Användartips för Visma Control

Det finns i Visma Control funktioner för snabbval i datumfält och kortkommandon som kan hjälpa såväl erfarna som nya användare att arbeta mer effektivt i systemet.     Snabbval i datumfält För att välja dagens datum kan man i datumfältet skriva in ”idag” (det räcker att bara skriva bokstaven ”i”) så kommer dagens datum upp och kan väljas.     Man kan med hjälp av minustecken och plustecken få upp förslag på datum som ligger önskat antal dagar innan eller efter dagens datum. Man kan till exempel skriva in -3 för att få upp datum 3 dagar innan dagens datum, eller +5 för att få upp ett datum 5 dagar framåt.   Kortkommandon Det finns kortkommandon som kan användas för att underlätta och effektivisera användandet i Visma Control. Till exempel att klicka på ”F1” för att nå hjälpavsnitt för aktuellt fönster i klienten.   Alla dessa kortkommandon går att hitta på följande länk: Kortkommandon Visma Control  Listan går även att nå via Hjälp>Supportpanelen i Control-klienten. Sök på ”snabbval”.

I tidigare versioner av DCE behövde användare ha rättigheten "Redigera kontering på låsta konton" för att kunna kopiera en kontering som innehöll ett låst konto. Detta medförde att användaren även fick behörighet att manuellt kunna redigera konteringsrader med låsta konton.   Från version 13 av DCE har istället en ny nivå lagts till på rättigheten "Kopiera kontering". Nivån möjliggör en användare att nyttja låsta konton i funktionen, men endast då.    

När man ska formatera en rapport finns det ett enkelt tips man kan tänka på - Läs vidare!

Så kan du bättre kontrollera sidbrytningar i Visma Insikt, t.ex. när man exporterar till PDF.

I bifogad pdf fil finns instruktioner på de olika stegen som ska göras i samband med årsskiftet 2019/2020.  Dokumentet avser versioner från Control 7 upp till  12.  Några viktiga punkter att tänka på : -Man kan ha två år öppna samtidigt i Control.  -När man aktiverar ett år via rutinen "byt år" betyder det att det nya året blir "innevarande år". -Lås perioder för att undvika felbokningar då man är inne och arbetar i två år samtidigt. I dagsläget ska då endast december 2019 och januari 2020 vara öppna. Lås alla andra perioder.  -Det går att periodisera framåt även om ett år inte är aktiverat. Det räcker att året är skapat. Men då man ska bokföra periodiseringar måste året vara aktivt och perioden öppen.   Har du frågor kontakta gärna Control support: control.support@visma.com   “Gilla” gärna om du tycker att informationen är bra och användbar!

Ni kunder som idag använder vår betalningstjänst Visma .net Autopay, och har Swedbank som bank, har troligtvis stött på att betalningar blir avvisade pga ogiltiga tecken. Detta kan såklart gälla för alla banker,  men just för Swedbank har det varit en hel del avvisade betalningar. Jag bifogar därför nedan, de tecken som tillåts av Swedbank per idag, för översyn i erat leverantörsregister. Vi har dialog med banken och gjort dem uppmärksamma på att de bör tillåta flera tecken än vad de gör idag. De tecken som tillåts är följande: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z å Å ä Ä ö Ö 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / - ? : ( ) . , ' + & < > ” Mellanslag/Space   För att minimera antalet avvisningar har Visma .net Autopay, den 6/6, implementerat en "vaskningsfunktion" som innebär att betalningstjänsten går igenom leverantörsinformationen som finns och ser till att ersätta de icke godkända tecknen som vi känner till med ett frågetecken (?) istället. Förhoppningsvis kommer detta att minska antalet avvisningar.   Ni kanske redan nu har märkt skillnad?

I senare versioner av DCE har det tillkommit nya kolumner för att kunna se om en faktura matchats mot en mall för återkommande faktura i systemet. Du kan då i sökningen se Mall Id, Mallnamn och Antal återkommande som gått mot just den mallen.     Det har också tillkommit en ny kryssruta om du bara vill söka efter just återkommande fakturor.  

