Användartips för Visma Control

I ColRows kan du skapa egna rad- och kolumndefinitioner om du vill att din balans- eller resultaträkning ska se ut på annat sätt än det som är standard. Du kanske vill ha en resultaträkning med endast summor per kvartal eller en funktionsindelad resultaträkning? För att dölja en rad tar du bort markeringen i kryssrutan i kolumnen Visa i raddefinitionen.      I kolumndefinitionen anges periodsaldo och 0 för innevarande år. Ange därefter fr o m månad och t o m månad, samt fast värde för kvartalen.      Tänk på att alla förändringar som görs i ColRows slår igenom i vissa av databasens tabeller. Om du vill utgå från en tidigare rapport som du ändrar, rekommenderar vi därför att du först sparar om definitionen med ett nytt namn, och därefter ändra i kopian. Namnet på nuvarande rad- och kolumndefinition kan du se under “Visa fler parametrar” på respektive rapport i Utskriftscentralen.     Har du frågor eller funderingar om rad- eller kolumndefinitioner? Testa vår chatbot eller kontakta supporten. 

Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 och framåt  ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.   Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.   

Nu är det snart semester, och det finns en del att tänka på för dig som arbetar i Visma Control.   Testa rutiner och flöden som semestervikarier ska utföra. Som att skapa en betalning eller gör en import. Säkerställ att vikarien kan alla steg i rutinen och förstår hela flödet. Om du behöver hjälp med utbildning kan en konsult hjälpa dig mot debitering i god tid före semestern. Ge vikarien alla privilegier och behörigheter som behövs. Det behövs också någon som kan hantera användare under semestern.  Stäng perioder ni inte ska arbeta i för att undvika felaktiga bokningar. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier. Supporten är bemannad hela sommaren via supportportalen för dig som har tillgång till den, samt via mail för dig som ännu inte har tillgång till portalen.    Har du frågor eller funderingar? Välkommen att höra av dig!

Har du betalningar som är betalda i Autopay men inte slagit igenom i Control? Då kan du använda dig av funktionen Uppdatera Autopay status som du finner under Inköp - Operationer.  Här väljer du Affärsenhet samt klickar i Control buntnummer och skriver in det buntnummer som står i kolumnen Autopay Buntnummer. Buntnummret hittar du om du söker fram reskontraposterna i Inköp - Sök. Har du inte kolumnerna som visar detta kan du lägga till dem med det lilla blå kugghjulet.  Om Autopay Status nu har ändrats till betald efter operationen så kan du gå till Inköp - Registrera betalningar - Skickad via Autopay, och ladda fram betalningarna där för återraportering.  Observera att denna funktionen finns i Control version 12 och uppåt.

För att stämma av kundreskontran mot poster i huvudboken kan du välja Försäljning / Avstämning. Då får du en jämförelse av de poster som inte har samma belopp per reskontrapost som i huvudboken, för valda affärsenheter och skuldkonton.   Du kan se detaljer om fakturan eller verifikationen, när du klickar på mappen i kolumnerna Löpnummer eller Verifikationsnummer. Det är också möjligt att markera poster som redan avstämda för att få en bättre överblick. När du sparat och laddar fram posterna på nytt, får du bara med de som inte markerats. Ta bort markeringen i kryssrutan och ladda igen för att visa posterna på nytt.    En liknande avstämning finns för leverantörsreskontran under Inköp / Avstämning.  

När du vill göra en automatkontering som genereras av ett konto eller ett objekt direkt vid registrering av en verifikation eller faktura, väljer du en transaktionsbaserad automatkontering. Om du själv vill välja när automatkonteringen ska utföras, kan du istället sätta upp en saldobaserad. Du kan välja Saldobaserad IB om du vill att IB ska räknas med i saldobasen.    För den transaktionsbaserade automatkonteringen är utlösande konto eller objekt obligatoriskt som ID. Eftersom det kan underlätta sökningen och byte mellan transaktionsbaserad och saldobaserad automatkontering, är det möjligt att använda samma ID för en saldobaserad automatkontering som för en transaktionsbaserad. Kom ihåg att inaktivera den transaktionsbaserade automatkonteringen och du byter till saldobaserad så att du inte får dubbletter.     Har du frågor eller funderingar? Ställ en fråga i chatboten eller kontakta din support. 

