Användartips för Visma Control

Som vi tidigare skrivit om, skiljer sig användarhanteringen till viss del mellan olika versioner. Detsamma gäller om du ska ta bort en användare. För att kunna ta bort en användare i Visma Control, behöver du i de flesta versioner logga in med Visma.net Autentisering i steg 1, medan steg 2 inloggningen skiljer sig mellan versioner.  Hör av dig till supporten på visma.control@visma.com för att få en beskrivning som gäller din version. 

Att periodisera fakturor direkt från DCE är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat. 

Om du har en aktiverad anläggningstillgång där det visar sig att du har råkat ange ett för högt inköpsbelopp, kan du inte ändra det i efterhand direkt på anläggningen.    Däremot kan du justera beloppet genom att registrera en negativ preliminär anläggning, som du slår ihop med din huvudanläggning. För att din huvudbok ska stämma överens med ditt anläggningsregister, behöver du registrera anläggningen via aktuellt konto i redovisningen.    Markera därefter huvudanläggningen i anläggningsregistret under Anläggning / Anläggning och välj Slå ihop.   Välj aktuellt datum. Du kan slå ihop anläggningen tidigast dagen efter att senaste avskrivning gjordes på huvudanläggningen. I listan ser du de anläggningar som är preliminära. Välj din preliminära anläggning. Klicka på Slå ihop. 

Ett starkt tips från oss på Visma är att  regelbundet kontrollera och säkerställa att det finns fungerande backuprutiner för databaser och applikationsservrar. En tillförlitlig backup är avgörande för att minimera förlusten av data i händelse av olyckor, felaktig hantering eller andra cyberhot.    Några tips!   Se till att det finns ett regelbunden och automatiserat schema för att säkerhetskopiera era databaser och applikationsservrar. Daglig, veckovis eller månatlig frekvens.  Förvara backupkopior på minst två olika säkra platser, Övervakningssystem för att regelbundet testa och verifiera att dina backupkopior är fullständiga och återställningsbara. Dokumentera backuprutiner och återställningsprocessen. Att ha en pålitlig backupstrategi är en grundläggande del av företagets IT-säkerhet, och det är positivt att du påminner om vikten av detta, särskilt med tanke på de osäkra tiderna vi lever i.

De flesta användare har någon sökning som görs återkommande. Det kan exempelvis vara de periodiseringskonton som används i kombination med Ägartyp Periodisering på en angiven affärsenhet under Redovisning / Sök. Resultatet av sökningen kan sparas. Det gör du genom att klicka på symbolen Spara filter uppe till höger på skärmen     Ange ett namn och spara. När du klickar på symbolen, visas en lista på sparade filter. Du kan rensa alla filter genom att klicka på symbolen Töm alla filter.       

Förra veckan tipsade vi om hur du kan hitta differenser mellan rapporten Periodisering, specifikation och huvudboken. Så här kan du göra för att redigera differenserna:    Gå till Redovisning / Sök / Verifikationsrader.  Fyll i endast periodiseringskonto. Kryssa Ladda även raderade rader.  Tryck på Ladda.  Kontrollera att alla poster finns och motsvaras av värdet i fältet Belopp och gröna bockar på utförda månader i periodiseringsregistret. Klicka på kugghjulet och välj att visa Ägartyp och Skapad av.  Stäm av att värdet Periodisering finns i alla fälten under Ägartyp, och att Periodisering finns i alla fälten under Skapad av. Klicka på mappen i fältet Verifikationsnr för att redigera eller kontrollera en verifikation. I de verifikationer där du kostnadsför, ska Ägartyp och Skapad av även finnas på raden med kostnadskonto.  Klicka på knappen Redigera, stryk felaktig rad med minustecknet på raden, och lägg till nya korrekta rader med plustecknet.  Kontrollera att det endast finns en post i periodiseringsregistret för den verifikation där periodiseringen sattes upp.  Om du har ett försystem för fakturering eller hantering av leverantörsfakturor, görs periodiseringen i regel där och kan behöva stämmas av direkt i försystemet. För att korrigera i en stängd period, kan du vända verifikationen i en öppen period, och vända tillbaka vändningen i samma period. Därefter kan du korrigera den senaste vändningen. Om det fortfarande inte stämmer; kontrollera hur du parametersatt rapporten och ta fram den för en senare period. Har du frågor? Vi hörs på visma.control@visma.com.