 Hej!   Nu när det närmar sig jul och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

Nu har vi lagt ut videon på hur ni enkelt sätter upp mallar för att hantera era återkommande leverantörsfakturor. Varför lägga tid på fakturor som ser likadana ut varje gång de kommer in i systemet.  Ni alla har säkert fakturor som inte behöver granskas. Ett exempel är administrativa kostnader som porto, datakommunikation, hyra etc. Dessa fakturor skall alltid konteras upp likadant varje gång. Det är bara beloppen som skiljer sig åt. Låt systemet hålla redan på detta.  Se videon som vår support har skapat.  Modulen ingår i licensen och har funnits sen många år tillbaka.  Klicka på länken

Hej allihopa!   Under semesterperioden har vi lägre bemanning, vilket kan leda till något längre handläggningstider än vanligt. Vi uppskattar din förståelse och kommer att sträva efter att svara på dina frågor så snabbt som möjligt. Behöver du  personlig service via telefon registrera ett ärende så tar vi kontakt med er.   Vi önskar er alla en fantastisk sommar . Vänliga hälsningar, VIsma Customer Success

När du vill göra en automatkontering som genereras av ett konto eller ett objekt direkt vid registrering av en verifikation eller faktura, väljer du en transaktionsbaserad automatkontering. Om du själv vill välja när automatkonteringen ska utföras, kan du istället sätta upp en saldobaserad. Du kan välja Saldobaserad IB om du vill att IB ska räknas med i saldobasen.    För den transaktionsbaserade automatkonteringen är utlösande konto eller objekt obligatoriskt som ID. Eftersom det kan underlätta sökningen och byte mellan transaktionsbaserad och saldobaserad automatkontering, är det möjligt att använda samma ID för en saldobaserad automatkontering som för en transaktionsbaserad. Kom ihåg att inaktivera den transaktionsbaserade automatkonteringen och du byter till saldobaserad så att du inte får dubbletter.     Har du frågor eller funderingar? Ställ en fråga i chatboten eller kontakta din support. 

Har du en kundfaktura du vill periodisera? Då kan du göra det direkt i fakturaflödet. Efter du har skapat din faktura i Control går du till fliken Inställningar på kundfakturan:   Periodisera på antal perioder: Här skriver du in antal perioder som fakturan ska periodiseras över.  Relativ startperiod: Den relativa startperioden bestämmer från och med vilken period fakturan ska börja periodiseras. Har du värdet 0 så är första perioden i samma månad som fakturadatum.  Periodiseringskonto: Här väljer du vilket konto som ska användas för periodisering.    Periodiseringsregistret uppdateras automatiskt när du bokför fakturan.    Har du frågor om periodiseringar? Ställ en fråga till vår AI-bot, eller kontakta supporten på visma.control@visma.com. 

För att hantera anläggningstillgångar som består av flera delar med skillnad i avskrivningstid enligt plan, kan anläggningen delas i komponenter. Varje komponent är en enskild anläggning, och komponenterna kopplas samman med begreppet Tillhör.  Då väljer du en anläggning till huvudanläggning dit de andra komponenterna kopplas. Du fyller i huvudanläggningens ID i fältet "Hör till" på fliken Anläggningsinformation i anläggningsregistret.   På fliken avskrivning väljer du aktuell avskrivning enlig plan. Om direktavdrag används för att de skattemässiga avskrivningarna ska baseras på skattemässigt inköpsbelopp, har du möjlighet att registrera ett sådant belopp. På den skattemässiga restvärdeslistan finns en kolumn för Direktavdrag.    I anläggningshistoriken under Anläggning / sök kan du ta fram en lista där du i fältet "Tillhör" ser vilka komponenter som tillhör samma anläggning. På rapporter som exempelvis avskrivningslista, restvärdeslista, och utrangeringsrapport kan du ta med fältet "Tillhör", så att komponenterna som hör till varandra grupperas och summeras tillsammans.    Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.    Vill du ha fler tips om anläggningar? Anmäl dig till webbinar. 

