Användartips för Visma Control

Support för kunder med Supportavtal För att våra kunder ska få den bästa servicen på marknaden strävar vi kontinuerligt mot att vara bäst på marknaden. Du som kund ska känna dig trygg och alltid kunna få hjälp med ditt ärende av oss på Visma Software AB. Har du inte något supportavtal rekommenderar vi starkt att du tecknar ett. Hör av dig till linda.sablic@visma.com Med ett supportavtal kan du förvänta dig   Supportfunktionens åtaganden   Supportfunktionen har öppet kl. 8.00 – 17.00 helgfria vardagar, med lunchstängt mellan kl. 12.00 –13.00, samt kl. 8.00 -13.00 dag före röd dag.   Ärenden kategoriseras enligt nedan nivåer:    Stillestånd/Kritisk - Kunden har en redan driftsatt installation som har slutat att fungera. Visma Software påbörjar ärendet omgående.    Hög - Användaren kan logga in i systemet, men någonting i arbetsflödet fungerar inte som det ska på grund av systemfel orsakade av applikationen. Supporten påbörjar ärendet inom två (2) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Normal - Allmänna frågor angående användandet av standardapplikationen. Vi påbörjar arbetet inom fyra (4) timmar från det att ärendet har anmälts till Supportfunktionen.   Supportfunktionen arbetar normala kontorstider på helgfria vardagar, men är ett ärende kategoriserat som Stillastånd/Kritiskt, enligt ovan, finns möjlighet för Supportfunktionen att arbeta utanför ovan nämnda kontorstid, om så krävs.   För det fall Parterna har olika uppfattning om vilken nivå ett ärende ska hanteras inom, äger Visma Software rätt att slutligt avgöra ärendets nivåtillhörighet.   Alla ärenden loggas i det webbaserade ärendehanteringssystemet där både frågor och lösningar dokumenteras.  Genom Supportfunktionen kan Kunden få hjälp med följande:    Ärendehantering Supportfunktionen tar emot ärendet och gör en första felanalys för att antingen åtgärda felet per telefon/e-post eller skicka ärendet vidare till rätt instans. Supportfunktionen har ett nära samarbete med våra applikationskonsulter och konsultprogrammerare. Supportfunktionen åtar sig att meddela Kunden för det fall denne anser att ett supportärende anmält av Kunden inte omfattas av Visma Softwares Supportåtagande enligt Avtalet.    Alla ärende registreras och lösningar dokumenteras i Visma Softwares ärendehanteringssystem. Detta system finns även tillgängligt för våra konsulter.   Uppkoppling Supportfunktionen har möjlighet att koppla upp sig via datalänk mot Kundens IT-miljö för att själva kunna uppleva felet eller utföra rättningar.    Eskalering Om inte ärendet kan avhjälpas genom Supportfunktionen meddelar Supportfunktionen Kunden att Kunden ska kontakta konsult hos Visma Software som tar över ärendet   Webbaserat ärendehanteringssystem Om Kunden önskar finns möjlighet att använda Visma Softwares webbaserade ärendehanteringssystem för att registrera och följa ett ärendes olika status.    Övrig kundservice Visma Software har arbetat aktivt med att utveckla Supportfunktionen till ett komplett kundcenter med såväl traditionell kundservicefunktion som funktion för utbildning och förvaltning.    Kunden erbjuds service inom: frågor om hur systemet används i standardversionen, problemlösning, utbildning som Supportfunktionen håller i, samt  kundforum där Kunden kan ta del av frågor och svar samt tips och trix både från andra kunder och från Supportfunktionen.   För att ge dig som kund den bästa tänkbara servicen revideras Vismas avtal för standardsupport kontinuerligt. Gällande villkor finns alltid att läsa på Vismas kund Community. Support via telefon och online Vismas support består av kunnig och erfaren personal. Ingen fråga är för stor eller för liten att besvara för oss! Vi gör vårt allra yttersta för att ge dig den bästa supporten.  Vi satsar kontinuerligt på aktiviteter för att du som kund ska känna dig så nöjd som möjligt. För att vi ska kunna vara bäst på marknaden behöver vi din hjälp. Sedan November 2014 mäter vi kundnöjdhet med en enda fråga: På en skala från 0 till 10, hur nöjd är du med servicen du har fått? Med Net Promoter Score (NPS), vill vi ta reda på hur nöjd du är som kund och om det finns några förbättringsområden. Du får frågan via e-post när du har varit i kontakt med supporten. Enkäten innehåller tre frågor och tar högst två minuter att svara på. Genom att du som kund får sätta en siffra på nöjdheten får vi ett mått som vi noga följer månad för månad. Vi uppskattar mycket om du tar dig tid att besvara frågorna och hjälper oss att bli bättre! Har du frågor om NPS eller ditt supportavtal? Kontakta Linda Sablic, supportansvarig på telefon 010-14 12 685 eller e-post linda.sablic@visma.com Visma Control och Visma Document Center Enterprise Skicka ditt ärende till Customer Success: visma.control@visma.com Telefon: 010-141 27 50 E-post: visma.control@visma.com  Öppettider E-postsupport: Måndag till fredag 8 – 17 Telefonsupport: Måndag till fredag 9 – 15 (lunchstängt kl 12-13) Dag före röd dag stänger vi kl 13. Gällande Visma PX så tillhandahålls Support- och Konsultärenden från och med 1/10-2020 av PX Expert Norden. Kontaktvägen in är dock fortfarande densamma. Vi meddelar berörda kunder när en förändring kommer att ske gällande inkommande ärenden. Kurser för användare av Vismas system Vi erbjuder en mängd olika utbildningstillfällen i Visma Control och Visma Document Center Enterprise. Våra kursledare har mångårig erfarenhet av systemen. Genom arbetet på supportavdelningen har de fått de flesta frågor och kan ge er de bästa tipsen för att kunna spara tid och använda ert system effektivt. Vi erbjuder i första hand webbinar. Då slipper ni rese- och hotellkostnader och sparar dessutom tid. Deltagarna får utbildningsmaterial med övningsuppgifter som vi gemensamt går igenom på kursen. Det finns möjlighet att ställa frågor vid varje delmoment och på slutet av dagen. Anmäl dig i Visma Community