Rapporten Periodiseringar, specifikation visar de periodiseringar som har en verifikationsrad med aktuellt periodiserings-ID i fältet Skapad av.    När du använt periodiseringskontot manuellt i bokföringen, är det vanligt att tillhörande periodisering i periodiseringsregistret saknas, eller att koppling mellan verifikationsrad och periodisering inte finns.  Vid korrigering av en verifikation kan en strykning ha gjorts av en rad där periodiseringskontot är bokat, medan den nya korrigerade raden saknar de värden i Ägartyp och Skapad av som fanns på den strukna raden. Då försvinner länken som gör att rapporten fungerar. När du registrerat en periodisering och behövt avbryta processen, kan registerposten fattas eller ha fått en ofullständig länk. På motsvarande sätt kan en dubblett ha skapats, om du avbryter och fortsätter processen senare. Om du saknar en periodiseringspost i registret och sätter upp en ny manuellt, behöver du länka posten till motsvarande verifikationer med hjälp av fälten Ägartyp och Skapad av för att rapporten ska visa aktuella belopp. Ursprungligt belopp inom parentes tyder på periodisering bakåt. Du kan då behöva ta ut rapporten för en senare period för att få aktuella värden.  Vi visar tips och trix om periodisering på våra kostnadsfria webbinar. Anmäl dig här!

Om du har registrerat funktionen periodisering på ett konto, föreslås kontot automatiskt i periodiseringsregistret när du periodiserar en verifikation.   Du sätter upp en manuell verifikation som vanligt med de kostnads- och intäktskonton som ska användas. Klicka på mappen vid det belopp som ska periodiseras, eller kryssa i rutorna för att periodisera flera rader samtidigt. När du väljer flera rader samtidigt, behöver du välja samma fördelningsdatum för alla rader. Fyll i fördelningen i fönstret som visas, och spara.        Om du väljer att periodisera enstaka rad, kommer du vidare till registret när du klickar på mappen. Där fyller du i de uppgifter som saknas och klickar på knappen Fördela.       När du sparat registerposten, kommer du tillbaka till verifikationen. Nu har kostnadskontot uppdaterats till aktuellt periodiseringskonto och i fälten Ägartyp och Skapad av finns nu den information som behövs för att länka transaktionerna till periodiseringsposten. För att periodiseringen ska fungera, behöver du nu spara verifikationen.      Det periodiserade beloppet kostnadsför du därefter under Redovisning / Operationer.

  På våra kostnadsfria webbinar har du möjlighet att lära dig mer om Control och får se några av de tips & trix som finns för att underlätta din vardag. På vårens första webbinar, visar vi hur du själv kan hitta en lösning på vanliga frågor från användare om flöden och processer inom ekonomisk administration.    Varmt välkommen att anmäla dig här!

Här kommer ett tips på en bra enhetsparameter i EFH modulen DCE som heter 'BookdateReverseDays' och som med fördel kan användas vid årskiftet.    BookdateReverseDays fungerar så att om en fakturas bokföringsdatum, vid import, faller inom det angivna antalet dagar in i en månad justeras datumet till den siste i föregående månad. Det betyder att om man sätter denna parametern till "5" så kommer fakturor som importeras med ett bokföringsdatum som är inom de första fem dagarna i månaden automatiskt sättas till den siste i föregående månad. Detta kan underlätta vid tex årsskifte då man vill att fakturor som importeras in de första dagarna på det nya året men egentligen tillhör det gamla året automatiskt ska få bokföringsdatum i föregående år.   Parametern hittar man i DCE Administrator under Enheter - Den aktuella enheten - Enhetsregister - Inställningar - fliken Enhetsparametrar.  

Hej!   Nu när julen snart är här och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar. I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till". I nästa steg väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter för vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Klicka här för att läsa mer om att ärva attestbelopp.     Prenumera gärna på både nyheter och användartips här inne på Community så att ni inte missar kommande inlägg. 

Du kan logga förändringar som görs i register. För att kunna göra detta behöver du ha satt upp loggningen under Inställningar / Systeminställningar / Loggning. Den loggning som görs avser tiden efter att du satt upp loggningen.    Under fliken Loggningsmallar finns fördefinierade mallar som avser de vanligaste registren för loggning. När du valt mall, kryssar du de fält du vill logga och klickar på Spara. Under fliken Logga Administration kan du ta bort rader, om du exempelvis bara vill logga när information infogas, uppdateras eller tas bort i någon tabell. Du kan också lägga till rader genom att fylla i loggtyp, aktuell tabell och vilket fält som ska loggas.   I loggningsrapporten som finns under Inställningar / Systeminställningar / Loggningsrapport kan du ladda fram vad som loggats för en specifik tabell, kolumn och loggtyp. Du kan göra urval för att begränsa resultatet i loggningsrapporten. I rapporten kan du också se datum för förändringen samt användaren som utfört den.   Från version 15 finns också en lite mer lättläst loggningsrapport under System / Dagliga rapporter i Utskriftscentralen. Här kan du även se när rapporten är utskriven och av vem.       