Har du en kundfaktura du vill periodisera? Då kan du göra det direkt i fakturaflödet. Efter du har skapat din faktura i Control går du till fliken Inställningar på kundfakturan:   Periodisera på antal perioder: Här skriver du in antal perioder som fakturan ska periodiseras över.  Relativ startperiod: Den relativa startperioden bestämmer från och med vilken period fakturan ska börja periodiseras. Har du värdet 0 så är första perioden i samma månad som fakturadatum.  Periodiseringskonto: Här väljer du vilket konto som ska användas för periodisering.    Periodiseringsregistret uppdateras automatiskt när du bokför fakturan.    Har du frågor om periodiseringar? Ställ en fråga till vår AI-bot, eller kontakta supporten på visma.control@visma.com. 

Om du har registrerat en manuell betalning som visar sig vara felaktig, kan du börja med att kontrollera värdet i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden. När värdet är DB kan du stryka betalningsraden och registrera om betalningen. Som alternativ kan du återställa betalningen, genom att registrera en negativ betalning, d v s samma som den felaktiga men med minustecken på beloppet. .    När du registrerar en betalning i utländsk valuta, är det utländska beloppet du ska ange. Det svenska beloppet räknar Visma Control ut med hjälp av valutakursen. Om du råkat utgå från det svenska beloppet får du en differens, och oftast DB som reskontratyp. Då kan du redigera betalningsraden.     I de fall det står SB, Slutbetald i kolumnen Reskontratyp på betalningsraden, kan du däremot inte redigera betalningen. Hör av dig till visma.control@visma.com om du vill ha exempel på hur andra kunder gör i det fallet.   Logga in för att gilla eller kommentera våra användartips.

Du kan inte ångra en utrangering. Det du kan göra är att lägga upp anläggningen på nytt.  Du lägger då upp en anläggning manuellt i anläggningsregistret men då kommer du inte att få med dig bokföringen och de gjorda avskrivningarna. Så i första hand behöver du veta hur du vill lösa bokföringen så att den blir rätt. Du kan kan även skapa en verifikation med inköpet men då blir det inte rätt inköpsdatum på den anläggningen som skapas per automatik i den bokningen. Så det är flera parametrar att tänka på. För mer information gällande ditt specifika ärende kontakta supporten Visma.control@visma.com   Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.    Vill du ha fler tips om anläggningar? Anmäl dig till webbinar.   

För att hantera anläggningstillgångar som består av flera delar med skillnad i avskrivningstid enligt plan, kan anläggningen delas i komponenter. Varje komponent är en enskild anläggning, och komponenterna kopplas samman med begreppet Tillhör.  Då väljer du en anläggning till huvudanläggning dit de andra komponenterna kopplas. Du fyller i huvudanläggningens ID i fältet "Hör till" på fliken Anläggningsinformation i anläggningsregistret.   På fliken avskrivning väljer du aktuell avskrivning enlig plan. Om direktavdrag används för att de skattemässiga avskrivningarna ska baseras på skattemässigt inköpsbelopp, har du möjlighet att registrera ett sådant belopp. På den skattemässiga restvärdeslistan finns en kolumn för Direktavdrag.    I anläggningshistoriken under Anläggning / sök kan du ta fram en lista där du i fältet "Tillhör" ser vilka komponenter som tillhör samma anläggning. På rapporter som exempelvis avskrivningslista, restvärdeslista, och utrangeringsrapport kan du ta med fältet "Tillhör", så att komponenterna som hör till varandra grupperas och summeras tillsammans.    Logga in om du vill kommentera ifall inlägget var till nytta, eller om du vill gilla inlägget.    Vill du ha fler tips om anläggningar? Anmäl dig till webbinar. 

