Användartips för Visma Control

Ni har kanske tidigare hört talas om Visma Contract och undrar vad det är eller så är det första gången ni hör talas om det. Visma Contract är en bevakningsmodul som man kan köpa till sin befintliga DCE-licens. Med denna modulen så kan man på ett enkelt sätt hålla koll på företagets alla avtal och få notiser när de är på väg att gå ut. Vi har satt ihop en liten film för att visa hur DCE Contract ser ut när man använder det.  

Visste du att det finns en systemparameter som heter AllowSendWhenFirstComplete? Denna inställning tillåt enstaka användare att skicka fakturan vidare i flödet, även om flera användare är knutna till samma ärende. Detta innebär att om du skickar en faktura till flera sakgranskare eller attestanter men en av dessa har möjlighet att sakgranska alternativt attestera samtliga konteringsrader så skickas fakturan vidare i flödet istället för att ligga och vänta hos de övriga användarna tills dessa också skickar fakturan. Detta gör att ditt fakturaflöde blir snabbt och effektivt.

I senare versioner av DCE har det tillkommit nya kolumner för att kunna se om en faktura matchats mot en mall för återkommande faktura i systemet. Du kan då i sökningen se Mall Id, Mallnamn och Antal återkommande som gått mot just den mallen.     Det har också tillkommit en ny kryssruta om du bara vill söka efter just återkommande fakturor.  

Varför fungerar det inte att ta emot leverantörsfakturor från Transportstyrelsen via skanningstjänsten?   Fakturor från Transportstyrelsen/Länsstyrelsen klassas som juridiska dokument och innehåller därför inte organisationsnummer, VAT-nummer och fakturanummer. På grund av detta kan skanningcentralen inte hantera dem som vanliga fakturor. Vill du ändå att fakturor från Transportstyrelsen ska skickas elektroniskt till dig kan du ansöka om att de skickas som e-fakturor. Du får göra en ansökan för fordonsskatt och en för trängselskatt. Läs mer på Transportstyrelsen.se. I ansökan som du laddar ner anger du dina företagsuppgifter och följande uppgifter för leverantör, filformat och kommunikationssätt:    VAN-Operatör (2): InExchange Mottagande filformat (3): Svefaktura Kommunikationssätt (4): FTP  

Om du vill ha ut en lista på alla era referenser till Excel så finns det en rapport för detta i DCE som heter Referenser. Denna skrivs ut per enhet. I övre delen väljer du xslx om du vill spara den i Excel-format.     Om rapporten saknas måste den läggas till i DCE Admin på enheten under Enhetsregister - Rapporter.  

Se 

För ett par versioner sen av DCE försvann möjligheten att skicka en faktura efter kontering, utan att lämna fältet för fritext för att texten skulle sparas. I den senaste versionen 11.00 av DCE är denna funktionalitet tillbaka.     

Från och med version 10.10 av DCE finns det en ny funktion i DCE som heter Huvudenhet. Med denna kan du införa ändringar i alla enheter som tillhör huvudenheten på samma gång. Är du nyfiken på att veta mer så kan du anmäla dig till vårt kostnadsfria webbinar om det. Du kan anmäla dig här.    

En vanlig fråga från administratörer i DCE är om det finns någon utskrift som visar attestbehörigheterna.   Detta finns under Rapporter i DCE. Rapporten heter Attestbehörighetsspecifikation. Den gäller per enhet och visar attestbehörigheter både för roller och användare. För att se vilka roller en användare sen har kan utskriften Rolltillhörighet skrivas ut. Dessa två rapporter i kombination kan då visa exakt vad en användare kan attestera i DCE.   Om en rapport saknas i DCE måste de läggas till i DCE Admin på enheten.    

Om du i DCE i listrutor under behörigheter saknar listan Tillgängliga värden beror det på en inställning i DCE Admin över hur många värden som kan visas i en lista.     För att utöka hur många värden som ska visas väljer du Lokala inställningar i menyn Konfigurera. Om du exempelvis vet att en viss objekttyp har närmre 2000 objekt väljer du att utöka max rader i lista och Max rader i droplista till 2000.    

