Användartips för Visma Control

Om du behöver ändra kostnadskontot som används i en periodisering.

I de fall då en betalning har blivit betald i Autopay, men inte blivit återrapporterad i Control kan man starta felsökningen i Inköp - Sök för att få reda på anledningen till att återrapporteringen inte har skett korrekt.

Korrigering av  en verifikation kan vara aktuellt på grund av t ex byte av konton eller  korrigering av objekt m m. Det är då viktigt att observera att den nya tillagda raden blir rätt och innehåller korrekta uppgifter.  Läs fram verifikationen för redigering. Steg 1 är att  ta fram de två kolumnerna som heter "ägartyp" och "skapat av". Dessa kolumner kopplar ihop verifikationen med respektive modul i Control och gör så att raden kommer med i t ex periodiseringsspecifikationen. Syns inte kolumnerna på verifikationsraden tas de enkelt fram via kugghjulet. Notera sedan vilka värden som finns i det två kolumnerna på den rad som ska strykas. Dessa värden ska fyllas i på den tillagda raden.  På en manuell verifikation är fälten tomma och det är helt korrekt då den saknar tillhörighet till modul. Exempel på värden i kolumnen ägartyp: periodisering, kund, leverantör eller anläggning I kolumnen skapat av finns tillhörande leverantör/kundid, anläggningsid eller ett periodiseringsnummer.  

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control. -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats  hela sommaren. Ett separat inlägg finns här  på Communityt med våra öppettider under sommaren.  Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där DCE ikonen visas.                         

Är det någon hos er som ska gå vidare mot andra utmaningar? Glöm inte att säkerställa att ni har en ersättare som har de rätta rollerna i Autopay, så att det inte blir problem när betalningar ska skickas och attesteras. 

Att dela en anläggning kan vara aktuellt om du ska utrangera eller sälja en del av anläggningen eller  om anläggningen behöver delas upp på olika komponenter.

Det här är skillnaderna mellan att radera eller makulera en reskontrapost i Visma Control.  En reskontrapost som makuleras finns kvar i reskontran med en SB-post i, röd text, samt texten  *MAKULERAD*  i fältet Anteckningar. Den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med makuleringen så att inte differens uppstår mellan reskontra och huvudbok.  Vid radering kommer reskontraposten att tas bort från reskontran och den ursprungliga bokningen och verifikationen vänds i samband med att man raderar fakturan.

I vissa fall kan problem i Visma Control lösas av en omstart av de tjänster som hanterar Control. Exempel på problem som kan lösas av en omstart av tjänster är om Control inte får kontakt med Visma Reporting Service eller problem att ansluta till Visma On Demand Gateway. De problem som kan lösas av att starta om tjänsterna påverkar i regel alla användare.   Tjänsterna är vanligtvis lokaliserade på den server där Visma Control är installerat. Kontakta er interna IT/driftpartner för hjälp med detta om ni inte har tillgång till detta själva, eller behöver hjälp att starta om tjänsterna.   Visma Control har upp till 4 tjänster som används för att applikationen ska fungera korrekt. Antal tjänster och dess namn kan variera beroende på version, anpassningar och installation. Observera att det är viktigt att tjänsterna startas om, och inte bara kontrolleras att de är igång.   Vid behov eller när Visma ber er att starta om tjänsterna är det de gulmarkerade tjänsterna i bilden nedan som behöver startas om. Öppna services.exe på servern för att hitta tjänsterna. Att starta om tjänsterna ska inte orsaka några problem för användarna vid ordinarie användning och går vanligtvis relativt snabbt. Men användare som är inloggade kan uppleva kortare störningar medan omstart sker. Det kan därför vara bra att meddela organisationen att omstart sker.   Undantagsfall är om avancerade operationer utförs. Till exempel byta av år eller omräkning av saldo. Omstart av tjänsterna bör inte utföras medan denna typ av operationer utförs om inte absolut nödvändigt.