Vi har tidigare skrivit om hur du kan hitta en betalning i flödet från betalningsförslag till Autopay. När betalningen har status "Att återrapportera" har den skickats till Autopay. Här får du 5 tips om hur du kan hitta en betalning i flödet om du behöver redigera betalningen, eller om du saknar återrapportering på en betalning.    Så länge betalningen inte har godkänts i Autopay, kan du ändra förfallodatum eller avbryta betalningen. Klicka på Åtgärder / Redigera förfallodatum i vyn Transaktionsöversikt för att ändra förfallodatum. Avbryt betalningen genom att klicka på Avbryt längst ner till vänster på sidan.  En godkänd betalning hittar du på fliken Översikt. Här kan du klicka på en betalning och därefter på knappen Visa betalningshändelser för att se status och utförda åtgärder. För att avbryta en godkänd betalning behöver du kontakta banken.  När en betalning har status "Mottagen av bank" eller "Avvisad av bank" behöver du även då i första hand kontakta banken om du behöver ytterligare information om vad som hänt.  När en betalning har dragits från ditt konto kan du registrera den som betald manuellt under Inköp / Registrera betalning. Välj "Inte skickad med fil eller Autopay".  Alternativt kan du registrera betalningen som betald direkt i Autopay. Hör av dig till visma.control@visma.com om du behöver hjälp.  Om problemet kvarstår kan du be din IT-avdelning starta services.exe och starta om tjänsterna Visma User Directory Server; Visma Reporting Service; Visma Control Service och Visma Cloud Gateway.  På Vismas sida med driftstatus kan du hitta information om tjänsten Visma.net Autopay under rubriken Common Services. Där kan du se om tjänsten är i drift eller om det finns någon tillfällig störning.  Var artikeln till hjälp? Logga in och ge oss en tumme upp!  

Ett sätt att automatisera processer är att använda schemaläggaren. Bl a kan du schemalägga intäkts- och kostnadsföring av periodiseringar för den aktuella perioden. Du kan välja att utföra schemat dagligen, eftersom det inte kommer orsaka att dubbletter skapas i din periodisering. Du kan sätta startdatum tidigast dagen efter dagens datum. Tänk på att du kan utföra periodisering framåt i tiden med schemaläggaren, t ex för nästa månad.        Gemensamma uppgifter för all schemaläggning är startdatum för jobbet, klockslag för start, hur ofta upprepning ska göras; t ex intervall 1 och återkommande månad för en gång varje månad, slutdatum om ett sådant finns. Det är möjligt att begränsa till exempelvis specifik affärsenhet, reskontraserie, verifikationsserie och periodiseringskonto i filtreringen.    Vi rekommenderar att du känner till hur periodiseringsprocessen fungerar utan schemaläggare innan du sätter upp schemaläggningen.   Har du frågor och funderingar som rör periodisering? Logga in i Visma Community för att testa vår AI chat!   Exempel på frågor du kan ställa till boten:   Varför stämmer inte rapporten Periodisering, specifikation med huvudboken? Hur kan jag se i rapporten Periodisering, specifikation om en faktura är bakåtperiodiserad?

Stämmer inte momsrapporten? För det har vi tagit fram ett dokument för felsökning och avstämning av momsrapporten som beskriver var rapporten hämtar uppgifterna ifrån. Se bifogade dokument.    Beskrivning av momsrapport 2022 är aktuell från och med version 14 av Control.  Beskrivning av momsrapport 2015 är aktuell upp till version 13 av Control.

Ni som som kör en äldre version än 11 av DCE kan inte längre reaktivera er licens via internet. För att det ska fungera krävs en ändring av en konfigurationsfil för att säkerställa kopplingen mot den nya uppgraderade licensservern.   Kontakta supporten för instruktioner.    

