Användartips för Visma Control

Från Visma Control 13 kan man även schemalägga bokföring av verifikat. De verifikationer som är godkända via Visma Approval kan numera läggas till i Schemaläggaren och bokas automatiskt. Sedan tidigare är det möjligt att schemalägga periodiseringar, skicka fakturor och skapa påminnelser.

Hej!   Det finns ett stort antal kortkommandon eller snabbval som man kan göra i control som kan vara smidiga när man väl lär sig dem. Vilka dessa kortkommandon är kan ni finns under följande länk:   https://help.visma.net/se_sv/control/content/online-help/system/snabbval.htm?supportpanelMode=true   Glad sommar!  

Hej!   Nu när semestern närmar sig finns det en del att tänka på i Visma Control. -Om ni har semestervikarier tänk på att testa igenom rutiner och flöden i Visma Control som vikarien ska utföra.  T ex skapa en betalning eller göra en import. -För att undvika felbokningar bör man stänga de perioder som man inte arbetar i. Vi rekommenderar endast två perioder öppna samtidigt. Det är även möjligt att låsa verifikationsserier.  -Supporten för Visma Control är på plats som vanligt hela sommaren. Ett separat inlägg kommer här på Communityt med våra öppettider under sommaren.  Har ni frågor kring rutinerna ovan vänligen kontakta supporten för mer hjälp.

Från och med version 10 har Visma Control en ny och webbaserad hjälpfunktion kallad Supportpanel.   Genom att klicka på frågetecknet eller via F1 så öppnas hjälpen upp i en webbsida.         Det går att söka på olika avsnitt eller bara fritextsöka. Man får träff på de delar av hjälpen där matchande text förekommer.               Det finns även en meny med där man kan få svar på vanliga förekommande frågor. Dessa frågor och svar uppdateras kontinuerligt.               Det finns även videos som komplement till olika hjälpavsnitt eller som allmän information.          

  En omatchad post som kommit in via Autopay och laddats fram i Control kan raderas. Tryck på knappen "radera" längst ner i vyn och posten tas bort. Om flera poster laddats fram samtidigt åtgärdas dessa först genom att matcha upp eller stryk raderna via minustecknet längst ut till höger. Strukna rader försvinner inte helt utan kan laddas fram igen till nästa gång. Raderade rader kommer inte fram igen.    

Om ni upptäcker avvikelser på betalningar som gått via Autopay så underlättar det för supporten om följande information anges vid kontakten för att kunna ge snabbare hjälp:   Vilken affärsenhet i Visma Control som betalningarna går ifrån, vilket IBAN-nummer affärsenheten har samt referensnummer på batchen som skickades till Autopay. 

I versions 12 av DCE har det tillkommit en ny startsida som visar en sammanfattning över bland annat: Antalet fakturor i köer som användaren har behörighet till Sammanfattning av dagens import Flödesstatistik Meddelande från systemadministratörer   Varje användare kan själv styra vilken modul som ska visas som startsida. Detta görs under Användare > Användarinställningar > Förvald modul.

Kika gärna på denna video för att se det senaste gränssnittet i vår  EFH lösningen Visma Document Center Enterprise version 12.00.  Vi har fått många bra kommentarer från er  kunder som har uppgraderat till senaste versionen Här är några av kommentarerna: Snyggt gränssnitt  Bättre  prestanda Enklare hantering med många bolag i Administrator Mobilitet att kunna attestera i telefonen  Gillar att ha dasch board som första sida. Äntligen kommit igång att ta emot elektroniska fakturor via tjänsten Visma E-faktura Ni kanske själva sitter och funderar och vill berätta om era kommentarer. Ni får gärna svara på detta inlägg. Jag kommer att publicera era svar längre fram.    Hälsningar Charlotte Mårtensson Product Manager       

Under "sök faktura" i DCE finns möjligheten att söka fram och lista samtliga fakturor som aktuellt ligger i hos en specifik användare. Funktionen kan vara användbar vid exempelvis: När en användare ska raderas Om en användaren är frånvarande och fakturor kan behöver flyttas Om en användare behöver påminnas om någon faktura i sin kö

På nya startsidan i version 12 av DCE kan administratörer lägga till ett meddelande till användarna. Det kan röra sig om exempelvis viktiga datum, påminnelser eller önskan om en trevlig helg.   Meddelandet läggs till i DCE admin under System>Systeminställningar och GeneralMessage. Klicka på dokumentikonen i värdeskolumnen och skriv in meddelandet. Observera att det kan ta några minuter innan meddelandet blir synligt på startsidan.

