För att kunna använda valuta i Visma Control, behöver valutafunktionen vara aktiverad under Inställningar / Systeminställningar / Systeminställningar och fliken Allmänna systeminställningar.
Du kan registrera och uppdatera aktuella kurser och valutor som du använder under Redovisning / Register / Valutor:
Klicka på knappen Ny för att registrera en ny valuta, eller på Redigera för att uppdatera en befintlig valuta.
Ange ValutaID och valutanamn om det är en ny valuta.
Klicka på knappen Ny valutakurs för att lägga till en ny valutakurs.
Samtliga nya kurser måste ha ett datum i Giltigt from samt Köp-och säljkurs.
Klicka på Spara
Ny kurs från ett visst datum innebär att Visma Control läser fram aktuell kurs beroende på när kursen är giltig ifrån i förhållande till verifikationens eller fakturans bokföringsdatum.
Vill du veta mer om valutahantering i Visma Control? Kontakta visma.control@visma.com.
Hej allihopa!
Under semesterperioden har vi lägre bemanning, vilket kan leda till något längre handläggningstider än vanligt. Vi uppskattar din förståelse och kommer att sträva efter att svara på dina frågor så snabbt som möjligt. Behöver du personlig service via telefon registrera ett ärende så tar vi kontakt med er.
Vi önskar er alla en fantastisk sommar .
Vänliga hälsningar,
VIsma Customer Success
I Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2023 och 2024, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.
När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2022. Innan du byter år behöver du låsa 2022. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.
För att byta år, behöver du vara systemadministratören, eller ha rollen dbo på SQL-server. När du bytt år till 2024, rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier.
Ladda ner vår guide om årsbyte.
Det är möjligt att bifoga en eller flera filer i en verifikation, och att skriva ut bilagorna. Godkänt filformat och -storlek i Approval och e-faktura är PDF och bildfil (exempelvis PNG), samt max 3 MB per verifikationsrad, och total 4 MB per verifikation, varför vi rekommenderar samma begränsningar i Visma Control. Så här gör du för att lägga till en bilaga i sidhuvudet på en verifikation:
Välj Ny verifikation, och skapa verifikationen.
Bifoga en fil till verifikationshuvudet genom att trycka på ikonen i verifikationshuvudet, och därefter på knappen med tre punkter.
Välj fil för bilagan.
Bilagorna kan skickas med för attest. En siffra inom parentes bredvid ikonen visar för attestanten hur många bilagor som finns.
Du kan skriva ut bilagor i en verifikation om rutan "Skriv ut filer" är ikryssad när du skriver ut verifikationen.
Det är också möjligt att lägga till en bilaga till en specifik verifikationsrad.
Klicka på symbolen i kolumnen OLE på verifikationsraden för att hämta filen som ska bifogas.
Markera filen och klicka på Öppna.
När det finns det en bilaga kopplad, ser även attestanten det, genom att det finns en Öppna-ikon med förstoringsglas. Det är möjligt att även här lägga till flera bilagor.
Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.
Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control.
-Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra. T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom.
-För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.
-Supporten för Visma Control är bemannad hela sommaren.
Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com
Är det någon hos er som ska gå vidare mot andra utmaningar? Glöm inte att säkerställa att ni har en ersättare som har de rätta rollerna i Autopay, så att det inte blir problem när betalningar ska skickas och attesteras.
I Visma Control är det möjligt att redigera en verifikation om man t ex bokat den på fel bokföringsdatum, affärsenhet eller verifikationsserie. Lösningen då är att vända hela verifikationen. Detta görs under redovisning-verifikationer och fliken "skapa verifikation". Välj "vänd verifikation" i rullisten. Skriv in verifikationsnummer i filtret för att söka fram. Markera raden med aktuell verifikation och tryck "vänd verifikation". Spara.