Det finns många sätt att automatisera och effektivisera ert fakturaflöde, bland annat med hjälp av återkommande fakturamallar samt referensregistret i DCE.    Med hjälp av återkommande fakturamallar så kan ni effektivisera och automatisera stora delar av hanteringen av fakturor som är återkommande, exempelvis varje månad eller kvartal. I återkommande fakturamallar har ni möjlighet att lägga in färdiga konteringsrader inkl. periodisering och fastighetsmoms, samt signaturer (sakgranskning och attest).   Mallarna läggs upp kopplat till en leverantör med ett beloppsintervall, giltighetstid och kopplas också ofta till en referens (exempelvis ett mobilnummer eller anläggningsnummer). När fakturan sedan kommer med korrekt referens och inom det tillåtna belopp intervallet så matchas fakturan mot mallen och fakturan kan således gå hela vägen direkt till definitivbokning och redo för betalning.      Det finns naturligtvis också möjlighet att spåra och följa upp alla fakturor som har matchats mot en mall via Sök faktura.     Det går också att effektivisera fakturahanteringen med hjälp av referensregistret genom att lägga upp referenser och koppla dessa till en användare, samt koppla bort ankomstkön. När fakturor kommer in och där korrekt referens finns på fakturan så matchar DCE mot referensregistret och skickar fakturan direkt ut till den användare som är kopplad till referenser. Alla fakturor som inte har korrekt referens och som inte kan matchas landar i ankomstkön som vanligt.  Vill man inte koppla bort ankomstkön men ändå dra nytta av referenserna och använda ovan funktion för vissa leverantörer så kan man på leverantören ange att fakturor inte ska skickas till ankomstkön om korrekt referens finns med på fakturan. Ni kan läsa mer om det här  https://community.visma.com/t5/Anvandartips-for-Visma-Control/Ni-kan-automatisera-trots-att-ni-alltid-anvander-ankomstkon-i/ta-p/523851   Vill ni veta mer eller få hjälp att komma igång med något av ovan, kontakta oss på visma.control@visma.com

Om du sätter upp en logg under Inställningar / Systeminställningar / Loggning så kan du följa de förändringar som görs.   Ett exempel är att du väljer Uppdatera och tabellen bank för de kolumner där du vill registrera förändringar, samt Infoga i kolumnen ID för att se nyupplagda banker.  Du kan välja mellan de fördefiniterade mallar på fliken Loggningsmallar, eller finjustering på fliken Loggning Administration.   Din rapport tar du fram under Inställningar / Systeminställningar Loggningsrapport eller i Utskriftscentralen. Du kan se alla ändringar som görs efter att din loggning är uppsatt.     

Från och med version 14 av Control så styrs inte tillgången till utskriftcentralen via de rapportroller som sätts på användaren av Systemansvarig via Visma.Net konfiguration. Istället styrs tillgången till utkriftcentralen av Privilegierna Använd rapporter, Hantera rapporter och Visma Standardrapporter som ni hittar via Inställningar - Systeminställningar - Användare. Klicka in dig på den aktuella användaren som ska ha tillgång till Utskriftcentralen och Välj nivå på aktuella privilegier:    - Inget innebär att meny eller arbetsflöde inte visas för användaren - Läs betyder att användaren kan titta, men inte registrera - Normal gör att användaren kan registrera men inte radera information - Admin innebär att användaren har högsta behörighet  

Om du använder en 10-årig avskrivning enligt plan för en anläggning och vill ändra avskrivningstiden till 5 år, kan du ändra avskrivningstypen på aktuell anläggning och fliken Avskrivning i anläggningsregistret. Fyll i startår och månad för ny avskrivningstyp, och Startdatum samt totalt avskrivet belopp för den ursprungliga.  Vi har tidigare skrivit om hur du hittar tidigare anläggningsnummer på exempelvis komponenter som du slagit ihop med en huvudanläggning.    Samma princip kan användas om du vill kunna ändra avskrivningstiden på en anläggning, och ändå se vilken tidsplan som tidigare användes för avskrivningen. Du går in under Anläggning / Sök, laddar fram anläggningen och väljer att visa kolumnen Historikinfo.  Koloumnen Historikinfo Finns från och med Version 14.

Som vi tidigare skrivit om, skiljer sig användarhanteringen till viss del mellan olika versioner. Detsamma gäller om du ska ta bort en användare. För att kunna ta bort en användare i Visma Control, behöver du i de flesta versioner logga in med Visma.net Autentisering i steg 1, medan steg 2 inloggningen skiljer sig mellan versioner.  Hör av dig till supporten på visma.control@visma.com för att få en beskrivning som gäller din version. 

Att periodisera fakturor direkt från DCE är ett enkelt sätt att få ett väl fungerande flöde i periodiseringen. Du sätter upp periodiseringen och sparar.      För att det ska fungera att periodisera över flera år behöver du säkerställa att det nya året är skapat i Control. Det gör du under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder. Klicka på nytt för att skapa nytt år. Året behöver inte vara aktiverat, bara skapat.