Support för kunder med Supportavtal För att våra kunder ska få den bästa servicen på marknaden strävar vi kontinuerligt mot att vara bäst på marknaden. Du som kund ska känna dig trygg och alltid kunna få hjälp med ditt ärende av oss på Visma Software AB. Har du inte något supportavtal rekommenderar vi starkt att du tecknar ett. Hör av dig till linda.sablic@visma.com Med ett supportavtal kan du förvänta dig   Supportfunktionens åtaganden   Supportfunktionen har öppet kl. 8.00 – 17.00 helgfria vardagar, med lunchstängt mellan kl. 12.00 –13.00, samt kl. 8.00 -13.00 dag före röd dag.   Ärenden kategoriseras enligt nedan nivåer:    Stillestånd/Kritisk - Kunden har en redan driftsatt installation som har slutat att fungera. Visma Software påbörjar ärendet omgående.    Hög - Användaren kan logga in i systemet, men någonting i arbetsflödet fungerar inte som det ska på grund av systemfel orsakade av applikationen. Supporten påbörjar ärendet inom två (2) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Normal - Allmänna frågor angående användandet av standardapplikationen. Vi påbörjar arbetet inom fyra (4) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Supportfunktionen arbetar normala kontorstider på helgfria vardagar, men är ett ärende kategoriserat som Stillastånd/Kritiskt, enligt ovan, finns möjlighet för Supportfunktionen att arbeta utanför ovan nämnda kontorstid, om så krävs.   För det fall Parterna har olika uppfattning om vilken nivå ett ärende ska hanteras inom, äger Visma Software rätt att slutligt avgöra ärendets nivåtillhörighet.   Alla ärenden loggas i det webbaserade ärendehanteringssystemet där både frågor och lösningar dokumenteras.  Genom Supportfunktionen kan Kunden få hjälp med följande:    Ärendehantering Supportfunktionen tar emot ärendet och gör en första felanalys för att antingen åtgärda felet per telefon/e-post eller skicka ärendet vidare till rätt instans. Supportfunktionen har ett nära samarbete med våra applikationskonsulter och konsultprogrammerare. Supportfunktionen åtar sig att meddela Kunden för det fall denne anser att ett supportärende anmält av Kunden inte omfattas av Visma Softwares Supportåtagande enligt Avtalet.    Alla ärende registreras och lösningar dokumenteras i Visma Softwares ärendehanteringssystem. Detta system finns även tillgängligt för våra konsulter.   Uppkoppling Supportfunktionen har möjlighet att koppla upp sig via datalänk mot Kundens IT-miljö för att själva kunna uppleva felet eller utföra rättningar.    Eskalering Om inte ärendet kan avhjälpas genom Supportfunktionen meddelar Supportfunktionen Kunden att Kunden ska kontakta konsult hos Visma Software som tar över ärendet   Webbaserat ärendehanteringssystem Om Kunden önskar finns möjlighet att använda Visma Softwares webbaserade ärendehanteringssystem för att registrera och följa ett ärendes olika status.    Övrig kundservice Visma Software har arbetat aktivt med att utveckla Supportfunktionen till ett komplett kundcenter med såväl traditionell kundservicefunktion som funktion för utbildning och förvaltning.    Kunden erbjuds service inom: frågor om hur systemet används i standardversionen, problemlösning, utbildning som Supportfunktionen håller i, samt  kundforum där Kunden kan ta del av frågor och svar samt tips och trix både från andra kunder och från Supportfunktionen.   För att ge dig som kund den bästa tänkbara servicen revideras Vismas avtal för standardsupport kontinuerligt. Gällande villkor finns alltid att läsa på Vismas kund Community. Support via telefon och online Vismas support består av kunnig och erfaren personal. Ingen fråga är för stor eller för liten att besvara för oss! Vi gör vårt allra yttersta för att ge dig den bästa supporten.  Vi satsar kontinuerligt på aktiviteter för att du som kund ska känna dig så nöjd som möjligt. För att vi ska kunna vara bäst på marknaden behöver vi din hjälp. Sedan November 2014 mäter vi kundnöjdhet med en enda fråga: På en skala från 0 till 10, hur nöjd är du med servicen du har fått? Med Net Promoter Score (NPS), vill vi ta reda på hur nöjd du är som kund och om det finns några förbättringsområden. Du får frågan via e-post när du har varit i kontakt med supporten. Enkäten innehåller tre frågor och tar högst två minuter att svara på. Genom att du som kund får sätta en siffra på nöjdheten får vi ett mått som vi noga följer månad för månad. Vi uppskattar mycket om du tar dig tid att besvara frågorna och hjälper oss att bli bättre! Har du frågor om NPS eller ditt supportavtal? Kontakta Linda Sablic, supportansvarig på telefon 010-14 12 685 eller e-post linda.sablic@visma.com Visma Control och Visma Document Center Enterprise Skicka ditt ärende till Customer Success: visma.control@visma.com Telefon: 010-141 27 50 E-post: visma.control@visma.com   Öppettider E-postsupport: Måndag till fredag 8 – 17 Telefonsupport: Måndag till fredag 9 – 15 (lunchstängt kl 12-13) Dag före röd dag stänger vi kl 13. Gällande Visma PX så tillhandahålls Support- och Konsultärenden från och med 1/10-2020 av PX Expert Norden. Kontaktvägen in är dock fortfarande densamma. Vi meddelar berörda kunder när en förändring kommer att ske gällande inkommande ärenden. Kurser för användare av Vismas system Vi erbjuder en mängd olika utbildningstillfällen i Visma Control och Visma Document Center Enterprise. Våra kursledare har mångårig erfarenhet av systemen. Genom arbetet på supportavdelningen har de fått de flesta frågor och kan ge er de bästa tipsen för att kunna spara tid och använda ert system effektivt. Vi erbjuder i första hand webbinar. Då slipper ni rese- och hotellkostnader och sparar dessutom tid. Deltagarna får utbildningsmaterial med övningsuppgifter som vi gemensamt går igenom på kursen. Det finns möjlighet att ställa frågor vid varje delmoment och på slutet av dagen. Anmäl dig i Visma Community

