är kopplade till den affärsenheten man vill låsa och på så sätt är det inte möjligt att bokföra på denna affärsenheten. Tänk på att verifikationsserierna behöver vara kopplade till affärsenheten.    Har ni önskemål om vad ni vill läsa om på Communityt så tar vi tacksamt emot dessa!

Om du ska utföra en automatkontering och det finns flera hundra transaktioner på det utlösande kontot, så kommer du att få lika många rader med automatkonteringar.    Ett sätt att få alla automatkonteringar på en och samma rad, är att kryssa i "Bunta likadana rader" längst ner till höger på sidan där du utför automatkonteringen. Redovisning / Operationer / Automatkonteringar.    Behöver du andra tips än vad du hittar under rubriken "Användartips"? Skriv din fråga till visma.control@visma.com.  

För att kontrollera hur många användare som finns kvar i din licens kan du räkna antalet upplagda under Inställningar / Systeminställningar / Användare, och jämföra med det antal som senast fakturerats från Visma.    Från version 15 kontrolleras antalet användare i licensen direkt när en ny användare skapas. Det innebär att ett felmeddelande visas om att licensen inte tillåter fler användare.       Vill du veta mer om vad som är nytt i de senaste versionerna? Anmäl dig till nästa tillfälle av vårt uppgraderingswebbinar. 

För att fullt ut kunna använda funktionaliteten för periodiseringskonto, behöver funktionen Periodiseringar finnas på kontot under Redovisning / Register / Konto.    Det innebär att när du sätter upp en ny verifikation, slussas du vidare till periodiseringsregistret och kan sätt upp en länkad registerpost. Det gör du genom att klicka på mappen periodisera, eller kryssa rutorna för periodisera flera rader. Ett tips är att i verifikationen klicka på + för att generera nästa lediga verifikationsnummer. Då undviker du dubbletter om ni är flera personer som arbetar i systemet samtidigt.    Registerposten används därefter för att kostnads- eller intäktsföra beloppet över de månader som du anger. Om du periodiserar över årsskriftet, behöver du först ha skapat det nya året. Året behöver däremot inte vara aktiverat eller ha öppna perioder förrän du kostnads- eller intäktsför beloppen.   När du sparat registerposten, slussas du med kopplingen tillbaka till verifikationen, som nu i fältet Ägartyp innehåller “Periodisering”, och där fältet Skapat av nu innehåller registerpostens ID nummer på den periodiserade raden. Intäkts- eller kostnadskontot har också ändrats till periodiseringskontot.   När du redigerar en rad med en periodisering, behöver du säkerställa att fälten Ägartyp och Skapat av hänger med. Även på den nya raden behöver fältet Ägartyp innehålla “Periodisering” och fältet “Skapat av” behöver innehålla periodiseringsnumret från aktuell post i periodiseringsregistret. Det behövs för att rapporten “Periodisering, specifikation” ska kunna visa din periodisering, så att du kan stämma av den mot huvudboken.      Hör av dig till oss på visma.control@visma.com om du har frågor om periodiseringar.