Användartips för Visma Control

Fråga: Vid auto-attest för återkommande faktura finns det en kontroll på att fakturan inte har kommit in i systemet mer än en gång? Svar: Ja denna validering sker direkt vid import mot Controls affärsregler på leverantörsregistret och även reglerna i DCE om förfallodatum är mer än 1 år framåt, momsbeloppet är större än fakturabelopp mm. Samtidigt kan man sätta upp hur många återkommande fakturor som skall få importeras detta styrs i mallen.   

 I version 12 av DCE finns det möjlighet att gömma sökkriterierna i utökat sökläge så att du kan se fler fakturor. Det görs enligt nedan:   Göms sökkriterierna visas sökresultaten i helskärm:

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

Förfarandet att redigera en avskrivning skiljer sig från att redigera en verifikation. Istället för att stryka en rad i verifikationen ska redigeringen göras i anläggningshistoriken. Välj Anläggning-Sök-Anläggningshistorik för att redigera bokförda avskrivningar. I denna bakgrund läser man fram utförda avskrivningar och även andra händelser på anläggningen. Då en redigerad avskrivning sparas kommer automatiskt en motbokning av tidigare verifikation att ske och en ny verifikation skapas i bakgrunden. Om det nya beloppet medför att anläggningen blir fullt avskriven kommer anläggningsstatus att ställas om för att indikera detta. Notera! Belopp på avskrivning kan inte ändras för anläggningar som redan är fullt avskrivna.   Gör så här: Välj Anläggning-Sök-Anläggningshistorik. Filtrera på den anläggning som ska redigeras genom att i kolumnen AnläggningsID skriva in ID på anläggningen. Markera den avskrivningsrad, med händelsetyp 2-Avskrivning, som ska redigeras. Klicka på Öppna-ikonen i kolumnen Händelsetyp så att fönstret för att redigera avskrivning öppnas. Skriv in det belopp som skulle ha skrivits av, inte mellanskillnaden, utan det korrekta beloppet i Debet och Kredit fälten. Tänk på att inte lägga till rader utan redigera direkt på de rader som finns. När verifikationen balanserar kan man spara redigeringen, Klicka på Spara.

Du vet väl att du inte behöver aktivera ett nytt år för att kunna lägga upp periodiseringar?   Det räcker med att året är skapat i Visma Control. Skapa nytt år görs under Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När det sen blir aktuellt att bokföra periodiseringarna måste dock året vara aktivt. 

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

Manuell faktura Med funktionen Manuell faktura finns möjlighet att få in en faktura i DCE utan att använda sig av en import. Detta genom att fakturabilden bifogas i Pdf format och att fakturainformationen knappas in manuellt.    Skapa faktura: I DCE Administrator går du via Operationer>Manuell faktura Börja med att längst ner på sidan klicka på "+" och plocka upp den/de inskannade fakturabilden/fakturabilderna. Fakturabilden dyker nu upp på höger sida. Komplettera därefter med Enhet, leverantör, urspr. fakturanr och beloppet. Finns det annan information som ska finnas med på fakturan lägger du in det också. När informationen ser korrekt ut så importerar du fakturan i DCE genom att trycka på knappen ”Skapa fakturan”. 

    Hej! För er som har brutet räkenskapsår, ni vet väl att vi har en lathund för årsbyte? Ni är välkomna att höra av er till oss för att ta del av denna! Mejla in till control.support@visma.se   Med vänlig hälsning, Supporten

Har man gjort en sökning i Sök faktura och vill få ut en rapport över sökresultatet kan man välja att exportera detta sök-urval till Excel genom att klicka på Export.        

Ni kunder som idag använder vår betalningstjänst Visma .net Autopay, och har Swedbank som bank, har troligtvis stött på att betalningar blir avvisade pga ogiltiga tecken. Detta kan såklart gälla för alla banker,  men just för Swedbank har det varit en hel del avvisade betalningar. Jag bifogar därför nedan, de tecken som tillåts av Swedbank per idag, för översyn i erat leverantörsregister. Vi har dialog med banken och gjort dem uppmärksamma på att de bör tillåta flera tecken än vad de gör idag. De tecken som tillåts är följande: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z å Å ä Ä ö Ö 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 / - ? : ( ) . , ' + & < > ” Mellanslag/Space   För att minimera antalet avvisningar har Visma .net Autopay, den 6/6, implementerat en "vaskningsfunktion" som innebär att betalningstjänsten går igenom leverantörsinformationen som finns och ser till att ersätta de icke godkända tecknen som vi känner till med ett frågetecken (?) istället. Förhoppningsvis kommer detta att minska antalet avvisningar.   Ni kanske redan nu har märkt skillnad?