Om man har läst fram en verifikation via Redovisning - Sök och vill redigera denna verifikationen. För att göra det på en enkelt sätt så öppnar man upp verifikationen med hjälp av den blå mappen (bild 1). För att sedan redigera den verifikationen så kan man trycka på Redigera nere till vänster (bild 2), så öppnas verifikationen upp och är då möjlig att redigera.    Bild 1      Bild 2  

Om ett avskrivningsbelopp blivit fel eller om det bokförts på fel konto går detta att korrigera i efterhand.    Gå till Anläggning - Sök, sök i Historik anläggning och ladda fram på anläggnings-ID.  

Att leta differenser inför momsredovisningen brukar inte kännas som väl investerad tid. Här får du ett tips på hur du enkelt kan hitta differenserna så att du kan åtgärda dem snabbt. 

Om ni har många affärsenheter, men ett upplägg med moderbolag och dotterbolag, så finns möjlighet att hantera betalningar via moderbolagsavräkning, eller även kallad Cashpool i Visma Control. Man kopplar då dotterbolagen till moderbolaget och genom detta kommer återrapportering hanteras automatiskt direkt i dotterbolaget och sedan motbokas mot moderbolaget vid betalning och återrapportering.   Det är bara de sk. Cashpool-bolagen/moderbolagen som exporteras till Autopay Det är bara Cashpool-bolagen/moderbolagen som har bankavtal i Autopay Bokning av objekttyp för motpart och interimskonto mellan moderbolag och dotterbolag hanteras vid återrapportering. Betalnings skapas, precis som vanligt, i flödet Skapa betalningar. Där kan samtliga bolag, moderbolag och dotterbolag, väljas och skickas iväg för betalning till Visma .net Autopay och banken. Väl i Auotpay för godkännande listas samtliga bolags fakturor så man tydligt ser vilka fakturor och dotterbolag som hör till ett viss moderbolag.   Återrapportering av betalda fakturor sker via som vanligt helt automatisk, när banken har betalat fakturorna, men vid användning av moderbolagsavräkning/Cashpool så skapas det två verifikationer:   Betalningsverifikation i dotterbolaget som bokar bort leverantörsskuld mot interimskontot till moderbolaget.  Betalningsverifikation i moderbolaget som bokar mot likvidkontot för betalningen samt mot interimskontot. I båda verifikationerna hanteras motpartskod

Vill ni att era inkommande leverantörsfakturor skall hamna direkt hos rätt mottagare i flödet eller sakgranskas och attesteras enligt uppsatt regelverk i era fakturamallar?   För att detta skall kunna ske måste ni ha referensvärde på fakturan En referens kan vara vad som helst men det finns några viktiga punkter att tänka på: Bör vara något unikt i er organisation som inte ändras för ofta Kategorisera era fakturor per leverantör eller typ av faktura Hyror brukar innehålla avtalsnummer Telefon och mobilfakturor har abonnemangsnummer El, avlopp mm kanske har anläggningsnummer Datakommunikation avtalsnummer eller annat Finns en hel del fakturor som kanske bara innehåller ett namn på den som varit i kontakt mer leverantören. Här rekommenderar vi anställningsid eller annat nummer som är unikt.  Kontakta era leverantörer att det alltid skall finnas referensvärde på fakturan. Informera er organisation att de alltid skall finnas en referens vid ett inköp och  vid kontakt med leverantören. Att informera leverantörerna kan behöva upprepas ett par gånger om året. Det finns de företag som skickar tillbaka fakturorna om det saknas referens Referenser hanteras enklare om fakturan är en e-faktura