Ett sätt att automatisera processer är att använda schemaläggaren. Bl a kan du schemalägga intäkts- och kostnadsföring av periodiseringar för den aktuella perioden. Du kan välja att utföra schemat dagligen, eftersom det inte kommer orsaka att dubbletter skapas i din periodisering. Du kan sätta startdatum tidigast dagen efter dagens datum. Tänk på att du kan utföra periodisering framåt i tiden med schemaläggaren, t ex för nästa månad.        Gemensamma uppgifter för all schemaläggning är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    Vi rekommenderar att du känner till hur periodiseringsprocessen fungerar utan schemaläggare innan du sätter upp schemaläggningen.   Har du frågor och funderingar som rör periodisering? Logga in i Visma Community för att testa vår AI chat!   Exempel på frågor du kan ställa till boten:   Varför stämmer inte rapporten Periodisering, specifikation med huvudboken? Hur kan jag se i rapporten Periodisering, specifikation om en faktura är bakåtperiodiserad?

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan. Ni kan läsa mer om det här  https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-Control/Ni-kan-automatisera-trots-att-ni-alltid-anvander-ankomstkon-i/ta-p/523851   Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com

Från och med version 14 av Control så styrs inte tillgången till utskriftcentralen via de rapportroller som sätts på användaren av Systemansvarig via Visma.Net konfiguration. Istället styrs tillgången till utkriftcentralen av Privilegierna Använd rapporter, Hantera rapporter och Visma Standardrapporter som ni hittar via Inställningar - Systeminställningar - Användare. Klicka in dig på den aktuella användaren som ska ha tillgång till Utskriftcentralen och Välj nivå på aktuella privilegier:    - Inget innebär att meny eller arbetsflöde inte visas för användaren - Läs betyder att användaren kan titta, men inte registrera - Normal gör att användaren kan registrera men inte radera information - Admin innebär att användaren har högsta behörighet  

Om du använder en 10-årig avskrivning enligt plan för en anläggning och vill ändra avskrivningstiden till 5 år, kan du ändra avskrivningstypen på aktuell anläggning och fliken Avskrivning i anläggningsregistret. Fyll i startår och månad för ny avskrivningstyp, och Startdatum samt totalt avskrivet belopp för den ursprungliga.  Vi har tidigare skrivit om hur du hittar tidigare anläggningsnummer på exempelvis komponenter som du slagit ihop med en huvudanläggning.    Samma princip kan användas om du vill kunna ändra avskrivningstiden på en anläggning, och ändå se vilken tidsplan som tidigare användes för avskrivningen. Du går in under Anläggning / Sök, laddar fram anläggningen och väljer att visa kolumnen Historikinfo.  Koloumnen Historikinfo Finns från och med Version 14.

Att periodisera fakturor direkt från DCE är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat. 

Förra veckan tipsade vi om hur du kan hitta differenser mellan rapporten Periodisering, specifikation och huvudboken. Så här kan du göra för att redigera differenserna:    Gå till Redovisning / Sök / Verifikationsrader.  Fyll i endast periodiseringskonto. Kryssa Ladda även raderade rader.  Tryck på Ladda.  Kontrollera att alla poster finns och motsvaras av värdet i fältet Belopp och gröna bockar på utförda månader i periodiseringsregistret. Klicka på kugghjulet och välj att visa Ägartyp och Skapad av.  Stäm av att värdet Periodisering finns i alla fälten under Ägartyp, och att Periodisering finns i alla fälten under Skapad av. Klicka på mappen i fältet Verifikationsnr för att redigera eller kontrollera en verifikation. I de verifikationer där du kostnadsför, ska Ägartyp och Skapad av även finnas på raden med kostnadskonto.  Klicka på knappen Redigera, stryk felaktig rad med minustecknet på raden, och lägg till nya korrekta rader med plustecknet.  Kontrollera att det endast finns en post i periodiseringsregistret för den verifikation där periodiseringen sattes upp.  Om du har ett försystem för fakturering eller hantering av leverantörsfakturor, görs periodiseringen i regel där och kan behöva stämmas av direkt i försystemet. För att korrigera i en stängd period, kan du vända verifikationen i en öppen period, och vända tillbaka vändningen i samma period. Därefter kan du korrigera den senaste vändningen. Om det fortfarande inte stämmer; kontrollera hur du parametersatt rapporten och ta fram den för en senare period. Har du frågor? Vi hörs på visma.control@visma.com.