 När du skapar en vikarie för en användare ärver inte vikarien denna användares behörigheter och rättigheter. För att lättare hantera detta kan du tilldela den vikarierande användaren temporära roller. Detta gör du genom att öppna upp användarkortet för den vikarierande användaren och klicka på fliken "Köer och roller". Längst ner till höger ser du fältet "Temporära roller". Här klicka du på "Ny"     Ett nytt fönster öppnar sig där du kan välja den/de roll/er som användaren behöver för att kunna hantera de fakturor som den användare som hen vikarierar för. Sedan väljer du under vilken period som dessa roller skall vara giltiga och klickar på "OK".     Nu har användaren fått dessa roller under den aktuella perioden. OBS, notera att du fortfarande måste tilldela användaren eventuella köer som hen behöver för att kunna hantera fakturor för användaren som hen vikarierar för.

Semestern närmar sig och det finns en del att tänka på ; -Om ni har semestervikarier tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som vikarien ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats som vanligt hela sommaren. Våra öppettider hittar ni under support ikonen uppe till höger. Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen kontakta supporten för mer hjälp.   Trevlig sommar!

Beskrivning av alla enhetsparametrar finns i den inbyggda hjälpen i DCE Administrator. Du hittar den under menyn Hjälp - Innehåll... eller via tangenten F1. För att hitta avsnittet om enhetsparametrar navigerar du i trädmenyn enligt bilden nedan. Du kan där läsa om vad parametrarna gör och vilka inställningar det finns för respektive parameter.  

Om du har ändrat ordning på kolumnerna i fakturalistan eller i konteringsgriden kan du enkelt återställa dessa till standardinställningarna. Detta gör du genom att uppe till höger i DCE klicka på ikonen för användarinställningar och där välja Återställa listor i fakturamodulen.  

I DCE Administrator under System - Systeminställningar finns en systemparameter. Systemparametern heter Paymenstatuscheckdays. Den avgör hur många dagar bakåt i tiden DCE ska kontrollera om en faktura är betald. Den räknar utifrån bokföringsdatumet på fakturan.  Om den exempelvis är satt till 60 så tittar DCE på definitivbokade fakturor med bokföringsdatum 60 dagar bakåt i tiden och undersöker om de är betalda i Control. Om de är betalda uppdateras statusen i DCE. Detta görs en gång per dag. Max antal dagar bakåt i tiden är 1095 som Paymenstatuscheckdays kan ha som värde.

För att kunna sekretessbelägga fakturor är det några steg som ska sättas upp för att få det att fungera.   En sekretessroll måste skapas och man ger rollen sekretessrättigheten, bild 1.   Bild 1   När man skapar en sekretessroll behöver man fylla i en beskrivning på rollen, detta då det kommer upp som val bredvid ’sekretess-rutan’. (Se bild 2)   Bild 2   Sedan tilldelar man denna rollen på de användare som skall kunna sekretessmarkera en faktura.   När man har en sekretessroll tilldelad på sig dyker en ruta upp på fakturorna som heter ’Sekretessfaktura’ där du kan bocka i att fakturan ska vara en sekretessfaktura. Om du har en tidigare version av DCE ser bilden lite annorlunda ut, men även där finns en kryssruta för sekretessfaktura   Sedan behöver man också se till att skapa en ”Sökroll” för sekretess fakturor. Rollen kopplas till de användare som ska kunna söka på sekretess fakturor. För att kunna söka på sekretessfakturor sätter man 7 i sökbehörighet.

Visste du att ni kan återskapa en makulerad eller annullerad faktura på nytt, istället för att skanna om den?   Denna funktion finns i Visma Document Center Administrator under Operationer. Välj den faktura du önskar återkapa och klicka på knappen Återskapa.

Här kommer ett litet tips för att förenkla valet av attestant på era fakturor. Fliken Adresseringsbegränsningar hittar man i DCE Administrator under Enheter – Enhetsregister – Inställningar. Den används för att hantera konton/objekt som filtreras bort när faktura skickas från steget Sakgranskning till steget Attest. Detta innebär att innan programmet presenterar giltiga attestanter så filtreras konton och attest objekt bort. Syftet med adressbegränsningen är att om alla användare har attestbehörighet på tex blanka objekt och man aldrig använder objekt på t.ex. momskonton så kan man lägga in momskontot på fliken Adresseringsbegränsningar. Då bortser DCE från de användare som har attesträtt på den konteringsraden och går enbart efter de andra raderna. På detta sätt så får man bara upp de användare som kan attestera de övriga konteringsraderna och listan med möjliga attestanter blir mindre.

Supporten använder Teamviewer för att ge fjärrsupport. Vi på supporten kan då se kundens skärm och på så sätt ge en säker och snabb support.   Vid kontakt med oss på supporten är nedan länk bra att ha tillgänglig:   http://teamviewer.com/download/TeamviewerQS.exe

I betalningsflödet i Visma Control används begreppen betalningsdag efter och exakt. Betaldatum efter fungerar på så så sätt att fakturor som inte förfallit vid det satta betaldatumet blir betalda på förfallodagen. Är fakturan förfallen blir den betald på det datumet som sätts i betaldatum. Föredrar man att betala alla fakturor på samma dag oavsett förfallodatum väljs exakt i betaldatum. Morgondagens datum är att föredra då betaldatum efter används.