Om du har ny mobiltelefon behöver du lägga till din inloggning till VismaNet-Autopay i din nya mobiltelefon. För att göra detta så kan du använda följande steg.      Gå till home.visma.com fyll i din mejladress och ditt personliga lösenord. När man sedan kommer till och ska fylla i den 6-siffriga koden från Google Authenticator så kan du klicka på ”Prova ett annat sätt”. Där kan man välja att skriva in en engångskod. Engångskoden (XXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXX) fick man första gången som man loggade in i VismaNet-Autopay och lade till Google Authenticator. Fyll i den och sedan gå vidare. När man loggar in med engångskoden så blir den förbrukad, så tänk på att spara den nya koden som kommer upp på skärmen eftersom den behövs till senare. (Om man inte har kvar den koden så kan man skicka ett mejl till visma.control@visma.com och meddela att man har en ny mobiltelefon och sedan vilken mejladress man använder för att logga in i VismaNet-Autopay, så kommer en ny engångskod att skickas ut) När man väl är inloggad så klicka på sitt namn uppe till höger och välj sedan ”Mina uppgifter”. Inne på ”Mina uppgifter” så kan man scrolla ner till ”Inaktivera tvåstegsverifiering” och klicka där. Följ stegen som kommer upp på skärmen. Efter att man har inaktiverat tvåstegsverifieringen så kan man välja att ”Aktivera tvåstegsverifiering”. Följ stegen och där kommer där komma fram en QR-kod som man kan scanna av med sin nya mobiltelefon. Efter det så kommer man behöva skriva in den 6-siffriga koden som nu finns i Google Authenticator i mobiltelefonen. Sedan fortsätt följa instruktionerna på skärmen. Som sista åtgärd så kan man alltid säkerställa att det fungerar genom att logga ut helt från VismaNet-Autopay och sedan prova att logga in igen. Förhoppningsvis fungerar allt som det ska nu, men skulle det vara några problem så är det bara att höra av sig till visma.control@visma.com så kommer du få hjälp.

Det finns i Visma Control funktioner för snabbval i datumfält och kortkommandon som kan hjälpa såväl erfarna som nya användare att arbeta mer effektivt i systemet.     Snabbval i datumfält För att välja dagens datum kan man i datumfältet skriva in ”idag” (det räcker att bara skriva bokstaven ”i”) så kommer dagens datum upp och kan väljas.     Man kan med hjälp av minustecken och plustecken få upp förslag på datum som ligger önskat antal dagar innan eller efter dagens datum. Man kan till exempel skriva in -3 för att få upp datum 3 dagar innan dagens datum, eller +5 för att få upp ett datum 5 dagar framåt.   Kortkommandon Det finns kortkommandon som kan användas för att underlätta och effektivisera användandet i Visma Control. Till exempel att klicka på ”F1” för att nå hjälpavsnitt för aktuellt fönster i klienten.   Alla dessa kortkommandon går att hitta på följande länk: Kortkommandon Visma Control  Listan går även att nå via Hjälp>Supportpanelen i Control-klienten. Sök på ”snabbval”.

På DCE’s startsida finns det flera widgets som håller administratören uppdaterad angående dagens import av fakturor.    Diagrammet visar lyckade och misslyckade fakturaimporter, antalet fakturor som matchats framgångsrikt mot en fakturamall samt om matchning misslyckats. Man kan också ta tempen på sin digitala resa då man kan se hur många utav de importerade fakturorna kommer in i XML format jämfört med de som kommer in som textfil eller genom manuell import.

På DCE’s startsida kan administratören hålla sig uppdaterad angående status på de återkommande fakturamallar som finns registrerade i systemet.   Med en överblick håller man sig uppdaterad om att mallar snart når sin tidsfrist samt om det finns mallar som inte använts på länge.    I denna widget på startsidan visas hur många fakturor som matchats mot de vanligaste fakturamallarna i systemet. Visningen sker per vald enhet eller samtliga.

Nu när det börjar närma sig årsskifte finns del en del viktiga saker att tänka på i Visma Control. Några viktiga punkter: -Man kan ha två år öppna samtidigt i Control. I dagsläget innebär det att man låser 2019 och aktiverar 2021. Året 2020 går fortfarande att boka på. -När man aktiverar ett år via rutinen "byt år" betyder det att det nya året blir "innevarande år". Dvs 2021. -Lås perioder för att undvika felbokningar då man är inne och arbetar i två år samtidigt. Det betyder att man endast bör ha öppet december 2020 och januari 2021. Lås alla andra perioder. Skulle något behöva bokas går det att öppna tillfälligt. -Det går att periodisera framåt även om ett år inte är aktiverat. Det räcker att året är skapat. Först då periodiseringar ska bokföras i periodiseringsrutinen under redovisning-operationer måste året vara aktivt och perioden öppen.   Via länken nedan finns instruktioner på de olika stegen som ska göras i samband med årsskiftet 2020/2021.  Dokumentet avser versioner från Control 7 upp till  Control 13.  Årsbytesrutin 2020    Har du frågor kontakta oss gärna på Visma.control@visma.com   “Gilla” gärna om du tycker att informationen är bra och användbar!