För att skapa en ny korrekt verifikation använder man funktionen "kopiera verifikation" i rullisten. Vid kopiering läses den ursprungliga verifikationen fram och det är möjligt att ändra de felaktiga uppgifterna för att spara en ny korrekt verifikation.
Ändra avskrivningstid
Om du behöver ändra fältet Typ på avskrivningsregeln gör du det på fliken "Avskrivningar". När ändringen är sparad, kommer Visma Control automatiskt att räkna om avskrivningarna framåt baserat på den nya inställningen.
Exempel: Du har en anläggning med ett inköpsvärde på 1,2 Mkr och anger först en avskrivningstid på 10 år. Den första avskrivningen blir då 10 000 kr. Efteråt inser du att avskrivningstiden istället ska vara 5 år.
Visma Control räknar då om den återstående avskrivningen så här:
Återstående värde: 1,2 Mkr - 10 000 kr = 1,19 Mkr
Ny avskrivningstid: 59 månader (5 år = 60 månader, minus 1 månad som redan skrivits av).
Ny månatlig avskrivning: 1,19 Mkr ÷ 59 månader ≈ 20 169,49 kr per månad
Justera tidigare avskrivningar
Om du även vill ändra beloppet för en redan bokförd avskrivning, till exempel till 20 000 kr per månad, gör du så här:
Gå till menyn "Anläggning / Sök" och välj aktuell anläggning.
Klicka på "Ladda".
I kolumnen "Händelsetyp" hittar du posten för avskrivningen, exempelvis med beloppet 10 000 kr.
Klicka på mappikonen bredvid händelsen "Avskrivning".
Ändra beloppet i den vy som öppnas och klicka på Spara.
När ändringen är sparad kommer Visma Control att:
Uppdatera anläggningsregistret.
Reversera den tidigare verifikationen.
Skapa en ny verifikation med det nya beloppet.
Ändra konto för avskrivningar
Om du istället vill ändra konto för avskrivningen:
Öppna samma vy som beskrivits ovan.
Ändra kontot för avskrivningen och klicka på Spara.
För att kontot ska ändras även för framtida avskrivningar behöver du även justera kontot på fliken "Avskrivningar" direkt på anläggningen.
Med dessa steg har du full kontroll över både avskrivningar och konton i systemet.
Att hålla koll på periodiseringar kan ibland kännas som ett pyssel, så här får du några enkla tips att ha i åtanke vid kostnads- eller intäktsföring av en periodisering.
När det är dags att bokföra månadens periodiseringar, väljer du till Redovisning / Operationer i Visma Control. Här knappar du in vilken period du jobbar med och vilket bokföringsdatum du önskar. Ett tips är att om du redan har gjort periodiseringar för en viss period, och behöver komplettera bokföringen är att du kan utföra periodiseringen igen för samma period. Det blir inga dubbletter, eftersom bara nya periodiseringar utförs.
Om du senare behöver redigera verifikationen, är tipset att kontrollera fälten Ägartyp och Skapad av för den tillagda raden. I fältet Ägartyp ska Periodisering finnas och i fältet Skapad av ska aktuellt PeriodiseringsID finnas. Det gäller både för raden med kostnadskonto och för raden med periodiseringskonto.
På så sätt kan du försäkra dig om att rapporten Periodisering, Specifikation uppdateras och att rapporten stämmer överens med huvudboken.
Stoppar en faktura i DCE med meddelande i systemloggen
"(34) Verifikationsserien är ogiltig! Felaktigt objekt var.."
Den vanligaste orsaken till detta meddelande är att verifikationsserien som hänvisas till i meddelandet är låst i Visma Control för den perioden där bokningen försöker utföras.
Börja kontrollera vilket bokföringsdatum fakturan har? Kontrollera vilka perioder som verifikationsserien är låst i Visma Control
(Redovisning > Register> Verifikationsserier). Vill ni inte låsa upp verifikationsserien för perioden kan du istället ställa fram bokföringsdatumet på fakturan till en öppen period.
När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.
"(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."
Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna.
Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.