Det finns många inställningar och validering på hur flödet kan se ut i EFH modulen DCE. Här kommer ett tips.    Fakturabelopp styr om sakgranskning och attest skall kunna ske av samma användare.   Om inställningen aktiverad att användarna kan sakgranska och attestera i samma steg och vill kunna styra att användaren får bara sakgranska och attestera fakturor upp till ett visst fakturabelopp. Kan man sätta upp det såhär:    Användaren Anna som är attestant har rätt att  sakgranska och attestera  sina fakturor om fakturabeloppet är upp till  2000 kr. Är fakturabeloppet på  t ex 2001 kr kan Anna inte  både sakgranska och attestera i samma steg utan då måste hon vidarebefordra den till annan giltig attestant.   Vilka inställningar krävs då? Enhetsparametrar sätts till nedanstående värden: AttestInCheck = 1 "Öppnar upp attestfunktion i steget sakgranskning" DiffCheckAttestSign = 0  "Krav på olika sakgranskning- attestsignaturer" DiffCheckAttestSignLimit = 2000 "Styr vilken beloppsgräns som skall gälla.      Så här kan de då se ut vid sakgranskning med attest.  

Under våren kommer vi att hålla gratiswebinar där vi går igenom menyer och funktioner i DCE Administrator. Under genomgångarna kommer det även finnas möjlighet att ställa frågor. Webinaren hålls vid två tillfällen och varar i 45 minuter. Båda genomgångarna kommer beröra samma punkter och riktar sig mot administratörer.   Tillfällen:  25/3 10:00-10:45 6/5 10:00-10:45 Missa inte möjligheten och tipsa gärna dina kollegor. Anmäl dig HÄR

När en faktura periodiseras över flera år kan nedan meddelande förekomma under fliken "systemlogg" i DCE.    "(46) Period/datum för transaktionen kan inte användas! Felaktigt objekt var..."   Börja då med att kontrollera att samtliga år som periodiseringen sträcker sig över är skapade i Visma Control. Det räcker med att åren är skapade, dom behöver ej vara aktiva/öppna. Saknas året kan det skapas via: Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När året är upplagt kan fakturan skickas vidare som vanligt i flödet och bli definitivbokad.

Har ni en faktura som inte går att skicka till önskad attestant eller att alla raderna inte går att attestera trots behörighet för beloppen? Nedan ges några tips på hur man kan stämma av inställningar och hitta vart begränsningen ligger.   Som första steg måste vi ta reda på vad som är atteststyrande på enheten. Gå via "Enhetsregister>Inställningar, fliken Konton och objekt" och kontrollera för vilken/vilka rader kolumnen Attest har värdet "1". I bilden nedan är "KST" det atteststyrande objektet.   Gå därefter in på användaren och fliken "Visa behörigheter". Kontrollera så att "konto/objekt" är inställt på det atteststyrande värdet och jämför listan med hur fakturan i fråga är konterad. Värdet "-1" betyder obegränsat i bilden nedan.   Saknas något värde från den anställda behöver detta läggas till via "Behörigheter>Behörigheter, fliken Attestbehörigheter". Vi rekommenderar här att nyttja roller men behörigheterna kan även läggas direkt på användaren.   Tips! För att se vilka behörigheter/rättigheter en specifikt roll har kan man inne på användaren dubbelklicka på rollen för att få upp mer information.  

I versions 12 av DCE har det tillkommit en ny startsida som visar en sammanfattning över bland annat: Antalet fakturor i köer som användaren har behörighet till Sammanfattning av dagens import Flödesstatistik Meddelande från systemadministratörer   Varje användare kan själv styra vilken modul som ska visas som startsida. Detta görs under Användare > Användarinställningar > Förvald modul.