Förfarandet att redigera en avskrivning skiljer sig från att redigera en verifikation. Istället för att stryka en rad i verifikationen ska redigeringen göras i anläggningshistoriken. Välj Anläggning-Sök-Anläggningshistorik för att redigera bokförda avskrivningar. I denna bakgrund läser man fram utförda avskrivningar och även andra händelser på anläggningen. Då en redigerad avskrivning sparas kommer automatiskt en motbokning av tidigare verifikation att ske och en ny verifikation skapas i bakgrunden. Om det nya beloppet medför att anläggningen blir fullt avskriven kommer anläggningsstatus att ställas om för att indikera detta. Notera! Belopp på avskrivning kan inte ändras för anläggningar som redan är fullt avskrivna.   Gör så här: Välj Anläggning-Sök-Anläggningshistorik. Filtrera på den anläggning som ska redigeras genom att i kolumnen AnläggningsID skriva in ID på anläggningen. Markera den avskrivningsrad, med händelsetyp 2-Avskrivning, som ska redigeras. Klicka på Öppna-ikonen i kolumnen Händelsetyp så att fönstret för att redigera avskrivning öppnas. Skriv in det belopp som skulle ha skrivits av, inte mellanskillnaden, utan det korrekta beloppet i Debet och Kredit fälten. Tänk på att inte lägga till rader utan redigera direkt på de rader som finns. När verifikationen balanserar kan man spara redigeringen, Klicka på Spara.

Du vet väl att du inte behöver aktivera ett nytt år för att kunna lägga upp periodiseringar?   Det räcker med att året är skapat i Visma Control. Skapa nytt år görs under Inställningar - Systeminställningar - År och perioder.   När det sen blir aktuellt att bokföra periodiseringarna måste dock året vara aktivt. 

I version 12 av DCE har varningen för förfallna och snart förfallna fakturor fått ett nytt utseende. Varningen dyker upp i fakturalistan 5 dagar innan fakturans förfallodatum för att ge tid att slutbehandla fakturan.   Tidigare utseende: Nytt utseende:

Beskrivning av alla enhetsparametrar finns i den inbyggda hjälpen i DCE Administrator. Du hittar den under menyn Hjälp - Innehåll... eller via tangenten F1. För att hitta avsnittet om enhetsparametrar navigerar du i trädmenyn enligt bilden nedan. Du kan där läsa om vad parametrarna gör och vilka inställningar det finns för respektive parameter.  

Om du har ändrat ordning på kolumnerna i fakturalistan eller i konteringsgriden kan du enkelt återställa dessa till standardinställningarna. Detta gör du genom att uppe till höger i DCE klicka på ikonen för användarinställningar och där välja Återställa listor i fakturamodulen.  

För att kunna sekretessbelägga fakturor är det några steg som ska sättas upp för att få det att fungera.   En sekretessroll måste skapas och man ger rollen sekretessrättigheten, bild 1.   Bild 1   När man skapar en sekretessroll behöver man fylla i en beskrivning på rollen, detta då det kommer upp som val bredvid ’sekretess-rutan’. (Se bild 2)   Bild 2   Sedan tilldelar man denna rollen på de användare som skall kunna sekretessmarkera en faktura.   När man har en sekretessroll tilldelad på sig dyker en ruta upp på fakturorna som heter ’Sekretessfaktura’ där du kan bocka i att fakturan ska vara en sekretessfaktura. Om du har en tidigare version av DCE ser bilden lite annorlunda ut, men även där finns en kryssruta för sekretessfaktura   Sedan behöver man också se till att skapa en ”Sökroll” för sekretess fakturor. Rollen kopplas till de användare som ska kunna söka på sekretess fakturor. För att kunna söka på sekretessfakturor sätter man 7 i sökbehörighet.

Visste du att ni kan återskapa en makulerad eller annullerad faktura på nytt, istället för att skanna om den?   Denna funktion finns i Visma Document Center Administrator under Operationer. Välj den faktura du önskar återkapa och klicka på knappen Återskapa.

Här kommer ett litet tips för att förenkla valet av attestant på era fakturor. Fliken Adresseringsbegränsningar hittar man i DCE Administrator under Enheter – Enhetsregister – Inställningar. Den används för att hantera konton/objekt som filtreras bort när faktura skickas från steget Sakgranskning till steget Attest. Detta innebär att innan programmet presenterar giltiga attestanter så filtreras konton och attest objekt bort. Syftet med adressbegränsningen är att om alla användare har attestbehörighet på tex blanka objekt och man aldrig använder objekt på t.ex. momskonton så kan man lägga in momskontot på fliken Adresseringsbegränsningar. Då bortser DCE från de användare som har attesträtt på den konteringsraden och går enbart efter de andra raderna. På detta sätt så får man bara upp de användare som kan attestera de övriga konteringsraderna och listan med möjliga attestanter blir mindre.

Om du vill ha ut en lista på alla era referenser till Excel så finns det en rapport för detta i DCE som heter Referenser. Denna skrivs ut per enhet. I övre delen väljer du xslx om du vill spara den i Excel-format.     Om rapporten saknas måste den läggas till i DCE Admin på enheten under Enhetsregister - Rapporter.