När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.
I Visma Control kan du ha två aktiva år öppna samtidigt, t.ex. 2024 och 2025, vilket gör det möjligt att registrera verifikationer på båda åren. Om du inte behöver registrera en verifikation, utan bara vill sätta upp en periodisering framåt, kan du skapa flera år utan att aktivera dem.
När du skapat ett nytt år aktiverar du kalendern för att undvika förfallodatum på dagar som inte är bankdagar, och bokför beräknat resultat på balans- och resultaträkningen för 2023. Innan du byter år behöver du låsa 2023, eftersom du bara kan ha två aktiva år öppna samtidigt. Observera att du inte kan öppna ett år igen när du väl låst det.
När du bytt år till 2025 rekommenderar vi att du låser de perioder på de nya året som du inte ska arbeta med för tillfället, och ser över verifikations- och reskontraserier. Du kan fortfarande bokföra på år 2024.
Ladda ner en instruktion här!
I gruppkön ankomst har du möjlighet att matcha om dina fakturor.
Denna funktion kan användas om en faktura har inkommit med en felaktig referens eller annat fel som gör att fakturan inte går vidare i automatiska flödet.
Genom att ändra till rätt referens och sen under Övriga åtgärder välja Återmatchning så matchas fakturan mot mallen och blir automatiskt signerade i flödet enligt mallen om reglerna uppfylls. Fakturan blir automatiskt bokförd och ligger klar att läsas fram i nästa betalningsförslag.
En delbetalning av en Leverantörsfaktura gör du i Control när du skapar ditt betalningsförslag/förbereder betalning. 1. Ändra belopp i beloppskolumnen till det belopp du vill delbetala på fakturan, 2. fältet i kolumnen restbelopp uppdateras och detta kommer efter betalningen är skapad, ligga kvar som obetalt i reskontran.
Missat inte vårat uppkommande Webinar om Betalningsflödet Länk till anmälan
Behöver du ett enkelt sätt att skapa en budget eller prognos? Med Visma Control är det smidigt att sätta upp en budget som passar just dina behov. Här kommer några tips på hur du kommer igång på ett enkelt sätt:
Välj budgettyp:
I Visma Control kan du välja mellan två huvudtyper av budgetar: Årsbudget och Periodbudget. Om hela årets belopp ska anges i en post, välj "Årsbudget". För mer detaljerade budgetar där periodspecifika belopp anges, är "Periodbudget" ditt naturliga val.
Smart fördelning:
Periodbudget kan kopplas till en standard fördelningsnyckel, vilket gör att beloppen smidigt fördelas jämnt över årets alla månader. Självklart kan du anpassa denna fördelning efter dina behov. Ett annat alternativ är att använda procentuell fördelning per månad om du t ex har en säsongspåverkad verksamhet.
Flexibilitet med indexering:
Vill du justera budgeten med en given procentsats? Indexeringen kan hjälpa dig att snabbt uppdatera redan registrerade budgetvärden baserat på förändrade förutsättningar.
Vill du veta mer om budgetering? Hör av dig med frågor till supporten.
DCE definitivbokar med automatik fakturan i Visma Control efter det att den är attesterad och skickad för betalning. Skulle något fel uppstå under definitivbokningen skickas fakturan till gruppkön ”Manuell definitivbokning” med ett meddelande under fliken ”Systemlogg” på fakturan.
Meddelandet beskriver varför definitivbokningen inte kunnat utföras.
Exempel, att ett konto eller objekt är stängt i Visma Control.
Eller att det ligger en periodisering på fakturan och perioderna sträcker sig över ett år som inte finns skapat i Visma Control.
Efter att man kontrollerat och genomfört nödvändiga rättningar och ändringar kan fakturan återigen skickas för defintivbokning.
Vill du göra avdrag på en leverantörsfaktura motsvarande den kundfaktura som samma bolag har hos er, och se att betalningarna hänger ihop i systemet?