Kika gärna på denna video för att se det senaste gränssnittet i vår  EFH lösningen Visma Document Center Enterprise version 12.00.  Vi har fått många bra kommentarer från er  kunder som har uppgraderat till senaste versionen Här är några av kommentarerna: Snyggt gränssnitt  Bättre  prestanda Enklare hantering med många bolag i Administrator Mobilitet att kunna attestera i telefonen  Gillar att ha dasch board som första sida. Äntligen kommit igång att ta emot elektroniska fakturor via tjänsten Visma E-faktura Ni kanske själva sitter och funderar och vill berätta om era kommentarer. Ni får gärna svara på detta inlägg. Jag kommer att publicera era svar längre fram.    Hälsningar Charlotte Mårtensson Product Manager       

Under "sök faktura" i DCE finns möjligheten att söka fram och lista samtliga fakturor som aktuellt ligger i hos en specifik användare. Funktionen kan vara användbar vid exempelvis: När en användare ska raderas Om en användaren är frånvarande och fakturor kan behöver flyttas Om en användare behöver påminnas om någon faktura i sin kö

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

Beskrivning av alla enhetsparametrar finns i den inbyggda hjälpen i DCE Administrator. Du hittar den under menyn Hjälp - Innehåll... eller via tangenten F1. För att hitta avsnittet om enhetsparametrar navigerar du i trädmenyn enligt bilden nedan. Du kan där läsa om vad parametrarna gör och vilka inställningar det finns för respektive parameter.  

Om du har ändrat ordning på kolumnerna i fakturalistan eller i konteringsgriden kan du enkelt återställa dessa till standardinställningarna. Detta gör du genom att uppe till höger i DCE klicka på ikonen för användarinställningar och där välja Återställa listor i fakturamodulen.  

För att kunna sekretessbelägga fakturor är det några steg som ska sättas upp för att få det att fungera.   En sekretessroll måste skapas och man ger rollen sekretessrättigheten, bild 1.   Bild 1   När man skapar en sekretessroll behöver man fylla i en beskrivning på rollen, detta då det kommer upp som val bredvid ’sekretess-rutan’. (Se bild 2)   Bild 2   Sedan tilldelar man denna rollen på de användare som skall kunna sekretessmarkera en faktura.   När man har en sekretessroll tilldelad på sig dyker en ruta upp på fakturorna som heter ’Sekretessfaktura’ där du kan bocka i att fakturan ska vara en sekretessfaktura. Om du har en tidigare version av DCE ser bilden lite annorlunda ut, men även där finns en kryssruta för sekretessfaktura   Sedan behöver man också se till att skapa en ”Sökroll” för sekretess fakturor. Rollen kopplas till de användare som ska kunna söka på sekretess fakturor. För att kunna söka på sekretessfakturor sätter man 7 i sökbehörighet.

Visste du att ni kan återskapa en makulerad eller annullerad faktura på nytt, istället för att skanna om den?   Denna funktion finns i Visma Document Center Administrator under Operationer. Välj den faktura du önskar återkapa och klicka på knappen Återskapa.

Här kommer ett litet tips för att förenkla valet av attestant på era fakturor. Fliken Adresseringsbegränsningar hittar man i DCE Administrator under Enheter – Enhetsregister – Inställningar. Den används för att hantera konton/objekt som filtreras bort när faktura skickas från steget Sakgranskning till steget Attest. Detta innebär att innan programmet presenterar giltiga attestanter så filtreras konton och attest objekt bort. Syftet med adressbegränsningen är att om alla användare har attestbehörighet på tex blanka objekt och man aldrig använder objekt på t.ex. momskonton så kan man lägga in momskontot på fliken Adresseringsbegränsningar. Då bortser DCE från de användare som har attesträtt på den konteringsraden och går enbart efter de andra raderna. På detta sätt så får man bara upp de användare som kan attestera de övriga konteringsraderna och listan med möjliga attestanter blir mindre.

Om du vill ha ut en lista på alla era referenser till Excel så finns det en rapport för detta i DCE som heter Referenser. Denna skrivs ut per enhet. I övre delen väljer du xslx om du vill spara den i Excel-format.     Om rapporten saknas måste den läggas till i DCE Admin på enheten under Enhetsregister - Rapporter.  

En vanlig fråga från administratörer i DCE är om det finns någon utskrift som visar attestbehörigheterna.   Detta finns under Rapporter i DCE. Rapporten heter Attestbehörighetsspecifikation. Den gäller per enhet och visar attestbehörigheter både för roller och användare. För att se vilka roller en användare sen har kan utskriften Rolltillhörighet skrivas ut. Dessa två rapporter i kombination kan då visa exakt vad en användare kan attestera i DCE.   Om en rapport saknas i DCE måste de läggas till i DCE Admin på enheten.