Du kan periodisera flera år framåt om du skapar de år som periodiseringen avser. Åren behöver bara skapas, inte aktiveras. Du skapar åren under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder.      Periodisera därefter som vanligt, från försystem, leverantörs- eller kundreskontra, alternativt från bokföringsorder.      Vill du veta mer om periodisering? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

GLN (Global Location Number) används av företag som vill identifiera platser och parter i leveranskedjan. Det kan finnas flera fysiska eller digitala platser för ett och samma organisationsnummer, alternativt flera delar hos juridiska personer som exempelvis förvaltningar hos en myndighet.   Om du missat att ange GLN där det är obligatoriskt, kan i vissa fall fakturan gå iväg som en pappersfaktura. Trots att du fyllt i fakturamallen som du ska och även om det i InExchange portalen finns angivet att mottagaren accepterar e-faktura.    När du anger GLN nummer direkt på kundkortet så kommer det med när du skickar din e-faktura.       

En förutsättning för att momsrapporten ska fungera är att momskoderna är upplagda enligt standarduppsättning och kopplade till aktuella konton. Momskoderna har en fast definiering på momsrapporten som utgår från Skatteverkets regler. Du sätter upp och redigerar momskoderna under Redovisning / Register / Momskoder.    Momskoderna kopplar du därefter till de konton i din kontoplan som innehåller underlagen för moms. Från version 14 kopplar du även till de momskonton som innehåller momsen. Inställningarna gör du under Redovisning / Register / Konton. Vid kontering kommer då det aktuella kontots momskod och momssats att föreslås. Förslaget kan ändras i transaktionen.      En fördel med att momskontona markeras från version 14 är att du enkelt få en överblick över alla konton som innehåller moms med exempelvis 25 % under Redovisning / Sök / Verifikationsrader. Här kan du även i äldre versioner kontrollera vilka transaktioner som registrerats på vilken momskod. Som hjälpmedel vid misstämningar kan rapporten Momsavstämning i Utskriftscentralen användas.   Om du har frågor och funderingar som gäller moms, kontakta oss på visma.control@visma.com. 

I likviditetsanalysen kan du läsa in poster från kund- och leverantörsreskontran, men också lägga till manuella likviditetsposter som exempelvis löner och momsredovisning. Då kan du enklare få en överblick av in- och utbetalningar, samt planera ditt behov av likvida medel för kommande period.   Du hittar likviditetsanalysen under Redovisning / Sök / Likviditetsanalys. I kolumnen Disponibelt visas disponibelt belopp efter valt datumintervall. Du kan lägga in IB för att följa hur balansen kommer att förändras på ditt konto.Saldot ser du längst ner till höger i fönstret.    När du läser fram informationen, kan du välja om du vill inkludera: Redan förfallna fakturor Kund- eller leverantörsreskontra Ankomstregistrerade eller spärrade reskontraposter.      Nytt från version 15 är att du kan ställa in intervallet för likviditetsflödet som ett tal mellan 1 och 255. Tidigare fanns en maxgräns på 27. Antalet likviditetsposter i fältet typ har utökats med tre poster.    Har du frågor om likviditetsanalysen? Hör av dig till oss på visma.control@visma.com.

Vill du veta mer om hur du kan underlätta ditt arbete? Ett vanligt sätt är att använda kortkommandon. Läs min kollegas artikel med länk till en lista på de vanligaste kortkommandona i Visma Control. 

Under fliken Utbildning här på Visma Community kan du anmäla dig till våra kostnadsfria webbinar. Om du råkade missa något av dem, kan du i efterhand se en inspelning av genomgången.    Du kan se webbinaret här. 

Nytt lagkrav - Rapportera in betalningstider Företag med mer än 250 anställda ska, en gång per år rapportera in betalningstider för leverantörer med färre än 250 anställda Antal anställda anges på leverantören Organisationsnummer måste anges på leverantören (Ställ in att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i) Rapporten heter leverantörsinformation VC14+VC15 - standardfunktion (hotfix för juni krävs för VC14) Standardrapport Antal anställda hämtas från "Antal anställda på leverantören Organisationsnummer måste finnas på leverantörerna Uppdatering görs manuellt alternativt via Import/Export (med hjälp av konsult) VC13- hotfix för juni krävs Rapporten kommer i junihotfix Antal anställda hämtas från fältet telefon3 Organisationsnummer måste finnas på leverantörerna Uppdatering görs manuellt alternativt via Import/Export (med hjälp av konsult) VC11+VC12-anpassning till fastpris Rapporten kan beställas "fastprisanpassning" Anpassning installeras av konsult Antal anställda hämtas från fältet "telefon3" Organisationsnummer måste finnas på leverantörerna Uppdatering görs manuellt alternativt via Import/Export (med hjälp av konsult)

I version 15.0 har loggningsrapporterna som finns för varje modul ersatts med en ny rapport i Utskriftscentralen. Du hittar rapporten  under System / Dagliga kontroller / Loggar.   Här finns samma innehåll som under Inställningar - Systeminställningar - Loggningsrapport, men i ett utskrivbart format. I rapporthuvudet kan du nu också se vem som skrivit ut rapporten och när.    För att kunna få ett resultat i rapporten behöver du ha satt upp loggning under Inställningar / Systeminställningar / Loggning.