Registrera leverantörsfakturan som delbetald
Gå in under Inköp / Registrera betalning.
Ladda fram fakturan med löpnumret.
Ange betalningssätt och betalningsdatum.
Ändra till det belopp som motsvarar kundfakturan, i det här fallet 100 000 kr av totalt 126 000 kr.
Gör en notering i fältet "Anteckning" eller "Fritextfältet" om anledningen till delbetalningen (t.ex. "Kvittning med Kundfaktura #xxxx").
I leverantörsreskontran ser det ut så här:
Registrera kundfakturan som betald
Gå in under Försäljning / Registrera betalning.
Ladda fram fakturan med löpnumret.
Ange samma betalningssätt och samma betalningsdatum som för leverantörsfakturan.
Registrera kundfakturan som betald med samma belopp, alltså 100 000 kr.
Gör samma typ av notering här som för leverantörsfakturan för spårbarhet i din reskontra.
Kontroll i systemet
Gå till din leverantörsreskontra och kundreskontra.
Respektive reskontra bör nu visa att avdragen och betalningarna hänger ihop och att eventuellt återstående belopp är korrekt.
Anmäl dig till webbinar om betalningsflödet för fler tips om leverantörsbetalningar.
Om en skapad kundfaktura visar sig vara felaktig, kan du radera den så länge den inte är bokförd. Gör så här: 1. Gå till Försäljning - Sök 2. Välj "Kundfakturor" i rullistan (istället för kundreskontra) 3. Sök fram fakturan på löpnummer 4. Markera fakturan 5. Välj "Radera skapade"
När en faktura bokförs, ändras dess status till "bokförd" och både reskontra och redovisning uppdateras. I detta läge kan du inte längre radera fakturan genom "Radera skapade". Dina alternativ är då: 1. Gå till Försäljning - Operationer för att makulera eller radera reskontraposten 2. Kreditera fakturan
För att förbättra arbetsflöden och öka automatiseringen i ekonomiska processer, har vi förenklat hanteringen av omatchade rader vid registrering av kundbetalningar. Funktionen är tillgänglig i Visma Control från version 15 för dig som hanterar betalningar via AutoPay.
Det möjligt att manuellt lägga till en rad i betalningsregistreringen när du väljer alternativet via AutoPay, relaterat till belopp som bokförts på bankkontot men inte direkt kan kopplas till en specifik faktura. Denna funktion syftar till att minska manuellt arbete samt öka precision och tidseffektivitet i bokföringsprocessen.
Så fungerar det:
När en användare väljer att ”Skapa verifikat” för en omatchad rad, öppnas en ny bakgrund för ”Ny verifikation”.
Efter att verifikationen har sparats, omdirigeras användaren tillbaka till registreringen av betalningar, där kryssrutan för ”Skapa verifikation” automatiskt kommer att vara markerad.
För rader som automatiskt matchas via AutoPay, finns möjligheten att skapa verifikationer på samma sätt som tidigare.
Funktionen är en del i att möta våra användares behov och förbättra den övergripande ekonomihanteringen.
Vid skapandet av betalningar kan det ibland hända att kolumnerna "Bank" och "Belopp" är tomma, medan beloppet hamnar i "Restbelopp". Detta kan bero på att kryssrutan "Matcha banker" inte är markerad.
För att åtgärda detta går man till Inköp - Skapa betalningar, trycker på "Visa fler filter" på vänstersidan och markerar sedan "Matcha banker" på högersidan. Denna justering kan göras både under fliken "Betalningsförslag" och fliken "Förbered betalning". Efter att posterna har laddats om fylls kolumnen "Bank" automatiskt i och beloppet hamnar i kolumnen "Belopp".
Observera att denna inställning sparas lokalt på varje arbetsstation, och Control kommer ihåg inställningen mellan sessioner. Om en nyinstallation eller ominstallation av klienten görs, eller vid vissa uppdateringar, kan inställningen behöva göras om.