Om du har en faktura som endast är konterad på ett momskonto och du inte får någon attestant att välja när du vill skicka den. Då beror det troligen på en adressbegränsning. Lösningen för att kunna skicka den är då att tillfälligt ta bort kontot från adressbegränsning.      Fliken Adressbegränsningar används för att hantera konton/objekt som som filtreras bort när fakturor skickas från steget Sakgranskning till steget Attest. Detta innebär att konteringsrader (och attestobjekten) filtreras bort innan programmet validerar giltiga attestanter.   Syftet med adressbegränsningarna är att om man aldrig använder ett attestobjekt för t.ex. momskonton så ska inte alla användare som har attesträttighet för tomma attestobjektvärden visas som möjliga mottagare.    

Se hur du ger användare rättigheter för Sök & Kopiera.

Under användarinställningar i ser ni vilken version av DCE ni har

I Visma Control v.11.0 så finns möjligheten att söka på fritext. Det finns även en möjlighet att söka på intervall för fritext om man så önskar. För att göra detta följ guiden nedan: Gå in under Redovisning - Sök - Verifikationsrader Tryck Visa Fler Filter:   Fyll sedan i fritexten ni vill söka på, alternativt bocka i Sök med intervall om så önskas:  

Du vet väl att det finns en avstämningsfunktion i reskontran? Välj Försäljning-Avstämning för att göra avstämning av kundreskontran mot huvudboken post för post. Motsvarande finns även under Inköp. Visma Control kommer jämföra och presentera, för vald affärsenhet och skuldkonton, de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som huvudboken. Genom att klicka på Öppna-ikonen  i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer kan man se detaljer om fakturan och verifikationen för att vidare kunna analysera felet. Det går att markera poster som avstämda, i kolumnen Avstämt, kommer inte gamla redan korrigerade fel fram. Det går att läsa fram de avstämda posterna igen genom att ta bort markeringen i Inkludera redan avstämda poster innan man klickar på Ladda.  

Hej! Första gångerna man använder Visma Control så kan man behöva Editera sin startsida för att framför allt kunna se all information men också för att få mer den information man önskar.   För att kunna editera sidan följ nedan steg: Steg 1: Sätt startsidan i editeringsläge genom att trycka CTRL + E samtidigt Steg 2: Nu är sidan i editeringsläge, ni kan nu förstora och förminska rutor hur ni vill, Samt knapparna Lägg till widget, spara och avbryt har blivit tillgängliga. Tryck på Lägga till Widget för att lägga till flera rutor. Steg 3: När ni har editerat enligt önskemål så återstår det endast att trycka spara.

 Hej!   Nu när det närmar sig jul och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en vikarie.   Om vikarien normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken Köer och Roller.   Kom även ihåg att kontrollera attesbeloppet om vikarien skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på inställningar uppe till höger.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken Hantera ersättare och klickar sedan på knappen Lägg till.     Nästa steg så väljer man om det bara är för en enhet som man behöver vikarie eller för alla och bestämmer därefter vilken period som vikarien ska vara ersättare.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här kan du se en kort film om hur du lägger till en vikarie  

 I version 11 finns det nu möjlighet att i rapporten momsavstämning exkludera belopp från att komma med i rapporten. Detta gör man genom att fylla i minsta tillåtna belopp i fältet Ignorera differensen nedan. Se bilden    

Nu har vi lagt ut videon på hur ni enkelt sätter upp mallar för att hantera era återkommande leverantörsfakturor. Varför lägga tid på fakturor som ser likadana ut varje gång de kommer in i systemet.  Ni alla har säkert fakturor som inte behöver granskas. Ett exempel är administrativa kostnader som porto, datakommunikation, hyra etc. Dessa fakturor skall alltid konteras upp likadant varje gång. Det är bara beloppen som skiljer sig åt. Låt systemet hålla redan på detta.  Se videon som vår support har skapat.  Modulen ingår i licensen och har funnits sen många år tillbaka.  Klicka på länken