Användartips för Visma Control

Överskriden tid är en gruppkö i Visma DCE dit fakturor flyttas när en angiven tidsgräns passeras. Om steget är aktivt eller inte styrs av enhetsparametern "UseExpire".   När hamnar en faktura i Överskriden tid? Enhetsparametrarna "AttestdeadlinePercentage" eller "CheckDeadlinePercentage" styr hur många procent av fakturans livslängd den får ligga i varje steg.   Exempel hur det fungerar med en faktura som har 30 dagar som betalningsvillkor: Sakgranskning CheckDeadlinepercentage 50% 30 dagar x 50% = 15 dagar ExpireDays 1 dag 15 dagar + 1 dag = Efter 16 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget sakgranskning   Attest AttestDeadlinepercentage 70 % 30 dagar x 70% = 21 dagar ExpireDays 1 21 dagar + 1 dag= Efter 22 dagar så lägger den sig i Överskriden tid från steget Attest.   Parametrarna "AttestDeadlinePercentage" och "CheckDeadlinePercentage" utgår alltid från hela antalet förfallodagar på en faktura och de hör ej ihop. Därav mer än 100% tillsammans. Om ni skulle stänga av överskriden tid, "UseExpire", så skulle fakturorna istället ligga kvar hos användaren i det steget den befinner sig.

Visste du att det finns en inställning i DCE som gör att alla fakturor som innehåller en periodisering lägger sig i gruppkön Validera Objekt? Detta är en bra funktion om man på ekonomiavdelning vill kontrollera så att periodiseringarna är korrekta innan fakturan går vidare i flödet.   Inställningen hittas i DCE Administrator under fliken enhetsparametrar och heter "ValidatePeriodics". Om denna sätts till värdet 1 så är funktionen aktiv och alla fakturor med en periodisering lägger sig i Validera objekt efter steget sakgranskning.

Har ni någon leverantör som skickar sina fakturor via exempelvis skanning men som egentligen har möjligheten att skicka som e-faktura? Det är enkelt att kontrollera. E-fakturor är ett snabbare, säkrare och mer informationsrikt alternativ. (Nedan beskrivning utgår ifrån att Inexchange är er tjänsteleverantör) Logga in i Inexchanges portal via: https://web.inexchange.se/inexchange/Start/Account/Login  Välj "Utöka ditt nätverk" Sök fram leverantören på Namn, org.nr eller GLN Visas nedan symbol har leverantören möjlighet att skicka e-fakturor.

Om en faktura gått ut i flödet med fel uppgifter, exempelvis fel fakturanummer kan du välja att starta om den istället för att skanna den på nytt. Funktionen innebär att fakturans ankomstbokning annulleras i ekonomisystemet och att fakturan startas om på nytt och lägger sig i ankomstregistreringen. Vid val att starta om faktura krävs att ett meddelande skrivs där orsak till omstarten anges. Omstart görs från gruppkön Utredning.    

Om du ska utföra en automatkontering och det finns flera hundra transaktioner på det utlösande kontot, så kommer du att få lika många rader med automatkonteringar.    Ett sätt att få alla automatkonteringar på en och samma rad, är att kryssa i "Bunta likadana rader" längst ner till höger på sidan där du utför automatkonteringen. Redovisning / Operationer / Automatkonteringar.    Behöver du andra tips än vad du hittar under rubriken "Användartips"? Skriv din fråga till visma.control@visma.com.  

I Visma Control är det möjligt att ange ett konto som funktionskonto. Det finns t ex funktioner för valutadifferenser, fakturaavgift, differensbortbokning m fl. Detta görs genom Redovisning - Register - Konto. Sök fram och markera ett konto och tryck redigera. Tryck på knappen Koppla på raden Funktion.  Viktigast att ha inställt är konto för utjämningsfunktionen då denna träder in om annat konto saknas.

Tips till er som lägga upp nya användare. Utnyttja funktionen Kopiera för att enkelt kunna skapa en ny användare med samma eller liknande inställningar som en befintlig användare. Uppgifter som går att kopiera, för en eller samtliga enheter är: Enhetstillhörigheter Kö- och rollmedlemsskap Rättigheter för enhet Sök-, konterings- och attestbehörigheter Ersättare Börja med att skapa användaren som vanligt via Redigera>Ny användare alternativt Arkiv>Importera användare. Komplettera informationen efter behov och spara. Gå därefter till fliken Kopiera. Här går det att välja att kopiera alla inställningar eller specifika. I exemplet nedan väljer jag att kopiera alla inställningar från Anders till min nya användare, men endast för enheten AB2.

Detta är två stycken anpassningar som vi nu som vi ni har ett erbjudande på för er som har version 11 eller senare av Control. Detta erbjudandet gäller fram till den 31/8 2021 och om ni är intresserade så klicka in på länken nedan för mer information.    Klicka här för mer informationen gällande detta erbjudandet 

 Här kommer några tips du kan undersöka om det är problem med att radera en användare i DCE.     - Kontrollera att användaren inte har några fakturor i sina köer genom att i DCE välja utökat sökläge och välja användaren i fältet för Fakturor i flödet, se bild ovan. Om det finns kan du i DCE Admin under Operationer och fliken Flytta faktura flytta de till en annan användare eller till utredning.    -Kontrollera att det inte finns några preliminärbokade fakturor i DCE där användaren har en konto-, sakgransknings- eller attestsignatur. Signaturen måste då tas bort eller måste den defintivbokas. För att undersöka detta väljer du utökat sökläge i DCE. Välj status Preliminärbokad och sen gör en sökning för varje typ av signatur, se bild ovan.   - Kontrollera om det finns några konteringsmallar med användaren som ägare och markerade som publik. Detta gör du under varje enhet i DCE Admin - Enhetsregister - Konteringsmallar. Om det finns måste de redigeras och avmarkeras som publik innan användaren går att radera. Tänk på att när en delad konteringsmall avmarkeras som publik blir den raderad tillsammans med användaren.   - Om ni har Avtal i DCE får användaren inte ligga med sitt namn i fältet Påminnelse till för några avtal. Om det finns måste du ta bort/byta användaren i fältet Påminnelse till för alla avtal.   Om det fortfarande inte skulle gå att radera användaren även om du gått igenom ovanstående punkter kan du ta kontakt med DCE supporten för hjälp.  

Om ni vill ha extra koll på alla eller specifika fakturor kan steget "Utanordning" aktiveras i DCE. Steget ligger efter attest och används som en extra, sista kontroll av fakturor innan dom går vidare för definitivbokning och betalning.      Funktionen går att styra så att alla fakturor, endast fakturor över ett visst belopp och/eller från specifika leverantörer stannar i kön.   Steget aktiveras och konfigureras via följande enhetsparametrar i DCE-admin: UsePayOK - aktiverar (1) och avaktiverar (0) steget utanordning. UsePayOKLimit - styr beloppsgräns, fakturor över detta belopp kommer stanna i kön. Det går även att ställa in så att fakturor från en specifik leverantör inte stannar i kön. Detta görs via DCE-admin>Enhetsregister>Leverantörer, fliken Extra info och rutan "Skicka inte faktura till Utanordning".    

Det kan hända oss alla att vi missar att utföra en månads automatkontering, och att vi upptäcker det först när vi ska utföra den för nästa period. Ingen fara, den går att göra i efterhand. Det finns några saker att tänka på. Perioden behöver vara öppen. Det är möjligt att tillfälligt öppna perioden, utföra automatkonteringen och stänga perioden igen. Du öppnar och stänger perioder under Inställningar / Systeminställningar / År och perioder Välj år genom att dubbelklicka på det.   Markera aktuell period och välj Lås upp.   Nu kan du utföra automatkonteringen. För att det inte ska bli dubbletter av redan utförda automatkonteringar, behöver du också välja att bara göra just den automatkonteringen som ni missat. Välj Redovisning / Operationer och fliken Utför Automatkontering.   Markera den automatkontering du vill göra och välj föregående period.   Det datum du anger som bokföringsdatum avgör på vilken period automatkonteringen hamnar. Du kan på så sätt välja innevarande månad, om du inte vill ändra saldon i den förra. Välj bokföringsdatum för förra eller den här perioden. Kontrollera att allt stämmer och klicka på Utför. Hör av dig på visma.control@visma.com om du har frågor eller funderingar.

För att se vilken version av DCE som ni har gör du enklast så här. Klicka på ditt användarnamn uppe till höger i DCE Välj "Användarinställningar" I botten av rutan som öppnas ser du version  

Om du behöver ändra kostnadskontot som används i en periodisering.

I de fall då en betalning har blivit betald i Autopay, men inte blivit återrapporterad i Control kan man starta felsökningen i Inköp - Sök för att få reda på anledningen till att återrapporteringen inte har skett korrekt.

Visste du att det finns en rapport som listar samtliga referenser på vald enhet?    Rapporten hittas i DCE-webb under menyn "Rapporter" och heter "Referenser". Den går att exportera till flera olika format exempelvis PDF eller Excel för vidare hantering.   För att rapporten ska vara tillgänglig behöver den aktiveras via DCE-admin>enhetsregister>Rapporter. Tänk även på att rättigheter kan behöva tilldelas till användare som ska ha tillgång till rapporten.  

 Hej!   Nu när det närmar sig sommaren och det är många som vill vara lediga så vill vi påminna om funktionen att lägga till en ersättare.   Om ersättaren normalt inte har samma behörigheter och rättigheter som du har så kan du tilldela temporära roller till denne. Detta administreras från Visma DCE Administrator på användaren och där under fliken "Köer och Roller".   Från version 13 ärver numera ersättaren attestbelopp för rad och faktura från Attestanten. Men om ni arbetar i en äldre version: kom ihåg att kontrollera attestbeloppen om ersättaren skall attestera fakturor.   Användare kan själva lägga till sin vikarie genom att i DCE klicka på användaren uppe till höger. Därefter på användarinställningar.     I den nya rutan som öppnas så klickar man på fliken "Hantera ersättare" och klickar sedan på knappen "Lägg till".     I nästa steg så väljs om det bara är för en enhet ersättaren behövs eller för alla och bestämmer därefter vilken period det ska gälla.     Tips: Fakturor kan flyttas mellan användare i Visma DCE Administrator under Operationer - Flytta Faktura.    Här finns mer information om hur funktionen har förbättrats i version 13  

Korrigering av  en verifikation kan vara aktuellt på grund av t ex byte av konton eller  korrigering av objekt m m. Det är då viktigt att observera att den nya tillagda raden blir rätt och innehåller korrekta uppgifter.  Läs fram verifikationen för redigering. Steg 1 är att  ta fram de två kolumnerna som heter "ägartyp" och "skapat av". Dessa kolumner kopplar ihop verifikationen med respektive modul i Control och gör så att raden kommer med i t ex periodiseringsspecifikationen. Syns inte kolumnerna på verifikationsraden tas de enkelt fram via kugghjulet. Notera sedan vilka värden som finns i det två kolumnerna på den rad som ska strykas. Dessa värden ska fyllas i på den tillagda raden.  På en manuell verifikation är fälten tomma och det är helt korrekt då den saknar tillhörighet till modul. Exempel på värden i kolumnen ägartyp: periodisering, kund, leverantör eller anläggning I kolumnen skapat av finns tillhörande leverantör/kundid, anläggningsid eller ett periodiseringsnummer.  

Semestern närmar sig och det finns det en del att tänka på för er som arbetar i Visma Control. -Tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som semestervikarier ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. Säkerställ att hela flödet och alla steg har gåtts igenom. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats  hela sommaren. Ett separat inlägg finns här  på Communityt med våra öppettider under sommaren.  Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen maila till Visma.control@visma.com

Har en faktura inte gått att preliminärboka eller lagt sig i manuell definitivbokning? Kontrollera vad orsaken är under fliken "systemlogg" på fakturan.   Det är även viktigt att ta med meddelandet vid eventuell kontakt med supporten, vi kommer alltid att efterfråga informationen.  

Funktionen Kopia till anläggning kan vara till stor nytta för att fånga upp fakturor som bokförs på inventarier/-anläggning eller andra konton.   Det finns två funktioner. 1. Att det skapas en kopia på varje faktura som har markeringen i kontoregistret från  redovisningen eller om detta  görs manuellt ute i leverantörsfakturaflödet.  2. Skapa en preliminär anläggning till anläggningsregistret  vid definitivbokningen. Detta styrs av enhetsparameterna "Create asset" = 1  som finns i Visma Administrator   Om ni har flaggade konton i redovisningen att det är ett anläggningskonto så kommer en kopia på varje leverantörsfaktura som innehåller märkta konton att finnas i gruppkön "Kopia anläggning. Samma sak gäller om en användare som har rättighet att markera fakturan som "kopia anläggning att landa i denna kön. Kan vara bra om användaren är osäker på t ex förbrukningsinventarier över ett visst belopp skall bokföras som en kostnad men ändå vill hålla koll på inköpta telefoner eller annat.  Kopia på fakturan ligger kvar i gruppkön tills ni väljer att ta bort den från kön. Man kan även se fakturabild  och alla info från EFH modulen inne i redovisningen där DCE ikonen visas.